Datum: 2014-09-25 Sida: 1 (6) Mariestads kommun Sektor Utbildning Utbildningsnämnden Information om tidplan och processbeskrivning för målbild 2017 för två nya skolor i maj 2017. Projekt skollokaler f-6 Väster Bakgrund Styrgruppen beslutade den 28 augusti 2014 att det skall tas fram ett dokument som tydligt beskriver verksamhetsperspektiv och målbild för två färdiga skolor i maj 2017. Detta dokument skall sedan presenteras för den politiska referensgruppen. Projektgruppen får i uppdrag att ta fram dokument som ska presenteras för styrgruppen den 7 oktober. Dokumentet skall innehålla tidplan, processbeskrivning samt motiv för färdigställande av två skolor. 1. Processbeskrivning Inför byggnation av en ny skola bör en fördjupad analys ske rörande vad vi vill med den nya verksamheten och hur den skall utvecklas. Utifrån detta utformas lokalerna för att fungera optimalt. Detta skall resultera i en dokumenterad verksamhetsplan samt programhandling (lokalplan). En väl genomarbetad verksamhetsplan utvecklar verksamheten och förenklar byggprocessen.
Sida: 2 (6) Figur 1. Verksamhetsplan och programhandling. All erfarenhet säger, att vid planering av en större om- eller nybyggnation ska arbetet inledas med att tänka mjuka värden och funktion. Först där efter påbörjas arbetet med att ta fram skisser. Detta för att inte hämma kreativitet och nytänkande. I detta skede bör verksamheten även arbeta igenom pedagogiska frågor såväl som profil för respektive skola. Tillsammans utgör detta verksamhetsplanen, som är ett viktigt underlag i den fortsatta planeringen. Verksamhetsplanen blir även viktig när det gäller verksamhetens utveckling, lokaler och underlag för eventuella politiska beslut.
Sida: 3 (6) 1.1 Ekonomi Det tidiga skedet är viktigt där mycket avgörs. Bra underlag skapar möjlighet till medvetna beslut, som ger maximal nytta av resurserna. Det är viktigt att fånga upp alla aktörers och intressenters tankar och idéer och beskriva dessa så detaljerat som möjligt. Figur1. Förhållandet mellan påverkan och kostnad i byggprocessen. Det tidiga skedet är det billiga skedet i en byggnadsprocess. Kostnaderna är låga i planeringsarbetet jämfört med ändringar under pågående byggnation. Kostdrivande är att behöva göra verksamhetsanpassningar då byggnaden börjar stå klar, eller att verksamheten måste anpassas till en byggnad som inte är fullt ut funktionsduglig. Byggnaden kommer att kosta betydligt mindre under sin livscykel, om verksamhetens behov ges utrymme i projektet från första början. Det är även viktigt att verksamhetens behov kommuniceras och följs upp under hela byggprocessen. Bristande kommunikation i byggprocessen kostar i Sverige i snitt 22 miljarder koronor varje år (enl. Svensk Byggtjänst). 1.2 Övergripande mål och delmål Vilken skola vill vi ha i framtiden? Arbetet startar med en behovsanalys. Utifrån denna växer idéer och funktioner fram.
Sida: 4 (6) Genom att tillsammans ta fram gemensamma ledord och målbilder att sträva mot sätts ambitionsnivån för verksamheten. I detta steg tas även funktionsbehov fram, så att lokalerna blir ändamålsenliga. Till verksamhetsplanen måste vi ha tänkt igenom hur vi ska arbeta, vilken pedagogik vi ska ha och eventuell profil på skolan. Utifrån detta ställs funktionskraven. Detta är ett skolutvecklingsarbete, men det är inte den enda utvecklingsprocess som pågår ute i skolorna. Därmed måste man beakta tidsperspektivet för pedagogernas insatser i framtagandet av verksamhetsplan. Slutresultatet blir en dokumenterad verksamhetsplan med tydliga prioriteringar och målbilder som förstärker ambitionerna. 1.3 Delaktighet Ett mål vid framtagandet av verksamhetsplanen är att arbeta med stor och bred delaktighet. Vi ska ta lärdom av tidigare erfarenheter som t.ex. vid byggnationen av Högelidsskolan. Att ta vara på personalens kunskap och engagemang är en grundläggande förutsättning för att nå ett gott resultat. Att personalen är delaktig i förändringen av sin arbetsmiljö leder till större engagemang och arbetsglädje. Nöjda och glada medarbetare brukar också betyda glada och nöjda elever och vårdnadshavare. Även vårdnadshavares och elevers synpunkter och idéer ska tas tillvara vid en nybyggnation. Det är mycket som ska belysas och beaktas, men det är av största vikt att ta till vara allas kunskaper, erfarenheter, idéer och kreativitet. Ju fler som är med och bidrar, ju fler bra idéer föds. Delaktighet tar tid och ska få ta tid, då det är en process där många bereds möjlighet att vara med. (Bilaga 1, Aktivitetsplan, version 14 09 18). 1.4 Kommunikationsplan Som stöd i processen för Projekt skollokaler f-6 Väster har en kommunikationsplan tagits fram. Syftet är att på ett strukturerat och effektivt sätt nå ut till alla definierade målgrupper. (Bilaga 2, Kommunikationsplan, version 1) Detta är också ett uppdrag från den politiska ledningen enligt beslut i KF den 26 maj 2014, Kf 75. Målet är att alla medborgare skall ha möjlighet att ta del av informationen gällande Projekt skollokaler f-6 Väster. Personal och vårdnadshavare (på berörda skolor),
Sida: 5 (6) politiker, fackliga företrädare och övriga intressenter skall fortlöpande informeras och ges möjlighet att vara delaktiga i processen. 2. Tidsplan Målet är att genom delaktighet arbeta fram underlag till verksamhetsplan och programhandling för två nybyggda skolor. Arbetet sker processinriktat genom olika aktiviteter över tid. (Bilaga 1, Aktivitetsplan version 14 09 18) Uppskattningsvis tar framtagande av verksamhetsplanen ca 6 månader och beräknas vara klar månadsskiftet februari-mars 2015. Programhandling (lokalprogram) kan delvis påbörjas under arbetet med verksamhetsplanen och beräknas vara klar den 1 maj 2015. Därefter tar arkitektens arbete vid. Inflyttning i de nya skolbyggnaderna bör ske i samband med en skolstart i augusti. Ur verksamhetssynpunkt bör skolorna stå färdiga den 1 maj, för att kunna inredas och iordningställas och därmed vara klara för att ta emot eleverna vid läsårsstart. Figur 3. Tidsordning av aktiviteter i byggprocessen. Utifrån de moment som skall genomföras i byggprocessen, är färdigställandet av två skolor den 1 maj 2017 en realistisk tidpunkt att ta sikte på. En förutsättning är att arbetet löper friktionsfritt.
Sida: 6 (6) 3. Färdigställande av två skolor I arbetet med att forma två nya f-6 skolor i västra Mariestad ingår att skapa ett samarbete mellan personalen på de fyra berörda skolorna. Det behöver sättas en gemensam bild för värdegrund och övergripande mål där all personal arbetar tillsammans i framtagandet av verksamhetsplan och programhandling. Detta innebär också att personalen får möjlighet att lära känna varandra, något som är av betydelse då verksamheter ska slås samman och nya arbetslag kan behövas skapas. Målet för verksamheten är att färdigställa två nya skolor samtidigt, vilket skapar möjlighet att ta ett helhetsgrepp för f-6 skolorna i västra Mariestad. Genom att färdigställa två nya skolor samtidigt kan en flexibel organisation skapas med en gemensam målbild. Detta ger möjlighet för personal att söka till en viss skola, samtidigt som man har möjlighet att säkerställa att båda skolorna får legitimerade lärare med rätt behörighet. Att båda skolorna färdigställs samtidigt är av stor betydelse, när nya upptagningsområden skall skapas utifrån närhetsprincipen. Under befintligt läsår kan inte omflyttningar genomföras med hänsyn till befintliga klasser, organisation, schema och elevernas trygghet. Vid justering av nya upptagningsområden kommer en viss justering av personal mellan skolorna att behöva göras, vilket innebär dubbelt arbete vad det gäller uppdragsplanering och schemaläggning. Eleverna skall inte behöva byta personal under pågående läsår. Om inflyttning sker under pågående läsår finns det risk för rättsosäkerhet vad det gäller betyg och bedömning vilket är en myndighetsutövning. Dessutom behöver bl.a. läromedel samordnas vilket inte möjliggör en inflyttning under pågående läsår. Det är av stor betydelse är att skolorna står klara i god tid innan läsårets start. Detta för att eftersträva en trygg övergång där personalen är delaktig och har god beredskap inför ett nytt läsår på en nybyggd skola. Bilagor Bilaga 1, Aktivitetsplan version 14 09 18. (Aktivitetsplanen är levande och innehållet utvecklas under tid.) Bilaga 2, Kommunikationsplan version 1 Underskrift av (Underskrift av Underskrift av Handläggare Cfö/Grch/Gy-R) Utbildningschef