Informationspolicy och informationsstrategi för Kårkulla samkommun 2012
Kårkulla samkommuns informationspolicy Kårkullla samkommun har idag över 1000 medarbetare och ett verksamhetsområde som sträcker sig från Pyttis i öster till Karleby i norr. Gemensamma riktlinjer behövs i vårt agerande oberoende var verksamheten inom samkommunen bedrivs. De principer som finns formulerade i denna informationspolicy gäller alla medarbetare i Kårkulla samkommun. Informationspolicyn fastställs av styrelsen. Informationsstrategin utgör en del av samkommunens informationspolicy och innehåller grundläggande principer för information och informationsfrågor. Syftet är att skapa ett gemensamt synsätt på information och hur informationsfrågor ska hanteras. Vad är syftet med Kårkullas information? Ge en riktig och saklig bild av vår verksamhet Bidra till en god sammanhållning inom Kårkulla Fungera som ett styrinstrument för Kårkullas ledning Vad kännetecknas Kårkullas information av? Ärlighet, öppenhet, snabbhet, lättillgänglighet och ett gott språk En enhetlig, grafisk utformning Arbetsgivaren har skyldighet att hålla personalen uppdaterad. Principen är att egna medarbetare informeras först. Det är viktigt att aktuell information som berör de anställda inte först fås via media. Cheferna är skyldiga att informera, medan det är medarbetarnas ansvar att hålla sig uppdaterade. Vilka är våra målgrupper? INFORMATION TILL FÖRTROENDEVALDA Enligt kommunallagen, förvaltningslagen och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet 43 har förtroendevalda rätt till upplysning och information om Kårkullas verksamhet: En förtroendevald har rätt att av kommunens myndigheter få de upplysningar och ta del av de handlingar som han anser nödvändiga i sitt uppdrag, om inte något annat följer av sekretesstadgarna. Informationen är interaktiv till sin karaktär. INTERN INFORMATION anställda vid Kårkulla samkommun Den interna informationen ska ge de anställda förutsättningar att sätta sig in i organisationens verksamhet, dess målsättningar och ge förståelse för ledningens beslut. Den interna informationen stärker gemenskapen inom Kårkulla och bidrar till en öppen och aktiv kommunikation. EXTERN INFORMATION Den externa informationen omfattar Kårkullas officiella information och synliggör vårt professionella arbete. Marknadsföring ingår i den externa informationen. INFORMATION TILL KÅRKULLAS SAMARBETSPARTNER Till våra samarbetspartner räknas bl.a. de kommuner som köper tjänster av oss samt övriga myndigheter och organisationer som berörs av vår verksamhet.
Information vid akuta situationer Vid akuta situationer används i huvudsak Kårkullas webbplats och e-post som de främsta informationskanalerna för att sprida aktuell information om situationen såväl internt som externt. För informationen vid en olyckssituation ansvarar samkommunsdirektören och/eller verksamhetschefen samt regioncheferna.
Kårkulla samkommuns informationsstrategi Informationsstrategin utgör en del av samkommunens informationspolicy och ger vägledning för informationsarbetet vid Kårkulla samkommun. INTERN INFORMATION Informationskanaler Det är viktigt att förmedla olika slags information i rätt informationskanaler. Valet av informationskanal avgörs av informationens mål, budskap och målgrupp. Anställda på alla nivåer har rätt till regelbunden information av sin närmaste chef. Muntlig och skriftlig information ska komplettera varandra. Kårkulla samkommun använder följande kanaler för intern information: Info-bladet Interna webben E-post Moodle (http://moodle.karkulla.fi/) Olika slags interna möten Massutskick, till alla eller till grupper, via e-post (infokarkulla@karkulla.fi) Den officiella anslagstavlan på centralförvaltningen Cirkulär Ansvarsfördelning Info-bladet är den huvudsakliga kanalen för intern information och det är alla anställdas ansvar att ta del av informationen. Info-bladet utkommer elektroniskt varannan vecka och som ansvarsperson fungerar informatören. Moodle är främst en portal för att hantera interna kurser, men möjliggör också olika diskussionsforum inom samkommunen. IT-chefen är huvudadministratör för Moodle. Förvaltningssekreteraren ansvarar för anslagstavlan på centralförvaltningen, men också för den elektroniska anslagstavlan på https://www.karkulla.fi/anslagstavlan. Informatören samordnar och ansvarar för utformningen av samkommunens interna information. EXTERN INFORMATION Informationskanaler Den officiella anslagstavlan fungerar som Kårkulla samkommuns officiella kanal för extern information. Enligt styrelsens beslut 19.5.2006 införs fullmäktiges, styrelsens och nämndernas föredragningslistor samt fullmäktiges och styrelsens protokoll på samkommunens webbplats.
Övriga kanaler för extern information Kårkullas webbplats (www.karkulla.fi) Omslaget Facebook (www.facebook.com/karkullasamkommun) Massmedia Andra distributionssätt för extern information är bl.a. Trycksaker (broschyrer, kataloger) Utställningar och mässor Ansvarsfördelning Kårkullas webbplats är det prioriterade verktyget för informationsspridning. Informatören ansvarar för upprätthållandet av webbsidorna tillsammans med IT-sektorn. Kårkullas Facebook-sida används som en kompletterande informationskanal med informatören som administratör. Omslaget är Kårkullas egen tidning och utkommer 3-4 gånger i året. Samkommunsdirektören är ansvarig utgivare för Omslaget och informatören är redaktionssekreterare. Kårkullas fullmäktige och styrelse har det övergripande ansvaret för samkommunens gemensamma informationsverksamhet medan samkommunsdirektören ansvarar för den externa informationen, strategin och profilfrågor. Nämnderna ansvarar för informationen inom sina respektive områden. MASSMEDIEKONTAKTER, REPORTAGE, NYHETSINSLAG OCH FOTOGRAFERING Kårkulla samkommun strävar efter att ha öppna och aktiva kontakter med massmedia. Styrelseordförande och samkommunsdirektören för hela samkommunens talan. Personalen kan uttala sig i ärenden som berör de egna arbetsuppgifterna. Informera alltid din närmaste chef, samkommunsdirektören och informatören om du blivit kontaktad av media. Klientens rätt Om en klient är myndig och rätten att fatta beslut inte har begränsats, är det klienten själv som ska ge sin tillåtelse till att medverka i massmedia. Eftersom personer med funktionsnedsättning kanske inte alla gånger förstår innebörden av sitt tillstånd att medverka i massmedia, är det viktigt att förklara situationen för klienten på ett sätt som han/hon själv förstår. Om klienten saknar förutsättningar att bedöma betydelsen av samtycket, är det den lagliga företrädaren som kan ge samtycket. Laglig företrädare kan vara vårdnadshavare, intressebevakare eller person som fått i uppdrag att företräda klienten. Personer med funktionsnedsättning bör behandlas på samma sätt som övriga medarbetare. Detta gäller även fotografering. Personalen ansvarar för att alla personer med funktionsnedsättning behandlas jämbördigt och att de själva får besvara sådana frågor de kan besvara. Ifall någon person inte vill medverka i massmedia eller på en bild ska detta respekteras. Personalen ansvarar för att integriteten hos personer med funktionsnedsättning respekteras.
GRAFISK PROFIL Kårkulla samkommuns enhetliga grafiska profil är viktig för att utåt ge ett enhetligt intryck. Kårkullas grafiska profil omfattar användning av logotypen, webben, annonser och trycksaker. Enskilda enheter får inte skapa eller använda egna logotyper. Broschyrer, annonser, visitkort och brevmallar ska godkännas av informatören Alla trycksaker för externt bruk ska beställas eller produceras av informatören eller godkännas av informatören innan tryckning. Informatören ser till att den grafiska profilen följs och utvecklas. INFORMATION VID AKUTA SITUATIONER Vid akuta situationer behövs snabba beslut och fungerande samordning. Det är viktigt att reagera snabbt för att hindra ryktesspridning. Vid såväl större som mindre händelser som kan leda till kriser används Kårkullas webbplats och e-post som de främsta informationskanalerna för att sprida aktuell information om situationen såväl internt som externt. Vid en krissituation bör närmaste chefen, regionchefen, verksamhetschefen och samkommunsdirektören underrättas omedelbart. Vid olyckor bör även de anhöriga underrättas genast. Anhöriga ska inte få informationen först via medierna. Vid olyckssituationer gäller Kårkulla samkommuns enhetsvisa räddningsplaner. För informationen till myndigheterna och massmedia ansvarar samkommunsdirektören och/eller verksamhetschefen samt regioncheferna. Informationen till personalen och de anhöriga sköts av samkommunsdirektören, verksamhetschefen, regioncheferna, enhetscheferna och informatören. Beroende på sakens natur och omfång kan ansvaret variera. Malin Johansson, uppdaterad 10.9.2014