Rättvisande resultat- och balansräkning

Revisionsrapport Rättvisande resultat- och balansräkning Internrevisionen 2011-02-23 TRV 2010/100526A Revisorer Distribution IR, Gunnar Sjölund ce, Caroline Ottosson *) IR, Anders Rainer ct, Björn Östlund *) IR, Anna Lundin GD, Gunnar Malm Riksrevisionen *) Ansvarig för handlingsplan

Innehåll 1 Introduktion... 3 1.1 Sammanfattning... 3 1.2 Bakgrund... 4 1.3 Omfattning... 4 1.4 Generella kommentarer... 4 2 Observationer och rekommendationer... 6 2.1 Servitut och vägrätter... 6 2.2 Avsättningar... 7 2.3 Intern redovisning... 8 2.4 Mervärdeskatt... 9 Skapat av: Dokumenttyp: Gunnar Sjölund Rapport 2

1 Introduktion 1.1 Sammanfattning Denna granskning innefattar främst redovisningsområden som är av mer komplicerad bedömningskaraktär, avsättningar samt immateriella tillgångar. För avsättningar relaterade till omstrukturering finns kriterier för avsättning angivna i ESV:s föreskrift till 4 kap. 2 i Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Övriga avsättningar definieras i samma föreskrift. Att beakta vid bedömning av tillgångars värde och vid eventuella avsättningar är att det privata regelverket och det statliga har olika utgångspunkter, kassaflöde respektive framtida servicepotential. Beträffande avsättningar finns också en försiktighetsaspekt att beakta. Granskningen indikerar att internt stöd i någon form behöver utarbetas för bedömning när avsättningar ska ske, vilken funktion som ska väcka frågan, tidpunkt för avsättning och löpande reglering, hur prövning mot det statliga regelverket ska ske och inte minst vem som ska fatta beslut om avsättning. Detta är ett område som bör bli föremål för en översyn. Vid färdigställandet av granskningsrapporten har framgått att Trafikverkets styrelse vid februarimötet behandlat risken för miljöåtaganden i verksamhetsanalysen. Rekommendationen har därigenom utgått. Under 2009 gav ESV ut en ny handledning avseende materiella anläggningstillgångar. I denna behandlas komponentavskrivning, en modell som Banverket började tillämpa 2008. Motsvarande modell har inte tillämpats på vägsidan. Komponentavskrivning innebär att en tillgång delas upp när dess väsentliga komponenter i en anläggning har olika livslängd. Ett tydliggörande beträffande redovisningsmetod och avskrivningstider gällande servitut och vägrätter rekommenderas. Granskningen av området intern finansiell information indikerar att Verksamhetsområde Trafik behöver säkerställa att kostnader redovisas på avsett drifts- och underhållsentreprenadkonto. Revisionens mest väsentliga observationer Observation # Rekommendation Ansvar Hantering av avsättningar av komplicerad karaktär är otydlig. 2 Tydliggör vilka funktioner som ska bereda och besluta om avsättningar av mer komplicerad karaktär. ce 3

1.2 Bakgrund Enligt revisionsplanen för år 2010 ska Internrevisionen granska rutiner inom det finansiella område som bär mot den externa rapporteringen. Vid framtagandet av planen bedömdes det föreligga en risk för brister i rutiner som skulle kunna leda till felaktigheter i den finansiella redovisningen och rapporteringen innebärande att årsredovisningen inte ger en korrekt och rättvisande bild av verksamhetens resultat. Inför planeringen av detta granskningsprojekt har Internrevisionen tagit del av regleringsbrev och finansiellt utfall t o m augusti 2010. Utifrån detta underlag samt tidigare erfarenheter från Banverket och Vägverket har Internrevisionen efter samråd med Riksrevisionen och efter diskussion med Trafikverkets ekonomifunktion valt att granska utvalda delar av varierande karaktär. De valda områdena redovisas nedan. 1.3 Omfattning Det övergripande syftet med granskningen har varit att bedöma den interna styrningen och kontrollen i system och rutiner som ska säkerställa en tillförlitlig och rättvisande redovisning inom det finansiella området. Inriktningen har varit att granska kvaliteten och eventuell problematik i underliggande rutiner. Nedanstående områden har omfattats av granskningen: - Underlag och avstämningar vid redovisning av mervärdeskatt i oktober. - Fastighetshantering och avvecklingen av järnvägsfastigheter samt uppföljning av Svevias fastigheter. - Avsättning för miljösanering bl.a kopplat till Statens järnvägars bolagiseringsavtal och bolagiseringen av resultatenheterna Infranord och Svevia. - ÄTA-redovisning inom Drift- och underhållsverksamheten. - Redovisning av servitutsersättningar och vägrätter. - Införlivandet av verksamheter från SIKA, Sjöfartsverket samt Transportstyrelsens med eventuella effekter i balansräkningen samt eventuella avvecklingskostnader. - Analyser av resultatkonton med stickprovsurval beträffande entreprenadkonton och kundförluster. 1.4 Generella kommentarer Vid uppföljningen av införlivandet av verksamheter in i Trafikverket från andra myndigheter än Banverket och Vägverket har framgått att det personalmässigt har rört sig om en handfull personer. Löneskulder för dessa skall ha förts över till Trafikverket. I övrigt har uppgivits att berörda myndigheter klarat avvecklingen på egen hand. Beträffande miljösaneringsåtgärder kopplade till bolagiseringen av Vägverket Produktion och dess fastigheter har framgått att ett avtal finns upprättat. Innebörden och eventuella effekter av detta avtal redovisades i Vägverkets årsredovisning 2009 under not 36, ansvarsförbindelser. Vi utgår ifrån att 4

motsvarande information lämnas i Trafikverkets årsredovisning 2010. Uppbokning av miljöåtaganden på järnvägssidan sker enligt tidigare tillämpade principer. I samband med granskningen av miljöåtaganden framkom att Trafikverket vill tolka begreppet för statens räkning som att extra anslag ska begäras varje år för reglering av krav på miljösanering. Utifrån den observationen rekommenderades i utkast till rapport att Trafikverket skulle säkerställa att miljöåtaganden ur riskhanteringssynpunkt hanteras i verksamhetsanalysen. Då denna del är behandlad av Trafikverkets styrelse den 17 februari har rekommendationen utgått. De återstående avvecklingskostnaderna för järnvägsfastigheterna, de från affärsverket SJ övertagna år 2003, beräknas enligt uppgift överstiga kvarstående reserverade medel. Detta behöver dock inte innebära att avsättningen ska justeras. Borlänge den 23 februari 2011 Gunnar Sjölund Revisionsledare Peter Funck Internrevisionschef 5

2 Observationer och rekommendationer 2.1 Servitut och vägrätter Sedan något år tillbaka pågår på järnvägssidan trädsäkringsprojektet innebärande att kraftledningarna skall säkras för risken för nedfallande träd. Detta innebär att ett område på 20 meter från spårets mitt avverkas. Marken tas i anspråk genom officialservitut på obegränsad tid (allframtidupplåtelse). Enligt beslut i Banverket ska 45o mil strategiska banor säkras fram till år 2012. Enligt uppgift ligger projektets budget på ca 600 mnkr. Värdering av markintrånget samt registrering av servitutet i fastighetsregistret sker av Lantmäteriet. Ersättningarna till markägarna redovisades i Banverkets årsredovisning som en materiell tillgång, övriga elledningar, med en avskrivningstid på 30 år. I årsredovisningen för 2009 lämnades ingen specifik information om servitutens behandling i redovisningen. På vägsidan sker en form av motsvarande ianspråktagande av mark (vägrätt) med stöd av 30-32 i Väglagen. Vägrätten innebär en till tiden obegränsad rätt för väghållaren att använda marken för allmän väg. Även i dessa fall är det en form av upplåtelse på obestämd tid. Enligt uppgift har vägrätterna i redovisningen behandlats som väganläggning d v s materiell tillgång med en avskrivningstid på 40 år. I årsredovisningen för 2009 lämnades ingen specifik information om vägrätternas behandling i redovisningen. I båda fallen erläggs intrångsersättning motsvarande den minskning av fastighetens värde som uppkommer genom markintrånget. I den invärderingsrutin som tagits fram i Trafikverket (TDOK 2010:337) saknas information om behandling av servitut och vägrätter. Sett till att de rättigheter som här ovan nämnts införskaffas på obestämd tid för Trafikverkets verksamhet kan det diskuteras om linjär avskrivning ska ske, särskilt sett till framtida servicepotential. Intressant är i så fall vad som ska vara avgörande för bedömning av avskrivningstiden för servituten/vägrätterna, avtalstiden i sig eller dess koppling till kontaktledningen alternativt väganläggningen. I ESV:s föreskrift till 6 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring anges sedan 2009 att I de fall det saknas redovisningsregler eller utfyllande tolkning av reglerna inom staten, kan vägledning hämtas från relevanta rekommendationer och uttalanden etc. från nationella och internationella normeringsorgan inom redovisningsområdet. I detta fall är det inte klart att så ska ske eftersom det privata och det statliga regelverket har olika utgångspunkter, kassaflöde respektive framtida servicepotential. I ESV:S föreskrifter till 5 kap. 4 i FÅB:en anges att avskrivningstiderna ska anpassas till den tidsperiod investeringen är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffats för. Faktorer som påverkar livslängden är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning som objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader. I ESV råd till 5 kap. 4 anges att den ekonomiska livslängden för tillgångar bör prövas löpande. Vidare anges det 6

i ESV:s handledning Materiella anläggningstillgångar 2009:32 att avskrivningarna ska avspegla den faktiska förbrukningen. När den ekonomiska livslängden för lätt urskiljbara delar i en anläggning uppgår till väsentliga belopp kan det vara lämpligt att tillämpa metoden komponentavskrivning. En översyn föreslås ske beträffande redovisningen av här ovan nämnda servitut och nyttjanderätter. Observation # Rekommendation Ansvar I Banverkets och Vägverkets årsredovisningar för 2009 framgår inte hur servitut och vägrätter på obestämd tid behandlas i redovisningen. 1 I årsredovisningen tydliggöra hur servituten och vägrätterna behandlas i redovisningen. ce 2.2 Avsättningar Av årsredovisningarna 2009 för Banverket och Vägverket framgår av not 22 respektive not 36 att avsättningar gjorts för miljöåtgärder, avvecklingskostnader för fastigheter, brister vid slutbesiktning, förtida pensionering, skador och skadeståndskrav. Miljöavsättningen är den enskilt största posten ca 444 mnkr. En del avsättningar är av enklare och mer rutinmässig karaktär som brister vid slutbesiktning, skador och skadeståndskrav. I ESV:s föreskrifter till 4 kap. 2 i FÅB:en anges när en avsättning ska redovisas. Beträffande avsättningar för pensioner och omstruktureringskostnader finns vägledning, det är dock otydligare när det gäller andra typer av avsättningar. Även inom detta område går det inte att göra direkta jämförelser mot rekommendationer gällande för den privata sektorn. Miljöavsättningarna bygger på beslut, fattade av kommuner, medan andra avsättningar mer har karaktären av uppdrag från regeringen. Avveckling av gamla arkiv är hänförligt till den senare kategorin, likaså kostnader för avveckling av Statens järnvägars (ASJ) fastigheter. För den senare erhölls dock vid övertagandet från ASJ en reserv som successivt tas i anspråk. Enligt Trafikverkets prognoser gjorda 2010 kommer den ingående avsättningen per 1 april 2010 inte att täcka kvarvarande kostnader för avvecklingen av återstående fastigheter. Skulle avvecklingskostnaderna för arkiven till viss del bestå i att lokaler tomställs utan att myndigheten kommer ur kontrakten vid tomställande kan det bli en annan bedömning. Otydlighet finns även i ESV:s föreskrifter till Anslagsförordningens 16 d v s tidpunkten för när en avsättning ska anslagsredovisas. Internrevisionens granskning av övriga avsättningar indikerar ett behov att tydliggöra beslutsvägarna, vem som ska initiera och när så ska ske samt vilka som ska involveras i beredningsprocessen, vid vilken tidpunkt beslut ska fattas och av vem. 7

Ovanstående visar sammantaget att området är särskilt problematiskt varför det är viktigt att besluten om avsättning fattas på rätt nivå i organisationen och inom lämplig tidpunkt. Detta gäller främst ärenden som inte är rutinmässiga. Observation # Rekommendation Ansvar Hantering av avsättningar av komplicerad karaktär är otydlig. 2 Tydliggör vilka funktioner som ska bereda och besluta om avsättningar av mer komplicerad karaktär. ce 2.3 Intern redovisning Riksrevisionen har tidigare, i revisionspromemorior avseende granskning av Vägverket 2008 och 2009, noterat att redovisningen på kostnadsslag inte har varit tillräckligt pålitlig. Det har särskilt pekats på att kontot för drift-, underhålls- och investeringsentreprenader innehöll en mängd olika kostnader som borde bokförts på andra konton. I Trafikverket har, delvis efter önskemål från verksamheten, kostnader för entreprenader delats upp på ett större antal konton under kontogrupp 46 entreprenader/underentreprenader, med tillhörande kontobeskrivningar för att underlätta konteringen. Vi har gjort en stickprovsgranskning av ett antal konton för olika typer av entreprenadkostnader (4611 underentreprenader och 462* underhållsentreprenader). Syftet har varit att se om fakturans text/innehåll överensstämmer med valt konto, med speciell fokus på att fakturor för ändringar, tillägg och avdrag, s.k. ÄTA-fakturor, har bokförts på rätt konto (4626). Vi har funnit ett antal verifikationer, där det i Agressos textfält och/eller på fakturan har noterats ÄTA, som har bokförts på andra konton än 4626 (underhållsentreprenader, ÄTA-arbeten). På konto 4611 (underentreprenader) har bokförts kostnader som kanske borde bokföras på andra, lämpligare konton såsom 4622 OR-mängder, 4623 Ersättning för arbete inom OR eller 4624 R-mängder. Observation # Rekommendation Ansvar Redovisningen på kostnadskonton kopplade till drifts- och underhållsentreprenader håller inte tillräckligt hög kvalitet. 3 Tillse att beslutade konteringsregler implementeras i verksamhetsområde Trafiks organisation. ct 8

2.4 Mervärdeskatt Trafikverket har ännu inte fastställt egna rutiner kring momsredovisning. Undantaget är en rutin för byggmoms. Idag används de gamla rutinerna från Banverket (i huvudsak) och Vägverket. Ett antal automatiserade avstämningar och kontroller av saldon på momskonton och omsättningskonton samt felaktiga kombinationer av momstyp och konto gjordes, enligt uppgift, tidigare i Banverket. Dessa avstämningar och kontroller har ännu inte införts i Trafikverket. I stället görs tillsvidare ett antal kompenserande manuella kontroller. Observation # Rekommendation Ansvar För Trafikverket fastställda rutiner för hantering av moms saknas. 4 Se över vilka avstämningar och kontroller som är motiverade utifrån intern kontroll synvinkel, beskriv dessa i en Trafikverksrutin samt fastställ rutinen. ce 9

Trafikverket, Internrevisionen, 781 89 Borlänge. Besöksadress: Röda vägen 1. Telefon: 0771-921 921, Texttelefon: 0243-750 90 www.trafikverket.se 10