Regelgruppen för tolkningsfrågor - överenskommelse

1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2014-04-01 Diarienummer RS 1274-2014 Regionstyrelsen/Residenset Handläggare: Agneta Forsell Telefon: 010-4410037 E-post: agneta.forsell@vgregion.se Regelgruppen för tolkningsfrågor - överenskommelse Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar följande: 1. Godkänna förslaget från regelgruppen avseende kostnadsfördelningen 2. I övrigt ställa sig bakom regelgruppens rapport över tolkningar och förtydliganden Sammanfattning av ärendet Regelgruppens tidigare fattade beslut behöver sammanställas, uppdateras och göras tydligare och ges en enhetligare struktur. Ärendet Regionstyrelsen har, 19 mars 2002, 88, tillsatt en arbetsgrupp för tolkningsfrågor om regler och former för förtroendevaldas arbete. I gruppen ingår en ledamot från varje parti i regionfullmäktige. Gruppen har fått ett förnyat uppdrag vad gäller översyn av den politiska överenskommelsen. I enlighet med ovanstående sammanställs och uppdateras därför tidigare rapporter från gruppens arbete. Denna rapport ersätter därmed tidigare rapporter i ärendet RSK 183/2002, RSK 296/2008 samt RSK 1031/2009. Uppdraget Gruppens arbete är att förtydliga rutinerna för förtroendevalda. Rapporten behandlar ett antal frågor som inte på ett naturligt sätt hanteras i annan ordning. Tidigare beslut Gruppen har tidigare fastställt/föreslagit förtydliganden eller kompletteringar i nedanstående frågor: - Inkallande av ersättare till fullmäktiges sammanträden, inrättande av en beredning till regionstyrelsen samt närvarorätten vid beredningarnas möten (RSK 183/2002) - Förslag till förändringar i regionfullmäktiges arbetsformer (RSK 183/2002) - Översyn av bestämmelserna i attestordningen för regionfullmäktige och regionstyrelsen (RSK 183/2002) Postadress: Residenset, Torget 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset, Torget Vänersborg Telefon: 010-441 00 30 Webbplats: www.vgregion.se E-post: Agneta.forsell@vgregion.se

Datum 2014-04-01 Diarienummer RS 1274-2014 2 (5) - Tolkningsgruppen har också lämnat förslag till talarordning för regionfullmäktige, arvoden till ersättare, öppenhet, principer för sammanträdesdagar, regionstyrelsens sammanträden, beredningarna för kultur, miljö respektive regional utveckling (RSK 183/2002) - Principer för fördelning av politiska sekreterare vid mandatskift - Översyn av riktlinjer för representation, gåvor, bilförmåner, mobiltelefoner och privat- och betalkort - Attestordning - Anvisningar gällande politisk information - Klarläggande vad gäller förläggning av arbetstid för deltidsanställda politiska sekreterare. Det innebär att förläggningen av arbetstiden kan ske flexibelt under veckan (RSK 296/2008). - Utbildningsanslaget får nyttjas över kalenderårsgränser med avstämning per mandatperiod, i likhet med vad som gäller för gruppanslagen (RSK 296/2008). - Reglerna för ersättning för privat bredband har förtydligats och anpassats till förändrade tekniska förutsättningar. Särskilt delegationsbeslut är fattat av regionstyrelsens ordförande ( 5/2008 i RS delegationsbeslut). - Rutiner för delegationsbeslut för regionråds och ersättares medverkan i kurser och konferenser. Denna delegation gäller även för ledamöter i regionstyrelsens utskott. Anmälan om deltagande i kurs eller konferens görs till regionstyrelsens ordförande som tar beslut och sedan anmäler detta i regionstyrelsen. Rutinerna för anmälan har uppdaterats (RSK 296/2008). - En revidering av förteckningen över fördelning av kostnadsansvar har föreslagits och antagits (Bilaga till RSK 296/2008). - Ytterligare förtydliganden vad gäller när man på reseräkning eller särskild blankett skall redovisa när man fått fri lunch. Detta förtydligande kommer att finnas i text på reseräkningsblanketter. - Kompletterande överenskommelse- politiska sekreterare om bl a omställningsvederlag (RSK 1031/2009, 24) - Kompletterande överenskommelse politiska sekreterare om bl a tillämpning beträffande tillsättning av politiska sekreterare (RSK 1031/2009). Gällande överenskommelse Öppenhet Nämndernas och styrelsernas arbete skall präglas av öppenhet med insyn för partierna oberoende av majoritets- och minoritetskonstellation. Principer för sammanträdesdagar mm En vecka under våren och en vecka under hösten skall hållas fria från sammanträden. Dessa veckor förläggs i anslutning till påsk- och allhelgonahelgerna. Måndagar och tisdagar avsätts för sammankomster med partierna, gruppledarmöten, regionstyrelse- och regionfullmäktigesammanträden och liknande. Residenset i Vänersborg är säte för regionstyrelsen och dess utskott. Regionens verksamheter bör inte förlägga konferenser och liknande stora arrangemang till måndagar och tisdagar om medverkan skall ske av politiker och sekreterare kopplade till regionstyrelsen.

Datum 2014-04-01 Diarienummer RS 1274-2014 3 (5) Politiska sekreterare I regionfullmäktiges beslut 2010-03-16, 49, RSK 1031-2009 fastställdes fördelningen av tjänsterna som politisk sekreterare för kommande mandatperiod. Politiska sekreterare utses av partierna och anställs enligt lagens bestämmelser om politiska sekreterare (KL 4 kap 31 ). De anställningsvillkor som gäller för politiska sekreterare regleras i kommunallagen. Där regleras framförallt rätten att få tjänstledigt för att kunna fullgöra uppdraget samt anställningstid som är maximerad till mandatperiod. En politisk sekreterare har därmed inte heller anställningsgaranti. Tjänsteställe för en politisk sekreterare är Vänersborg. Övriga anställningsvillkor är de som gäller för personal enligt kollektivavtal, Allmänna bestämmelser (AB). Antalet politiska sekreterare beräknas enligt följande 1,0 för varje parti i regionfullmäktige 1,0 för första region- alt oppositionsråd 0,5 per tillkommande region alt oppositionsråd Därutöver har majoriteten möjlighet att tillsätta ytterligare två politiska sekreterare till stöd för presidiearbetet i regionstyrelsen, dess utskott och i den gemensamma beredningen. Oppositionen har på samma grunder möjlighet att tillsätta en. Som en komplettering och förtydligande till detta beslut har gruppledarna träffat överenskommelse om följande: Tillämpning beträffande tillsättning av politiska sekreterare Enligt Västra Götalandsregionens personalpolicy strävar vi efter att erbjuda heltidstjänster. Tillämpningen har dock varit att man kan acceptera tjänstgöringsgrad ner till halvtid (=2 tjänster) inom det ekonomiska utrymme som innefattar löneutrymmet för en politisk sekreterare (44 500 kr i 2013 års lönenivå). Inom ramen för det ekonomiska utrymmet kan ett parti också ha upp till 2 personer anställda på en heltidstjänst, även om tjänstgöringsgraden är högre än 50%. Detta ekonomiska löneutrymme går inte att överföra mellan budgetår. Om en politisk sekreterare skiljs från sitt uppdrag, ska Västra Götalandsregionen pröva möjligheterna till andra arbetsuppgifter inom ramen för det gällande anställningsavtalet. Det parti för vilket den politiska sekreteraren verkat har att täcka lönekostnaderna fram till dess som anställningsavtalet upphör. När den anställde övergår till andra uppgifter upphör alla rättigheter och skyldigheter som politisk sekreterare. Utöver dessa anvisningar får man vid extraordinära händelser ta upp fråga inom gruppledarna och där bestämma om annan tillämpning än ovanstående.

Datum 2014-04-01 Diarienummer RS 1274-2014 4 (5) Utrustning Inom regionstyrelsen tillhandahålls dator, läsplatta och telefon som utrustning till tjänstemän och förtroendevalda. Utbyte av datorer är reglerat och nyanskaffning sker vart tredje år. Läsplattor och telefoniutrustning är inte reglerat på samma sätt, men bör hanteras enligt nedan: Läsplattor och telefonutrustning ska hanteras med varsamhet. Under löpande garantitid sker inte utbyte av utrustning om inte totalskada föreligger. Efter garantitidens utgång får bedömning göras vid varje enskilt tillfälle om skada eller funktionsnedsättning på utrustning gör att utbyte ska ske. I övrigt gäller att utrustning bör användas till den slutar att fungera. För att beställa ny utrustning ska medgivande finnas från chef/attestansvarig innan man kontaktar receptionen för nybeställning. Enligt ovan angiven tillämpning innebär detta att Västra Götalandsregionen som arbetsgivare tillhandahåller utrustning i enlighet med ovanstående för max 2 personer per heltidsutrymme (1,0). Öppenhet - Närvarorättighet Politiska sekreterare ska ha närvarorätt vid sammanträden med regionstyrelsen samt regionens nämnder, styrelser, beredningar, utförarstyrelser och bolag. Undantag: Vid synnerliga skäl i anledning av sekretess mm kan närvarorätten inskränkas. Formella beslut om detta fattas av respektive nämnd och styrelse. Omställningsvederlag Reglerna om anställningsskydd (LAS) gäller inte för politiska sekreterare. För att få en rimlig planeringstid vid mandatperiodens slut gäller då dessa regler: Politisk sekreterare som varit anställd under en sammanhängande tid på mer än 36 månader och som inte får ny anställning kommande mandatperiod erhåller ett omställningsvederlag motsvarande 2 månaders lön. Avsikten är att sekreteraren skall få möjlighet att söka annat arbete. Om sekreteraren erhåller annan anställning inom en två-månadersperiod skall samordning ske av utbetalt vederlag. Besked om sekreteraren erbjuds fortsatt anställning eller inte bör lämnas av gruppledaren senast den 1 december innan mandatperiodens slut. Lönerevision Avtalsperiod för de politiska sekreterarna är 1 januari-31 december. Månadskort på Västtrafik De politiska sekreterarna som så önskar kan få Västtrafiks månadskort, Regionen runt, 11 månader om året. Detta kommer att förmånsbeskattas. Riktlinjer för deltagande i kurser och konferenser samt kostnadsfördelning

Datum 2014-04-01 Diarienummer RS 1274-2014 5 (5) För deltagande i kurser, konferenser mm gäller följande allmänna riktlinjer för regionstyrelsens ledamöter och ersättare samt politiska sekreterare. Syftet med tjänsteresor och deltagande i konferenser mm måste ha en odiskutabel anknytning till regionens uppdrag. Det kan gälla att antingen tillföra regionen kunskaper och erfarenheter eller att uppfylla förpliktelser som är en konsekvens av regionens roll. En grundregel är att regionen endast skall stå för kostnader som uppstår som följd av regionuppdrag som är av öppen karaktär och som har en odiskutabel anknytning till dessa uppdrag. Även vid utnyttjande av gruppanslagen skall kopplingen till regionens egen verksamhet vara tydlig. Gruppanslaget är i första hand avsett att täcka kostnader i samband med fullmäktigegruppens gruppmöten. Det ges emellertid också möjlighet att inom samma budgetram bekosta andra motsvarande aktiviteter. Gruppanslagen skall dock inte betraktas som en form av partistöd och får inte användas för att täcka kostnader för sådan partiverksamhet, som det kontanta partistödet är avsett för. Utbildningsanslaget för hela kansliet och politisk ledning per parti, som är en del av sekreteraranslaget, får nyttjas över kalenderårsgränser med avstämning per mandatperiod, i likhet med vad som gäller för gruppanslaget. Hur kostnadsfördelning och delegationsbeslut ska hanteras; se bilaga 2 Beredning Förslag till beslut har tagits fram i regelgruppen, som är en grupp av representanter av politiska sekreterare som är utsedd av Regionstyrelsen. Regionstyrelsen Agneta Forsell Administrativ chef Bilaga 1. Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor (RF 11/98, SD 240/98) 2. Matris över principer för kostnadsfördelning vid bl a kurser och konferenser

1(3) VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN Regionstyrelsen RF 11/98 SD 240/98 Riktlinjer för representation, gåvor och minnesgåvor Allmänt Att ge ett för alla situationer gällande regelverk låter sig inte göra. Detta dokument syftar i stället till att ge några allmänna synpunkter och ett antal formella regler för den ekonomiska handläggningen av representation. Extern representation Vem får representera Regionfullmäktige och styrelse/nämnder. Generell rätt till representation har därutöver regionråden och regiondirektören. Regiondirektören avgör vilka ledningspersoner som i övrigt skall ha generell representationsrätt. Vem får bjudas uppvaktas Här går inte att göra en uttömmande katalog utan bedöma och avväga utifrån vad som är skäligt och vad som kan uppfattas som normal gästfrihet. Västra Götalandsregionens roll som självstyrelseorgan med dess vidgade ansvarsområden och EU-inträdet gör, att såväl de nationella som internationella kontakterna med nödvändighet måste öka. Vad får representationen omfatta När det gäller representationens omfattning måste den i hög grad vara beroende av den enskildes goda omdöme och alltid präglas av stor värdighet. Att ange beloppsgränser eller beslut om kvalitén på måltiden är inte möjligt. Regionens representation bör emellertid präglas av den matkultur som utvecklats i Dalsland, Bohuslän och Västergötland. Riktmärket bör vara att representation skall ske med återhållsamhet men inte framstå som snål. Vid extern representation får öl och vin serveras. Representationskommittén kan medge undantag från denna regel.

2(3) Redovisning godkännande m m Redovisning skall ske snarast möjligt. Vid redovisning skall ett specificerat kvitto på erlagt belopp finnas, namn på samtliga gäster samt på den som representerar skall anges. Därefter konteras verifikationen och godkännande skall ske. Vid betalning med privatkort följs reglerna för detta. Intern representation Med intern representation enligt skatterättsliga grunder avses i första hand personalfester samt i vissa fall även informationsmöten med personal, interna kurser och planeringskonferenser. I nedanstående punkter används begreppet intern representation även om det inte enligt skatterättsliga grunder definieras som sådan. Intern representation genom restaurangbesök skall tillämpas mycket restriktivt och ett klart uttalat syfte skall finnas. Restaurangbesök får inte förekomma regelbundet återkommande under året, då detta i så fall kan betraktas som en skattepliktig förmån. Alkoholhaltiga drycker får inte köpas på regionens bekostnad. Fakturan skall vara attesterad av närmast överordnad chef, verifierad av kvitton och underlag enligt god redovisningssed. Till fakturan skall bifogas kort förklaring av besökets syfte samt vilka personer som deltagit. Gåvor från leverantör eller motsvarande Regionanställd får av leverantör eller dylikt utan att det betraktas som mutor mottaga följande: Värde enligt 1997 års penningvärde Julklapp värde upp till 350 kronor inkl moms. Present får inte vara pengar, presentkort eller annat som kan omsättas i pengar. Födelsedagspresenter värde upp till 500 kronor inkl moms. Upprepade uppvaktningar godkännes ej. Reklampresenter är tillåtna upp till ett värde av 100 kronor inkl moms. Regionanställd får däremot inte mottaga: Privat belöning i form av returprovision, mängdrabatt och köptrohet för ett inköp i tjänsten. Resor - om de inte seriöst kopplade till tjänsten. Sex timmars arbete per dag är ett gränsvärde. Privata bonusresor är inte tillåtet. Sponsring privata förmåner för motprestationer i tjänsten.

3(3) Fr o m den 1 januari 1997 beskattas s k trohetsrabatter och bonusar för fria och rabatterade resor, övernattningar och motsvarande. Det är inte ovanligt att rabatter eller bonus erhålles i samband med en tjänsteresa som arbetsgivaren betalar. Som exempel kan nämnas en gratis övernattning på hotell, fri hyrbil etc. När arbetsgivaren är den som stått för kostnaderna som ligger till grund för rabatterna till en anställd (för privat utnyttjande) skall arbetsgivaren betala arbetsgivaravgifter, göra avdrag för preliminär skatt och lämna kontrolluppgift avseende förmåner. Privat utnyttjande av trohetsrabatter skall ej ske, dessa skall användas i tjänsten. Vid eventuella oklarheter kontakta personalfunktionen. Tolkning av bestämmelserna Tolkning och prövning av dessa regler behandlas och beslutas i den särskilda representationskommitté regionfullmäktige tillsatt enligt regler i arbetsordning för Västra Götalandsregionen.

1 REGELGRUPPEN 2014-04-01 Bilaga 2 Aktivitet/uppdrag 30000 RS ledamot och ersättare 30020-30029 Pol.sekr Aktivitet 4195 Utbildningsanslag 10001-10009 Gruppanslag (anges) Partiet Privat RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) 30020 GIA. BZ 30021 SK 30022 BL TJ 30023 PD 30024 JM DÅ 30025 KJ HIS 30026 JA BA 30027 MS MK 30028 LH KK Se 30020-30028 10001 BZ, GIA 10002 NT, SK 10003 TJ, BL 10004, PD 10005 DÅ, JM 10006 HIS, KJ 10007 BA, JA 10008 MK, MS 10009 KK LH KURSER, KONFERENSER *Deltagande i kurser, konferenser som har anknytning till regionens verksamhet där regionen bör vara representerad (t ex Almedalen). - Regionråd/ersättare - Politiska sekreterare - Annan förtroendevald Resp Nämnd/ styrelse UTBILDNING, KURSER, KONFERENSER, FORTBILDNING, STUDIERESA * Utbildning/fortbildning som har anknytning till uppdraget. Avser samtliga kostnader. - Regionråd/ersättare - Politiska sekreterare ( resor i samband med utbildning om partigruppen så beslutat) * Utbildningsaktiviteter och överläggningar som inte har anknytning till regionens verksamhet. Senast reviderad 2014-04-01

2 Aktivitet/uppdrag 30000 RS ledamot och ersättare 30020-30029 Pol.sekr Aktivitet 4195 Utbildningsanslag 10001-10009 Gruppanslag (anges) Partiet Privat RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) 30020 GIA. BZ 30021 SK 30022 BL TJ 30023 PD 30024 JM DÅ 30025 KJ HIS 30026 JA BA 30027 MS MK 30028 LH KK Se 30020-30028 10001 BZ, GIA 10002 NT, SK 10003 TJ, BL 10004, PD 10005 DÅ, JM 10006 HIS, KJ 10007 BA, JA 10008 MK, MS 10009 KK LH KONFERENSER M.M. ANORDNADE AV PARTIER *Kostnader vid deltagande i de för partierna högsta beslutande organen, gruppmöten i anslutning till dessa samt övriga partiinterna arrangemang. (gäller ej ombud - Regionråd/ersättare - Politiska sekreterare (; vid delegationsbe slut) - Annan förtroendevald *Kostnader för deltagande i partiarrangemang som är offentliga, och där man deltar för att bevaka regionens intresse och/eller är kopplat till deltagarens uppdrag i regionen. (gäller ej ombud) - Regionråd/ersättare - Politiska sekreterare - Annan förtroendevald Senast reviderad 2014-04-01

3 Aktivitet/uppdrag 30000 RS ledamot och ersättare 30020-30029 Pol.sekr Akativitet 4195 Utbildningsanslag 10001-10009 Gruppanslag (anges) Partiet Privat RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) 30020 GIA. BZ 30021 SK 30022 BL TJ 30023 PD 30024 JM DÅ 30025 KJ HIS 30026 JA BA 30027 MS MK 30028 LH KK Se 30020-30028 10001 BZ, GIA 10002 NT, SK 10003 TJ, BL 10004, PD 10005 DÅ, JM 10006 HIS, KJ 10007 BA, JA 10008 MK, MS 10009 KK LH SKL:s KONGRESS - Ordinarie av RF valda ledamöter och tjänstgörande ersättare (inkl gruppmöten). 10010 - Observatörer och ej tjänstgörande ersättare. - Politiska sekreterare GRUPPMÖTEN, VGR *Rese- och hotellkostnader och övriga kostnader i samband med gruppmöten vilka ej ligger i anslutning till sammanträde. - Regionråd/ersättare (resor, trakt) (Gem.kostn. hotell, föredragshållare etc) - Politiska sekreterare (resor, trakt) (- -) - Annan förtroendevald Senast reviderad 2014-04-01

4 Aktivitet/uppdrag 30000 RS ledamot och ersättare 30020-30028 Pol.sekr Aktivitet 4195 Utbildningsanslag 10001-10009 Gruppanslag (anges) Partiet Privat RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) 30020 GIA. BZ 30021 SK 30022 BL TJ 30023 PD 30024 JM DÅ 30025 KJ HIS 30026 JA BA 30027 MS MK 30028 LH KK Se 30020-30028 10001 BZ, GIA 10002 NT, SK 10003 TJ, BL 10004 PD 10005 DÅ, JM 10006 HIS, KJ 10007 BA, JA 10008 MK, MS 10009 KK LH *Kostnader i samband med gruppmöten måndagar. - Regionrådsersättare (om partigruppen så beslutat) PARTIVISA ÖVERLÄGGNINGAR *Partivisa överläggningar med andra företroendevalda, som har anknytning till regionens verksamhet (Landstingsförbundet, Skåneregionen etc). - Regionråd/ersättare - Politiska sekreterare - Annan förtroendevald *Partivisa överläggningar med andra förtroendevalda, som inte har anknytning till regionens verksamhet. ÖVERLÄGGNINGAR OCH MEDVERKAN I STYRELSER/NÄMNDER - Ledamot/Regionråd 1) * - Ej ledamot/regionråd - Ledamot/Pol.sekr Resp. Nämnd/ Styrelse - Ej ledamot/pol.sekr. Senast reviderad 2014-04-01

5 Aktivitet/uppdrag ÖVRIGT *Utskickskostnader för partipolitiskt arbete 30000 RS ledamot och ersättare RS ordf. RS vice ordf. BS och AF(enl särskilt beslut) 30020-30028 Pol.sekr 30020 GIA. BZ 30021 SK 30022 BL TJ 30023 PD 30024 JM DÅ 30025 KJ HIS 30026 JA BA 30027 MS MK 30028 LH KK Aktivitet 4195 Utbildningsanslag Se 30020-30028 1001-1008 Gruppanslag 10001 BZ, GIA 10002 NT, SK 10003 TJ, BL 10004, PD 10005 DÅ, JM 10006 HIS, KJ 10007 BA, JA 10008 MK, MS 10009 KK LH (anges) Partiet x Privat *Tryckning av partiernas budgetförslag utöver de ex som erfordras som beslutshandlingar.. x *Övriga kostnader för partipolitiskt arbete som har anknytning till regionen. *Delegationsbeslut upprättas av RS ordförande för utbildnings- och konferenskostnader som belastar ansvar 30000. *RS-ordförande/resp gruppledare/attestant upprättar delegationsbeslut för utbildnings- och konferenskostnader avseende politiska sekreterare och övriga ledamöter som belastar ansvar 30020-30028, Aktivitet 4195, 10001-10009. (Ny skrivning) *Beslut om finansiering erfordras för förtroendeuppdrag som ska belasta ansvar 30000. Tex medverkan i Interreg, EU program mm *Särskilt beslut erfordras för eventuella kostnader av privat karaktär som ska belasta regionen. * Specifika kostnader, tex resor konferenser mm för regionråd och regionrådsersättare som också är ledamöter i nämnd eller styrelse tas av berörd nämnd. Delegationsbeslut tas dock alltid enligt regionstyrelsens reglemente. Namnlista, aktuella förkortningar: BS = Bengt Säterskog AF = Agneta Forsell GIA = Gert-Inge Andersson BZ = Bijan Zainali SK = Sören Kviberg NT = Niklas Teodorsson BL = Birgitta Losman TJ = Tony Johansson JM = Johnny Magnusson DÅ = Dan Åberg KJ = Kristina Jonäng HIS = Hans-Inge Sältenberg JA = Jonas Andersson BA = Birgitta Adolfsson MS = Monica Selin MK = Michael Kihlström LH = Lars Hansson KK = Kurt Karlsson Senast reviderad 2014-04-01