Vägledning i styrelsearbetet att bilda, driva och lägga ned en förening hjart-lung.se
Ditt engagemang är vårt hjärta och våra lungor 4 Vad vi vill och hur vi arbetar 5 Tre kärnområden 5 Vision 6 Värderingar 7 Att bilda en förening 8 De första stegen till en ny lokalförening 9 Föreningens verksamhet 10 Roller i föreningen 11 Föreningens verktygslåda 13 Att driva en förening 15 Planera verksamhetsåret och fördela arbetet 16 Ta hand om blivande, nya och befintliga medlemmar 17 Att lägga ned en förening 19 Rädda en nedläggningshotad förening 20 Hur man upplöser en förening 21 Förslag till fördjupad läsning 23
Ditt engagemang är vårt hjärta och våra lungor Vi är en ideell organisation som arbetar för att hjärt- och lungsjuka människor i vårt land ska kunna leva ett så bra liv som möjligt. Oavsett vilka de är, var de bor eller vad de tror på. Vårt jobb är viktigt. I Sverige lever över en miljon människor med hjärtoch/eller lungsjukdomar. De har rätt till ett bra liv, till rätt behandling och till värme och gemenskap. Det är därför vi finns. Vi arbetar med information, utbildning och opinionsbildning. Vi vill sprida kunskap om olika diagnoser, informera om de senaste forskningsrönen och bästa behandlingarna. Vi vill hjälpa varje medlem att föra en dialog med sin läkare om vad som är bäst för just honom eller henne. Vi utbildar våra medlemmar i till exempel livsstilsfrågor, för att ge alla chansen att göra bra livsval som påverkar sjukdomsbilden positivt. Vi möter politiker för att ställa krav, för en kontinuerlig dialog med hälso- och sjukvården och deltar i samhällsdebatten. Med denna skrift vill vi underlätta för dig som arbetar i styrelsen för någon av våra föreningar. Skriften täcker hela föreningens livscykel. Hur startar man en förening? Hur driver man en aktiv förening? Och hur gör man när det börjar gå trögt? Vi hoppas att den här skriften ska göra ditt arbete enklare och skapa utrymme för ditt engagemang att växa. Varje medlem och varje lokalförening är lika viktig för att vår verksamhet ska fungera. Vi är starka tillsammans, vår kraft bygger på många medlemmars engagemang. Utan dig vore det inte möjligt. 4
Vad vi vill och hur vi arbetar Tre kärnområden Riksförbundet HjärtLung arbetar för alla hjärtoch lungsjukas intressen genom tre kärnområden: Opinionsbildning Vi deltar i samhällsdebatten och ställer krav på utveckling inom socialpolitiken och hälso- och sjukvården. Det sker i dialog med företrädare från riksdagen, departementen, Socialstyrelsen, medicinska professionen och andra organisationer samt genom debattartiklar. De lokala föreningarna har en viktig uppgift i att följa och påverka kommuner och landsting i frågor som rör medlemmarna. Livsstilsförändring Vi påverkar attityder hos allmänheten när det gäller livsstilsfrågor som rökning, kost och motion. Våra lokalföreningar anordnar livsstilsaktiviteter som motions- och träningsgrupper, samtalsgrupper, kostcirklar, stresshantering och föreläsningar. Syftet är att sprida kunskap om långsiktiga livsstilsförändringar samt erbjuda medlemmarna en långsiktig eftervård och rehabilitering. Trygghet-Stöd-Gemenskap Mötet med andra människor betyder mycket för hälsan. Vi erbjuder möjligheten att umgås med andra, dela erfarenheter och att ha trevligt tillsammans. Många medlemmar upplever föreningens samvaro och gemenskap som mycket betydelsefull för en ökad livskvalitet. 5
Vision Alla föreningar inom HjärtLung samlas kring visionen Vi räddar liv. Vi står för gemenskap och kamratskap. Vi gör det tillsammans. Vi finner styrka i samhörigheten i den lokala föreningen, länsföreningen och riksförbundet. Liv det vi gör är livsavgörande och ger livsglädje. Vår verksamhet utgör bokstavligt talat skillnaden mellan liv och död. Vi räddar liv genom att driva på så att KOL-patienter får tidig diagnos med hjälp av spirometriundersökningar. Att hjälpa medlemmarna till livsstilsförändringar räddar liv. Att genom opinionsbildning se till att alla hjärt- och lungsjuka får tillgång till tidig diagnos och den bästa vården räddar liv. Våra kunskaper och erfarenheter räddar liv. Vår gemenskap och stödverksamhet ger livsglädje till medlemmarna. Räddar är ett aktivt ord. Att rädda är något man gör, inte bara något man är eller något som händer. Det signalerar handlingskraft. Att rädda liv sker praktiskt genom hjälp till livsstilsförändring, gemenskap och kunskapsutbyte mellan medlemmar och hjärt-lungräddning. Att rädda liv sker genom opinionsbildning att påverka beslut och strukturer inom sjukvård och samhälle, där vi driver kraftfull opinion för en bättre vård för hjärt- och lungsjuka. 6
Värderingar Våra gemensamma värderingar är: Kunskap Vi ska vara en kunskaps- och erfarenhetskälla för medlemmar, närstående och vårdpersonal, beslutsfattare och opinionsbildare. Vi bistår alltid med kunskap och erfarenhet om hjärt- och lungsjukdom när den efterfrågas. Genom kunskap hjälper vi personer med hjärt- och lungsjukdom att fatta beslut kring livsstilsförändringar och vård. Vi driver opinionsbildning och ger information. Vår kunskap kring hjärt- och lungsjukdomar räddar liv. Vi bidrar med kunskap i vår brukarmedverkan i forskningen. Gemenskap Vår gemenskap i föreningarna och förbundet ger kraft att påverka opinionen och att driva våra frågor. Vi hjälper varandra att genomföra positiva livsstilsförändringar. Gemenskap attraherar nya och fler medlemmar det är roligt att vara aktiv i vår förening tillsammans med andra. Handlingskraft Vi visar vår handlingskraft genom att vara den starkaste opinionsbildande kraften kring hjärt- och lungsjukdom i Sverige. Att rädda liv är för oss att se till att fler får genomföra spirometri, utbilda sig i hjärt- och lungräddning samt får hjälp till livsstilsförändringar. 7
Att bilda en förening Att starta en lokalförening är en positiv och engagerande process. Möjligheten att tillsammans påverka viktiga frågor, arbeta för positiva livsstilsförändringar och dela en gemenskap är till nytta för både individen och samhället. HjärtLung är summan av sina delar, varje medlem är viktig och gör skillnad. Det är alla medlemmar i lokalföreningarna som ger förbundet kraften att påverka och driva viktiga frågor för hjärt- och lungsjuka i hela landet. Skälet till att bilda en förening är i första hand ett behov av att samverka i organiserad form om ett gemensamt intresse. En förening inom HjärtLung drivs av mål som att arbeta med aktiviteter inom livsstilsförändringar, att erbjuda medlemmar ett aktivt och meningsfullt medlemskap och att informera om hjärt- och lungsjukas levnadsvillkor. 8
De första stegen till en ny lokalförening Steg 1 Bilda interimsstyrelse och förbereda det första mötet Det första praktiska steget är att bilda en interimsstyrelse. En interimsstyrelse består av några personer som tar hand om själva bildandet av föreningen och arbetar med att förbereda, kalla till och genomföra det konstituerande mötet. Steg 2 Föreningens första möte För att starta en förening krävs ett konstituerande protokollfört möte. Då tas beslut om att: Bilda lokalförening. Anta namn, sätesort och verksamhetsområde. Anta Riksförbundet HjärtLungs stadgar. Välja styrelse, revisorer och valberedning. Steg 3 Den nyvalda styrelsens första uppdrag När föreningen antagit namn, stadgar och valt en styrelse blir den en juridisk person som kan sluta avtal och öppna bankkonto. Här är några av styrelsens första uppgifter: Utse två firmatecknare inom styrelsen som tecknar föreningen tillsammans. Ansöka om organisationsnummer hos lokala skattemyndigheten. Öppna bankkonto med koppling till företrädesvis bankgiro. Ansöka om inträde i Riksförbundet HjärtLung. Ansöka om startbidrag hos förbundet och eventuella andra bidrag hos kommun och landsting. Föreningen är en allmännyttig ideell förening vilket innebär att man tar emot nya medlemmar som delar föreningens syfte, att verksamheten inte bedrivs i syfte att tjäna pengar åt enskilda och att föreningen tillgodoser ett allmännyttigt ändamål. Bidrag och stöd En nystartad förening får ett startbidrag av Riksförbundet HjärtLung. Utöver detta får föreningen gratis informationsmaterial, rådgivning samt stöd och uppbackning vid utbildningsinsatser. möjligt att söka föreningsbidrag från kommunen, lokala stiftelser och hos vissa landsting. ABF kan ge aktivt stöd i det lokala föreningsarbetet och eventuellt bistå med lokaler. Föreningen kan även söka bidrag hos riksförbundet via Projekt för nyskapande verksamhet eller Hjärt- och Lungsjukasfond. Det kan också vara 9
Föreningens verksamhet Lokalföreningen ska arbeta för de hjärt- och lungsjukas intressen lokalt. Detta innebär bland annat att: Värva medlemmar. Erbjuda medlemmar ett aktivt och meningsfullt medlemskap. Erbjuda aktiviteter inom livsstil och rehabilitering. Informera om hjärt- och lungsjukas levnadsvillkor. Skapa opinion kring och aktivt arbeta för hjärt- och lungsjukas rättigheter. Informera om lokalföreningens, länsföreningens och riksförbundets verksamhet. 10
Roller i föreningen Föreningen består av dess medlemmar och en av medlemmarna vald styrelse. En förening blir stark när många medlemmar är aktiva och tar ansvar. Dock är det vanligt att det mesta arbetet hamnar på styrelsen, vilket gör att några få bär en stor börda som med tiden kan bli tung. När styrelsen får ett alltför betungande arbete, blir det också svårare att rekrytera nya styrelsemedlemmar. Vid bildandet av en ny förening är det därför bra att tänka igenom hur man kan fördela arbetet. Styrelsen fattar beslut och följer upp, men många andra medlemmar kan bidra med att genomföra arbetet. Ett bra sätt att engagera flera och avlasta styrelsen är att utse arbetsgrupper och adjungerande till styrelsen. Att ha en valberedning som arbetar aktivt med att skapa kontakter och förankra förtroendeuppdrag i god tid, bidrar också till en långsiktigt väl fungerande förening. Styrelse Styrelsen är föreningens ledning och ansvarar för att föreningens verksamhet, organisationen och ekonomi sköts på rätt sätt. Styrelsens arbete regleras av föreningens stadgar och beslut på årsmötet. I enlighet med stadgarna ska styrelsen bestå av ordförande, kassör, minst tre ordinarie ledamöter och ersättare. Antalet styrelsemedlemmar ska vara udda. Ordförande Är sammankallande och leder möten. Delegerar arbetsuppgifter till samtliga i styrelsen. Är ytterst ansvarig för verksamhetsplaneringen. För föreningens talan utåt. Ansvarar för uppföljning av alla beslut. Godkänner räkningar. Kassör Har hand om föreningens ekonomi. Ser till att räkningar betalas. Tar fram underlag för budget- och bokslutsarbete samt håller kontakt med revisorerna. Ser till att bokföring och verifikationer hanteras enligt gällande lagar. Sekreterare Ser till att protokoll skrivs. Är ofta mötessekreterare. Skriver verksamhetsberättelse. Är föreningens minne och ser till att handlingar sparas. Ledamot En ledamot har full besluts- och förslagsrätt och kan också ha ett eget ansvarsområde. Ersättare Ersättaren är reserv för ordinarie ledamot. Om ersättarna deltar i styrelsemötena bestämmer föreningen. Fördelen med att ersättare deltar är att de blir insatta i styrelsens arbete och enklare kan hoppa in om någon ordinarie ledamot inte kan delta. Ersättare har endast rösträtt när de representerar en ordinarie ledamot. Registeransvarig Registeransvarig ser till att föreningens medlemsregister hålls aktuellt och följer personuppgiftslagen (PUL) samt de sekretessregler som fastställts av riksförbundet. Alla föreningar inom Riksförbundet HjärtLung använder sig av ett enhetligt medlemsregister. Föreningens styrelse väljer registeransvarig för sin förening. 11
SO och EVO Inom de flesta föreningar finns även rollerna studieorganisatör (SO) och eftervårdsombud (EVO). Dessa roller kan läggas på någon i styrelsen eller utföras av en annan medlem. Om SO eller EVO inte är styrelsemedlem, är det bra om han eller hon adjungeras till styrelsen för att få insyn i verksamheten. Studieorganisatör (SO) Startar studiecirklar. Rekryterar cirkelledare. Rekryterar cirkeldeltagare. Informerar medlemmar om studiecirklar. Samarbetar med ABFs lokalavdelning. Eftervårdsombud (EVO) Startar aktiviteter i Livsstilsverksamheten. Rekryterar ledare till Livsstilsverksamheten. Besöker sjukhus och vårdcentraler. Informerar på sjukhusens hjärtskola. Valberedning Valberedningen som väljs på årsmötet, arbetar fram förslag på personer till förtroendeposter inom styrelsen och har en av föreningens viktigaste uppgifter. Ledamöter i valberedningen behöver god kunskap om HjärtLung, insikt i hur föreningen fungerar, ett brett kontaktnät och lätt för att knyta kontakter. Valberedningens stora och avgörande arbete görs mellan mötena, i god tid före årsmötet. Revisor Revisorn ser till att styrelsen sköter sitt uppdrag och genomför arbetet på rätt sätt. Det sker oftast en gång om året, i efterhand, men en revisor kan även vara en person att rådfråga i ekonomiska frågor under årets gång. Det är en fördel om personen som är vald till revisor har grundläggande kunskaper i ekonomi och förvaltning. Adjungerad En adjungerad har inte besluts- och förslagsrätt, men kan vara inbjuden för att bidra med viss kompetens eller för att ta ansvar för en viss uppgift. Att ha adjungerade med specifika kompetens- eller ansvarsområden är ett bra sätt att avlasta styrelsen och fördela ansvar och arbete inom föreningen. Arbetsgrupper En arbetsgrupp kan ta ansvar för en specifik del av föreningens verksamhet. Arbetsgrupper kan vara ett sätt fördela arbetet på flera och ge medlemmar möjlighet att jobba med frågor de brinner för utan att behöva axla styrelsens ansvar. Flera roller I en förening kan det finnas flera roller som till exempel motionsledare, webbansvarig och instruktör i hjärt- och lungräddning. På hemsidan under fliken Föreningsstöd kan du läsa mer om dessa roller. Valberedningens uppgift är att: Arbeta för att få fram en styrelse med rätt kompetens och där de olika styrelseledamöterna kan samarbeta på ett konstruktivt sätt för föreningens bästa. Föra en dialog med medlemmar om deras engagemang, hitta nya förtroendevalda och säkerställa att dessa har en god bild av vad som förväntas av dem. I god tid före årsmötet presentera förslag på nya ledamöter för föreningens medlemmar. 12
Föreningens verktygslåda Det är en stor fördel för en lokalförening av vara del i en större organisation. HjärtLung erbjuder lokalföreningarna flera verktyg som förenklar arbetet och minskar kostnaderna. Lokalföreningarna kan också kontakta länsföreningen eller riksförbundet för att få råd och stöd i arbetet. E-post Alla föreningar har en e-postadress som förbundskansliet regelbundet skickar information till. Alla i styrelsen kan få tillgång till e-postadressen. För att inte gå miste om ny kunskap och aktuella händelser är det viktigt att e-posten läses regelbundet. Skicka e-post till support@hjart-lung.se för att få hjälp med e-postadressen. Hemsida Alla föreningar har tillgång till en kostnadsfri hemsida. Ramverket är gemensamt för alla föreningar inom HjärtLung, men varje förening lägger in det material (text, bild, film mm) som man önskar och ger hemsidan en egen profil. Genom hemsidan når man snabbt och billigt ut med information till alla medlemmar, samt kanske lättare når ut till yngre medlemmar. Fördelarna med en gemensam plattform för hemsidor är: Hemsidan redigeras via webbläsaren och kräver ingen programvara eller tekniska kunskaper. Det går att göra tekniska lösningar som alla får ta del av. Övergripande uppdateringar slår igenom på alla hemsidor. Det är kostnadseffektivt när alla föreningar delar en gemensam IT-lösning. Teknisk support På riksförbundets hemsida finns grundläggande information om hur IT och olika tekniska lösningar fungerar inom HjärtLung. Vid tekniska frågor se fliken Föreningsstöd på hemsidan eller skicka e-post till support@hjart-lung.se. Medlemsregister Alla medlemmar inom HjärtLung registreras i ett gemensamt medlemsregister. Registret är personnummersatt och omfattas av personuppgiftslagen (PUL). Medlemsregisteret samkörs med SPAR vilket innebär att det genomförs automatiska adressuppdateringar via folkbokföringen. Förbundet lämnar inte ut information om medlemmar eller medlemsregistret till utomstående. Endast lokalföreningen, länsföreningen och riksförbundet har tillgång till lokalföreningens medlemsregister. Funktioner som finns i registret: Medlemshantering. Intresseanmäld. Föreningsadministration föreningens kontaktuppgifter, styrelse mm. Statistik. Rapporter utskrifter, etiketter och datafiler. Utskick via e-post. Avisering av medlemsavgift och avstämning. Central inkassering av medlemsavgifter Lokalföreningen bör ansluta sig till central inkassering av medlemsavgifter, vilket underlättar föreningens administrativa arbete. Riksförbundet sköter då utskick av medlemsfakturor, inkassering och avstämning mot registret. Mellanskillnaden mellan den centrala avgiften och föreningens avgift betalas månadsvis. Vid intresse att ansluta föreningen, kontakta förbundskansliet. 13
Bokföringsprogram Förbundet erbjuder ett bokföringsprogram online som är utvecklat för att passa lokalföreningens verksamhet. Bokföringsprogrammet är enkelt att använda och det finns manualer och instruktionsfilmer som underlättar att komma igång. Det är en trygghet för lokalföreningen att använda sig av ett gemensamt bokföringsprogram jämfört med att ha bokföringen på en enskild dator. Data sparas och säkerhetskopieras kontinuerligt. Bokföringsprogrammet är kostnadsfritt för lokalföreningen. Kassörer i läns- och lokalföreningar kan få tillgång till bokföringsprogrammet genom e-post till info@hjart-lung.se. Informationsmaterial och föreningsstöd På riksförbundets hemsida finns information om olika diagnoser samt patientberättelser, informationsfilmer och länkar till andra relevanta hemsidor. Här publiceras även nyheter och artiklar, nya rön inom forskning, debattartiklar och pressmeddelanden. Denna information kan lokalföreningen använda till exempel i studiecirklar och för att skapa debatt i lokala tidningar. Informationsmaterial kan beställas via webbutiken på riksförbundets hemsida. Logotype och grafisk profil HjärtLung består av många föreningar som arbetar tillsammans som en enhet. Kraften i att vara ett stort förbund ska också synas utåt, därför har alla föreningar samma logotype och en grafisk profil som ska följas i trycksaker och på nätet. Den grafiska manualen innehåller riktlinjer för form, färg, typografi och bildspråk. Här finns instruktioner kring profilfärger och grafiska element som skapar igenkänning. Den grafiska profilen resonerar kring bildspråk och ger anvisningar för logotypens användande samt innehåller mallar för kontorsmaterial, platsannonser, powerpointpresentationer och profilprodukter. Logotyperna är tillgängliga för trycksaker (EPS-format) och webb (JPG-format) och finns i ett antal olika varianter för olika format. Mallar och dokument som stöd och hjälp i lokalföreningens arbete finns på riksförbundets hemsida under fliken Föreningsstöd. 14
Att driva en förening Att driva en aktiv förening som tillfredsställer befintliga och attraherar nya medlemmar är ett konststycke som kräver planering, kreativitet och uthållighet. Att genomföra några bra år i början är relativt enkelt (om än arbetsamt), då engagemenaget fortfarande är på topp och allt är nytt. Att behålla en bra verksamhet och förnya sig över tid är betydligt mer krävande. Lyckas man varva regelbundet återkommande aktiviteter med nya inslag, sprida ut engagemanget och arbetet på många medlemmar och samtidigt attrahera nya medlemmar har man kommit en bra bit på väg. 15
Gör en årscykel Ett bra sätt att få grepp om verksamheten är att göra en årscykel. Årscykeln kan bestå av ett antal återkommande aktiviteter och sedan byggas ut med några nya aktiviteter varje år. Vissa av de nya aktiviteterna blir återkommande och andra är av engångskaraktär. Det är också viktigt att diskutera vilka aktiviteter föreningen inte längre ska driva. Exempel på återkommande aktiviter kan vara årsmötet, studiecirklar, föreningsfester, café, motionsgrupper mm. Varje år kan det vara bra att prova en eller några nya aktiviteter för att förnya sig och attrahera nya medlemmar. Att ta in en bra föreläsare kan vara ett exempel, eller att starta en bokklubb, ordna en bridgeturnering, en musiktillställning eller en resa. Planera och fördela arbetet Årscykeln underlättar planeringen på kort och lång sikt, och kan också vara ett verktyg för att informera och engagera medlemmar utanför styrelsen. Föreningen kan ha fasta arbetsgrupper för vissa områden, eller utse någon medlem som ansvarar för en viss aktivitet. Många medlemmar kan säkert tänka sig att hjälpa till om de får en avgränsad uppgift som de känner sig trygga med. Att göra en liten insats är en början som ofta leder till ett större engagemang. Att fördela arbetet avlastar de medlemmar som gör mest i en förening samtidigt som det bygger engagemang på bredden. Tänk på att ha framförhållning god planering är en förutsättning för att kunna delegera. Exempel på arbetsgrupper kan vara: Fest- eller trivselkommittée. Kaffegrupp. Föreläsningsgrupp. Resekommittée. Kulturgrupp. Uppmuntra till nya idéer och egna initiativ När samma personer planerar för verksamheten varje år är det vanligt att det ena året blir likt det förra. Varje medlem har sina intressen och behov, vilket påverkar föreningens utbud. För att kunna vara nyskapande är det viktigt att bjuda in andra medlemmar inför planeringen av verksamhetsåret. Det kan ske genom att man har en tipslåda under årsmötet eller genom att man bjuder in några nya medlemmar till ett planeringsmöte varje år. Det fungerar även att ha en arbetsgrupp med syfte att komma med nya idéer. Kan man hitta en eldsjäl till en aktivitet, finns det stora möjligheter att personen vill driva aktiviteten och har andra i sitt kontaktnät som är intresserade av samma sak. Ett sätt att få inspiration är att ta hjälp av andra lokalföreningar. Man kan höra av sig till länsföreningen eller riksförbundet för att höra vilka föreningar som är bra på att attrahera nya medlemmar eller har många uppskattade aktiviteter. Kanske kan man bjuda in någon på ett styrelsemöte som berättar hur de gör, eller vara med på en aktivitet som den andra föreningen anordnar. En bra idé kan också vara att inspireras av andra framgångsrika föreningar utanför HjärtLung. Förslag på aktiviteter under ett verksamhetsår: Studiecirklar Bra studieverksamhet gör föreningen spännande och attraktiv. Cirklar för allmänheten har visat sig vara en bra inkörsport för nya medlemmar. Uppmärksamma relevanta dagar och månader Det finns olika dagar nationellt och internationellt som uppmärksammar olika diagnoser och sätter tryck på politiker och samhället. En bra idé kan vara att koppla ihop föreningens aktiviteter med dessa dagar och till exempel ha en monter där man serverar kaffe och delar ut informationsmaterial. Bra ställen att synas på kan vara utanför vårdcentraler och apotek, vid köpcentrum och torg. Där kan man sprida kunskap och attrahera nya medlemmar på samma gång. 16
Exempel på dagar och uppmärksammade månader är: Alla hjärtans dag. Riksförbundet HjärtLungs Hjärtmånad i februari. TBC dagen. Tobaksfria dagen. VärldsKOLdagen. Riksförbundet HjärtLungs Lungmånad i november. Europeiska donationsdagen. Arrangemang och träffar Öppna arrangemang ger bra uppmärksamhet för föreningen och kan oftast uppskattas av nya och gamla medlemmar. Förslag på arrangemang kan vara utställningar, konserter, musikaftnar, bokkvällar, föreläsningar mm. ABF kan hjälpa till med planering och praktiska saker. Hälsans Stig HjärtLung har ett varumärke som heter Hälsans Stig. Använd gärna Hälsans Stig för att ordna aktiviteter för medlemmar, till exempel stavgångspromenader eller tipsrundor. Påverka de kommuner som ännu inte har Hälsans Stig genom att lämna förslag till kommunen. Mer information finns på www.naturkartan.se/halsansstig. Lokaler På många orter har ABF lokaler som föreningar får låna eller hyra till ett rimligt pris för studiecirklar, möten mm. Det går också att samarbeta med andra lokala organisationer. Ta hand om blivande, nya och befintliga medlemmar Utan medlemmar finns det ingen förening. Att ta hand om medlemmarna är därför oerhört viktigt. Det är lätt att fokus hamnar på att värva nya medlemmar och hälsa nyblivna medlemmar välkomna. Det är självklart rätt. De flesta medlemmar har dock varit med några år och om de känner sig bortglömda kan det påverka hela föreningens existens. Därför är det viktigt att hålla sig informerad om vad medlemmarna tycker och vid behov anpassa verksamheten så att så många som möjligt känner sig delaktiga i gemenskapen. Värva medlemmar Att värva medlemmar är inte alltid enkelt, det kan ta tid och emellanåt kräva en ganska stor arbetsinsats. Ett förslag är att fokusera på värvning efter sommaren och i början av året. Statistik visar att medlemstillströmningen är som störst i januari och februari samt i augusti och september. Det kan vara bra att planera för värvningskampanjer dessa två perioder på året. Förslag på aktiviteter kan vara att besöka vårdcentraler och bibliotek samt att dela ut informationsmaterial vid välbesökta platser. Det är också bra att delta i lokala aktiviteter som arrangeras av andra, till exempel mässor. Att prata med vänner och bekanta är viktigt ibland finns nya medlemmar närmare än man tror! I slutet av värvningskampanjen kan man ordna ett informationsmöte med en intressant föreläsning och samtidigt presentera föreningens verksamhet och kommande aktiviteter. 17
Välkomna nya medlemmar Det är viktigt att nya medlemmar känner sig välkomna. Att få ett bra första intryck och ett personligt välkomnande kan avgöra hur medlemmen uppfattar föreningen för lång tid framöver. Här kommer tips på hur man kan välkomna och bygga relationer med nya medlemmar. Introduktionsprogram Ett enkelt introduktionsprogram underlättar mottagandet av nya medlemmar. Introduktionsprogrammet kan till exempel bestå av ett välkomstbrev som en vecka senare följs upp med ett telefonsamtal. Den nya medlemmen kan också bjudas in till en aktivitet eller ett möte. Med rätt omhändertagande ökar chansen att nya medlemmar engagerar sig och tar aktiv del av föreningens verksamhet. Nya medlemmar är ofta nyfikna och intresserade av att ta på sig uppdrag om de får frågan på rätt sätt och vid rätt tillfälle. Välkomstgrupp eller kontaktperson Man kan utse en välkomstgrupp eller kontaktperson som ansvarar för introduktionsprogrammet och ser till att nya medlemmar kommer in i gemenskapen. Förslag på aktiviteter är att ta med sig den nya medlemmen på ett möte, delta i en aktivitet tillsammans eller ta en fika. Ett telefonsamtal då och då kan också göra stor skillnad. Ta hand om befintliga medlemmar Bästa sättet att behålla sina medlemmar är att ta hand om dem och få dem att känna sig behövda. Det är viktigt att marknadsföra föreningens aktiviteter så att medlemmarna får kunskap om vad som händer. Här kan ett informationsbrev i kvartalet göra stor nytta eller att man lägger ut information om aktuella aktiviter på hemsidan eller i sociala medier. Ett brett utbud av olika aktiviteter lockar flera personer. Det är också bra om föreningen kan förnya sig genom åren och erbjuda nya aktiviteter som lockar andra medlemmar än de som brukar komma. Det kan vara en bra idé att regelbundet skicka ut en enkät för att höra vad medlemmar tycker om föreningens aktiviteter och fånga upp förslag på nya. Att en gång per år ringa upp alla medlemmar kan också bidra till att hålla intresset vid liv. Man kan också öka engagemanget genom att be alla medlemmar om hjälp vid olika arrangemang, till exempel genom att koka kaffe eller dela ut informationsblad. Att känna sig behövd leder ofta till ett större engagemang. Här finns förslag på aktiviteter för en välkomstgrupp eller kontaktperson: Hälsa välkommen till föreningen (till exempel genom brev eller telefonsamtal). Ta reda på den nya medlemmens förväntningar och önskemål. Informera om föreningens verksamhet. Erbjuda den nya medlemmen att delta på prov i någon aktivitet eller engagera sig i ett begränsat uppdrag. Ta reda på vad medlemmen kan tillföra föreningen genom att fråga om tidigare erfarenheter i både yrkes- och privatliv Erbjuda sällskap till de första träffarna. 18
Att lägga ned en förening Ibland händer det att engagemanget och livskraften i en förening sinar. Det kan bero på att en styrelse som suttit länge inte orkar fortsätta, att det inte finns medlemmar som vill eller orkar arbeta aktivt i föreningen eller att föreningen tappar för många medlemmar. Det är alltid ledsamt att behöva lägga ned en förening och därmed avveckla resultatet av många människors kraft och engagemang. Om man funderar över en nedläggning är det viktigt att göra en analys för att bli säker på orsaken till den negativa tendensen och utifrån analysen vidta åtgärder för att öka engagemanget. Då kanske det finns en möjlighet att rädda föreningen. 19
Att rädda en nedläggningshotad förening Det är viktigt att upptäcka negativa tendenser i tid och vidta åtgärder innan läget blir akut. Länsföreningen har till uppgift att stödja lokalföreningen i dåliga tider, men behöver framförhållning för att kunna hjälpa till på ett bra sätt. Nedan presenteras några åtgärder som föreningen kan genomföra själv eller med stöd av länsföreningen. Föreningen utvecklas inte Det är viktigt att förstå vad som ligger bakom föreningens svårigheter. Det kan bero på att det svårt att fylla styrelseplatser, att det råder osämja inom styrelsen, att det är svårt att låta andra ta över eller att det går trögt att värva nya medlemmar. Skälen kan vara många och ibland andra än man tror. Därför är det viktigt att gå till botten med problemet: - Varför vill ingen engagera sig vet man, eller tror man sig veta? - Hur tar man hand om nya medlemmar så att de känner sig välkomna? - Finns det en valberedning och hur fungerar den? - Erbjuds nya krafter att få komma in i styrelsearbetet? - Hur hanteras och återkopplas kritiska synpunkter och missnöje? - Vilka aktiviteter fungerar idag? Vilka aktiviteter kan utvecklas? Styrelsearbetet känns för tungt Det är lätt att ta på sig för mycket när man arbetar i styrelsen. Därför är det viktigt att försöka engagera flera och delegera. Ett sätt kan vara att dela på en post i styrelsen, till exempel ordförandeposten, som många tycker är arbetsam. Många medlemmar vill säkert hjälpa till, men kanske utan att ta ett förtroendeuppdrag. Be medlemmarna om hjälp vid olika möten och arrangemang. Det finns ofta medlemmar som vill ställa upp bara det är tydligt vad de ska göra. Använd medlemsregistret för att hitta medlemmar med kunskap och potential att engagera sig. Det finns olika alternativ till engagemang och det är viktigt att vara öppen och välkomna nya idéer från medlemmarna. Kontakta länsföreningen för att få stöd i hur styrelsearbetet kan genomföras mer effektiv eller för att kunna få avlastning i specifika frågor. ABF i hela landet erbjuder föreningsutbildningar i cirkel- eller kursform och olika funktionsutbildningar. ABF kan också stötta genom att komma och informera vid ett medlems- eller styrelsemöte. Kontaktuppgifter till alla ABFs avdelningar finns på www.afb.se under fliken ABF där du bor. Det går inte att få ihop en styrelse Det är ett vanligt problem att föreningen inte lyckas hitta nya medlemmar som vill ta på sig styrelseuppdrag. Det brukar gå att lösa genom en aktiv valberedning och genom att öppna upp och informera alla medlemmarna om läget. Det är viktigt att valberedningen engagerar sig i arbetet med att fånga upp nya förtroendevalda till föreningen. Styrelsen bör meddela valberedningen om förändringar i god tid för att ge valberedningen möjlighet att söka upp nya kandidater samt ge dem rätt förutsättningar att kliva in i föreningen. Ett annat sätt är att gå ut brett och skicka hem personliga brev till alla medlemmar. Förbundet har utformat ett förslag till brev som kan användas när en förening behöver fånga upp nya förtroendevalda. Brevet kan med fördel skickas ett par månader innan kommande årsmöte. Beskriv situationen och be om medlemmarnas engagemang. 20
Det är svårt att få in medlemsavgifterna Anslut föreningen till central inkassering av medlemsavgifter och få tillgång till ett korrekt register med automatiska funktioner för medlemsinbetalningar, påminnelser och information om medlemskapets värde. Ta hjälp av länsföreningen och förbundet Det är länsföreningarna som har det primära ansvaret att stödja lokalföreningarna när en nedläggning hotar. Förbundet kan hjälpa till med analys och ge förslag på hur man kan komma vidare. Ett sätt att få fart på föreningen är att arrangera en inspirationsdag eller prova-på kväll och visa vilken verksamhet som finns inom föreningen och länet. Här kan länsföreningen stötta inför eller under evenemanget. Förbundet kommer gärna ut och berättar hur man till exempel kan jobba i styrelsen. Förbundet stöttar även med förslag på intressanta föreläsare som kan kontaktas för att locka en bred publik. Under evenemanget är det viktigt att fånga upp besökare som kan vara intresserade av att engagera sig i föreningen. Kom ihåg! Kontakta länsföreningen eller riksförbundet i god tid innan beslut om nedläggning behöver fattas. Hur man upplöser en förening Ibland blir man tvungen att avveckla verksamheten och upplösa föreningen. Länsföreningen eller riksförbundet är gärna med som neutral part och hjälper till med processen. Länsföreningen eller riksförbundet dokumenterar och följer upp avslutningsmötet för att säkerställa att upplösningen genomförts på rätt sätt. Läs på och följ stadgarna Följ lokalföreningens stadgar, 12, som reglerar en förenings upplösning. Beslut om upplösning ska fattas med två tredjedelsmajoritet vid två på varandra följande årsmöten. Ett av årsmöten ska vara ordinarie och det ska vara minst 90 dagar mellan mötena. Direkt efter det andra mötet ska styrelsen i lokalföreningen överlämna samtliga handlingar till länsföreningen. Samarbeta med länsföreningen En nedläggning ska alltid ske i nära samarbete med länsföreningen. Efter nedläggning tar länsföreningen hand om lokalföreningens tillgångar och förvaltar dessa i fem år. Om lokalföreningen startar om på nytt i samma geografiska område inom fem år, återlämnas tillgångarna. Därefter övergår tillgångarna till länsföreningen. Länsföreningen hjälper till med nedläggningen, men spelar också en aktiv roll i att ta hand om medlemmarna och de fungerande aktiviteter som finns inom lokalföreningen. Medlemmarna bör erbjudas att gå över till en närliggande förening eller att bli direktmedlemmar i förbundet. Länsföreningen kan också arbeta för att de aktiviteter som fungerar kan fortsätta, om än i en annan förenings regi. Ofta är det eldsjälar som driver motionsgrupper och andra aktiviteter och dessa behöver inte upphöra för att föreningen läggs ned. 21
Via förbundet kan såväl lokal- som länsföreningen få stöd samt praktiskt hjälp med till exempel mallar och utskick till medlemmar inför en nedläggning. Förberedelse inför nedläggning Skicka en kallelse till årsmöte till föreningens medlemmar. Det är viktigt att nå ut till alla medlemmar och tydligt berätta att föreningen står inför en eventuell nedläggning. Om tre medlemmar vill driva föreningen vidare och är beredda att bilda styrelse kan föreningen räddas. Kallelsen ska gå ut till medlemmarna personligen, till exempel via e-post. Det går bra att ha kallelsen på hemsidan och skicka en länk via sms eller e-post. I kallelsen måste det stå att nedläggning ska tas upp på mötet. Första årsmötet Vid första årsmötet ska medlemmarna informeras om föreningens allvarliga situation. Det är medlemmarna som äger föreningen. Vid årsmötet bör det finnas med en representant från länsföreningen. Vid behov kan även en representant från förbundet medverka. Genomförande av nedläggning Styrelsen för över föreningens tillgångar till länsföreningen som sedan har uppdraget att försöka starta en ny lokalförening i området. Styrelsen ska även lämna över bokföring, handlingar och övrig dokumentation om föreningen till länsföreningen. Därefter avslutas föreningens bankkonto och andra konton genom uppvisande av årsmötesprotokollet hos banken. Föreningens organisationsnummer ska sägas upp hos Skatteverket. Om organisationsnumret inte sägs upp kan styrelsen bli personligen betalningsskyldig, om inte den årliga deklarationen lämnas in. Styrelsen ska också skicka in årsmötesprotokollet till riksförbundet och informera om att föreningen lagts ned samt begära utträde ur förbundet. Länsföreningen eller riksförbundet erbjuder därefter medlemmar i den nedlagda föreningen att fortsätta sitt medlemskap i närliggande förening eller som direktmedlem i riksförbundet. Om medlemmarna inte är beredda att driva föreningen vidare tar årsmötet det första beslutet om nedläggning. Genom det beslutet blir krisen mycket tydlig och alla inblandade inser att något måste göras. Är det minst tre personer som kan tänka sig att driva föreningen vidare kan föreningen inte läggas ned. Om årsmötet fattar det första beslutet om upplösning ska man även besluta att den sittande styrelsen administrerar nedläggningen. Andra årsmötet Liksom vid det första årsmötet är det viktigt att alla medlemmar kallas till mötet och att det framgår tydligt att föreningen riskerera nedläggning. Detta är sista chansen att rädda föreningen. Fattas det andra beslutet om upplösning på detta årsmöte upphör föreningen. 22
Förslag till fördjupad läsning: Stadgar, Riksförbundet HjärtLung. Varumärkesplattform, Riksförbundet HjärtLung. Information till nya förtroendevalda/funktionärer en informationsfolder från Riksförbundet HjärtLung. En effektiv organisation ett studiematerial för förtroendevalda från Riksförbundet HjärtLung. En idérik mötesplats ett introduktionsmaterial för nya medlemmar från Riksförbundet HjärtLung. Styrelsen i arbete handbok för föreningslivet, Bilda förlag (kan studeras i studiecirkelform hos ABF). Ledarskap i idéburna organisationer, Sven Nygren, Liber (kan studeras som styrelseprocessutbildning via ABF). Medlemsmodellen, helhetsgrepp om medlemsutveckling i idéburna organisationer, Niklas Hill och Angeli Sjöström (kan studeras i studiecirkelform hos ABF eller Studiefrämjandet). Föreningen från idé till praktik, en enkel guide till vad en förening är och hur man startar en förening (Studiefrämjandet). Information, råd och tips finns också på Riksförbundet HjärtLungs hemsida under fliken Föreningsstöd. Material kan beställas via webbutiken på Riksförbundet HjärtLungs hemsida. 23
Riksförbundet HjärtLung Telefon 08-55 606 200 E-post info@hjart-lung.se hjart-lung.se