LEDNINGSINSTRUKTION För Barn & Utbildnings verksamhet vid en extraordinär händelse Antagen av Barn- och utbildningsnämnden 2011-11-01 93 Gäller till dess revidering sker
2(6) TIBRO BARN & UTBILDNING Ledningsplan för barn och utbildnings verksamhet vid en extraordinär händelse 1. VERKSAMHET fredshändelser Uppdrag Barn & Utbildning skall bistå den politiska ledningsgruppen och tjänstemannagruppen med information och beslutsunderlag för att verksamheten inom Barn- och utbildningsnämndens ansvarsområde vid extraordinära förhållanden och höjd beredskap så långt möjligt ska fungera som under normala förhållanden. 2. ORGANISATION OCH PERSONAL Vid en extraordinär händelse i fred och vid höjd beredskap organiseras Barn & Utbildnings ledningsfunktion på följande sätt: Ledningsgrupp Ledningsgruppen har en särskild samordnare som ansvarar för kontakten med kommunens krisledningsgrupp, det vill säga bistår med information och beslutsunderlag. Ledningsgruppen ansvarar för kommunikation och samarbete med företrädare för Barn & Utbildnings arbetsgrupp. Ersättare finns. Arbetsgrupp Arbetsgruppens uppgift är att bistå ledningsgruppen med information och beslutsunderlag utifrån verksamheternas behov och situation. Ersättare finns. 3. BESLUTSBEFOGENHETER Vid en extraordinär händelse fattar Barn- och utbildningsnämndens ordförande och vice ordförande beslut i nämndens ställe. Arbetsgruppen tar fram beslutsunderlag till ledningsgruppen som efter en bedömning avger beslutsunderlag till tjänstemannagruppen. Ledningsgruppen har mandat att efter behov göra omfördelningar inom Barn- och utbildningsnämndens budgetram. Extra kostnader vid en extraordinär händelse skall föras på särskilt konto.
3(6) 4. ORGANISERING/AKTIVERING AV LEDNINGSORGANISATIONEN Ledningsgruppen och arbetsgruppen skall kunna organiseras inom 3 timmar efter det att kommunstyrelsens ordförande fattat beslut om att beredskapsorganisationen skall gälla. Personal kan kallas in beroende på inträffad händelse. Uthållighet Förvaltningschefen för Barn & Utbildning kommer att ingå i kommunens krisledningsgrupp under en extraordinär händelse Ledningsgruppen och arbetsgruppen skall kunna bedriva verksamhet dygnet runt om så bedöms nödvändigt. Därför finns det ersättare för samtliga personer i såväl ledningsgruppen som arbetsgruppen. Inkallande Förvaltningschefen för Barn & Utbildning ansvarar för att kalla in ledningsgruppen. Samtliga ledamöter i ledningsgruppen äger möjlighet att kalla in gruppen om förvaltningschefen ej är tillgänglig. Samordnaren ansvarar för att kalla in arbetsgruppen som motsvarar behoven vid den särskilda händelsen. Personalen kallas in till tjänstgöring via telefon, alt. mobiltelefon. Vid teleavbrott, dålig väderlek etc sker hämtning genom insatser från samhällsbyggnad. Dokumentation Ledningsgruppen skall dokumentera krisledningsarbetet. Anteckningar över viktiga händelser och tidpunkter ska fortlöpande föras i en särskild dagbok. Information Samordnaren i ledningsgruppen är ansvarig för att kontinuerligt hålla kommunens krisledningsgrupp samt kommunens informatör informerade. Ledningsgruppen och arbetsgruppen har en ständig kommunikation för att säkerställa att ledningsgruppen har säker och rätt information om läget i verksamheterna. Lokaler Ledningsgruppen samlas i förvaltningschefens för Barn & Utbildnings kontorsrum. Arbetsgruppen samlas på Familjecentralen.
4(6) Utöver dessa reguljära lokaler finns en skyddad ledningsplats i källarplanet Centrumgatan 17 (skyddsrum). Vid en situation då Familjecentralens eller kommunkontorets lokaler inte kan nyttjas samlas ledningsgrupp och arbetsgrupp i Gruvan. Denna lokal är försedd med el och tillförlitlig sambandsutrustning utöver det som normalt finns i lokalerna såsom fax, kartmaterial, dator, mobiltelefoner mm. 5. SAMBAND Samband förutsätts i första hand ske med telefon. Som reserv finns tillgång till mobiltelefoner. Dessutom finns fax och e-post. Utöver dessa reguljära funktioner utses kurir i form av utsedd tjänsteman för att säkerställa kommunikationen. 6. SAMVERKAN Samverkan sker med de aktörer som bedöms nödvändiga. 7. AVVECKLING Förvaltningschefen för Barn & Utbildning beslutar om att avveckla ledningsgruppen. Ledningsgruppen beslutar om att avveckla arbetsgruppen. 8. UTVÄRDERING Samordnaren ansvarar för att en utvärdering sker så snart som möjligt efter det att kommunen/förvaltningen återgått till normal verksamhet. Kommunstyrelsen behandlar utvärderingen och beslutar om åtgärder.
5(6) AGENDA Närvarokontroll Syfte Presentation av läget i stort Väder Läget för drabbade personer Gällande inriktning för förvaltningens verksamhet, beslut etc. Redogörelse för kritiska verksamheter och funktioner Informationsläget Personalläget Underhåll, transporter, försörjning, samband Uppföljning av beslut Frågor Sammanfattning och inriktning av det fortsatta arbetet Tid och plats för nästa ledningsgenomgång
Förvaltningschef Eddie Jellinek Ekonom/Controler Utvecklingsledare Förvaltningssekr Personalsekr Assistent MUSIKSKOLA ELEVHÄLSA BARNOMSORG FÖRSKOLA GRUNDSKOLA GYMNASIESKOLA VUXENUTBILDNING Musikledare Hans Engvall Ulla Zell Marianne Forsberg Joakim Almlöv Peter Gejervall A-H Alexandersson Musikskola Familjecentral Pedagogisk omsorg Karusellen Nyboskolan, arbetslag A Gymnasieskola Skoldataenhet Gärdhem Tillsyn Enskild verksamhet Sprattelbo Grundsärskola 6-9 Gymnasiesärskola Skolpsykolog Ängen Bengt-Olof Larsson Vuxenutbildning Annica Henrysson Nyboskolan, arbetslag B Särvux Fjärilen Marie Ahlander Yrkeshögskola Snickargården Smuleberg F-5 Fritidshem SFI Torpet Annette Larsson Thomas Blomgren Anita Wirtberg Häggetorp F-5 Fritidshem Gymnasieskola Bäcken Grundsärskola 1-5 Marie-Louise Brage Gläntan Thord Zell Gymnasieskola Kullerbyttan Ransberg F-5 Fritidshem Tuvan