4 Mall för upphandlingskontrakt

4 Mall för upphandlingskontrakt Upphandling 2012 Skribenter NLL Upphandling dnr 1690-12 Ansvarig: Theresa Hägglund

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 AVTALSPARTER OCH OMFATTNING 3 1.1 AVTALSPARTER 3 1.2 KONTAKTPERSONER 3 1.3 AVTALSOMFATTNING 3 1.4 AVTALSTID 4 1.5 AVROPSFÖRFARANDE 4 1.6 FÖRBEHÅLL 4 2 ERSÄTTNING 4 2.1 PRIS 4 2.2 PRISJUSTERING 5 2.3 VALUTAJUSTERING 5 2.4 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR 5 2.4.1 Faktureringsvillkor 5 2.4.2 Betalningsvillkor 5 2.4.3 Dröjsmålsränta 6 3 LEVERANS OCH FEL 6 3.1 LEVERANS 6 3.2 LEVERANSFÖRSENING 6 3.3 REKLAMATION FEL I VARA 6 3.4 VITE 7 4 GENERELLA VILLKOR 7 4.1 ANTIDISKRIMINERING 7 4.2 UPPHANDLINGSVOLYMER 7 4.3 SEKRETESS 7 4.4 ANLITANDE AV UNDERLEVERANTÖR 8 4.5 TILLSTÅND 8 4.6 FÖRSÄKRING 8 4.7 OMFÖRHANDLING 8 4.8 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG 8 4.9 HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING 8 4.10 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL 9 4.11 NYTTJANDERÄTT 9 4.12 REVISION 9 4.13 MEDDELANDESKYLDIGHET 9 4.14 HÄVNING 10 4.15 BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) 10 4.16 TVIST 11 4.17 UNDERSKRIFTER 11

1 AVTALSPARTER OCH OMFATTNING 1.1 AVTALSPARTER Köpare Norrbottens Läns Landsting Robertsviksgatan 7 971 89 Luleå Org nr: 232100-0230 Telefon: 0920 28 40 00 Telefax: 0920 28 43 86 Hemsida: www.nll.se Leverantör Org nr: Telefon: Telefax: Hemsida: 1.2 KONTAKTPERSONER För avtalet Köpare Kontaktperson: Theresa Hägglund Telefon: 0920-28 41 00 E-post: theresa.hagglund@nll.se Leverantör Kontaktperson: Telefon: E-post: För verksamheten Köpare Kontaktperson: Telefon: E-post: Leverantör Kontaktperson: Telefon: E-post: 1.3 AVTALSOMFATTNING Leverantören åtar sig att till Norrbottens läns landsting utföra skribenttjänster i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. Avtalet gäller i de fall Landstinget har behov av externa skribenter enligt kravspecifikation. Avtalet kan kompletteras med text från övrigt förfrågningsunderlag och ev antaget anbud.

1.4 AVTALSTID Avtalstiden är 2013-01-01 2014-12-31 med möjlighet för Landstinget om förlängning i 2 år. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. Avtalstiden kan justeras framåt i de fall tilldelningen ej sker innan ovan angivet datum eller i de fall upphandlingen blir föremål för överprövning. Den totala avtalstiden är dock alltid 2+2 år. Avisering om förlängning sker senast 3 månader före avtalsperiodens utgång. Förlängningen sker till oförändrade villkor. 1.5 AVROPSFÖRFARANDE Avtalet utgör ett ramavtal under samarbetsliknande former där leverantören ska ställa sina tjänster till förfogande för landstinget vid beställning under avtalstiden. 1.6 FÖRBEHÅLL I de fall behov uppkommer av en helhetslösning där flera olika uppdrag ingår såsom exempelvis både text och bild eller text och foto mm ska Landstinget beställa från upphandlad reklambyrå. Beställning från detta avtal sker endast när det enbart är i avtalet specificerad tjänst som Landstinget har behov av. Landstinget har ett separat avtal gällande frilansjournalister till Landstingstidningen och dessa uppdrag undantas således från detta avtal. Beställning av krönikor undantas detta avtal då beställningen sker utefter aktuella ämnesområden och sakkunskap i det området. Landstinget har således rätt att beställa från reklambyrå, avtalade frilandsjournalister till landstingstidningen och krönikörer utan att det ska anses vara ett brott mot detta avtal. 2 ERSÄTTNING 2.1 PRIS Ersättningen till antagen leverantör utgår i enlighet med, av leverantören, lämnat anbudspris per timme inom respektive delområde. En överenskommelse ska göras inför det specifika avropet mellan landstingets beställare och leverantören. Leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet oavsett om detta över eller understiger angiven uppskattad volym.

2.2 PRISJUSTERING Prisjustering ska framställas skriftligen till utsedd kontaktperson senast 2 månader innan nytt avtalspris är tänkt att tillämpas. Justering kan yrkas en(1) gång per år med början andra avtalsåret och ska utgå från faktisk kostnadsförändring enligt SCB:s Arbetskostnadsindex för tjänstemän, privat sektor (AKI) efter näringsgren SNI 2007, J Informations och kommunikationsföretag med basmånad juni 2012. Denna justering gäller alla avtalade tjänster. Den månad som används vid tillfället för justering blir ny basmånad. Justeringen kan maximalt göras på 80 % av ersättningen. Efter en överenskommen prisjustering ska priset vara fast påföljande 12 månader. Om begärd prisjustering inte godkänns, ska part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell tjänst med en uppsägningstid om tre (3) hela kalendermånader. Vid beställning under uppsägningstiden ska avtalade priser gälla. Detta oavsett när leverans sker. Den avtalade leveranstiden ska följas. 2.3 VALUTAJUSTERING Valutajustering är ej tillåten. 2.4 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR 2.4.1 Faktureringsvillkor Fakturering ska ske löpande efter godkänd leverans. Fakturering sker i svenska kronor (SEK). Fakturor skickas elektroniskt enligt anvisningar i bilaga 1, (elektroniska fakturor). Elektronisk fakturering: I de fall Landstinget har uppgett ett ordernummer/beställningsnummer så ska detta nummer anges i t.ex. svefakturafältet Order Line Reference/OrderReference. Korrekt kostnadsställe ska anges. Detta ska efterfrågas av leverantören vid beställning från avtalet.. 2.4.2 Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot faktura eller levererad produkt/utförd tjänst inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.

2.4.3 Dröjsmålsränta Om Landstinget inte betalar faktura i rätt tid ska dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f n referensräntan + 8 %). 3 LEVERANS OCH FEL 3.1 LEVERANS Landstinget och leverantören ska komma överens om tidpunkt för leverans vid beställning. I visa fall är det av största vikt att leverantören kan utför arbeten med kort framförhållning och korta leveranstider. 3.2 LEVERANSFÖRSENING I de fall leverantören inte kan leverera inom, vid beställningen, överenskommen tid ska denne alltid meddela Landstinget därom. Landstinget har då rätt att kontraktera annan leverantör, i första hand, om rangordning finns, enligt rangordningen, i andra hand valfri leverantör, för fullgörande av uppdraget. Eventuell fördyring jämfört mot priser i detta avtal ska ersättas av leverantören. 3.3 REKLAMATION FEL I VARA Om fel eller kvalitetsavvikelser eller avvikelser från krav ställda i kravspecifikationen och/eller från överenskomna krav för den specifika beställningen föreligger ska landstinget omgående reklamera felet från det att det uppdagats. Landstinget äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller mot felet eller kvalitetsavvikelsen göra motsvarande avdrag på köpeskillingen samt kräva ersättning mot uppkommen skada. Vid reklamation har Landstinget även rätt att hålla inne med betalningen för den del av leveransen som är reklamerad till dess att ny felfri leverans skett. Betalning av faktura innebär inte att köparen avstått från rätten att påtala fel eller brister i leveransen. Avhjälpande ska äga rum så snart det är möjligt efter reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om. Eventuella merkostnader i samband med retur eller ersättning bekostas av leverantören. I de fall leverantören inte kan avhjälpa felet inom av Landstinget godkänd tid har Landstinget rätt att beställa av tredje part. Eventuella merkostnader för Landstinget skall ersättas av leverantören.

3.4 VITE Vid försening, som inte beror av eller godkänts av Landstinget, gällande leverans av beställning eller i de fall systemet tillgänglighet ej uppnås utgår vite. Vitets storlek ska motsvara 10 % av det totala värdet på den del som är försenad per vecka. Leverantören är även skyldig att ersätta landstinget för eventuella merkostnader som beror på dessa förseningar. I de fall beställningar reklameras vid upprepade tillfällen utgår ett vite. Vitets storlek är 10% av det totala värdet av de reklamerade beställningarna. 4 GENERELLA VILLKOR 4.1 ANTIDISKRIMINERING Leverantören ska vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande lagstiftning gällande antidiskrimineringslagstiftning, De lagar som avses är 16 kap. 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). 4.2 UPPHANDLINGSVOLYMER Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Landstinget lämnar ingen garanti om vissa volymer eller av vissa värden. Skulle Landstingets behov enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Landstingets sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet. 4.3 SEKRETESS Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar frågor om sekretess. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd av Landstinget. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja Landstingets uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma Leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot Landstinget och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.

4.4 ANLITANDE AV UNDERLEVERANTÖR Leverantören ska i alla frågor vara Landstingets motpart. Leverantören får inte utan Landstingets skriftliga godkännande anlita underleverantör. Underlåter Leverantören att inhämta sådant godkännande kan Landstinget komma att häva avtalet. 4.5 TILLSTÅND Leverantören ska inneha för uppdraget nödvändiga och/eller lagenliga tillstånd. 4.6 FÖRSÄKRING Leverantören ska inneha sedvanlig ansvarsförsäkring anpassad för den aktuella tjänsten. Skadeståndsanspråk riktade mot Landstinget som beror på att den andra avtalsparten inte uppfyllt avtalade villkor, ska ersättas av den avtalsparten. 4.7 OMFÖRHANDLING Parterna förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna av tidigare överenskommelse samt eventuella ändringar i myndighetsbeslut eller ändringar i regelverk som styr verksamheter. Leverantören ska meddelas om omförhandling senast fyra (4) veckor i förväg. 4.8 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för Landstinget och leverantören. 4.9 HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. detta avtal med bilagor 3. eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget Förhandlingsresultat

4. förfrågningsunderlag med bilagor 5. eventuella kompletteringar av anbudet 6. anbud 4.10 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. 4.11 NYTTJANDERÄTT Leverantören får inte nyttja, vidarebefordra eller på annat sätt använda i uppdraget framtagna uppgifter, av landstinget ägt immaterialrättsligt resultat, material, information, eller landstingets namn för egen räkning i andra uppdrag utan landstingets i förväg lämnade skriftliga godkännande. Hänvisning i reklam eller marknadsföring till det avtal som träffats med Landstinget får ej göras utan Landstingets skriftliga medgivande. Resultatet av det arbete som levereras, inklusive samtliga immateriella rättigheter som uppkommer med anledning därav, skall vara Landstingets egendom och genast överlämnas till Landstinget. Leverantören överlåter härmed alla resultat till Landstinget och åtar sig att underteckna alla dokument som Landstinget anser nödvändiga för att överföra äganderätten. Förpliktelse att underteckna sådana dokument har fortsatt giltighet även sedan detta avtal har upphört att gälla. 4.12 REVISION Landstingets revisorer ska i enlighet med lag granska all verksamhet som Landstinget bedriver inom sitt verksamhetsområde. Leverantören förbinder sig att låta Landstingets revisorer eller de som revisorerna utser att företräda dem att utan hinder av sekretess eller affärsjuridiska krav ta del av sådan handling eller uppgift som är nödvändig för utövande av sin granskning av Leverantörens fullgörande av ingånget avtal. 4.13 MEDDELANDESKYLDIGHET Finner Leverantören att någon av nedan angivna händelser kommer att inträffa eller framstår såsom sannolik att inträffa ska denne omgående utan dröjsmål skriftligen informera Landstinget därom: ägarbyte eller ändrad bolagsform

konkurs, betalningsinställelse omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna 4.14 HÄVNING Om leverantören inte har den kompetens, håller den kvalitet eller på annat sätt agerar på sådant sätt som enligt landstingets uppfattning kan rubba förtroendet för leverantören, äger landstinget rätt att häva avtalet med omedelbar verkan. Landstinget äger även rätt att omedelbart häva avtalet om leverantören försätts i konkurs eller brister i betalning av skatter och arbetsgivaravgifter eller eljest befinns vara på sådant obestånd att leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Landstinget har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av kontraktet. Avtalspart har rätt att häva avtalet om motparten i väsentligt avseende inte uppfyller sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker inom trettio dagar efter skriftligt påpekande. Grund för hävning är även i de fall rättelse sker men bristen uppkommer på nytt. Inga skadeståndsanspråk med anledning av ovanstående hävning kan riktas från leverantören till Landstinget. Vid eventuell verksamhetsövergång har landstinget rätt att omedelbart, utan ytterligare orsak, häva avtalet. Landstinget har även rätt att kräva att anbudslämnare står fast vid sitt avtal vilket således innebär att den nya verksamheten ska svara för rättigheter och skyldigheter såsom den ursprungliga avtalsparten. I de fall leverantören, vid upprepade tillfällen trots skriftlig anmodan från landstinget, ej levererar enligt vid beställningen överenskommen leveranstid föreligger grund för hävning av avtalet under förutsättning att de har förflutit trettio dagar från den skriftliga anmodan. 4.15 BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) För uppdraget ska gälla att om någon part förhindras fullgöra uppdraget av omständighet som denne inte kan råda över ska detta utgöra sådan befrielsegrund, för vilken motparten inte kan kräva skadestånd för utebliven prestation. Som force majeure räknas krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet över vilken parterna inte kan råda och som förhindrar fullgörande av skyldigheter enligt avtalet. Arbetskonflikt, som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte åberopas som befrielsegrund. För åberopande av befrielsegrund krävs att denne part skriftligen och omgående meddelat motparten om dess inträffande liksom om dess upphörande.

Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre (3) månader äger motparten frånträda avtalet utan att den förhindrande parten äger utkräva skadestånd 4.16 TVIST Tvist angående eller härrörande ur detta avtal, innefattande förfrågningsunderlaget med bilagor, ska, ifall parterna inte kan göra upp i godo, hänskjutas till svensk allmän domstol, i Luleå, för avgörande enligt svensk rätt. 4.17 UNDERSKRIFTER Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna erhållit var sitt. För köparen För leverantören Ort och datum Ort och datum Namnteckning Namnteckning Namnförtydligande Namnförtydligande