Implementering av flexibel växelvård

Projektrapport Implementering av flexibel växelvård Vård- och äldreomsorgen i Alingsås kommun 2011 Alingsås 2011-12-31 Titti Bengtsson

Förord Möjligheten att bo kvar hemma är för många äldre beroende av om anhöriga kan ge hjälp och stöd. En viktig stödform för anhörigvårdare är avlösning, där möjlighet till så kallad växelvård är en viktig del. För att anhöriga och vårdtagare skall välja denna form av avlastning är det viktigt att insatsen är lättillgänglig och av god kvalitet. Flera intervjustudier med anhörigvårdare i Sverige vittnar om anhörigas behov av ett mer flexibelt växelvårdssystem. Möjlighet att själv bestämma intervall för avlastning, förlänga en vistelse samt möjlighet att akut få avlastning i händelse av sjukdom var några av önskemålen som framkom. I den undersökning i Alingsås som initialt genomfördes i samband med detta projekt uppvisades samma resultat. Projektet Implementering av Flexibel växelvård har sin grund i ett av vård och äldreomsorgens kvalitetsmål "Stöd till närstående". Diskussioner startade så långt tillbaka som 2006 hur vård och äldreomsorgen kunde utveckla användandet av sina växelvårdsplatser mer kvalitativt och och mer effektivt. Dessa diskussioner utmynnade till slut i projektet "Flexibel växelvård". Syftet med projektet, med hänvisning till ovan skrivna, har varit att ge både den enskilde och dennes anhörig möjlighet att kunna boka växelvård efter egna önskemål och att ha den enskilde och anhörige i fokus. Jag vill rikta ett tack till projektledaren Titti Bengtsson som genomfört projektet med stort engagemang och haft stor del i det goda resultatet. Stort tack även till övriga som bidragit till projektets genomförande och att vår personalen på växelvårdsavdelningen har medverkat med ett stort engagemang i positiv anda. Alingsås den 24 februari 2012 Sonny Dahl Avdelningschef Vård och äldreomsorgsförvaltningen Alingsås kommun

Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 1 1 INLEDNING... 2 1.1 Bakgrund till projektet... 2 1.2 Projektets syfte och mål... 2 1.3 Projektperiod och kostnadsram... 2 1.4 Projektets organisation... 2 1.5 Kommunikation... 3 1.7 Avgränsning... 3 2 NULÄGE... 3 3 GENOMFÖRANDE OCH RESULTAT... 3 3.1 Metod... 3 3.1.1 Projektets förlopp och resultat... 4 3.2 Uppföljning... 6 4. SLUTSATS... 6 Bilaga 1... 7

SAMMANFATTNING Växelvård är en form av korttidsboende där den enskilde är hemma vissa perioder och på korttidsboende vissa perioder. Denna omvårdnadsform kan erbjudas då närstående som vårdar den enskilde har behov av tillfällig eller regelbunden avlösning. Beslut om korttidsplats i form av växelvård fattas enligt 4 kap. 1 Socialtjänstlagen som ett bistånd för livsföring i övrigt. Tidigare beslutade biståndshandläggare växelvården i form av antal veckor i månaden på korttidsboende. Verksamheten planerade perioderna och meddelade den enskilde/anhörig. Under 2011 fattas besluten i antal dagar/år. Biståndshandläggare kan fatta beslut om växelvård med en omfattning upp till 150 dagar per år och Vård och äldreomsorgsnämndens arbetsutskott växelvård med en omfattning över 150 dagar per år. Projektet Implementering av flexibel växelvård har syftat till att den enskilde/anhörig skulle ges möjlighet att boka sin växelvårdsplats efter eget önskemål. Ett bokningssystem och arbetssätt arbetades fram, där den enskilde och anhörig är i fokus. Växelvårdsplatserna är förlagda till ett korttidsboende mot tidigare sex, vilket ger möjlighet till större flexibilitet och bättre personkontinuitet. 1

1 INLEDNING 1.1 Bakgrund till projektet Hösten 2006 arbetade Vård och äldreomsorgsförvaltningen i Alingsås kommun med att belysa växelvårdens utformning utifrån den enskildes perspektiv. Oktober-september 2009 genomfördes ett projekt Flexibel växelvård-en kartläggning. Syftet med projektet var att kartlägga möjligheter, konsekvenser och kostnader på lång och kort sikt. Detta projekt skulle fungera som beslutsunderlag att gå vidare i processen med. Hösten 2010 beslutade vård och äldreomsorgsnämnden med projektet som underlag att flexibel växelvård skulle implementeras, vilket resulterade i detta projekt. Projektet har haft stöd i vård och äldreomsorgens kvalitetsmål 9, Stöd till närstående. I förfrågan till anhöriga och personer med växelvård så hade det framkommit att de önskade ett mer flexibelt växelvårdssystem. Ett fortsatt antagande var då att ett flexibelt växelvårdssystem skulle öka nöjdheten till dem som använder sig av det. 1.2 Projektets syfte och mål Syfte: Projektet syftade till att implementera ett flexibelt växelvårdssystem, vilket innebar: Implementering i full skala av det nya systemet, vilket innefattar möjlighet för anhöriga att kunna välja tider då de önskar växelvård Förenkling av bokningshanteringen av växelvård i jämförelse med dagens rutiner Att växelvården i Alingsås kommun har den enskilde och anhöriga i fokus Huvudmål: Växelvård ska kunna bokas i det nya växelvårdssystemet from september 2011 Delmål: Ställa färdigt ett administrativt system för bokning och översikt av växelvården Presentera rutiner gällande Hälso och sjukvårdsansvaret, vilka ska finnas och ha tyngdpunkten på medicinhanteringen. Informera aktuella personer och anhöriga om det nya arbetssättet och bokningssystemet Anpassa beslut från myndighetsavdelningen så att dessa stämmer överens med det nya systemet, dvs beslut i timmar/år Föreslå ett växelvårdssystem som är så effektivt som möjligt Upprätta en informationsplan 1.3 Projektperiod och kostnadsram Projektet har löpt under februari-september 2011, med uppföljning under september-december 2011 av projektledaren. Kostnadsramen har varit 132 tkr 1.4 Projektets organisation Projektbeställare: Sonny Dahl Projektledare: Titti Bengtsson 20 % arbetstid februari - december It samordnare: Susanne Sandberg 5 % arbetstid under fem månader Facklig referensgrupp som träffats en gång per månad under våren och vid två tillfällen under hösten. Kommunal : Annelie Sporrong Vision : Kristina Timdahl FSA : Ann.-Charlotte Widell SSR : Heléna Sager ersattes hösten 2011 av Anna-Karin Proos LSR. Kerstin Rigstedt Vårdförbundet: Marie Dahl 2

1.5 Kommunikation Projektledaren har ansvarat för att kommunikationen fungerat både internt och externt. Kommunikation med interna aktörer har skett kontinuerligt genom planerade möten, dels via facklig referensgrupp som haft månadsvisa möten, samt kommunikation med berörda enhetschefer. Efter att beslut tagits att förlägga alla växelvårdsplatser till avdelning 3 på Kvarnbackens rehabcentrum, har möten och planeringsdag hållits med arbetsgruppen och enhetschef på den avdelningen. Projektet har kommunicerats via intranätet och projektbeställning och beskrivning finns utlagt på intranätet. Vård och äldreomsorgsnämnden har fått information i september månad på nämndmöte. Kommunikation med den enskilde/anhörig har skett dels genom telefonsamtal och bokade möten. Under våren sommaren har hembesök av projektledare och biståndshandläggare erbjudits till samtliga vårdtagare och anhöriga med växelvårdsbeslut. Alla har fått besök förutom i ett fall där man avböjde, informationsbrev skickades istället om flexibel växelvård och återkopplades via telefonsamtal. Projektledaren har varit på anhörigcafé och informerat samt på pensionärsrådet. Projektet har även fått uppmärksamhet via Alingsås tidning samt Alingsås närradio. 1.7 Avgränsning Projektet ansvarade för att implementera flexibel växelvård på Kvarnbackens rehabcentrum och korttidsboendet Syrenen. De växelvårdsplatser som finns på Bjärkegården och Hemsjögården var ej aktuella för projektet utan skulle användas som tidigare. Projektledaren kunde dock komma fram till att den mest kostnadseffektiva lösningen, samt att möjligen ge en större flexibilitet, kunde vara att samla alla växelvårdsplatser på ett boende. Då kunde Bjärkegården och Hemsjögårdens platser komma att påverkas. Detta beslutsunderlag skulle i så fall läggas fram till projektbeställaren att ta beslut om, i den beslutsinstans som projektbeställaren fann lämplig. 2 NULÄGE Utgångsläget i projektet var att förändra växelvården till att bli flexibel, dvs att gästen och dennes anhörig kan boka in tider på växelvård som man själv önskar. Tidigare var det förvaltningen som angav tidsperioderna och besluten var angivna i veckointervaller/år. Efter projektet är besluten angivna i antal dagar/år. Växelvårdsplatserna var också förlagda till sex enheter, i projektet förändrades detta till en enhet. Projektets tidsram har hållits då implementering full skala var klar 2011-09-05. Kostnaderna har också hållits inom budgetram. 3 GENOMFÖRANDE OCH RESULTAT Projektledaren har främst arbetat utifrån den tidsplan för projektet som presenterades i projektbeskrivningen ( se 3.1.2) En prioriteringsordning lades utefter den. 3.1 Metod Under varje huvudaktivitet valde projektledaren ut vilka personer/grupper där behov av möten fanns. Till projektledarens hjälp fanns den fackliga referensgruppen som träffats en gång i månaden under våren och hösten. Under arbetes gång har projektledaren haft kontinuerliga möten med projektbeställaren och även i vissa delar gjort kartläggning och återlämnat för beslut till projektbeställaren. Projektledaren har också haft mycket kontakt med sjuksköterskor och enhetschefer i Sverige som bedriver växelvård, för att samla information. Ett studiebesök gjordes i Vänersborg i samband med det. Vi fick även ett besök från Falköpings växelvård på planeringsdag för avd 3 Kvarnbackens rehabcentrum, den grupp som blev utsedd att arbeta med flexibel växelvård. 3

För att lära det nya växelvårdssystemet så fick administratör och projektledare utbildning i systemet. Utbildningen har under hösten även getts till enhetschef och till administratörens kollega. Till gäster och anhörig har möten varit i deras hem och det har även tagits mycket kontakt per telefon. Under hösten gjordes uppföljningar med gäster och anhöriga genom telefonsamtal. Med personal som är involverade i flexibel växelvård gjordes uppföljningen genom möte. 3.1.1 Projektets förlopp och resultat Den beräknad tidsplanen Huvudaktivitet Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1. Anpassade beslut X X X 2.Rutin Hsv X X 3. Kartläggning platsutnyttjande 4.Bokningsrutin/ system 5.Information till verksamhet/ enskild/anhörig 6.Uppföljning av projekt X X X X X X X X X X X X X X Huvudaktivitet 1. Anpassade beslut Möten hölls både med avdelningschef för bistånd samt med biståndshandläggare i mars. Överenskommelse mellan projektledaren och biståndshandläggaren, som gjorde gemensamt hembesök hos de personer som hade växelvårdsbeslut, för att både ge information från projektledaren och nya beslut av biståndshandläggaren i antal timmar/år. Bokningarna gjordes av projektledaren med anhöriga. Resultat: Detta resulterade i att alla ville använda sig av det nya bokningssystemet. Ovan ställda tidsplanen hölls. 2. Rutin Hsl Förslag att medicinhanteringen kunde ske genom egenvårdsbegreppet i de fall det fanns möjlighet. Detta för att möjliggöra att gäster kan komma på kväll /helg då ordinarie sjuksköterska ej är i tjänst, samt att i de fall där anhörig sköter medicindelning i hemmet ska kunna överföra den hanteringen till växelvården. Diskussioner pågick under våren och sommaren om möjligheterna Projektledaren kunde inte ta beslut i frågan, då denna fick lämnas för beslut till projektbeställare, för vidare beslut av förvaltningschef. Projektledaren bifogade en undersökning hur man hanterar medicinhantering på andra växelvårdsplatser i västsverige Resultat: I avvaktan på beslut och riktlinjer för hantering av medicinhantering på växelvård, så resulterade det i att sjuksköterskor på Kvarnbacken följer samma riktlinjer som på korttidsboenden, dvs alla dosetter ska delas om och medicinlista upprättas. Gäster och deras anhöriga ska ha tomma dosetter och mediciner, samt medicinlista med sig. På kväll helg tillkallas sjuksköterska i tjänst för att ombesörja detta. 4

3. Kartläggning/platsutnyttjande Denna aktivitet var den första åtgärd som projektledaren startade med, då det var grundläggande för hela arbetet. Kartläggning av växelvårdsplatsernas belägenhet gjordes samt hur Bjärkes/Hemsjös invånare utnyttjade sina platser. Det visade sig att Bjärkes plats utnyttjades av Alingsåsare och boende i Hemsjö, samt att platsen i Hemsjö utnyttjades av boende i Bjärke samt många lediga veckor. Förslaget lämnades till projektbeställaren att lägga alla växelvårdsplatser på en avdelning, förslagsvis avd 3 Kvarnbackens rehabcentrum, detta skulle ge största möjlighet till flexibilitet. Diskussion fördes med enhetschefer för samtliga växelvårdsplatser innan förslaget lämnades. Det var bara Hemsjö som önskade ha kvar sin växelvårdsplats. Förslag till förläggning av korttidsplatser var följande : Förslaget är att förlägga alla växelvårdsplatser till Kvarnbackens korttidsboende och till en avdelning. Förslaget ger möjlighet till största flexibilitet och effektivitet Lätt att hantera bokningssystem då det bara är två administratörer involverade. Ett arbetslag och ssk som arbetar med flexibel växelvård ger större trygghet till vårdtagare och de håller sig uppdaterade med nya systemet. Vi går anhöriga och vårdtagare till mötes i tidigare kartläggning, där de efterfrågade kontinuitet genom att få komma till samma avd. Vi ger alla medborgare i Alingsås kommun möjligheten att utnyttja den flexibla växelvården Resultat: Förslaget gick vidare till förhandling efter att ha varit uppe i Förvaltningens samverkansgrupp. Projektledaren deltog i informationen. Beslut var klart att informeras om i maj till personalgrupp avd 3 samt vid hembesök som gjordes hos vårdtagare. 4. Bokningsrutiner och system En bokningsrutin i open office samt en PUL-ansökan gjordes av It samordnare Susanne Sandberg under mars. Utbildning i systemet var klar i maj månad. Det var i första hand administratör Inger Larsson på Kvarnbackens rehabcentrum som skulle få utbildningen. Resultat: System och rutiner för bokning var fullt utarbetat i juni månad. 5. Information till verksamheten Information har hållits dels via facklig referensgrupp i alla huvudaktiviteter, där det getts möjligheter till synpunkter. Information har skett via kommunportalen samt till enskilda grupper såsom biståndshandläggare och berörd personalgrupp avd 3 Kvarnbacken. Studiebesök gjordes av projektledare tillsammans med enhetschef för Kvarnbacken och rehabchef på Vänersborgs växelvård. Hel planeringsdag inför uppstart hölls 24/8 med avd 3 enhetschef och administratör samt sjuksköterskor. Fokus låg på att ha ett salutogent arbetssätt med avdelningschef Sonny Dahl som inledde dagen. Besök gjordes av enhetschef från Ranlidens växelvård, Falköping som talade om deras arbetssätt med växelvård. Resultat: Omvårdnadspersonal på avd 3, samt sjuksköterskor administratör och enhetschef föreslog på planeringsdag att man var redo att starta 5/9 och beslut togs om det. 6. Information till närstående enskild Projektledaren har varit på anhörigcafé och informerat samt på pensionärsrådet. Alla användare av växelvård har erbjudits hembesök under maj- juli. I augusti tog projektledare åter kontakt per telefon för att hjälpa till att göra de första inbokningarna. Det har skickats skriftligt informationsbrev om hur man bokar plats samt information om verksamheten. Uppföljning i november har skett genom telefonsamtal hur man upplevt den nya flexibla växelvården. 5

Resultat: Gäster och anhöriga tycker att bokningssystemet fungerar bra. De framhåller också att de får ett mycket professionellt och gott bemötande av all personal på den flexibla växelvården vid uppföljningen i november 3.2 Uppföljning Uppföljning har skett med enhetschef, administratör, avd 3 samt sjuksköterskor på Flexibel växelvård under november månad. Kontinuerlig kontakt med samtliga har också skett varje månad. Uppföljning har också gjorts genom telefonsamtal till gäster och anhöriga. Uppföljning skedde med den fackliga referensgruppen i oktober månad. Uppföljningen var positiv, alla tycker att bokningssystemet fungerar på ett bra sätt. Vårdpersonal på avd 3 tycker att arbetet är mycket positivt, inte minst att göra genomförandeplaner i hemmet. Vårdtyngden kan dock vara mycket varierande. Sjuksköterskor har löst medicinhanteringen genom att ha extra delade medicindosetter på enheten. Enhetschef behövde få inloggning och utbildning till att kunna göra bokningar samt att en administratör till behövde detta, vilket åtgärdats i november. Samtliga professioner tyckte att samarbetet vid rehabiliteringsåtgärder behövde stärkas. Detta uppmärksammades även vid referensgruppens möte. Det finns ett arbetssätt ( se bilga 1) som är utarbetad. Verksamheten behöver tydliggöra den. Gäster och anhöriga tycker att det nya systemet fungerar mycket bra. Flera skulle önska att få träning av rehabiliteringsavdelningen under sin vistelse. De tyckte att de får ett gott och professionellt bemötande av all personal på Flexibel växelvård. 4. SLUTSATS Mål och Syfte har uppnåtts. Alingsås kommun har nu en flexibel växelvård med gäst och anhörig i fokus. Det finns ett lätthanterligt bokningssystem, som ger möjlighet för gäst och anhörig att göra bokningar utifrån deras önskemål. Det finns också rutiner för hälso och sjukvårdsinsatser samt rutiner för arbetssätt på flexibel växelvård. Informationsbroschyr om verksamheten finns till gäst och anhörig. 6

Bilaga 1 RUTINER VID FLEXIBEL VÄXELVÅRD Ny gäst Efter biståndsbeslut är beviljat om växelvård, tas kontakt av enhetschef eller kontaktperson för att boka upp ett möte för att göra genomförandeplan, vi erbjuder att göra det i hemmet. Genomförandeplan skrivs om hur hjälpen ska utföras. Vad har man för speciella önskemål. Information överlämnas i form av broschyr och man går igenom denna tillsammans med gäst och anhörig. Mottagande På avdelningen går man igenom genomförandeplanen, har något förändrats sedan sist. dokumenteras det. Ankomstdag skrivs i social dokumentation Isåfall Ankomst/ avresetid Ankomst tidigast kl 14,00 Avresa senast kl 11,00 Detta står i informationsbladet Avresa skrivs i social dokumentation Information till hemtjänst. Om vårdtagare även har hemtjänst, meddelar anhörig att gästen ej är hemma under aktuell tid till hemtjänsten. Detta står i informationsbladet. Bokningsrutiner Tid för växelvård bokas på receptionen hos assistent på Kvarnbacken rehabiliterings centrum vardagar mellan kl 8,00-16,00. Titta behörighet finns i bokningssystemet för sjuksköterskor och vårdpersonal. Man har ansvar att dagligen titta vilka bokningar som inkommit. Mediciner/hjälpmedel Gästen har med sig mediciner och ordinationslista, dessa överlämnas till sjuksköterska. De hjälpmedel man använder i hemmet tar man med. Dock ej toalettförhöjning, lift och liftskynke. Kontaktperson tar kontakt med ordinarie arbetsterapeut eller sjukgymnast för att se över de hjälpmedel som behövs för varje gäst. Är det något som behöver åtgärdas av arbetsterapeut eller sjukgymnast under vistelsen på växelvård, tas kontakt med utsedd arbetsterapeut eller sjukgymnast på Kvarnbackens korttidsavdelningarna. Hjälpmedel som ej är personbundna finns att hämta i förråd i källaren Kostnad vid växelplats Boendekostnad enligt årets taxa för korttid/dygn Omvårdnadsavgift enligt årets taxa för korttid/ dygn om man ej tidigare betalar omvårdnadsavgift, då denna ligger kvar. Måltidsavgift: årets taxa minus avgift för 2 lunch. Den dag man kommer och åker räknas samman till ett dygn när det gäller omvårdnad och hyra. Avdrag för måltider (lunch) görs på ankomst och avresedag 7

ARBETSSÄTT PÅ FLEXIBEL VÄXELVÅRD Vi arbetar med ett salutogent arbetssätt, viket innebär att vi ser till det friska hos varje gäst. Att ge en meningsfull tid på växelvården och att vi försöker följa den vardag gästen har i sitt hem. Vi stödjer gästen i det denne har svårigheter i att utföra Fokus i verksamheten är att hitta meningsfulla aktiviteter efter önskemål från gästerna. Vi erbjuder att göra genomförandeplanen i hemmet, då det har ett stort värde att träffa varje gäst i sin hemmiljö. Uppföljning genom samtal eller telefonsamtal efter varje vistelse med gäst/anhörig om hur vistelsen har varit. Kontaktpersonerna ombesörjer det DAGPLANERING Morgon Rapport från natten, planera dagens aktiviteter, läsa anteckningar. Samordnare för dagen kollar av bokningarna. Samordnare för dagen har ansvar för att skriva in ankomst och hemgång i social dokumentation Planera hemgång och städ av rum Morgonarbete efter genomförandeplanen Samordnare för dagen gör frukost och kollar bokningar för dagen Frukost serveras individuellt efter önskemål (ändrat till arial 10p) Personal tar frukostfika Aktiviteter, startar utefter gästers önskemål, både individuella och gruppaktiviteter Se schema över när Peter har promenader och övrig social samvaro samt ledig tid i rehabs lokaler. De aktiviteter vi har på förslag är följande: gruppgympa med boll baka trädgårdsarbete samtalsstunder ( ex titta i fotoalbum, reminiscenslådor, mm) fredagsmys duka fint till helgen sång och musik ( kanske någon gäst kan spela ) promenader Lunch och raster för gäster och personal Önskar någon senare lunch kan detta värmas. Eftermiddag Ta emot nya gäster Aktiviteter se ovan Eftermiddagsfika Kväll Kvällsmat Göra matbeställningar Ev se någon film, skapa lugn stämning Tv målet serveras vid de tider som önskas. 8

Omvårdnadshjälp inför natten Överlämnande till nattpersonal KONTAKTPERSONENS UPPGIFTER Tillsammans med enhetschef boka upp kontakt med gäst och anhörig för att göra genomförandeplan i hemmet Kontakt med arbetsterapeut, sjukgymnast angående hjälpmedel Meddela förändringar till sjuksköterska Meddela förändringar till enhetschef och justera i genomförandeplanen Hålla kontakt med anhörig. Även komma överens om hur resa ska ske från växel, ex bokning av taxi. Uppföljning genom samtal eller telefonsamtal efter varje vistelse med gäst/anhörig om hur vistelsen har varit. Kontaktpersonerna ombesörjer det NATTPERSONAL Följer genomförandeplanen efter de önskemål som finns kvälls/nattetid där Utdrag ur genomförandeplan finns att tillgå angående natthjälp 9