Nr 2015-07 s revisorer Granskning av resurser för projektledning och bevakning av projekt, BFAB och KvB. Granskningsrapport Nr 2015-07 Granskningsrapporten är beställd av revisionen i genom: Bengt Sebring Mats Lindskog Bengt Joehns Harri Rosqvist Kristoffer Glinka Audit KPMG AB 14 januari 2016 Antal sidor: 11
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte och revisionsfrågor 2 4. Metod 3 5. Projektorganisation 3 6. Hur ser organisationen ut för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt? 3 7. Hur sker avstämningar och rapportering till styrelsen? 4 8. Hur går upphandling av investeringsprojekt till? 5 9. Hur skrivs avtal med byggentreprenörer? 5 10. Finns det en fungerande projektorganisation kring investeringsprojekt? 6 11. Finns tillräcklig kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt? 6 12. Skillnader i hur organisationen ser ut för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt? 7
1. Sammanfattning KPMG har av s förtroendevalda revisorer, via lekmannarevisorn, fått i uppdrag att granska hur investeringar initieras, följs upp och rapporteras av BFAB/KvB (Björnekulla Fastighets AB/Kvidingebyggen AB). I uppdraget ligger också att jämföra hanteringen inom BFAB/Kvb med hanteringen inom tekniska avdelningen i kommunen. Följande revisionsfrågor har belysts i granskningen: Hur ser organisationen ut för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt? Hur sker avstämningar och rapportering till styrelsen? Vilka åtgärder har styrelsen vidtagit med anledning av överskridande av investeringsbudget? Hur går upphandling av investeringsprojekt till? Hur skrivs avtal med byggentreprenörer? Finns det en fungerande projektorganisation kring investeringsprojekt? Finns tillräcklig kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt? Organisationen för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt är liten. Den består i huvudsak av fastighetsingenjör, energiingenjör och ekonom. Med tanke på bolagets relativt ringa storlek och volymen investeringar bedömer vi detta tillräckligt och ändamålsenligt. Det finns ingen särskild rapportering till bolagsstyrelsen avseende investeringsprojekt utan denna sker inom ramen för ordinarie rapportering. Vi bedömer att styrelsen löpande är uppdaterad om hur investeringsprojekten framskrider och att rapporteringen är ändamålsenlig. Det har inte varit några större överdrag av investeringsbudgetar varför styrelsen inte har behövt vidta några åtgärder med anledning av detta. Upphandling av investeringsprojekt går till så att ett upphandlingsunderlag framställs där så många fakta som möjligt som kan påverka anbudssummor tas fram. Upphandlingen annonseras sedan i Visma TendSign för större projekt. För mindre projekt avropas entreprenörer via serviceavtal. Avtal med entreprenörer följer den standard som finns för byggentreprenörer och vi bedömer att detta är ändamålsenligt. Vår bedömning är att det finns en fungerande projektorganisation inom bolaget. Bolaget är litet och har inte resurser att projektera allting. Vid behov anlitas därför extern kompetens. Vi bedömer att detta är ändamålsenligt. 1
Vi bedömer också att det finns tillräcklig kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt. Med kompetens avses också att kunna bedöma när extern expertis ska anlitas. I grunden skiljer sig inte investeringsprocessen mellan BFAB/KvB och kommunens tekniska avdelning. De skillnader som finns beror på att BFAB/KvB är ett bolag med en styrelse medan kommunens tekniska avdelning är del av en förvaltning med en politisk styrelse och kommunfullmäktige som tar beslut om större investeringar. Vår övergripande bedömning är att initiering, uppföljning, rapportering m.m. av investeringsprojekt fungerar väl i bolaget. 2. Bakgrund Vi har av s revisorer, via lekmannarevisorn, fått i uppdrag att granska resurser för projektledning och bevakning av projekt. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Lekmannarevisorn i BFAB (Björnekulla Fastighets AB) och KvB (AB Kvidingebyggen) i Åstorps kommun vill granska Resurser för projektledning och bevakning av projekt. Projekt inom BFAB i allmänt hamnar under budget. Lekmannarevisorn vill därför genomföra en granskning över hur bolagen styr sina projekt för att se var skillnaderna finns mellan kommunens och bolagets projektledning. 3. Syfte och revisionsfrågor Rapporten syftar till att besvara följande frågor: Hur ser organisationen ut för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt? Hur sker avstämningar och rapportering till styrelsen? Vilka åtgärder har styrelsen vidtagit med anledning av överskridande av investeringsbudget? Hur går upphandling av investeringsprojekt till? Hur skrivs avtal med byggentreprenörer? Finns det en fungerande projektorganisation kring investeringsprojekt? Finns tillräcklig kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt? 2
4. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstemän. Arbetet har föregåtts av dokumentinsamling och studier av desamma. Intervjuer har genomförts med representanter för bolagen. - Mikael Fors, VD - Jessica Flenner, ekonom 5. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Göran Andersson, Certifierad kommunal revisor. 6. Hur ser organisationen ut för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt? 6.1 Iakttagelser Det finns inom bolaget en grupp som hanterar investeringsprojekt. Den består av fastighetsingenjör, energiingenjör och ekonom. Initiering av projekt sker av antingen VD och styrelse för egna projekt eller av kommunen såsom hyresgäst. Innan ett projekt genomförs sker alltid en förprojektering för att ta reda på så mycket som möjligt innan projektet startas. Denna görs i samråd med hyresgäst/lokalutnyttjare i de fall projekten inte avser bolagets egna bestånd. Alla projekt förkalkyleras med informationen från förprojekteringen som grund. Vid nyproduktion eller ombyggnation av mer eller mindre standardkaraktär baseras oftast kalkylen på à-priser per kvadratmeter. Kalkylerna innehåller en reserv för s.k. ÄTA-arbeten (ändringar, tillägg, avdrag) av olika storlek beroende på hur komplicerat projektet är. Anledningen till detta är att allting i produktionen inte går att förutsäga, vilket främst gäller ombyggnadsarbeten. I samband med kalkylen tas även en ungefärlig hyreskostnad baserad på drifts- och investeringskostnad fram. Den löpande kontrollen av investeringsprojekten sker via byggmöten av projektorganisationen och hur projekten fortgår redovisas för styrelsen i bolagen. 3
6.2 Analys och bedömning Det finns ett etablerat arbetssätt för investeringsprojekten och det finns en etablerad och rutinerad projektgrupp som hanterar investeringsprojekten. Stor vikt läggs vid förprojektering vilket minskar överraskningsmoment under projektets gång samt förkalkyler för att hålla koll på kostnaderna. VD och styrelse hålls löpande underrättade om hur projekten fortgår. Vi bedömer att organisationen och arbetssättet är ändamålsenligt. 7. Hur sker avstämningar och rapportering till styrelsen? 7.1 Iakttagelser Det sker ingen särskild rapportering till styrelsen rörande investeringsprojekt. Rapportering rörande pågående investeringar ingår i den normala rapporteringen till styrelsen. Rapporteringen sker muntligen av VD till styrelsen vid ordinarie styrelsemöten. Styrelsen informeras därvid fortlöpande om projektens status och där så är nödvändigt även kring investeringsnivån och den likvida påverkan för respektive bolag. 7.2 Analys och bedömning BFAB och KvB är inga förvaltningar och verksamhetslogiken skiljer sig från förvaltningars där en nämnd styr och utövar uppsikt. Styrelse och VD har enligt 29 kap 1 ABL ett personligt skadeståndsansvar gentemot bolaget vilket t.ex. inte en nämndledamot har gentemot en förvaltning. Det ligger i sakens natur att styrelsen och VD förser sig med tillräcklig information så att investeringsprojekten håller sig inom de ramar som är beräknade och vidtar åtgärder och/eller fattar nya beslut om avvikelser skulle uppstå. Vi bedömer att avstämning och rapportering till styrelsen är ändamålsenlig. 7.3 Vilka åtgärder har styrelsen vidtagit med anledning av överskridande av investeringsbudgetar? 7.4 Iakttagelser Det finns än så länge inga projekt inom BFAB och KvB som har havererat i den omfattningen att åtgärder har behövt vidtas. Några procents avvikelse kan ske för enskilda projekt i förhållande till planerad/budgeterad nivå. Vid befarade större avvikelser skulle avvikelserna hanteras inom projektgruppen och förslag till åtgärder hade presenterats för styrelsen som dessutom löpande får information. 4
Visserligen försöker bolaget, och lyckas också, att hålla sig inom planerad investeringsnivå men det är inte det huvudsakliga för bolaget. Det viktiga för bolaget är att överenskommen hyreskalkyl kan hållas. Hyreskalkylen bygger på långsiktiga antaganden om räntenivåer, likviditetssituation i bolaget samt upp och nedgångar på marknaden under avtalstiden. 7.5 Analys och bedömning Som framgår av kapitel 7.4 har det inte varit några investeringar som har föranlett åtgärder från styrelsen. Vi utgår ifrån att styrelsen skulle ha agerat i enlighet med vad som beskrivs i kapitel 7.4 och får således anse att förfarandet är ändamålsenligt. 8. Hur går upphandling av investeringsprojekt till? 8.1 Iakttagelser Investeringsprojekt upphandlas i huvudsak på två sätt. För större projekt annonserar man i Visma TendSign och för mindre projekt avropas bolagets serviceentreprenörer som har ramavtal med bolaget. Entreprenörerna lämnar då offert på tid och material och projekten genomförs inom ramen för tecknat serviceavtal. 8.2 Analys och bedömning Frågan hänger samman med frågeställningen i kapitel 9 nedan. Bolaget har ramavtal med ett antal entreprenörer för mindre arbeten medan större projekt upphandlas i normal ordning. Vi bedömer att upphandling av investeringsprojekt är ändamålsenligt. 9. Hur skrivs avtal med byggentreprenörer? 9.1 Iakttagelser Entreprenörerna får ta del av upphandlingsunderlagen för att kunna räkna på sina anbud. Upphandlingsunderlagen tas fram utifrån förprojekteringen. I övrigt skrivs standardavtal med hänvisning till AB (Allmänna bestämmelser), ABT (Allmänna bestämmelser totalentreprenad) och AMA (Administrativa föreskrifter). 9.2 Analys och bedömning AB, ABT och AMA är regler som är utarbetade för olika branscher och accepterade av branscherna. De är till för att säkra förhållandet mellan upphandlande enhet och entreprenörer i syfte att 5
minimera missförstånd i samband med upphandling och påföljande utförande. I övrigt skrivs avtalen så att förprojekteringen ligger till grund för avtalen. Vi bedömer att avtalstecknandet med byggentreprenörer är ändamålsenligt. 10. Finns det en fungerande projektorganisation kring investeringsprojekt? 10.1 Iakttagelser Det finns en etablerad projektorganisation i form av fastighetsingenjör, energiingenjör och ekonom som löpande för en dialog med VD. I samband med större projekt hyrs även extern projektledare in som tillsammans med fastighetsingenjören sköter det praktiskt löpande kring byggmöten och liknande. Något särskilt datorstöd för investeringsprojekt finns ej. Alla kalkyler görs i en Excelmodell. 10.2 Analys och bedömning BFAB och KvB är relativt små bolag och projektorganisationen får anpassas därefter. Den får också anpassas till den investeringsvolym som är rådande och som styrelsen beslutar. Vår bedömning är att det finns en fungerande projektorganisation som har kompetens att avgöra när det behövs tas in ytterligare kompetens i samband med investeringsprojekt. 11. Finns tillräcklig kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt? 11.1 Iakttagelser Fastighetsingenjören och energiingenjören tillsammans med ekonom driver de flesta investeringsprojekt. Vid behov köps extern projektledning in. Det görs främst vid större investeringsprojekt. En löpande dialog med VD sker i samband med alla investeringsprojekt och VD informerar löpande styrelsen vid ordinarie styrelsesammanträden. 11.2 Analys och bedömning Vi bedömer att det finns tillräcklig kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt. Vi grundar denna bedömning på att investeringsprojekten normalt sett och i huvudsak håller sig inom beräknad budget. Det finns också tillräcklig kompetens för att avgöra när extern kompetens behöver tas in. 6
12. Skillnader i hur organisationen ser ut för att initiera och ha löpande kontroll över investeringsprojekt? 12.1 Organisation Organisationen för initiering och kontroll av investeringsprojekt skiljer sig inte nämnvärt åt mellan kommunen och BFAB/KvB. Inom bolaget finns en grupp som hanterar investeringsprojekt och det finns även inom tekniska avdelningen på kommunen. I båda organisationerna sker en förkalkylering av projekten där man tar reda på så mycket som möjligt innan en upphandling av projekten sker. Båda organisationerna har vid större investeringar byggmöten där projektets gång följs upp. En stor skillnad mellan organisationerna är att BFAB/KvB alltid har en reservation i sina kalkyler för oförutsedda händelser som kan resultera i s.k. ÄTA-arbeten. Tekniska kontoret har inte räknat med sådana oförutsedda händelser utan gör initialt, innan en upphandling sker, en kalkyl över vilka kostnader som en investering kan leda till. Denna tas av fullmäktige och därefter ligger budget fast oavsett vilka priser som man får in vid en upphandling. Att jämföra BFAB/KvB och kommunens två projekt som presenteras i denna rapport är svårt. BFAB/KvB har något mer standardiserade investeringsprojekt. Man vet på ett ungefär vad ett nybygge kostar per kvadratmeter beroende på typ av byggnation. Att riva i en gammal bro är en annan sak. Att genomföra de åtgärder som tågstoppet i Kvidinge krävde, med flera parter inblandade, hör heller inte till vardagen. Vi rekommenderar tekniska avdelningen att, liksom BFAB/KvB, ta med en reserv i sina kalkyler samt efter genomförd upphandling göra en ny kalkyl som kan presenteras för kommunfullmäktige för information och/eller beslut. I fallet Kvidinge station har ett stort antal ÄTA-arbeten fakturerats. ÄTA-arbeten bör ifrågasättas. ÄTA-arbeten finns till för sådant som inte rimligen gått att förutse vid upphandling av projekten. Vid bedömning av om ÄTA-fakturering skall ske eller inte används med fördel upphandlingsunderlag och avtal. 12.2 Avstämning och rapportering till styrelsen Rapportering till kommunstyrelsen rörande projekten Kamelryggen och Kvidinge station har skett. Den har dock inte varit protokollförd och inte heller skriftlig. Projekten har initialt beslutats av fullmäktige som dessutom beslutat om en budget för respektive projekt. För Kamelryggen finns bristfällig dokumentation. För Kvidinge station finns utförlig dokumentation kring byggmöten, ÄTA-arbeten, ekonomiska uppföljning etc. Det har under granskningens gång inte kunnat verifieras att kommunfullmäktige återkommande blivit informerad om fördyringarna av projekten. Det är en brist att kommunfullmäktige, som har beslutat om projekten inte har erhållit information. Här har kommunstyrelsen brustit i omdöme och uppsiktsplikt. Eftersom protokoll saknas kan medborgarna inte ta del av informationen. 7
Någon särskild rapportering av investeringsprojekt görs inte hos BFAB/KvB. Avstämning av investeringar görs inom ramen för den normala rapporteringen till styrelsen. Oftast sker rapporteringen muntligen av VD till styrelsen. Härvidlag kan vi se likheter mellan organisationerna. Skillnaden är att andra spelregler gäller för en kommun jämfört med ett bolag. I bolaget är var och en i styrelsen personligt och ekonomiskt ansvarig. Detta gäller även för VD. Liknande ansvar gäller inte för kommunstyrelsen och tekniska avdelningen. 12.3 Skillnader i vilka åtgärder som styrelsen vidtagit med anledning av överskridande av investeringsbudgetar BFAB/KvB har inte haft några överskridande i den omfattningen att åtgärder har behövt vidtas. Några procents avvikelser förekommer men då försöker man lösa det inom projektgruppen. Vid större avvikelser sker rapportering till styrelsen som då får ta beslut om vad som ska göras. Det är förvisso viktigt för bolaget att hålla sina budgetar vid investeringar men det viktigaste är att överenskommen hyresnivå kan hållas. Hyreskalkylen bygger på långsiktiga antagande om räntenivåer, likviditetssituation i bolaget samt upp och nedgångar på marknaden under avtalstiden. Kommunstyrelsen har rörande överdragen av budget för investeringarna i Kamelryggen och Kvidinge station inte vidtagit några dokumenterade åtgärder alls. 12.4 Skillnader i hur upphandling av investeringsprojekt går till Vi bedömer att det inte är någon skillnad i hur upphandling av investeringsprojekt går till. För större projekt annonserar både bolaget och kommunen i Visma TendSign. Tekniska avdelningen har varit underbemannad i numerär och kompetens. 12.5 Skillnader i hur avtal med entreprenörer skrivs Vi bedömer att det inte är någon skillnad i hur avtal med entreprenörer skrivs. 12.6 Skillnader i om det finns en fungerande projektorganisation kring investeringsprojekt Vi bedömer att det finns en fungerande projektorganisation både i BFAB/KvB och kommunen. Vi kan inte utifrån denna granskning säga att det varit brist på kompetens inom kommunens tekniska avdelning. Däremot har en i detta sammanhang viktigt tjänst varit vakant. 12.7 Skillnader i kompetens inom organisationen för att handla upp och bevaka investeringsprojekt Vi kan inte bedöma utifrån vår granskning bedöma före detta tekniska chefens kompetens och inte heller före detta samhällsbyggnadschefens. Vi bedömer dock att avdelningen var underbemannad 8
och borde haft ytterligare kompetens, inte minst numerärt, genom att ha tillsatt tjänsten som projektingenjör. Vi rekommenderar att kommunen anställer en projektingenjör inför kommande investeringar. KPMG, dag som ovan Göran Andersson Certifierad kommunal yrkesrevisor 9