3.0 kort manual på svenska för en engelsk utförligare manual se hjälpfunktionerna i programmet Skapa användare: För att skapa en användare för EndNoteWeb gå till www.endnote.com klicka på endnote web login under Quick Links. Första gången detta görs se till att du befinner dig inom universitetets domän eller har gått in via proxy (http://www.ub.umu.se/sok/atkomst-utanforcampus). När du sedan har registrerat dig så kan du öppna EndnoteWeb från vilken dator som helst. Mer info om Endnote web finns på bibliotekets egen sida http://www.ub.umu.se/skriva/referenshantering/endnote-web När man loggar in så ser man 5 flikar. Collect New reference: Klicka på New reference, under rubriken Collect. Fyll i det formulär som visas. Välj den typ av referens som du behöver i menyn Reference Type. Vanligast är book, book section, edited book och journal article. Observera att beroende på vilken referenstyp du väljer ändras fälten. Den övre delen av formuläret har fält som bör fyllas i för att få en korrekt referenslista. Författarnamn fylls i enligt följande: Efternamn, Förnamn. Vid flera författare separera med en ny rad för varje författare. I sidans nedre del så finns en rubrik Groups. Du väljer en group och har du ingen group så kan du göra en ny genom att markera rutan och namnge en ny. Om man inte gör ett val så hamnar referenserna alltid i unfiled. Referensen kan sedan flyttas till vilken group som helst. I referensen så kan man senare se vilken group den ligger i. 1
Online search: Här väljer man från en lista av databaser. De databaser som ligger i listan är de databaser som fungerar t.ex. Bibsys, British library, Library of congress, LISTA, PubMed, Libris (Swedish Natl Lib), Web of science och Wholis. Customiz this list betyder att man kan välja ut vilka databaser som ska visas i din lista. Från databaser som Umeå UB betalar för kan man importera referenser in i programmet (se rubriken Import references) eller använda sig av Endndote web toolbar. Så här gör du för att söka online Välj en databas och klicka på Connect. Ett sökformulär kommer upp. Skriv in sökord och välj eventuellt kategorifält, markera Retrive all record eller Select a range of records. Klicka Search. Antal träffar kommer upp. Klicka på Retrive om du vill se alla träffar. Vill du bara se de första träffarna i listan ändrar du antal träffar i rutan. Och vill du ändra sökningen klickar du på databasens namn och börjar om igen. En träfflista med de sökta referenserna blir synlig. För att se mer detaljerad information om referensen så klickar du på referensens titel. Du kan klicka i rutan till vänster om referensen för att markera den. I övre delen av sidan kan man välja alla referenser, här väljer du också vilken Group du vill lägga referenserna i genom att välja Add to group. Om du inte har skapat någon group tidigare, välj new group och namnge den. Det är lätt att editera/ändra i referenserna om det behövs. Klicka på referensens titel, ställ markören i det fält du vill ändra fyll i informationen, klicka på sidan av referensen och den sparas. För att se ytterligare fält välj show empty fields. Väljer du att ta bort en referens från en grupp med hjälp av delete funktionen så försvinner den från hela biblioteket. Väljer du däremot Remove from this gruop så ligger fortfarande referensen kvar under All my references För att se referenserna, klicka på My references. Under My references ser man alla sina Groups. Med Endnote web toolbar Denna toolbar kan installeras i webbläsaren, antingen i Internet explorer eller Firefox. Väl inloggad i EndNote Web hittar du längst ner vid sidfoten en länk som heter Download installers. Väljer du att installera Cite While you Write följer även en plug-in med för IE. Vill du däremot ha en toolbar i Firefox måste du välja att installera den separat. Om du vill använda Capture för att fånga upp en referens från en databas, se till att inte ha pop-up blockeraren på i webbläsaren. Klicka på en referens i träfflistan i t.ex. PubMed och välj Capture. En ruta ska öppnas där du kan spara referensen till EndNote Web. Det går dock bara att spara en åt gången. Vill du spara över flera, se Import References. 2
Import References: Importera referenser bygger på att man gör en sökning i en databas, sparar filen med referenserna på hårddisken och sedan importerar in dem i sin group. Viktigt när man sparar filen är att den är sk. Taggad. Att det står t.ex. ti- Library information, au- Svensson, Nils. Vi har ett antal databasleverantörer för Umeå Universitet. Alla kommer inte att tas upp i denna manual. Notera! Alla databaser behöver inte importeras med filter. En del har direktexport. Proceduren består av två steg A (att söka en referens i databasen och att spara den på din dator) och B (att föra in referensen från din dator till en group i Endnote Web) Här visas ett antal utvalda databaser. A CSA: t.ex. LLBA med fler 1. Gör en sökning. 2. Markera valda referenser eller ta alla. 3. Klicka på save, print e-mail. 4. Record format ska vara full format. Markera om du har en mac eller pc, SAVE Cochrane 1. Make a search. 2. Mark references or choose all the references. 3. In the end of the result list, you can choose between Export selected citations or Export all results. 4. Choose Export type and File type, press Go. Save the file Diva 1. Sök fram den avhandling/ studentuppsats du vill ha. 2. Markera och klicka på spara referens 3. Välj format RIS 4. Klicka på diskett ikonen för att spara filen 5. I din webbläsare gå till arkiv, spara som, namge filen och spara. Följ punkt B, men välj filtret RefMan RIS Libris och SwePub 1. Gör en sökning 2 Markera de referenser du vill ha 3 Längst ner på sidan klickar du på skapa referenser 4. Format ska vara.ris 5. Spara referenserna som en fil. Följ punkt B, men välj filtret RefMan RIS 3
PubMed 1. Gör en sökning i Pubmed. 2. Markera de poster som du vill importera. 3. Välj Send to, File, Format Medline och Create File. 4. Namnge filen. Spara som en.txt fil. Zotero (Annat referenshanterinsprogram) 1. Öppna Zotero i firefox. 2. Markera hela biblioteket eller en samling, högerklicka med musen. Välj exportera samling. 3. Välj format Refer/BibIX. 4. Spara filen på hårddisken. 5. Öppna i endnote web men hjälp av Refer/BibIX filter. Google Scholar Importera referenser från Googgle scholar (notera att det bara går att importera en åt gången) 1. Gå till google scholars hemsida http://scholar.google.com/" 2. Klicka på det lilla kugghjulet längst upp till höger. Välj Scholar Preferences. 3. Vid rubriken bibliography manager välj show links to import citions into och välj EndNote i rullistan 4. Klicka på save preferences knappen För att få in referenserna gör följande: 1. Gör en sökning. Klicka på Import into EndNote länken för den referens du vill importera 2. I filhämtningsrutan som dyker upp väljer du spara 3. Gå till Endnote web, Collect och Import references. Bläddra fram filen du sparat på hårddisken. 4. I rullistan letar du fram filtret EndNote import. Klicka på import knappen. B I EndNoteweb gå till Collect och Import references. Bläddra fram den fil du just har sparat. Välj filter under filter. Regeln är att filter och databas ska ha samma namn. Det är även viktigt att man tittar på leverantör av databas. När man plockat fram en fil och valt filter klickar man på import. Alla nya referenser kommer in i en group som heter Unfiled. För att flytta dina nya referenser klicka på Unfiled. Markera referenserna och välj group. 4
Databaser med direktexport ISI web of science 1. Sök fram referenserna med dina sökord. 2. Markera de referenser du vill ha. Klicka på save to my endnote web. 3. Referenserna får markeringen EnWeb som visar vilka du har sparat till EndNote web. 4. I EndNote web hittar du referenserna i Unfiled. Men för att se referenserna klicka på uppdatera /refresh pilen. Scopus 1. Välj eventuellt delbas. 2. Gör en sökning. 3. Markera enstaka referenser, hela sidan eller alla referenser. 4. Klicka på export. 5. Välj export format: RIS format, Välj output format. 6. Klicka på export. Om frågan kommer upp om man vill spara eller öppna filen, välj öppna. Nästa val välj Endnote web. Ebsco: t.ex., Academic Searc Elite, Amed, Business Source Premier, Cinahl, Eric, LISTA, SocIndex, Sports 1. Gör en sökning. 2. Markera referenser genom att klicka på add to folder eller add i övre högra hörnet. 3. Klicka på folder views 4. Markera referenserna en gång till. 5. Klicka sedan på export. Här markerar man Direct export to EndNote Web 6. Klicka SAVE 7. De referenser du har sparat syns under All my references men också i gruppen [Unfiled] för att du lätt ska kunna sortera in dem i andra grupper. APA: PsycInfo 1. Gör en sökning 2. Markera de referenser du vill infoga i ditt bibliotek. 3. Klicka på Export. Välj Export to: Reference Software och tryck GO. 4. I rutan som kommer upp väljer du Öppna. Filen du sparar heter PsychINFO_Eport.ris 5. Kommer en ruta upp som heter Choose Destination väljer du EndNote Web. 6. Leta fram ditt EndNotebiblioteket på din hårddisk och dubbelklicka. OVID: t.ex. medline 1. Gör en sökning. Markera eller välj flera referenser. 2. Klicka på export. 3. Välj EndNote. Markera vilka fält du vill exportera. Klicka på export citation. 4. Välj Endote web vid nästa val. Referenserna kommer nu in i Endnote web. Organize: 5
Manage my groups: Klicka på new group för att göra en ny och ge den ett namn. Klicka på share group för att dela en group med en kollega. Skriv in e-postadress till den/de som ska dela din group. Här kan man välja delete för att ta bort de grupper som man inte vill ha kvar eller ändra namn. Klicka på manage sharing för att fylla i vilka rättigheter din delade group ska ha, Read Only eller Read & Write. Det senare är praktisk om man samarbetar. Others groups: Här kan man se grupper som man delar med andra. Find duplicates: Här klickar man om man vill se om det finns dubbletter i en group. Finns dubletter så markeras de automatiskt och man kan lätt ta bort alla på en gång. Format Bibliography- Skapa en litteraturlista För att göra en formaterad litteraturlista av din group välj Bibliography. Välj group vid rubriken References (om du inte vill ha alla referenser ifrån en group i litteraturlistan måste du föra över referenser från olika grupper till Quick list och välja den istället). Välj Bibliographic style (utseende på listan) tex. APA, Vancouver. Välj file format. HTML (internetsida), TXT (textfil), RTF (textdokument i ett format som kan läsas av de flesta ordbehandlingsprogram) För att snabbt se hur den ser ut gå till preview & print Du kan även e-posta den eller spara den på hårddisken Bibliographic style: Här hittar du över 3000 olika tidskriftsstilar. Du kan själv lägga in dina egna favoriter Under customize this list. Markera stil och ta Copy to favorites. När du valt dina favoriter så är det de som syns i word Cite while you write plug-in: Använd ENW Plug-in för att skapa hänvisningar och litteraturlistor i dina worddokument. Du kan också spara referenser till ditt bibliotek via webbläsarna Internet explorer och Firefox. Följ instruktionerna på sidan (See installtion instructions and System requirements) Välj ett alternativ: Download Windows with Internetexplorer Plug-in Download Macintosh Download Windows/Macintosh för Firefox Extension Endnote web kommer att installera sig i word automatiskt. För att formatera ditt dokument med referenser, skriv din text i word, ställ markören där du vill ha citeringen. När man installerar word plug-in kommer det automatiskt att finnas en 6
menyrad under verktyg i wordprogrammet. I Office 2007 ska det dyka som en egen flik. Klicka på Find citation(s). En sökruta kommer upp. Sök fram den referens du vill ha och klicka Insert. Infoga citeringar Placera markören i texten där du vill ha din citering och gör ett mellanslag. Klicka på Find citations. En dialogruta dyker upp. Skriv in författarnamn eller ord i titel i sökrutan. Markera referensen och klicka på knappen Insert. Vill du citera flera författare så ställer du markören direkt efter parentesen och söker fram en till referens. Därefter uppdaterar du dokumentet om den inte faller på plats. Hela referensen kommer att bli synlig i slutet av texten och eftersom nya referenser läggs in i texten så bildas en litteraturlista. Vill du lägga in flera referenser i samma citering så söker du fram en referens åt gången och väljer insert. Vill man editera, ändra i, en citering i word så använder man Edit citations. Ändra aldrig direkt i referenslistan utan använd denna funktion. Se HELP om du undrar över de övriga funktionerna. Om man vill ändra i referenslistan så är det bästa att göra detta efter det att man har lagt in alla referenser i sin text. Man klickar då på convert citations and bibliography och väljer convert to plain text. En fråga om att göra en kopia av texten kommer upp, det bör man göra. Nu har man ett dokument som är en vanlig text och man kan själv enkelt ändra i referenslistan. Word 2003 kan verktygsfältet ligga dolt under Verktygsmenyn. Annars ser det ut som följer. Du kan välja att visa dina hänvisningar(citat som det kallas i endnote) på två olika sätt när du skriver. Antingen väljer du en stil t.ex. Vancouver eller APA så att både citat och litteraturlista syns, sk. formaterat läge: Här löper min text med citat (1) Litteraturlista 1. Vestergaard P, Rejnmark L, Mosekilde L. Fracture risk in patients with different types of cancer. Acta Oncologica. 2009;48(1):105-15. Du kan också välja avformaterat läge, Convert citations and bibliography > Convert to unformatted citations. Då ser det ut så här när du skriver: 7
Här löper min text med citat {Vestergaard, 2009} 2664 Du kan växla mellan dessa två lägen när du skriver. Vill du se hur det ser ut med en stil igen så tar du bara Update Citations and bibliography. Vill du ändra informationen i litteraturlistan måste du gå tillbaka till ditt Endnotebibliotek och redigera en referens. I Word får du sedan uppdatera dokumentet Update citations and bibliography för att ändringen skall synas. Slår ändringen ändå inte igenom kan du tvinga fram den genom att först avformatera dokumentet, Convert citations and bibliography > Convert to unformatted citations, och sedan uppdatera. Vill du ändra informationen i ett citat i texten ska det däremot vara formaterat, du markerar citatet, och sedan klickar du på Edit citations. En anledning till att skriva avformaterat kan också vara att den automatiska processen med att skapa en litteraturlista varje gång du skickar in ett citat är tung för Word och det går fortare och är mindre risk att processen hänger upp sig om du har ett väldigt stort dokument. Skapa en referenslista utan plug-in Om man inte vill ladda ner en plug-in till word eller in kan så är det ändå möjligt att skapa en referenslista. 1. Markera de referenser som ska ingå i referenslistan och klicka på quick list 2. Gå sedan till fliken format och välj bibliography. 3. Under references välj :quick list 4. Välj den tidskriftsstil du vill ha t.ex. Harvard 5. Under File format välj txt. 6. Klicka på preview och print. 7. Kopiera den listan som syns under preview print och klistra in den i slutet av ditt word dokument. Eventuellt så kan man behöva ändra storlek och font i referenslistan Man får själv sätta in citeringen i texten Stilar För att kunna välja bland flera stilar tittar du i stilguiden och väljer den översta Select another style. En ny ruta öppnas. I Word 2003 väljer du Format bibliography och Browse: 8
Är du inte nöjd med Layouten i litteraturlistan kan du göra en del ändringar genom att klicka på den lilla pilen på listen Bibliography och välja fliken Layout. Här kan du ändra textstorlek och font samt indrag av första raden av en referens. Convert to Plain Text om du vill göra ändringar i litteraturlistan utan att blanda in Endnote. Kan du inte fixa till dina ändringar via Endnoteprogrammet så finns en utväg att koppla bort inlagda citeringar från Endnote. Det går aldrig att ångra varför det är viktigt att spara en kopia av originalet. Välj Convert citations and bibliography > Convert to plain text. Nu kan du ändra i all text som om det vore ett vanligt Worddokument. Export references: Här väljer du först group, sedan vilket exportformat du vill ha. Man kan välja att spara på hårddisk, e-posta eller skriva ut referenserna. Options: Här kan du byta lösenord och/eller e-postadress om du vill ha någon annan än den du skapade kontot med. Du kan också ändra ditt namn och användarinformation. Här kan man också ladda ner de plug-in som behövs. Övrigt Söka Överst på sidan har man en sökfunktion där man kan välja ut en specifik folder eller söka i alla man använder. Ett + tecken behövs för att söka två ord tillsammans och ett tecken för att ta bort ett ord i en sökning. Trunkera gör man med *. För att söka fraser använder man kvotering. Detta gör det viktigt att tänka på hur man lägger in sina referenser. I Endnote Web så kan man ha upp till 10.000 referenser. Om du senare kommer på att du vill skaffa Endnote Desktop så går det bra att föra över referenserna man redan har fört in i EndNote Web till Endnote Desktop. Vissa databaser har exportfunktioner direkt till referenshanteringssystem. Står det Endnote så är det Endnote Desktop som gäller, med undantag för ISI Web of science där kan man direkt få in referenserna i Endnote Web. Kontakt Josefin Sörlin josefin.sorlin@ub.umu.se tel. 785 2664 Maria Nyman maria.nyman@ub.umu.se tel. 786 9491 Helen Hed helen.hed@ub.umu.se tel. 7869178 Magnus Olsson magnus.olsson@ub.umu.se tel. 7869181 Helene Rova helen.rova@ub.umu.se tel. 7858530 9