KYRKORÅDET 2011-02-07 1 (20) Plats och tid Åkersberga Kyrkliga Centrum måndag den 7 februari 2011. 19:30-21.10. Ledamöter Tjänstgörande ers Ersättare Leif Törnquist, Lars Starkerud, Marianne Knutsson, Ulf Ellnebrant, Jan Winberg, Mats Broström och Jan Bonander. Kristina Lemón, Dörte Kind, Mary Jensen Kerstin Nilsson, Rolf Ericsson, Elisabeth Toller, Pär Lindforss, Titti Jöngren. Övriga Mick och Magnus Lidbeck 4. Ekonomichef Karin A Widing, kyrkogårds- och fastighetschef Stefan Mattsson och organisationschef Pär Åkerström. Utses att justera Lars Starkerud Justeringens plats och tid Protokollet är justerat 2011-02-11 Sekreterare Ordförande Justerande Pär Åkerström Leif Törnquist Lars Starkerud BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ KYRKORÅDET Sammanträdesdatum 2011-02-07 Datum för anslagets uppsättande 2011-02-11 Datum för anslagets nedtagande 2011-03-04 Förvaringsplats för protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum Underskrift 1-20 Pär Åkerström
KYRKORÅDET 2011-02-07 2 (20) KR 1 SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE, NÄRVARO, VAL AV JUSTERARE Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Kyrkoherden inledde med läsning ur Dag Hammarskölds vägmärken följt av betraktelse och bön. Lars Starkerud utsågs att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.
KYRKORÅDET 2011-02-07 3 (20) KR 2 ANMÄLAN OM TILLÄGGSÄRENDEN OCH FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Tre nya ärenden anmäldes. Fråga på tidningsinsändare, fråga om sociala media och fråga om kyrkvakt anmäldes. Ordförande uppmanade kyrkorådets ledamöter och ersättare att anmäla tilläggsärenden i så god tid som möjligt till sekreteraren eller ordföranden för att dessa skulle kunna vägas in i dispositionen av sammanträdet. Att med dessa tillägg fastställa föredragningslistan
KYRKORÅDET 2011-02-07 4 (20) KR 3 DELEGATIONSBESLUT Ärende Kyrkorådets arbetsutskotts protokoll 2011-01-24 hade delgivits. Ett ojusterat exemplar hade utsänts men original fanns justerat till sammanträdet. att notera att man fått del av arbetsutskottets protokoll 2011-01-24.
KYRKORÅDET 2011-02-07 5 (20) VERKSAMHETSINFORMATION KR 4 FÖRSAMLINGENS ENGAGEMANG I ZHOUKOU Ärende Mick och Magnus Lidbeck hade inbjudits för att delge information om församlingens engagemang i Zhoukou i Kina. Särskilt noterades att AIDSprojektet som församlingen bistått avslutats och att församlingens senare bistånd bestått av medel för stipendier till elever och för stöd till teologiska skolans omkostnader. Mick och Magnus informerade om mötet med människor i församlingen och skolan där de undervisar i själavård. Uppdraget som lärare hade erhållits genom kontakt med evangeliska östasiatiska missionen. I diskussionen som vidtog framkom att många kvinnor utbildas till bibellärare och pastorer. Vidare meddelades att pastor Ma kommer att besöka Sverige och Österåker senare i vår. Att notera informationen till protokollet
KYRKORÅDET 2011-02-07 6 (20) PERSONALÄRENDEN KR 5 PASTORSADJUNKT Ärende Kyrkoherden informerade om att församlingen fått en förfrågan om att ta emot en pastorsadjunkt under ett år med början 13 juni 2011. Prästvigningen sker i storkyrkan den 12 juni. Kyrkoherden meddelade att han tackat ja till att ta emot Veronica Ferreira och till handledare för henne hade Nina Sagovinter utsetts. Att notera att man fått del av informationen
KYRKORÅDET 2011-02-07 7 (20) KR 6 FAMILJERÅDGIVARE Ärende Kyrkoherden informerade om aviserad pensionsavgång för Gudrun Lindgren och om behovet av att återbesätta tjänsten som familjerådgivare. Diskussion vidtog varvid framkom det angelägna i att återbesätta tjänsten som familjerådgivare. Att återbesätta tjänsten som familjrådgivare.
KYRKORÅDET 2011-02-07 8 (20) KR 7 REPRESENTANT I KLIPPANS STYRELSE Ärende Församlingen har en suppleantplats i Klippas styrelse. Lena Ideström Nordlander hade erhållit förändrade arbetsuppgifter varför ny representant från församlingen behövde utses. Kyrkoherden föreslog att kyrkorådet skulle välja Marie Engström till församlingens representant i Klippans styrelse. Att utse Marie Engström till församlingens representant i Klippans styrelse.
KYRKORÅDET 2011-02-07 9 (20) KR 8 ÖVRIGA PERSONALÄRENDEN Ärende Ekonomichefen informerade om att ny receptionist, Victoria Strömstedt hade internrekryterats. För uppkommen vakans som församlingsassistent inom barnverksamheten har rekrytering påbörjats. Vidare informerades om att det i enlighet med tidigare beslut påbörjats rekrytering av tjänst som värdinna/husmor på grund av förestående pensionsavgång. Att notera informationen till protokollet
KYRKORÅDET 2011-02-07 10 (20) EKONOMIÄRENDEN AU 4 KR 9 TIDSPLAN FÖR ÅRSREDOVISNING/VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2010 OCH BUDGETPROCESS 2012 Ärende/arbetsutskottets behandling Förslag till tidsplan årsredovisning/verksamhetsberättelse 2010 hade utsänts. 2011-01-21 Ledningsgruppens sammanträde om riktlinjer för verksamhetsberättelsen. 2011-01-21 Sista dag för inlämnande av fakturor och andra handlingar som påverkar bokslut 2010. Böckerna stängs. 2011-02-xx Verksamhetskollegium. 2011-02-21 Kansliets första beredning. 2011-02-21 Arbetsutskottet informeras arbete pågår (AU 11) 2011-02-28 Senaste inlämning av material för verksamhetsberättelsen. 2011-03-04 Preliminärt bokslut beräknas vara klart, analys i ledningsgrupp. 2011-03-xx Verksamhetskollegium 2011-03-18 Ledningsgruppens beredning av verksamhetsberättelsen 2011-03-28 Arbetsutskottets behandling 2011-04-26 Kyrkorådets behandling 2011-04-30 Sista dag för underskrift av årsredovisning 2011-05-04 Slutrevision med revisorer 2011-05-24 Kyrkofullmäktiges beslut
KYRKORÅDET 2011-02-07 11 (20) Tidsplan budget 2012 2011-02-21 AU:s principdiskussion, förslag till budgetriktlinjer (se AU 11) 2011-03-01 Verksamheternas budgetförberedelser påbörjas 2011-03-07 Kyrkorådet fastställer budgetriktlinjer (se KR 12) 2011-05-20 Verksamhetskollegiets överläggning med ledningsgruppen 2011-xx- Ledningsgruppens sammanställning inför verksamhetsplan 2012 2011-09-12 Arbetsutskottets stora budgetdiskussion. 08.30 15:00 2011-09-xx MBL-information 2011-10-03 Arbetsutskottets slutliga behandling 2011-10-xx MBL- förhandling 2011-10-24 Kyrkorådets behandling 2011-10-31 Sista dag för anmälan av begravningsavgift. 2011-11-10 Kyrkofullmäktiges beslut verksamhetsplan- och budget 2012 2011-11-15 Sista dag för anmälan om kyrkoavgift. Andra ekonomiska händelser under året rapporteras fortlöpande liksom prognoser som redovisas efter varje kvartal. Arbetsutskottet beslutade föreslå kyrkorådet besluta att anta tidtabellen för arbetet med årsberättelse, verksamhetsberättelse 2010 och budgetarbete 2012. Kyrkorådets behandling Kyrkorådets ordförande föredrog ärendet. I ärendet framkom synpunkten att om ett nytt beslut avseende kyrkorådets sammanträde i mars fattas senare vid dagens sammanträde korrigerar det beslutet ovanstående tidsplan. Att anta tidtabellen för arbetet med årsberättelse, verksamhetsberättelse 2010 och budgetarbete 2012.
KYRKORÅDET 2011-02-07 12 (20) AU 5 KR 10 UTBILDNINGSPLAN FÖR ARBETSUTSKOTT, KYRKORÅD OCH KYRKOFULL MÄKTIGE Ärende All personal och alla förtroendevalda är kyrkans representanter och ambassadörer, var de än befinner sig. Inte endast i kyrkan utan lika mycket som granne, kund i kvartersbutiken eller som klassförälder mm. Vi som arbetar i kyrkan måste ha nödvändiga kunskaper om den egna församlingen. Dessutom bör vi för egen del, helst på ett personligt sätt, kunna svara på frågan varför vi är kyrkotillhöriga. Därför bör varje församlingsledning tänka igenom hur man rustar medarbetarna till att bli goda ambassadörer. Det måste få kosta både tid och pengar. ur Caroline Krooks biskopsbrev i juletid 2001. Förtroendeorgan Mål Tid/omfattning Kyrkofullmäktige Fördjupning och kontinuerlig utbildning i församlingens verksamhet. Vidare delta i processen kring framtagandet av församlingsinstruktion i enlighet med plan. Informations och utbildningspass i samband med fullmäktigesammanträde Kyrkoråd Utbildning i frivilligt engagemangs mekanismer och förutsättningar. Utbildning i Svenska kyrkans internationella ansvar Utbildning i församlingslivets förutsättningar Tid avsätts i samband med sammanträden och i samband med särskilda tillfällen.
KYRKORÅDET 2011-02-07 13 (20) Förtroendeorgan Mål Tid/omfattning Arbetsutskott Arbetsgivarutbildning avseende personalansvar. Överläggningar med ledningsgrupp i budget och verksamhetsstrategiska frågor. (2-3 dagar/år. I enlighet med enskilda beslut. Rådgivande grupper Kyrkans tidning, Magasin Kyrkvärdar Förkovran i roll och funktion Särskilda erbjudanden och egna initiativ inom kollegiet. Arbetsutskottet beslutade föreslå kyrkorådet besluta att anta ovanstående utbildningsplan för 2011. Kyrkorådets behandling Ordföranden föredrog ärendet. Att anta utbildningsplan för 2011.
KYRKORÅDET 2011-02-07 14 (20) AU 9 KR 11 REMISS FÖRSLAG TILL ÄNDRING I FÖRSAMLINGS- OCH PASTORATSINDELNINGEN Ärende/arbetsutskottets behandling Kyrkoherden föredrog ärendet. Särskilt noterade att förändringarna i församlings- och pastoratsindelning är en aktuell fråga i stiftet. Kyrkoherden föreslog att ett svar skulle författas med innebörden att Lidingö församling bör få ingå i Roslags-kontrakt i enlighet med utsänt förslag. Arbetsutskottet beslutade att uppdra till kyrkoherden att formulera ett förslag till svar inför kyrkorådets behandling. Kyrkorådets behandling Ordföranden aviserade att handlingarna till ärendet borde ha tillsänts kyrkorådet för att kyrkoherdens förslag till svar skulle kunna förstås på ett meningsfullt sätt. Kyrkoherden föreslog att ärendet skulle återremitteras för att behandlas vid senare tillfälle och att både underlag och förslag till svar tillsändes kyrkorådet. Att återremittera ärendet till kyrkoherden för beredning.
KYRKORÅDET 2011-02-07 15 (20) AU 11 KR 12 ÄNDRAD TID FÖR SAMMANTRÄDE Ärende/kyrkorådets behandling Under ärendet Om- och tillbyggnade etapp två delgavs att styrgruppen träffat församlingens gruppledare för information om ekonomisk prognos för etapp 2. Det framkom vid tillfället att kyrkofullmäktige kan komma att behöva tillskjuta mer medel för detta ändamål. Kyrkorådet föreslogs därför att justera sammanträdestiderna enligt följande: 7 februari: Kyrkorådets sammanträde i enlighet med tidigare fastställt beslut 21 februari: Arbetsutskottets sammanträde med start kl. 18:00 28 feb utgår. 7 mars: Kyrkorådets sammanträde. Sammanträdet 14 mars utgår. Arbetsutskottet beslutade att justera sammanträdesdatum och tid för arbetsutskottets sammanträde och att föreslå kyrkorådet besluta att justera sammanträdesordningen för kyrkorådet i enlighet med ovan angivna förslag. Kyrkorådets behandling Ordförande föredrog ärendet. I diskussionen som följde framkom det väsentliga i att försöka möjliggöra för så många som möjligt att delta vid sammanträdet den 7 mars. Vidare framkom synpunkten att om möjligt se över kyrkorådets sammanträden i oktober och november som kolliderar med sammanträden i kommunens regi. Ett förslag lämnades om att tidigarelägga sammanträdet den 7 mars till klockan 17:00. Att tidigarelägga kyrkorådets marssammanträde till 7 mars klockan 17:00 istället för sammanträdet den 14 mars som utgår.
KYRKORÅDET 2011-02-07 16 (20) TILLÄGGSÄRENDEN KR 13 INSÄNDARE KANALEN Ärende I insändare i tidningen kanalen hade uttalats att en person blivit nekad deltagande i församlingsverksamhet med anledning av att han ej var konfirmerad. Fråga ställdes till kyrkoherden om fakta i detta ärende. Kyrkoherden förklarade omständigheter som ej framkommit av artikeln och meddelade att han hade för avsikt att besvara insändaren med förtydligande och klarläggande. Att notera informationen till protokollet
KYRKORÅDET 2011-02-07 17 (20) KR 14 SOCIALA MEDIER Ärende Mary Jensen ställde fråga om församlingens strategi och idéer om sociala medias roll i församlingsarbetet. Kyrkoherden informerade om att Svenska kyrkans nationella nivå arbetar med att ta fram riktlinjer och råd om hur församlingar, dess anställda och verksamheter kan använda sociala media på ett ansvarsfullt och etiskt försvarbart sätt. I diskussion som vidtog framkom att till exempel facebook används av många församlingsbor varför församlingen borde vara aktiv där. Kyrkoherden informerade om att många är aktiva och att det lokalt uttalats vikten av att vara särskilt varsam om vad och hur man delger information och att inte offentligt delge information kopplat till tjänsteutövningen som diakon eller präst. Att notera informationen till protokollet
KYRKORÅDET 2011-02-07 18 (20) KR 15 KYRKVAKT Ärende Kyrkoherden refererade till en diskussion förd under ledningsdagarna med arbetsutskottet och ledningsgruppen avseende projekt nystart församlingsliv. Där hade framkommit en viss osäkerhet avseende kyrkligt centrums öppethållande under de planerade personaldagarna och önskemål om att erbjuda församlingsborna öppettider. Där hade föreslagits att viss bemanning kunde utgöras av till exempel förtroendevalda enligt schema, 2 & 2 några timmar i taget. I diskussion som följde ställdes frågan om det var möjligt att hålla stängt under vissa dagar med anledning av att församlingen är en begravningsmyndighet. Nomineringsgrupperna ombads se över möjligheten att mobilisera under kontorstid eller del därav frivilliga kyrkvakter för att möjliggöra för församlingsborna att komma till kyrkan och få personligt bemötande och hänvisning till tider för hjälp i aktuella ärenden. En särskild anmälningsblankett kommer att tas fram. Att uppdra till nomineringsgrupperna att se över möjligheten att bemanna kyrkligt centrum under kontorstider avsedda dagar i maj.
KYRKORÅDET 2011-02-07 19 (20) KR 16 RAPPORTER Inkommen post En handling med notering av inkommen post till kyrkorådet utdelades, noterades och kommenterades. Projektlistan Projektlistan för 2011 delades ut. Öppethus i verksamheten I enlighet med tidigare beslut hade aviserats om att erbjuda samtliga förtroendevalda möjlighet att delta i verksamhet under därför särskilt avsatt tid. Kyrkoherden informerade om att personalen är beredda på besök i verksamheten under vecka 10-12. Verksamheterna som är aktuella kan läsas på församlingens webbplats och i terminsfolder. Vill man göra studiebesök på kyrkogårdarna är man välkommen att göra det under vecka 18 och 19.
KYRKORÅDET 2011-02-07 20 (20) KR 15 SAMMANTRÄDET AVSLUTAS Kyrkoherden ledde i avslutande bön och välsignelse och ordföranden förklarade sammanträdet för avslutat kl. 21.10.