Revisionsrapport 2010 Landskrona stad Granskning av intern kontroll Ann-Mari Ek Lennart Öhrström Mars 2011
Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 3 1 UPPDRAGET... 4 1.1 Bakgrund och syfte... 4 1.2 Metod och avgränsning... 4 2 REGELVERK OCH LAGSTIFTNING... 4 2.1 Kommunstyrelsens ansvar... 4 2.2 Nämndernas arbete... 5 2.3... 5 2.4 Reglemente för intern kontroll... 5 3 NÄMNDERNAS ARBETE... 5 3.1 Kommunövergripande kontrollpunkter... 5 3.2 Kommunstyrelsen... 6 3.3 Servicekontor... 7 3.4 Kulturnämnd... 7 3.5 Fritidsnämnd... 8 3.6 Miljönämnd... 8 3.7 Omsorgsnämnd... 8 3.8 Vuxennämnd... 9 3.9 Räddningsnämnd...10 3.10 Barn- och ungdomsnämnd...11 3.11 Byggnadsnämnd...11 3.12 Teknisk nämnd...12 4 ANALYS... 12 BILAGA 1: MATERIAL... 15 BILAGA 2: COSO-MODELLEN... 16 Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 2
Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landskrona stad genomfört en granskning av stadens internkontrollarbete. Granskningens syfte har varit att belysa hur kommunstyrelsen leder det interna kontrollarbetet, både ifråga om planer, dokumentation och uppföljning. Syftet har också varit att titta på hur de olika förvaltningarna utför sin interna kontroll och uppföljning av resultatet av dessa. Efter genomförd granskning har vi följande synpunkter: Internkontrollarbetet har utvecklats i positiv riktning under året, men har förbättringspotential. Det finns ingen övergripande risk- och väsentlighetsanalys gjord för Landskrona Stad som lett fram till de kommunövergripande kontrollpunkterna. Vi bedömer att en genomgripande risk- och väsentlighetsanalys, med utgångspunkt i verksamhetens mål, skulle bidra till att en mer systematiskt hantering av verksamhetens risker. Kommunstyrelsen bör göra en samlad bedömning av årets internkontrollarbete och ta ställning till om den interna kontrollen är tillräcklig i kommunen. KS bör vidare återkoppla sin bedömning över utfört arbete till nämnderna. Samtliga nämnders internkontrollplaner bör på ett tydligt sätt kopplas till väl utvecklade och dokumenterade risk- och väsentlighetsbedömningar som utgår från verksamhetsmålen. Reglementet utgör en god grund för intern kontrollarbetet men tillämpningsanvisningarna behöver utvecklas och ges större innehåll för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll. Tydligare och mer detaljerade anvisningar för hur intern kontroll ska genomföras och följas upp hade varit till hjälp i det praktiska arbetet. Internkontrollarbetet bedrivs inte enbart genom arbetet med internkontrollplaner och uppföljning av dessa utan det finns även en hel del systematiska kontroller inbyggda i olika program, system och rutiner. Någon övergripande kartläggning av dessa program/system är inte gjord, vilket är en brist. Flera nämnder beskriver att internkontrollarbetet har utmynnat i förslag till förbättringar, vilket är positivt. Kontrollmiljön uppges ha utvecklats genom att medvetenheten om och intresset för intern kontroll har ökat. Ett kommunövergripande forum för intern kontroll med återkommande träffar och belysning av goda exempel kan vara ett sätt att hålla internkontrollarbetet levande. Utbildning och information om vad intern kontroll innebär och hur det praktiska arbetet kan utvecklas bör ges kontinuerligt och även finnas med vid introduktionen av nyanställda. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 3
1 Uppdraget 1.1 Bakgrund och syfte Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landskrona stad genomfört en granskning av stadens internkontrollarbete. Syftet är att granska hur kommunstyrelsen följer och leder det interna kontrollarbetet, både ifråga om planer, dokumentation och uppföljning. Granskningen har också tittat på hur de olika förvaltningarna utför sin internkontrolluppföljning och resultatet av dessa. Revisionsfrågor Hur har KS organiserat internkontrollarbetet? Hur bedrivs internkontrollarbetet hos olika nämnder/förvaltningar? Hur är kopplingen mellan de utvalda kontrollpunkterna och verksamhetens mål? Bygger internkontrollplanerna på risk och väsentlighetsanalyser? Hur har internkontrollarbetet dokumenterats? Har internkontrollarbetet utmynnat i förslag till förbättringar inom områdena effektivitet, måluppfyllelse och efterlevnad av lagar? Har kontrollmiljön förbättrats under 2010? Vilka är kontrollmålen? Vilken avrapportering har gjorts? Hur sker sammanställning och uppföljning? Hur sker återrapportering och framförs förslag till förbättringar? 1.2 Metod och avgränsning Dokumentstudie har utförts av KF fastställt intern kontrollreglemente. Vidare har studier skett av sammanställningen Uppföljning av internkontroll per den 31 augusti 2010, Uppföljning av internkontroll 2010 samt Internkontroll 2011. Frågor har också ställts till ett antal nämnder ifråga om 2010 års internkontrollarbete. Intervju har skett med ansvarig för sammanställning av stadens internkontrollarbete. Frågor till de olika nämnderna har begränsats till Omsorgsnämnden, Vuxennämnden samt Barn- och ungdomsnämnden (se bilaga 1). 2 Regelverk och lagstiftning 2.1 Kommunstyrelsens ansvar Kommunstyrelsen skall enligt 6 kap. 1 kommunallagen (KL) leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Av 6 kap. 2 KL framgår att styrelsen uppmärksamt ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen ska också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. I 4 samma kapitel finns bestämmelser som anger styrelsens åtaganden att bereda eller yttra Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 4
sig i ärenden som ska handläggas av fullmäktige. Vidare ska styrelsen verkställa fullmäktiges beslut och i övrigt fullgöra de uppdrag som fullmäktige har lämnat över till styrelsen. 2.2 Nämndernas arbete Av 6 kap. 7 KL framgår att nämnderna var och en inom sitt område ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som beslutats av fullmäktige samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Härav stadgas att nämnderna har till uppgift att genomföra alla de beslut som fattas i kommunfullmäktige. Nämnderna skall också se till så att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 2.3 skall enligt 9 kap 9 KL pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. 2.4 Reglemente för intern kontroll Reglemente för internkontroll har föreslagits av KS 2008-01-16 och godkändes av KF 2008-01-28. Reglementet bygger på den s k COSO modellen (se bilaga 2) och innehåller den interna kontrollens syfte, förvaltningschefers och verksamhetsansvarigas ansvar, uppföljningsrutiner, nämndernas rapportskyldighet och KS skyldigheter. 3 Nämndernas arbete I reglementet för internkontroll framgår det att varje nämnd inför varje nytt år ska utarbeta en handlingsplan för intern kontroll som omfattar kommunövergripande och förvaltningsövergripande kontrollpunkter. Den interna kontrollen ska enligt reglementet följas upp minst en gång per år. Under 2010 skedde en deluppföljning i augusti och en slutrapportering i början av 2011. Under 2011 kommer tre uppföljningar att göras. 3.1 Kommunövergripande kontrollpunkter I reglementet för intern kontroll ingår att kommunstyrelsen inför varje nytt år ska föreslå gemensamma kontrollmål som ska gälla för samtliga nämnder. Syftet med de gemensamma kontrollmålen är att dels skapa en jämförbarhet mellan nämnderna, dels höja nämndernas ambitionsnivå i arbetet med internkontroll. Den kommunövergripande kontrollpunkten 2010, avtalshantering, valdes ut efter diskussion i Stadsledningskontorets ledningsgrupp som består av stadsledningskontorets avdelningschefer. I diskussionen som ledde fram till punkten avtalshantering togs risk och väsentlighet med, och det konstaterades att punkten är viktig för kommunen och att en felaktig hantering kan ge negativa konsekvenser. Risk finns att förvaltningarna inte har tydliga rutiner och regler för avtalshantering vilket kan leda till förluster för staden, t ex genom Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 5
att avtalen inte sägs upp i tid utan löper för länge eller på andra sätt hanteras ovarsamt och felaktigt. År 2011 utgörs den kommunövergripande kontrollpunkten av avropsavtal. Det som skall kontrolleras är om det finns ett upphandlat giltigt avtal som grund för beställningen och vilken sorts beställningsfullmakt som personen som gjort beställningen har. 15 olika leverantörer skall kontrolleras. De 5 största leverantörerna beloppsmässigt och de 5 största leverantörerna avseende antal fakturor på respektive förvaltning skall kontrolleras. Utöver detta skall de närmast 5 (eller upp till sammanlagt 15 leverantörer) kontrolleras. Kommentarer: Det är positivt att kommunstyrelsen beslutar om gemensamma kontrollmål. Det finns dock ingen övergripande risk- och väsentlighetsanalys gjord för Landskrona Stad som lett fram till de kommunövergripande kontrollpunkterna. En välfungerande intern kontroll kännetecknas av att den bedrivs inom viktiga områden som har valts utifrån en grundligt genomförd riskanalys, samt att den vid behov leder till de åtgärder som krävs för att säkerställa organisationens måluppfyllelse. Vi bedömer att en genomgripande risk- och väsentlighetsanalys, med utgångspunkt i verksamhetens mål, skulle bidra till att en mer systematiskt hantering av verksamhetens risker. 3.2 Kommunstyrelsen Arbetet med intern kontroll inom kommunstyrelsens verksamhetsområde har bedrivits utifrån antagen internkontrollplan. De förvaltningsövergripande kontrollpunkterna 2010 utgjordes av: information till nyupplagda användare i Å-data, attest och attestliggare, och delegationsärenden. Samtliga kontrollmoment, inklusive den kommunövergripande kontrollpunkten avtalshantering, genomfördes enligt plan. Resultatet visar på bristande rutiner inom samtliga fyra områden. Åtgärder har vidtagits inom två områden och under 2011 kommer en åtgärdsplan att arbetas fram för de övriga två. Stadsledningskontoret påpekar att utan den interna kontrollen hade inte bristerna upptäckts, vilket visar att arbetet med intern kontroll har en positiv effekt på verksamheten. Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar, förutom det kommunövergripande kontrollområdet avropsavtal, två förvaltningsövergripande kontrollpunkter: intäktskontroll och uppföljning av policydokument. Kommentarer: Det är positivt att statsledningskontoret upplever att internkontrollarbetet leder till förbättringar. Inför internkontrollarbetet 2010 är en riskanalys genomförd men enbart riskerna som ingår i kontrollplanen har värderats. En förutsättning för en effektiv intern kontroll är en riskanalys som säkerställer att rätt kontroller görs. Vi bedömer att en mer genomgripande riskanalys, med utgångspunkt i verksamhetens mål, bidrar till att en mer systematiskt hantering av verksamhetens risker. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 6
3.3 Servicekontor Nämndens internkontrollarbete har under 2010 utgått från den plan som antogs i januari 2010. Förutom den kommunövergripande kontrollpunkten avtalshantering omfattar planen: postflödet, redovisning av representation och återrapportering av delegationsbeslut. Samtliga kontrollmoment är genomföra och inga negativa avvikelser har identifierats. Kontrollerna har skett genom stickprov och kontrollansvarig har rapporterat till förvaltningschefen. I samband med granskningen av avtalshanteringen uppmärksammandes det dock att upphandlingen i några fall inte skett i enlighet med LOU och/eller upphandlingspolicyn. Det beslutades därför att alla fakturor överstigande 50 tkr ska skickas till förvaltningschefen för beslutsattest. På fakturorna ska det anges hur inköpet har kommit till. Rutinen har i stort sett fungerat bra och slutsatsen är att det nu fungerar bättre med upphandlingarna. Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar två förvaltningsövergripande kontrollpunkter: intäktskontroll och uppföljning av policydokument. Kommentarer: Det är positivt att kontrollen av avtalshantering ledde till ytterligare granskningar av upphandlingar när så visade sig vara påkallat. Det tyder på en väl fungerande kontrollmiljö. Inför internkontrollarbetet 2010 är en riskanalys genomförd men enbart riskerna som ingår i kontrollplanen har värderats. En förutsättning för en effektiv intern kontroll är en riskanalys som säkerställer att rätt kontroller görs. Vi bedömer att en mer genomgripande riskanalys, med utgångspunkt i verksamhetens mål, bidrar till att en mer systematiskt hantering av verksamhetens risker. 3.4 Kulturnämnd Kulturnämnden fastställde IK-planen för 2010 i november 2009. Granskningsområdena för 2010 gällde: avtalshantering, hantering av post, e-post och diarieföring, utlåning, förvaring och skötsel av stadens konstsamling och säkerhet för besökare vid publika anläggningar. Kontrollen av avtalshanteringen har lett till att systemet för avtalshantering nu är uppdaterat och följer angivna rutiner, men det påpekas att uppföljning måste göras med jämna mellanrum för att kvalitetssäkra rutinerna. Kontrollen av posthantering visar att nya rutiner för hantering av postförsändelse under semestrar måste upprättas. Förvaltningens ledningsgrupp har beslutat om en intern kampanj för att höja moralen vad gäller att lämna svar på inkommande mail och telefonsamtal. Diarieföringen fungerar tillfredsställande och ett utbildningstillfälle med juridiska avdelningen har raderat många frågetecken och skapat bättre kontakt mellan den administrativa personalen och personal vid juridiska avdelningen. Kontrollen av hantering av konstsamlingen slutförs p g a sjukdom under 2011. Kontrollen av säkerheten för besökare vid publika anläggningar har inte visat på några brister, men under 2011 kommer en byggkonstruktör att anlitas för att på plats göra bedömningar. Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar två förvaltningsövergripande kontrollpunkter: in- och utlåning av konst från kommunens konstsamling och kontroll av försäljning och lagerhantering för museibutiker. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 7
Kommenterar: Det är positivt att internkontrollarbetet utmynnat i förslag till förbättringar. En risk- och väsentlighetsanalys saknas. 3.5 Fritidsnämnd Arbetet med intern kontroll inom stadsledningskontorets verksamhetsområde har bedrivits utifrån antagen internkontrollplan. De förvaltningsövergripande kontrollpunkterna 2010 utgjordes av: hantering av post, e-post och diarieföring, kontanthantering och föreningsbidrag. Kontrollen av avtalshanteringen har lett till att systemet för avtalshantering nu är uppdaterat och följer angivna rutiner, men det påpekas att uppföljning måste göras med jämna mellanrum för att kvalitetssäkra rutiner. Svarsmoralen för besvarande av telefonkontakter och mail har blivit bättre men kan ständigt förbättras. Riskerna med kontanthanteringen på badanläggningarna har minskat genom införelse av säkert kassasystem. Kassasystemet är dock nytt och uppföljning av nya rutiner måste genomföras. Föreningsbidragen hanteras på ett tillfredsställande sätt. Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar två förvaltningsövergripande kontrollpunkter: kontanthanteringen på badanläggningarna och uthyrningen av lokaler. Kommentarer: Det är positivt att internkontrollarbetet utmynnat i förslag till förbättringar. En risk- och väsentlighetsanalys saknas. 3.6 Miljönämnd Kontrollpunkterna utgjordes 2010 av: rutiner för post, diarieföring, e-post och fakturor, sekretess, delegation, inkomna ärenden och avtalshantering. Samtliga kontroller är genomförda och de visade att förvaltningen väl följer de regler och rutiner som gäller. Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar en förvaltningsövergripande kontrollpunkt: att såväl skriftliga som muntliga inkomna ärenden behandlas inom den tidsram som anges i instruktion. Kommentarer: En risk- och väsentlighetsanalys saknas. Analysen bör omfatta hela verksamhetsområdet för att undvika för stort fokus på ekonomi och administration 3.7 Omsorgsnämnd Omsorgsnämnden har 2010 bedrivit sitt internkontrollarbete enligt plan. Inom områdena ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet och rättvisande räkenskap återfinns följande kontrollmål: - Rättvisande periodisering av kostnader och intäkter - Att avgiftsdebiteringen följer gällande regelverk - Utanordningslista och korrekt löneunderlag för arbetstidsmodeller Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 8
- Förskottskassor Vad gäller efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer etc återfinns följande kontrollmål: - Genomförandeplaner - Kontaktmän, vice kontaktmän - HSL-dokumentation - Läkemedelshantering Bakom de utvalda kontrollpunkterna ligger en diskussion om väsentlighet och risk men någon skriftlig dokumentation föreligger inte. Från och med kontrollplanen 2012 kommer dokumentation att ske. Respektive kontrollansvarig har dokumenterat utfört kontrollarbete och dokumentationen finns tillgänglig på förvaltningen. Arbetet med intern kontroll under 2010 har påverkat effektiviteten genom att felaktigheter har rättats till och regelverk har förtydligats. Successiva förbättringar har skett inom flertalet områden. Exempelvis har otillåtet läkemedelsförråd och brister vad gäller förvaring av läkemedel hos enskild brukare upptäckts. I båda fallen har rutiner och information förtydligats. Under 2010 har kontrollmiljön utvecklats genom att medvetenheten om intern kontroll har ökat. Fler delar av organisationen kommer successivt att involveras i arbetet. Ett stort behov av utbildning och kompetenshöjning föreligger dock. Planen för 2011 innefattar följande förvaltningsspecifika kontrollområden: assistens enlig LASS, privata medel, löner, SOL/LSS genomförandeplan, SOL/LSS kontaktman, HSL dokumentation, och HSL läkemedelshantering. Vissa av kontrollmomenten inom lagområden SOL, LSS och HSL är samma år 2011 som för år 2010 då det bedöms som väsentligt att få fram jämförande redovisning över flera år. Kommentarer: Det är positivt att en diskussion om risk och väsentlighet ligger bakom beslutade kontrollpunkter och att hänsyn tagits till verksamhetens mål och inte enbart till ekonomi och administration. Det är också bra att förvaltningen upplever att internkontrollarbetet påverkar effektiviteten i positiv riktning och att förbättringar successivt sker. Vi noterar behovet av utbildning i intern kontroll. 3.8 Vuxennämnd Vuxennämnden fastställde IK-planen för 2010 i november 2009. De förvaltningsövergripande kontrollpunkterna 2010 utgjordes av: antagningsprocessen för kommunal vuxenutbildning, FUT-handläggning (felaktiga utbetalningar av försörjningsstöd), praktikanskaffning, praktisk verksamhet och handläggningstid. Någon risk- och väsentlighetsanalys har inte gjorts. Kontrollområdet FUT-handläggning (felaktiga utbetalningar av försörjningsstöd) är direkt kopplat till nämndens mål att utveckla metoder som minskar risken för bidragsfusk och till indikatorn: Antal polisanmälningar avseende bidragsfusk. Kontrollpunkterna för praktikanskaffning och praktisk verksamhet är nära kopplade till nämndmålet Varje försörjningsstödstagare som står till arbetsmarknadens Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 9
förfogande skall vara i aktivitet minst 30 timmar per vecka, samt till målen att en växande andel ska arbeta och bidragsberoendet ska pressas tillbaka. Kontrollpunkten handläggningstider har ingen direkt koppling till formulerade mål. Kontrollarbete har endast utförts gällande FUT-handläggning. Kontrollpunkterna praktikanskaffning, praktisk verksamhet och handläggningstider har handlat om att ta fram en kontrollmetod. Under 2011 kommer den framtagna metoden (praktikanskaffning) att användas för att utföra intern kontroll. FUT-handläggningen har ökat effektiviteten och medvetenheten rejält samt minskat stress och frustration hos medarbetarna. Övriga kontrollpunkter i mindre utsträckning. Förvaltningen menar att det är början på processer som höjer medvetenheten om intern kontroll som metod för att öka effektiviteten. Nämndmålet att utveckla arbetsmetoder som minskar risken för bidragsfusk är inte fullt ut uppnått. FUT-handläggningen som kontrollåtgärd är effektiv, men hela effekten kan inte avläsas i antalet polisanmälningar. Nämndmålet Varje försörjningsstödstagare som står till arbetsmarknadens förfogande skall vara i aktivitet minst 30 timmar per vecka är uppfyllt. Av detta kan man inte dra några slutsatser beträffande den interna kontrollen av praktikanskaffning och praktisk verksamhet, eftersom det endast handlat om metodutveckling. När det gäller kontrollpunkten handläggningstider handlar det om att kontrollera handläggningstiderna mot verksamhetens egna uppsatta mål, som är två veckor från komplett ansökan, akuta ärenden samma dag. Kontrollmiljön har utvecklats under 2010 så tillvida att förståelsen och intresset för intern kontroll har blivit större och kontrollpunkterna har blivit mer konkreta och ingripande. Planen för 2011 innefattar följande förvaltningsspecifika kontrollområden: praktikanskaffning enligt handlingsplan 2010, aktgranskning försörjningsstöd och aktgranskning vuxenärenden. Kommentarer: Vi noterar att endast en av de beslutade kontrollpunkterna enligt 2010 års plan har inneburit kontrollarbete, d v s faktisk kontroll av arbetsprocesser. De övriga har bestått av utarbetande av metoder för kontroll. Det är positivt att förvaltningen upplever att kontrollmiljön utvecklats under året och att kontrollpunkterna har konkretiserats inför 2011. Internkontrollplanen bör dock på ett tydligt sätt kopplas till en väl utvecklad och dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. 3.9 Räddningsnämnd Räddningsnämnden valde att under 2010 förutom avtalshantering kontrollområdet: förankra mål och indikatorer i verksamheten. Slutsatserna är att avtalshanteringen sköts men kan utvecklas, och att förankringsprocessen av mål och indikatorer har fungerat väl och kommer att fortsätta att förankras under 2011. Interkontrollplanen för år 2011 innefattar den förvaltningsspecifika kontrollpunkten: dokumentation av kvalitetssäkringen. Räddningsnämnden har Kvalitetssäkrad räddningstjänst 2011 som ett av sina verksamhetsmål i verksamhetsplanen för 2011. Den interna kontrollen ska löpande under 2011 granska dokumentationen av rutinerna för aktiviteterna. Speciell uppmärksamhet ska ägnas åt rutiner som rör arbetsmiljö, den lagstadgade styrningen samt att det finns dokumentation från varje ansvarsområde. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 10
Kommentarer: Det är positivt att internkontrollarbetet så tydligt kopplas till ett verksamhetsmål. En risk- och väsentlighetsanalys saknas dock. 3.10 Barn- och ungdomsnämnd De utvalda kontrollpunkterna 2010 utgjordes av: attestrutiner, anställningsprocess och verifikationshantering. Kontrollpunkten anställningsprocess motiveras med att en stor del av resurserna inom en pedagogisk verksamhet utgörs av personalkostnader, vilket medför att anställningsprocessen är en kritisk process. Attestrutiner och verifikationshantering motiveras med att det är processer som måste fungera för att kunna nyttja resurserna på ett effektivt sätt. I samband med att internkontrollarbetet infördes 2009 gjordes en risk- och väsentlighetsanalys som mynnade ut i de tre kontrollpunkterna. En omfattande organisationsjustering genomfördes under slutet av 2009 och det beslutades att behålla samma kontrollpunkter under 2010 för att säkerställa att processerna fungerade i den nya organisationen. Det utförda kontrollarbetet har dokumenterats av controller på utbildningsförvaltningen i handskrivna anteckningar. Resultatet av den interna kontrollen rapporterades till nämnd i september och december avseende 2010. Framöver lämnas rapport till nämnden i samband med tertialuppföljningar och bokslut, vilka även lämnas till Kommunstyrelsen. Vid analys av resultatet har det framkommit hur rutinerna kan göras bättre, exempelvis rörande stöd till chefer vid rekrytering och utbildning av de som hanterar verifikationer. En översyn av verifikationshanteringen kommer att göras under 2011 i samband med organisationsjustering. Under 2010 har stort fokus legat på att öka måluppfyllelsen inom den pedagogiska sidan, vilket inte har varit huvudområde för det interna kontrollarbetet. Ett nytt kvalitetssäkringssystem, Qualis, började t ex användas under året. Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar: anställningsprocess, verifikationshantering och delegationsbeslut. Kommentarer: Kopplingen mellan de utvalda kontrollpunkterna och verksamhetens mål kan tydliggöras. Även måluppfyllelse inom den pedagogiska sidan kan och bör bli föremål för intern kontroll. Ett utvecklingsområde är att identifiera risker som har en koppling till verksamhetens mål. En ny risk- och väsentlighetsanalys bör göras i samband med att en ny internkontrollplan arbetas fram. Det är positivt att de utförda kontrollerna har lett fram till förslag på förbättrade rutiner. 3.11 Byggnadsnämnd Byggnadsnämnden fastställde IK-planen för 2010 i februari 2010. De förvaltningsövergripande kontrollpunkterna 2010 utgjordes av: granskning av bygglovsprocessen och rapportering av arbetstid. Granskning av samtliga kontrollområden har genomförts som planerat. Bygglovsprocessen uppges ha utvecklats i positiv riktning under året men fortsatt behov av granskning av handläggningstider finns. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 11
Planen för 2011 års internkontrollarbete omfattar bygglovsprocessen, frånvarohanteraren och tidrapporter på arbetad tid. Kommentarer: Det är positivt att en risk- och väsentlighetsanalys är genomförd men enbart riskerna som ingår i kontrollplanen har värderats. Dokumenterade riskanalyser som även inkluderar en bruttorisklista systematiserar riskhanteringen och kan därmed bidra till högre kvalitet i nämndens och förvaltningsledningens beslutsunderlag 3.12 Teknisk nämnd Den fastställda internkontrollplanen för 2010 innehöll följande kontrollpunkter: lån av materiel, avstämning av elnätsförluster och avslut av arbetsordrar. Granskning av samtliga kontrollområden har genomförts. Vissa avvikelser har noterats och lett till ändrade rutiner, och/eller fortsatta översyner under 2011. Kommentarer: Risk- och väsentlighetsanalys saknas. 4 Analys Landskrona stad har sedan verksamhetsåret 2009 arbetat aktivt med att systematisera sitt arbete med intern kontroll. Uppföljning sker skriftligt till respektive nämnd och rapporteras till KS och KF i samband med årsredovisning. Vidare görs en kommunövergripande sammanställning med redogörelse för respektive nämnds arbete. Vår bedömning är att intern kontrollarbetet har utvecklats i positiv riktning under året, men har förbättringspotential. Generellt vill vi lyfta fram några aspekter där vi ser möjligheter till fortsatt utveckling. En välfungerande intern kontroll kännetecknas av att den bedrivs inom viktiga områden som har valts utifrån en grundligt genomförd riskanalys, samt att den vid behov leder till de åtgärder som krävs för att säkerställa organisationens måluppfyllelse. Enligt vår bedömning bör en övergripande risk- och väsentlighetsanalys utarbetas för Landskrona Stad och ligga till grund för de kommunövergripande kontrollpunkterna. Kommunstyrelsen bör göra en samlad bedömning av årets internkontrollarbete och ta ställning till om den interna kontrollen är tillräcklig i kommunen. KS bör vidare återkoppla sin bedömning över utfört arbete till nämnderna. Ett kommunövergripande forum för intern kontroll med återkommande träffar och belysning av goda exempel kan vara ett sätt att hålla intern kontrollarbetet levande. I reglementet för internkontroll framgår det att varje nämnd inför varje nytt år ska utarbeta en handlingsplan för intern kontroll som omfattar kommunövergripande och förvaltningsövergripande kontrollpunkter. I 6 anges att som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet bör en risk- och väsentlighetsanalys göras inom respektive nämnd. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 12
Som framgår av tabellen nedan tar nämnderna ansvar för arbetet med intern kontroll, men en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys saknas i sex av nämnderna. Ingen av nämndernas risk- och väsentlighetsanalyser innefattar en bruttorisklista, utan enbart riskerna som ingår i kontrollplanen har värderats. Dokumenterade riskanalyser som även inkluderar en bruttorisklista systematiserar riskhanteringen och kan därmed bidra till högre kvalitet i nämndens och förvaltningsledningens beslutsunderlag. Sammanställning över nämndernas dokumenterade internkontrollarbete 2010: KS Organisation och anvisningar Strukturerad/ dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys IKplan 2010 Rapport till egen styrelse/nämnd för IK 2010 IK-plan 2011 Servicekontor Kulturnämnd Saknas Fritidsnämnd Saknas Miljönämnd Omsorgsnämnd Saknas Vuxennämnd Saknas Räddningsnämnd Saknas Barn- och ungdomsnämnd Byggnadsnämnd Teknisk nämnd Teckenförklaring till tabell ovan: = förekommer. Saknas I det framåtsyftande arbetet med att införa en systematisk process för intern kontroll bör således samtliga nämnder genomföra dokumenterade riskanalyser som grund för de årliga Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 13
internkontrollplanerna. En prioritering av de dokumenterade riskerna ska göras så att endast risker tas med som kan leda till att verksamheten inte når sina mål, följer gällande lagar samt brister i den finansiella rapporteringen. Analyserna bör omfatta hela verksamhetsområdet för att undvika för stort fokus på ekonomi och administration. Samverkan mellan förvaltning och nämnd bör ske så att den politiska nivån aktivt medverkar i risk- och väsentlighetsanalysen. Reglementet utgör en god grund för intern kontrollarbetet och innehåller de väsentligaste punkterna för upprätthållande av god intern kontroll. Tillämpningsföreskrifterna upplevs däremot som väl kortfattade och övergripande. Vi anser att tillämpningsanvisningarna behöver utvecklas och ges större innehåll för att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll. Tydligare och mer detaljerade anvisningar för hur intern kontroll ska genomföras och följas upp hade varit till hjälp i det praktiska arbetet. I nuläget innehåller inte nämndernas planer fullt ut uppgifter om vem som är ansvarig, hur kontrollerna ska genomföras och till vem resultatet ska rapporteras. Värt att begrunda är också kontrollmiljön; den interna kontrollen bör genomsyra hela organisationen och vara väl integrerad i verksamheten. Internkontrollarbetet bedrivs inte enbart genom arbetet med internkontrollplaner och uppföljning av dessa utan det finns även en hel del systematiska kontroller inbyggda i olika program, system och rutiner. Någon övergripande kartläggning och rapportering av dessa program/system är inte gjord, vilket är en brist. Intern kontroll och styrning blir effektivast om kontrollerna är inbyggda i organisationens infrastruktur och ingår som en väsentlig del av organisationen. Den interna kontrollen bör planeras och genomföras så att den uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. Ledningen på olika nivåer ansvarar för att all personal involveras och engageras i arbetet med riskbedömning och riskhantering och att det är känt vem som ansvarar för att förebyggande åtgärder genomförs. Att involvera all personal på alla nivåer i arbetet med att identifiera och bedöma risker i verksamheten är ett sätt att utveckla internkontrollkompetensen i organisationen och att bygga beredskap för att hantera fel och brister. Utbildning och information om vad intern kontroll innebär och hur det praktiska arbetet kan utvecklas bör ges kontinuerligt och bör även finnas med vid introduktionen av nyanställda. Landskrona, den 16 mars 2011 Ann-Mari Ek Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 14
Bilaga 1: Material Kontakter: Ola Bertilsson, stadsledningskontoret Lars Staffansson, omsorgsförvaltningen Håkan Almström, individ- och familjeförvaltningen Mattias Wald, utbildningsförvaltningen Material: Reglemente för intern kontroll Planer för intern kontroll 2010 Uppföljning av internkontroll per den 31 augusti 2010 Uppföljning av internkontroll 2010 Internkontroll 2011 Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 15
Bilaga 2: COSO-modellen Den internationellt mest vedertagna metoden för att utveckla den interna styrningen och kontrollen är den s.k. COSO-modellen 1. Enligt COSO är intern kontroll definierat som en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppfylls inom följande kategorier: effektivitet och produktivitet i verksamheten tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och regler. För att förbättra den interna styrningen och kontrollen har fem centrala komponenter identifierats. För dessa redogörs kortfattat nedan. Hur dessa komponenter förhåller sig till varandra framgår av figuren. Kontrollmiljön Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Det är grunden för alla andra komponenter inom intern kontroll och erbjuder ordning och struktur. Faktorer som innefattas av kontrollmiljön är integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som ledningen ger. Verksamhetens målformulering är en del av kontrollmiljön och har betydelse för identifieringen av risker. Kontrollmiljö Information och kommunikation Riskvärdering Kontrollaktivitet Uppföljning och utvärdering Reglemente intern kontroll 1 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 16
Riskvärdering Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. En förutsättning för riskvärderingen är att etablerade mål finns knutna till olika nivåer som är internt konsistenta. Riskvärderingen är identifieringen och analysen av relevanta risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. Eftersom ekonomiska, branschmässiga, regleringsspecifika och verksamhetsmässiga villkor kommer att förändras, behövs mekanismer för att identifiera och hantera de särskilda risker som är förknippade med förändringar. Riskvärderingen bör alltid dokumenteras i syfte att förtydliga systematiken i internkontrollarbetet. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv genomförs. De bidrar till att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollaktiviteter äger rum inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. De innefattar en rad aktiviteter av olika slag såsom godkännanden, attester, verifikationer, avstämningar, genomgångar av verksamhetens resultat, säkrandet av tillgångarna, samt åtskillnad av tjänsteroller och uppgifter. Information och kommunikation Relevant information måste identifieras, fångas, och förmedlas i en sådan form och inom en sådan tidsram att de anställda kan utföra sina uppgifter. Informationssystem genererar rapporter som innehåller verksamhetsmässig och finansiell information och uppgifter om regelefterlevnaden som gör det möjligt att driva och styra verksamheten. De anställda måste förstå sin egen roll i det interna styr- och kontrollsystemet samt hur enskilda aktiviteter påverkar andras arbete. De måste ha en kanal för att kommunicera betydelsefull information uppåt. Uppföljning och utvärdering Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas en process som bestämmer kvaliteten på systemets resultat över tiden. Det åstadkoms genom löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar, separata utvärderingar eller en kombination av dessa. Löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar äger rum under verksamhetens gång. Det finns synergieffekter och kopplingar mellan de nämnda komponenterna, som formar ett sammanhållet system som reagerar dynamiskt på ändrade förutsättningar. Det interna styroch kontrollsystemet är sammanhållet med organisationens verksamhet och finns till av grundläggande verksamhetsmässiga skäl. Intern styrning och kontroll blir effektivast om kontrollerna är inbyggda i organisationens infrastruktur och ingår som en väsentlig del av organisationen. Landskrona stad Granskning intern kontroll, mars 2011 17