Ledningssystem för KRAV-certifierade skolrestauranger i Örebro kommun 1. Kedja översikt Kedjans namn: Skolrestauranger Ansvarig och kontaktperson för KRAV-certifiering: Madelene Lagerlöf Internrevisorer: Tomas Hovsby, Lilia Degner, Åsa Eklund, Susanne Andersson, Fredrik Lundquist 2. Ledningssystem (KRAV 19.3, KRAV 20) I KRAV-kedjan finns 5 områdesansvariga (kostchefer) varav en av dessa är kontaktperson gentemot KRAV och certifieringsorganet. För varje köksenhet (ett eller flera kök) finns en KRAV-ansvarig (kökschef). För varje kök finns även en person utsedd att säkerställa marknadsföring och märkning. En internrevisor finns utsedd per område. Internrevisorerna bildar tillsammans med områdesansvariga en kommungemensam internrevisionsgrupp där planering av revisionerna sker. Internrevisorerna genomför därefter internrevisioner i samtliga kök. Dokumentation, rutiner och checklistor kopplade till KRAV-certifieringen förvaras i varje kök i minst två år. Central dokumentation och statistik finns att tillgå på huvudkontoret i minst två år. Kedjans ledning genomgår årligen en kontroll av rutiner och dokumentation där kontaktpersonen är sammankallande för den kommungemensamma internrevisionsgruppen. Kontrollen genomförs efter en fastställd agenda och protokollen förvaras centralt (bilaga 2). Delar av KRAV-certifieringens blanketter, rutiner och information finns tillgängligt på intranätet. Områdesansvarig ansvarar för att nya enheter får relevant information och kunskap. De ansvarar även för hanteringen då enheter stängs eller förutsättningar förändras. Bilaga 1: Ledningsorganisation Bilaga 2: Agenda till kommungemensam internrevisionsgrupp
3. Rutin för internrevision (KRAV 19.3-19.4) 3.1 Internrevision av kök Inom skolrestaurangerna i finns en internrevisor utsedd per område. Internrevisorerna bildar tillsammans med områdesansvariga en kommungemensam internrevisionsgrupp där planering av revisionerna sker. Internrevisorerna genomför därefter årligen internrevisioner i samtliga kök. Vid internrevision av kök deltar alltid kökets KRAV-ansvarig. Vid internrevision används Checklista för internrevision för att säkerställa att alla tillämpbara regler följs. Kökets KRAV-ansvarig ansvarar för att avvikelser åtgärdas enligt överenskommelse med internrevisorn. Internrevisor ansvarar för att följa upp åtgärder och att kontrollera att åtgärderna leder till de förbättringar som avses. 3.2 Kontroll av kedjans ledning, dokumentation och rutiner En gång årligen görs en kontroll av kedjans ledning, då all dokumentation och alla rutiner säkerställs enligt KRAV:s regelverk. Kedjans kontaktperson är sammankallande och ansvarar för att revision genomförs. Närvarande vid kontroll: Områdesansvariga (kostchefer) och internrevisorerna. Ansvar för beslutade åtgärder: Kedjans områdesansvariga följer upp åtgärder och kontrollerar att åtgärder leder till de förbättringar som avses. 3.3 Internrevisorns kompetens Internrevisorn ska ha genomgått en utbildning i grundläggande eko-kunskap. Vidare ska internrevisorn fått en genomgång av KRAV:s aktuella regelverk muntligen tillsammans med områdesansvarig eller representant från KRAV. Alla revisorer har kunskap i HACCP. Vid ny tillsättning av revisorer upprättas ett faddersystem. En gång årligen ska varje revisor få en återkoppling från annan internrevisor. Internrevisorerna ska årligen få genomgång av regelverket med särskilt vikt på nyheter och förändringar samt praktisk tillämpning av regelverket av KRAV. 3.4 Rutin för att dra in/återfå certifikat samt tillägg av nya enheter Om internrevision av ett enskilt kök leder till att köket underkänns, har internrevisorn ansvar för att genast underrätta kedjans områdesansvariga. Kökets KRAV-ansvarig ansvarar för att all kommunikation där KRAV-märket finns kopplad till köket tas bort. Kedjans kontaktperson ansvarar för att genast underrätta certifieringsorganet, att uppdatera förteckningen över vilka kök som ingår i
kedjan samt att ta bort all central kommunikation, marknadsföring etc. som kopplar det aktuella köket till KRAV. KRAV-ansvarig upprättar, i dialog med områdesansvarig, en åtgärdsplan för att köket ska kunna få tillbaka sitt certifikat. Kökets KRAV-ansvarig ansvarar för det praktiska genomförandet av åtgärderna. När internrevisorn bedömer att samtliga åtgärder är genomförda sker återkoppling till områdesansvarig som ordnar med nytt certifikat. När nya enheter tillkommer görs en internrevision. Rapporten skickas via kontaktperson till certifieringsorganet. Områdesansvarig ansvarar för att den nya enheten får relevant information och kunskap. 3.5 Avvikelsehantering När fel eller brist uppstår, som bryter mot KRAV:s regelverk ska det dokumenteras i en avvikelserapport. Här ska framgå vad som inträffat, vilken åtgärd som genomförts samt förebyggande åtgärd. Vid varje internrevision går internrevisorn igenom avvikelsehanteringen. Kedjans KRAV-ansvarig i dialog med områdesansvarig ansvarar för att åtgärder vidtas, t ex utbildning, hjälp att utveckla fungerande rutiner eller annat. 4. Kemikalier (KRAV 3) Varje kök ska ha en lista, tillgänglig i kök och/eller restaurang, där det tydligt framgår vilka rengöringsmedel som är godkända att använda i en KRAV-certifierad restaurang. I undantagsfall kan det vara befogat att använda kem som inte är miljömärkta. Denna användning sker efter konsultation med områdesansvarig för kedjan. Undantagen ska finnas upptagna på listan som finns i varje kök. I kommande upphandlingar efterfrågas miljömärkta rengöringsmedel. I köket ska alltid en strävan finnas att minska på användning av kemikalier. Vid den årliga internrevisionen av kedjans ledning görs en uppdatering av listan. 5. Förpackningsmaterial (KRAV 3) I upphandlingar ställs krav på förpackningar avsedda att använda till livsmedel och färdiglagad mat. I kök och restauranger används inga andra förpackningsmaterial än de som upphandlats enligt dessa riktlinjer. Uppföljning sker genom internrevision av kedjans ledning. För att säkerställa att PVC inte finns med fr o m 2017 och BPA fr o m 2018 görs en manuell hantering av befintligt avtal som säkerställer att dessa produkter inte köps in av certifierade enheter.
Emballage Emballage/förpackningar skall vara utformade så att de skyddas under transport och hantering samt mot kontaminering fram till användningstillfället. Allt emballage skall vara helt, rent och lätta att hantera d.v.s. öppna och i förekommande fall återförsluta samt återvinningsbara. Konstruktionskrav Förpackningar skall uppfylla konstruktionskraven (de så kallade väsentliga kraven) enligt bilaga 2 i direktiv 1994/62/EG om förpackningar och förpackningsavfall med ändringar. Plastmaterial Plastmaterial i inner- och ytterförpackningar (avser delar över 25 gram) ska vara märkt enligt DIN 6120-1, DIN 6120-2, ISO 11469 eller likvärdigt. Skadliga ämnen Produkten ska vara förpackad i emballage som inte tillför produkten skadliga ämnen, se Livsmedelsverkets föreskrifter (LIVSFS 2011:7) om material och produkter avsedda att komma i kontakt med livsmedel. Producentansvar Anbudsgivaren skall uppfylla kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273) med senaste ändring. Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller att anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA- registret eller motsvarande, eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system. 6. Miljöpolicy (KRAV 3.6.5) 6.1 Källsortering och återvinning Källsortering och återvinning ska ske i den omfattning som soprummet tillåter. Målsättningen är att minst glas, metall, papp, tidningspapper, plast, matavfall samt farligt avfall skall sorteras. 6.2Tillsatser i maten I upphandlingsarbetet sker ständigt ett urval av produkter och råvaror, bland annat avseende tillsatser. Målet är att minska på användningen av tillsatser.
6.3 Öka andelen KRAV-märkta inköp Målsättningen 2016 för kedjecertifieringen är 70% KRAV varor av totala andelen ekologiska inköp. Målet för ekologiska inköp är 80% till 2018. På övergripande kommunnivå görs från och med 2016 livsmedelsupphandlingar på ett sätt som möjliggör att öka mängden KRAV-märkta råvaror och produkter på avtal. 6.4 GMO och rödlistad fisk I upphandlingar ställs krav på att inga produkter får vara märkt med GMO. Inga rödlistade fiskar eller skaldjur serveras. WWF:s fiskguiden efterlevs. Kommunen har ett övergripande Miljöprogram. 7. Inköp (KRAV 15.2) Alla inköp redovisas centralt med hjälp av inköpssystemet Raindance samt inköpsstatistik-systemet Compare. Här redovisas inköp per kök fördelat på KRAV-, MSC- respektive EU-ekologiskt märkta livsmedel samt total inköpssumma. Alla kök har en egen rutin för hur mottagning, lagring och hantering av varor sker så att ingen sammanblandning av KRAV-märkta respektive icke KRAV-märkta livsmedel och produkter sker. 8. Certifikat från leverantörer Aktuella certifikat från upphandlade leverantörer för ekologisk hantering finns att tillgå centralt.