Mamut Kunskapsserie, nr. 5-2004 Mamut Business Software HUR VÄLJER MAN ETT EKONOMI- OCH INFORMATIONSSYSTEM? EN GUIDE FOR SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG Mamut Enterprise Kompletta ekonomi- och informationssystem för företag med 1 50 anställda
HUR SKA MAN VÄLJA ETT EKONOMI- OCH INFORMATIONSSYSTEM? EN GUIDE FOR SMÅ OCH MEDELSTORA FÖRETAG
4 INLEDNING INNEHÅLL Hur ska man välja ett ekonomi- och informationssystem? 1 INLEDNING...5 1.1 1.2 Vad är ett informationssystem?...5 Varför är ett informationssystem viktigt för verksamheten?...5 2...5 3...6 3.1 Standardiserade system...6 4...7 4.1 Kapacitet och begränsningar i systemet...7 4.2 Teknologi...7 4.3 Kvalitet...7 4.4 Implementering och användarvänlighet...7 4.5 Tidpunkt för byte av system...7 5...8 6...9 6.1 6.2 6.3 Kommer leverantören att överleva?...9 Leverantörens förmåga att följa upp...9 Är din nya leverantör en lämplig partner?...9 7...10 8 KONTROLLISTA VID VAL AV NYTT EKONOMI- OCH INFORMATIONSSYSTEM...11
INLEDNING 5 1 INLEDNING Flera faktorer måste värderas när man ska byta ut företagets nuvarande ekonomi- och informationssystem eller när man ska skaffa ett system för första gången. Några av faktorerna vi ska ta upp är: Vilka behov har företaget? Vad är viktigt att veta om leverantören av systemet? Vilka pris- och kostnadsuppskattningar bör göras? Hur påverkas företaget av begränsningar i systemet? 1.1 Vad är ett informationssystem? Informationssystemet är själva kärnan i företaget. Ofta betecknas detta också som ett ERP-system (Enterprise Resource Plannning). Genom informationssystemet ska du få fullständig kontroll över alla processer och transaktioner. Exempel på detta är redovisning, order, faktura, inköp, projekt, kunduppföljning (CRM), lön och e-handel. Du ska också kunna integrera systemet mot eventuella nödvändiga tredjepartslösningar, exempelvis streckkodläsare eller pocket PC. 1.2 Varför är ett informationssystem viktigt för verksamheten? De flesta som arbetar i ett företag har erfarenhet av hur svårt det är att hitta rätt information i rätt tid. Ofta finns upplysningarna, men har gömts undan eller är svårtillgängliga på grund av bristande organisation. De flesta känner väl till problematiken, men vägrar ändå att investera i ett effektivt informationssystem. Den största orsaken till detta är uppfattningar kring kostnader förbundna med inköp, underhåll och upplärning. Om verksamheten väljer att investera i ett nytt informationssystem är det en förutsättning att investeringen kan bidra till att verksamheten: Ökar sin effektivitet genom enklare och förbättrade rutiner Ökar försäljningen till nya och befintliga kunder eftersom systemet gör det möjligt att följa upp snabbare, mer effektivt och i överensstämmelse med den enskilda kundens specifika behov Reducerar kostnaderna genom bättre styrning, översikt och rutiner 2 När företaget ska skaffa ett nytt informationssystem är det viktigt att ha god kunskap om vilka behov företaget har i dagsläget och vilka behov som kan uppstå i framtiden. Denna situationsanalys är ett viktigt redskap för att kunna kommunicera effektivt med potentiella leverantörer av ekonomisystemet. Några moment man bör värdera vid en behovsanalys: Vilka behov finns i företaget idag? Vilka behov har företaget och dess anställda idag? Prata med anställda i alla avdelningar och på alla nivåer för att få en översikt över företagets samlade behov och hur fördelar i form av ökad effektivitet kan uppnås. Vilka behov täcks inte i den nuvarande lösningen? Täcker inte den nuvarande lösningen företagets funktionella behov? Ger inte dagens lösning tillräckligt bra rapporter? Är dagens lösning på väg att utgå på grund av gammal teknologi? Har man ett system från en leverantör som inte längre vill underhålla systemet? Vilka behov kommer att uppstå i företaget i framtiden? Det är viktigt att uppskatta vilka behov som kan dyka upp i företaget i framtiden och vilka behov som egentligen finns och som skulle ge bättre villkor för företaget om de uppfylldes. Då kan man välja ett system som täcker dessa behov, och/eller ett skalbart system som enkelt kan utökas i takt med företagets tillväxt. Man kan exempelvis fundera över om man vill börja marknadsföra sig på Internet, om man vill börja sköta lönerna själv, om man vill utvidga verksamheten med en serviceavdelning, om man vill börja sälja varor i utlandet eller om man vill börja sköta bokföringen själv. Hur är kompetensnivån i företaget? Vilken kompetens har företagets anställda när det gäller bruk av PC och programvara? Det är viktigt att kartlägga detta när behov av kurs och upplärning ska planeras. Hur är företagets infrastruktur? Ett nytt system kan kräva nya datorer och en ny server. Graden av förnyelse kan emellertid variera mycket beroende på vilket system du väljer. Några system har högre krav på hårdvaran medan andra har mer modesta krav. Samma värderingar bör göras på företagets mjukvara och operativsystem. De här momenten kommer tillsammans att bidra till ökad lönsamhet för verksamheten och därför är valet av informationssystem mycket viktigt. I den här guiden kan du själv sätta ihop en mer detaljerad behovsanalys. Läs mer på sidan 12.
6 INLEDNING 3 I princip finns det två alternativ: Ett standardsystem eller ett specialanpassat komponentbaserat system. Inom båda kategorierna sker en snabb utveckling till företagets bästa. En trend är emellertid att standardsystem har utvecklat sig till att bli långt mer omfattande och flexibla än vad de var för bara några år sedan. Detta har lett till att flera större företag med omfattande krav allt oftare väljer ett standardsystem i stället för ett komponentbaserat system. Emellertid bör företaget göra en grundlig värdering med hänsyn till vilken slags typ av system man önskar. Vill man satsa på ett standardsystem eller välja ett komponentbaserat system som kan skräddarsys efter företagets rutiner. Bör man välja ett eller flera system för att täcka sina behov? 3.1 Standardiserade system FÖRDELAR JÄMFÖRT MED SKRÄDDARSYDDA KOMPONENTSYSTEM: Ofta lägre pris vid inköp, implementering och drift än för skräddarsydda lösningar eftersom man bland annat undviker konsultarvoden vid anpassningar Integrationen mellan exempelvis CRM, Internet och bokföringsmodulerna är standardiserade och utprövade. Det bidrar till färre dubbelregistreringar och färre felregistreringar Ofta enklare och lägre kostnader vid utvidgning med extra funktionalitet och extra användare Ofta enklare och effektivare rutiner vid uppdateringar till nya versioner Man vänder sig endast till en leverantör om det uppstår frågor gällande systemet Ofta mindre behov för upplärning då användargränssnittet från modul till modul är utvecklat från samma utgångspunkt och med samma vision Ofta enklare att uppskatta totala utgifter vid inköp, implementering, innehav och drift Standardiserade lösningar leder till att verksamheten måste gå igenom interna rutiner för att anpassa sig till systemet. Det bidrar ofta till en effektivitetsvinst Enklare implementeringsprocesser kommer att kunna reducera omfattningen av internt motstånd bland de anställda NACKDELAR JÄMFÖRT MED SKRÄDDARSYDDA KOMPONENTSYSTEM: Kan ha mindre täckande funktionalitet än skräddarsydda komponentsystem eftersom de senare är mer anpassningsbara när det gäller att tillfredsställa befintliga rutiner i företaget Företag som satsar på ett standardsystem måste i enstaka fall anpassa sina rutiner till hur systemet är uppbyggt - inte tvärtom Man kan i vissa tillfällen få fler moduler, mer funktionalitet och ett mer omfattande system än man önskar sig i nuläget
INLEDNING 7 4 4.1 Kapacitet och begränsningar i systemet Förutom att värdera de behov som företaget har och den funktionalitet som finns i systemet är det viktigt att systemet är tillräckligt kraftfullt för att hantera företagets datamängder idag och i framtiden. Frågor som företaget bör fundera över är bland annat: Använder systemet en öppen databaslösning eller har leverantören utvecklat sin egen? Hur goda är import/exportmöjligheten från/till andra applikationer? Är produkten stabil med stora datamängder? Hur många kan använda systemet samtidigt? Finns det begränsningar i antal kunder, produkter, verifikat, transaktioner, lagringsplats på webbserver etc.? Välj ett informationssystem utan begränsningar i antal verifikat, antal kunder, antal företagsdatabaser, antal fakturor eller i storleken för databasen. Verksamheten måste kunna växa med informationssystemet utan att använda betydande summor på uppgraderingar. Dessa frågor besvaras enklast genom att uppskatta datamängden för en överskådlig framtid och presentera detta för leverantören. 4.2 Teknologi Om företaget använder ett eller flera DOS-system finns det många fördelar med att uppgradera till ett nytt system. Det är troligt att ditt system är utgående och inte längre stöds av leverantören. Dagens Windows-gränssitt har en betydligt lägre användartröskel och ett användarvänligt, snabbt gränssitt något som reducerar behovet för upplärning. Windowsbaserade informationssystem är generellt också lättförståeliga och enkla att underhålla. Vissa informationssystem erbjuder stöd för flera plattformar, exempelvis Unix, OS/2, Windows, Linux, Mini-/Stordator. Frågan är om det lönar sig att betala för att leverantören skall ha stöd för en eller flera bakåtkompatibla plattformar. Samtidigt riskerar man att plattformar man själv använder nedprioriteras. Man måste också värdera hur väl integrerat systemet är med Microsofts Officepaket. Delarna i det paketet används i större eller mindre skala av de allra flesta företag. För att arbeta så effektivt som möjligt bör du se till att detta är en integrerad del av informationssystemet. För att hjälpa dig att få en översikt över ditt företags infrastruktur kan du använda dig av tabellen på sidan 12. 4.3 Kvalitet Flera av momenten i detta informationshäfte handlar om kvalitet och det är flera saker man bör försöka få svar på. Hur grundligt är systemet testat och har även externa aktörer deltagit? Har informationssystemet fått några certifieringar eller andra kvalitetsstämplar? Hur många företag använder systemet idag? Finns det referenskunder? Dessa frågor är viktiga för att man ska kunna försäkra sig om att det är en kvalitetsprodukt. 4.4 Implementering och användarvänlighet Kortast möjlig implementeringstid (installation, konvertering och upplärning) är viktigt för att hålla kostnaderna nere och effektiviteten uppe. Följande moment måste därför kartläggas: Hur bra och omfattande är dokumentationen? Hur omfattande är installationsproceduren (kan man göra det själv, eller måste företaget ta hjälp från konsulter)? Vilka erbjudande finns inom upplärning (kurscentrum, företagsintern kurs, kurs på CD-ROM etc.)? Hur är tillgången på användarstöd i implementeringsfasen? Är detta inkluderat i paketet eller är det en tilläggstjänst? Kan leverantören erbjuda en implementeringsguide? Kom ihåg att det är viktigt att bilda sig en uppfattning om användarvänligheten i systemet. Är procedurerna lättförstå eliga och konsekventa? Lägg vikt vid att välja ett system som är erkänt för sin användarvänlighet. 4.5 Tidpunkt för byte av system De flesta tror att det endast är i början av året som man kan byta bokföringssystem och/eller installera ett nytt informationssystem i företaget. Detta är fallet för vissa företag men för många är det snarare tvärtom. Många företag föredrar faktiskt att byta system under kalenderåret. Då har man möjlighet att välja en lugn period om verksamheten är säsongsvarierad eller använda sommaren när de flesta har mer tid och lediga resurser. Då kan man lägga in färdigkonverterad data från det gamla systemet och har på så sätt även tid att kontrollera resultatet mot det gamla systemet.
8 INLEDNING 5 Efter att ha utvärderat de olika leverantörerna och systemen, baserat på punkterna ovan och bifogade kontrollistor (se sidan 12 och framåt), har man ofta ett begränsat antal system att välja mellan. När man ska ta reda på priser är det viktigt att få priser och specifikationer på följande moment: 1 Se till att få uppgifter om Total Cost Of Ownership (TCO). Med andra ord, det totala priset för att köpa in och underhålla systemet. Det måste fås fram inte bara för det första året, men också för kommande år. 6 Kontrollera noga vilka begränsningar som finns i systemet. Det kan bli onödigt dyrt om leverantören har begränsningar i antal verifikat, antal transaktioner eller i lagringsplats för databasen. 2 Få en full översikt över vad som ingår när det gäller moduler/funktionalitet i systemet du köper. Det kan uppstå missförstånd om det inköpta systemet inte innehåller det som presenterades vid demonstrationen av systemet. 3 Kontrollera att databasen ingår i priset. Några leverantörer tar extra betalt för exempelvis en SQL databas som systemet kräver för att fungera. 4 Vid en senare utökning av systemet lönar det sig att få veta vad detta skulle kosta. Många leverantörer arbetar med en stor mängd tilläggsmoduler som är svåra att orientera sig i. Kom ihåg att få en komplett prislista över dem innan du bestämmer dig för ett system. Vad kostar till exempel moduler för kunduppföljning och e-handel? På sikt kan det också bli aktuellt med flera användare. Vad kostar det att ansluta dem till systemet? 5 Kontrollera vad som inkluderas i leverantörens support- och underhållsavtal. Några leverantörer delar upp underhåll och support på två separata fakturor med olika innehåll. Måste du betala för uppdateringar med ny funktionalitet? Måste du betala för nya användarhandböcker? Ger supportavtalet fri tillgång till supportavdelningen med telefonsupport eller faktureras det separat? Utifrån en kostnadsmässig (TCO) synpunkt är det förnuftigare att jämföra leverantörens support och underhållsavtal än att jämföra systemen och licensprissättningen. 7 Om företaget vill att återförsäljaren ska göra installationen är det viktigt att kontrollera vad som ingår i installationen. Om systemet kräver hjälp från en konsult med konfigurering av databasen och av rapporterna kan det leda till en överraskande faktura. 8 Om företaget ska investera i exempelvis webbplats och e-handel är det viktigt att kartlägga om man måste investera i ny infrastruktur. Några leverantörer kräver att du har egen webbserver vid köp av hemsida/e-handelsmodul, vilket kan bli både dyrt och tidskrävande att sätta upp. 9 Om företaget vill konvertera gamla data, be leverantören om en specifikation över hur mycket det kostar att konvertera data från företagets nuvarande system. 10 Få en översikt över vad som krävs av kurs och upplärning i förbindelse med implementeringen.
INLEDNING 9 6 6.1 Kommer leverantören att överleva? Idag finns det flera leverantörer med integrerade ekonomisystem på den svenska marknaden. Vissa har funnits på marknaden i många år, andra är nystartade företag. Det är alltid svårt att bilda sig en uppfattning om vad som är en bra respektive dålig leverantör. Att välja fel leverantör kan få ödesdigra konsekvenser för verksamheten. Väljer du däremot rätt leverantör kommer du att kunna uppleva goda synergieffekter med avseende på framtida drift. Nedan har vi ställt upp några frågor som du alltid bör ställa till leverantören. Du bör skaffa ditt nya system av en leverantör som har din typ av verksamhet som kärnområde. Är din verksamhet ett företag med mellan 1-50 anställda bör du vända dig till en leverantör som har detta som kärnområde. Denna typ av leverantör kommer att känna till dina behov mycket bättre än en leverantör som har specialiserat sig på att leverera lösningar till betydligt större företag, men som har några produkter som också passar till mindre företag. I så fall finns det stora risker för att din verksamhet inte får den uppföljning som den kräver. Hur många företag använder aktivt systemet? Vilka återförsäljare har leverantören? Hur ser ägarstrukturen ut? Hur är företagets ekonomiska situation? Använder leverantören erkänd och utprövad teknologi? Vilka stora kända samarbetspartner har leverantören? Vilka resultat har uppnåtts i oberoende produkttester? Vilka oberoende logotyper har systemet uppnått? (Exempelvis Certified for Windows XP.) Dessutom bör du alltid göra en egen uppskattning av vilken marknadsposition företaget har. Fundera över vilket intryck du har fått av företaget; exempelvis vad du har läst om företaget, om du har lagt märke till deras marknadsföring och så vidare. Fråga alltid efter referenser eftersom detta är din chans till att själv få höra hur användare av systemet upplever det. 6.2 Leverantörens förmåga att följa upp Vissa leverantörer säljer systemet och säger därefter tack för sig. Undersök därför alltid vilka rutiner olika leverantörer har med tanke på uppföljning efter inköp. Det kan vara enkla saker som att din kontaktperson med jämna mellanrum tar kontakt för att få status över hur tillgänglig leverantören är. Övriga saker som du bör bilda dig en uppfattning av är: Hur duktig är leverantören på att informera om exempelvis nyheter och uppdateringar? Vilken yrkesmässig erfarenhet har de som du ska förhålla dig till hos leverantören? Vilken kultur har leverantören? 6.3 Är din nya leverantör en lämplig partner? Du bör kontrollera i vilken grad leverantören ställer upp för dig när det gäller extratjänster och kundservice. Här är några frågor du kan ställa: Vilka rutiner har leverantören när det gäller uppdateringar av programvaran? Skickar leverantören regelbundet fria uppdateringar med ny funktionalitet med stöd för ändringar i lagar och regler? Vilka möjligheter har du eller dina medarbetare att gå på kurs? Erbjuder leverantören kurs i området där ditt företag befinner sig? Hur ofta arrangeras kurs? Alternativt eller som tillägg - finns interaktiv upplärning via CD-ROM? Vilka typer av tjänster erbjuds via support/användarstöd? Finns det exempelvis en artikeldatabas på Internet som ger dig svar på alla typer av frågor dygnet runt? Erbjuds gratis telefon support? Är det lång väntetid på telefonen? Är leverantören även en kunskapsförmedlare som via dokumentation, facklitteratur och kunskapshäften kan hjälpa dig med dagliga arbetsuppgifter såväl som med speciella händelser som årsavslutning och momsavstämning? I vilken grad kan leverantören hjälpa dig när det gäller rabatterade priser på nödvändiga produkter som exempelvis Microsoft Windows och Microsoft Office? Kan leverantören erbjuda dig en e-postadress och plats på webbserver för din webbplats så att du endast behöver förhålla dig till en leverantör?
10 INLEDNING 7 Som sammanfattning kan vi ge följande tips: 11 tips vid val av nytt ekonomi- och informationssystem 1 Se till att hela företagets värdekedja kan samlas i ett och samma system. 2 Se till att kartlägga alla dagliga rutiner i din verksamhet. Ha som målsättning att det nya systemet skall effektivisera driften. 3 Se till att välja en leverantör som känner till kulturen på den marknad där ditt företag är verksamt. 4 Välj ett system som har ett bra förhållande mellan pris och funktionalitet jämfört med motsvarande system. 5 Välj en leverantör som är förberedd på framtiden. 6 Välj en leverantör som kan erbjuda ett brett urval av tilläggstjänster och kan fungera som en stödjande partner för företaget. 7 Välj en standardlösning framför en lösning som kräver anpassning av externa konsulter. 8 Gör noggranna värderingar av datasäkerhet och vilka krav som ställs på infrastruktur. 9 Se till att ditt nya system fungerar till 100 % med marknadsledande produkter som Microsoft Office och Microsoft Windows. 10 Kontrollera vad det verkligen kostar att använda systemet över en längre driftsperiod (TCO: Total Cost of Ownership). 11 Lägg tyngdpunkten på användarvänlighet och kort implementeringstid.
INLEDNING 11 8 KONTROLLISTA VID VAL AV NYTT EKONOMI- OCH INFORMATIONSSYSTEM Mamut har utarbetat kontrollistor som tar upp olika moment som bör värderas vid val av ett nytt system. Få översikt och prioritera företagets behov Vi har utarbetat en guide som hjälper ditt företag att få översikt över nuvarande och framtida behov. Den hittar du på sidan 12 i häftet. Uppskatta därefter verksamhetens behov mot vilken funktionalitet de olika leverantörerna kan erbjuda. Värdera leverantörerna På sidan 9 i detta häfte har vi tagit upp en del moment som är viktiga att värdera när man ska välja en leverantör för företagets informationssystem. Be om offerter När du har tagit fram en lista över behov och ett urval av aktuella leverantörer bör du fråga efter offerter för lösningarna. På sidan 8 i häftet har vi tagit upp moment som bör värderas när du ber om offerter. Vi har också utarbetat en mall med viktiga moment inför offertförfrågningarna. Se sidan 16. Plan for implementering, installering och upplärning När företaget har utvärderat sina behov, olika leverantörer och olika offerterna bör du be leverantörerna att sätta upp en plan för införandet av systemet utifrån de behov som finns i företaget.
12 INLEDNING KARTLÄGG GENERELT OM FÖRETAGET Företaget. Här beskrivs företaget generellt. Bransch Antal anställda Avdelningar Organisationsstruktur Omsättning Marknaden. Här beskrivs marknaden där företaget är verksamt Marknadssegment Särdrag för branschen Marknadspotential (antal kunder) Företagets marknadsposition Företagets produkter (kort beskrivning) Konkurrenter Konkurrerande produkter Typiska försäljningar i branschen (storleksordning, leveranstid, etc.) Omsättning i branschen Kunder/leverantörer. Här beskrivs kunderna Vad kännetecknar en typisk kund? Hur många kunder har företaget? Andel nyförsäljning och andel återköp Vilken slags service och support erbjuds kunderna? Vad leder till försäljning (kännetecken) Hur många företag använder aktivt systemet? Vilka är leverantörens återförsäljare? Leverantörens ägarstruktur och ekonomiska situation? Använder leverantören en erkänd och utprövad teknologi? Vilka partners har leverantören? Vilka resultat har uppnåtts i oberoende produkttester? Vilka certifieringslogon har systemet erhållit? Leverantörens förmåga att informera om exempelvis uppdateringar? Vilken yrkesmässig erfarenhet har leverantören? Vilken kultur har leverantören? Vilka rutiner har leverantören kring uppdateringar av systemet? Leverantörens kursutbud? Vilka typer av tjänster erbjuds via support/användarstöd? Leverantörens förmåga som kunskapsförmedlare Erbjuder leverantören också utrymme på webbserver och e-post? Kan leverantören erbjuda dig tilläggsprodukter? BESKRIVNING VÄRDERING AV LEVERANTÖRERNA BESKRIVNING Vänd blad
INLEDNING 13 DETALJERADE BEHOV OCH UPPGIFTER I FÖRETAGET Reception Marknad Försäljning Kundservice Orderbehandling UPPGIFTER/FUNKTIONER Betjäna och vidareförmedla kontakter Utskick av information Underhåll av kundbas Andra uppgifter Projekt/kampanj uppföljning Annonsering Massutskick (DM) Segmentering/klassificering av kundbas Rapporter/analys Budget Underhåll av webbplats och webbutik Andra uppgifter Uppföljning av leads pr telefon/möten Presentera lösning/produkt Korrespondens (brev, fax, e-post) Offertutskick Behandling av kontrakt/order/offert Projekt/kampanjuppföljning Uppföljning vid förfrågningar på webbplats Rapporter/analys Försäljningsbudget Delegera leads till säljare/avdelningar Rabatt/TB uppföljning Uppföljning säljare/avdelningar Integration PDA/Pocket PC Andra uppgifter Serviceuppdrag (ute/inne) Informationsförmedling Support/användarstöd Reklamation/garanti uppföljning Sakbehandling Uppföljning av kunder (återköp/merförsäljning) Registrering av tid Rapporter/analys Andra uppgifter Orderbehandling Fakturering Uppföljning av beställningar i webbutik Repeterande/samlings/kedjefakturering Fakturakopia Kreditering Restorderbehandling A-konto/projektfakturering Rapporter/analys Kreditkontroll av kunder Valuta/Euro Andra uppgifter Ansvarig(a) för uppg. Behov idag Ej behov Framtida behov Kommentarer Vänd blad
14 INLEDNING DETALJERADE BEHOV OCH UPPGIFTER I FÖRETAGET Logistik/Inköp Ekonomi Redovisning Personal/Lön VD IT-ansvarig UPPGIFTER/FUNKTIONER Ansvarig(a) för uppg. Behov idag Ej behov Framtida behov Kommentarer Paketering/utskick Inköp Varumottagning Streckkoder Produktuppdateringar Prisjusteringar/rabatter Möjlighet för flera lager Varupaket/komponentvaror Lagerinventeringar Lagerstatus Rapporter/analyser Andra uppgifter Verifikatsregistrering In- och utbetalningar Avdelning/projektredovisning Huvudboken Valuta/Euro Påminnelser Ränteberäkning Leverantörsbetalningar Factoring Inkasso Rapporter/analys Uppdatering av lagar/regler/momssatser Budget Årsbokslut Kreditkontroll Andra uppgifter Underhåll av anställningsregister Semester/frånvaro Lön Semesterersättning Kontrolluppgifter Rapporter/statistik/analys Uppsägningar/Anställningar Uppdatering av lagar/regler/momssatser Andra uppgifter Styrelsearbete Uppföljning anställda/avdelningar/projekt Intäktsanalyser Kostnadsanalyser Rapporter/analyser Andra uppgifter Säkerhet (antivirus, brandvägg, etc.) Säkerhetskopiering Administration av: - Hardware/Software (Användarinställningar, behörighetskontroll, etc.)
INLEDNING 15 FÖRETAGETS HÅRD- OCH MJUKVARA HÅRDVARA Nätverk Nätverkskort Hub/switch Router Server Dedikerad server Processor Minne Ledig hårddiskplats Arbetsstationer Processor Minne Ledig hårddiskplats MJUKVARA Ansvarig Ansvarig Dagens specifikation Dagens specifikation Rekommenderad specifikation 100 Mbit kort Min. 100 Mbit Ja Min. 400 MHz Min. 256 MB Min. 500 MB Min. 166 MHz Min. 64 MB Min. 100 MB Rekommenderad specifikation Server Operativsystem Befintlig databas Backuplösning Säkerhet/virus Brandvägg Internet E-post Arbetsstationer Operativsystem Officepaket Internet E-post Virus Övrig programvara Microsoft Windows 2003 Server Small Business Server 2003 Microsoft Windows Exchange Microsoft Windows XP Pro Microsoft Office 2003 Senaste version Microsoft Outlook Symantec FÖRETAGETS SYSTEM OCH PRISER IDAG CRM Redovisning/ekonomi Lön/personal Projekt/tidrapportering MPS Logistik Webbplats/e-handel Annat Namn Antal användare Svagheter/brister idag Årligt pris
16 INLEDNING OFFERTFÖRFRÅGNINGAR MALL FÖR OFFERTFÖRFRÅGAN FÖR ETT NYTT EKONOMI- OCH INFORMATIONSYSTEM INNEHÅLL FUNKTIONALITET i=inkl. i std.version. T=Tilläggsmodul Visa tilläggsmodul Ange pris Kommentarer Internet & e-handel CRM Försäljningsstöd Logistik/lager Applikation för att upprätta webbplats och webbutik Lagringsplats på webbserver Behov för egen webbserver Domännamn Obligatorisk Internettillgång Webbstatistik Kreditkortsstöd/Säker handel (Secure server - SSL) Konsult krävs för att sätta upp lösningen Automatisk överföring av order och förfrågningar till CRM/ekonomisystem Databas/antal produkter i webbutik Kunduppföljning (CRM) Modul for integration mellan CRM och ekonomisystem Produktregister integrerat med ekonomisystem, offertmodul och webbutik Offert (med överföring till order) Projektstyrning Koppling till Microsoft Outlook: Loggning av både ingående och utgående e-post mot kontakter Dokumenthantering, integrerat med Microsoft Office 2003/XP/2000 Automatisk överföring av leads/förfrågningar/order från webbsidan Aktiviteter/dagbok (tid och resursplanering) Order & Faktura Utökad order/faktura (Kontant-, samlings-, kedjefakturerig, fasta order, avtalsfakturering) Fakturakopia ecustomer Möjlighet för kunder att se sina order på Internet Rabattregister, prisavtal Uppdatering av prisfiler från leverantör Försäljningsbudget Försäljningsstatistik Serviceorder/servicefaktura Serienummerhantering Valuta & Euro Inköpsstyrning Logistik/lagerstyrning FIFO/LIFO hantering Varupaket/komponentvara Flera lager/multilager Valuta & Euro Vänd blad
INLEDNING 17 MALL FÖR OFFERTFÖRFRÅGAN FÖR ETT NYTT EKONOMI- OCH INFORMATIONSYSTEM INNEHÅLL FUNKTIONALITET i=inkl. i std.version. T=Tilläggsmodul Visa tilläggsmodul Ange pris Kommentarer Redovisning Personal & Lön Rapporter System 1.) Summa Tilläggsmoduler 2.) Priser Software, Standardversion 3.) Årligt underhåll/support 4.) Implementering Redovisning (verifikatsregistrering & huvudbok) Projekt/avdelning för redovisning, reskontra och faktura Kundreskontra Leverantörreskontra Påminnelse/inkasso Leverantörsbetalning Budget Räntefakturering Valuta & Euro Analys/rapporter Personalmodul, information om medarbetaren Löneberäkning med automatisk överföring till bokföringen Tidrapport/tidsredovisning Operationella rapporter färdigdefinierade Redigering av rapporter Ledningsrapporter/analysverktyg Möjlighet för fleranvändare, nätverksmodul Lösenord/användarrättigheter Postnummerregister Pris för databas, enanvändarlösning/fleranvändarlösning Pris för utökning av databas/antal transaktioner Antal företagsdatabaser/företag Standardversion (första användaren) Extra användare Databas Nätverksmodul Dokumentation Användarhandböcker Andra tillägg Underhållsavtal Uppdateringar Supportavtal Tillägg för utskick av nya versioner/uppdateringar Tillägg för telefonsupport Andra tillägg Installation Uppsättning av program/databas/rapporter Konvertering Upplärning Andra tillägg Totalt pris inköp: (Sum 1 + Sum 2 + Sum 3 + Sum 4) Totalt pris nästkommande år: (Sum 3) Sum 1. Sum 2. Sum 3. Sum 4. Kommentarer
18 INLEDNING TA KONTAKT FÖR MER INFORMATION Mamut kommer alltid att kunna hjälpa dig och ditt företag i valet av ekonomisystem. Vi hjälper dig att hitta lösningen som passar företaget bäst. 20 000 små och medelstora företag med olika behov använder aktivt en lösning från Mamut Business Software serien, något som återspeglar vår expertis i att förenkla vardagen för företagen i detta segment. Här hittar du mer information: Internet: www.mamut.se Telefon 0200-92 01 20 E-post: info@mamut.se Vi ser fram emot att höra av dig!
Din lokala återförsäljare: Mamut AB, Stureplan 4c, 4 tr. 114 35 Stockholm, Sweden Tel +46 8 566 991 00 Fax: +46 8 566 991 01 service@mamut.se www.mamut.se Mamut är en ledande leverantör av ekonomi-, CRM- och Internetlösningar till små och medelstora verksamheter, enskilda firmor, föreningar och privatpersoner i Nordeuropa. Mamut erbjuder kompletta och användarvänliga system till marknadens bästa förhållande mellan pris och funktionalitet. Mamut har mottagit en rad priser för sin produktportfölj och fler än 75 000 användare förenklar idag vardagen med Mamut. Mer information om Mamut och företagets produkter finns på www.mamut.se Mamut reserverar sig för eventuella fel. Copyright 2004 Mamut. Alla rättigheter. Mamut och Mamut-loggan är registrerade varumärken som tillhör Mamut. Alla andra varumärken är registrerade varumärken som tillhör respektive företag.