KPMG AB Offentlig sektor 7 januari 2015 Antal sidor: 12 KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsningar 1 5. Revisionskriterier 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 4 8. Oberoende och integritet 4 9. Resultatet av granskningen 4 9.1 s redovisningsprinciper och dess följsamhet mot KRL och RKR. 4 9.1.1 s riktlinjer 4 9.2 Skånes Universitetssjukvård, SUS 6 9.2.1 Övergripande 7 9.2.2 Följsamhet mot s riktlinjer 7 9.2.3 Intern kontroll 9 9.3 Regionstyrelsen samt Regionala tillväxtnämnden (RTN) 10 9.3.1 Övergripande 10 9.3.2 Följsamhet mot s riktlinjer 10 9.3.3 Intern kontroll 12
1. Sammanfattning På uppdrag av s revisorer har vi genomfört en granskning av de redovisningsprinciper som tillämpas av regionen. Våra viktigaste slutsatser: 2. Bakgrund 3. Syfte s upprättade riktlinjer för ekonomisk redovisning av projektmedel följer Lag (1997:614) om kommunal redovisning samt RKRs rekommendation RKR 18.1. (9.1) s upprättade riktlinjer för ekonomisk redovisning av projektmedel är tydlig och informativ med exempel på blanketter som kan användas vid nyupplägg, projektavstämning samt avslut. (9.1) Högre krav kan ställas gällande dokumentationen i samband med nyupplägg av projekt för att säkerställa att all efterfrågad information finns med. (9.2.2 samt 9.2.3) Vi ser ett behov av att respektive förvaltning klargör hur beräkning samt användning av overheadkostnader tillämpas i enlighet med s riktlinjer. (9.2.2 samt 9.3.2) Ett ökat fokus bör ligga på att kräva in en statusrapport årligen på alla pågående projekt hos alla förvaltningar men främst inom Regionstyrelsen och RTN. (9.2.2 samt 9.3.2) Den interna kontrollen kan inom Regionstyrelsen och RTN utvecklas. (9.3.3) Vi har på uppdrag av s revisorer granskat s projektredovisning. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Syftet har varit att genom fördjupning inom ett urval av s större projekt bedöma om Regionens interna regelverk rörande projekt i allt väsentligt följs och om projektredovisningen är uppdaterad i huvudboken. 4. Avgränsningar har ett antal styrelser, nämnder och förvaltningar där urval har skett utifrån en riskbedömning som grundar sig på erfarenhetsåterföring från redovisningsrevisionen 2012 samt storleken av pågående projekt. Inom finns tre olika typer av projekt; Investeringsprojekt som hänför sig till investeringar av immateriella och materiella anläggningstillgångar. Externt finansierade projekt som avser projekt med väsentlig finansiering från extern part. 1
Internt finansierade projekt övriga projekt som ska resultatföras årligen. Vi har inom detta fördjupningsuppdrag valt att granska externt finansierade projekt. I den av KPMG genomförda granskningen av redovisning av bidrag 1 avseende 2012 framkom gällande erhållna projektmedel att det fanns en del förbättringsutrymme som har påverkat vår riskbedömning. I samma rapport framgick även att Skånes Universitetssjukvård (benämns även SUS) står för en stor del av de bidragsfinansierade projekten. I vår granskning nu har vi fått uppgift om att det finns ca 1360 pågående projekt inom SUS. SUS har således haft stort utrymme i vår fördjupade granskning. Utifrån av tillhandahållen balans- och resultaträkning per 2014-08-31 framgår att totala intäkter för perioden januari-augusti från bokförda projektmedel inklusive bidrag till FoUU (FoUU står för forskning, utbildning och utvecklingsverksamhet) samt erhålla EU-bidrag uppgick till 190,1 Mkr. Se fördelning i tabell nedan. Totalt redovisade projektmedel, 190,1 Mkr Erhållna bidrag och projektmedel, 145,6 mkr Förändring balanserade projektmedel, 48,7 mkr Avslutade projekt, -4,2 mkr Årets förändring av balanserade projektmedel uppgår till 48,7 Mkr. 244,9 Mkr har balanserats från 2013 till 2014 och intäktsförts under 2014. 293,6 Mkr har under året balanserats och därmed minskat intäkterna under 2014. Däri ligger revisionsrisken för felaktig redovisning då stora belopp balanseras över åren. Nedbrutet på styrelse och nämnder dominerar Regionstyrelsen och Regionala Tillväxtnämnden (benämns även RTN) som står för hela 64 % av de bokförda projektmedlen. Det ska nämnas att statsbidrag, både riktade och övriga, inte redovisas som projektmedel. Exempel på bidrag som inte redovisas som projektmedel är ALF-bidrag, bidrag för Rehabiliteringsgarantin samt bidrag för sjukskrivningsmiljarden. Som nämnts tidigare finns det ett stort antal projekt som rullar inom Skånes Universitetssjukvård varför även SUS ingått i vårt granskningsurval. Inom Hälso- och sjukvårdsnämnden (benämns även HSN) förekommer projektredovisning främst avseende riktade statsbidrag som inte omfattas av denna granskning utan vi hänvisar till granskningsrapport avseende riktade statsbidrag. 1 http://skane.se/sv/webbplatser/revisionen/er/er-2012/ Rapport nr 31 2
Fördelning projektmedel Regionstyrelsen, 31 % RTN, 33 % HSN, 10 % SUS, 14 % Övriga, 12 % 5. Revisionskriterier 6. Metod Vi har bedömt om de redovisningsprinciper som tillämpas av uppfyller: Lagen om Kommunal Redovisning RKRs rekommendationer Interna regelverk Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. Erfarenhetsåterföring från KPMGs granskning av delårsbokslut och årsbokslut avseende 2013 samt tidigare granskning av bidrag. Intervjuer med berörda tjänstemän med ansvar för regelverk och årsredovisning samt tjänstemän ansvarig för den praktiska hanteringen av redovisningen av projektmedel. Stickprovsvisa tester av den praktiska tillämpningen. Rapporten har saklighetskontrollerats av ledande ekonomer vid koncernkontoret; Lars-Åke Rudin, ekonomidirektör Åke Andersson, chefcontroller Gertrud Nylander- Lindsjö, redovisningschef Magnus Granqvist, redovisningsansvarig GSF 3
Camilla Andersson, enhetschef, enheten för forskningsekonomi och övriga verksamheter 7. Projektorganisation Ansvarig för granskningen har varit Therese Andersson, auktoriserad revisor under ledning av Bo Ädel, auktoriserad revisor och certifierad kommunal revisor. 8. Oberoende och integritet Vi har i enlighet med Skyrevs rekommendation nr 2 prövat vårt oberoende. Vi har inte funnit några sådana omständigheter som tyder på att vårt oberoende och integritet kan ifrågasättas. 9. Resultatet av granskningen 9.1 s redovisningsprinciper och dess följsamhet mot KRL och RKR. Vi har tagit del av s riktlinjer för redovisning av externa projektmedel; Riktlinjer för ekonomisk redovisning av projektmedel, upprättad 2012-11-29 av koncernkontoret och granskat om den följer kommunal redovisningslag och RKRs rekommendationer. Lag (1997:614) om kommunal redovisning innehåller grundläggande regler kring kommuner och landstings bokföringsskyldighet, skyldighet att upprätta årsredovisning samt delårsrapport. I 1 kap 3 anges att bokföring och redovisning ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. God redovisningssed uttolkas av RKR, Rådet för kommunal redovisning. Den rekommendation som är tillämplig gällande projektredovisning som inte avser materiella eller immateriella anläggningstillgångar (som vi inte berör i denna granskning) är RKR 18.1 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar. 9.1.1 s riktlinjer Nedan anges de för denna fördjupningsgranskning mer väsentliga delarna i riktlinjerna. 9.1.1.1 Definitioner och avgränsningar s riktlinjer avseende hantering av projektmedel är uppbyggd på ett bra och strukturerat sätt. I inledningen lämnas definitioner och avgränsningar och anges tydligt att Lag (1997:614) om kommunal redovisning och rekommendationer från RKR ska följas. Projekt definieras som en uppgift som utförs med ett bestämt avgränsat mål, under en bestämd tidsperiod, med bestämda resurser och med en tillfällig organisation. 4
9.1.1.2 Upplägg av projekt i ekonomisystemet Vid upplägg av projektmedel för den ekonomiska redovisningen ska minst följande uppges: - Projektets syfte/namn - Ansvarig för projektet - Finansiär av projektet - Tidplan - Finansiärens villkor - Ekonomisk kalkyl och budget fördelat per år - Hur löpande rapportering och uppföljning ska ske - Hur slutredovisning ska ske Beslutsgången rörande projektmedel följer gällande attestförordning. Därutöver krävs att förvaltningschef och verksamhetschef eller motsvarande tillstyrker projektet. 9.1.1.3 Redovisning och uppföljning av projektmedel För att följa lag och rekommendation ska projektets redovisning klart och tydligt särskiljas från den ordinarie redovisningen och projekttransaktioner ska kunna härledas i redovisningen. Projektmedel ska redovisas över resultaträkningen och periodiseras vid varje periodbokslut. Intäkter Intäkt från projektmedel får endast användas för att täcka kostnader i det projekt som intäkten/projektmedlen är avsedda för med undantag för projektavslut, då kliniken/avdelningen kan gottgöras eller belastas om finansiären inte föreskriver annat, t.ex. återbetalning. I samband med bokslut ska de inkomster som motsvarar kostnader, vilka berättigar till bidrag, beräknas och redovisas som intäkt. Hänsyn ska tas till eventuella villkor som gör att inkomsten inte kan anses som säker och därmed inte ska intäktsredovisas. Har ej erhållit kontanta medel för prestationen redovisas en fordran i form av en upplupen intäkt för denna del av bidragsintäkten. Kostnader Projektens kostnader ska redovisas på samma sätt som kostnader i övrig verksamhet och det är projektledarens ansvar att den månatliga redovisade kostnaden är korrekt. Samtliga kostnader som uppkommer i samband med projektet ska belasta projektet. Periodisering ska göras till den period prestationer utförs, vilket bl.a. innebär att underskott inte får flyttas framåt i tiden utan ska tas när det uppkommit. Administrativa kostnader ska tas ut enligt självkostnadsprincipen. Exempel på kostnader är kostnader för ekonomisk redovisning och uppföljning, systemkostnader, kopiering, förvaltningens övergripande overheadkostnader, telefoni och lokaler. 5
Uppföljning Uppföljning och rapportering av det ekonomiska utfallet i projekt ska göras regelbundet under året och i enlighet med projektplan. I uppföljningen ingår att följa upp att samtliga kostnader och intäkter tillförts projektet samt att kontrollera att projektbudgeten hålls. Genomgång av projektmedel ska ske inför delårs- och årsbokslutet. En statusrapport ska tas fram minst i samband med årsbokslutet för att avgöra vilka projektmedel som ska avslutas eller balanseras. Externa projektmedel som inte utnyttjats under året kan balanseras över årsskiftet efter prövning av förvaltningen och under förutsättning att redovisningsregler och finansiärens villkor följs, oftast enligt avtal. 9.1.1.4 Avslut av projektmedel Projekt ska alltid ha ett slutdatum. Förlängning av slutdatum för projektmedel får endast ske om särskilda skäl föreligger och ska särskilt prövas av förvaltningschef efter godkännande av finansiär. En slutredovisning ska upprättas och innehålla: - Kort sammanfattning av genomfört projekt och utvärdering av resultat kopplat till projektets syfte och nyttan för verksamheten. - Hur resultatet ska hanteras. - Ekonomisk sammanställning där ekonomiskt utfall jämförs med ursprunglig kalkyl och budget. - Underskrift av projektansvarig samt verksamhetschef. Då ett projekt avslutats ska eventuellt över- eller underskott bokföras på avdelningen/enheten/kliniken, utom i de fall eventuellt överskott ska återbetalas till finansiären. KPMGs kommentar Vår bedömning är att de av upprättade riktlinjerna överensstämmer med Lag (1997:614) om kommunal redovisning samt RKRs rekommendationer. De är även tydliga och informativa samt innehåller förslag till blankett för nyupplägg och avstämning/avslut till verksamheternas hjälp. 9.2 Skånes Universitetssjukvård, SUS SUS har ett stort antal pågående projekt. Årligen pågår ca 1360 projekt varav ca 860 är externt finansierade och uppskattningsvis avslutas 200 projekt årligen. Vi har i vår granskning fokuserat på intervju som granskningsmetod men även tagit ett mindre antal stickprov med utgångspunkt på större pågående projekt. 6
9.2.1 Övergripande Ansvaret för de externt finansierade projekten följer respektive verksamhetschef som i tillämpliga fall till sin hjälp har enheten för forskningsekonomi. Enheten för forskningsekonomi bildades i början av 2013 i samband med en större omorganisation av de administrativa kringresurserna på sjukhuset där det bildades fyra staber varav en var staben för forskning och utbildning där enheten för forskningsekonomi ingår. FoUU har sin utgångspunkt i det resurscentrum som bildades inom SUS; FoU centrum Skåne 2011. Dess syfte är att effektivisera forskningsprojekten genom planering, rådgivning, utvärdering etc., säkra hög kvalitet på forskningen och fungera som knytpunkt för pågående forskning då man samlade kompetens inom samma enhet där även ekonomer anställdes för att inom sitt område medverka till dessa mål. Januari 2014 infördes en helt ny organisation för divisioner och verksamhetsområden vilket påverkade FoUU verksamheten på så sätt att verksamhetschefen på ett forskningsintensivt verksamhetsområde kunde bli ansvarig för upp emot 150 projekt. Beslut har sedan tagits av förvaltningschefen att införa en ny FoUU organisation med start den 1 november 2014 som decentraliserar forskning till sektionsnivå. I samband med 2013 års revision uppkom en notering att den centrala styrningen behövde förstärkas avseende projektuppföljning, vilket den nya organisationen är ett uttryck för. Det har i intervju framkommit att enheten för forskningsekonomi ser positivt på detta då man tror att kännedomen om varje projekt ökar och där ansvar för verksamhet, ekonomi och personal är tydliga vilket leder till bättre uppföljning och en tydligare styrning från centralt håll. 9.2.2 Följsamhet mot s riktlinjer Upplägg av projekt SUS följer i allt väsentligt de riktlinjer som är fastställda av beträffande upplägg av projekt. Uppläggningsblanketten är inte densamma som förslaget som finns bifogat riktlinjerna, varför de inte innehåller all efterfrågad dokumentation. Det som saknas är hur den löpande rapporteringen och uppföljningen ska ske samt hur slutredovisning ska ske. Av de stickprov som granskats har tre (3) av femton (15) saknat dokumentation kring upplägg. Anledningen har uppgivits vara tidpunkten för projektstart, vilket var innan Malmö och Lunds Universitetssjukhus gick samman och bildade SUS och då inte tillämpade dessa riktlinjer. För övriga tolv (12) projekt fanns i huvudsak all efterfrågad information. Varje projekt har erhållit ett unikt projektnummer vilket framgår av uppläggningsblanketten. Denna är dock inte utformad på samma sätt som den blankett som bifogat riktlinjerna men innehåller likvärdig information. Dokumentationen samlas hos en handläggare inom enheten för forskningsekonomi och borgar för likvärdig hantering. 7
Löpande redovisning De projekt som granskats kan alla följas i Raindance utifrån att upplägg har skett och egna projektnummer har åsatts i redovisningen. Inom SUS används benämningen ansvar för att särskilja olika projekt. Vid vår granskning har det framkommit att intäkter och kostnader löpande redovisats på projekten. Intäkter Av de granskade projekten har ingen avvikelse noterats. De intäkter som finns är i huvudsak övriga bidrag som avser inbetalningar från finansiären. Det förekommer även intäkter på uthyrd personal där förklaringen varit att det är ett stort projekt och personalen är till 100 % anställd i projektet men utför även tjänster till andra verksamheter som då vidarefaktureras. Vi har inte granskat underlaget men har inte heller anledning att ifrågasätta bokföringen. Kostnader Vid kontroll framkom att några kostnadsposter som bokförts 2014 avser 2013. Ett fall som uppmärksammats kommer från manuella bokningar av lönekostnader och uppgår till totalt 578 tkr vilket är ett oväsentligt belopp sett till Skånes Universitetssjukvårds totala projektomslutning för perioden januari augusti 2014 på 241 Mkr. Dock finns det en risk att det finns större periodiseringsfel då stickproven ej var omfattande. Vid stickprovsgranskningen framkom att det fanns kostnader som var tveksamma om de avsåg projektet, beloppen uppgick till 76 tkr och anses vara ett oväsentliga belopp. Det aktuella projektet har lyfts upp för diskussion i huvudsyfte att diskutera avslut. När det gäller lönekostnader kommer dessa i huvudsak från schemahandläggningen, där tid redovisas på olika ansvar och följer med via lönesystemet till redovisningen och kostnaden belastar aktuellt ansvar/projekt. Stickprovsgranskningen visar att löner inte alltid redovisas löpande, utan det förekommer att lönekostnader bokförs för en längre period genom en manuell bokföringsorder. Det har även framkommit att det finns ett centralt ansvar/projekt som används för att redovisa tid och kostnader som vid årsskiftet analyseras och kostnaderna fördelas ut på olika ansvar/projekt. Det finns inga belägg för att kostnadsredovisningen blir felaktig och inget har noterats vid vår stickprovsgranskning, men det finns en risk för fel. När det gäller OH-uttag, dvs en form av administrativ avgift för värdskapet ska i grunden självkostnadsprincipen gälla, det vill säga att projektet ska belastas med faktiska kostnader. Det finns en beräkning utförd av koncernkontorets redovisningsenhet som visar att den faktiska självkostnaden ligger någonstans mellan 8 % 24 % för externt finansierade projektmedel. Den stora spridningen har föranlett koncernkontorets redovisningsenhet att lämna ett rådgivande beslut utifrån försiktighetsprincipen om att använda 10 % som schablon om inget annan finns uträknat. För de fall OH-uttag accepteras (det tas inte ut OH-uttag på interna RS projekt samt att det är andra regler gällande EU projekt samt kvalitetsregister) beräknas beloppet med 10 % av periodens influtna medel. 8
Vid intervju har vi uppmärksammat att hanteringen är olika inom s förvaltningar. Frågan har ansetts viktig varför den lyfts och nu pågår en diskussion mellan berörda parter för att utreda frågan vilket vi ser som positivt. Uppföljning Uppföljning på projektnivå sker på respektive division/verksamhetsområde där projektet hör hemma. Det finns även en destinerad person inom enheten för forskningsekonomi som månadsvis följer upp alla pågående projekt och upprättar en sammanställning i Excel där projekten finns redovisade till namn, ansvar/projektnummer, aktuellt belopp som balanserats samt projekttiden. Om projekttiden gått ut följer personal på enheten för forskningsekonomi upp genom att ställa frågor till projektansvarig. En statusrapport ska upprättas minst vid delårs- och årsbokslut och vid intervju framkommer att ca 200 projekt genomlyses årligen förutom de som avslutas vilket också uppgår till ca 200. Enligt uppgift förekommer uppföljning av alla projekt löpande ute på verksamheten och det finns lättillgängliga uppföljningsrapporter i SUS sökmotor. Vid förlängning av projekt ska alltid genomlysning utföras och attesteras. Vid vår granskning framkom att det fanns fall där förlängning skett och där återfanns erforderlig dokumentation samt attest. Avslut av projekt Vid vår stickprovsgranskning framkom att det inte återfanns någon slutredovisning i enlighet med riktlinjerna. Det ska dock enligt uppgift finnas erforderlig information ute på verksamheten då finansiären kräver in slutredovisning. Vid projektavslut ska över- eller underskott bokföras på avdelningen vilket enligt intervju sker i de flesta fall. Av de fyra (4) stickprov vi genomförda har överskott flyttats över till ett samlingsprojekt vilken även uttryckts som plattform för att bedriva läkemedelsprövningar. Detta projekt avslutats årligen, varför inga belopp balanseras över årsskiften. 9.2.3 Intern kontroll Inom ramen för den årliga internkontrollplan inom återfinns en obligatorisk del för alla nämnder och styrelser vilken hänförs till projektmedel där kontrollmomentet består i att granska om de externa projektmedlen används enligt finansiärens anvisningar. Inom SUS utförs denna kontroll vid varje tertial. Under T1 och T2 har totalt 359 projekt granskats, vilket innefattar både internt och externt finansierade projekt. Antal projekt uppgår enligt uppgift till ca 1360, vilket ger att ca 26 % av alla projekt har varit föremål för intern kontroll under T1 och T2. De avvikelser som noterats har i huvudsak gällt långvariga underskott samt projekt där inga transaktioner skett under lång tid. I båda fallen kontaktas projektansvarig för att åtgärda/lämna in förklaring. I de fall avvikelserna var av annan art, som att kostnader belastat fel projekt, har dels ombokning skett dels kommunikation med berörda attestanter för att undvika samma fel i framtiden. 9
KPMGs kommentar Vi ser positivt på den omfattande interna kontroll som utförs samt att den utförs löpande under året och inte koncentrerat till ett tillfälle. Det bekräftar bilden att SUS jobbar mot att få en bättre central styrning och uppföljning. 9.3 Regionstyrelsen samt Regionala tillväxtnämnden (RTN) Regionala Tillväxtnämnden (RTN) ingår som en del i Regionstyrelsens redovisning och redovisningen gällande projektmedel är samlad och kommer här att redovisas som en enhet. Totalt fanns vid oktober månads utgång 151 externt finansierade projekt. 9.3.1 Övergripande Den centrala funktionen för administration rörande externfinansierade projektmedel sköts av Gemensam Service Funktion, GSF. Alla projekt finns dokumenterade hos GSF, där blanketten för nyupplägg skrivs ut och dokumenteras i pärm med hänvisning i det övergripande Exceldokument som uppdateras löpande. Vid vårt besök framkom att viss del av dokumentationen finns i papperskopior medan annan dokumentation finns elektroniskt. Det finns inga riktlinjer kring vad som ska skrivas ut och inte, samt hur den elektroniska dokumentationen bör ske. KPMGs kommentar Vårt förslag är att utarbeta en struktur för hur dokumentationen ska sparas, för att på så sätt samla all dokumentation kring ett projekt på ett ställe. I de fall detta inte är möjligt ska det finnas hänvisningar till var kompletterande information går att finna. Det finns fördelar med att spara dokumentationen elektroniskt och bör utredas om så är möjligt. 9.3.2 Följsamhet mot s riktlinjer Upplägg av projekt Vid vår granskning av 18 projekt framkom att 3 projekt saknar erforderlig dokumentation gällande nyupplägg samt att 1 projekt ej var attesterat av enhetschef/motsvarande. Verksamheten använder den av upprättade nyuppläggs-blanketten vilket bidrar till att all efterfrågad information finns med. Varje projekt erhåller ett unikt projektnummer som gör det möjligt att följa den ekonomiska redovisningen löpande. 10
Intäkter Vi har inhämtat utdrag ur redovisningen för 18 utvalda projekt för perioden januari till och med oktober 2014. Vi har därifrån stickprovsgranskat ett antal poster för att få en bild av hur projektredovisningen fungerar, se mer utförligt gällande personalkostnader och OH-kostnader under rubriken kostnader. Beträffande intäkter har vi inte funnit några avvikelser i redovisningen. De intäkter som tillförts projektet har intäktsförts löpande och vid månadsbokslut balanserats till fordran eller skuld. Vid vår granskning framkom att vissa inbetalningar av projektmedel går via koncernkontorets konto och inte direkt tillförs projektet utan det sker via ombokningar i manuella bokföringsordrar. Kostnader Vid vår granskning framkom två olika sätt att tillföra personalkostnader, antingen direkt via lönesystemet (Prima P lön) där tidsredovisning skett på aktuellt projekt, eller via manuell bokföringsorder där personalkostnaden manuellt beräknas. Det finns inga centrala riktlinjer för hur personalkostnaden ska beräknas. Den beräkning vi tog del av tar hänsyn till personens årslön samt pålägg för sociala avgifter. Beträffande OH-kostnader som lokal- och IT-kostnader finns ingen policy för beräkning annat än den av koncernkontorets redovisningsenhet angivna schablonen på 10 %. Vi har noterat att det inte förekommer så stora kostnader hänförbara till OH-kostnader löpande under året. Vid vår stickprovsgranskning har det framkommit kostnader som avser 2013 som är bokförda 2014. Effekten blir att projektavstämningen blir haltande. Beloppen som noterats har inte varit väsentliga men det understryker vikten av god uppföljning på projektnivå. Av de underlag vi granskat mot faktura har vi inte direkt på fakturan kunnat härleda kostnaden till projektet då det inte funnits någon projektreferens på fakturan. Det påvisar inte att felaktiga kostnader påförts projektet, men en viss risk föreligger för felaktig redovisning. Uppföljning Enligt s riktlinjer ska uppföljning ske minst en gång om året genom en statusrapport och hos Regionstyrelsen och RTN skulle denna avstämning lämnas in till projektekonomen senast den 1 oktober 2014. Vid vår granskning framkom att 10 av de 17 granskade projekten saknade årlig avstämning. Avslut av projekt Vi har granskat 4 projekt som avslutats under 2014 och konstaterat att det finns erforderlig dokumentation för alla. I alla granskade avslut har över- respektive underskott tillförts respektive resultatansvarig enhet. 11
9.3.3 Intern kontroll Inom ramen för den årliga interkontrollplanen inom återfinns en obligatorisk del för alla nämnder och styrelser hänförlig till projektmedel där kontrollmomentet består i att granska om de externa projektmedlen används enligt finansiärens anvisningar. För Regionstyrelsen och RTN är frekvensen stickprov 1 gång om året och var vid vår granskningstidpunkt inte färdigställd. Omfattningen kommer att vara mellan 5-10 projekt som granskas mer ingående avseende syfte, finansiär, tidplan, är tidplan överskriden, borde projektet avslutas samt balansering. Enligt 2013 års resultat av kontrollmomentet förelåg avvikelser på upprättade projektkoder som är avsedda att särskilja intäkter/kostnader från övrig verksamhet, vilket då inte är att betrakta som ett projekt utan en aktivitet. Åtgärden var att påminna om riktlinjer för projektmedel avseende både riktade externa och interna bidrag där projektplaner ska upprättas med de kriterier som ligger till grund för upplägg av projekt. Om inte projektplan finns ska det redovisas som aktivitet eller objekt 2. KPMGs kommentar Om antalet granskade projekt uppgår till 10 och totalt antal projekt under året skulle uppgå till 151, som var antalet vid utgången av oktober 2014, skulle endast 6,6 % av projekten granskas. Vi föreslår att frågan lyfts gällande ett liknande system som finns inom Skånes Universitetssjukvård där uppföljning sker tertialvis och därmed fångar upp ett större antal. KPMG dag som ovan Therese Andersson Auktoriserad revisor Bo Ädel Auktoriserad revisor 2 http://www.skane.se/organisation-politik/kalender/kalender-om-politik/2014/sammantrade-regionstyrelsen8/ punkt 30 12