Styrelsen nr 9/2014 PROTOKOLL Fört vid sammanträde fredagen den 19 augusti 2014 kl 10.00 i styrelserummet. Paragraf Ärende 75. Sammankallande och beslutsförhet. 76. Justering av protokoll. 77. Föredragningslistans godkännande. 78. Besök från Gotland 79. Budgetuppföljning per juli 2014. 80. Företagshälsovården 81. Begäran om utlåtande beträffande lagberedningsgruppens slutrapport angående verkställande av kommunernas socialtjänst. 82. Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen 2013. 83. Revisionsberättelsen 2013. 84. Delgivningar. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Mia Hanström Ordförande
PROTOKOLL Nr 9 Datum fredagen den 19 september 2014 Paragraf nr 75-84 Plats och tid Styrelserummet kl. 10.00-15.30 Beslutande Mia Hanström ordförande Runar Karlsson ledamot Stig Brolin ledamot Torbjörn Björkman ledamot 75,76,77,78,79,81 Hanna Segerström ledamot 75-79 och 81-84 Nina Lindfors ledamot Nina Danielsson ersättare Föredragande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör Frånvarande Roger Jansson vice ordförande Övriga närvarande Jaana Lignell chefläkare, inte 79 och 81 Marie Lövgren ekonomichef Solveig Carlsson personalchef Axel Hansson landskapsläkare 78-84 Arne Lundberg 78 Eva Samnegård 78 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Mia Hanström Ordförande Katarina Dahlman hälso- och sjukvårdsdirektör protokollförare
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 75 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 76 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Beslöt utse Nina Danielsson till protokolljusterare. FÖREDRAGNINGSLISTANS GODKÄNNANDE 77 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista godkänns. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
BESÖK FRÅN GOTLAND 78 Arne Lundberg och Eva Samnegård besöker styrelsen 19 september. Arne och Eva var anställda inom ÅHS under perioden 27.9.2010-31.5.2013. Arne var ortoped och klinikchef för kirurgikliniken och Eva var ortoped och ATläkaransvarig. Arne och Eva har idag tjänster vid Visby lasarett. Arne och Eva är inbjudna till styrelsen för att berätta om sina erfarenheter kring att arbeta på Gotland jämfört med Åland. Vi önskar att de inbjudna gästerna berättar; - kort om deras arbetsuppgifter idag - om vård utom Gotland, vad sköter Gotland själva och vad köps in inom området kirurgi/ortopedi - inom vilka områden de tycker att Åland har för lite/mycket resurser och - om övrigt som är av vikt för ÅHS FÖRSLAG: Styrelsen antecknar informationen till kännedom och diskuterar eventuella åtgärder till följd av informationen. BESLUT: Beslöt se över följande områden: Vårdtider Egen MR-röntgen ST- och AT- läkare Jourlinjer Personalpolitik däribland ordinarie tjänster i stället för vikarier Rekryteringen - möjligheten att än starkare lyfta fram trygghet, natur, dagis och skola i marknadsföringen Sekreterarenheten Samarbete mellan kliniker, gällande övertid mm Hemsjukvården Geriatrihuset, 14-dagars platser samt ortopedi och rehab ihop Utvärdering av sammanhållen hemvård Vård utom Åland - i vilken omfattning Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
BUDGETUPPFÖLJNING PER JULI 2014 79 ÅHS ÅHS lämnade ett överskott 2013 på ca 3,53 miljoner (2,93 miljoner + överskottet från 2012 på ca 598 000). Av överskottet 2013 fördelades 501 000 (sänkt budgetram) + 110 000 (friskvård och förbättrad tillgänglighet) till driftbudgeten och 1,2 milj. fördelades till investeringsbudgeten. ÅHS reserv för 2014 är 1,72 miljoner. ÅHS har en kostnadsram 2014 som är 635 000 högre än 2013. Juli De totala kostnaderna för ÅHS är ca 1,65 miljoner högre än 2013. De totala kostnaderna för Linjeorganisationen är ca 1,68 miljoner högre än 2013. De totala kostnaderna för Stabsorganisationen är ca 30 000 lägre än 2013. Den största orsaken till kostnadsökningen är externvården utom Åland. Av verksamhetsenheterna är det fortsättningsvis bara kirurgikliniken som har ett förväntat budgetunderskott. Den främsta orsaken är höga kostnader för läkarkonsulter p.g.a. brist på egna läkare. Upprätthållandet av ortopedjouren kostar men anses nödvändig. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
BUDGETUPPFÖLJNING PER JULI 2014 (forts) 79 Över 93 % av verksamhetsenheterna har en förväntad positiv avvikelse mot budget 2014. Den matematiska prognosen per juli pekar på ett litet budgetunderskott för hela ÅHS. Prognosen följer försiktighetsprincipen. Enligt budgetuppföljningsrapporterna, historisk och framtida kostnadsanalys samt övrig tillgänglig information om verksamheten förväntas ÅHS klara sin budgetram men kostnaderna för extern vård utom Åland är fortsättningsvis rekordhöga och svårstyrda. För mera detaljerad information angående den framtida verksamhetens kostnadspåverkan på enhetsnivå behöver man konsultera verksamhetsansvariga. Personalkostnader Personalkostnaderna är ca 109 000 högre än 2013. Lönekostnaderna för läkare är lägre än förra året medan lönekostnaderna för vårdpersonal och övrig personal är högre. Konsumtionskostnader Konsumtionskostnaderna är ca 246 000 högre än 2013. Ser man på enskilda kostnadsposter som ökat så är det bl.a. patientförsäkringspremierna ca 98 000, luftburen beställningstrafik ca 67 000, underhåll för medicinteknisk utrustning ca 48 000, konsult- och vikarietjänster ca 35 000 och sterilt vårdmaterial ca 27 000. Kostnadsposter som minskat är bl.a. läkemedelspreparat ca 106 000, övrigt förbrukningsmaterial ca 101 000, implantat ca 73 000 och externvård på Åland ca 36 000. Extern vård utom Åland Kostnaderna för extern vård utom Åland är ca 1 442 000 högre än 2013. För tillfället är det främst kostnaderna för extern vård utom Åland som ger anledning till oro. De är historiskt sett på den högsta nivån under perioden janjuli. De största kostnadsökningarna per juli 2014 jämfört med 2013 har kirurgikliniken ca 751 000, barn- och ungdomskliniken ca 483 000. Även ÖNH kliniken, bb/gyn kliniken, primärvårdskliniken och rehabiliterings- och geriatrikliniken har högre kostnader än 2013. Not: Chefläkarens enhet belastas av kostnaderna för extern vård utom Åland. FÖRSLAG: Föreslår att styrelsen antecknar informationen för kännedom. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
FÖRETAGSHÄLSOVÅRDEN 80 Styrelsen önskar besöka företagshälsovården vid styrelsemötet 19 september. Ledningsgruppen har diskuterat ärendet 9 och 16 september och önskar delge styrelsen nedanstående information inför besöket. Anställda Inom företagshälsovården jobbar 1 läkare, 3 hälsovårdare, 1 avdelningssekreterare och en läkare på deltid på förordnande. FHV Förutom lagstadgad personalhälsovård för ÅHS anställda så sköter företagshälsovården ett antal andra företag, se bilaga. I kö finns 2 företag med 40 anställda. FHV förbättringsförslag - Endast en läkare är för lite för att sköta all verksamhet, vilket innebär övertid, svårigheter när det inte finns ngn annan att konsultera, långa väntetider samt svårigheter att vara borta vid sjukdom, utbildning osv - Skulle behöva socialkurator, psykolog och fysioterapeut - Lagstadgade arbetsuppgifter ökar hela tiden men resurserna har inte ökat - FHV sköter idag den lagstadgade företagshälsovården men för sjukvård hänvisas ÅHS personal till hälsocentralen - Oklar ansvarsfördelning mellan företagshälsovård/personalhälsovård och förmännen när det gäller arbetsrelaterade problem Ekonomi Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
FÖRETAGSHÄLSOVÅRDEN (forts) 80 Idag går vi miste om FPA ersättning när hälsocentralen sköter ÅHS personalens sjukvård. ÅHS personalens besök fördelades år 2013: Hälsocentralerna: Läkarbesök: 1066 och vårdpersonalbesök: 766 FHV: Läkarbesök: 402 av totalt 774 och vårdpersonalbesök: 768 av totalt 1337 Landskapsregeringen har upphandlat lagstadgad företagshälsovård och sjukvård för sina anställda. Landskapsregeringen har ca 1000 anställda och betalade för år 2013 ca 340 000 euro. Av detta kunde landskapsregeringen söka tillbaka ca 180 000 euro. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar informationen för kännedom och diskuterar eventuella åtgärder till följd av informationen. BESLUT: Antecknar ärendet för kännedom och beslöt att se över; Vad säger lagen om företagshälsovård? Hur stor är resursökningen om företagshälsovården också handhar sjukvård? Samt hur ser landskapsregeringen på framtida företagshälsovård och sjukvård för sina anställda? Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
BEGÄRAN OM UTLÅTANDE BETRÄFFANDE LAGBEREDNINGSGRUPPENS SLUTRAPPORT AN- GÅENDE VERKSTÄLLANDE AV KOMMUNERNAS SOCIALTJÄNST 81 Den 15 oktober 2013 utsåg Ålands landskapsregering en lagberedningsgrupp för verkställande av en samordnad social service i landskapet. Enligt beslutet ska en grundläggande målsättning med arbetet vara att all socialservice förutom barn- och äldreomsorg koncentreras till en lagstadgad myndighet. Lagberedningsgruppen anser att det förutsätts ett utökat samarbete där det finns möjlighet till specialisering och en resursfördelning som fördelas jämnt över den åländska befolkningen. Lagberedningsgruppens uppdrag har varit att ta fram förslag på en lagstadgad myndighet, d.v.s. indirekt innebär detta att medlemskapet är obligatoriskt för samtliga kommuner. Lagberedningsgruppen föreslår att nödvändiga lagstiftningsförändringar genomförs för att möjliggöra att Ålands omsorgsförbund k.f handhar samtlig socialvård förutom barnomsorg och äldreomsorg. En vägledande utgångspunkt för landskapsregeringens arbete med samhällsreformen har varit att uppgifter inte ska överföras från kommunerna till landskapet. FÖRSLAG: ÅHS välkomnar en samordnad social service i landskapet för att säkra kompetensen inom de olika specialområdena. ÅHS hoppas på att resultatet av en sådan samordning leder till ett helhetsgrepp om boendesituationen för vissa grupper, såsom hemlösa, yngre med demens, personer med psykiatrisk sjukdom i behov av boendestöd, missbrukare, personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och personer med Huntingtons sjukdom. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN 2013. 82 Landskapsrevisionen granskning sker i form av en årlig revision och en effektivitetsrevision. Effektivitetsrevisionen har till att bedöma om budgetmedlen har använts i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet. Effektivitetsrevisionen för år 2013 har omfattat Ålands hälso- och sjukvård och Ålands gymnasium. För revisionen av ÅHS har landskapsrevisionen upphandlat tjänster och arbetet har utförts av KPMG Oy Ab. Granskningen har omfattat : 1. Budgetprocessen samt andra system för uppföljning och kontroll 2. Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner 3. Lagerhantering I landskapsrevisionens sammanfattning noteras särskilt; - Behov av förbättrad intern styrning och kontroll - Uppföljningen av investeringsbudgeten - Budgetering av avskrivningar - Utveckling av budgetering och bokföring i riktning mot de principer som gäller inom affärsbokföringen. - Fakturering, kassa- och kundreskontrarutiner fungerar i huvudsak tillfredsställande. - Bristande systemstöd gällande lagerhanteringen. - En de av viktiga IT-system lever inte upp till de krav som skäligen kan ställas idag. Landskapsrevisionens berättelse över effektivitetsrevisionen inkl KPMG:s rapportering över granskningen presenteras i bilaga 1. I bilaga 2 presenteras kommentarer och åtgärdsplan med anledning av granskningen. FÖRSLAG: Föreslår att styrelsen antecknar kommentarerna med anledning av effektivitetsrevisionen till kännedom samt godkänner de föreslagna åtgärderna enligt bilaga 2. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
LANDSKAPSREVISIONENS BERÄTTELSE ÖVER EFFEKTIVITETSREVISIONEN 2013 (forts). 82 BESLUT: Beslöt anteckna kommentarerna med anledning av effektivitetsrevisionen till kännedom samt att godkänna åtgärderna enligt bilaga 2. Styrelsen anser att landskapsregeringen bör se över möjligheterna till att tidigarelägga budgetprocessen så att ÅHS ram kan fastställas i god tid innan budgetåret. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
REVISIONSBERÄTTELSE 2013 83 Landskapsrevisionen har lämnat en revisionsberättelse för år 2013. I berättelsen framgår följande slutsatser som berör ÅHS (kap 2.3); Det finns behov av att utveckla de principer som ska följas vid uppgörande av bokslutet sam samordna dessa mellan landskapsregeringen och ÅHS. - Programlicenser bör bokföras som immateriell rättighet med en avskrivningstid på tre år inom hela landskapsförvaltningen. Denna princip följs inom ÅHS. - ÅHS har inte beaktat semesterlönetillägget i samband med semesterlöneperiodiseringen. Det saknade beloppet uppskattas till 420.000 euro. För övriga landskapsanställda har semesterlönetillägget beaktats. - Egendom vars anskaffningsutgift överstiger 1.000 e och har en ekonomisk livslängd om tre år eller längre aktiveras. Gränsen 1.000 e är alltför låg och bör höjas. Gällande periodiseringen av semesterlöneskulden är hanteringen tyvärr fortsättningsvis till stor del manuell. I den hanteringen har semesterlönetillägg fallit bort och då sannolikt under hela ÅHS tid. Detta kommer att åtgärdas för bokslutet 2014. Den ekonomiska gränsen för vilka anskaffningar som ska aktiveras kommer att ändras för år 2015 enligt direktiv från finansavdelningen. FÖRSLAG: Föreslår att revisionsberättelsen för år 2013 antecknas för kännedom. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
DELGIVNINGAR 84 Styrelsen antecknar nedanstående protokoll och kösituation för kännedom: 1. Samarbetskommitténs protokoll från 15.9.2014. 2. Kösituationen per 1 september 2014. BESLUT: Beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11