Mötesdatum 2014-03-28 Plats och tid: Trosa kommunhus, kl. 14:00 15:00 Samrådsdeltagare: Närvarande från Trosa kommun: Eira Lavio Seija Gustafsson Jouko Koivisto Tiina Alpua Jakob Etaat (sekreterare) Kajsa Fisk Mats Larsson Henrika Åström Richard Kihlgren Pia Grademo Ärenden 1. Nulägesgenomgång Samrådsgruppen går igenom vad som hittills är gjort i arbetet med det finska förvaltningsområdet. Under våren har bland annat följande genomförts: Informationsinsatser (allmänna) Informationsenheten har lagt ut information på hemsidan om att kommunen är finskt förvaltningsområde. I denna ges en beskrivning av vad det innebär att kommunen är del i det finska förvaltningsområdet och vem man kan kontakta för att få ta del av service på finska. Det finska förvaltningsområdet har en egen underrubrik på hemsidan och information har även lagts upp som en notis under aktuelltfältet. Kulturkonsulenten och kanslichefen har skrivit en text i personaltidningen Intro (ges ut vecka 15) där man informerar om att kommunen numera ingår i det finska förvaltningsområdet. I texten uppmanar vi även kommunens medarbetare att inkomma med förslag till aktiviteter mm som vi kan erbjuda våra invånare. Kansliet har köpt annonsplats i tidningen Suomen Uutisviikko. I varje nummer av tidningen finns en annons om att Trosa kommun ingår i det finska förvaltningsområdet. Kommunen kommer under våren även att kunna annonsera med en större annons i tidningen. Denna skulle t ex kunna innehålla information om kommande aktiviteter. 1 (6)
Litteraturinköp och prenumerationer På biblioteken har man satt upp en uppmaning på finska om att invånare gärna får komma med förslag till bokinköp. På kommunens hemsida finns även en blankett som man kan använda sig av för att lämna förslag till bokinköp (under fliken bibliotekets tjänster ). Biblioteken har beställt litteratur på finska (hälften till Vagnhärad och hälften till Trosa). Biblioteken har även tecknat prenumerationer på tidningarna Viva, Helsingin sanomat och Ruotsin Suomalainen. Tidningarna ges ut dagligen och finns att läsa på biblioteket. Kansliet har därutöver köpt en prenumeration på tidningen Suomen Uutisviikko. Tidningen ges ut en gång i veckan. Kulturaktiviteter Kulturkonsulenten har bokat två föreställningar till Do Re mumintrollen (http://www.mimidmusic.com/ ). Föreställningen är en hyllning till Tove Jansson och består av en filmvisning av bilder och text från Mumintrollens bok Trollvinter, med levande musik av kompositören Edward Grieg. Kommunen kommer inom kort att gå ut med mer information om datum och tider för föreställningen. Kulturkonsulenten undersöker möjligheten att boka en föreställning som heter Dykare. Dykare är en mimisk koreografi för barn och unga (6-12 år). Föreställningen hålls bl.a. på blandspråk (finska och svenska kombineras). Kulturkonsulenten har även undersökt möjligheten att arrangera kulturaktiviteter för äldre, och då kanske även i samarbete med något av kommunens äldreboenden. Fördjupad kartläggning Verksamheterna har genomfört fördjupade kartläggning över behov av finskspråkig service samt resurser i form av finskspråkig personal (se nedan). 2 (6)
2. Kommande aktiviteter Informationsinsatser (allmänna) Kommunen tar inom kort fram ett informationsblad om det finska förvaltningsområdet som kommer att finnas tillgängligt på kommunhuset, biblioteken, förskolorna och äldreboendena. Samrådsgruppen diskuterar möjligheterna att utse en person inom varje verksamhet som kan vara kontaktperson för det finska förvaltningsområdet. Kontaktuppgifter för denna person bör även finnas på hemsidan. Kommunen kommer löpande att lägga ut mer information om det finska förvaltningsområdet på webben. Informationen kommer även att innehålla uppgifter om kommande aktiviteter mm. Kommunen undersöker möjligheterna att rekrytera en deltidstjänstgörande samordnare för det finska förvaltningsområdet. Litteraturinköp och prenumerationer Biblioteket kommer att fortstätta att genomföra inköp av skönlitteratur på finska. Samrådsgruppen beslutar att bibliotekens inköpsblankett på webben även ska läggas upp på finska. Tidningen Suomen Uutisviikko kommer framöver att finnas att läsa på biblioteken istället för i kommunhuset. Samrådsgruppen diskuterar möjligheten att införa systemet Ta en bok och lämna en bok även för finsk litteratur. Samrådsgruppen beslutar att ett sådant system ska införas. Kulturaktiviteter Kansliet har fått en förfrågan från Finnsam om att låta Trosa kommun blir medarrangör för deras höstkonferens (5-7 september i Katrineholm) om skogsfinnarnas historia i Sörmland. Finnsam begär 5000 kronor för medarrangörskapet och dessa kommer att gå till att anordna konferensen som bland annat kommer att bestå av föreläsningar samt besök till olika platser med anknytning till de finska bosättningarna. Av tidigare erfarenhet bedömer man att konferensen kommer att ha ca 80-100 besökare (Finnsams senaste konferens hölls i Karlskoga i februari 2014). Finnsams förhoppning är även att ge ut en skrift om de finska bosättningarna i Södermanland. 3 (6)
Samrådsgruppen för det finska förvaltningsområdet bifaller Finnsams förfrågan och beslutar att avsätta medlen för medarrangörskapet. Samrådsgruppen undersöker möjligheten att bidra till anordnandet av en lägervecka för finskspråkiga ungdomar. Lägerveckan föreslås hållas efter skolavslutningen sommaren 2014 och rikta sig till elever som har modersmålsundervisning i finska. Lägret föreslås hållas under fyra dagar av två lärare som talar finska. Finska föreningen arrangerar lägret och skolchefen är kommunens kontaktperson för aktiviteten. Finska föreningen återkommer till kommunen med en detaljerad beskrivning och en kostnadskalkyl för arrangemanget. Samrådsgruppen diskuterar möjligheten att arrangera ett teaterbesök på folkets hus i oktober. Detta arrangemang har tidigare hållits av finska föreningen. Finska föreningen har önskemål om att arrangemanget är gratis för besökare. Finska föreningen återkommer med förslag på datum och uppgifter om kostnader mm för arrangemanget. Finska föreningen har önskemål om att det arrangeras tvåspråkig barnteater i kommunen (eventuellt kan denna hållas i någon av skolorna). Finska föreningen återkommer dock med denna förfrågan under hösten. Samrådsgruppen diskuterar möjligheten att vara med och arrangera Mukulafest under 2015. Denna skulle bestå av olika aktiviteter och pyssel. Frågan diskuteras vidare och mer info finns hos Sverigefinska Riksförbundet, RSKL. Samrådsgruppen diskuterar möjligheten att vara med och arrangera självständighetsfirandet den 6/12. Som en del av arrangemanget bör det hållas någon form av större uppträdande. Övrigt Samrådsgruppen diskuterar möjligheten att hålla en utbildning i finska för personal inom vård och omsorg. Utbildningen skulle syfta till att lära personalen enklare fraser på finska som de kan ha nytta av i sin kontakt med finskspråkiga brukare. Vård- och omsorgschefen tar med sig frågan inför vidare verksamhetsplanering. Samrådsgruppen diskuterar möjligheten att arrangera en studiecirkel för finska. Frågan diskuteras vidare inför kommande verksamhetsplanering. 4 (6)
3. Fördjupad kartläggning Kommunen har under våren genomfört en fördjupad kartläggning över behoven av finskspråkig service och resurser i form av finskspråkig personal. Kartläggningen uppdateras löpande med aktuella uppgifter. Kommunen bedöms i dagsläget ha finskspråkig personal för att möta den aktuella efterfrågan hos invånare och brukare. Inom kommunkontoret och biblioteken saknas i dagsläget finskspråkig personal men där har kommunen en upphandlad leverantör som kan bistå med översättningstjänster och tolkning. Inom förskola och äldreomsorg har kommunen i dagsläget finskspråkig personal som kan ge service på finska. Behoven av finskspråkig service inom förskola och äldreomsorgen är ännu begränsat men detta kan komma att förändras. Under våren kommer intervjuer att hållas med de brukare inom äldreomsorgen som önskar få service på finska. Enhetscheferna inom förskolan har även givits i uppdrag att i sin kontakt med föräldrarna efterhöra om man önskar finskspråkiga inslag i barnomsorgen. 4. Utformande av handlingsplan Samrådsgruppen diskuterar utformandet av handlingsplanen och enas om: att handlingsplanen bör utgå ifrån minoritetslagstiftningens krav och kommunens åtagande som finskt förvaltningsområde. att handlingsplanen bör innehålla mål, åtgärder, tidplan och uppföljning. att handlingsplanen bör innehålla uppgift om ansvarig enhet/ tjänsteman 5. Struktur för samråd Samrådsgruppen diskuterar formerna för det fortsatta samrådet inom ramen för det finska förvaltningsområdet. Samrådsgruppen enas om: att tid och datum för samrådsmötena ska läggas ut på hemsidan. att samrådsmötena ska vara öppna för alla, med föranmälan 1 vecka innan att allmänheten bör uppmanas att inkomma med förslag till samrådsgruppen. 5 (6)
6. Disponering av statsbidrag Samrådsgruppen diskuterar disponeringen av statsbidraget för det finska förvaltningsområdet. Enligt lag skall statsbidraget användas för att täcka kostnader för bl. a: - Dialog och samråd med minoriteter - Kartläggning - Informationsinsatser och översättningar - Organisationsöversyn och förändringar - Kultur- och språkinsatser - Synliggörande av minoriteter och minoritetsspråk, t.ex. skyltning - Initiala mobiliseringsinsatser, t ex inköp av litteratur, pedagogiskt material - Del av personalkostnader - Handlingsplan Kansliet tar fram en blankett som kan användas för att begära statsbidrag för insatser. 7. Tid och datum för nästa möte med samrådsgruppen Samrådsgruppen beslutar att nästa möte ska hållas måndagen den 2 juni kl. 16.00. 6 (6)