Förutsättningar för eleverna att nå målen utifrån lärarnas arbetssituation

www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Förutsättningar för eleverna att nå målen utifrån lärarnas arbetssituation Kalmar kommuns revisorer

Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Revisionsfråga och kriterier... 1 1.2. Avgränsning och metod... 1 1.3. Avvikelser från projektplanen...2 2. Iakttagelser...3 2.1. Systematiskt arbetsmiljöarbete...3 2.1.1. Enheterna...3 2.1.2. Övergripande...4 2.1.3. Bedömning...4 2.2. Rektors pedagogiska ledarskap...5 2.2.1. Bedömning...6 2.3. Kompetensutveckling...6 2.3.1. Bedömning...7 2.4. Behörighet...8 2.4.1. Bedömning...9 2.5. Stöd och resurser...9 2.5.1. Bedömning...10 2.6. Lärarnas arbetstid...11 2.6.1. Bedömning... 11 2.7. Administrativa uppgifter... 12 2.7.1. Bedömning...13 3. Revisionell bedömning... 14 kalsdflkj

1. Inledning 1.1. Revisionsfråga och kriterier Revisorerna i Kalmar kommun har gett i uppdrag att genomföra en revisionsgranskning utifrån följande revisionsfråga: Säkerställer barn- och ungdomsnämnden att förutsättningarna för eleverna att utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål är ändamålsenliga? Revisionsfrågan omfattar även Södermöre kommundelsnämnd. Revisionsfrågan ska besvaras genom följande revisionskriterier: Det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete för lärarna Rektors pedagogiska ledarskap är väl fungerande enligt skollag och läroplan Lärarna erbjuds och deltar i kompetensutveckling Undervisande lärare är behörig i ämnet Det finns stöd och resurser till lärarna för att klara läroplanens uppdrag Planering av lärarnas arbetstid sker på ett ändamålsenligt sätt Lärarna har avlastning avseende administrativa uppgifter 1.2. Avgränsning och metod Granskningen är avgränsad till att omfatta barn- och ungdomsnämnden samt Södermöre kommundelsnämnd och verksamheten i grundskolan. Under våren 2013 genomförde vi en enkät till lärarna i årskurs 3, 6 och 9 samt en enkät till samtliga rektorer. Enkätfrågorna utgick från revisionsfrågan och revisionskriterierna. Syftet med enkäten var att skapa ett material som skulle ligga till grund för djupintervjuerna. Svarsfrekvens på lärarenkäten är 41 % och rektorsenkäten har en svarsfrekvens på 81 %. Den låga svarsfrekvensen på lärarenkäten innebär att det inte går att dra några säkra generella slutsatser för lärarnas åsikter. Vi har ändå valt att presentera enkätresultaten i vissa delar. Flera av enkätfrågorna är konstruerade som påståenden. Den svarande ska ta ställning till påståendet enligt följande skala: Instämmer helt Instämmer i huvudsak Instämmer delvis Instämmer inte alls Vet ej Det finns även enstaka frågor som kan besvaras med ja eller nej. Kalmar kommuns revisorer 1 av 16

Vi har intervjuat - två grupper med lärare från hela kommunen med 9 lärare per grupp, - två grupper med rektorer med 5 rektorer i varje grupp, - presidierna för Södermöre kommundelsnämnd och Barn- och ungdomsnämnden samt - tjänstemän på barn-och ungdomsförvaltningen och från Södermöre kommundelsnämnd. Intervjuerna baserades på revisionsfrågan, revisionskriterierna samt enkätresultaten. 1.3. Avvikelser från projektplanen En målsättning med enkäten var att dela upp resultatredovisningen på skolorna. Den låga svarsfrekvensen för lärarenkäten innebär att en sådan uppdelning inte är möjlig. Vidare har vi utökat intervjuerna med presidiet från Södermöre kommundelsnämnd samt utvecklingsledaren för barn och ungdom i Södermöre kommundel. 1.4. Sakavstämning Rapportens sakinnehåll är avstämt med förvaltningschefen för barn- och ungdomsförvaltningen och Södermöre kommundelschef. Inga avvikelser framfördes i avstämningen. Kalmar kommuns revisorer 2 av 16

2. Iakttagelser 2.1. Systematiskt arbetsmiljöarbete 2.1.1. Enheterna Barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd har delegerat arbetsmiljöansvaret för skolenheterna till respektive rektor. Vid delegering av arbetsmiljöansvaret ska den som mottar delegationen få utbildning och förutsättningar att fullfölja sitt uppdrag. De intervjuade rektorerna anser att de har fått utbildning och förutsättningar att fullfölja detta ansvar bl.a. genom introduktionsutbildning när de anställdes samt möjligheten att delta i återkommande utbildningar i arbetsmiljöarbete. Vidare anser rektorerna att de hanterar arbetsmiljöfrågorna genom: - att leda skyddsronderna, - att lyfta arbetsmiljöfrågorna i de lokala samverkansgrupperna och vid arbetsplatsträffarna samt - hantera de lokala anmälningarna om brister I intervjuerna med lärare och rektorer framgår att det på varje enhet finns skyddsombud och att det genomförs skyddsronder en gång per termin. Det finns rutiner för skyddsronderna, uppföljning av dessa och mallar för att dokumentera dem. Enkätresultaten för lärarna visar att en knapp majoritet (52 %) instämmer helt eller i huvudsak i att det regelbundet undersöks och bedöms risker ur hälsosynpunkter på deras skola. Vidare är det 78 % av de svarande lärarna som instämmer helt eller i huvudsak i att det finns tydliga rutiner för hur tillbud, olycksfall och klagomål hanteras och åtgärdas på deras skola. Genom intervjuerna framgår att detta varierar mellan skolorna. För rektorerna är det samtliga som instämmer helt eller i huvudsak på dessa två påståenden. För påståendet På min skola skrivs handlingsplan för de risker som inte åtgärdas på en gång är det 71 % av rektorerna respektive 43 % av de svarande lärarna som instämmer helt eller delvis. Det är det område som utifrån enkätsvaren kan anses få störst kritik. De intervjuade lärarna anser att de är delaktiga i det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att de rapporterar brister och följer de rutiner som finns. Rektorerna anser att samtlig personal tar sitt ansvar genom att anmäla brister. Det handlar framför allt om den fysiska arbetsmiljön. För påståendet På min skola är lärarna delaktiga i det systematiska kvalitetsarbetet är det 88 % av rektorerna respektive 48 % av de svarande lärarna som instämmer helt eller delvis. Rektorerna anser att lärarnas arbetssituation i flera sammanhang skapar en hög arbetsbelastning och stress. Rektorerna anser vidare att de lyfter denna problematik i bl.a. medarbetarsamtalen samt vid större personalmöten. Detta är även ett område som närmare undersöks i samband med den regelbundna enkäten om den psykosociala arbetsmiljön. Kalmar kommuns revisorer 3 av 16

Arbetsgivaren ska enligt arbetsmiljölagen vid ändring i verksamheten så som personalneddragningar, omorganisationer och ombyggnad göra en konsekvensbeskrivning och riskanslys av arbetsmiljön. Rektorerna och förvaltningsledningen anser att detta ligger inom ramen för rektors ansvar för den inre organisationen och delegeringen av arbetsmiljöansvaret. I verksamhetshandboken finns en rutin och mall för konsekvensbeskrivningen. I intervjuerna med rektorer och lärare framgår att denna rutin och mall inte används fullt på kommunens skolor förutom inom Södermöre kommundelsnämnd. 2.1.2. Övergripande Vartannat år genomförs en kommunövergripande psykosocial arbetsmiljöenkät med lärarna. Enkäten följs upp och den analyseras på enhetsnivå. Lärarna får återkoppling på enhetsnivå. Barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd får enkätresultatet presenterat för sig. Lärarna anser att det på vissa skolor inte blir någon fortsättning eller att det vidtas några konkreta åtgärder till följd av enkätresultaten. Rektorerna och förvaltningsledningen tar utifrån analyserna fram åtgärdsprogram för arbetsmiljön som presenteras för nämnderna. Dessa åtgärdsprogram följs upp av nämnden och kommundelsnämnden. Det genomförs även en årlig enkät med fokus på arbetsmiljön. Den kommunövergripande personalhälsan tillhandahåller enkäten och förvaltningen distribuerar den till de lokala skyddsombuden, de fackliga organisationerna samt rektorerna. Personalhälsan sammanställer svaren på nämnds- och enhetsnivå. Enkäten och analys av resultaten redovisas till nämnden, respektive rektor samt de lokala samverkansgrupperna. Eventuella åtgärder vidtas på respektive skola i första hand. Förvaltningsledningen anser att de båda enkäterna är viktiga verktyg för att identifiera brister i arbetsmiljön och i arbetsmiljöarbetet. De ligger även som grund för åtgärder som förvaltningsledningen och nämnden beslutar om. Personalens olyckor och tillbud rapporteras från skolorna till personalavdelningen. Nämnderna får sammanställning redovisad en gång per år. Nämnderna har också regelbundna möten med de fackliga organisationerna för att bl.a. uppmärksamma och följa arbetsmiljöfrågorna. Vid delegering av arbetsmiljöansvaret är det viktigt att följa upp hur uppdraget genomförs. Nämndens presidium och presidiet från Södermöre kommundelsnämnden anser att de får uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet genom enkäterna, rapporteringen av sjukskrivningar, olyckor och tillbud, samverkansprotokollet och i sin roll som kontaktpolitiker. 2.1.3. Bedömning Utifrån enkätsvaren med anknytning till det systematiska arbetsmiljöarbetet kan vi konstatera att lärarna är aningen mer kritiska än rektorerna till hur arbetet bedrivs. En majoritet av lärarna instämer helt eller delvis i flera av påståendena om arbetsmiljöarbetet. Det område som behöver utvecklas mest utifrån enkätsvaren är arbetet med att upprätta handlingsplaner för de risker som inte åtgärdas på en gång. Det gäller för hela kommunen. Vi kan konstatera att både rektorer och lärare är med- Kalmar kommuns revisorer 4 av 16

vetna om vikten av en god arbetsmiljö, ansvarsfördelningen i arbetsmiljöarbetet samt förfaranden för att påverka. Vi kan konstatera att det genomförs uppföljning och kontroll av arbetsmiljön genom enkäterna, i samverkansgrupperna, genom skyddsronderna och genom olika rutiner för att anmäla olyckor och tillbud. Materialet analyseras och det tas fram åtgärdsprogram. Vi har inte kunnat få full klarhet i att åtgärdsprogrammen verkligen genomförs. Vidare konstaterar vi att rutin och mall för konsekvensbeskrivning vid ändringar i verksamheten inte används i tillräckligt utsträckning för verksamheterna under barn- och ungdomsnämnden. Detta bör ytterligare implementeras hos rektorerna. Vi bedömer att det finns ett systematiskt arbetsmiljöarbete på de berörda enheterna, på barn- och ungdomsnämndens och på Södermöre kommundelsnämnd. Vi anser att det är en brist att vissa av de problem som framkommer i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte åtgärdas. 2.2. Rektors pedagogiska ledarskap Skollagen (2010:800) anger att det pedagogiska arbetet vid en skolenhet ska ledas och samordnas av en rektor. Rektorerna ska särskilt verka för att utbildningen utvecklas. Vidare ska rektorn besluta om sin enhets inre organisation och fattar i övrigt de beslut och har det ansvar för det som anges vidare i skollagen eller andra författningar. Rektorn ska bl.a. organisera verksamheten så att lärarna ges förutsättningar att planera undervisningen samt utveckla former för samverkan och kunskapsutbyte mellan lärarna. I den mål- och resultatstyrda skolan är rektors ledarskap en viktig katalysator i skolans förbättringsarbete för att frigöra den potentiella kapaciteten i skolorganisationen. Varje rektor har en assistent samt biträdande rektor som lokalt stöd på skolan. I rektorernas enkät är det en övervägande majoritet som anser att de vid behov kan få expertstöd vad gäller personal- och ekonomifrågor. Det är en knapp majoritet som anser att de kan få expertstöd i fråga om arbetsmiljöfrågor. De intervjuade rektorerna utvecklar detta och anser att stödet när det gäller lokalfrågor har förbättrats de senaste åren. Vidare anser rektorerna att stödet för ekonomi- och personalfrågor är tillfredställande. Rektorerna har varierande syn på vad som avses med pedagogiskt ledarskap. I grunden anser flera rektorer att det pedagogiska ledarskapet handlar om att organisera sin verksamhet samt föra och skapa samtal och diskussioner med lärare och arbetslagen om den pedagogiska verksamheten. I ett större perspektiv anser rektorerna att det även handlar om samtliga delar i rektors uppdrag. I intervjuerna framgår att det finns variationer och olika prioriteringar på skolorna i fråga om hur det pedagogiska ledarskapet bedrivs. Klassrumsbesök kan vara en del i rektors pedagogiska ledarskap som kan ligga till grund för fortsatta samtal med pedagogerna om utveckling och metodik. I enkätsvaren är det 79 % av lärarna som instämmer delvis eller instämmer inte alls i påståen- Kalmar kommuns revisorer 5 av 16

det Min rektor för regelbundna klassrumsbesök. Av rektorerna är det 53 % som anser att de i sitt pedagogiska ledarskap gör regelbundna klassrumsbesök. På påståendena Min rektor ställer tydliga krav på mig som lärare samt Min rektor ställer utmanande krav på mig som lärare instämmer helt eller i huvudsak 71 % respektive 61 % av de svarande lärarna. 88 % av rektorerna instämmer helt eller i huvudsak i att de ställer tydliga krav på sina lärare. Det är 58 % av rektorerna som instämmer helt eller i huvudsak i att de ställer utmanande krav på sina lärare. Vad gäller påståenden om återkoppling från rektor på lärarnas presentationer och undervisning är det en majoritet av de svarande lärarna som instämmer delvis eller inte alls. Rektorerna har för dessa påståenden en majoritet av svaren på instämmer i huvudsak och instämmer delvis. De intervjuade lärarna och rektorerna anser att rektor är tillgänglig på olika sätt via t.ex. mail, telefon eller på plats i skolan. Lärarna anser att rektorernas ledarskap i flera sammanhang sker i anknytning till kortsiktiga och akuta frågor och problem. Det pedagogiska ledarskapet återspeglas framför allt i samband med planering av verksamheten och olika pedagogiska projekt. Lärarna i intervjuerna anser att rektorerna är för lite ute i verksamheten samt ger för lite återkoppling på deras pedagogiska insatser. Den återkoppling som sker består enligt lärarna av för mycket information om måluppfyllelse i form av statistik. Både lärare och rektorer anser att det är rektor som fattar beslut på skolan. De intervjuade rektorerna anser att det pedagogiska ledarskapet är komplext och hör ihop med det övriga ledarskapet. Rektorerna för bl.a. fram besök och iakttagelser, återkoppling och utveckling som viktiga delar i ledarskapet. Samtidigt anser flera rektorer att de arbetar för att skapa både formella och informella möten mellan lärarna för ökat utbyte. Rektorerna anser att deras roll även är att initiera frågeställningar som lärare och arbetslag kan diskutera. 2.2.1. Bedömning De variationer som finns mellan rektorer i fråga om det pedagogiska ledarskapet är sannolikt en följd av den relativt höga decentraliseringen i organisationen samt det statliga rektorsuppdraget. Vi kan konstatera att rektorerna har stor frihet att utforma den inre organisationen samt driva sitt pedagogiska ledarskap utan inblandning från andra. Vi konstaterar vidare att både rektorer och lärare anser att återkopplingen från rektor till lärare behöver utvecklas. Detta gäller hela kommunen. Vi bedömer att rektorerna tar ansvar för att organisera sina enheters inre organisation men inte fullt ut tar ansvar för att leda och samordna det pedagogiska arbetet. Det gäller både Barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd. Det handlar framför allt om brister i att ge återkoppling till lärarna på deras pedagogiska insats samt leda långsiktigt pedagogiskt utvecklingsarbete. 2.3. Kompetensutveckling Enkätsvaren visar på en skillnad i uppfattningen om kompetensutveckling utifrån de frågor som ställs. Samtliga rektorer anser att lärarna erbjuds fortlöpande kompe- Kalmar kommuns revisorer 6 av 16

tensutveckling och att lärarna deltar i arbetsgivarens kompetensutveckling. Av de svarande lärarna är det 53 % som anser att de erbjuds fortlöpande kompetensutveckling och 77 % anser att de deltar i arbetsgivarens kompetensutveckling. Både rektorer och lärare anser i enkätsvaren att det även förekommer att lärarna ordnar sin egen kompetensutveckling. Intervjuerna och dokumentation visar att det finns olika möjligheter till kompetensutveckling. Kommunens personalavdelning erbjuder vissa övergripande utbildningar som riktar sig till både rektorer och lärare. Det handlar bl.a. om brandskyddsutbildning och introduktionsprogram för ledare och chefer. Södermöre kommundelsnämnd arbetade vid intervjutillfället med att ta fram en kompetensutvecklingsplan för de tre kommande läsåren för kommundelens personal inom förskola och skola. Planen ska innehålla utbildningar som kan härledas till personalens medarbetarsamtal men även till övergripande mål och satsningar. Det finns sedan ett år tillbaka en arbetsgrupp på barn- och ungdomsförvaltningen med fokus på pedagogik och utveckling. Gruppen har varit aktiva med att ta fram en 3-årig kompetensutvecklingsplan med övergripande fokus. Kompetensutvecklingsplanen ligger därefter som grund för de centralt initierade kompetensutvecklingsinsatserna. Av totalt 16 studiedagar har barn- och ungdomsförvaltningen och Södermöre kommundelsförvaltning valt att styra innehållet i tre för att genomföra storföreläsningar för all personal eller andra kommunövergripande satsningar. Den kompetensutveckling som förvaltningen de senaste åren har erbjudit har fokuserat på implementeringen av den nya lagstiftningen och nationella styrdokumenten. Lärarna i intervjuerna anser att det är möjligt att lägga fram förslag på egen kompetensutveckling men att det är rektor som avgör om det kan genomföras inom ramen för arbetstiden. En grundläggande förutsättning vid dessa tillfällen är att undervisningen går att lösa inom ramen för befintlig organisation. Lärarnas behov av kompetensutveckling diskuteras bl.a. under medarbetarsamtalen. Rektorerna i intervjuerna anser att det är viktigt att väga lärarnas önskemål om specifik kompetensutbildning mot övergripande behov på skolan, elevernas behov, läroplansuppdragen samt övergripande mål och utvecklingsområden. Det sker ett visst samarbete mellan nätverken (skolområdena) i kommunen. Några skolor har tagit fram kompetensutvecklingsplaner För rektorerna gäller att nya rektorer ska gå den statliga rektorsutbildningen. Övriga har fått erbjudande att gå rektorslyftet. Utöver de statliga utbildningarna erbjuder kommunen interna utbildningar som t.ex. arbetsmiljöarbete, brandskyddsutbildning och ledarskapsprogram. 2.3.1. Bedömning Vi kan konstatera att det finns olika möjligheter till kompetensutveckling i kommunen. Förenklat går det att dela upp möjligheterna på fyra nivåer: - Kommunövergripande Kalmar kommuns revisorer 7 av 16

- Nämnd/förvaltning - Skolenhet - Individnivå Vi konstaterar att det sker insatser på samtliga nivåer och att kompetensutvecklingen i flera delar utgår från övergripande behov framför individens enskilda önskemål. Det är en styrka att Södermöre kommundelsnämnd och barn- och ungdomsnämnden arbetar med kompetensplaner. Det kan vara en fördel om kommundelsnämndens och barn- och ungdomsnämndens planer i vissa delar sammanfaller för att koordinera kompetensutvecklingsinsatser. Vi bedömer att kompetensutvecklingen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Kommunens och enheternas behov avgör i stora delar vilka insatser som genomförs övergripande men även individuellt. Inom detta ramverk bedömer vi att lärarna erbjuds och deltar i kompetensutveckling. 2.4. Behörighet Förvaltningen har genomfört en kommunövergripande kartläggning av behörigheterna. Kartläggningen går även att bryta ner på skolnivå. Kartläggningen omfattar även Södermöre kommundelsnämnd. Förvaltningen försöker efterhand uppdatera detta material efterhand som lärarnas legitimation och behörighet beslutas från Skolverket. Enkäten visar att 81 % av de svarande lärarna anser sig behöriga i samtliga ämnen de undervisar i. Rektorerna uppskattar i genomsnitt att 80 % av lärarna på deras skolor är behöriga i samtliga ämnen de undervisar i. De intervjuade rektorerna anser att de vet hur situationen ser ut på deras skola. I intervjuerna med förvaltningen samt representanter för barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd framgår att det vidtas olika åtgärder för att förbättra matchningen mellan behöriga lärare och behoven på skolorna. Det handlar bl.a. om flexiblare tjänstefördelning som omfattar hela kommunen istället för en skola eller ett område. Rektorerna anser att det kan vara svårt att hantera lokala övertaligheter men att centralt stöd och samordning i denna fråga välkomnas. Förvaltningen har sedan årsskiftet en möjlighet att få statistik över andelen genomförda lektioner med behöriga respektive icke-behöriga lärare. I samband med budgetarbetet i oktober och november inleds även arbetet med tjänstefördelningen. Förvaltning och rektorer försöker i största möjliga utsträckning matcha behörigheter mot schema och undervisning samt försöker kartlägga vilka ämnen som det saknas behöriga lärare i. De försöker därefter tjänstefördela och i vissa fall även kompetensutbilda för att få bättre täckning. Rekryteringen hanteras centralt vilket gör det möjligt att arbeta med både övergripande nyrekrytering och omfördelning av lärare när behov uppstår. Detta förväntas öka andelen lektioner som genomförs med behöriga lärare. Utöver det statliga lärarlyftet finns det en avsatt post för ett lokalt lärarlyft för att få behörig personal i vissa ämnen som det är svårt att få behöriga lärare i. Kalmar kommuns revisorer 8 av 16

2.4.1. Bedömning Vi kan konstatera att nämnden och förvaltningen är medvetna om hur det ser ut med lärarnas behörighet i kommunen och att utvecklingen följs. Materialet uppdateras efterhand som Skolverket utfärdar legitimationerna och anger behörigheter. Vår kartläggning genom enkäterna visar att omkring 80 % av lärarna är behöriga i de ämnen de undervisar i. Det gäller för hela kommunen. Enligt överenskommelsen mellan lärarnas fackföreningar och regeringen ligger behörighetskraven fast d.v.s. lärare ska vara behöriga i de ämnen de undervisa i. Legitimerade lärare som saknar behörighet i ämne men under lång tid har undervisat i detta under en övergångsperiod ska kunna få sin yrkeserfarenhet tillgodoräknad och validerad. Vi bedömer att den nuvarande situationen vad gäller behöriga lärare inte överensstämmer med vad som anges i lagstiftningen. Detta är ett område som från statligt håll förändras efterhand som processen med legitimation och behörighet utvecklas. Barn- och ungdomsförvaltningens insatser för att följa utvecklingen och vidta olika åtgärder för att förbättra situationen bedöms som tillräckliga. I kartläggningarna och insatserna ingår Södermöre kommundelsnämnd vilket vi anser är en fördel. 2.5. Stöd och resurser De intervjuade lärarna anser att medarbetarsamtal är givande, att de dokumenteras och följs upp. Av enkäten framgår att samtliga rektorer anser att de har medarbetar samtal med sin personal minst en gång per. 97 % av lärarna anser att de har medarbetarsamtal minst en gång per år. En majoritet av de svarande lärarna och rektorerna instämmer helt eller i huvudsak i att samtalet är framåtsyftande. Vad gäller om framtida utbildningsbehov och eventuella bisysslor kartläggs i samtalet är rektorerna mer benägna att instämma än lärarna. Både rektorer och lärare anser att det brister när det gäller upprättande av en individuell kompetensplan för läraren. De intervjuade lärarna anser att de har möjligheter att påverka läromedelsinköpen. Skolorna har olika varianter för att administrerar kostnaderna för läromedel. Några skolor har avsatt medel för de olika undervisningsämnena som ämneslärarna hanterar. Andra skolor har en övergripande pott som lärare och rektor gemensamt väljer att prioritera inköp för. Omfattningen av möten och konferenstider varierar mellan skolor och ligger inom rektors ansvar för den inre organisationen. Lärarna i intervjuerna anser generellt att tiden för egen planering och spontana utbyten med kollegor har minskat de senaste åren. Den planerade tiden för utbyte och gemensam reflektion används till dagsaktuella ärenden och insatser. Utbytet mellan kollegor varierar mellan skolorna beroende bl.a. på tillgången till egna arbetsrum och arbetsplatser samt hur lärarna är organiserade. Kalmar kommun deltar i SKL:s utvecklingsprojekt PRIO 1 som syftar till att öka elevernas måluppfyllelse. Detta ska framför allt ske genom att stärka det kollegiala samarbetet, framförallt mellan lärare och att utveckla arbetssätt så att skolledningen styr skolans resurser dit de gör störst nytta. 1 http://www.skl.se/vi_arbetar_med/skola_och_forskola/prio (2013-09-12) Kalmar kommuns revisorer 9 av 16

De intervjuade lärarna anser att ett problemområde är tillsättningen av vikarier som i vissa situationer brister genom att det inte tillsätts någon vikarie. Det innebär att lärarna får gå in för varandra för att täcka upp frånvaro vid t.ex. sjukdom eller kompetensutveckling. Barn- och ungdomsnämnden initierade år 2012 central rättning av de nationella proven. Syftet var dels att avlasta lärarna den omfattande rättningen och dels att skapa förutsättningar för enhetlig bedömning. Södermöre kommundelsnämnd valde att inte delta i denna satsning. Barn- och ungdomsnämnden budgeterade för vikarier och extra löner för denna satsning som har sitt ursprung i bl.a. önskemål som framförts i arbetsmiljöenkäten. De intervjuade lärarna anser att detta har resulterat i en bättre rättning, utökat utbyte mellan lärarna som deltar samt avlastning för vissa lärare. Resursfördelningssystemet förändrades inför budgetåret 2012. Förändringen innebar bl.a. att viktningen av de socioekonomiska faktorerna förändrades för att ytterligare lägga vikt på skolornas kompensatoriska uppdrag. Systemet utvärderades våren 2013 och det har framförts viss kritik mot systemet då förändringen av tilldelningen har varit mer markant på vissa skolor. Inom ramen för resursfördelningen finns det möjlighet att söka extra resurser i det som kallas tilläggsbelopp. Tillläggsbeloppet kan sökas en gång per år och ska vara för riktat stöd till en specifik elev. Förfarandet tar inte hänsyn till förändringar under innevarande år vilket enligt rektorerna skapar svårigheter när elever flyttar eller byter skola. I Kalmar kommun erbjuds även sommarskola och lovskola för de elever som behöver extra tid i skolan för att nå målen. Vidare har det inrättats en s.k. juniskola för elever som behöver en extra insats innan skolavslutningen för att nå målen i vissa ämnen. Dessa insatser förväntas utgöra ett generellt stöd i verksamheterna och minska behovet av stödinsatser under ordinarie läsårstider. 2.5.1. Bedömning Under våren 2013 granskade revisorerna om elevhälsan i grundskolan bedrevs ändamålsenligt. Vi bedömde då att barn- och ungdomsnämnden endast till viss del säkerställde att elevhälsan i grundskolan bedrevs ändamålsenligt. Vi har i denna granskning valt att inte beröra elevhälsan även om den verksamheten är ett stort stöd till lärarna för att klara läroplanens uppdrag. I den granskningen ingick även en skola från Södermöre kommundelsnämnd. Spontana och planerade möten mellan lärarna för erfarenhetsutbyte och stöd anses vara en framgångsfaktor som bl.a. SKL lyfter fram i samband med PRIO. Vi kan konstatera att möjligheterna till denna sorts utbyten varierar mellan skolorna och behöver utvecklas. Vi anser att Kalmars deltagande i PRIO är positivt. Vi kan konstatera att kommunens riktlinjer för medarbetarsamtal inte följs fullt ut. Det gäller framför att kartläggningen av bisysslor samt upprättandet av en individuell kompetensplan som inte genomförs fullt ut. Det gäller för hela kommunen. Vi kan konstatera att det har genomförts olika centrala insatser för att stödja lärarna i deras uppdrag t.ex. gemensam rättning. Södermöre kommundelsnämnd valde Kalmar kommuns revisorer 10 av 16

att inte delta i den gemensamma rättningen vilket inte gett deras lärare samma stöd som i övriga kommunen. Vidare konstaterar vi att det sker lokala initiativ i den dagliga verksamheten som också syftar till att stödja lärarna. Några av dessa insatser kommer att behandlas i samband med lärarnas arbetstider och avlastning för administrativa uppgifter. Vi anser att det är svårt att göra en övergripande bedömning inom detta område då det finns variationer inom kommunen. 2.6. Lärarnas arbetstid Lärare och rektorer i intervjuerna anser att schema, möten och lärarnas övriga tid på skolan följer de överenskomna avtalen mellan arbetsgivaren och fackförbunden. Rektorerna anser att de är tydliga med att lärarna har 35 timmar på skola vilket omfattar undervisning, enskild och gemensam planering, gemensamma möten och konferenser etc. Utöver detta har lärarna även förtroendetiden som omfattar 10,5 timmar som lärarna förfogar över på egen hand. Vid schemaläggning kan lärarna i varierande grad uttrycka önskemål om upplägg och omfattning. På några skolor är schemaläggningen klar innan sommaren och på andra strax innan skolan början i augusti. Möjligheten att påverka schemaläggningen varierar mellan skolorna. På några skolor tillfrågas lärarna innan schemaläggningen och på andra skolor får de ta ställning till ett färdigt förslag. Det är vanligtvis biträdande rektor som sköter schemaläggningen. Vid schemaläggning måste hänsyn tas till lärarnas önskemål, elevernas behov, lärarnas tjänstgöringsgrad, behörighet, arbetsmiljön, tillgången till lokaler etc. Schemaläggningen präglas på flera skolor av samtal och diskussioner som tar tid från planering och annan förberedelse. Det som påverkar schemaläggningen i stora drag är specialsalar som t.ex. idrott, matsal, slöjd och hemkunskap. I rektors ansvar ligger att organisera lärarna inom enheten. Intervjuerna visar att rektorerna väljer olika lösningar för att på bästa möjliga sätt anpassa organiseringen av lärarna efter enhetens förutsättningar i fråga om resurser, lokaler, antal elever etc. Det handlar bl.a. om lärarna organiseras i arbetslag eller ämneslag samt att tider för möten och konferenser förändras för att skapa tid under perioder med hög arbetsbelastning. Det finns även variationer mellan skolorna vad gäller bl.a. när gemensamma möten genomförs, hur arbetsrummen utformas och hur rastvakten organiseras. Södermöre kommundelsnämnd inledde ett arbete med att inrätta 40 timmars vecka för lärarna. Detta försök avbröts pga. oenighet mellan arbetsgivaren och ett fackförbund. Enligt representanterna för barn- och ungdomsnämnden finns det för närvarande inget intresse för en sådan förändring inom deras ansvarsområde. 2.6.1. Bedömning Ingångna avtal för lärarnas arbetstider följs. Planeringen i form av schemaläggning varierar mellan skolorna över hela kommunen genom bl.a. olika stora möjligheter för lärarna att påverka sitt schema. I några sammanhang beror variationen i lärarnas påverkansmöjligheter sannolikt på antalet lärare på skolan och tillgängliga lo- Kalmar kommuns revisorer 11 av 16

kaler. En liten skola kan ha större svårigheter att vara flexibel vad gäller lärarnas arbetstider jämfört med en större skola. Vi kan vidare konstatera att biträdande rektor och rektor tar det övergripande ansvaret för schemaläggningen och planeringen på sina respektive skolor. Vi bedömer att planeringen av lärarnas arbetstider är ändamålsenlig med hänvisning till rektorernas ansvar för den inre organisationen samt att lärare och rektorer anser att ingångna avtal följs. Det gäller både barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd. 2.7. Administrativa uppgifter Granskningen har fokuserat på de administrativa uppgifterna i form av lärarnas uppdrag att arbeta med åtgärdsprogram, individuella utvecklingsplaner, skriftliga omdömen, betyg, frånvarorapportering, ledighetsansökningar samt övrig information till elever och föräldrar. Utifrån intervjuerna framgår att kommunen sedan några år tillbaka har ett webbaserat system för att hantera flera delar av det som vi frågar efter i enkäten. Lärarna i intervjuerna anser att det är tydligt att systemet ska användas på samtliga skolor men att implementeringen och utbildningen i användningen av systemet har varit för knapp. Det har bl.a. resulterat i skillnader i fråga om hur lärarna formulerar sig i systemet samt hur vissa arbetsprocesser genomförs i systemet. Samtliga intervjuade anser att satsningen med personliga datorer till lärarna har underlättat användningen av systemet. I samband med datorsatsningen genomfördes även investeringar för att utveckla infrastrukturen i form av trådlösa nätverk. Hur dessa investeringar har fallit ut råder det varierande åsikter om hos de intervjuade. I samband med datorsatsningen har även arbetsplatsernas ergonomi lyfts i ett arbetsmiljöperspektiv. Enkätresultaten visar att en övervägande majoritet av lärarna och rektorerna anser att det finns mallar, stödmaterial och system för att upprätta och administrera de ovan nämnda uppgifterna. Frågan är formulerad som ja eller nej fråga. Det finns några lärare och rektorer som har svarat nej vad gäller mallar, stödmaterial och system för övrig information till elever och föräldrar samt för betyg. Svarsstatistiken på enkäten visar generellt att både lärare och rektorer anser att befintliga mallar, stödmaterial och system är användarvänligt och hjälper lärarna i deras arbete. En majoritet av svaren ligger på instämmer helt eller instämmer i huvudsak för samtliga administrativa uppgifter. Flera av de intervjuade lärarna och rektorerna anser att systemet är instabilt och långsamt. När lärarna behöver hjälp med systemet är det i första hand den biträdande rektorn som kontaktas och i andra hand systemförvaltaren på förvaltningskontoret. Förvaltningen är medveten om den kritik som har framförts mot systemet. Det har skapats en arbetsgrupp under våren 2013 för att utveckla systemet och förenkla mallarna i det. I Kalmar kommun finns sedan januari 2013 ett kontaktcenter för medborgarna och den kommunala servicen. Kontaktcentret kommer, enligt förvaltningsledningen, Kalmar kommuns revisorer 12 av 16

efterhand att även hantera vissa delar av skolans administration t.ex. sjukanmälningar av elever vilket då lyfts från lärare och den administrativa personalen på skolorna. 2.7.1. Bedömning Vi konstaterar att det finns ett webbaserat system för hela kommunen för att hantera flera delar av de administrativa uppgifterna som lärarna har. Vi anser att system i flera delar täcker in de administrativa uppgifter som vi har fokuserat på i denna granskning. Lärarnas och rektorernas åsikter om systemet kan sammanfattas i att det är bra när det fungerar men att det finns driftsproblem som försvårar och ibland förhindrar användningen. Vi bedömer att systemet och eventuellt även infrastrukturen behöver utvecklas för att fullt ut stödja den administration som lärare och rektorer ska hantera i systemet. Vidare bör kommunen överväga att utveckla ett mer lokalt stöd till lärarna genom t.ex. lokala experter på skolorna. På så sätt kan stödet ges tidigare och systemförvaltaren kan fokusera på utveckling av systemet och allvarliga ärenden. Detta gäller både Barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd. Kalmar kommuns revisorer 13 av 16

3. Revisionell bedömning Utifrån slutsatserna för revisionskriterierna bedömer vi att barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd i stora delar säkerställer att förutsättningarna för eleverna att utvecklas så långt som möjligt enligt utbildningens mål är ändamålsenliga. Detta grundar vi på följande: - Det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete på enheterna som fungerar i stora delar. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete är en garanti för att personalen och eleverna ska ha en arbetsmiljö som gynnar verksamheten och därmed elevernas möjligheter att nå målen. Ett utvecklingsområde är att i större utsträckning åtgärda de brister som upptäcks i det arbetet. De åtgärdsprogram som tas fram bör kompletteras med en uppskattning av kostnaden för åtgärderna. - Rektorerna har ett tydligt ansvar för sin verksamhet och den inre organisationen och de hanterar detta ansvar. Generellt kan rektorernas pedagogiska ledarskap förstärkas genom att rektorerna har en tydligare ledning och samordning för att ge ett aktivt stöd, stimulera och inspirera till lärarnas eget lärande om vad som skapar framgångsrik undervisning. Det statliga uppdraget anger bl.a. dessa delar som pedagogiska ledarskap. - Kompetensutvecklingen är ändamålsenlig och utgår från både kommunens övergripande behov och enheternas behov. Kompetensutvecklingsbehoven grundar sig på uppföljningen av verksamheten samt till viss del medarbetarsamtalen. På så sätt identifieras utvecklingsområden för verksamheten som kan gynna elevernas måluppfyllelse. - Lärarnas behörighet överensstämmer inte med lagkraven i nuläget. Förvaltningarna och nämnderna är medvetna om situationen och arbetar på olika sätt för att förbättra detta. Behöriga lärare är en av flera grundläggande förutsättningar för att bedriva adekvat undervisning. - Stödet till lärarna för att klara uppdraget varierar mellan enheterna. Inom ramen för rektors beslut och ansvar för den inre organisationen ligger bl.a. att tillse att lärarna har förutsättningar att genomföra sitt uppdrag. Vidare har rektor bl.a. ansvar för att genomföra medarbetarsamtal med personalen. Flera av revisionskriterierna berör detta övergripande område. De variationer som finns mellan enheterna kan påverka likvärdigheten inom kommunen och elevernas möjlighet att nå målen. Samrättningen bör gälla hela kommunen för att öka likvärdigheten. - Rektorerna har ansvar för att planera lärarnas arbetstider vilket också sker. I planeringen tas hänsyn till elevsituationen på skolan, lokaler, arbetstidsavtal och elevernas behov. Elevernas möjligheter att nå målen stöds bl.a. genom en god planering av lärarnas arbetstider som ger utrymme för undervisning, planering och möten inom ramen för skoldagen. Kalmar kommuns revisorer 14 av 16

- Det finns stödsystem för lärarnas administrativa uppgifter. Systemet kan utvecklas genom att bli en stabilare miljö samt tillföras lokalt stöd för lärare och rektorer. Genom ett effektivt och fungerande stöd för lärarnas arbetsuppgifter vad gäller administration skapas tid för andra delar i det pedagogiska uppdraget. De administrativa uppgifterna fyller i bästa fall även en funktion som underlag för utveckling och pedagogiska samtal med kollegor, ledning och elever som bidrar till elevernas möjligheter att nå målen. Kalmar kommuns revisorer 15 av 16

Viktor Prytz Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Kalmar kommuns revisorer 16 av 16