Del 1 Kommunikationsplan Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Kollektivtrafiknämnden Byggnämnden Miljönämnden Del 2 Tillämpningsanvisningar för information och marknadsföring Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Antagen december 2008 Reviderad Juni 2009 Reviderad Augusti 2009 1
Innehållsförteckning Del 1 kommunikationsplan Beslutad av kollektivtrafiknämnden, teknik- och samhällsbyggnadsnämnden, byggnämnden samt miljönämnden, december 2008. Bra information skapar dialog...3 Inledning...4 Strategi...5 Målgrupper...6 Kanaler...8 Del 2 Tillämpningsanvisningar för information och marknadsföring Beslutad av Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningens ledningsgrupp, november 2008. Reviderad juni och augusti 2009. Informationsansvar i förvaltningen...12 Grafisk profil och avsändaridentitet...14 Webb...18 Strategi för mediekontakt...20 Intern kommunikation...22 Interna kanaler...23 Kommunikations och aktivitetsplaner...24 2
Bra information skapar dialog Vi vill skapa de bästa förutsättningarna för en öppen dialog med medborgarna. Alla ska uppleva att de får den information de behöver och de har inflytande och medansvar. God information och en bra dialog med medborgarna är grunden till en väl fungerande demokrati. Med vårt sätt att kommunicera vill vi påverka attityder och beteenden. Med information och marknadsföring som verktyg kan vi göra avtryck hos kommuninvånarna och skapa en positiv bild av Linköping. När vi berättar om vår verksamhet och uppmärksammar projekt visar vi för medborgarna att Linköping är en stad som hela tiden utvecklas. Med en målinriktad kommunikation, ökad service och mer lättillgänglig information skapar vi tillsammans en positiv bild av Linköping som staden där idéer blir verklighet. Lars Hågbrandt Samhällsbyggnadsdirektör Jan Widmark Ordförande byggnämnden Magnus Landberg Ordförande miljönämnden Muharrem Demirok Ordförande teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Rolf Edelman Ordförande kollektivtrafiknämnden 3
Inledning Nämndernas information Denna kommunikationsplan omfattar de fyra nämnder som är kopplade till Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen: byggnämnden, kollektivtrafiknämnden, miljönämnden, samt teknik- och samhällsbyggnadsnämnden. Nämndernas verksamheter och ansvarsområden skiljer sig åt men har samhällsbyggnadsprocessen som gemensam nämnare. Vissa delar av nämndernas verksamhet måste vi enligt lag förmedla till medborgarna. Det gäller bland annat samråd och utställning av detalj- och översiktsplaner. Andra delar väljer vi att informera om för att ge en ökad service till medborgarna, för att stimulera till dialog och skapa en positiv bild av kommunen. Linköpings kommuns kommunikationspolicy Kommunikationspolicy för Linköpings kommun fastställdes 11 december 2007 av kommunfullmäktige. Policyn gäller för samtliga medarbetare och förtroendevalda i Linköpings kommun. Denna kommunikationsplan ska ses som ett komplement till Linköpings kommuns kommunikationspolicy. 4
Strategi Inriktningsmål»»Med information och marknadsföring vill vi skapa en positiv bild av Linköping. Linköping ska uppfattas som en expansiv kommun där det händer mycket. Helt enkelt, staden där idéer blir verklighet.»»vi vill att Linköping ska upplevas som en attraktiv kommun för människor och företag att bo och verka i.»» Vår information ska bidra till att stärka alliansens vision: friare, tryggare, företagsammare och grönare Linköping samt nämndernas respektive verksamhetsmål.»»vi ska erbjuda en lättillgänglig information och bemöta alla med värdighet och respekt. För att alla ska uppleva att de har inflytande och medansvar ska vi aktivt arbeta för att skapa dialog, engagemang och delaktighet hos medborgarna. Budskap Informationen vi sänder ut kan innehållsmässigt skilja sig åt. Sättet vi väljer att presentera budskapet på ska alltid syfta till att uppfylla våra mål. För att uppnå våra mål krävs en samstämmighet i budskapen vi sänder ut. Devisen där idéer blir verklighet är en grundsten i vår information. Devisen påvisar att vi lyssnar på medborgarnas idéer och visar god vilja att genomföra bra idéer. Genom att marknadsföra våra projekt och vår verksamhet ger vi ett innehåll till devisen. För att formulera budskap utgår vi från våra mål. När vi kommunicerar ska vi lyfta det som bidrar till en positiv bild av Linköping och särskilt framhålla det som bidrar till att skapa ett friare, tryggare, företagsammare och grönare Linköping För att uppnå våra mål ska vi:»»lyfta fram goda exempel på projekt som varit till gagn för linköpingsborna och berätta om vår verksamhet. Genom att informera och marknadsföra de satsningar vi gör får invånarna upp ögonen för sin kommun och de förstår att vi arbetar för ett ännu bättre Linköping.»»Arbeta strategiskt med information. Det innebär att vi i god tid planerar för alla informationsinsatser och i efterhand följer upp och utvärderar kampanjer och andra informationsinsatser. Vi har alltid ett mål och syfte med vår information. Vi arbetar professionellt med information genom att alltid sträva efter att sända ut rätt budskap till rätt målgrupp genom rätt kanal vid rätt tidpunkt.»»ta ansvar för kommunikationen. Vi har ett gemensamt ansvar för att all information ska fungera optimalt. Varje medarbetare har ett personligt ansvar att bemöta intressenter och kollegor med värdighet och respekt.»»informerar offensivt genom att vi syns och söker upp kunderna istället för att passivt vänta på att de ska höra av sig. 5
Målgrupper För att kunna leva upp till kravet på en målgruppsanpassad kommunikation behöver vi först definiera vilken målgrupp det är vi ska kommunicera med. I nästa steg bör vi fundera över hur man når den berörda målgruppen på bästa sätt. Alla linköpingsbor Linköpings alla kommuninvånare är ofta målgruppen för kommunens informationsinsatser. I kommunen bor det ca 140 000 invånare. Svårigheten med en så stor målgrupp är att den är långt ifrån homogen. Olika medborgare behöver olika sorts information presenterad på olika sätt. Att tillgodose allas behov blir ofta mycket svårt. Beroende på frågans art får man överväga genom vilka kanaler budskapet ska presenteras och på vilket sätt. Oftast får målsättningen vara att nå majoriteten av linköpingsborna. Lika ofta som den kommunala informationen är riktad till alla linköpingsbor, kan en mindre grupp av linköpingsborna ringas in som primär målgrupp. Det är alltid viktigt att noga överväga vilken grupp som informationen i första hand riktar sig till. Det kanske är boende i ett visst område, hundägare, föräldrar, cyklister eller villaägare. Kan en mindre grupp identifieras underlättar det valet av informationskanaler och hur budskapet ska utformas. För att nå samtliga linköpingsbor måste hänsyn tas till olika gruppers behov. Nedan beskrivs tre viktiga grupper som i större utsträckning än andra behöver specialutformad information: Personer med utländsk bakgrund Människor som nyligen flyttat till Sverige och har ett annat modersmål än svenska har av naturliga skäl svårare att ta till sig information på svenska. Därför bör vi alltid tänka på att skriva på ett enkelt och tydligt sätt. När invandrargrupper är en speciellt utpekad målgrupp eller när informationen behöver nå samtliga kommuninvånare bör material tas fram på de vanligaste invandrarspråken. Människor med nedsatt funktionsförmåga I gruppen ryms många olika individer och behov. För att underlätta för människor med nedsatt funktionsförmåga bör informationen alltid utformas på ett enkelt och tydligt sätt. Till exempel ska text inte vara för liten eller mot en otydlig bakgrund för att underlätta för synsvaga människor. 6
Ungdomar Ungdomar är en grupp som lätt glöms bort i kommunens information. I strategisk plan med övergripande mål utpekas barn och unga som en grupp där möjligheten att göra sin röst hörd och påverka den lokala politiken är extra viktig. Att kommunicera med unga är inte lätt. Det är den grupp som är mest föränderlig i samhället. Unga människor använder i högre grad modern teknik än äldre. För att nå ungdomar måste man möta dem på deras egen arena. Det kan vara forum på webben, via mobilen eller i skolan. Företag och myndigheter Ofta vänder sig kommunens information direkt till företag och myndigheter. Detta utbyte sker genom väl inarbetade kanaler. Även här gäller det att kommunicera utifrån målgruppens behov, vilket kan innebära att ett detaljerat fackspråk är motiverat. Besökare och turister Att informera tillfälliga besökare och turister om vår verksamhet är viktigt. Kommunens vackra natur och parker attraherar ofta besökare och bör därför finnas med när Linköping marknadsförs som turistort. Blivande linköpingsbor, medarbetare och företagare Kommunens information handlar inte bara om att få linköpingsborna och andra intressenter att få en positiv bild av Linköping. En viktig målgrupp är också alla människor som skulle kunna tänka sig att flytta till Linköping, börja arbeta i kommunen eller kanske starta en verksamhet här. För att hitta den här målgruppen måste vi nå ut med vår information även utanför Linköpings gränser. Den huvudskaliga strategin för att nå dessa är genom ambassadörer. Får vi dem som redan bor och arbetar här att trivas, berättar de i sin tur för vänner och bekanta om Linköping. Ibland räcker det inte att förlita sig på munmot-mun-metoden utan man behöver göra extra marknadsföringsinsatser. Det kan handla om att delta på arbetsmarknadsdagar på skolor runt om i landet, sätta in platsannonser i riktstäckande tidningar, arbeta med PR mot riksmedia, ordna personliga möten med företagare och mycket mera. 7
Kanaler Vid information till externa målgrupper finns flera olika kanaler att välja mellan. Beroende på budskap och målgrupp väljer vi vilken eller vilka kanaler som passar bäst. Vi strävar hela tiden efter att utveckla våra informationskanaler så att de passar målgruppen. En kombination av flera kanaler krävs oftast för att nå ut till alla. Nedan presenteras några av de vanligaste kanalerna som används idag: Webben Kommunens webbplats är ett viktigt forum där information kan spridas snabbt, enkelt och relativt billigt. Webbplatsen är ett naturligt verktyg för den som vill få fördjupad information, där var och en ska kunna ta del av alla beslut av allmänintresse som fattats i våra nämnder. Webbplatsen ska vara interaktiv och bidra till att skapa dialog med medborgarna. Det är viktigt att komma ihåg att alla människor inte har tillgång till en dator. Därför bör information finnas tillgänglig i flera kanaler. Media Massmedia är en utmärkt kanal för att sprida information till många människor. Vi kan själva inte styra vilken information och på viket sätt den publiceras via media. Däremot kan vi utifrån kunskap om nyhetsvärdering förmedla våra nyheter på ett intresseväckande sätt så att de attraherar massmedia. Vi ska ha en god beredskap för att möta mediernas krav på snabb respons och rätt till insyn. Kommuntidningen Dialog Dialog är en gratistidning som utkommer fyra gånger per år och distribueras till alla hushåll i Linköping. Tidningen är en utmärkt kanal för att nå linköpingsborna. Samrådsmöten och utställningar En viktig del av kommunikationen med medborgarna sker i samband med processen att ta fram en detalj- eller översiktsplan. Enligt planoch bygglagen är kommunen skyldig att erbjuda allmänheten att ta del av kommande planer och erbjuda dem möjlighet att lämna synpunkter. Detta sker ofta genom ett samrådsmöte då planen presenteras och medborgarna har möjlighet att ställa frågor och lämna synpunkter. Inkomna synpunkter tas sedan tillvara och en reviderad plan ställs ut. I samband med utställningen har allmänheten ytterligare en chans att tycka till. Vår målsättning med samrådsmötena är att locka många människor och att se till att alla får komma till tals. Vi arbetar ständigt med att förbättra samrådsförfarandet så att fler människor får chansen att utnyttja sina demokratiska rättigheter. För att öka tillgängligheten finns samtliga pågående planer presenterade på kommunens webbplats. Annonsering Annonsering ska användas när vi själva vill styra hur innehållet och presentationen av vårt budskap ska se ut. Beroende på var vi annonserar når vi olika målgrupper. Trycksaker För att kommunicera med allmänheten kan man producera olika former av trycksaker som förklarar verksamheten eller något speciellt förfarande. Byggskyltar När vi bygger om eller bygger nytt i kommunen informerar vi om vad som sker via byggskyltar. Utställningar/evenemang/invigningar etc. Ett sätt att möta kommuninvånarna är genom olika former av evenemang, utställningar och invigningar. Aktiviteter som dessa ger ofta en positiv bieffekt genom publicitet i media. 8
Kanaler för att komma i kontakt med kommunen För att säkerställa en god kommunikation med medborgarna räcker det inte med att skicka ut bra och tydlig information. Medborgarna måste också på ett enkelt och smidigt sätt kunna komma i kontakt med oss. För att skapa en god dialog med medborgarna krävs god kundservice. Kundtjänst Miljö och samhällsbyggnad Kundtjänst, som är en del av Kontakt Linköping, är medborgarnas kanal in till kommunen när det gäller teknik- och samhällsbyggnadsnämndens, miljönämndens, byggnämndens och kollektivtrafiknämndens verksamheter. Kundtjänst möter man som besökare när man besöker oss på Drottninggatan 45 eller när man per telefon vill komma i kontakt med oss. Kundtjänst ska hantera alla inkommande ärenden av enklare karaktär och ta emot synpunkter och klagomål. Svårare frågor skickar kundtjänst vidare till respektive handläggare eller politiker. Det är kundtjänst telefonnummer som vi i första hand uppger som kontaktväg. Det går också bra att kontakta kundtjänst via webben. Vi ska i första hand hänvisa alla som vill ha kontakt med förvaltningen att vända sig till kundtjänst. För att komma i direktkontakt med en tjänsteman eller politiker går det bra att ringa, skicka e-post, fax eller brev. Kontaktuppgifter till nämndledamöter, ersättare och tjänstemän finns att tillgå på kommunens hemsida. Funktionsbrevlådor Respektive nämnd har en funktionsbrevlåda dit man kan skicka e-postmeddelanden, brevlådan bevakas av respektive diarium som förmedlar frågorna vidare till förvaltningens tjänstemän eller nämndernas ordförande. Geografiska utskott Linköpings kommun har elva geografiska utskott. I de olika utskotten sitter kommunpolitiker med plats i kommunfullmäktige. De geografiska utskotten är en kanal ut till medborgarna, men också en kanal för medborgarna att få kontakt med beslutsfattande politiker. Utskotten ska arbeta för att väcka medborgarnas engagemang och stimulera lokal samverkan och utvecklingsarbete. 9
10
Del 2 Tillämpningsanvisningar för information och marknadsföring För Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen 11
Informationsansvar i förvaltningen I förvaltningen har vi ett gemensamt informationsansvar. Varje medarbetare ansvarar för att själv söka den information var och en behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Samtidigt har alla ett ansvar att dela med sig av information som kan vara viktig för andra. Det innebär att vi internt ska hålla varandra uppdaterade, men också att vi ska möta medborgarnas och medias krav på snabb respons och rätt till insyn. Läs mer under strategi för mediakontakt. Varje enskild tjänsteman ansvarar för att känna till och följa de policies och riktlinjer som gäller för information och kommunikation på förvaltningen. Varje kontors- och avdelningschef har ansvar för att förse medarbetarna med den information de behöver. Respektive chef ansvarar också för att viktig information inte stannar inom avdelningen eller kontoret utan når ut till berörda personer. Chefer som deltar vid ledningsgruppsmöten ansvarar för att föra vidare allmän information till medarbetarna. Samhällsbyggnadsdirektören har det yttersta ansvaret för den interna och externa kommunikationen på Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen. Information/ marknad I den gemensamma förvaltningsadministrationen finns en resurs för information och marknadsföring. Information/marknad har till uppgift att driva och utveckla kommunikationsarbetet på förvaltningen och är direkt underställda samhällsbyggnadsdirektören. Information/marknad fungerar som en stödjande funktion i informations- och marknadsföringsfrågor för hela förvaltningen och dess nämnder. Information/marknads ansvar och uppdrag:»»att varje år upprätta en aktivitetsplan för kommande verksamhetsår. Innehållande vilka projekt som strategiskt bör lyftas i marknadsföringssyfte och vilka projekt som kräver extra informationsinsatser tillsammans med en grov skiss för tidsplan och innehåll.»»att stödja förvaltningsledningen i den interna informationsförsörjningen.»» Att säkerställa att all information och marknadsföring följer kommunens kommunikationspolicy, nämndernas kommunikationsplan 12
samt de förvaltningsinterna riktlinjerna för information och marknadsföring.»»att informera medarbetare om kommunens kommunikationspolicy, nämndernas kommunikationsplan samt de förvaltningsinterna riktlinjerna för information och marknadsföring.»»att ansvara för planering av informationsoch marknadsföringsinsatser.»»att i samband med större informations- och marknadsföringsprojekt ta fram en kommunikationsplan.»»att själva producera eller beställa tjänster inom kommunikationsområdet så som: annonser, trycksaker, byggskyltar mm.»»att planera och ansvara för genomförandet av olika evenemang, till exempel invigningar och utställningar.»»att samverka i projekt såväl internt på förvaltningen som i kommunen som med externa samarbetspartners i kommunikationsfrågor.»»att stödja förvaltnings tjänstemän och politikerna i nämnderna i kommunikationsfrågor.»»att ansvara för uppdatering och utveckling av förvaltningens information på den interna och externa webben.»»att delta vid webbrådet (huvudansvarig webbredaktör)»»att ansvara för kontakt med massmedia. Till exempel genom att skriva pressmeddelanden och arrangera presskonferenser.»»att delta vid redaktionsmöten för tidningen Dialog och personaltidningen Linköping.»» Att delta i kommunens kommunikationsstrategiska funktion.»» Att producera förvaltningens interna nyhetsblad MOSnytt»» Följa upp och utvärdera genomförda kommunikationsinsatser 13
Grafisk profil och avsändaridentitet En gemensam grafisk profil och en tydlig avsändaridentitet är mycket viktigt för hur förvaltningen uppfattas av omgivningen. Med en tydlig avsändare förstår mottagaren vem som står bakom informationen och det blir lättare att ta kontakt med oss för mer information. Avsändaridentitet Linköpings kommun är alltid huvudavsändaren i vår information. Den grafiska profilen och kommunens logotyp visar att det är Linköpings kommun som står bakom informationen. För att mottagaren ska veta vilken del av kommunen som är avsändare kompletterar vi logotypen med att ange förvaltningsnamnet. I brev, e-postsignaturer, visitkort m.m. lägger vi även till kontorsnamnet. Då det finns plats och det anses relevant kan även avdelningsnamn läggas till. För särskilda verksamheter anges förvaltningsnamnet och verksamhetens namn. Se exempel på nästa sida. När vi annonserar räcker det oftast att bara använda förvaltningsnamnet och kommunens logotyp. Vid platsannonsering används kontorseller avdelningsnamn. När det gäller nämndernas egen information används endast nämndens namn tillsammans med kommunens logotyp. Hälsningsfras telefon I telefon svarar vi med kontorsnamn och sitt eget namn. Gemensam förvaltningsadministration och förvaltningsledningen svarar med förvaltningsnamnet. Särskilda verksamheter svarar med verksamhetens namn. Minst en kontaktväg För att inbjuda till dialog ska vi alltid ange minst en kontaktväg in till förvaltningen. Hemsidan och kundtjänst är förvaltningens gemensamma kontaktvägar som ska lyftas fram i största möjliga mån. Grafisk profil Syftet med en gemensam grafisk profil är att skapa ett igenkännande hos mottagaren och tydliggöra avsändaren. En enhetlig grafisk profil skapar en helhet för förvaltningens olika informations- och marknadsföringsinsatser. Helheten blir på så sätt större än summan av delarna. En gemensam profil för Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen är viktigt för att vi ska framstå som en enad förvaltning och ge ett professionellt intryck. Men en grafisk profil får inte bli begränsande för kreativiteten. Viss marknadsföring behöver sticka ut lite extra och bör därför inte stoppas in i en färdig mall. All kommunikation ska följa de övergripande riktlinjerna för kommunens grafiska profil. 14
Brevhuvud Används av Förvaltningsledningen och vid gemensamma projekt. Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Kontorsnamn (Avdelningsnamn) Kommunlantmäteriet, Bygglovskontoret, Miljökontoret, Teknikoch samhällsbyggnadskontoret, Räddningstjänsten samt Gemensam förvaltningsadministration. Energi- och klimatrådgivningen, Färdtjänst, Bostadsanpassning. Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Särskild verksamhet Lantmäterimyndigheten Lantmäterimyndigheten E-postsignatur Ledningsgruppen fastställer vilka särskilda verksamheter och undantag som finns från grundregeln. Vänliga hälsningar /Arial, 10 Namn Namnsson / Arial, 10, Fet Titel / Arial, 8, Linköpings kommun / Arial, 10, Fet Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen / Arial, 8 Kontor/Avdelning/Verksamhet / Arial, 8 Drottninggatan 45 / Arial, 8 581 81 Linköping / Arial, 8 Telefon: 013-2x xx xx / Arial, 8 Mobil: 07x-xxx xx xx / Arial, 8 * ej obligatorisk uppgift Fax: 013-2x xx xx / Arial, 8 * ej obligatorisk uppgift www.linkoping.se / Arial, 8 15
Linköpings kommuns grafiska profil När budskapet är av en strikt informationskaraktär används mallar från kommunens grafiska profil. Gäller det annonsering används mallen för tillkännagivanden. För platsannonser finns en särskild mall. Brev utformas enligt kommunens brevmall. Utformning av externa dokument till exempel planhandlingar och vissa informationsbroschyrer sker enligt riktlinjerna för kommunens grafiska profil. Förslag på utformning av framsidor och broschyrsidor finns i den grafiska profilen. När Linköpings kommuns grafiska profil tillämpas används alltid Linköpings kommuns logotyp.»»kommunens grafiska profil hittar du på Linweb under Regler och Policys - IT & Info - Grafisk profil»» Brevmallar enligt kommunprofilen hittar du under I:\MoS\Gemensamt\Mallar»» För annonsering kontakta Information/ marknad»»kontakta personalchefen om du vill ha en platsannons.»»beställning kontorstrycksaker görs via Linweb under Tjänster - Information och trycksaker Visitkort Sida 1 av 1 Linköpings kommun informerar Sammanträdesdatum Kollektivtrafiknämnden Måndagar klockan 14.00, sammanträdesrum Pyramiden, Djurgårdsgatan 2, 4 trappor: 23 februari 24 augusti 23 mars 21 september 27 april 19 oktober 25 maj 16 november 15 juni 7 december Teknik- och samhällsbyggnadsnämnden Onsdagar klockan 13.00, sammanträdesrum Pyramiden, Djurgårdsgatan 2, 4 trappor: 25 februari 26 augusti 25 mars 23 september 29 april 21 oktober 27 maj 18 november 17 juni 9 december Välkommen! Hör gärna av dig till Linköpings kommun, Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen på telefon 013-20 64 00 om du har några frågor. Aktuell information om ärenden med mera finns på kommunens hemsida. Visitkort miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Teknik- och samhällsbyggnadskontoret johan johansson Driftingenjör Besöksadress: Drottninggatan 45, Linköping Postadress: Linköpings kommun, 581 81 Linköping Kundtjänst: 013-20 64 00 Direkt: 013-20 61 61 Fax: 013-20 66 66 Mobil: 0704-92 70 61 E-post: johan.johansson@linkoping.se Antal visitkort Antal korrespondenskort 100 100 Ditt kostnadsställe 106 A Glöm inte ditt kostnadsställe,det underlättar faktureringen! Tillbaka Beställ Annulera www.linkoping.se/ organisation/namnd Tillkännagivandeannons Platsannons http://oldlinweb/lkma/card/granska.asp 2009-03-09 16
Hej Linköping profil Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningens gemensamma profil för utformning av informationsmaterial är Hej Linköping. Profilen syftar till att profilera och stärka kommunens varumärke. Vi använder Hej Linköping vid information och/eller marknadsföring riktad till målgrupper i Linköping. Profilen talar direkt till mottagaren med ett lättillgängligt språk. Profilen ska användas vid annonsering, byggskyltar och vid vissa utskick/inbjudningar etc som har ett imageskapande värde. För Hej Linköping används logotypen Linköping där idéer blir verklighet. Syftet är att stärka devisen och ge den ett innehåll.»»för att ta fram annonser, byggskyltar, inbjudningar, trycksaker mm kontakta Information/marknad. HejLinköping! Aktivitetsparken på gång! Nu fortsätter arbetet med att bygga en aktivitetspark för barn och ungdomar i Ryd, nära Solhagaskolan. På baksidan av detta papper ser ni en skiss av hur aktivitetsparken kommer att se ut. Arbetet beräknas vara klart i november 2008. Vi hoppas att ni har överseende med eventuella störningar under byggperioden. För eventuella frågor var vänlig kontakta någon av nedanstående personer: Kommunens projektledare Erik Bjäresten Linköpings kommun Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen Telefon: 013-20 63 50 Kommunens byggledare Bengt Magnusson WSP 070 552 15 71 www.linkoping.se Informationsbrev Annons Byggskylt 17
Webb Linköpings kommuns webbplats är den kanal där flest linköpingsbor söker information om kommunen idag. Webben är en mycket viktig kanal som ska prioriteras högt. Informationen ska alltid vara aktuell och uppdaterad. Bilden nedan visar Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningens webborganisation. Webbansvarig MoS huvudredaktör/webbadministratör Förvaltningens representant i kommunens webbråd Informatör webbadministratör Bygglovskontor webbrepresentant Drift och underhåll webbrepresentant Kommunlantmäteri webbrepresentant Miljökontor webbrepresentant Informatör webbadministratör Räddningstjänst webbrepresentant Stadsbyggnad webbrepresentant Stadsmiljö webbrepresentant Översiktsplanering webbrepresentant Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningens webborganisation. I webborganisationen har endast ett fåtal personer behörighet att arbeta med webben. Syftet med en centraliserad organisation är bland annat att få en mer enhetlig webbplats med avseende på form och språk. En annan viktig del är att bibehålla den tänkta navigationsstrukturen så att det inte börjar spreta och gör att det blir svårt att hitta på webbplatsen. Alla medarbetare på Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen har ansvar att förse webbplatsen med information. För att det ska fungera finns det en person på varje kontor eller avdelning med ett särskilt utpekat ansvar för detta, webbrepresentanten. Webbrepresentanten ansvarar för kontakten med webbansvarig. De ska bevaka kontorets/avdelningens intressen på webbplatsen och framföra idéer om utvecklingsarbetet. Webbadministratörerna ansvarar för det redaktionella arbetet på webbplatsen. Det finns även ett antal webbredaktörer som ansvarar för enskilda webbsidor med frekvent uppdateringsbehov. Administrativ personal kan få behörighet att göra enklare redigering, exempelvis ändring av personnamn och telefonnummer.»»har du en nyhet eller idé för webben, kontakta webbrepresentanten på ditt kontor eller någon av webbadministratörerna. 18
Att skriva för webben Grunden till att skriva bra är att förstå vem man skriver för. Mottagarens intresse och förkunskaper styr textens form och innehåll. Vi ska alltid tänka på att skriva enkelt så även personer med till exempel läs- och skrivsvårigheter ska kunna ta till sig det som står. Att texten ska läsas på en skärm ger vissa förutsättningar för hur texten ska se ut. Man bör undvika långa textmängder. Då texten är lång, korta ner så gott det går och använd flera stycken. Radavstånd, typsnitt, storlek m.m. påverkar läsbarheten på skärm. Hur skriver vi? Texter på webben ska följa principerna för god kommunikation som finns presenterade i kommunens kommunikationspolicy. Trovärdig Korrekt rak, saklig och grundad på fakta Aktuell uppdaterad Lätt att identifiera det ska tydligt framgå att det är Linköpings kommun som är avsändare Tillgänglig Öppen bjuder in till dialog Tydlig begriplig, det viktigast först och med ett språk anpassat efter mottagaren. Enkel tillgänglig för människor med funktionsnedsättningar Offensiv Målgruppsanpassad rätt budskap till rätt målgrupp vid rätt tillfälle Relevant- välj ut det som målgruppen verkligen har behov av. Snabb senaste informationen ska publiceras så snart som möjligt Vad skriver vi? Vi ska alltid sträva efter att lyfta det vi skriver ur ett marknadsföringsperspektiv. Vi ska hitta kundnyttan och lyfta de högre värdena. Ju längre upp i strukturen desto viktigare. Texterna ska vara informativa och ge svar på det som mottagaren vill veta. Det viktigaste skrivs först. Det vi skriver ska bidra till att uppnå våra mål enligt kommunikationsplanen. Exempel: Nyhet: Drottninggatan stängs av för trafik p.g.a. arbete med ny GC-väg. Vi skriver: Drottninggatan avstängd! Vi bygger ny gång- och cykelbana på Drottninggatan som gör det enklare och tryggare att ta sig fram. För att underlätta arbeten stängs Drottninggatan av under byggperioden. 19
Strategi för mediakontakt När vi möter massmedia som representant för kommunen ska vi ha en öppen attityd och på bästa sätt bistå med information. Detta gäller i såväl positiva som negativa frågor. Vi strävar alltid efter att lyfta frågor som rör vår förvaltning ur ett marknadsföringsperspektiv. Så här säger lagen»» Offentlighetsprincipen reglerar vårt förhållningssätt när det gäller allmänna handlingars offentlighet. Alla handlingar som är allmänna och som inte berörs av sekretess är offentliga för allmänheten (och därmed för massmedia). Vissa handlingar är helt eller delvis sekretessbelagda och får inte lämnas ut. Enligt grundlagen har vi som tjänstemän inte rätt att fråga varför personen vill ha vissa handlingar, eller vad han/ hon heter (det får vi bara göra om frågan gäller en sekretessbelagd handling).»»din grundlagsenliga yttrandefrihet gäller även på jobbet. Vi som är offentligt anställda får inte utsättas för repressalier för att vi utnyttjar denna möjlighet.»»meddelarfriheten finns också inskriven i grundlagen och innebär att vi som offentligt anställda har rätt att tala med massmedia om vårt arbete. Syftet med lagen är att man ska ha möjlighet att avslöja missförhållanden inom förvaltningen. 20
Att tänka på vid mediekontakter»»var ärlig!»»största möjliga öppenhet, men det innebär inte att allt kan sägas. Håll dig till fakta och inom ditt eget ämnesområde.»»känn dig inte tvingad av media att göra uttalanden. Är det obekvämt för dig själv eller vill du inte tala med media, hänvisa till närmaste chef.»»informera gärna din chef när du ska uttala dig i media. På så sätt kan han eller hon vara förberedd om följdfrågor skulle uppstå.»»journalister arbetar under tidspress och det innebär att du kan ställas inför svåra frågor som ska besvaras snabbt. Säg om du inte vet, kan eller får svara på frågan. Be att få återkomma om du inte vet eller om du upplever att du behöver samla dig.»»låt ingen få lägga ord i munnen på dig. Säg tydligt och bestämt ifrån när/om en journalist försöker att lägga ord i munnen på dig.»»be om möjligt att få granska hela intervjun/ artikeln. Om det inte går ska du i alla fall kräva att få höra eller läsa hur du blivit citerad. Självklart har du rätt att begära ändringar om du upplever att du är felciterad eller på annat sätt felaktigt återgiven.»»man har rätt att få faktafel ändrade, men får sällan ta tillbaka sådan som man ångrar att man sagt.»»tänk noga igenom vad du vill ha fram i intervjun. Försök om möjligt lyfta fram positiva aspekter av frågan.»»vid negativa nyheter; Förse journalister med så mycket information du kan, ju mer positiv eller åtminstone neutral desto bättre. Det är att föredra framför att de börjar leta information på annat håll. Ju mer positiva inslag du kan hitta som de nappar på desto mindre utrymme blir det dessutom för de negativa inslagen. Att nå ut med sitt budskap i Media Då vi som förvaltning vill nå ut med ett budskap i media finns flera olika vägar att gå:»»pressmeddelanden är den klassiska vägen för att informera media om aktuella händelser. Pressmeddelanden bör endast skickas ut om nyheten är av allmänt intresse. På pressmeddelandet ska det alltid finnas kontaktuppgifter till ansvarig politiker, huvudansvarig projektledare/handläggare/chef och samhällsbyggnadsdirektören.»» Presskonferens är ett alternativ och ett komplement till ett pressmeddelande om nyheten är av stort massmedialt intresse. En presskonferens föregås alltid av en inbjudan. Vid presskonferenser för särskilda frågor har vi som målsättning att ansvarig politiker, huvudansvarig projektledare, handläggare eller chef samt samhällsbyggnadsdirektören ska finnas med.»»personlig kontakt med enskild journalist. I mediavärlden vill man vara ensam om sin artikel. Att lämna ut information till en enskild journalist kan resultera i större uppmärksamhet än om nyheten skickas ut till samtliga media på en och samma gång.»»pressaktivitet. För att uppmärksamma något speciellt kan media bjudas in för att delta i någon form av aktivitet. Det kan vara en resa med lokaltrafiken för att testa ett nytt tåg eller vara med på en guidad tur i ett naturreservat.»»evenemang skapar ofta uppmärksamhet som kan locka media. Invigningar är ett exempel på en händelse som medierna ofta uppmärksammar.»»har du en nyhet som du tror att media är intresserad av; kontakta information/ marknad för hjälp att nå ut med budskapet i media. Information/marknad ska i sin tur alltid informera kommunens presstjänst. 21
Intern kommunikation En väl fungerande intern kommunikation är en förutsättning för en väl fungerande extern kommunikation. Den interna kommunikationen syftar till att alla medarbetare ska känna stolthet för sitt arbete och bli goda ambassadörer för kommunen och förvaltningen. Den interna informationen ska bidra till att alla känner att de har tillgång till den informationen de behöver för att utföra sitt arbete på bästa sätt. Målsättning»» Varje medarbetare ska ha goda kunskaper om det egna arbetsområdet och ha inblick i andra medarbetares arbete på förvaltning.»» Varje medarbetare ska känna till gällande mål, strategier och policies som rör det egna arbetet. Strategi Intern information är prioriterad. Det ska finnas goda ekonomiska och organisationsmässiga förutsättningar att hålla medarbetarna ajour. Vi ska alltid sträva efter att föra ut nyheter och förändringar internt innan de kommuniceras externt. På så sätt ger vi alla medarbetare möjlighet att i sin tur ge våra intressenter korrekt information och förbereda sig för frågor. 22
Interna kanaler Den interna webbplatsen Linweb Linweb är vår främsta kanal för intern information, där var och en kan läsa det som intresserar dem. Under fliken för Miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen ska de senaste nyheterna publiceras som rör hela förvaltningen. Under respektive kontors flik kan man hitta nyheter som berör det egna kontoret. På Linweb ska också information rörande styrande dokument och annan administrativ information finnas till hands. För att göra Linweb levande måste alla medarbetare bidra med information och nyheter till sidan. Webbansvarig har det övergripande ansvaret för Linweb och ser till så att sidan uppdateras och att gammal information tas bort. Möten Möten är en bra kanal för överföring av information där människor möts ansikte mot ansikte och diskuterar olika frågor. För väl fungerande möten krävs ett öppet klimat där alla tillåts att komma till tals. Varje avdelning ska ha regelbundna personalmöten. Avdelningschefen håller i mötet och ansvarar för att informera medarbetarna och samla in information från medarbetarna. Nyhetsbrevet MOSnytt Det interna nyhetsbrevet MOSnytt är en förvaltningsövergripande informationskanal som syftar till att hålla medarbetarna ajour med vad som händer på hela förvaltningen och inte bara i sin egen arbetsgrupp. Nyhetsbrevet är också den främsta kanalen för samhällsbyggnadsdirektören att nå ut till medarbetarna. Gemensamma katalogen I I alla datorers mappsystem finns en mapp som heter I, under I finns den förvaltningsgemensamma mappen MoS. Alla dokument här är tillgängliga för alla anställda i förvaltningen. Under I kan man hitta bland annat arbetsdokument och fördjupningsinformation. E-post E-post är en lättillgänglig kommunikationskanal som främst bör användas i kommunikation mellan ett fåtal personer. Nyheter som vänder sig till majoriteten av de anställda bör läggas ut på Linweb istället för att skickas ut via e-post. Vid brådskande och mycket viktiga nyheter kan e-posten användas som komplement till Linweb. Personaltidningen Kommunens personaltidning går ut till samtliga anställda inom kommunen och är en användbar kanal för att informera om större övergripande frågor som kan intressera alla medarbetare i kommunen. Personaltidningen används inte för att informera den egna personalen på Miljöoch samhällsbyggnadsförvaltningen. Artiklar i personaltidningen syftar istället till att stärka förvaltningens gemensamma identitet och bidrar till stolthet över vårt arbete. 23
Kommunikations- planer För att säkerställa en god kommunikation med medborgarna ska vi arbeta strategiskt med information. Informationsinsatser ska i god tid planeras. Vid större informationsinsatser och kampanjer upprättas alltid en kommunikationsplan. I kommunikationsplanen ska bland annat mål, budskap, målgrupper och planerade aktiviteter framgå. Information/marknad ansvarar för att ta fram kommunikationsplanerna i samråd med ansvarig handläggare/chef/projektledare. Checklista för kommunikationsplaner:»»budskap vad ska kommuniceras?»»ansvarig nämnd»»ansvarig förvaltning/kontor/enhet»»mål och syfte. Varför ska vi kommunicera?»» Målgrupp(er)»» Kommunikationskanaler»»Intern förankring (informera internt inom förvaltningen och till andra delar i kommunen som kan bli berörda)»»samverkan med andra aktörer»»tidplan»»budget»» Uppföljning 24
25
26