1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2013:41 Riksarkivets föreskrifter om överlämnande och införlivande av handlingar från Smittskyddsinstitutet till Folkhälsomyndigheten; beslutade den 15 oktober 2013. Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 2 och 3 arkivförordningen (1991:446) och med tillämpning av 9 kap. 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 1 om arkiv hos statliga myndigheter samt 1 kap. 8 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) om överlämnande och införlivande av handlingar från Smittskyddsinstitutet till Folkhälsomyndigheten (dnr RA 231-2013/4624). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndigheter: Smittskyddsinstitutet och Folkhälsomyndigheten Arkivbildare: Smittskyddsinstitutet Medium: handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Till och med den 31 december 2013 Överlämnande 2 Smittskyddsinstitutets arkiv ska överlämnas till Folkhälsomyndigheten. Införlivande 3 Handlingar enligt bilaga 1 ska överlämnas till och får införlivas med Folkhälsomyndighetens arkiv. 4 Verksamhetssystem och register och handlingar enligt bilaga 2 ska överlämnas till och får införlivas med Folkhälsomyndighetens arkiv. 1 Ändrade genom RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2(2) RA-MS 2013:41 Elektroniska handlingar 5 Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. Både den överlämnande och den övertagande myndigheten ska upprätta sådan dokumentation som behövs för fortsatt tillgänglighet. Bestämmelser om arkivexemplar, dokumentation och annan hantering av upptagningar finns i Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Noteringar 6 Både den överlämnande myndigheten och den övertagande myndigheten ska göra noteringar om överlämnandet i sina arkivbeskrivningar och vid införlivande i sina arkivförteckningar. Bestämmelser om detta finns i 9 kap. 3 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 2 om arkiv hos statliga myndigheter. Det finns också ett allmänt råd om anteckning i ärenderegister m.m. fogat till paragrafen. Denna författning träder i kraft den 2 januari 2014 och gäller till och med den 2 januari 2015. Björn Jordell Tomas Wallin 2 Ändrade genom RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1
Bilaga 1 till RA-MS 2013:41 Handlingar som ska överlämnas och som får införlivas i Folkhälsomyndighetens arkiv. Handlingar Handlingar i diarieförda ärenden som inte har avslutats innan den 1 januari 2014. Handlingar i personalakter för medarbetare som följer med vid verksamhetsövergången. Handlingar från registerkontroller enligt 14-15 säkerhetsskyddslagen (1996:627) och 26-27 säkerhetsskyddsförordningen (1996:633) för medarbetare som följer med vid verksamhetsövergången. Medium Handlingar i form av avtal som vid verksamhetsövergången tas över av Folkhälsomyndigheten utan att uppdateras eller skrivas om.
1(3) Bilaga 2 till RA-MS 2013:41 Verksamhetssystem och register som ska överlämnas och som får införlivas i Folkhälsomyndighetens arkiv under förutsättning att samband med Smittskyddsinstitutets arkiv kan påvisas. System, register eller handlingar Bakteriestammar för resistensbestämning och typning. CASE. CJD-registret. EHEC-registret. Get Well. HIV-portalen. Immunitetsundersökningar. Influensakoll Epiwork. Anmärkning Används för karakterisering av resistenta bakterier av de arter som ingår i smittskyddslagen (2004:168) och där resistensegenskaperna är avgörande, exempelvis MRSA, VRE, Rnterobacteriaceae med ESBL och Clostridium difficile. Används som verktyg vid datorstödd utbrottsdetektion som baserar analyserna på anonymiserade data från SmiNet. Fungerar som komplement till den traditionella övervakningen i SmiNet och möjliggör övervakning för samtliga anmälningspliktiga sjukdomar. Meddelar epidemiologerna via e-post. Används för övervakning och uppföljning av årligen rapporterade misstänkta fall av Creutzfeldt-Jakobs sjukdom. Används för övervakning av årligen rapporterade EHEC-fall. Används som ett kompletterande övervakningssystem baserat på sökningar från webbplatsen vårdguiden.se. Kärnan i systemet är de anonyma sökningar som görs på webbplatsen och som dagligen överförs till systemet. Används för att samla in kunskap och erfarenheter om förebyggande arbete mot hiv och andra sexuellt överförda infektioner samt för insamling av information, statistik och epidemiologi. Används för registrering i övervakningssyfte av resultat från immunitetsundersökningar och seroimmunitetsstudier. Används för övervakning av influensaliknande symptom i samhället.
2(3) Bilaga 2 till RA-MS 2013:41 System, register eller handlingar Legionella övervakningsregistret. Listeriaregistret. OKAH 179, 180-185 Development of protective immunity in Swedish children to vaccine preventable diseases. Patientregister Enterovirus. Referensgruppen för antibiotikafrågors webbplats. Referensgruppen för antiviral terapis webbplats. Referensmetodik för laboratoriediagnostik vid kliniskt mikrobiologiska laboratorier. ResNet. Anmärkning Används för övervakning av legionellasituationen i Sverige avseende smittsamband. Detta för att möjliggöra upptäckt av nationella kluster och utbrott samt identifiera reserelaterade fall. Används för övervakning av årligen rapporterade Listeriafall. Används för att sammanställa insamlade data från Case report form (CRF) samt för att framställa statistik. Används för diagnostik av enterovirus. Publik webbplats bland annat innehållande protokoll och verksamhetsberättelser. Publik webbplats bland annat innehållande behandlingsrekommendationer och verksamhetsberättelser. Referensmetodiken publiceras och hanteras i databasformatet MediaWiki för att förbättra sökbarheten och underlätta framtida uppdateringar. Internetbaserat program som används för att underlätta laboratoriernas frivilliga registrering av antibiotikaresistensmätningar. Sjukrapportsdeltagare säsong 2007-2008, Sjukrapportsdeltagare säsong 2008-2009, Sjukrapportsdeltagare säsong 2009-2010, Sjukrapportsdeltagare säsong 2010-2011, Sjukrapportsdeltagare säsong 2011-2012 och Sjukrapportsdeltagare säsong 2012-2013. Pågående övervakning av influensaliknande symptom i samhället. SmiLab 2. Labdatasystem. SmiLab 3 Labdatasystem. SmiNet 2. Används för att hantera diagnostik enligt förfrågningar i specificerade remisser. Används för att hantera diagnostik enligt förfrågningar i specificerade remisser. Används för att hantera anmälningar om anmälningspliktig sjukdom.
3(3) Bilaga 2 till RA-MS 2013:41 System, register eller handlingar SWEBAR. SVEVAC. Vaccinationsregistret (hälsodataregistret). Anmärkning Används för nationell övervakning av antibiotikaresistens hos bakterier. Används för registrering av vaccination med patienters samtycke samt för framställning av statistik. Används för uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring av nationella vaccinprogram, för framställning av statistik samt för forskning och epidemiologiska undersökningar. Övervakning hepatit A. Används för övervakning av hepatit A- situationen gällande smittsamband i Sverige. Detta för att möjliggöra upptäckten av utbrott. Övervakning hepatit B. Används för övervakning av hepatit B- situationen gällande genotyp och smittsamband i Sverige. Detta för att möjliggöra upptäckten av utbrott. Övervakning hepatit C. Används för övervakning av hepatit C- situationen gällande genotyp och smittsamband i Sverige. Detta för att möjliggöra upptäckten av utbrott. Övervakning hepatit E. Används för övervakning av hepatit E- situationen gällande smittsamband i Sverige. Detta för att möjliggöra upptäckten av utbrott.