TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Sociala nämndernas förvaltning 2015-04-13 Sibylla Törnkvist - ay947 E-post: sibylla.tornkvist@vasteras.se Kopia till Jessica Backlund, Attendo Care AB Annika Sahlgren, Attendo Care AB Äldrenämnden Avtalsuppföljning - Tujagården, Attendo Förslag till beslut Äldrenämnden beslutar; att godkänna rapporten om uppföljning av avtalet vid Tujagården, särskilt boende ålderdomshem. Att godkänna förlängning av avtalet om drift på tiden på två år 2016-05-01-2018-04-30. Ärendebeskrivning Attendo Care AB driver på uppdrag av äldrenämnden Tujagården, omfattande 36 lägenheter ålderdomshem. Maten tillagas på respektive avdelning. Tujagården upphandlades 2011 och den ursprungliga perioden omfattar 2012-05-01-2016-04-30 (Dnr: 2011/273-ÄN-061). Det kvarstår därefter möjlighet till ytterligare två års förlängning. Tjänstemän från Sociala nämndernas förvaltning har under februari 2015 genomfört en avtalsuppföljning av verksamheten utifrån nämndens ställningstagande av förlängning av avtalet om två (2) år. Samtal med verksamhetschef, och legitimerad personal har förts. Bedömning har gjorts av medicinskt ansvarig sjuksköterska avseende efterföljsamhet och rutiner avseende hälso- och sjukvårdens kvalitet och säkerhet. Verksamheten på Tujagården har haft en relativt hög chefsomsättning. Bedömningen är att nuvarande ledning är tydlig, engagerad och har ett strukturerat arbetssätt. 19 områden har följts upp. 13 områden bedöms vara godkända. Sex (6) områden bedöms godkända med förbättringsområde. Förvaltningens är att Tujagården är en väl fungerande enhet, som i stort håller en god kvalitet. Sociala nämndernas förvaltning har i skrivelse den 18 mars 2015 lagt fram förslag till beslut. Skickad av: Birgitta Thedvall - al567
VÄSTERÅS STAD TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) 2015-04-13 Bilagor Äldrenämndens Arbetsutskott 31 mars 2015 (2015-03-31) Rapport om avtalsuppföljning Tujagården 2015 Granskning av hälso- och sjukvårdsdokumentationen vid Tujagården samt efterföljsamhet till hälso- och sjukvårdsriktlinjerna Rapport om avtalsuppföljning Tujagården 2015 Resultat Palliativregistret
Blankt=Ingen / 0=Underkänd 1= Godkänd med förbättningsområde 2= Godkänd eller mer Tujagården feb-15 Allmänna villkor och administrativa bestämmelser för uppdraget Ledning och personal Personalens kompetens, kompetensutveckling och handledning, rekrytering. Krav på fastigheten/fysisk miljö Krav på utföraren Metoder och arbetssätt Meningsfull dag Bemötande/förhållningssätt Måltider och nutrition Kontaktmannaskap, kontinuitet.larm. Personakt Genomförandeplan, dokumentation Levnadsberättelse Delaktighet, information och inflytande Anhöriga, närstående Samarbete Stöd vid inköp och ekonomi Vård i livets slut Hälso- och sjukvård 0 1 2
Sociala nämndernas förvaltning Uppföljning av uppdrag Datum för uppföljning: 2015-02-18 Verksamhet: Tujagården, ålderdomshem 36 lägenheter Leverantör: Attendo Care AB Uppdrags/avtals tid: 2012-05-01 2016-04-30 med möjlig förlängning 2 år+2år Handläggare: Sibylla Törnkvist Direktvals tfn 021-39 24 35 Sibylla.tornkvist@vasteras.se Cecilia Lindh Direktvals tfn 021-39 14 23 cecilia.tollbom.lindh@vasteras.se Bedömning av granskat område: 0= icke godkänd, brister finns. 1= godkänd med förbättringsområde 2= godkänd, följer krav eller mer
Allmänna villkor och administrativa bestämmelser för uppdraget Samtliga insatser inom uppdraget utförs. Personal informeras om innehållet i uppdraget. Följsamhet av mål och policys och riktlinjer finns. : Verksamheten har upprättat en plan för hur avtalets delar ska gås igenom under året. Finns med på APT för att hållas levande i verksamheten. ns Ledning och personal Verksamhetschefen har avslutad och godkänd medicinsk och/eller social högskoleutbildning. Överlåtelse finns för enskilda ledningsuppgifter i förekommande fall. Verksamhetschef finns tillgänglig i verksamheten större delen av arbetstiden. : Verksamheten har 1,75 åa SSK. Fått igång fungerande arbetssätt gällande teammöten tillsammans med enskild, professioner och kontaktman. Teammöten hålls var fjärde vecka för respektive boende. Verksamhetschef har social omsorgs examen. Verksamhetschef tillbringar merparten av sin arbetstid i verksamheten. Verksamheten har påbörjat ett LEAN-arbete, för att komma tillrätta med "tidstjuvar" i verksamheten och bygger på att få till en bättre arbetsstruktur. Börjat på en våning och kommer att successivt att fortsätta med de övriga våningsplanen. Sjukgymnast (40 %) och arbetsterapeut (32 %) finns i verksamheten två dagar i veckan. Verksamhetschef, sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast ingår i ledningsgruppen. De har tillsammans bildat en god plattform och har strategi om hur man ska jobba framåt. ns 1 2 Anmäla till att verksamhetschefen mot bakgrund mot sin kompetens, uppdrar åt annan att fullgöra enskilda ledningsuppgifter med stöd av HsL 30.
Personalens kompetens, kompetens-utveckling och handledning, rekrytering. Tillräcklig kompetens finns för målgruppen. Individuella kompetensutvecklingsplaner finns. Svenska språket behärskas i tal och skrift. All personal bär arbetskläder. All personal bär synlig och aktuell legitimation/namnskylt, med för- och efternamn. Nyanställd ges tillräcklig introduktion. Handledning ges vid behov. För upphandlingen specifika områden; område 1. Kompetens Silviasystrar 50 % Demensombud på varje enhet Körkort med kunskapstest inom lagstiftning, etik, moral, dokumentation, kontaktmannaskap mm. Pedagogik, teamsamverkan i multidisciplinära team, utgå från det friska. Lyfta personalens personliga talanger Vård i livets slut, heldagskurs för samtlig personal. Demens ABC, samverka med demensteam i Eskilstuna. : Merparten av omvårdnadspersonalen är undersköterskor med lång erfarenhet. Personalomsättningen är låg. Kompetensutvecklingsplan med utbildningsinsatser finns. Det finns planering för demensutbildning. Enheten har tre demensombud. Silviasyster (USK) finns på Hammarby är behjälplig på Tuja, bokas vid behov. Plan för introduktion finns med checklista. Samverkan med Eskilshem i Eskilstuna har minskat eftersom ökad samverkan sker med Demensteamet i Västerås. Personal bar namnskyltar med förnamn ns 1 1 av anbudet framgår att verksamheten ska ha en Silviasyster på 50 %. Namnskyltar med föroch efternamn. uppfylla det som framgår av anbudet, gällande Silviasyster. Införskaffa namnskyltar med för och efter namn återkoppla till senast den 11 maj
Krav på fastigheten/fysisk miljö : Systematiskt brandsskyddsarbete finns, brandutbildning, reviderat utrymningsplan. Regelbunden dokumentation kan förbättras. Upplevs som rent och fräscht. Har skåp för nycklar, följer rutiner och loggar. ns 1 2 Regelbunden dokumentation i form av månatliga kontroller. Krav på utföraren Kännedom och kunskaper finns om för verksamheten gällande lagar, förordningar och föreskrifter. Rutiner finns och handlingsplaner skapas vid behov. : Kunskap och kännedom finns ns Metoder och arbetssätt Kunskap om olika arbetssätt och metoder. Salutogent synsätt. Evidensbaserad praktik. Kunskaper om det naturliga åldrandet och dess sjukdomar, demens och palliativ vård. Kunskaper om psykiatri i förekommande fall. : Salutogent förhållningssätt alla påminns om hur man uttrycker sig exempelvis vid teamträffar. Det uppges vara viktigt att tänka på språkbruket, påminnas om att man är hemma i den enskildes hem. Personalen har kunskap om det naturliga åldrandet. Specifika utbildningsinsatser sker vid behov. Informationsblad om specifika sjukdomar finns att tillgå vid behov. Boende med psykisk ohälsa finns i verksamheten, här lyfts vikten av bemötande. Handledning finns att tillgå. ns 2 1
Meningsfull dag Metoder arbettssätt. Aktiviteter anordnas inomhus och utomhus. Individers koppling mellan intresse och aktivitet. Gemensamma aktiviteter kontra individuella aktiviteter. För upphandlingen specifika områden; område 2. Bemötande forts. Trygg och meningsfull dag Arbetar med kontinuitet i tre plan, personal-, tid-, omvårdnad- Egna Ipad till boende, Platt tv med aktuell information på varje våning. aktiviteter : Genomförandeplanen används som arbetssätt för att skapa en meningsfull dag för den enskilde. Den enskilde har inflytande och är delaktig. Upprätthålla dygns rytm. Gemensamma aktiviteter finns anslaget, enskilda aktiviteter sker efter överenskommelse. Erbjudande om att hyra Ipads finns. Möjlighet finns att komma ut varje dag. Sommartid är man ofta ute på tex balkonger. Aktiviteter dokumenteras i genomförandeplanen. Önskemålen utgår från den enskilde. ns 2 1 Bemötande/ förhållningssätt Professionellt förhållningssätt finns och lämplighet för uppdraget. Kognitivt anpassad information ges. Allmänna utrymmen betraktas som delar av de enskildas hem. Evidensbaserad praktik tillämpas. Vården och omsorgen genomförs i samråd med den enskilde. För upphandlingen specifika områden; område 2. Bemötande Värdegrundsarbete Boendes privatliv o integritet Anhörigas behov av inflytande : Aktuell information finns anslaget. Specificerat dagens mat och dagens aktivitet. Varje våning har info anslaget. Verksamhetschef beskriver värdegrundsarbetet verksamheten har värdegrundsledare. Verksamheten förhåller sig till den enskildes Integritet och reflekterar över detta. Vikten av att lyfta den enskildes önskan ur olika professioners perspektiv. Detta tas upp detta vid välkomstsamtal. ns 2 1
Måltider och nutrition Nämndens riktlinje för måltider och nutrition följs. Ekologiska livsmedel. Kända och efterlevda rutiner för hantering av livsmedel finns. Kostmöte 4ggr/år finns. För upphandlingen specifika områden; område 4. Måltiden God och näringsrik kost, kostkort som skrivs in i genomförandeplanen Socialt värde och gemenskap Tujagården lagas maten på plats, två rätter att välja på Måltidsfördelning över dygnet Äter utomhus när vädret tillåter Temadagar/veckor och olika former av provning. Högtidsdagar, vacker dukning, fredagsmys, lördagskondis och söndagslunch : Det finns matombud på varje våning. Måltidskonceptet tillämpas. Verksamhetschefen träffar varje månad matombuden. Matsedel är genomgången av dietist. Menyn revideras utifrån önskemål från de boende. Regelbundna kartläggningar görs gällande hur måltiderna fördelas över dygnet. Viktkontroller görs varje månad. Hygienrutiner följs, Miljö och Hälsa godkände verksamheten vid en kontroll, i november 2014. ns Kontaktmannaskap. Kontinuitet. Larm. Varje person har kontaktman utsedd samt ersättare. Personalen har kunskap om kontaktmannaskapets innebörd. Kontinuitet finns. Möjlighet till att byta kontaktman finns. Schema planeras utifrån kontaktman Larm besvaras omgående och åtgärdas snarast. Rutin för provlamning finns. : Verksamheten ser vikten av kontaktmannaskapet. Alla har kontaktman som finns anslaget inne hos den boende. Arbetet fördelas inte direkt utifrån kontaktmannaskapet, men det hålls levande under hela dagen. Kontaktmannen ska ha god känndedom om sin kund. Enheten har fått nytt larm som färdigställs under denna vecka (V.8). Utbildning i larmhantering kommer att ske för hela arbetsgruppen. Loggning sker enligt rutin. Provlarm sker en gång per månad. ns
Personakt Personakt finns upprättad som följer lagstiftning för verkställigheten. Förvaring, gallring och arkivering sker enligt lagstiftning. : Dokumenterar i safedok. Personakt i pappersform finns utskrivet och förvaras i låsta skåp, i låst rum. Regler för arkivering följs. ns Genomförandeplan, dokumentation Ankomst samtal sker. VPL hålls i samråd med enskild inom 14 dagar efter inflytt. Genomförandeplan upprättas och används aktivt. Enskilds inflytande och delaktighet finns. Mål framgår. Genomförandeplan uppdateras minst 1 ggr/år eller vid behov. För upphandlingen specifika områden; område 3. Makten över sitt liv Tydlig lokal rutin för hur personal informerar om Avstämning varje vecka mellan kontaktman och enskild. Söderhavsrum/biosalong, hitta och bevara den enskildes vänner. Uppföljning; dagligen rapporter, månatliga omvårdnadsmöten tillsammans med bl.a. rehab, var4:4 månad betona vikten av aktuell genomförandeplan, årlig revision av genomförandeplanen. : Sjuksköterska och verksamhetschef samt kontaktman träffar den enskilde i samband med inflytt. Vårdplanering erbjuds inom två veckor efter inflytt. Verksamheten har tre dokumentationsstödjare samt en på natten. ns 2 1 Levnadsberättelse Levnadsberättelse skrivs efter samtycke av enskild, företrädare eller kontaktman. : Levnadsberättelsen upprättas i första hand av anhöriga. I vissa fall upprättas den tillsammans med kontaktman. ns
Delaktighet, information och inflytande Rutiner för synpunkter och klagomål finns. Blanketter finns synligt. Synpunkter bearbetas och återkopplas inom 14 dagar. Brukarrår 4 ggr/år. Protokollförda råd finns minst 1ggr/termin. Information om vem som arbetar, mat och annan info om enheten finns synligt. : Synpunkter och klagomål finns anslaget i entrén inte på avdelningarna. Ett brukarråd har hållits under förra året. ns noteringar s ns n Krav på åtgärder Senast datum 1 1 protokollförda brukarråd. Tillgängliggöra synpunktsblanketten på respektive avdelning. Planera in protokollförda brukarråd. Tillgängliggöra synpunktsblanketten på respektive avdelning. Anhöriga, närstående Skriftligt informationsmaterial om verksamheten finns. Kontinuerlig information ges till anhöriga och närstående. Anhörigråd minst årligen. Stöd till anhöriga tillgodoses. : Nyligen haft anhörigträff. Närståenderåd har det inte funnits intresse för. Månadsbrev anslås på avdelningarna och i hiss. ns noteringar s ns n Krav på åtgärder Senast datum Samarbete Samarbete finns med frivilliga, läkare, föreningar finns. Namngiven kontaktperson finns för samverkan. : Verksamhetschef och aktivitetsansvarig håller i kontakter för samverkan. Pågående samarbete finns, samverkan uppges vara god. Aktivitetsansvarig arbetar 4 timmar/dag med aktiviteter. s ns n Krav på åtgärder Senast datum
Stöd vid inköp, ekonomi Rutiner finns för ekonomisk säkerhet och handhavande. Enskilda och företrädare informeras. Eventuella överenskommelser framgår i genomförandeplanen. : Kontanta medel för enskilda låses in i kassaskåp. s ns n Krav på åtgärder Senast datum Vård i livets slut För upphandlingen specifika områden; område 5. Vård i livets slut I team, gemensam grundsyn, dialog där den enskilde står i centrum Livets sista tid Tydliga lokala rutiner : Verksamheten följer riktlinjer, kunskapsstöd och nationellt vårdprogram för palliativ vård. Registeringar i Palliativa registret görs. Brytpunktsamtal sker. Smärt kan förbättras liksom samtal om den enskilde önskemål om livets sista tid. Personalen uppges ha ett gott bemötande och erforderlig kompetens. s ns n Krav på åtgärder Senast datum 1 2 Smärt och samtal om den enskildes sista tid.
Hälso- och sjukvård Vården s utformning sker i samråd med patienten. Enskild för information om hälsotillstånd och behandling. Styrdokument som gäller för hälso- och sjukvården finns och följs. Vårdprogram, föreskrifter och allmänna råd, riktlinjer och rutiner som rör hälso- och sjukvård i Västerås stad är kända. Lokala rutiner finns upprättade. Delegering är förenlig med säkerheten för patienterna. Verksamhetschef för hälso- och sjukvård leder verksamheten. Patienten behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. Samverkan med MAS finns. Avtal om läkarmedverkan är känt. Samverkan med läkare och annan sjukvårdspersonal finns. : Verksamheten deltar i kvalitetsregistret Senior Alert och BPSD registret. Alla boende har riskar i Senior Alert. Personar i BPSD-registret kan förbättras i omfattning beroende av antalet enskilda med demenssjukdom. Enheten har regelbundna teamträffar. Systematiskt teamarbete finns med samtliga professioner. Verksamheten behöver jobba med åtgärdsplaner, handlingsplaner och kontinuerliga uppföljningar. Teamarbetet kan ytterligare förstärkas genom att i än högre grad få med den enskilde och kontaktmannen. De nya HSL riktlinjerna är kända. Delegerings rutin och görs i safedok. Verksamhetschef skriver ut avvikelserna en gång per vecka och varje vecka gås dessa igenom med teamet. Eventuella åtgärder förankras och följs upp tillsammans med vårdpersonalen. Den enskildes samtycke beaktas i samband med begränsningsåtgärder, uppföljning sker. Förteckning över medicintekniska produkter finns, samt rutiner för service och underhåll av produkterna. Sjuksköterska med förskrivningsrätt finns. Samverkan med MAS sker kontinuerligt. ns noteringar s ns n Krav på åtgärder Senast datum 1 2 Systematisera uppföljningar utifrån inmatade riskar, genom att upprätta åtgärdsplaner, handlingsplaner och kontinuerliga uppföljningar. Teamarbetet kan ytterligare förstärkas genom att i än högre grad få med den enskilde och kontaktmannen. Inkomma med handlingsplan i hur man avser utveckla det systematiska förbättringsarbetet i kvalitets register samt utveckla teamarbetet. återkoppla till senast den 11 maj.
19 februari 2015 Cecilia Lindh Utvecklare/beställare Västerås stad Sociala nämndernas förvaltning MAS granskning av hälso- och sjukvården på Tujagården 2015 Granskningen gjordes på plats i verksamheten den 18/015. Verksamhetschefen och sjuksköterskan samt sjukgymnasten intervjuades. Dokumentationen granskades före besöket. Resultat: Verksamheten leds av verksamhetschefen Jessica Backlund.Verksamheten är anmäld till Socialstyrelsens vårdgivarregister och Jessica är anmäld som verksamhetschef enligt 29 HSL. Följsamheten till Västerås Stads Riktlinjer för hälso- och sjukvård är god. Senaste versionen från i höstas finns utskrivna och de används vid upprättandet av lokala rutiner för hälso- och sjukvården. Stadens och Attendos riktlinjer är samstämmiga. Dokumentationen förs i systemet Safedoc. Sjuksköterskan är kunnig i systemet och dokumentationen är god. Granskningen har gjorts genom särskild utformad mall. Fem journaler granskades på 19 olika punkter. I safedocsystemet ska man i status markera det som är aktuellt eftersom löpande anteckningar förs i samma del. Detta hade man i två av journalerna missat att uppdatera. I samtliga journaler är riskar för fall, nutrition, munhälsa och trycksår dokumenterade. Det är också ett tydligt flöde och omvårdnadsplaner är upprättade vid alla omvårdnadsproblem, risker och resurser som behöver stärkas. Planerna är fullständiga med tydlig diagnos, mål, åtgärder och regelbunden uppföljning. Dock är uppföljningen för gammal i två journaler och bör uppdateras. Inkontinenshjälpmedel är utprovade, förskrivna och dokumenterat i plan. Här behöver däremot fyra av fem planer följas upp. Kravet är att de ska följas upp minst var sjätte månad och vid behov och här är de något äldre. Totalt fick sjuksköterskans dokumentation 95% godkänt. Vid föregående års granskning var resultatet 92%. Jag bedömer att dokumentationen är mycket god. Samtliga yrkesgrupper anser att samverkan avseende hälso- och sjukvård är god. Man har nyligen utarbetat en ny rutin för teammöten där man arbetar efter en fastställd dagordning för att inga viktiga frågor ska glömmas bort. Sjuksköterska, sjukgymnast, arbetsterapeut och kontaktperson deltar i teammötena. De planeras utifrån att kontaktmannen är i tjänst och genomförs varje vecka på de olika avdelningarna. Alla brukare får således en genomgång av sina behov och insatser var Attendo. Box 715. 182 17 Danderyd. Besöksadress Vendevägen 85 B. Tel 08-12 34 56. Fax 08-11 22 33. www.attendo.se.
fjärde vecka. På teammöten gås varje brukares behov igenom i detalj och man tar också upp punkter som resultat från kvalitetsregister och vårdplaner. Hälso- och sjukvårdspersonalen kommunicerar också genom meddelandefunktionen i dokumentationssystemet safedoc och att de två gånger per vecka rapporterar till varandra (ssk, at, sg) på morgonen. Arbetet med avvikelsehantering sker på samma sätt för SoL och HSL avvikelser. De läggs in av alla medarbetare i AttendoAdd som är ett IT-stöd för kvalitetsarbetet. Alla avvikelser granskas och avslutas av verksamhetschefen. Man är också noga med att dokumentera alla avvikelser i brukarens journal. Varje vecka gås avvikelserna igenom på individnivå och man tillser att relevanta åtgärder har vidtagits och följts upp. Varje månad har man sedan ett kvalitetsmöte där vc, ssk, rehabpersonal och kvalitetssamordnare deltar. Där hanterar man händelserna på en mer verksamhetsövergripande strategisk nivå. Till hjälp har man ett analysverktyg i AttendoaAdd som visar antalet avvikelser ett år tillbaka i tiden. Man ser också antal händelser per kategori, antal risker man identifierat och även vilken tid på dygnet händelserna inträffat och vilka orsaksområden som identifierats. Detta verktyg är en stor hjälp i att arbeta systematiskt med att minska antalet risker och avvikelser. Under kvalitetsmötet för man protokoll som sedan följs upp nästkommande månad. n: Kontrollera regelbundet mot granskningsmall att allt finns med i dokumentationen Säkerställ att uppföljning av vårdplan för inkontinens genomförs regelbundet. Med vänlig hälsning Maria Ekelund Dannert Attendo Medicinskt ansvarig sjuksköterska 0705630620 maria.ekelund@attendo.se 2 (2) Attendo. Box 715. 182 17 Danderyd. Besöksadress Vendevägen 85 B. Tel 08-12 34 56. Fax 08-11 22 33. www.attendo.se.