Malmö stad Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen 1 (2) Datum 2015-11-02 Vår referens Pia Oredsson Birgersson Informationschef Pia.Oredsson@malmo.se Tjänsteskrivelse Krisledningsplan för arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen GYVF-2015-670 Sammanfattning Krisledningsplanen för arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen har reviderats. Justeringarna avser ett förändrat förvaltningsnamn. Förslag till beslut Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna Krisledningsplan 2015 för arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsför valtningen. Beslutsunderlag G-Tjänsteskrivelse AGVN 2015-11-27 Krisledningsplan Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Krisledningsplan 2015 Beslutsplanering Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämndens arbetsutskott 2015-11-13 Arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsnämnden 2015-11-27 Ärendet I enlighet med samhällets krisberedskap (Myndigheten för samhällskydd och beredskap, MSB) utgår Malmö stads krisberedskap från tre grundprinciper för krishantering. Ansvarsprincipen den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar vid kris. Ansvarsprincipen innebär också ett ansvar för varje aktör att samverka med andra. Närhetsprincipen en kris ska, så långt det är möjligt, hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen organisationen som hanterar krisen ska, så långt det är möjligt, efterlikna ordinarie organisation. SIGNERAD 2015-11-02
Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens krisledningsplan handlar om hur vi hanterar en kris i sin helhet som drabbar förvaltningens kansli. Förvaltningen har ett extra ansvar för att bistå alla våra verksamheter med kommunikationskompetens vid samtliga kriser. Målet är att vi på ett flexibelt och uthålligt sätt klarar av att hantera allvarliga händelser 2 (2) Denna krisledningsplan gäller för förvaltningens kansli och för kommunikationsuppdraget vid kris i alla våra verksamheter. Utöver denna plan upprättar samtliga skolor egna planer. Ansvariga Eva Ahlgren Skoldirektör
Krisledningsplan Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: 20151012 2.0 Eva Ahlgren ArbGyVux [enhet]
Innehållsförteckning Krisledningsplan... 1 Krisledning på arbetsmarknads-, gymnasie- och... 3 Vad är en kris?... 3 Mål för krishanteringen... 3 Syftet med krisledningsplanen... 3 Grundprinciper i krishantering... 3 När ska krisledningsplanen användas?... 4 Indikatorer... 4 Aktivering... 4 Inlarmning... 4 Organisation... 5 Illustration av krisledningsorganisationen... 5 Strategisk krisledning... 5 Operativ krisledning... 6 Arbetsuppgifter och bemanning... 6 Strategisk krisledning... 6 Arbetsuppgifter... 6 Operativa krisledning... 6 Information... 6 Arbetsuppgifter... 7 Stöd... 7 Arbetsuppgifter... 7 Krisstöd, vid behov... 7 Lokaler... 7 2 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Krisledningsplan
Krisledning på arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Denna krisledningsplan ska användas vid kriser på arbetsmarknads,- gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens kansli. Våra enheter har egna krisledningsplaner. Informations- och kommunikationsfunktionen arbetar dock ALLTID som specialistfunktion med både förvaltningsövergripande kriser, kansli- och verksamhetskriser. Vad är en kris? En kris definieras inom organisationen Malmö stad som en oväntad händelse som hotar Malmö stads grundläggande värderingar och funktioner och som utsätter en eller flera verksamheter för sådana påfrestningar att dessa inte kan bedrivas med normala resurser och organisation (ur Central krisledningsplan, Malmö stad, antagen 2011-12-01) Mål för krishanteringen Malmö stads övergripande mål för krishantering är att: minska konsekvenserna av inträffad händelse för dem som vistas i Malmö säkerställa driften av den kommunala verksamheten och förhindra eller begränsa skador på människor, miljö och egendom upprätthålla förtroendet för den kommunala verksamheten vid behov medverka i samordning och koordinering med andra aktörer ge alla medborgare och andra aktörer så goda förutsättningar som möjligt att fatta egna beslut genom att sprida snabb, tillförlitlig och tydlig information Målet med arbetsmarknads-, gymnasie och vuxenutbildningsförvaltningens krishantering är att minska konsekvenserna av det inträffade och att hantera situationen så att vår normala verksamhet kan fortgå. (ur Central krisledningsplan, Malmö stad, antagen 2011-12-01) Syftet med krisledningsplanen Krisledningsplanen är en i förväg överenskommen strategi för att kunna hantera kriser både stora och små. Planeringen ska säkerställa att organisationen är bemannad med nyckelpersoner och att nödvändiga rutiner och teknik fungerar vid en kris. Fokus ligger på ledning, kommunikation och krisstöd. Syftet med krisledningsplanen är att den verksamhet som förvaltningen bedriver i normala fall också ska kunna bedrivas i en krissituation. Med hjälp av planen ska krisledningsarbetet komma igång snabbt och på ett ordnat sätt. Den ska också lägga grunden för uthållighet vid en längre krissituation. Grundprinciper i krishantering I enlighet med samhällets krisberedskap (Myndigheten för samhällskydd och beredskap, MSB) utgår Malmö stads krisberedskap från tre grundprinciper för krishantering. 3 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Krisledningsplan
Ansvarsprincipen den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar vid kris. Ansvarsprincipen innebär också ett ansvar för varje aktör att samverka med andra. Närhetsprincipen en kris ska, så långt det är möjligt, hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Likhetsprincipen organisationen som hanterar krisen ska, så långt det är möjligt, efterlikna ordinarie organisation. När ska krisledningsplanen användas? Inom Malmö stad definieras flera krislägen. Det konstaterade krisläget är avgörande för vilka funktioner i organisationen som ska aktiveras. Krisläge: Kris som arbetsmarknads-, gymansie- och vuxenutbildningsförvaltningen kan hantera själv. Krisläge: Störning Kris som i hög utsträckning kan hanteras inom ramen för arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens krisledningsorganisation, men som kräver stöd och/eller samordning på central nivå. Krisläge: Allvarlig händelse Kris som inte kan hanteras inom ramen för arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens krisledningsorganisation på ett tillfredsställande sätt. En allvarlig händelse kräver stöd och/eller samordning på central nivå. Krisläge: Extraordinär händelse Kris som drabbar många människor och stora delar av samhället, avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner, samt kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse kan inte hanteras inom ramen för arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens krisledningsorganisation och kräver stöd och/eller samordning på central nivå. I Bilaga 1 presenteras en illustration av krislägena. Indikatorer Signal om kris kan komma från t.ex. Tjänsteman i beredskap (TiB), chef eller medarbetare, räddningstjänst, SMHI eller medierapportering. Det är viktigt att vara uppmärksam på signalerna så att vi i god tid kan förbereda oss på att hantera krisen. Aktivering Inlarmning Förvaltningschefen eller ställföreträdande förvaltningschef avgör om en kris är av den storlek att den kräver en särskild krisledning. I de fall kontaktas först Tjänsteman i beredskap (TiB) som är kommunens larmmottagare. TiB kan 4 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Krisledningsplan
därefter snabbt aktivera förvaltningens krisledningsorganisation via en inlarmningsfunktion. Förvaltningeschefen kontaktar även arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens ordförande. Tjänsteman i beredskap (TiB): telefon 040-34 99 00. TiB nås även via SOS Alarn, 112 Organisation Illustration av krisledningsorganisationen Krisledningsfunktion och en operativ krisledningsgrupp Strategisk nivå Strategisk krisledning AGV-nämnden Operativ krisledning innehållande: Operativ nivå Information Stöd Vid behov Krisstöd Strategisk krisledning Strategisk krisledning är en ledningsgrupp ledd av förvaltningeschefen med befogenheter att fatta de beslut som händelsen kräver. Gruppen måste omedelbart komma igång för att möjliggöra en snabb beslutsprocess. Gruppen fattar nödvändiga beslut inom ramen för antagen delegation och svarar för information och rapport till arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningens ordförande och vice ordförande samt eventuellt kommunledning (KL) Strategisk krisledning består alltid av förvaltningschefen, vice förvaltningschef, informationschefen och beredskapssamordnaren. Resten av krisledningens medlemmar anpassas efter händelsens art. Det är gruppen som beslutar detta. Funktionen ska arbeta strategiskt och inte operativt. Samtliga krisorganisationens medlemmar finns på sydkris.malmo.se, se Bilaga 2 5 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Krisledningsplan
Operativ krisledning Operativ krisledning är beredskapsorganisationens operativa enhet. Man svarar för att ta fram beslutsunderlag med förslag till inriktning för ledningen att ta ställning till. Man ansvarar även för att den strategiska krisledningens beslut omsätts i praktiken samt för dokumentation av händelseförloppet och återrapportering till ledningsgruppen. Information internt, gentemot allmänhet och massmedia är en viktig del av krisledningsgruppens ansvar. Beroende på händelsens art kan Krisstöd ingå i Operativ krisledning. Samtliga krisorganisationens medlemmar finns på sydkris.malmo.se, se Bilaga 2 Arbetsuppgifter och bemanning Strategisk krisledning Förvaltningschef Vice förvaltningschef Informationschef Beredskapssamordnare Samt, beroende av händelsens art några av följande: HR-chef Ekonomichef Chef fysisk miljö Chef för central elevhälsa Chef för myndighetsavdelningen Områdescheferna Arbetsuppgifter Aktivera strategisk och operativ krisledning Informera TiB, nämndsordförande Initiera inlarmning av krisledningsorganisationen Leda och fördela arbetet inom strategisk och operativ krisledning Fastställa mål för krisledningsarbetet Föra logg i Generalen Strategiska krisledningens arbetsuppgifter och ansvarsområden presenteras i Bilaga3 Operativa krisledning Information Informationschef Två Informatörer 6 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Krisledningsplan
Arbetsuppgifter Medie- och omvärldsbevakning samt analys Planera och genomföra informationsinsatser gentemot medarbetare, elever, vårdnadshavare men också allmänheten och media. Bemanna och bevaka våra webbar, komin och sociala medier Formulera budskap Skriva pressmeddelanden och förbereda eventuella presskonferenser Föra logg i Generalen Stöd Sekreterare Informationsassistent IT-samordnare Vid behov: Säkerhetssamordnare Vid behov: Ansvarig för systematiskt brandskyddsarbete Arbetsuppgifter Boka och förbereda möteslokal för krisledningsorganisationen Samordna bemanningsschema om krisen blir långvarig Hjälpa till med sändlistor Organisera telefonservice för att kunna besvara frågor Ordna mat och dryck till krisledningsorganisationen Ge teknisk support Krisstöd, vid behov Skolläkare Samordnade skolsköterska Kurator Operativa krisledningens arbetsuppgifter och ansvarsområden presenteras i Bilaga3 Lokaler Krisledningen samlas på utbildningsförvaltningen, Storgatan 20, mötesrum 1.I mötesrummet finns: whiteboard och nätverksanslutning. Om ovanstående mötesrum inte kan användas samlas krisledningen i reservlokal, i första hand är denna Pauli gymnasium, konferensrum A129. 7 Arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen Krisledningsplan
Bilaga 1, Illustration över krislägena
Bilaga 2 Larmlistor Särskilda larmlistor med namn och telefonnummer till dem som ingår i krisledningsorganisationen finns upprättade på sydkris.malmo.se (beredskapssamordnaren har inloggning). Dessa kan även fås av Malmös Tjänsteman i beredskap (TiB) 040-34 99 00. Dessa listor uppdateras regelbundet av förvaltningens beredskapssamordnare.
Bilaga 3, Checklistor Checklista för förvaltningschef Uppgifter innan aktivering: 1. Inhämta information om händelsen: Vad har hänt? Var? När? Orsak? Möjlig utveckling? 2. Bedöm läget i samråd med informationschefen, beredskapssamordnaren samt eventuellt Malmö stads larmfunktion 040-34 99 00 Uppgift aktivera krisledningsorganisationen: 1. Beslut om att aktivera krisledningsorganisationen. Kontakta Malmö stads tjänsteman i beredskap 040-34 99 00 och begär inringning av förvaltningens krisledningsorganisation. 2. Informera arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. Uppgift efter händelsen: 1. Beslut om att avsluta krisledningsorganisationen. 2. Informera arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. 3. Initiera utvärdering av krisledningsarbetet. 4. Diarieför händelsen. Checklista för beredskapssamordnare Beredskapssamordnaren ingår i den strategiska krisledningsgruppen men har också praktiska arbetsuppgifter som löper över hela året. Uppgifter under krisarbete 1. Administrativt stöd till förvaltningschef, t.ex. inhämta information, boka möten. 2. Analytiskt stöd till ledningsgruppen, t.ex. kritiskt analysera och komma med input på beslut. 3. Vara förvaltningens kontaktperson mot Avdelningen för trygghet och säkerhet (ATOS). Löpande uppgifter resten av året Krisledningsplanen ska revideras en gång per mandatperiod. Efter en krisledningssituation eller större organisatoriska förändringar ska krisledningsplanen ses över och eventuellt revideras. Uppdatera larmlistor så fort förändringar sker. Minst en gång per kvartal ska larmlistorna ses över. Ska delta i beredskapsnätverkets utbildningar. Ha utbildning i kommunens dagbokssystem, Generalen. Säkerställa att fler i krisledningsorganisationen har utbildning och behörighet i Generalen. Checklista för övriga i den strategiska krisledningen 1. Skapa nulägesbild. Vad har hänt? 2. Fastställa tydliga mål för krisledningen. 3. Analyser av alternativa händelseutvecklingar. 4. Identifiera viktiga kontakter. Vilka nyckelpersoner finns? 5. Fatta eventuella beslut om budget för händelsen. Beslut kan fattas inom ramen för gällande delegationsordning. Medger inte delegationsordningen beslut förbered ärende till nämnden. 6. Aktivera den operativa krisledningen. Led och fördela arbetet.
7. Rapportera till nämnden. 8. Fastställ tid och plats för möten med andra aktörer 9. Dokumentera beslut och aktiviteter inom ramen för krisledningsorganisationen 10. Föra dagbok/logg i ledningsgruppen. Vid frånvaro ska annan utses. Checklista för Informationsfunktionen Informationschefen leder arbetet i informationsfunktionen. 1. Ta reda på fakta om händelsen. Vad har hänt? Var? När? Orsak? Möjlig utveckling? 2. Börja föra logg/dagbok omedelbart, skriv ner kontaktuppgifter med mera. 3. Ta med mobiltelefon, laddare, bärbar dator och annan teknisk utrustning som är mobil. Uppgifter Krisledningens budskaps och talesperson. Ringa in viktiga målgrupper. Kom överens om viktiga budskap. Tänk på olika kanaler, kommunikationsflöden (intranätet, malmo.se, sociala medier, pressmeddelanden, direktinformation via sändlistor, fysiska mötesplatser etc.). Informera internt. Samverkan. Samordna kommunikationsflödet med andra aktörer i krisen. Skriv listor på viktiga kontakter och telefonnummer? Omvärldsbevakning och medieanalys. Bemöt felaktigheter omgående. Sammanställ bilden av krisen. Rapportera till ledningsgruppen regelbundet. Planera och koordinera mediekontakter. Arrangera presskonferens. Samordna med andra aktörer, tex polis och räddningstjänst. Håll kontakt med KIB, kommunikatör i beredskap. Dokumentation. För kontinuerlig logg över kontakter och aktiviteter. Notera återkommande frågeställningar svarar informationen på dem? Förbereda för avbytare om krisen verkar bli långvarig. Ha dialog med: Redaktörer för webbarna malmo.se och komin. Press och medieansvarig, KIB på Stadskontoret. Larmfunktionen stadshuset. Checklista Stödfunktionen Se till att det finns beredskap för att ta hand om inkommande samtal. Ha kontakt med Malmö stads växel. Återkoppla frågor från allmänhet och andra till informationsfunktionen. Iordningställa och frigöra möteslokaler för krisledningsorganisationen Ordna dryck, fika, mat till inkallad personal Ge teknisk support Utarbeta scheman för att bemanna Anpassa sändlistor för krisens information I samarbete med informations- och kommunikationsfunktionen Checklista Krisstöd Funktionen krisstöd kallas in då det i och med krisen finns behov att ett psykosocialt omhändertagande.