Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum 2016-04-05 Budget- och utvecklingschef Raymond Lützhöft 0410-73 31 35 raymond.lutzhoft@trelleborg.se Kommunfullmäktige Förslag till disposition av tillfälligt statsbidrag på grund av flyktingsituationen 2015-2016 Bakgrund Riksdagen beslöt 2015-12-10 säga ja till det förslag till extra ändringsbudget för 2015 som regeringen lämnat med anledning av flyktingsituationen. Detta innebar att utgifterna i statens budget för 2015 ökade med cirka 11 miljarder kronor. Merparten av utgiftsökningen, 9,8 miljarder kronor, avsattes enligt beslutet till ett tillfälligt stöd till kommuner och landsting. Regeringen beslöt därefter 2015-12-17 att stödet skulle fördelas med 8,3 miljarder kronor till kommunerna och 1,5 miljarder kronor till landstingen. Stödet betalades ut under 2015, men avser även täcka kostnader som förväntas uppstå 2016. I beslutet fastställde regeringen storleken på stödet till enskilda kommuner och landsting. Vid fördelningen av medel mellan kommunerna har antalet asylsökande och nyanlända i en kommun samt fördelningen mellan barn och vuxna i relation till kommunens befolkningstal beaktats. Trelleborgs kommun tilldelades totalt 80.458 tkr. I beloppet ingår ett extra tillägg som kompensation avseende ensamkommande barn. Vid fördelningen av bidraget mellan åren 2015 och 2016 har kommunen följt rekommendationer och föreskrifter från Sveriges kommuner och landsting (SKL) samt Rådet för kommunal redovisning (RKR). Detta innebär en tidsmatchning från beslutstidpunkten, det vill säga från december 2015 genom att en trettondel redovisas på 2015 medan resterande tolv trettondelar redovisas på 2016. Således har 6.189 tkr bokats upp år 2015 och resterande 74.269 tkr skuldförts till 2016. Förslag till fördelning Inledningsvis kan konstateras att bidraget är extraordinärt och tillfälligt och att det är avsett att endast täcka kostnader under 2015 och 2016. Detta bör innebära icke nivåhöjande aktiviteter. Inför vårberedningen den 4e o 7e mars uppdrogs nämnderna att presentera beräkningar kring effekterna av den uppkomna flyktingsituationen i förhållande till den budget som är fastställd för 2016. Dessa redovisades och diskuterades under vårberedningen. Därefter har en grupp av tjänstemän analyserat materialet och gjort en bedömning av vilka aktiviteter och därmed kostnader som är av akut karaktär och/eller nödvändiga i ett kortare tidsperspektiv (se bilaga). För resterande aktiviteter och kostnader som redovisats under vårberedningen och enligt tekniska nämndens beslut 2016-03-16, så krävs en fördjupad analys och i vissa fall en koordination och samordning av insatserna. Det senare gäller framförallt problematiken kring lokal- och bostadsförsörjningen som finns beskriven av ett antal nämnder och där effekterna snarare utgör prognoser och bedömningar än konkreta planer.
2 (2) Mot bakgrund av ovanstående föreslås därför att statsbidraget disponeras enligt nedanstående tablå och att nämnderna återkommer till kommunstyrelsen med en ny uppföljning och konkretiserade aktiviteter/planer i samband med delårsrapport 1 respektive delårsrapport 2. Anslagsökningen till kommunstyrelsens förfogande för oförutsedda behov om 50 mnkr föreslås i första hand användas för ovan beskrivna problematik kring lokal- och bostadsförsörjning, samt till en mindre del för aktivitetsprogram för ensamkommande flyktingbarn. Om detta anslag inte kommer till användning under 2016 så föreslås det skuldbokföras i årets bokslut för användning kommande år. Nämnd Tkr Förstärkning av kommunstyrelsens driftram 3.000 Förstärkning av överförmyndarnämndens driftram 1.000 Förstärkning av bildningsnämndens driftram 7.533 Tilläggsbudget kommunstyrelsen anslag för oförutsedda behov 50.000 Förstärkning av resultatet år 2016 12.736 Summa år 2016 74.269 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige besluta att tillfälligt förstärka nämndernas driftramar under år 2016 med 11.533 tkr enligt ovan vilket finansieras genom det tillfälliga statsbidraget, att tilläggsbudgetera 50.000 tkr till kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov år 2016 vilket finansieras genom det tillfälliga statsbidraget, att resterande 12.736 tkr förstärker resultatet för år 2016 samt att i samband med delårsrapport 1 och delårsrapport 2 uppmana nämnderna att återkomma till kommunstyrelsen med en förnyad uppföljning och analys av kostnader och aktiviteter för flyktingverksamheten.
1 (3) Datum 2016-05-06 Teknisk chef Martin Nilsson 0410-73 33 82, 0708-81 73 82 martin.nilsson@trelleborg.se Kommunstyrelsen Statliga medel för merkostnader avseende nyanlända Ärendebeskrivning Bakgrund Effekter av flyktningsituationen var en punkt på dagordningen under vårberedningen 2016-03-07. Inför beredningen ska varje nämnd sammanfatta respektive nämnds beräknade behov av resurser utöver befintlig budget för att klara av den extraordinära situationen som uppsätt. Nämnden meddelade muntligt vid vårberedningen ett behov av en mark- och exploateringsingenjör. Tekniska nämnden beslöt 2016-03-16 30 att äska om medel för en mark- och exploateringstjänst till en kostnad av 800 000 kr. Yttrande Kommunfullmäktige beslutade den 6 december 2010 24 om en ny politisk organisation för Trelleborgs kommun Kommunstyrelsen ansvarar för strategiska frågor och initierar exploatering. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för övergripande planläggning och utövar myndighetsrollen. Tekniska nämnden ansvarar för samordning och genomförande av exploateringsarbetet från projektering till färdig gestaltning samt handhar markförvaltning/arrende och markreserv med ansvar att utöva kommunens ägande av mark. Tekniska nämndens ansvarsområde är att: Samordna och genomföra exploatering Ansvara för nyanläggning inom exploatering och projektering Infrastruktur Markförvaltning/arrenden, markreserv Fysisk planering Stadsmiljö utveckling av stadens offentliga rum, gator, parker, torg, stränder och naturområden Kommunfullmäktige beslutade 2016-02-29 30 om reviderat reglemente för tekniska nämnden. Tekniska nämnden ansvarar för bland annat: Exploatering och ansvar för markreserv Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Inom nämndens ansvarsområde för exploatering och kommunens markreserv åligger det nämnden bl.a 1. Att samordna och genomföra exploateringsarbete av bostads- och verksamhetsområden 2. Att utarrendera eller på annat sätt med nyttjanderätt externt upplåta kommunens mark Tekniska förvaltningen Postadress: 231 83 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Algatan 13 Fax: 0410-189 74 E-post: tekniska.forvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (3) 3. Att förvalta kommunens mark, i den mån detta inte enligt kommunfullmäktige åligger annan nämnd 4. Att ansvar för koloni- och odlingslottsområden I syfte att stärka kommunens sammanhållna exploateringsarbete för boende till nyanlända föreslås en förstärkning med en mark- och exploateringsingenjör som underställd tekniska förvaltningen samordnar kommunala exploateringsprojekt som syftar till att iordningsställa kommunal mark för bostadsbebyggelse. Uppdraget omfattar alla skeden i genomförandet, från idé till färdigt projekt, med kontakter med andra förvaltningar, byggherrar, arkitekter, konsulter och andra som deltar i stadsbyggandet i enlighet med utarbetade planer vad gäller tid, kvalitet och ekonomi. I tjänsten ingår även att medverka vid behov av förvärv av mark. Tekniska förvaltningen har tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen och serviceförvaltningen tagit fram en arbetsordning där tekniska förvaltningen i egenskap av kommunens markinnehavare är den förvaltning som har huvudansvaret för exploatering. Förvaltningen skall samordna och genomföra ny exploatering av bostads- och verksamhetsområden vilket innebär - Att förvärva, iordningställa och avyttra / upplåta byggklar mark för bostads- och verksamhetsområden - Att bevaka kommunens ekonomiska intressen i stadsutbyggnaden - Att beställa planer för kommunal mark och bedöma dessa ur ekonomisk synpunkt - Att övergripande samordna alla på kvartersmark ingående arbeten respektive gatu-, park och ledningsarbeten i exploateringsprojekten - Att bära det samlade budgetansvaret för markexploatering och därmed det yttersta beställningsansvaret för erforderliga åtgärder - Att ansvar för att exploatering på mark som inte tillhör kommunen sker på för kommunen gynnsamma villkor Utifrån beslutad förvaltningsorganisation utifrån beslutad politisk organisation har tekniska förvaltningen rekryterat två stycken mark- och exploateringsingenjörer. Mark- och exploateringsingenjörens roll är av stor vikt när det gäller kommunens bostadsförsörjningsansvar samt för kommunens utbyggnad och utveckling i övrigt. Trelleborgs kommun har stora möjligheter att börja driva en mer aktiv markpolitik. Markreservens bestånd måste förvaltas och strategiska markköp ska föreslås i takt med att markreservens bestånd minskar eller att översiktsplanering pekar mot nya utvecklingsområde. På kommunägd mark kan mark- exploateringsingenjörerna effektivt driva utbyggnadsprojekt genom nära kontakt med exploatörer och med möjligheten att genom avtal, utifrån marknadsmässiga förutsättningar, styra utbyggnaden i den takt och på det sätt som kommunen önskar. På så sätt blir kommunens utbyggnadsområden genomförandeinritade och ekonomiskt hållbara. Förvaltningen arbetar med fastighetsfrågor i juridiskt avseende vilket innebär - Avyttring och förvärv av fast egendom och tomträtt - Upplåtelse av fastighet med tomträtt - Lagfart - Fastighetsbildningsåtgärder - Anläggnings- och ledningsrättsärende Behovet initialt för arbete med boende för nyanlända är bedömt till en markoch exploateringsingenjör.
3 (3) Kostnaden för en mark- och exploateringsingenjör beräknas till 600 000 kr plus kringkostnader som bil, dator, programvaror, telefon och rum till 200 000 kr. Totala kostnaden blir 800 000 kr/år. TEKNISKA FÖRVALTNINGEN Martin Nilsson /Teknisk chef/
2016-05-10 Fördelning av medel ur tillfälligt statsbidrag för flyktingmottagning Sedan tidigare förslag om fördelning ur det tillfälliga statsbidraget inlämnades så har flera förslag/äskanden om medel ur bidraget inkommit. Äskandena skall ses som ett tillägg till tidigare förslag om fördelning och medlen föreslås disponeras ur den del av tidigare fördelningsförslag som lades till kommunstyrelsens förfogande för oförutsedda kostnader. I nedanstående sammanställning av anspråken har vi på ekonomiavdelningen tagit oss friheten att värdera dels om förslagen knyter direkt till flyktingmottagningen, särskilt bostads- och lokalsituationen, och dels räkna om anspråken att enbart gälla 2016. Följdverkningarna 2017 och framåt får hanteras i budgetprocessen. Där bör den summa som vid kommande årsskifte återstår av medlen till kommunstyrelsens förfogande ses som en möjlighet till fortsatt finansiering av nedanstående förslag. Samhällsbyggnadsförv. Planassistent 300 tkr Tekniska förv. Exploateringsingenjör 400 tkr Arbetsmarknadsförv. Försörjningsstöd 1300 tkr Tillfälligt boende 9500 tkr Serviceförv. Projektledare 400 tkr Driftpersonal 400 tkr Fastighetsprojekt 10500 tkr Summa 22800 tkr Av förslagen så innebär de fyra föreslagna tjänsterna (ovan sammalagt 1500 tkr) en helårskostnad på 3000 tkr. Försörjningsstödet kan antas öka kommande år, medan tillfälligt boende och fastighetsprojekt bör kunna ses som engångskostnader.
1 (2) Datum 2016-05-10 Merkostnader avseende nyanlända för serviceförvaltningen Projektledare Arbetet med bostadsförsörjning för de nyanlända inom Trelleborgs kommun är en stor utmaning. Processen avseende etableringsmöjligheter för bostäder kräver resurser utöver ordinarie personal. En projektledare med erfarenhet av byggprocess krävs för att hantera uppdrag förknippade med bostadsförsörjning för nyanlända. Detta kan avse etablering av tillfälliga paviljonger, ombyggnader av befintliga hus mm. Befattning Belopp tkr Projektledare, 1.0 helår 640 OH kostnader avseende lokaler, adm mm 200 Summa 800 Driftpersonal Driftpersonal för att iordningsställa tillfälliga boenden och kringtjänster förknippat med uppdraget. Befattning Belopp tkr Fastighetsdriftspersonal 1.0 helår 500 OH kostnader avseende lokaler, adm mm 300 Summa 800 Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Serviceförvaltningen Postadress: 231 21 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Östergatan 71 Fax: 0410-441 90 E-post: serviceforvaltningen@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (2) Fastighetsprojekt Kostnader för etablering av tillfälliga paviljonger för nyanlända samt anpassning av befintlig fastighet. Befattning Etablering av tillfälliga paviljonger på fyra platser enligt bygglovsansökningar Belopp tkr 10 000 Anpassning av fastigheten Bogsprötet 1 500 Summa 10 500 Serviceförvaltningen begär totalt 12 100 tkr för merkostnader avseende nyanlända.
Trelleborgs kommun jämte alla andra kommuner står för en stor utmaning de kommande åren. Under förra året kom det 162 877 asylsökande till Sverige, av dessa var cirka 35 000 ensamkommande barn och unga. Detta ställer höga krav på hela samhället och den kommunala servicen från vaggan till graven måste ta sitt ansvar. Arbetsmarknadsnämnden har sedan 2011 återkommit i delårsrapporter och verksamhetsplaner kring prognoser och kommande lagförändringar. Detta har inte hörsammats vilket gjort att utmaningen har växt än större. Nedan redovisas prognoser utifrån den prognos som Migrationsverket släppte 2016-04-27. Migrationsverket släpper fyra prognoser per år och prognoserna (nästa prognos i juli) är väldigt osäkra då migrationsströmmar snabbt kan vända. Ensamkommande barn och unga (EKB) Prognosen från i höstas var 172 stycken ensamkommande barn och unga till Trelleborg. Under våren reviderades först siffran till 140 000, 100 000 eller 70 000 asylsökande varav 27 000, 18 000 eller 12 000 ensamkommande och med den nya fördelningen på 4,55 promille skulle Trelleborgs kommun då ta emot 123, 82 eller 55 st. 27 april skrevs prognosen ner till 40 000-100 000, med följande tre scenarion: A: 100 000 asylsökande varav 14 000 ensamkommande = 64 stycken till Trelleborg B: 60 000 asylsökande varav 7 000 ensamkommande = 32 stycken till Trelleborg C: 40 000 asylsökande varav 4 000 ensamkommande = 18 stycken till Trelleborg Om scenario C blir verklighet och de 1 600 tillgängliga platserna som finns i systemet dessutom ska fyllas först, så är det 2 400 som fördelas ut och då blir Trelleborgs fördelningstal istället 11 stycken ensamkommande barn och unga. Trelleborgs kommun har hittills i år tagit emot 7 ensamkommande barn och unga. När det gäller prognoserna för ensamkommande barn och unga så påverkar den stora svängningen nämnden väldigt mycket. Nämnden har räknat med ett stort inflöde utifrån Migrationsverkets tidigare prognoser och fördelningstal, vilket gör att moduler är beställda samt att nämnden öppnar ett nytt boende med start den 1 juni där det är osäkert om platserna kan fyllas. Nämnden har varit i kontakt med Migrationsverket för ett eventuellt nytt avtal men Migrationsverket är inte intresserad att teckna nya avtal i nuläget då det finns 1 600 lediga platser i systemet. Anvisningar enligt bosättningslagen (vuxna och familjer) Sedan den 1 mars 2016 har kommuner i Sverige en skyldighet att enligt bosättningslagen ta emot och ordna boende för nyanlända. För Trelleborgs del innebär det innevarande år 118 anvisningar under april-december, vilket motsvarar cirka 13 personer i månaden. Av dessa 13 personer är cirka hälften ensamhushåll. Den stora andelen ensamhushåll förmodas i längden innebära en hög grad av anhöriginvandring. Detta kan innebära ytterligare ekonomiska konsekvenser för Trelleborgs kommun. De personer som kommer som anvisade ska ha bostad, barnomsorg, skola, äldrevård och alla annan service som kommunen har skyldighet att ställa upp med. Arbetsmarknadsnämnden vill därför påtala vikten av att kostnads- och demografiska beräkningar omgående ses över för att de ska vara med sanningen överensstämmande för de kommande åren. Utifrån det höga inflödet av nyanlända under 2015 så har nämndens verksamhet i uträkningar förhållit sig till det promilletal (4,55) som Migrationsverket har räknat fram när det gäller ensamkommande barn och unga. Utöver det har nämndens verksamhet tagit med andelen avslag på asylansökan samt andelen av de personer som tar tillbaka sin asylansökan. Utifrån dessa parametrar ska Trelleborgs kommun under 2017 ta emot 300-700 anvisningar. Nämndens verksamhet har tagit fram kostnader för de olika scenariorna 2016 och
2017 i form av utbetalt ekonomiskt bistånd (se tabeller nedan). Verksamheten har utöver detta räknat fram kostnader utifrån procentsatser från 0% till 50% av de nyanlända som är i behov av kompletterande försörjningsstöd. Dessa medel är inte återsökningsbara. Kompletterande försörjningsstöd under 2016 för 118 nyanlända, varav hälften ensamstående och hälften tvåbarnsfamiljer: Andel utan etableringsersättning 118 st 0% 768 tkr 10% 1 045 tkr 20% 1 323 tkr 30% 1 600 tkr 40% 1 877 tkr 50% 2 154 tkr Kompletterande försörjningsstöd under 2017 för 300, 500 respektive 700 nyanlända, varav hälften ensamstående och hälften tvåbarnsfamiljer: Andel utan etableringsersättning 300 st 500 st 700 st 0% 2 654 tkr 4 462 tkr 6 152 tkr 10% 3 615 tkr 5 904 tkr 8 074 tkr 20% 4 575 tkr 7 345 tkr 9 996 tkr 30% 5 536 tkr 8 787 tkr 11 918 tkr 40% 6 497 tkr 10 228 tkr 13 840 tkr 50% 7 458 tkr 11 670 tkr 15 761 tkr Observera att samtliga ovanstående siffror utgår från samma riktlinjer avseende hyra som för övriga försörjningsstödstagare innevarande år. Under nästkommande år kan prisjusteringar göras vilket medför högre kostnader. Ovanstående siffror är uträknade utifrån att de nyanlända som kommer till Trelleborgs kommun har en hyra på en lägenhet. Är det som så att det inte finns lägenheter att tillgå så ökar kostnaderna drastiskt utifrån tillfälliga boenden. Nedan finns en uträkning kring tillfälliga boende för 2016 och 2017. Hotellkostnader under 2016 för 118 nyanlända, om inte bostäder ordnas Ensamstående (800 kr/natt) Tvåbarnsfamiljer (1 500 kr/natt) Summa i tkr 6 380 tkr 3 094 tkr 9 474 tkr Hotellkostnader under 2017 för 300, 500 respektive 700 nyanlända, om inte bostäder ordnas Antal 300 500 700 Ensamstående (800 kr/natt) Tvåbarnsfamiljer (1 500 kr/natt) 22 776 36 792 53 144 9 855 16 973 22 995 Summa i tkr 32 631 53 765 76 139 Utifrån ovanstående siffror har nämndens verksamhet gjort en prognos efter att ha varit i kontakt med Arbetsförmedlingen och tagit reda på hur många som sitter fast på anläggningsboenden med förbrukad etableringsersättning, siffran för detta är cirka 5%. Utöver detta har nämndens verksamhet gjort en rimlighetsbedömning för de som har påbörjat sin etableringsersättning och räknar med att 30% erhåller halv etableringsersättning vid anvisning till Trelleborgs kommun. Detta innebär att 20% är behov av försörjningsstöd vid anvisning till Trelleborgs kommun vilket
innebär en ökad kostnad på försörjningsstödet på cirka 1 300 tkr. Ser vi på utgifterna för tillfälliga boende så blir kostnaden för arbetsmarknadsnämnden cirka 9 500 tkr, vilket totalt innebär en ökad kostnad på 10 800 tkr. Arbetsmarknadsnämnden avser att återkomma i delårsbokslut 2 för uppföljning av de kostnader som tagits upp i detta delårsbokslut då prognoserna kan ha ändrats till nästa delårsbokslut.
Tjänsteskrivelse 1 (2) Datum Diarienummer 2016-04-29 ST-2016-45 Samhällsbyggnadschef Rune Brandt 0410-73 32 80 rune.brandt@trelleborg.se Samhällsbyggnadsnämnden Äskande om medel för främjande av byggande Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att äska 3 600 000 kronor ur de 80 miljoner för främjande av fysisk planering och byggande i Trelleborg. Bakgrund De delar som lyfts fram nedan är insatser som skulle smörja hjulen och ge högre effektivitet i planering, ärendehantering och byggande. Effekter av flyktingsituationen var en punkt på dagordningen under vårberedningen 2016-03-07. Inför beredningen skulle varje nämnd sammanfatta respektive nämnds beräknade behov av resurser utöver befintlig budget för att klara av den extraordinära situation som uppstått. Nämnden meddelade vid detta tillfälle att inga resurser utöver befintlig ram behövdes. Denna bedömning baserades på att bygglov och eventuellt nya planer finansieras inom ärendet/projektet. Planassistent Utifrån exempel från andra kommuner har förvaltningen under våren funderat på att inrätta en befattning som planassistent. Planassistenten skulle utföra enklare arbetsuppgifter som idag utförs av planarkitekt. Flera av dessa insatser är sällanhändelser som bättre utförs av ett färre antal medarbetare med fokus på högre kvalitet i utförandet. Förvaltningens bedömning är att vi kan uppnå en högre effektivitet med denna arbetsform och önskar testa detta under 18 månader för att därefter göra en utvärdering. Kostnaden uppskattas till 800 000 kronor. Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16 Digitalisering Digitalisering är mycket viktigt ur ett kund- och verksamhetsperspektiv. Digitaliseringen underlättar den fysiska planeringen både ur ett myndighets- och utförarperspektiv. Det finns därför en stark koppling till en offensiv bostadspolitik. Nämnden har flera projekt som vi direkt kan sjösätta om ekonomiska resurser skjuts till. Totalt rör det sig om cirka 2 500 000 kronor; Samhällsbyggnadsförvaltningen Postadress: 231 21 Trelleborg Telefon: 0410-73 30 00 www.trelleborg.se Besöksadress: Algatan 13 Fax: 0410-441 90 E-post: samhallsbyggnad@trelleborg.se Fakturaadress: Box 173, 231 23 Trelleborg Org.nr: 212000-1199
2 (2) digitalisering av detaljplaner 500 000 kronor, digitalisering/skanning fastighetsbildningsärenden 1 500 000 kronor och skanning/flytt till ärendehanteringssystemet Vision 500 000 kronor. Kommunikation För att ur ett kundperspektiv förbättra kommunikationen kring fysisk planering och bygglov har förvaltningen för avsikt att anställa en kommunikatör på deltid. Inledningsvis är planen att analysera nuvarande kommunikation och direkt åtgärda lågt hängande frukter. Kostnaden uppskattas till 300 000 kronor. Rune Brandt Förvaltningschef