PROTOKOLL 1 (15) 2015-10-06 Personalnämnden Plats och tid Sammanträdesrum 104, kl. 8.00-11.00 Beslutande Monica Widman Lundmark (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Annika Nyman (S) Ersättare Stig Stefansson (C) Roland Söderström (S) Tjänstgörande ersättare Inga-Lis Karlsson (S) tjg ers för Tomas Andersson (S) Elisabeth Abdegon (MP) tjg ers för Peder Zingmark (V) Tjänstemän Sinnika Sjunnesson, projektledare, HR Strategi- och utveckling, kl. 8.00-8.25 Hanna Rinsén, ekonom, support- och lokaler, kl. 8.25-8.35 Nicklas Jacobsson, ekonom, support- och lokaler, kl. 8.25-8.35 Kicki Krane, personalchef Marjo Bodén, chef för Kommunhälsan Maria Berggren, förhandlingschef Anna Norén Engström, sekreterare Övriga deltagare Anna-Carin Abrahamsson, kl. 8.00-10.30 Ingrid Boström, Vision, kl. 8.00-10.30 Håkan Nilsson, Kommunal, kl. 8.00-10.30 Justerare Johan Söderberg Paragrafer 105-117 Underskrifter.. Monica Widman Lundmark, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Johan Söderberg, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2015-10-06 2015-10-06 2015-10-27 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 105 Dnr PN 2015-000178 020 Information Projektledaren från HR Strategi- och utveckling berättar om den medarbetarenkät som kommunen haft de senaste åren och arbetet med att ta fram en ny enkät där kopplingen ska vara styrd mot det systematiska miljöarbetet. Notera informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 106 Dnr PN 2015-000170 042 Månadsrapport september 2015, personalnämnden Årsprognosen för personalnämndens samtliga verksamheter pekar på en positiv budgetavvikelse på 5,4 miljoner. Detta beror till stor del på medel som budgeterats för kommunens planerade personalfest 2016, div utbildningar b.la. inom IT. Kommunhälsans prognos beror delvis på ökade intäkter från Försäkringskassan, minskad lönekostnad pga. Sjukskrivningar samt ännu ej förbrukad resultatöverföring från föregående år. Prognostiserat överskott behövs för planerad verksamhet under 2016. Den fackliga verksamhetens överskridande av budget beror på högre lönekostnader än väntat. Orsak till avvikelse mellan budget och prognos, samt avvikelsens storlek (mnkr): sep-15 Personalnämnd 0,0 Verksamhet personalnämnd 4,0 Fackliga företrädare -0,2 Rehab SOK 0,0 Rehab SKK 0,0 Rehab individuella samtal 0,2 Kommunhälsan 1,4 SUMMA 5,4 Godkänna den ekonomiska prognosen. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-09-30 Beslutet sänds till: Personalnämndens ekonom Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 107 Dnr PN 2015-000171 042 Redovisning av internkontroll 2015, personalnämnden En internkontrollplan för 2015 blev tidigare fastställd av personalnämnden. Internkontroll är ett brett område som handlar om att ha grepp över både verksamhet och ekonomi, att styra mot effektivitet, att ha ordning och reda samt att skapa trygghet. Med en väl fungerande internkontroll skyddas såväl tjänstemän som förtroendevalda mot oberättigade misstankar. Utifrån denna plan har kontroller av administrativa, ekonomiska samt verksamhetsrelaterade rutiner gjorts. De enligt den beslutade planen ansvariga tjänstemännen har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschefen. Det sammantagna resultatet redovisas enligt särskild bilaga. En avvikelse fanns att rapportera vad gäller attestering, samt måloch resultatstyrning. Godkänna redovisning av genomförande av internkontroll 2015 enligt särskild bilaga. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-09-28 Bilaga, internkontroll uppföljning PN 2015 Beslutet sänds till: Personalnämndens ekonom Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 108 Dnr PN 2015-000043 027 Motion om att öka kunskapen och kompetensen om HBTQ-frågor hos kommunens personal och förtroendevalda (2/15) Kommunfullmäktigeledamöterna Lenita Hellman (M) och Andreas Löwenhöök (M) föreslår i en motion att Skellefteå kommun ska genomföra ett HBTQ-lyft. Syftet med HBTQ-lyft är att öka kunskapen och kompetensen om HBTQpersoners situation för en bra tillvaro för alla människor oavsett könsidentitet. Det handlar om att se varje människa och skapa möjligheter för dem att leva sina liv på egna villkor och se förbi invanda mönster och normer. För motionärerna är det viktigt att människor respekteras för den man är i olika livssituationer oavsett om det är i vården eller på fotbollsplanen, på arbetsplatsen eller i den omsorg man får på ålderns höst. Kommunledningskontoret kommer att genomföra ett HBTQ-lyft för kommunens personal och utbildningen genomförs under november 2015. Utbildning sker för 600 chefer och specialister i samarbete med Norsjö, Malå samt Piteå kommuner. Utbildningen är upplagd med en interaktiv del som skapar förutsättning att fortsätta arbetet i hemkommunen med fler medarbetare och chefer över tid. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Att motionen inte ska leda till några ytterligare åtgärder med hänvisning till den utbildning som redan finns inplanerad under hösten 2015. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-09-07 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2015-02-09, 94 Motion (2/15) 2015-01-14 Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige Personalchef
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 109 Dnr PN 2015-000173 020 Jämställdhetssäkra alla beslut Kommunfullmäktige beslutade 2015-02-17, 44 att alla nämnder och förvaltningar rekommenderas att i tjänsteskrivelser ange att prövning ur jämställdhetssynpunkt har gjorts och att resultatet av prövningen redovisas i skrivelsen samt att alla nämnder och förvaltningar erinras om vikten av att beakta jämställdhetsperspektivet i sin verksamhet. Ärenden till personalnämnden har flera perspektiv att beakta vid beredningsprocessen och kommunledningskontoret föreslår därför att det i tjänsteskrivelser som ska prövas i personalnämnden ska anges att en prövning av frågan ur jämställdhetssynpunkt har gjorts. Att i tjänsteskrivelser ska det framgå att prövning ur jämställdhetssynpunkt har gjorts. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-09-23 Kommunfullmäktiges protokoll 2015-02-17, 44 Beslutet sänds till: HR Strategi- och utveckling Kommunhälsan
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 110 Dnr PN 2015-000174 024 Kompetensförsörjning 80-90-100 Kompetensförsörjningsstrategin för 2014-2018 fastslår att kommunen ska ha rätt kompetens för framtida utmaningar, kunna attrahera nya medarbetare och tillvarata den kompetens som finns inom organisationen. Det finns idag flera åtgärder för ändamålet bl.a. kan medarbetare mellan 60 och 67 år få vara partiellt tjänstlediga upp t.o.m. 30 % med bibehållen tjänstepensionsavsättning. Detta nyttjades i våras av ca 15 % (160 medarbetare). Åtgärden kan beskrivas som 70-70-100 dvs arbete 70 %, lön 70 % och 100% tjänstepensions avsättning. Kommunledningskontoret föreslår att anställda som har fyllt 60 år skulle få möjlighet att ändra sin sysselsättning från heltid till 80 % av heltid men ha lön motsvarande 90 % och tjänstepensionsavsättning motsvarande heltid. Åtgärden kan betecknas som 80-90-100. Kostnaden beräknas till ca 6,5 miljoner kronor/år beräknat på 150 medarbetare. Under förutsättning att medel anvisas i personalnämndens budget under åren 2016-2018: a) Möjlighet till 80-90-100 prövas under 3 år inom äldreomsorgen och stöd och service. b) Åtgärden genomförs också på försök i kommunens samtliga övriga verksamheter men inom den ekonomiska ramen dvs. förvaltningen svarar för eventuella merkostnader och rationaliseringar. c) Försöken utvärderas utifrån påverkan på verksamheten, medarbetare och ekonomi. d) Uppföljning av omställningsprogrammet. e) Försöken träder i kraft 2016-07-01. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-09-24 Bilaga Kompetensförsörjning 80-90-100 Beslutet sänds till: Personalchef Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 111 Dnr PN 2015-000153 006 Sammanträdesplanering 2016 för personalnämnden Personalnämnden beslutade 2015-09-10, 88, att kommunledningskontoret ska upprätta ett nytt förslag till sammanträdesplan för personalnämnden 2016 med motiveringen att med förestående byte av ordförande ska antalet nämnder ska uppgå till samma antal som 2015. Kommunledningskontoret har därför upprättat ett nytt förslag till sammanträdesplan för personalnämnden 2016. Förslaget kvarstår att antalet sammanträden ska minskas i förhållande till år 2015 för att skapa förutsättningar för kompetensutveckling och omvärldsbevakning. Förslaget är att antalet sammanträden är sju stycken under året med möjlighet att lägga in ytterligare vid speciella behov. Totalt i timmar mot föregående år så skiljer det åtta timmar. Under 2015 har 10 sammanträden planerats varav 9 är halvdagar och en heldag, summa 44 timmar kostnad 22 000 kronor/timme, totalt 964 000 kronor. För 2016 är antalet nämnder 7, varav 5 halvdagar och två heldagar med verksamhetsbesök, summa 36 timmar 22 000 kronor, totalt 792 000. Utrymmet som skapas blir 172 000 kronor per år. Då alla detaljer kring tidsplanen för budgetprocessen inte är klar ännu, så beslutas exakt datum senare. Godkänna sammanträdesplaneringen för 2016. Kommunledningskontoret tjänsteskrivelse 2015-09-28 Beslutet sänds till: Chef för Kommunhälsan Personalchef Personalnämndens ekonom
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 112 Dnr PN 2015-000050 028 Delrapport och uppföljning av projektet Fokus arbetsglädje Projektet Fokus Arbetsglädje har till årsskiftet 2015 pågått i två år. Målet med projektet har varit att den stressrelaterade ohälsan hos Skellefteå kommuns medarbetare ska sjunka från nivån 35 % till högst 20 % Det var efter medarbetarundersökningen 2012 som personalnämnden uppdrog till Kommunhälsan att genom projektet Fokus Arbetsglädje bidra till att den upplevda stressrelaterade ohälsan skulle sjunka. Vid mätning 2014 var den upplevda stressrelaterade ohälsan 32 %. En förbättring men ännu inte måluppfyllelse. Under projektets gång har projektledaren varit sjukskriven. Trots detta har projektet fortskridit enligt plan men med fördröjning av planerade aktiviteter såsom chefsutbildningar och medarbetarutbildning. För att fullfölja projektet enligt plan föreslås att projektet förlängs till 2016-06-30 på 50 %. Finansiering av projektet samt medarbetarutbildningen föreslås göras med del av medel av det överskott Kommunhälsan beräknas ha 2015-12-31. 1. Notera rapporten. 2. Godkänna förlängning av projektet Fokus Arbetsglädje med 6 månader till 2016-06-30. 3. Inget tillskott av medel till projektet tillskjuts utan tas från det överskott Kommunhälsan har 2015-12-31. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-09-28 Beslutet sänds till: Chef för Kommunhälsan Budget och bokslut
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 113 Dnr PN 2015-000002 026 Hälsoläget kommunen Hälsoläget för kommunen presenteras i form av ackumulerad sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron är fortsatt hög men en sänkning kan skönjas de senaste månaderna. Notera rapporten. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-09-28 Diagram
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 114 Dnr PN 2015-000003 026 Hälsoläget Kommunhälsan Hälsoläget för Kommunhälsan presenteras i form av ackumulerad sjukfrånvarostatistik. Sjukfrånvaron är fortsatt hög på förvaltningen men på väg åt rätt håll. Prognosen utifrån rehabiliteringsarbete och rehabiliteringsmöten är att sjukfrånvaron kommer att sjunka något under resterande månader men vara fortsatt hög. Tålamod och uthållighet krävs även fortsättningsvis. Notera rapporten. Kommunhälsans tjänsteskrivelse 2015-09-28 Diagram
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 115 Dnr PN 2015-000005 020 Delgivningar 2015 Följande delges: Dnr 2015.58 109 Kommunstyrelsen Protokoll 2015-08-25, 370. Kompensation till nämnderna för deltagande i framtidsdagarna 2015 Dnr 2015.18 730 Kommunstyrelsen Protokoll 2015-05-06, 306. Handikappolitiska planen Ett Skellefteå för alla, uppföljning 2014 (komplettering). Dnr 2015-175 100 Kommunfullmäktige Protokoll 2015-09-15, 223. Nämndernas styrkort år 2016. Dnr 2015-177 005 Kommunfullmäktige Protokoll 2015-09-15, 226. Informationssäkerhetspolicy. Dnr 2015-176 042 Kommunfullmäktige Protokoll 2015-09-15, 231. Nya riktlinjer för intern kontroll. Dnr 2015-118 024 Kommunfullmäktige Protokoll 2015-09-15, 237. Ersättning till styrelsen för Science City AB. Dnr 2015.44 029 Kommunal Anmälan av arbetsplatsombud och skyddsombud. Dnr 2015.49 029 Vårdförbundet Anmälan av arbetsplatsombud och skyddsombud.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Underlag till delgivningar förvaras i särskild akt under sammanträdet. Delgivningarna läggs till handlingarna.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 116 Dnr PN 2015-000007 020 Nulägesrapporter 2015 Personalchef och chef för Kommunhälsan ger muntlig nulägesrapport från verksamheten. Notera informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 117 Dnr PN 2015-000008 029 Löne- och förhandlingsärenden 2015 Förhandlingschef redovisar aktuellt läge inom löne- och förhandlingsverksamheten. Notera informationen.