Checklista för bokslut och aktuella regelförändringar

Checklista för bokslut och aktuella regelförändringar Ingemar Härneskog Ny handledning Checklista, inte fullständig beskrivning av regler. Redovisningsregler och principer på djupet får man läsa om på annat håll. Ett stöd i bokslutsarbetet. Gäller den finansiella redovisningen. Nytt upplägg jämfört med tidigare skrifter på samma område. Fokuserar på vad, inte så mycket hur. Säkerställa att ni inte glömmer det viktiga eller gör vanliga fel. 3

Checklistans struktur Planera och förbereda Genomföra bokslutsarbetet Presentera i årsredovisningen Kvalitetssäkra, besluta och expediera I varje kapitel Tidpunkt eller intervall. Vad ska ni göra? Hur och varför? (Kort, ibland med kommentar). Att tidplanera: datum är ungefärliga Hur mycket tid som behövs är olika. - Stora/små myndigheter. - Komplex/mer renodlad verksamhet. - Styrelse/inte styrelse. - Ledning med detaljintresse, politiskt intressant resultatredovisning. Tänk på att ha marginaler! 4

Planera och förbereda: hösten Utse ansvariga för olika delar. Gå igenom revisorernas rapportering och egna erfarenheter. Kolla och planera in så att styrelsen kan fatta beslut. Planera för eventuell avveckling av verksamhet. Gå igenom regelförändringar: - Förra årets beslut - Årets förslag (september) - Årets beslut (november) Ibland behövs planering längre i förväg Förbereda omläggningar av redovisningen redan vid årsskifte. Förbereda för återrapportering redan i samband med regleringsbrev. Åtgärda viktiga revisorssynpunkter under våren. Göra principiella ändringar före delårsrapport. 5

Planera och förbereda, före årsskiftet Stäm av tid för granskning med revisorerna. Interna anvisningar, intern tidplan. Anpassa till behoven. Boka in möte för beslut. Hämta in uppgifter om ledning och styrelse. Gå igenom återrapporteringskrav och villkor. Nära årsskifte: förbered mer Stäm av tillgångar och ta upp lån. Stäm av Avräkning med statsverket preliminärt. Fakturera allt som går före årsskiftet. Kontrollera när årets sista bankdag är. Säkerställ att all personalinformation kan tas fram. Uppdatera kontaktpersoner i Hermes. Se till att alla konton är rätt kopplade och att IB är rätt. 6

Börja med bokslutsarbetet Gör de inventeringar som behövs. Hantera brytdagen på rätt sätt. Rimlig beloppsgräns för periodiseringar. Stäm av alla balanskonton, skriv specifikationer vid behov. Värdera och klassificera rätt. Bedöm om avsättningar behövs. Fortsätt med bokslutet Bokför semesterlöneskuld och andra löneskulder. Stäm av tjänstepensionsskuld och kostnad. Kontrollera förändring av posten Fonder mot Avsättning till fonder. Analysera utfallet på resultaträkningens poster och för anslagen. Rapportera preliminärt utfall 17 januari. 7

Avsluta bokslutet Stäm av motpartsmellanhavanden. Rapportera rättade uppgifter senast 24 januari (i år 25:e). Fördela moms för momspliktig verksamhet. Stäm av och korrigera Avräkning med statsverket. Stäm av/kontrollera myndighetskapitalet. För om årets kapitalförändring. Rapportera allt (nästan) slutligt senast den 31 januari. Kontrollera, pricka och kolla igen. Rapportera rättelser senast 15 februari. Presentera i årsredovisningen Skriv in de finansiella rapporterna. Skriv in allt annat som ska vara med. - Noter, tilläggsupplysningar, väsentliga uppgifter Stäm av mot resultatredovisningen. Skriv in beslutsfattare alla måste vara med. Skriv in underskriftsmening(ar). Upprätta och lämna in Särskild dokumentation om ni är en av de cirka 40 största. 8

Sidouppdrag och förmåner Myndighetschef och annan ledande företrädare. Styrelse och (insyns)råd. Styrelseuppdrag i aktiebolag, styrelse- och rådsuppdrag i statliga myndigheter: - Både nya ledamöter och avgångna under året. - Bättre för mycket än för litet. Löner och förmåner enligt kontrolluppgift för året. - Alltså även till eventuella tidigare ledamöter. Kontrollera Är alla obligatoriska delar med? Tänk på återrapporteringskrav och tilläggsupplysningar. Stämmer allt mellan årsredovisningen och Hermes? Är alla beslutsfattare med? Har ni rätt underskriftsmening? Har ni kontrollsummerat? Är allt rätt räknat? Stämmer det inbördes? Är alla sidor med? Ser allt snyggt ut? 9

Besluta och skriva under Fatta beslut enligt myndighetens beslutsordning. Myndighetschefen skriver under. Om ni har en styrelse, ska alla skriva under. Den styrelse som sitter vid beslutstillfället. Underskrifterna ska finnas på originalet (arkivexemplaret) innan Riksrevisionen lämnar revisionsberättelse. Ett djupt andetag och skriv ut och kontrollera igen en sista gång. Ni kan rätta i Hermes fram till 23 februari. EA-värderingspåverkan om ni inte är en av de 40 största. Ändå alltid viktigt att årsredovisningen och inrapporteringen stämmer överens men en del småsaker kanske inte syns. 10

Expediera Regeringen, ESV och Riksrevisionen samt flera andra ska ha årsredovisningen senast 22 februari. Lämnas i elektronisk form. PDF-format (sökbart). Ej scannad kopia. Namnteckningar kan frivilligt kopieras in som bild kravet är namn på chef/styrelse i tryckstil. De cirka 40 största ska även lämna på papper. Övriga på papper endast om man gör en tryckt årsredovisning, formgiven på annat sätt än den elektroniska. Om årsredovisningen ändå är fel Om tiden har gått ut kan ni inte göra något (fram till 22 februari kan ni däremot lämna en ny). Om ni lämnar upplysningar till regeringen om väsentliga fel, är det inte en rättad årsredovisning. 11

REGELÄNDRINGAR I ÅR OCH FÖRRA ÅRET Ett par regeländringar i år Not om personalkostnader: ange varav arvode till styrelse och ej anställd personal. Särskild dokumentation för de cirka 40 största lämnas elektroniskt till ESV motsvarande format som för årsredovisningen. Detaljjusteringar och förtydliganden av S-koderna. Inga förändringar i sak. 12

Fler ändringar i fjol Förbud mot ändring av årsredovisningen. Lång- och kortfristigt. Avgifter specificeras mer. Specifikation av myndighetskapital. Finansiella instrument. Andra regler för tillgångar. Rapportering av Särskild info. Några S-koder. Långfristigt och kortfristigt Tydligare avgränsning mellan långa och korta fordringar och skulder. Omföring av kortfristig del. Långfristiga skulder är sällsynt. Några poster är alltid kortfristiga, även om de förfaller efter mer än tolv månader, t.ex. kundfordringar och leverantörsskulder. För Övriga avsättningar ska upplysningar lämnas om det som bedöms regleras nästa år. Kort del förs inte om. Kort del av Övriga lån förs inte om. 13

Avgifter och myndighetskapital Ökade krav på not om avgifter. Även offentligrättsliga avgifter. Särredovisning av kostnader för avgifter med bestämt ekonomiskt mål. Kommentar till avgiftsbudget i resultatredovisningen. Obligatorisk not över myndighetskapitalet gick bra i fjol! Viss lättnad för universitet och högskolor. Belopp under utredning (egen kolumn) kan finnas 2015. Specifikation av myndighetskapitalet - exempel Bal. kap Anslagsfin verks. Bal. kap. Avgiftsfin verks. Kapitalförändring enl RR Summa Föregående års UB 20 45 10 75 Rättelse/ändr. princip * 0 A Ingående balans 20 45 10 75 Föregående års -15 25-10 0 kapitalförändring Årets kapitalförändring 20 20 B Summa årets -15 25 10 20 förändring C Utgående balans 5 70 20 95 14

Nya regler för tillgångar Marknadsvärdering av finansiella instrument som innehas för att ge värdeökning eller avkastning. Vissa lånefordringar nuvärdesberäknas. Förtydligade regler om nedskrivning som rör alla anläggningstillgångar. Andra förändringar för tillgångar. Påverkar främst den löpande redovisningen. Komponentredovisning, obligatorisk först 2016. Rapporteringsregler Rapportering av Särskild information i Hermes får göras fram till 23 februari. Nya S-koder för att skilja långa och korta poster. Marknadsvärdeförändringar särredovisas på resultaträkningens S-koder. 15

Tänk även på Kraven på sidnumrering, sidhuvud/sidfot. Tydlighet om rapportperiod och måttenhet. De obligatoriska noterna som infördes för två år sedan. Om regeringen ställer krav på pappersversion gäller det, även om inte vi har något i generella regler. Ingemar Härneskog ingemar.harneskog@esv.se 16

Statsredovisning inrapportering och systemförändringar Christina Bergström Inrapportering 2016 5 januari 17 januari 25 januari 31 januari Brytdag 2015 Motpartsavstämning ska vara klar Prel dec.utfall (12a) Nytt prel.utfall samt rättelser och realek. fördeln. (12c) Underlag för PLO 17

Inrapportering forts 15 februari 22 februari 23 februari 1 mars Slutligt utfall/ Utfall enligt Särskild dok. (12d) Särskild info Ev. sena korrigeringar i årsredovisningen ska ha gjorts i Hermes Årsredovisningen (12e) till regeringen Betalningsavstämning kvartal 4 Årsredovisning att tänka på Kommentarer till - Anslagsredovisning - Bemyndiganden - Motpartsavstämning 6 kap. och 9 kap. Förordning om årsredovisning och budgetunderlag 17 Anslagsförordning 21 Förordning om myndigheters bokföring 18

Exempel kommentar anslag Anslagsutfallet är 459 miljoner kronor lägre än tilldelade medel, vilket dels beror på att antalet patienter var lägre än förväntat, dels på att Tandvårds- och läkemedelsförmånsverket har gjort en översyn av de delar som ingår i respektive tandvårdsåtgärd. Översynen ledde till en omräkning av referenspriserna som medförde sänkta utgifter för tandvårdsstödet. Kontaktpersoner Frågor om anslag och bemyndiganden kan ställas till: Eva Engberg, tel. 08-690 44 66 Michael Lemdal, tel. 08-690 44 42 Jonas Larsson, tel. 08-690 43 66 19

Systemförändringar 20

21 1

Nytt användargränssnitt i SRS Syfte: Modernare gränssnitt Utvecklat konverteringstabellerna Arbetar just nu med filhanteringen Lilla referensgruppen för SRS Vill du vara med att påverka utvecklingen av SRS! Vi träffas löpande vid behov Intresserad? Anmäl er till: christina.bergstrom@esv.se Tel: 08-690 44 74 22

Vad händer i SRS i övrigt Betalningsinstitut har ändrats till Betalningsförmedlare Tilläggsbudget har bytts ut till Ändringsbudget Kontaktfunktioner 23

24

Christina Bergström christina.bergstrom@esv.se 25

26

Nya arkivregler gällande räkenskapsinformation Håkan Lövblad Divisionen för offentlig informationshantering Enheten utredning och gallring 26 november 2015 Kort bakgrund RA-FS 2004:3, ändrad genom RA-FS 2012:4 Nu dags igen! En framställan från ESV inkom till RA Yttranden över remitterat författningsförslag En bred inventering av behov av ändringar med anledning av interna uppföljningar och externa förhållanden 27

De materiella ändringarna Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår som de tillhör De skannade bilderna ska bevaras, vara sökbara och kunna presenteras i minst tio år Bildfilerna bör skyddas av behörighets- och loggsystem Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens format får gallras efter överföring Under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts och fakturauppgifter inte har förändrats Filerna ska bevaras, vara sökbara och kunna presenteras i minst tio år Andra ändringar Begreppet Räkenskapshandling har ändrats till Räkenskapsinformation Omformuleringar Slagit samman paragrafer 28

Arkiveringstiden Bokföringslagen gäller för företag m.fl. och kortaste bevarandetiden för räkenskapsinformation är 7 år Lagen om kommunal redovisning gäller för kommunala myndigheter och kortaste bevarandetiden för räkenskapsinformation är 10 år Förordningen om statliga myndigheters bokföring hänvisar till arkivlagen och Riksarkivet reglerar en kortaste 10 årig bevarandetid för räkenskapsinformation Undantag från gallring Beräkning av pensionsgrundande inkomst EU-revisionsunderlag Specifika regler kan uttryckas i dokumentation av programmen/projekten som förordningar, avtal, kontrakt, handböcker m.m. Kommissionens rätt till revision Riksarkivets PM Gallring av EU-revisionsunderlag : http://riksarkivet.se/media/pdf-filer/gallring-av-eurevisionsunderlag_pm%202011-09-15.pdf 29

Logiska format Verifikationer och fakturor definieras i bokföringsförordningen och mervärdesskattelagen av uppgifter som ska framgå av transaktionen Konsekvenser för redovisningsskyldig myndighet kan därför vara att arkivering även måste omfatta t.ex. Uppgifter i fakturahanteringssystem Uppgifter i it-system för elektronisk handel Uppgifter i prislista på webben Föreskrifter m.m. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. Trädde i kraft den 1 juli 2015 Vägledning på gång För mer information kontakta Riksarkivet www.riksarkivet.se hakan.lovblad@riksarkivet.se 30

Nyutvecklad EA-värdering avseende 2015 Anne-Marie Ögren Syftet med utvecklingen av EAvärderingen Tydliggöra vilka regelverk som EA-värderingen ska mäta Hur frågorna ska formuleras Effektivisera arbetet med EA-värderingen inom statsförvaltningen Öka användbarheten och effekten 31

Remiss om metod och M-frågor Remiss till alla myndigheter 25 juni 2015 ESV fick in över 150 remissvar Ganska stora ändringar av M-frågorna utifrån remissvaren De allra flesta av er myndigheter var positiva till ESV:s strategiska val Vilka regelverk ska EAvärderingen mäta? Ekonomiadministrativa regelverkets kärnområden Förordningar, inklusive föreskifter men inga lagar Regeln ska i huvudsak omfatta mer än 50 procent av myndigheterna 32

Hur ska frågorna formuleras? Frågor och kriterier ska beakta angelägenhet Mäta regler där det är möjligt att formulera en mätbar fråga Högst fem delfrågor bland M-frågorna Effektivisering av arbetet Vi har minskat antalet myndighetsvärdesfrågor från 124 till 41 frågor i årets EA-värdering EA-värderingen genomförs i två delar, M-frågorna under november-december 2015, K-frågorna under mars-april 2016 ESV beslutar om undantagna myndigheter 33

Ökad användbarhet av EAvärderingen ESV beslutar om myndigheternas EA-värde en vecka tidigare Den årliga EA-värderingsrapporten till regeringen blir tidigarelagd till 22 april Anne-Marie Ögren anne-marie.ogren@esv.se 34

PSI-uppdraget Naiem Rab PSI-lagen Reglerar bl.a. avgiftssättningen hos myndigheter: o Avgifterna för tillhandahållande av handlingar får inte överstiga kostnaderna för att reproducera, tillhandahålla och sprida handlingarna o Undantag för verksamheter där det finns en skyldighet att ta ut avgifter för en väsentlig del av kostnaderna o De arkiv, bibliotek och museer som får ta ut avgifter vid vidareutnyttjande av handlingar, får tillämpa bestämmelsen i andra stycket oavsett krav på kostnadstäckning 35

ESV:s uppdrag Regeringsuppdrag till ESV ----------------------------- ----------------------------- En översyn av avgiftsförordningen Utreda om avgiftsförordningen är förenlig med PSI-lagens bestämmelser om avgifter Förtydliga de avgifter för vidareutnyttjande som tas ut med stöd av det generella bemyndigandet enligt 4 avgiftsförordningen ESV:s iakttagelser och planerade förslag Endast bestämmelserna i 7 PSI-lagen behöver analyseras Ändringar i avgiftsförordningen gällande vilka kostnader som bör/får tas med vid beräkning av avgiftstaket enligt huvudregeln ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 4 avgiftsförordningen föreslås ändras 36

Föreslagen ändring i avgiftsförordningen För avgifter enligt 4 för vidareutnyttjande av handlingar får avgifterna inte överstiga kostnaderna för att reproducera, tillhandahålla och sprida handlingarna. Förslag till ändring i ESV:s föreskrifter i avgiftsförordningen Kostnad för tid som åtgår för att utföra beställningen. Här ingår personalkostnader med ett pålägg för att täcka en skälig andel av gemensamma kostnader för t.ex. ledning, personalfunktion och lokaler. Direkta materialkostnader Distributions- eller kommunikationskostnader Kostnad för debitering 37

Naiem Rab naiem.rab@esv.se 38

Probleminventering av momsförordningen Anne-Marie Ögren Naiem Rab ESV:s regeringsuppdrag Uppdrag att identifiera och kartlägga problem kopplat till förordningen om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt Rapport till regeringen senast 15 december 39

Iakttagna problem Stadigvarande bostad Representation Rekvisitionssystemet Transfereringar Stadigvarande bostad Avdragsförbudet överensstämmer inte med myndighetens rätt till momskompensation för sin verksamhet Avdragsförbudet är en dubbelreglering 40

Representation Skatteverkets nya ställningstaganden kring tillämpning av avdragsbegränsningen i momslagen är svårtolkade Nuvarande beloppsgräns kvarstår tills vidare Skatteverkets hemställan om ändring i momslagen och inkomstskattelagen får effekt om lagändringen genomförs Rekvisitionssystemet Otydligt regelverk kring hanteringen av kompensationssystemet Utformningen av rekvisitionsblanketten Kan få effekt på statens budget 41

Transfereringar Uppdrag eller bidrag? Transfereringar ingår i myndighetens verksamhet Ingen momskompensation för kostnader kopplade till privata stipendier ESV:s rapport till regeringen Beskrivning av problemen Förslag till förbättrad rekvisitionsblankett Förslag till nya föreskrifter och/eller allmänna råd till momsförordningen 42

Anne-Marie Ögren anne-marie.ogren@esv.se Naiem Rab naiem.rab@esv.se 43

44

Ny styrning av statens investeringar Curt Johansson Carina Franzén Investeringar i budgetunderlaget Nya bestämmelser tillämpas från och med budgetunderlaget/verksamhetsplanen som lämnas den 1 mars 2016 Information om investeringar i tre tabeller 1. Planerade verksamhetsinvesteringar 2. Särskild information om verksamhetsinvesteringar 3. Förslag till investeringsplan (samhällsinvesteringar) Tabell för låneram och övriga krediter hos Riksgäldskontoret 45

Definitioner och utgångspunkter Den finansiella styrningen av investeringarna avgör uppdelningen inte anläggningstypen - t.ex. fastigheter Information om planerade investeringar ska lämnas i tusentals kronor (dagens penningvärde) a) för de kommande fyra åren b) med prognos för innevarande år c) med utfall för föregående år Hur kommer informationen i budgetunderlaget att användas? Ta fram investeringsplaner, låneram och övriga kreditramar i BP Kunna göra en sammanställning av investeringar och deras finansiering i BP Få en bättre myndighetsdialog om investeringar Ta fram regleringsbrev för myndigheten 46

Tabeller för verksamhetsinvesteringar Verksamhetsinvesteringar Immateriella investeringar Datasystem, rättigheter m.m. Materiella investeringar Maskiner, inventarier och installationer m.m. Byggnader, mark och annan fast egendom Övriga verksamhetsinvesteringar Summa verksamhetsinvesteringar => Pågående nyanläggningar under respektive rad 47

Verksamhetsinvesteringar Finansiering Lån i Riksgäldskontoret (2 kap.1 kapitalförsörjningsförordningen) Bidrag (2 kap.3 kapitalförsörjningsförordningen) Leasing (2 kap.5 kapitalförsörjningsförordningen) Anslag (efter medgivande av regeringen) Summa finansiering Summa verksamhetsinvesteringar = Summa finansiering Särskild information om verksamhetsinvesteringar Har påbörjats men ännu inte färdigställts, eller är planerade att påbörjas innevarande eller nästföljande budgetår Överstiger 20 mnkr i anskaffningsvärde per objekt Objekt är ofta detsamma som avskrivningsobjekt undantag kan dock finnas för tillgångar av samma art Väsentliga utgifter bör tas med, inte bara det som blir anläggningstillgångar 48

Exempel särskild information Totalt Ack. Utfall År 0 Prognos År 1 Beräkn. År 2 Beräkn. IT-investering 25 000 9 000 8 000 5 000 3 000 Fordon 33 000 15 000 18 000 Summa 58 000 9 000 8 000 20 000 20 000 Finansiering Lån i RGK 53 000 8 000 7 000 18 000 20 000 Summa 53 000 8 000 7 000 18 000 20 000 Varav AT Datasystem, 23 000 8 000 7 000 5 000 3 000 rättigheter Maskiner. 30 000 13 000 17 000 Summa 53 000 8 000 7 000 18 000 20 000 År 3 Beräkn. År 4-XX Beräkn. Tabell för samhällsinvesteringar 49

Förslag till investeringsplan Består av två block 1. Anskaffning och utveckling av nya investeringar 2. Vidmakthållande av befintliga investeringar Skillnad jämfört med tabell för verksamhetsinvesteringar - Verksamhetsanpassad genom objekt/objektgrupper - Investeringsrelaterade utgifter kan behöva lämnas Objekt/objektgrupper Måste anpassas till verksamhetens behov, exempelvis utifrån: - Verksamhetsstruktur - Anläggningstyp - Regional uppdelning - Större objekt Myndigheten avgör uppdelning i objekt/objektgrupper om inte annat beslutats. Bör göras i samråd med Regeringskansliet. 50

Investeringsrelaterade utgifter Kan gälla både nyinvesteringar och vidmakthållande - Ofta kopplat till väsentligt underhåll av befintliga investeringar Väsentliga utgifter som är relaterade till investeringen men som kostnadsförs - Väsentligt = viktig information för att se hela investeringens kostnad Anpassas till behovet i verksamheten och regeringens styrning av investeringar Anskaffning och utveckling av nya investeringar Investeringsobjekt/objektgrupper Nya investeringar Ny funktionalitet på en befintlig tillgång Varav anläggningstillgångar Uppdelning på tillgångsslag Används för att sammanställa statens investeringar i BP Finansiering Specificera anslagspost/delpost Uppdelning av övrig finansiering 51

Vidmakthållande av befintliga investeringar Investeringsobjekt/objektgrupper Befintliga investeringar Avsikten är inte att få ny funktionalitet Komponenter Väsentliga underhållsåtgärder Varav anläggningstillgångar Uppdelning på tillgångsslag Används för att sammanställa statens investeringar i BP Finansiering Specificera anslagspost/delpost Uppdelning av övrig finansiering Övriga bestämmelser om investeringar 52

Tabell för lån och ränteutgifter Verksamhetsinvesteringar Information ska lämnas för ytterligare ett år Ingen specifikation av immateriella anläggningstillgångar Vissa benämningar har ändrats Samhällsinvesteringar Information om övriga krediter hos Riksgäldskontoret på samma sätt som för den generella låneramen Amortering behöver inte överensstämma med avskrivning Affärsverk Verksamhetsplan istället för budgetunderlag Bestämmelserna om finansiering av investeringar gäller inte affärsverk - Kan finansiera investeringar med egna medel eller med lån utanför staten Ska lämna förslag till investeringsplan med samtliga investeringar hos affärsverket Ingen särskild information om verksamhetsinvesteringar (20 mnkr) 53

Investeringsbudget En investeringsbudget kan införas i regleringsbrevet Om investeringsbudget finns ska den följas upp i årsredovisningen => 3kap 2 FÅB Väsentliga avvikelser mot investeringsbudgeten ska kommenteras - Betydande förseningar eller tidigareläggningar - Avvikande ekonomiskt utfall Curt Johansson curt.johansson@esv.se Carina Franzén carina.franzen@esv.se 54

55

56

Läget om effektivisering, digitalisering m m Peter Norén Upphandling ramavtal Ekonomisystem & e-inköp IT-kostnader Ny stabsroll kring digitalisering PEPPOL & Uppföljning e-handel Effektivisering i statsförvaltningen 2 57

Upphandling ekonomisystem och e-inköp Två nya upphandlingsprojekt startade avrop till hösten 2017 Oberoende konsulter E-upphandling & e-handel Även kommuner & landsting E-inköp Beslutsstödsystem Ekonomiprocesser Bara staten Personalsystem Ekonomisystem 58

Bra system via ramavtal för hela staten Långsiktigt systemstöd (idag 8-13 år) God konkurrens bland leverantörer Moderna systemstöd med funktionalitet som underlättar ert arbete - integrationer är viktiga För olika typer av myndigheter inkl. Statens servicecenter Bättre priser och villkor än egen upphandling Enkelt avropa och hantera över tid ESV och Statens servicecenter samarbetar i upphandlingarna 59

Uppdraget om ökad effektivitet 2014-2016 ESV ska identifiera och samordna ett arbete som visar på goda exempel om ökad effektivitet i myndigheternas kärnverksamheter. Vi ska identifiera resultat, arbetssätt, metoder, styrning och uppföljning och vilka lärdomar som finns för regeringens styrning av olika verksamheter och för övrig statsförvaltning. Effektiviseringsuppdrag http://www.esv.se/2/press/nyheter-ochpressmeddelanden/2015/effektiv-samverkan-kan-radda-liv/ 60

IT-kostnader IT är en allt viktigare del i vår verksamhet och vi har olika mognad att styra denna verksamhet 61

ESV har föreslagit följande Utveckla arbetet med uppföljning av nyckeltal och mognadsmätning Utveckla ramverk för it-kostnader Utveckla mognadsmätningen Utveckla intern styrning och kontroll mot it Utreda områden för samverkan http://www.esv.se/2/press/nyheter-och-pressmeddelanden/2015/myndigheternabehover-fa-battre-kontroll-over-sina-it-kostnader/ Vad kan du göra? Beräkna våra nyckeltal Genomföra mognadsmätning Områden att göra först Ta fram strategi för it-försörjning Skapa en utvecklingsportfölj Integrera nyttorealisering i utvecklingsprocess och i arbetet med planering och uppföljning 62

Stabsroll digitalisering Regeringens e-förvaltningsprogram 2015-2018 förstärka styrningen och samordningen av övergripande it-användning i statsförvaltningen, bättre tillvarata samordningsfördelar inom statsförvaltningen, främja digital samverkan över myndighetsgränserna & skapa förutsättningar för de gemensamma it-investeringar som krävs, bidra till att nå målen för e-förvaltning samt främja utvecklingen och användningen av gemensamma lösningar. 63

Ekonomistyrningsverkets regeringsuppdrag 1. Stödja regeringen och RK Bistå RK 2. Stödja myndigheterna Operativt stöd nyttokalkylering och projektplanering 3. Följa upp statsförvaltningens digitalisering Sammanställa behov Samla och dela kunskap Ge en samlad bild Analysera resultat Följa upp initiativ Redan lite info om vår nya verksamhet Kort info om vårt uppdrag Få koll på olika projekt via den nationella utvecklingsprtföljen Kontakta oss via e-forvaltning@esv.se 64

E-handel Vi har kommit långt med e- handeln, men är inte i mål It-stöd för e-handel anskaffade Nya rutiner introducerade internt Fler ställer krav på e-handel i upphandling Vilja hos många myndigheter att göra mer Användning av e-handelslösningarna 65

ESV föreslår enbart e-faktura till offentlig sektor från november 2018 Bra med lagkrav för att realisera de nyttor som finns Olika typer av stöd behövs under ett flertal år E-faktura är hanterbart för små företag En bred samsyn om att tiden är mogen http://www.esv.se/2/press/nyheter-och-pressmeddelanden/2015/bra-attinfora-lagkrav-pa-e-faktura-till-offentlig-sektor/ PEPPOL gör e-handeln enklare Senast i november 2018 ska alla myndigheter ska vara anslutna till PEPPOL. Gemensamma lösningar för att få bort barriärer Stopp för samtrafiksproblem Öppna flöden underlättar anslutning 66

Vi följer nu upp användning av e-handel i myndigheterna Införandeprojekt klara i tid Effekter realiseras i verksamheten Peter Norén peter.noren@esv.se 67

68

Fakturor och OCR-underlag från SPV vid bokslutet 2015-12-31 Faktura premier för förmånsbestämd pension PA03 Fakturan avseende december kommer att vara myndigheterna tillhanda senast brytdagen den 5 januari 2016 med förfallodag 29 januari. Denna faktura skall bokföras som en inomstatlig leverantörsskuld (S2561), med motpart SPV, per 31 december, d v s bokföras i leverantörsreskontran i december. Det är bra om fakturan avseende november är betald i december, för att underlätta motpartsavstämningen. Detta innebär att betalningen måste vara SPV tillhanda senast onsdag 30 december 2015 som är årets sista bankdag. OCR-underlag preliminära PA-91 premier Beloppet som avser december ska i bokslutet återfinnas på S2563. Betalningen ska inte bokföras i leverantörsreskontran förrän i januari, detta beroende på att SPV inte har motsvarande fordran (det finns ingen faktura). Det ska alltså inte finnas någon skuld på S2561 för dessa premier i bokslutet, utan skulden finns på S2563. Förfallodag för betalningen är 18 januari 2016. Faktura för direktdebiterade pensioner Detta kan t ex vara pensionsersättning och delpension, där myndigheten blir fakturerad hela kostnaden. Den faktura som kommer i början av januari avser januari månads pension och ska därför bokföras i januari. Förfallodag för dessa fakturor kommer att vara 15 januari 2016. Ingen skuld till SPV ska finnas i bokslutet för dessa fakturor. Individuell ålderspension och kompletterande ålderspension PA03 Fakturan avseende december kommer att vara myndigheterna tillhanda elektroniskt 2015-12-18 (2015-12-21 vid leverans via brev) och har förfallodatum 2015-12-23. Beloppet som ska betalas framgår vid lönekörningen och om man inte vill invänta SPVs faktura kan man istället betala med beloppet från lönekörningen som underlag. Betalning kan då ske till BG 381-5677 (kräver OCR) med november månads OCR-kod. Ingen skuld för detta ska finnas per 31 december 2015. Kåpan Extra Faktura för Kåpan Extra som avser premiemånad december kommer att vara myndigheterna tillhanda i början av december med förfallodag 2015-12-23. Ingen skuld skall finnas per 2015-12-31. OBS! Fakturan för Kåpan Extra som ni får 7 januari 2016 skall bokföras på period 2016-01. Kåpan PA-91/Kåpan Plus Betalning för Kåpan PA-91 och Kåpan Plus sker till Kåpan-pensioners PG, dvs. inte till SPV. Avgifter för 2015 avseende Kåpan PA-91 kommer att faktureras april 2016. Kåpan är en utomstatlig leverantör. Övriga fakturor från SPV Om andra fakturor från SPV kommer före brytdagen (ex kursavgifter, engångspremier m.m.) ska dessa hanteras som vanliga inomstatliga leverantörsfakturor. Förfallodagen som står angiven på fakturan gäller och beloppet ska finnas på S2561 med motpart SPV i bokslutet. Kontaktperson: Elisabeth Margenberg 060-18 76 20 (elisabeth.margenberg@spv.se) 69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79