PLAN FÖR GENOMFÖRANDE AV PROGRAMMET FÖR ATT PÅSKYNDA ELEKTRONISK ÄRENDEHANTERING OCH DEMOKRATI (SADe) 2009 2014

PM 1 (19) 16.6.2009 Ärende PLAN FÖR GENOMFÖRANDE AV PROGRAMMET FÖR ATT PÅSKYNDA ELEKTRONISK ÄRENDEHANTERING OCH DEMOKRATI (SADe) 2009 2014 1. BAKGRUND OCH MÅL FÖR PROGRAMMET SAMT ORGANISERING Förvaltnings- och kommunministern tillsatte i augusti 2008 projektet för utveckling av elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe-projektet). Syftet med projektet var att utarbeta ett förslag till riktlinjer för utveckling av elektronisk ärendehantering inom den offentliga förvaltningen och i de offentliga tjänsterna samt till plan för ibruktagande under 2009 2012. Slutrapporten om projektet överläts till förvaltnings- och kommunministern 28.1.2009. Efter att regeringen hade behandlat slutrapporten om SADe-projektet i aftonskolan och diskuterat utvecklingen av den elektroniska ärendehanteringen i politikmanglingen godkände ministerutskottet 6.3.2009 regeringens ställningstagande till att påskynda den elektroniska ärendehanteringen och utvecklingen av informationssamhället. Enligt ställningstagandet påskyndar regeringen utvecklingen av informationssamhället och utvidgningen av de elektroniska kommunikationstjänsterna i Finland genom tre verksamhetshelheter: genom att fortsätta programmet för vardagens informationssamhälle, genom att inleda programmet för elektronisk ärendehantering och demokrati och genom att omorganisera definieringen, upphandlingen och underhållet av de offentliga datasystemen. Finansministeriet tillsatte 14.4.2009 programmet för att påskynda elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe-programmet) utgående från regeringens ställningstagande ovan. Mål och mandatperiod för programmet:... Målet för SADe-programmet är att främja elektronisk ärendehantering så att medborgarna och företagen kan uträtta sina ärenden omfattande alla de viktigaste tjänsterna elektroniskt före 2013. För tjänsterna för medborgare och företag skapas gemensamma användargränssnitt till de olika instansernas offentliga tjänster. M mandatperioden för programmet är: 14.4.2009 28.2.2014. Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, 00023 Valtioneuvosto www.vm.fi Puh. 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Faksi 09 160 33123 valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus 0245439-9

2 (19) Organisering av programmet: Figur 1. Organisering av SADe-programmet. Programmet har en ledningsgrupp vari ingår representanter för samtliga ministerier, Finlands kommunförbund och kommunerna, FPA, Sitra och Tekes. Dataombudsmannen är en permanent expert i ledningsgruppen. Ledningsgruppen kan tillsätta underarbetsgrupper för beredningen. Sekretariatet arbetar i team som har kompletterats med FM:s experter. När mandatperioden för delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen (JUHTA) löper ut vid utgången av 2009, sammanslås de uppgifter som hör till ledningsgruppen för SADe-programmet med JUHTA:s uppgifter i syfte att undvika överlappande verksamhet. Dessutom utökas JUHTA:s sammanställning så att den motsvarar SADeprogrammets sammanställning. 2. UTGÅNGSPUNKTER, MÅL OCH UTVÄRDERING Utgångspunkten är att de elektroniska tjänsterna inom den offentliga förvaltningen produceras som en del av ett servicekoncept med flera kanaler. Detta genomförs på så sätt att tjänsterna blir tillgängliga för medborgarna och företagen överallt i Finland och medborgarna får möjlighet att välja mellan olika servicekanaler efter egna önskemål och förhållanden. De elektroniska tjänsterna utgör en beståndsdel i serviceutbudet, vilken är tillgänglig oberoende av tid och plats. En viktig förutsättning för kompatibiliteten av de elektroniska tjänsterna och serviceutbudet för övrigt är tjänster är att den fysiska samservicen, telefonservicecentralerna och distansservicen, som utnyttjar bildtelefonen, blir mer allmänna. Servicekonceptet med flera kanaler illustreras med figuren nedan:

3 (19) Figur 2. Referensram för kundservicen inom den offentliga förvaltningen Det är i första hand fråga om utveckling av tjänsterna genom att man bland annat utnyttjar de möjligheter som informationsteknologin erbjuder. Därför ska man inte mekaniskt digitalisera tjänsterna. I utvecklingsarbetet förutsätter detta bland annat att man arbetar ur service- och kundstrategisk synvinkel, går igenom serviceprocesserna och genomför planeringen utgående från dessa. De servicehelheter som ska inkluderas i SADe-programmet ansluter sig till medborgarnas och företagens viktiga livsskeden och behov och överskrider förvaltningsgränserna. Målet för programmets utvecklingsarbete är att skapa en omfattande helhet av smidiga serviceprocesser och olika elektroniska kommunikationstjänster som stödjer dessa inom den offentliga förvaltningen. Den finländska offentliga förvaltningen erbjuder medborgarna ett stort antal olika tjänster. Detta innebär att man måste göra vissa val och prioriteringar när man utvecklar den elektroniska ärendehanteringen. Den nytta som den elektroniska ärendehanteringen ger beror på hur framgångsrikt åtgärderna riktas på ett stort antal möjliga objekt. Målet för programmet är att den elektroniska ärendehanteringen är heltäckande. Detta innebär att man i fråga om alla livssituationer som är viktiga för medborgare och alla skeden av företagens livscyklar övergår till elektronisk ärendehantering i så stor omfattning som det är ändamålsenligt och resultatgivande och ökar det totala välbefinnandet. Man borde med andra ord övergå till elektronisk ärendehantering i den omfattning som den totala nyttan överskrider omkostnaderna. Utgångspunkterna för programmet är även en ökad produktivitet och kostnadsbesparingarna. Det eftersträvade läget för SADe-programmet och i princip programmets alla verksamhetsområden innehåller en inbyggd strävan efter funktionell effektivitet och ökad produktivitet. Den produktivitetspotential som uppstår genom programmet realiseras bland annat genom: 1. produktivitet till följd av utvecklingen av verksamhetsmodellerna och processerna, 2. produktionsnytta som de gemensamma lösningarna och projekten ger, och 3. en minskad administrativ börda för medborgarna och företagen samt genom kostnadsbesparingar. I programmet inkluderas två slags utvecklingsobjekt: a) servicehelheter som har godkänts som gemensamma OffIT-utvecklingsobjekt, och b) stödtjänster för den elektroniska ärendehanteringen som hör till programmets uppdrag och eventuella andra stödtjänster som har godkänts gemensamt.

4 (19) Utanför programmet förblir då i regel de utvecklingsprojekt som rör ett enda förvaltningsområde eller enbart statens, kommunernas eller FPA:s verksamhet och där utvecklingsmodellen för det gemensamma programmet inte ger något mervärde för projektet. Statsförvaltningens stora projekt hör till projektstyrningen inom statens koncernstyrning. Programmets innehåll som en del av utvecklingen av de offentliga tjänsterna med flera kanaler beskrivs i figuren i bilaga 1. Nedan finns en lista över de väsentliga effektivitetsmålen för programmet och de faktorer som preliminärt ska följas upp utifrån dessa. Egentliga mätinstrument för uppföljning och målnivåer för dessa kommer att fastställas hösten 2009. En extern oberoende utvärdering av genomförandet och effekterna av programmet genomförs delvis under programmet och delvis efter programmet. A. Elektronisk ärendehantering Mål: den elektroniska ärendehanteringen inklusive alla väsentliga tjänster är möjlig för medborgare och företag före 2013. Faktorer som ska följas upp är bland andra: o antal servicehelheter som ska utvecklas och som har införts samt deras omfattning o planer (antal/omfattning) för elektroniska tjänster enligt förvaltningsområde/ämbetsverk o uppskattade och realiserade besparingar i personarbetet för de projekt för servicehelheterna som ingår i programmet (en del av uppskattningen av kostnaderna och nyttan för projekten för servicehelheterna) o årliga bruksvolymer för ärendehanteringskontot/medborgarna o OffIT:s årliga enkät om informationsförvaltningen: elektroniska tjänster som är i bruk och som ska utvecklas o JUHTA:s mätinstrument för enkäten om offentliga webbtjänster: användning av tjänster, andel av dem, som inte har använt tjänsterna, tjänsternas tillgänglighet och de olika servicekanalernas popularitet o Finlands placering i relevanta internationella egovernment-jämförelser. B. Kompatibilitet Mål: Datasystemens kompatibilitet inom hela den offentliga förvaltningen (staten, kommunerna, FPA) ska utvecklas. Genom gemensamma informations- och datasystemarkitekturer och riksomfattande datasystem för de väsentliga tjänsterna minskas kostnaderna och frigörs resurser för utvecklingen av verksamheten. En samtidig utveckling av kundgränssnitten och datasystemen inom serviceproduktionen möjliggör en kostnadseffektiv verksamhet i hela servicekedjan på kundernas villkor. Faktorer som ska följas upp är bland andra: o omfattning av beskrivningarna av de redan existerande arkitekturerna i slutet av 2010 o antal organisationer som använder de gemensamma OffIT-stödtjänsterna (bl.a. Vetuma och elektroniska verktyg för konkurrensutsättning) o antal JHS-rekommendationer, hur de tillgodoser behoven och i vilken omfattning de utnyttjas. C. Övrigt Mål: För att utvidga den elektroniska faktureringen ska hela statsförvaltningen ta emot alla fakturor i elektroniskt format före utgången av 2009. Användning av videokonferensförbindelser och distansservice främjas i hela samhället. Av den offentliga förvaltningens inrikesresor ersätts 20 procent med nätmöten före 2013. Faktorer som ska följas upp är bland andra: o i vilken omfattning e-fakturorna används inom statsförvaltningen/årlig utveckling

5 (19) o i vilken omfattning videokonferensförbindelserna, distansservicen och nätmötena används samt deras antal i organisationerna inom den offentliga förvaltningen. 3. UTVECKLING AV SERVICEHELHETER FÖR DEN ELEKTRONISKA ÄRENDEHANTERINGEN Det relevanta innehållet i programmet utgörs av utvecklingen av kundorienterade elektroniska servicehelheter. Utgångspunkten är att kundernas servicebehov tillgodoses i alla skeden och situationer under livscykeln oberoende av förvaltningsområdena och organisationsgränserna. Avsikten är att utveckla processerna inom serviceproduktionen genom elektronisk ärendehantering och informations- och kommunikationsteknik så att den nytta som kunderna får ökar, produktiviteten förbättras och kostnadsbesparingar uppnås. För servicehelheterna fastställs kriterier som används i bedömningen av vilka servicehelheter som ska utvecklas i programmet. En lista över kriterierna finns i bilaga 2. Valprocess för servicehelheter I programmet inkluderas uppskattningsvis 11 servicehelheter som ska utvecklas. Val- och utvecklingsprocesserna för dessa genomförs på följande sätt: 1. I programmet inkluderas 10 12 servicehelheter som godkända OffIT-utvecklingsobjekt samt element som förutsätts för att servicehelheterna ska kunna genomföras. Detta val görs utifrån de kriterier som har fastställts för programmet. 2. I juni 2009 fastställdes två pilotservicehelheter som uppfyller kriterierna för fortsatt beredning. Av kriterierna för val av pilotprojekt betonades speciellt startberedskapen. Pilotservicehelheterna är 1. servicehelhet för lärande och 2. elektronisk miljö för deltagande. 3. De egentliga servicehelheterna godkänns i två grupper: grupp I hösten 2009 och grupp II i januari 2010. Det valkriterium som betonas vid godkännandet av servicehelheterna är produktivitetseffekterna i kommunerna. Ministerierna, kommunerna och FPA ombeds lämna i början av september 2009 förslag till de servicehelheter som ska godkännas för programmet. 4. Förslagen utvärderas utifrån kriterierna och presenteras till ledningsgruppen för SADeprogrammet. Därtill ombes JUHTA avge sitt utlåtande om förslagen. Även de planer som myndigheterna hösten 2009 gjorde upp för att digitalisera tjänsterna kan utnyttjas under beslutsomgången i januari. 5. Ledningsgruppen godkänner preliminärt de servicehelheter som ska utvecklas för beredning och tillsätter de klustergrupper som ska ansvara för den fortsatta beredningen och utvecklingen av servicehelheterna. En klustergrupp utgörs av representanter för de ministerier som styr den aktuella servicehelheten, de myndigheter (staten, kommunerna eller FPA) som ansvarar för de tjänster som hör till servicehelheten samt nödvändiga representanter för den privata och den tredje sektorn. 6. Klustergruppen preciserar omfattningen av servicehelheten och serviceområdena och - kedjorna för servicehelheten samt ombesörjer den nödvändiga utvecklingen av serviceprocesserna. Klustergruppen ger ledningsgruppen ett förslag till plan för utveckling av servicehelheten som ska innehålla: a) ett förslag om de servicelösningar som ska utvecklas och i vilken omfattning servicehelheten kommer att införas, en kostnadskalkyl och en presentation om uppskattad nytta och eventuellt behov av ändringar i författningar, b) ett förslag till datasystemarkitektur som ska samordnas med den totala arkitekturen och c) ett förslag till övriga åtgärder som är nödvändiga för att servicehelheten ska kunna genomföras. 7. Ledningsgruppen behandlar förslagen, tillstyrker besluten och skickar dem för behandling till den myndighet som fattar beslut om ärendet. Beslutet om tillstyrkande kan inte fattas utan godkännande från den myndighet som deltar i projektet eller Finlands kommunförbund.

6 (19) 8. FM fattar beslut om beviljande av centraliserad finansiering och organisering av projektet. I fråga om övriga delar fattas beslut av det ministerium, den kommun eller någon annan myndighet som ansvarar för tjänsten. Vid beredningen av projekten används de förfaringssätt som tillämpas i KommunITprojektberedningen och -hanteringen. För att man ska kunna skapa en helhetsbild sammanställs befintlig information om de elektroniska servicehelheter som redan är i bruk, och nödvändiga tilläggsutredningar görs i synnerhet om kommunernas tjänster. Före februari 2010 utreds om det är nödvändigt att förnya vissa operativa datasystem för att uppnå programmålen. Vid förfarandet för basserviceprogrammet behandlas hur processen för OffIT-servicehelheterna har framskridit i de olika skedena. Planer för att göra tjänsterna elektroniska enligt förvaltningsområde Förvaltningsområdena gör upp planer för utvecklingen av den elektroniska ärendehanteringen hösten 2009. Instruktioner för detta arbete ges i augusti 2009. 4. UTVECKLING AV KOMPATIBILITETEN Pågående utvecklingsarbete I ledningsenheten för statens IT-verksamhet färdigställdes år 2007 projektet Valtionhallinnon arkkitehtuurin suunnittelu (Planering av statsförvaltningens arkitektur) i samband med programmet för utveckling av kompatibiliteten. Ett av resultaten var en metod för total arkitektur som var avsedd för planeringen av statsförvaltningens verksamhet och datasystem. Enheten för KommunIT har i sin tur tillsammans med de stora städerna definierat ett gemensamt måltillstånd för den tjänsteorienterade arkitekturen (SOA) inom kommunsektorn och relaterade tekniska riktlinjer samt skapat för kommunsektorns arkitekturer planerings-, utvecklings- och beskrivningsmetoder och verktyg som bygger på OffIT:s arkitekturarbete. OffIT:s och KommunIT:s metoder för total arkitektur sammanlås och omvandlas till en enda gemensam metod för total arkitektur för den offentliga förvaltningen. Den gemensamma metoden för total arkitektur offentliggörs som JHS-rekommendation år 2009. Därtill bereder OffIT åtgärder för att främja användningen av de grundläggande databaserna. Åtgärderna börjar vidtas i slutet av 2009. Åtgärder för att utveckla kompatibiliteten som ingår i SADe-programmet I början av sommaren 2009 inleds definiering och beskrivning av arkitekturen på statsnivå inom projektet Arkitekturer på statsnivå (VALTASA). I projektet beaktas hela den offentliga förvaltningens synpunkt. De första mellanresultaten av projektet erhålls 2009 och slutresultaten 2010. Klustergrupperna för de elektroniska servicehelheterna, som nämns i kapitel 3, ger förslag till den datasystemarkitektur som ska anpassas till den totala arkitekturen. Dessa förslag ges för varje servicehelhet som har valts för programmet.

7 (19) 5. STATENS KONCERNLIKNANDE STYRNING AV INFORMATIONSFÖRVALTNINGEN Regeringens ställningstagande och statens koncernliknande styrning av informationsförvaltningen I regeringens ställningstagande konstateras att en beredning som syftar till att överföra beslutsfattandet gällande statens informations- och datasystemarkitektur till koncernnivån vid Finansministeriet samt till att fastställa de ändringar i författningar som detta kräver inleds omedelbart. Som en del av beredningen fastställs kriterier för att statsförvaltningens projekt för datasystem ska kunna utvärderas i det inledande skedet samt kriterier för dem av statens ITupphandlingar som i fortsättningen görs centralstyrt. Åtgärder inom statens koncernliknande informationsförvaltning som ingår i SADeprogrammet I fråga om utvecklingen av informationsförvaltningen ska statens koncernstyrning intensifieras genom strategisk styrning, informationsstyrning, styrning av projekt och upphandlingar samt normstyrning. Koncernstyrningen ska förstärkas när det gäller de allmänna delarna av utvecklandet av statsförvaltningens informationsförvaltning, såsom den grundläggande datatekniken, de grundläggande databaserna, arkitekturer på statsnivå och andra gemensamma arkitekturer, gemensamma informationssystem och tjänster, kompatibilitet, datasäkerhet och beredskap, kvalitetskontroll och kompetensutveckling. En gemensam metod för utvärdering av projekten för datasystem ska skapas under Finansministeriets ledning, och en utvärderingsfunktion, som svarar för utvärderingen av om projekten är genomförbara, kostnadskalkylerna är realistiska och projekten följer strategin, ska inrättas vid Finansministeriet. Betydande projekt kan drivas framåt endast om utvärderingsfunktionen förordar dem. Dessutom ska ministerierna, genom åtgärder som planeras senare, ges en starkare roll i beslutsfattandet och styrningen av viktiga projekt inom det egna förvaltningsområdet. Modellen för projektstyrning tas i bruk 1.1.2010. Beredningen av lagstiftningen som främjar koncernstyrningen och i övrigt kompatibiliteten i datasystemen inleds hösten 2009. Det viktigaste innehållet i statens koncernliknande informationsförvaltning beskrivs i bilaga 3. 6. VERKSAMHETSMODELL FÖR STATENS OCH KOMMUNERNAS SAMARBETE INOM INFORMATIONSFÖRVALTNINGEN Definiering av gemensamma IT-lösningar för staten och kommunerna Utvecklandet av gemensamma lösningar för staten och kommunerna samt de upphandlingar, åtgärder för ibruktagande av dem, det stöd för ibruktagandet och det underhåll som är nödvändigt för att lösningarna ska kunna genomföras hör till den gemensamma utvecklingen av den offentliga förvaltningens informationsförvaltning och dess delområden. Detta kallas OffITverksamheten. Även FPA och annan indirekt statsförvaltning deltar vid behov i OffITverksamheten. Förfarande för godkännande av gemensamma lösningar De projekt för utveckling av servicehelheter som omfattas av den koncentrerade finansieringen av statens och kommunernas samarbete inom datasystem godkänns på ett gemensamt överenskommet sätt.

8 (19) Förfarandet för godkännande av servicehelheter och processen för de lösningar som ska utvecklas i servicehelheterna beskrivs närmare i kapitel 3. Finansieringsmodell för gemensamma lösningar En beskrivning av finansieringsmodellen för gemensamma lösningar finns i kapitel 9. Modell för hantering av gemensamma lösningar Den operativa produktionen och hanteringen av de gemensamma OffIT-lösningarna organiseras på så sätt att en gemensam organisation med lagstadgad befogenhet ansvarar för upphandlingarna, ibruktagandet och underhållet av lösningarna. Beredningen inleds hösten 2009 så att den framtagna lösningen ska vara i bruk senast 1.1.2011. 7. STÖDTJÄNSTER FÖR DEN ELEKTRONISKA ÄRENDEHANTERINGEN Som en del av SADe-programmet genomförs följande projekt för stödtjänster för den elektroniska ärendehanteringen. Dessa nämns i beslutet om tillsättande av programmet. A. Gemensamma projekt o Reform av portalerna Suomi.fi och ForetagsFinland.fi 2010 Reformen av Suomi.fi i det första skedet inleds sommaren 2010. o Ett ärendehanteringskonto för medborgare införs 2010 Konkurrensutsättningen av ärendehanteringskontot inleds i juni 2009 och ett konto införs hösten 2010. o En utredning om förutsättningarna till övergången till ett gemensamt system för tidsbeställning inom den offentliga förvaltningen 2009 Utredningen utarbetas i samarbete med SHM under 2009. I utredningen beaktas de redan existerande systemen för tidsbeställning, såsom systemet för tidsbeställning för samservicen. o En utredning om förutsättningarna till en gemensam allmän rådgivningstjänst för staten och kommunerna som är avsedd för medborgare 2009 I utredningen om utveckling av en modell för samservice, som publicerades 2008, föreslogs att den allmänna rådgivningen ska placeras i en telefonservicecentral och i webbtjänsten Suomi.fi inom Finansministeriets förvaltningsområde. En motsvarande riktlinje presenterades i slutrapporten av SADe-projektet och de preliminära förslagen av en arbetsgrupp som kartlade regionaliseringen av stödfunktionerna. Hösten 2009 tillsätts en arbetsgrupp med uppgift att planera en rådgivningstjänst så att en kontaktcentral för medborgare skapas i anslutning till portalen Suomi.fi i statens ITservicecenter. På motsvarande sätt bildas för närvarande stöd- och rådgivningstjänsten Contact Center till stöd för de elektroniska kommunikationstjänsterna i ForetagsFinland.fi. Denna tjänst underlättar i enlighet med målen för tjänstedirektivet de administrativa förfarandena för företag när det gäller att inleda och bedriva serviceverksamhet. o Främjande av användning av videokonferensförbindelserna och distansservicen, målet är att ersätta 20 procent av den offentliga förvaltningens inrikesresor med nätmöten före 2012 Ärendet bereds av OffIT i samband med planeringen av en gemensam kommunikationslösning samt i arbetsgruppen för distansservice för samservicens utvidgningsprojekt. För varje gemensam stödtjänst utses en ansvarig person eller en projektgrupp så att det finns en tillräcklig kommunrepresentation i beredningen. En rapport om huruvida uppgifterna framskrider och färdigställs ges till ledningsgruppen. Beslut om användning av kommunandelen i projekten för stödtjänster fattas separat.

9 (19) B. Projekt som rör enbart statsförvaltningen o Utvidgning av den elektroniska faktureringen (statsförvaltningens färdigheter att ta emot alla fakturor i elektroniskt format under 2009) En utredning av läget för mottagning av elektroniska leverantörsfakturor inom statsförvaltningen gjordes våren 2009. I princip är organisationerna inom statsförvaltningen beredda att ta emot leverantörsfakturor. 8. VERKSAMHETSMODELLER FÖR PROGRAMMET a) De elektroniska tjänsterna ska utvecklas i samverkan med användarna av tjänsterna med beaktande av användarvänlighet. En verksamhetsmodell skapas hösten 2009 och utnyttjas i alla projekt för utveckling av servicehelheter. b) I alla skeden av utvecklingen ska medborgarnas datasekretess beaktas, och för att den ska kunna säkerställas bedrivs gott samarbete med dataombudsmannen. Dataombudsmannen har utsetts till en permanent expert för ledningsgruppen för programmet. Hösten 2009 bereds verksamhetsmodellen för säkerställande av datasekretessen, som ska utnyttjas i alla projekt för servicehelheter. c) I den offentliga sektorns upphandlingar utnyttjas de lösningar som marknaden erbjuder samt den privata sektorns innovationer. Användning av både öppna arkitekturer för datasystem och en öppen källkod i den offentliga förvaltningens system främjas. Som en del av programmet inleddes OffIT-forumets verksamhet våren 2009. En verksamhetsmodell för att utnyttja marknaden tas fram hösten 2009. I de upphandlingar som ingår i programmet är syftet att utifrån en bedömning från fall till fall utnyttja de innovativa upphandlingsformerna genom förfaranden som förutsätts enligt lagen om offentlig upphandling (till exempel genom konkurrenspräglad dialog). Användning av en öppen källkod främjas bland annat genom JHS-rekommendationer, varav den första publicerades i början av 2009. Gränssnitten mellan systemen utvecklas som JHS-rekommendationer, vilket även förbättrar möjligheterna för nya aktörer att träda in på marknaden. d) I utvecklingen av de elektroniska tjänsterna skapas lösningar som stödjer produktionen av tjänster på båda nationella språken. En verksamhetsmodell i syfte att beakta aspekten tas fram i samband med utvecklingen av servicehelheter för den elektroniska ärendehanteringen. 9. KOSTNADSKALKYL OCH FINANSIERINGSMODELL FÖR PROGRAMMET Finansieringsmodell för programmet De utvecklingsobjekt som har godkänts för programmet finansieras i de olika skedena av utvecklingen och genomförandet på följande sätt: - I regel finansieras hela utvecklingen av lösningarna (beställarens andel) centralt. - Den centraliserade finansieringen av produktionen av lösningarna, dvs. upphandlingsinvesteringen samt hanteringen och underhållet av lösningarna, fastställs från fall till fall genom separata beslut.

10 (19) - Ibruktagandet finansieras i regel genom ibruktagarens egen finansiering, dock på ett sätt som fastställs från fall till fall med stöd från den stödkonsultation som förvaltaren av den aktuella lösningen har arrangerat. Finansieringen centraliseras till ett anslagsmoment som skapas för Finansministeriets förvaltningsområde. På detta moment samlar man årligen och ramperiodvis för statens och kommunernas finansieringsandelar ett anslag som uppskattas vara nödvändigt på basis av gemensamt uppgjorda planer. Förslaget till anslag i budgeten behandlas av ledningsgruppen. För att kommunernas finansieringsandel ska kunna förverkligas fortsätter genomförandet av den modell som har tagits fram för finansieringen av KommunIT-verksamheten. Detta görs så att en nödvändig finansieringsandel överförs från anslag som har avsatts för statsandelar. För separat fastställda ändamål kan man i stället för kommunernas statsandelar använda annan kommunfinansiering. Projekt och lösningar som rör enbart staten finansieras inte ur kommunernas statsandelar. Om en del av det anslag som har överförts till momentet inte används under programperioden, ska den oanvända andelen av kommunernas finansieringsandel överföras till kommunernas statsandelsmoment. Statens finansieringsandel samlas ihop så att en del överförs från förvaltningsområdenas anslag och en del eventuellt från övriga anslag. De alternativa metoderna att samla ihop statens finansieringsandel som kompletterar varandra är a) att sammanslå utvecklingsmomenten för FM:s informationsförvaltning (med undantag av projektfinansieringen för KommunIT som överförs som en del av finansieringen av kommunandelen), b) osthyvelmetod eller allokering från förvaltningsområdena, c) överföring av produktionsnyttan från förvaltningsområdena, och d) statens finansiering som eventuellt ska avsättas för att tidigarelägga vissa projekt och som ska allokeras på nytt. Av det anslag i momentet som är avsett för programmet samlas 50 procent ihop genom överföring av anslag från kommunernas statsandelar och 50 procent från övriga moment i statsbudgeten. För separat fastställda objekt kan finansieringen kompletteras med bland annat Tekes och Sitras finansiering. Tjänsteupphandlingarna (t.ex. SaaS) fördelar investeringskostnaderna på flera år. Även samarbetet i PPP-form kan komma i fråga. Preliminär kostnadskalkyl för programmet A. Kostnader för utveckling av elektroniska servicehelheter Den nedan beskrivna kalkylen över kostnadseffekterna är preliminär. Ett mer detaljerat förslag till total finansiering av programmet görs upp för ramförhandlingarna våren 2010. I detta samband ges ett förslag till datasysteminvesteringar i de utvecklingslösningar som ska inkluderas i programmet, till metoder genom vilka man ska säkerställa att investeringarna införs i stor omfattning samt till de produktivitetseffekter som eftersträvas genom programmet. Ett förslag till finansiering för 2010 görs upp i samband med förslaget som kompletterar budgeten i oktober 2009. Utvecklingskostnaderna innehåller en uppskattning som utgår ifrån att man inte i regel anskaffar några nya funktionella och operativa datasystem i utvecklingsarbetet, utan det finns datasystemgränssnitt samt datasystemkomponenter som möjliggör elektronisk ärendehantering och dataöverföring och som bygger på de redan existerande datasystemen och -baserna. Före februari 2010 utreder man i anslutning till planeringen av projekten för servicehelheterna om det finns skäl att förnya några funktionella och operativa datasystem. I fråga om servicehelheter som senare ska fastställas separat efter övervägande eller i fråga om stödtjänsterna för den elektroniska ärendehanteringen kommer man att föreslå att även

11 (19) utvidgningen av tjänsterna ska stödjas genom programfinansieringen. Kostnaderna för detta ingår inte i kostnadskalkylen nedan. Med undantag av detta föreslår man att ärendehanteringskontot redan i detta skede är en tjänst som, i fråga om upphandlingen och underhållet, ska finansieras centralt. Utveckling av servicehelheter Tre (3) omfattande servicehelheter Fem (5) medelstora servicehelheter 12 18 mn euro 10 20 mn euro Tre (3) små servicehelheter Utvecklingskostnader totalt 3 6 mn euro 25 44 mn euro Styrning av servicehelheter Serviceexpert 1 årsverke/år Projektstyrning av klustren 3 årsverken/år à 80 000 euro/år Styrningskostnader totalt 1,3 mn euro B. Utveckling och genomförande av stödtjänsterna för den elektroniska ärendehanteringen Utvecklingskostnader Suomi.fi Skede 1 Skede 2 1 mn euro 2 mn euro ForetagsFinland.fi Främjande av användning av e-faktura Uppskattning senare 1,5 mn euro Gemensamma system för tidsbeställning för den offentliga förvaltningen Uppskattning senare Gemensam allmän rådgivning för staten och kommunerna Videokonferensförbindelser Uppskattning senare Uppskattning senare Kostnader för upphandling/investering och användning/underhåll Ärendehanteringskonto Investering 3 mn euro Underhåll 4 5 mn euro 2009 2013 Stöd vid ibruktagandet Ibruktagandet finansieras i huvudsak på ibruktagarens ansvar (ej centraliserat anslag). Beslut om finansiering av stödkonsultationen för lösningarna fattas från fall till fall. Det anslag som behövs

12 (19) för stödet vid ibruktagandet (rådgivningen och konsultationen) uppskattas efter att servicehelheterna har fastställts i februari 2010. C. Statens koncernliknande IT-verksamhet Införande av en ny metod för projektstyrning: Ytterligare behov om 1 2 årsverken/år för FM 400 000 700 000 euro D. Samarbetet mellan staten och kommunerna Att inrätta en gemensam organisation för operativ IT-verksamhet (upphandlingar och investeringar, underhåll och användning, samt rådgivning) orsakar kostnader som kommer att kartläggas i anslutning till utredningen av inrättandet under 2010. E. Beredning av ändringarna i författningar i fråga om koncernstyrningen och styrningen av kompatibiliteten Kostnaderna för utarbetandet av styrmekanismerna och utredningen samt beredningen av lagstiftningen hänför sig till 2010 och uppgår till cirka 200 000 euro. 200 000 euro F. Preliminär kostnadskalkyl för programmet 2010 2013 Utvecklingskostnader Servicehelheter 25 44 mn euro Styrning av servicehelheter 1,3 mn euro Stödtjänster för den elektroniska ärendehanteringen Statens koncernliknande IT-verksamhet Separata utredningar gällande lagstiftning Totalt 11,5 12,5 mn euro 400 000 700 000 euro 300 000 euro 39 59 mn euro Enligt den nuvarande uppskattningen kommer utvecklingskostnaderna för programmet sålunda att uppgå till 39 59 mn euro. I uppskattningen ingår inte utvecklingskostnader för vissa stödtjänster; dessa ska beräknas senare. Man ska beakta att, förutom de ovannämnda utvecklingskostnaderna, kostnaderna för ibruktagandet av serviceprocesserna och de datatekniska lösningar som stödjer dessa har uppskattats vara minst tredubbla i förhållande till kostnaderna för utvecklingen. Enligt grova uppskattningar uppgår kostnaderna för brett riksomfattande ibruktagande av lösningarna snarare till hundratals än tiotals miljoner euro. Dessa kostnader fördelas på de organisationer som tar i bruk lösningarna, och det är ändamålsenligt att överföra endast en del av kostnaderna till den koncentrerade finansieringen. Vid uppskattningen av kostnaderna för ibruktagande bör även den nytta som ibruktagandet medför tas i beaktande. Produktionseffekter av programmet Den viktigaste utgångspunkten i programmet är att man genom gemensamma lösningar och utveckling av serviceverksamheten kan uppnå produktivitetsvinster. Den produktivitetspotential, som förverklgas genom programmet realiseras bland annat genom: 1. funktionell produktivitet till följd av utvecklingen av verksamhetsmodellerna och processerna inom projekten för serviceområdena i programmet (bland annat besparingar i personarbetet)

13 (19) 2. produktivitetsvinster genom gemensamma lösningar och projekt (alternativa kostnader, t.ex. en stödtjänst som produceras gemensamt är mer kostnadseffektiv än motsvarande eller nästan identiska lösningar som varje instans producerar separat). I detta skede av beredningen är det omöjligt att fastställa produktivitetsvinsterna av programmet i procent eller årsverke. Inom programmet bereds metoderna för beräkning av produktiviteten och nyttan för klustrens användning. Även modellen för KommunIT-projektstyrning, som används inom programmet, förutsätter att grundliga uppskattningar av produktivitetseffekterna görs för alla projekt (kostnads-nyttoanalys: investeringskalkyl, återbetalningstider och besparingar i personarbetet). Arbetet i SADe-programmet ansluter sig till de produktivitetsåtgärder för kommunerna som förutsätts i regeringens ställningstagande i politikmanglingen. Bilagor SADe-programmet som en del av arbetet för utveckling av de offentliga tjänsterna som är tillgängliga via flera kanaler (bilaga 1) Valkriterier för servicehelheterna för SADe-programmet (bilaga 2) Beskrivning av objekten och urvalet av metoder för koncernstyrningen inom statens informationsförvaltning (bilaga 3)

14 (19) Bilaga 1: SADe-programmet som en del av arbetet för utveckling av den offentliga förvaltningen och dess tjänster som är tillgängliga via flera kanaler

15 (19) Bilaga 2: URVALSKRITERIER FÖRSERVICEHELHETERNA FÖRSADE-PROGRAMMET 1. Kundorientering och kvalitet: a. servicehelheterna ska på ett övergripande sätt tillgodose de behov av tjänster som anknyter till medborgarnas olika livsskeden eller företagens livscyklar oberoende av förvaltningsområdena eller gränserna för de organisationer som arrangerar tjänster b. med hjälp av servicehelheterna förbättras tillgången till tjänsterna och det blir lättare än tidigare att hitta tjänsterna det är lätt för medborgare och företag att hitta de tjänster eller den servicekedja som de behöver samt att använda dessa oberoende av tid och plats c. servicehelheterna ska vara högklassiga och lätta att använda d. servicehelheterna ska ge kunderna nytta och ska förminska den administrativa bördan för kunderna. e. servicehelheterna ska bidra till ökad rättsäkerhet och jämlikhet hos servicemottagarna. 2. Betydelse: Servicehelheterna ska vara tillräckligt betydelsefulla för kunderna och för utvecklingen av förvaltningen eller ur samhälleligt perspektiv (t.ex. det ska finnas ett stort antal användare/gånger tjänsten används) så digitaliseringens effekter inte förblir för obetydliga. Servicehelheten bör kunna tillämpas riksomfattande. 3. Tväradministration: Servicehelheterna ska överskrida förvaltningsområdenas och organisationernas gränser. Kompatibiliteten i datasystemen för servicehelheterna förutsätter samarbete mellan staten och kommunerna eller samarbete mellan flera förvaltningsområden. Servicehelheterna hör till den offentliga förvaltningens gemensamma arbete som kallas OffITarbete. Även betydande tjänster som en enda myndighet producerar kan digitaliseras som eget arbete inom det aktuella förvaltningsområdet utanför programmet. Arbetet ska utföras inom ramen för planeringen och finansieringen av respektive förvaltningsområde. 4. Produktivitetspotential: Genom elektroniska servicehelheter är det möjligt att öka arbetsproduktiviteten i och med att databehandlingen i serviceprocesserna automatiseras och serviceprocesserna förenklas. På så sätt minskar behovet av personresurser, och resurser frigörs för utveckling av verksamheten eller något annat arbete. 5. Kostnadseffektivt genomförande: Det ska vara lönsamt och kostnadseffektivt att digitalisera servicehelheterna;,kostnaderna för produktion av tjänster ska minska och återbetalningstiden för investeringen ska vara tillräckligt kort. 6. Startberedskap och genomförandehastighet: Arbetet för utveckling av servicehelheterna kan inledas snart och resultat kan uppnås inom kort. 7. Ibruktagningsberedskap och -duglighet: Efter att servicehelheten har färdigställts kan den i stor omfattning tas i bruk i olika organisationer. 8. Behov av lagstiftningsändringar och färdigheter att genomföra dessa: De myndigheter som ansvarar för tjänsterna är beredda och förbinder sig att vid behov bereda förslagen till de lagstiftningsändringar som behövs för att en servicehelhet ska kunna skapas samt att bedriva den verksamhet i enlighet med ändringarna. 9. Kompatibilitet med den offentliga förvaltningens totala arkitektur 10. Innovativitet och kreativitet: De lösningar som ska utvecklas inom servicehelheterna ska vara kreativa och innovativa och de ska förnya arbetsrutinerna inom produktionen av tjänster. Servicehelheterna ska främja finländskt kunnande och ska produktifiera de finländska kunskaperna och färdigheterna.

16 (19) Bilaga 3: OBJEKT OCH URVAL AV METODER FÖR KONCERNSTYRNING AV STATENS INFORMATIONSFÖRVALTNING 1. Metoder för koncernstyrning Strategisk styrning Statens IT-strategi har använts som strategisk styrmetod för statsförvaltningens informationsförvaltning. Denna strategi ersätts av ett kompakt strategidokument, som årligen ajourförs i samband med ramförfarandet. Dokumentet ska innehålla en beskrivning av de viktigaste målen och riktlinjerna för utvecklingen. Informationsstyrning Informationsstyrningen är fortfarande en viktig metod att styra verksamheten inom informationsförvaltningen, och man satsar på en kontinuerlig utveckling av den. JHS-systemet ska stärkas och vidareutvecklas i enlighet med riktlinjerna i SADe-projektets slutrapport. Projektstyrning Projektstyrningen inom statens informationsförvaltning genomförs som en del av budgetprocessen. Objekten för styrning utgörs av stora eller på något annat sätt viktiga projekt för datasystem. För behandling av dessa projekt skapas en metod där Finansministeriet ger utlåtanden om projekten med tanke på koncernstyrningen och genomförbarheten. En beskrivning av denna metod finns nedan i kapitlet Projektstyrning av datasystem. Styrning genom upphandlingar I fråga om de gemensamma upphandlingarna fortsätter man att ge bestämmelser med stöd av 22 a i budgetlagen. Normstyrning Statens informationsförvaltning styrs på samma sätt som i en koncern. Finansministeriet ska ha lagstadgad befogenhet att styra verksamheten inom statsförvaltningens informationsförvaltning. Delområden för normstyrningen är exempelvis gemensamma tjänster och kompatibilitet. Bindande bestämmelser om användningen av de gemensamma datasystemen och tjänsterna ges efter behov, och i regel i lagar. Dessa kan gälla för redan existerande lagar beträffande ett visst objekt eller för lagar om en viss tjänst som ska utfärdas separat. I syfte att säkerställa kompatibiliteten ges Finansministeriet möjlighet att ge bindande bestämmelser om exempelvis tillämpbara standarder och andra förfaranden som främjar kompatibiliteten. Förfarandena kan anknyta sig till exempelvis koordineringen av arbetet med olika ordlistor och ontologin. 2. OBJEKT FÖR STYRNING OCH BEHOV AV REGLERING Objekt för koncernstyrning kan vara gemensamma beståndsdelar i informationsförvaltningen vilka är nödvändiga för att ett kompatibelt datasystemkomplex ska kunna skapas inom statsförvaltningen. 1. Gemensamma datasystem och tjänster 2. Grundläggande databaser

17 (19) 3. Kompatibilitet 4. Projekt för datasystem i kärnverksamheten 5. Datasäkerhet och beredskap 6. Grundläggande datateknik 7. Kvalitetskontroll 8. Kompetensutveckling Gemensamma datasystem och tjänster ska skapas exempelvis för stödfunktionerna och den elektroniska ärendehanteringen. I byggskedet skapas flera olika tjänster, såsom en kopplingskärna och en integrationsplattform för det gemensamma nätet. Huruvida ibruktagandet sker frivilligt eller huruvida tjänsterna ska bli tillgängliga för hela koncernen ska övervägas från fall till fall. Det sistnämnda alternativet förutsätter bindande reglering och kan genomföras antingen som lagstiftning för målområdet eller som en del av laghelheten gällande informationsförvaltningen. Skyldigheten att inrätta tjänster inom ramen för en viss övergångsperiod bör övervägas från fall till fall. Grundläggande databaser är till exempel databaserna om befolknings- och fastighetsuppgifter. Dessa används i stor omfattning inom hela den offentliga sektorn och även inom den privata sektorn. Ändringarna i till exempel gränssnitten för datasystemen för de grundläggande databaserna avspeglas i hög grad i hela samhället. Kommunsektorn är en stor och viktig innehållsleverantör för de grundläggande databaserna. Det finns egna lagar om varje grundläggande databas. Huruvida det finns behov av reglering som gäller informationsspridning och kompatibilitet ska granskas som en del av styrningen av kompatibiliteten. Elementen för kompatibiliteten ska beskrivas och struktureras med hjälp av en arkitekturmodell. Kompatibiliteten mellan systemen spelar en nyckelroll när det gäller att öka den interna produktiviteten och att förbättra kundservicen och kvalitetskontrollen. Till aspekterna hör informations-, datasystem- och teknologiarkitekturerna. Hittills har styrningen i huvudsak utgjorts av informationsstyrning. En bindande styrning ur informationsarkitektonisk aspekt har skapats för exempelvis arkivväsendet, men för den övriga verksamheten och olika informationstyper har denna ännu inte kartlagts. För att en ännu bättre kompatibilitet ska kunna uppnås behövs bindande reglering, och detta förutsätter en bedömning av flera lagar om olika ämnesområden samt förhållandena mellan dessa lagar. Till dessa lagar hör åtminstone arkivlagen, lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet och lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet. I fråga om teknologiarkitekturen kan den bindande regleringen omfatta olika gränssnitt. För projekten för datasystem i kärnverksamheten ansvarar ministerierna och ämbetsverken. Projekt som överskrider förvaltningsområdenas gränser eller som på något annat sätt är betydelsefulla kommer att genomföras centralstyrt på det sätt som fastställs separat i anslutning till SADe-programmet. Många datasystem grundar sig på särlagstiftning. Datasäkerheten och beredskap har i princip styrts på samma sätt som i en koncern. Omfattande instruktioner har utarbetats för VAHTI-arbetet. Positiva resultat har uppnåtts genom informationsstyrning. I lagstiftningen förordas olika allmänna skyldigheter (i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet) och i särlagstiftningen finns speciella krav för databehandlingen i branschen. Behovet av bindande reglering har lyfts fram i samband med definieringen av datasäkerhetsnivåerna och kraven på uppföljningen. I fråga om dessa bör regleringen omfatta en

18 (19) beskrivning av nivåerna och kravet på att alla organisationer ska övergå till miniminivån. Det är inte fråga om en detaljerad reglering utan en styrning av processerna och arbetsrutinerna. Till den grundläggande datatekniken hör exempelvis datatrafik, utrustning, relaterade systemtjänster och stödtjänster för användare. Begreppet grundläggande datateknik utvidgas i och med att tekniken utvecklas. Man har skapat goda metoder (t.ex. ITIL) för styrprocesserna för grundläggande datateknik som tillämpas i varierande grad. Administrationen av programlicenserna kräver vissa specialarrangemang i bokföringen av tillgångar på grund av varierande villkor. Samupphandlingar har på ett framgångsrikt sätt använts som bindande styrmetod för programlicenserna, och en bestämmelse om att utnyttja koncentrerade upphandlingar enligt 22 a i budgetlagen har bifogats i en del av dessa. Till exempel administrationsprocesserna och förenhetligandet av arbetsstationerna ska kunna omfattas av den bindande regleringen. Kompetensutvecklingen spelar en nyckelroll, trots att genomförandet och underhållet i allt större utsträckning köps på den kommersiella marknaden. Ministerierna och ämbetsverken ska ha tillräcklig kompetens för styrningen och övervakningen av projekten. Eftersom behovet av kompetens i projektstyrning inte i alla ämbetsverk är kontinuerligt, finns det skäl att undersöka möjligheten att skapa en kompetenspool exempelvis i anslutning till statens ITservicecenter. 3. PROJEKTSTYRNING AV DATASYSTEM Mål Ministeriernas och ämbetsverkens stora eller på något annat sätt viktiga projekt för datasystem behandlas som en del av TTS- och budgetprocesserna. De största projekten behandlas i finansutskottet. Ett viktigt mål för styrningen är att utvärdera projekten med fokus på huruvida de innehållmässiga elementen i koncernstyrningen förverkligas samt på genomförbarhet och förutsättningar för framgångar. Speciell uppmärksamhet ska fästas vid realism gällande kostnadskalkyler och tidsplaner. I fråga om de viktigaste IT-projekten stöds ministerierna centralt i projektstyrningen inom det egna förvaltningsområdet, och å andra sidan säkerställs att koncernriktlinjerna för ITverksamheten verkställs. Process Under de senaste åren har antalet stora projekt på mer än 1 mn euro inom statsförvaltningen varit omkring 140. Uppskattningsvis 10 20 projekt kan tas med i koncernstyrningens beredskap. Som slutresultat uppnås ett motiverat beslut i samarbete med Finansministeriet och förvaltningsområdena om huruvida ett projekt kan genomföras och finansieras. Alla ämbetsverk ska enligt principerna för god projektstyrning göra upp projektplaner och andra dokument som krävs för förundersökningen. Det är viktigt att sörja för förhållandet mellan projektet och utvecklingen av verksamheten. Planerna utvärderas som en del av resultatstyrningen, och utifrån dessa fattas nödvändiga beslut vid det styrande ministeriet. Bestämmelserna ändras på så sätt att ämbetsverken ska få tillstånd till att inleda projekt av det berörda ministeriet. Dessutom ansvarar ministeriet för föredragandet av de projekt som ska följas upp inom koncernstyrningen. Detta ska göras enligt de kriterier som fastställs senare. Då är det fråga om kostnadsdryga (över 20 mn euro) eller av någon annan orsak betydelsefulla projekt. Projektförslagen kan betraktas åtminstone ur följande perspektiv: Målsformulering för projektet: mål för projektet på överordnad nivå, tidsplaner, nytta, kritiska framgångsfaktorer, enhetlighet med verksamheten och informationsförvaltningens strategier.

19 (19) Roller och ansvarsfördelningn: överskådlighet över den framtida verksamheten och ansvarsfördelningen samt över genomförandet och ansvarsfördelningen i utvecklingsprojektet. Resurser och kompetens: den finansiering, de personresurser och den kompetens som den nya verksamhetsmodellen och utvecklingsprojektet kräver. Verksamhetsprocesser: processer som motsvarar den nya verksamhetsmodellen och processer för projektstyrning. Kompatibilitet med arkitekturen: projektet ska utvärderas i förhållande till både organisationens egna och statskoncernens riktlinjer för arkitekturen (process, information, datasystem, teknik). Datasystemet får inte överlappa de IT-tjänster som gemensamt erbjuds till statsförvaltningen. Systemet ska vara kompatibelt med dessa tjänster. Liknande verksamhet: Om flera olika aktörer håller på att skapa en väldigt liknande lösning, kan aktörerna uppmanas att samarbeta, t.ex. när det gäller behandling av tillstånd. Kostnads-nyttoanalys: Investeringen som bygger på projektförslaget och investerings- och användningskostnaderna och nyttan för det kommande datasystemet ska bedömas. Riskbedömning: Riskerna för både projektet och det kommande datasystemet ska bedömas. Ett gemensamt system skapas för utvärdering av genomförbarheten av projekten, och en utvärderingsfunktion inrättas vid Finansministeriet. Som resultat av utvärderingen ger Finansministeriet utlåtanden om projekten med tanke på koncernstyrningen och genomförbarheten. Speciell uppmärksamhet fästs vid om kostnadskalkylerna är realistiska. Utlåtandet bifogas till finansutskottets förslag och utnyttjas i TTS- och budgetprocesserna. Projekt kan drivas framåt endast om utvärderingsfunktionen förordar dem. Bestämmelserna om behandling av stora projekt i finansutskottet ändras på så sätt att ämbetsverken ska få tillstånd till att inleda projekt av ministeriet. Ministerierna ser till att dessa behandlas enligt instruktionerna. Projekt som överskrider kostnadsgränsen i eurobelopp eller som på något annat sätt är betydande behandlas i finansutskottet utifrån planerna som har gjorts upp före konkurrensutsättningen. Eurobeloppet preciseras som en del av beredningen. Tidsplaner Projektförslagen styrs i anslutning till TTS- och budgetförfarandena. Uppgifter om projekt på mer än 1 mn euro lämnas i ramförslagen. Utvärderingen av projekten, som görs av den nya utvärderingsfunktionen, är en kontinuerlig verksamhet. Beslut om finansiering fattas vid normalt budgetförfarande. Redan i beredningsskedet förs vid behov dialog mellan ämbetsverket, ministeriet och projektstyrningen så att alla parter har tillräckligt tid på sig att sätta sig in i projektet. Arbetsrutinerna för projektstyrningen preciseras i den fortsatta beredningen under hösten 2009. Modellen för projektstyrning tas i bruk 1.1.2010.