Svenska Brukshundklubbens Utskott för organisation Protokoll 1/2013 Datum: 2013-06-10 Tid: 19:00-21:15 Plats: Telefon Närvarande: Ordförande Ragnar Bergståhl LET Andersson Christer Lundberg Monica Eriksson, Ange ev. nedan Anmält förhinder: Dag Brück och Katarina Swahn Från kansliet: Sanna Ameln Övriga deltagare: - Ange ev. nedan Justerare: Vid protokollet: Monica Eriksson Sanna Ameln Postadress: Box 4, 123 21 Farsta Besöksadress: Frykdalsbacken 20, Farsta Telefon: 08-505 875 00 Fax: 08-505 875 99 Organisationsnummer: Svenska Brukshundklubben: 802000-4605 Brukshundservice Sverige AB: 556448-6453 info@brukshundklubben.se www.brukshundklubben.se
1 Sammanträdets öppnande Sammankallande Ragnar Bergståhl hälsade de närvarande välkomna och förklarade sammanträdet öppnat. 2 Val av protokollsjusterare Monica Eriksson valdes att jämte mötesordföranden justera dagens protokoll. 3 Fastställande av dagordning Utskottet beslutade att godkänna framlagt förslag på dagordning. 1. Mötets öppnande 2. Val av sekreterare 3. Val av justerare 4. Rapport från utskottsgrupperna Alla 5. Prio.plan för utskottets verksamhet Ragge 6. Kommunikationsgruppens sammansättning (Vilka ska ingå?) Monica 7. Kommunikationsgruppens lista för prioritering Monica 8. Redaktionsrådet (Arbetsuppgifter) Monica 9. Utskottets sammansättning (Årlig fråga) Ragge 10. Föreningscoacher. Hur går vi vidare? Christer 11. Värdegrund (Vem/vilka?) LET/Alla 12. Soc. media. 2 frågor i en. FS (Hur hantera internt/externt?) Dag/Sanna 13. Medlemsutveckling (Allmänt) Ragge 14. Årshjul FS Utskottet (Ingår i vad och när vi ska/vill göra) Alla 15. Övriga frågor 16. Nästa möten och hur 17. Mötets avslutande 4 Rapport från utskottsgrupperna Stadgegruppen LET Andersson rapporterade om gruppens fortlöpande arbete. Eftersom gruppen inte haft några möten efterfrågar utskottet minnesanteckningar från gruppen, vilket kommer inom kort. Föreningsutvecklingsgruppen Utskottet tog del av handlingar över arbetet som hittills gjort gällande föreningscoacher och lade dem till handlingarna. Se bilaga. Kommunikationsgruppen Utskottet tog del av kommunikationsgruppens senaste minnesanteckningar och lade dem till handlingarna. Se bilaga. Utskottet tackade för informationen. 5 Prioriteringsplan för utskottets verksamhet Förbundsstyrelsen har ombett samtliga utskott att inkomma med en prioriteringslista. Kommunikationsgruppen håller på att jobba fram en prioriteringslista för kommunikationsinsatser. Detta kommer att presenteras på utskottets septembermöte och för FS i oktober. Monica Eriksson väckte frågan om att medlemsrekrytering bör ligga högt på utskottets prioriteringslista och utarbeta en strategi för hur medlemsrekryteringen ska gå till. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 2 av 5
Utskottet beslutade att uppdra åt kommunikationsgruppen att ta med punkten medlemsrekrytering i arbetet med kommunikationsstrategin. Utskottet diskuterade också vikten av att sätta egna mål utifrån de mål som tagits av kongressen. Utskottet uppdrog till Monica Eriksson att fundera vidare kring utskottets egna mål och hur vi kan påverka de andra utskotten att arbeta med målen. 6 Kommunikationsgruppens sammansättning Kommunikationsgruppen föreslog att hålla kärngruppen liten och tillsätta resurspersoner för specifika projekt. Förslaget är att kommunikationsgruppen består av Monica Eriksson (sammankallande), Greta Sköld och Sanna Ameln (adjungerad). Utskottet beslutade att bifalla kommunikationsgruppens förslag. Utskottet anser att små grupper kan leda till smal kompetens. Det kan dock undvikas genom att ta in resurspersoner med specialkompetens. 7 Kommunikationsgruppens lista för prioritering Kommunikationsgruppen har mycket arbete framför sig och har därför gjort en lista på saker som ska prioriteras. Intentionen är att denna lista ska beslutas i utskottet i september och presenteras för FS i oktober. Sedan kan kommunikationsgruppen arbeta vidare utifrån det. Utskottet uppdrog till kommunikationsgruppen att arbeta vidare med prioriteringslistan och presentera ett förslag till utskottets möte i september. Utskottet anser att en funktion mot medlemsregistret för medlemsrekrytering är en prioriterad fråga och uppdrog till Ragnar Bergståhl att kontakta Peter Rimsby för att se över möjligheterna att investera i en sådan lösning. 8 Redaktionsrådet Monica Eriksson anser att tiden inte räcker till för henne att vara sammankallande för redaktionsrådet. Utskottet beslutade att återremittera ärendet till Utskottet för organisation och uppdrog till Ragnar Bergståhl att utse en ny sammankallande. Utskottet föreslog att ett av redaktionsrådets uppdrag bör vara att se över tidningen Brukshundens uppdrag. 9 Utskottets sammansättning Efter kongressen är det FS uppgift att se över utskottens sammansättning. Därför väckte Ragnar Bergståhl frågan om någon vill avsluta sitt uppdrag inom utskottet. Ingen av de sittande har för intention att göra det under förutsättning att FS och utskottet är nöjda med insatserna. Utskottet beslutade att Utskottet för organisation ska ha samma sammansättning som innan kongressen. Monica Eriksson uttryckte en önskan att få klarhet i riktlinjerna och gruppernas befogenheter, hur beslutgången ser ut, hur mycket kanslitid utskottet har till förfogande samt vad är Sannas Amelns arbetsuppgifter och hur prioriteras de? Justeras: Ordförande Justerare Sidan 3 av 5
Utskottet beslutade att ta fram tydligare riktlinjer för gruppernas förutsättningar. Utskottet uppdrog till Ragnar Bergståhl att kontakta Peter Rimsby för förtydligande av vilka kansliresurser i timtid som Utskottet för organisation har till sitt förfogande. 10 Föreningscoacher, hur går vi vidare? Gruppen har tittat på kravspecifikation av föreningscoacherna samt utarbetat ett grovt förslag på utbildningsplan. Sammanställa vad som behövs inför hösten och gör ett utvärderingsheat i samband med träff i december. Rolf-Göran Asplund finns som resurs gällande utbildning i målstyrningsarbetet. Nästa utbildningsfas är stadgar, etiska frågor och andra regelverk. Föreningscoacherna behöver ha en bred kompetens i de frågor som utskottet hanterar. Gruppen föreslog därför att sammankallande för de olika grupperna bidrar som resurspersoner. Utskottet beslutade i enlighet med gruppens förslag. 11 Värdegrund Annika Sällvik är utsedd att se över en värdegrundsarbetet för Svenska Brukshundklubben. Utskottet har fått ta del av Försvarsmaktens dokument kring värdegrund. SBK:s Skånedistrikt har jobbat fram en del dokument, bland annat en drogpolicy, som hör en värdegrund till. Även dessa dokument har utskottet fått ta del av. En plan för hur värdegrundsarbetet ska fortskrida kommer fram under hösten. Utskottet anser att arbetssättet är bra men betonar vikten av att inte uppfinna hjulet om och om igen. Ta del av det arbete som redan finns och utgå ifrån det. Utskottet uppdrog till Annika Sällvik att: Tillsätta en utskottsgrupp Ta fram ett förslag på arbetssätt till utskottets septembermöte så att utskottet kan presentera ett förslag till FS i oktober Startskott på organisationskonferensen 2014 Basera arbetet med värdegrunden utifrån dokument som redan tagits fram; exempelvis våra stadgar, Vision 2010, FS:s visionsarbete, det arbete som den tidigare kommunikationsgruppen tagit fram i varumärkesarbetet under 2008 samt SKK:s grundregler (1:3). Utskottet anser att det är viktigt att också titta på vilka åtgärder som vidtas om man inte följer värdegrunden. 12 Sociala medier Svenska Kennelklubben har tagit fram en policy för sociala medier. Utskottets önskan är att förtydliga i dokumentet att detta berör våra medlemmar genom att lägga den i vår brevmall och lägga till förtydligande i texter. Utskottet uppdrog till Sanna Ameln att arbeta vidare med dokumentet och bereda det för beslut på utskottets septembermöte. Utskottet uppdrog till kommunikationsgruppen att se över hur organisationen ska använda sociala medier som formella kommunikationskanaler. Justeras: Ordförande Justerare Sidan 4 av 5
13 Medlemsutveckling FS har lagt ansvaret för medlemsutveckling på Utskottet för organisation, vilket utskottet inte tycker är befogat. Utskottet anser att detta är ett delat ansvar i hela organisationen och frågan bör prioriteras. Utskottet beslutade att vända tillbaka frågan till FS att fördela ansvaret annorlunda. 14 Årshjul Ragnar Bergståhl och Katarina Swahn har gjort en kartläggning över aktiviteter och möten som sker över året. Kartläggningen är gjord för att få en övergripande bild över hur Utskottet för organisation och dess grupper ska planera sina aktiviteter så att de ligger i fas med när beslut ska fattas. Utskottet diskuterade årshjulet och kom med en rad synpunkter. Utskottet anser att utskottet bör planera in möten tre veckor innan FS-sammanträden, med minst ett fysiskt möte per år. Om man inte kan närvara på varje möte bör man ändå avlägga en rapport. Utskottet uppdrog till Ragnar Bergståhl att se över årshjulet och planera in utskottsmöten utifrån utskottets önskemål. 15 Övriga frågor Monica Eriksson väckte frågan att arbeta efter en åtgärdslista som följs upp i en punkt på dagordningen för varje möte så att alla har klart för sig vem som ska göra vad och varför. Utskottet uppdrog till Katarina Swahn att ta fram ett förslag på åtgärdslista, som förenklar uppföljning av utskottets frågor. 16 Nästa sammanträde Utskottet beslutade att genomföra nästa sammanträde 2013-09-09 och uppdrog till Ragnar Bergståhl att komma med förslag på tid och plats. 17 Sammanträdets avslutande Mötesordförande tackade de närvarande och förklarade sammanträdet avslutat. Justeras: Justeras: Vid protokollet: Ragnar Bergståhl Monica Eriksson Sanna Ameln Mötesordförande Det justerade protokollet redovisar vad som avhandlats på sammanträdet. Beslut som fattats kan dock bli föremål för ändring av Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse (FS). Justeras: Ordförande Justerare Sidan 5 av 5