Sektorsplan för Verksamhetsstöd och service 2013-2015

2013-01-11 Sektorsplan för Verksamhetsstöd och service 2013-2015 1

Omslagsbild Omslagsbilden symboliserar ett flöde eller en process där vi kuggar i andras verksamheter och andra människor. Våra stödfunktioner personal, IT, administrativ service, säkerhet och beredskap, kommunikation och ekonomi är kugghjul som hjälper andra verksamheter att få deras vardag att fungera, kosten är en del av barnens och de äldres dagliga kugghjul genom att servera näringsriktig och god mat, städ är ett kugghjul för alla våra verksamheter genom att se till att vi har rena och fräscha lokaler, kultur och fritid är kugghjulet för våra medborgare och besökare som hjälper till att höja livskvalitén. Bilden med många kugghjul symboliserar också en flöde som inte tar slut och som dessutom är i flera lager. Den gröna färgen symboliserar lugn och kvalitet. 2

Förord Vårt uppdrag inom sektorn för verksamhetsstöd och service är att leverera professionellt och samordnat stöd så att övriga sektorer får de bästa förutsättningarna att bedriva sin kärnverksamhet. Vårt arbete ska också innefatta strategier, långsiktighet och utveckling. Vår sektor spänner över ett stort verksamhetsområde. Det kan förenklat delas upp i det som är dagligt stöd åt våra kollegor och förtroendevalda, det som är av mer övergripande kommungemensam karaktär, och det som direkt riktar sig till medborgarna. För att leva upp till förväntningar och kunna agera i enlighet med uppdrag vi fått finns det tre utvecklingsområden som ska genomsyra allt vi gör: Helhetssyn, Kundperspektiv och Professionalitet Därför kommer vi under det närmsta året ytterligare utveckla vår relation till övriga sektorer, och säkerställa att vårt arbete bidrar till att de kan leva upp till medborgarnas förväntningar. Vår strävan är att leva upp till medborgarnas förväntningar på hur vi handlägger deras ärenden, att vi bidrar till en god ekonomi i kommunen, att vi lever upp till sektorernas förväntningar på oss, att vi utvecklar såväl vår inre effektivitet (rutiner och processer) som våra medarbetares kompetens samt att vi breddar vår förmåga att kommunicera med medborgarna. Då levererar vi helhetssyn, kundperspektiv och professionalitet! 2012-12-07 Lennart Ljungemo Sektorschef Verksamhetsstöd och service 3

Inledning Sektorsplanen är det övergripande styrdokumentet för vår verksamhet, där kommunfullmäktiges vision och inriktningsmål bryts ned till specifika mål för våra verksamheter. För gällande vision, se bilaga 1. Sektorsplanen ska också utgå från nationella styrdokument, lagar och förordningar samt kommunala styrdokument, och den fastställs av kommunens ledningsgrupp. Syfte Syftet med sektorsplanen är att skapa förståelse och insikt om vem vi är till för, vad vi kan förväntas leverera och vilket uppdrag vi har. Uppföljning och analys Sektorplanen gäller under tre år (2013-2015) och ska årligen ses över för eventuell revidering. Varje år ska verksamheten utvärderas och detta ligger sedan till grund för den årliga revideringen. Internkontroll Den interna kontrollen syftar till att säkerställa att vi har en: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Uppfyllelse av kommunfullmäktiges och styrelse/nämnds antagna mål Sektorchefen tillsammans med avdelningscheferna ska årligen redovisa en sektorsövergripande internkontrollplan som visar planerade aktiviteter för att säkerställa att den interna kontrollen fungerar, se bilaga 2. Resultatet av den ska rapporteras till kommundirektören och kommunstyrelsens arbetsutskott. 4

Sektor Verksamhetsstöd och Service Verksamhetsidé För att hjälpa kärnverksamheterna att göra rätt i vardagen tillhandahåller vi professionell service, specialistkunskap och verktyg utifrån ett helhetsperspektiv. Vi höjer medborgarnas och besökarnas livskvalitet där deras behov står i fokus genom kultur- och fritidsutbudets tillgänglighet, kunskap och professionalitet. Beskrivning av sektorns avdelningar Sektor Verksamhetsstöd och service har totalt cirka 200 medarbetare som arbetar på nio olika avdelningar. Sektorn har två övergripande uppgifter. Den ena uppgiften är att göra så att alla som är anställda i Leksands kommun har det som behövs, så att de kan göra sina jobb på ett så bra sätt som möjligt. Det gör sektorn genom att på olika sätt ge stöd och hjälp. Den andra uppgiften handlar om att ge direkt service till de som bor i eller besöker kommunen. Varje verksamhetsgren inom vår sektor har naturligtvis ansvar för sitt fackområde. Men det räcker inte bara att vara expert inom sitt eget område för att vi som sektor ska lyckas med att stödja andra verksamheter i deras arbete. Vi måste också, var och en, arbeta i enlighet med kärnvärdena: Helhetssyn samarbete såväl inom som mellan sektorerna Kundperspektiv service till kärnverksamheterna såväl som till våra medborgare Professionalitet utveckling av individen och organisationen (attityder, bemötande, kompetens) Inom varje avdelning arbetar vi med dessa tre begrepp. Vidare ska vi sträva efter att arbeta med arbetsuppgifter som spänner över olika verksamhetsgrenars expertområden. Gör vi detta så skapar vi mer värde för våra kollegor i andra sektorer och för våra medborgare. Men vi jobbar också tillsammans med medarbetare från andra delar av kommunen i gemensamma projekt. Detta ställer höga krav på vår förmåga att både värna om vårt eget expertområde och samtidigt styras av kärnverksamheternas behov. Verksamhetsstöd Den hjälp och det stöd som sektorn ger till alla anställda kan se ut på många olika sätt. Här är några exempel: betala ut löner till alla anställda och planera kommunens budget. Städa kommunens lokaler, så att de är trevliga och hälsosamma att vara i. Laga näringsrik mat som serveras till skolelever och äldre. Ordna så att datorer, servrar och nätverk fungerar. Ansvara för informationen på kommunens hemsida och svara i kommunens växel. Arbeta med att hitta vikarier till vård och skola. Ge stöd till 5

politikerna och föra protokoll när kommunfullmäktige har möten. Personalavdelningen, 15 medarbetare betalar ut löner och svarar på lönefrågor, hittar vikarier till vård och skola, ger rådgivning vid pension och jobbar strategiskt med att hitta nya medarbetare och utveckla våra medarbetare. Dessutom arbetar avdelningen med arbetsmiljöfrågor, hjälper de som blivit sjukskrivna, och genom projektet Hälsosam erbjuds alla medarbetare åtta till tio friskvårdsaktiviteter i veckan. Ekonomiavdelningen, 11 medarbetare har det övergripande ansvaret för kommunens driftbudget på drygt 900 miljoner kronor och investeringsbudget på 30-50 miljoner kronor. Avdelningen gör ekonomiska analyser och hjälper verksamheterna att skapa bättre rutiner för budget och planering. Avdelningen har också ansvaret för kommunens upphandlingar. Administrativ service, 7 medarbetare ansvarar för att registrera kommunens handlingar och sköter administration till utskott, nämnder och kommunfullmäktige. Totalt hanterar avdelningen 800 ärenden varje år. Dessutom har avdelningen hand om kommunhusets arkiv. Kommunikationsavdelningen, 6 medarbetare tar emot besökare i kommunhusets reception och svarar på de 60 000 samtal som varje år kommer in till kommunens växel. Avdelningen ansvarar för kommunens hemsida, svarar på frågor i sociala medier och arbetar med att stärka kommunens varumärke. Städavdelningen, 42 medarbetare städar kommunens lokaler, så att de ska vara trevliga och hälsosamma att vara i. Det städar drygt 60 tusen kvadratmeter och genom det arbetet minskar slitaget på kommunens fastigheter. Kostavdelningen, 55 medarbetare lagar näringsriktig och hälsosam mat i en klimatsmart anda. En vanlig vardag serverar de kommunala restaurangerna cirka 2500 luncher. IT-avdelningen, 8 medarbetare ser till så att datorer, servrar och nätverk fungerar och ständigt förbättras. När de inte gör det ger avdelningen support genom sin helpdesk. Avdelningen är även ansvarig för kommunens telefonisystem. Säkerhet och beredskapssamordnare, 1 medarbetare samordnar arbetet i kommunen kring risk- och säkerhetsfrågor. Service Sektorn har två avdelningar som riktar sig direkt till medborgarna. Det är kulturavdelningen och fritidsavdelningen. Här är några exempel på vad de gör: ordnar spännande och roliga kulturevenemang, som Kulturnatta och midsommar i Gropen. Spårar fina skidspår och tar hand om kommunens vandringsleder. Lånar ut böcker på biblioteken och ordnar utställningar i kulturhusets museum. Driver Granbergets skidbacke och Leksandshallen. Fritidsavdelningen, 41 medarbetare ansvarar för utveckling, drift och underhåll av kommunens inomhus- och utomhusanläggningar, till exempel Leksandshallen, 6

Granbergets skidbacke, Siljansvallen, Insjöns IP och stugorna på Vaverön. Kulturavdelningen, 20 medarbetare ansvarar för kommunens kulturhus, bibliotek och hembygdsgårdar. Varje år är avdelningen delaktiga i ett 70-tal kulturevenemang och i kulturhusets museum visas både fasta och tillfälliga utställningar. Övergripande mål för sektorn Vi ska ha kunniga engagerade och delaktiga medarbetare som förstår sin roll och sitt uppdrag för verksamheternas utveckling vilket bidrar till att uppnå övriga sektorers mål. Vi ska skapa de bästa förutsättningarna för alla medarbetare och medborgarna genom att: - Ha attraktiva och rena lokaler - Servera näringsriktig och god mat - Vara en attraktiv arbetsgivare - Skapa ett starkt varumärke och ha moderna och effektiva kommunikationsverktyg - Ha en sund ekonomi - Ha effektiv teknik - Ha effektiva processer - Vara en av landets främsta friluftskommuner - Ha en nyskapande kultur Vi ska dessutom bidra till det övergripande målet för ekonomisk hushållning, fortsatt sund kommunal ekonomi, genom: - Budgetföljsamhet för sektorn för att anpassa kostnaderna till ramen. - Att verksamhetsekonomerna ger stöd till verksamheterna för att säkerställa kvalitet i prognoser och budgetar. - Kontinuerliga utbildningsinsatser och ökad frekvens i uppföljning (månatlig vid behov) med (rullande) årsprognoser. - Att ej ha större avvikelser än -0,5% <X< 5% av nettoramen för sektorn. Särskilda uppdrag, nyckeltal och mål 2013-15 Uppdrag 1: Ökad nöjdhet med maten i våra verksamheter Nyckeltal: Hur brukarna uppfattar matkvaliteten mäts i årliga enkäter. För äldreomsorgen gäller nationella brukarundersökningar (socialstyrelsen). Mål: Att 75 % av brukarna är nöjda med den mat som serveras, enligt årliga enkäter. Uppdrag 2: Fortsätta vara en av landets främsta friluftskommuner Nyckeltal: Ledande fritidskommun enligt Naturvårdsverkets årliga mätning. Mål: Vara bland de tio högst rankade kommunerna i landet enligt 7

Naturvårdsverkets årliga mätning. Uppdrag 3: Satsning på stöd till nyskapande kultur Nyckeltal: En relativ ökning alternativt omfördelning av medel till nyskapande kultur. Mål: Redovisning av anslagsfördelning. Uppdrag 4: Öka befolkningen (tillsammans med alla sektorer) Nyckeltal: KKIK Mått 40 - Hur ser medborgarna på sin kommun som en plats att bo och leva på? Mål: En rak ökning av befolkningen utifrån målet 18 000 invånare år 2025. Motsvarar en genomsnittlig nettoökning på 215 invånare per år 2013-2015. Uppdrag 5: Ännu friskare och nöjdare medarbetare Nyckeltal: Kommunen ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats. Mätning genom medarbetarenkät. Mål: Medarbetarnöjdhet på minst 75 % i genomsnitt för perioden. Uppdrag 6: Fortsatt arbete med att erbjuda våra medarbetare heltid (alla sektorer med stöd av personalavdelningen) Nyckeltal: Utredning deltid-heltid. Mål: Arbete pågår inom ramen för heltid-deltid-projektet. Ej möjligt att i detta skede sätta ett konkret mål. Uppdrag 7: Utveckla och förenkla dialogen och samverkan med våra medborgare och civilsamhället (alla sektorer med stöd av kommunikationsavdelningen) Nyckeltal: KKIK Mått 15 - Hur väl möjliggör kommunen för medborgarna att delta i kommunens utveckling? och KKIK Mått 16 - Hur väl upplever medborgarna att de har insyn och inflytande över kommunens verksamhet? Mål: Tillhöra den övre kvartilen. 8

Avdelningarnas uppdrag, serviceerbjudande, mål och nyckeltal Personalavdelningen Uppdrag: För att ge kärnverksamheterna förutsättningar att göra rätt i vardagen tillhandahåller vi, utifrån ett långsiktigt helhetstänk, professionellt stöd, specialistkunskap och verktyg inom personal- och löneområdet. Serviceerbjudande: Personalavdelningen erbjuder alltid: Utifrån prioriterade verksamhetsområden ovan, ska vi erbjuda våra chefer och medarbetare snabbt stöd och återkoppling i personal- och lönefrågor. Vårt mål är att inom 48 timmar återkoppla till chefer och medarbetare att deras ärende är mottaget och när vi beräknar kunna ge svar eller stöd att komma vidare i ärendet. Då flera medarbetare på personalavdelningen under stor del av sin arbetstid sitter upptagna i möten är det viktigt att chefer och medarbetare som behöver komma i kontakt med oss använder sig av de verktyg som finns såsom, röstmeddelanden, mejl och sms. Detta gör att vi snabbare kan återkoppla till berörd person och på så sätt ge ett mer professionellt stöd. Vid pensionsärenden garanterar vi en återkoppling inom 48 timmar och vårt mål är att medarbetaren inom 14 dagar får en tid bokad för pensionsrådgivning. Vid hög belastning görs en prioritering utifrån datum för pension. Vikariecentrum kan garantera att i så hög utsträckning som möjligt tillsätta vikarier utifrån verksamheternas behov. Detta gäller under förutsättning att "Riktlinjer för vikariecentrum" efterföljs av samtliga inblandade i rekryteringsprocessen av timvikarier. Vi ska också säkerställa att information inom ovanstående områden är uppdaterad, aktuell och lätt tillgänglig för chefer och medarbetare. Mål: Ett av Leksands kommuns övergripande mål är att vi ska vara en attraktiv arbetsplats både för våra nuvarande medarbetare men också för att kunna attrahera rätt kompetens och motivera nya medarbetare att börja arbeta hos oss. Vad som kännetecknar en attraktiv arbetsgivare kan vara en mängd olika saker och det är inte säkert att alla tycker lika. För oss i Leksands kommun handlar det främst om att man som medarbetare upplever att organisationen kännetecknas av en bra arbetsmiljö, vi är en jämställd arbetsplats, att jag som medarbetare upplever att det finns tydliga mål att arbeta utifrån, att jag får rätt förutsättningar att göra ett bra jobb, att det finns möjlighet att vara kreativ och kunna påverka och att det finns en vilja hos samtliga till samarbete och utbyte av kunskaper och erfarenheter. 9

För att vi ska kunna bli den attraktiva arbetsplats vi vill vara så ska våra medarbetare känna stolthet och engagemang för sitt uppdrag och för det viktiga och meningsfulla arbete som vi tillsammans har att utföra. Nyckeltal: Nedanstående nyckeltal är inte det enda svaret på om Leksandas kommun är en attraktiv arbetsgivare eller inte men det är nyckeltal som säger oss någonting om vi mäter, analyserar och följer upp dem från år till år. De bör även kompletteras med medarbetarundersökningar, medarbetarsamtal, hälsobokslut, uppföljning med nyanställda, avslutningssamtal m.m. för att ge oss svar på om vi upplevs som en attraktiv arbetsplats eller inte. 1. Ledningsgruppernas sammansättning män/kvinnor 2. Kvinnors lön i relation till männens/osakliga löneskillnader 3. Andel tillsvidareanställda 4. Genomsnittlig sysselsättningsgrad 5. Storlek på arbetsgrupper för ledare 6. Antal medarbetare per chef 7. Medelålder chefer 8. Korttidssjukfrånvaro 9. Långtidssjukfrånvaro 10. Övertidsarbete 11. Personalomsättning 12. Utbildning 13. Andel lyckade rekryteringar Varför ska vi då behöva mäta exempelvis jämställdhet och om vi är en attraktiv arbetsgivare? Om vi mäter kan vi; jämföra oss med andra arbetsgivare synliggöra de områden där vi ser en positiv utveckling så kan det bidra till att vi kan rekrytera kompetenta medarbetare lättare behålla våra nuvarande medarbetare genom siffrorna få underlag för att prioritera utvecklingsinsatser som ytterligare kan bidra till att vi blir en attraktiv arbetsgivare på ett relativt enkelt sätt följa upp om de satsningar vi gör påverkar resultatet som vi hoppas att de ska göra Ex jämställdhet I ett jämställt företag bör chefsstrukturen spegla medarbetarna. Är det 80 % kvinnor anställda bör också 80 % av cheferna vara kvinnor. Ledningsgrupperna bör vara så jämställda som möjligt och kännetecknas av mångfald. Löneskillnader mellan män och kvinnor ska också vara så låga som möjligt. Om vi ska vara en attraktiv och jämställd arbetsplats bör kvinnor och män ha lika stora möjligheter att göra karriär. 10

Ekonomiavdelningen Uppdrag: Med specialistkunskap inom ekonomi och upphandling levererar vi analys- och beslutsunderlag till ledning och verksamheter för att möjliggöra ett ständigt förbättringsarbete. Serviceerbjudande: Ekonomiavdelningen erbjuder alltid: Att stödja verksamheter och ledning i deras arbete med planering, budget och prognoser Att stödja verksamheter och ledning genom redovisning och uppföljning, anvisningar, systemstöd och upphandling Att ge ekonomisk information till interna och externa intressenter Att det material vi ansvarar för på intranätet och extern web är aktuellt Att erbjuda relevant utbildning i ekonomi och upphandling till verksamheterna Att arbeta för att erbjuda metoder och koncept syftande till ständiga förbättringar och effektiviseringar i verksamheterna Mål/Nyckeltal: Ej större avvikelser än -0,5%<X<5% av nettobudgetramen för sektorerna. Avvikelse uttryckt i procent av nettobudgetramen för sektorerna. Utfall i årliga kommuninterna enkäter om upplevd service avseende sektor Verksamhetsstöd ska för ekonomiavdelningen uppgå till över genomsnittet för sektorns betyg som helhet. Antal upphandlingar i egen regi ska uppgå till minst 10st årligen. Inga anmärkningar av väsentlig betydelse för verksamheten ( Rödljus / Major remarks ) i årliga revisioner från interna och externa revisorer avseende rapportkvalitet, intern kontroll, upphandlingar och systemstöd. Administrativ service Uppdrag: Vi är en framåtsträvande avdelning som med bra bemötande, kompetens och helhetssyn underlättar sektorernas arbete. Vi medverkar till att höja kvaliteten i ärendehanteringsprocessen samt öka kunskapen om den i verksamheterna. Serviceerbjudande: Administrativ service erbjuder alltid till både interna och externa kunder: Att protokoll från allmänna utskottet, utskottet för samhällsbyggnad, utskottet för vård och omsorg, utskottet för lärande och stöd, jävsnämnden, valnämnden, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige publiceras på kommunens hemsida senast två arbetsdagar efter det att protokollet justerats. Om protokollet innehåller beslut som avser myndighetsutövning publiceras det på hemsidan senast 14 dagar efter det att protokollet justerats. 11

Att skicka politiska beslut till berörda senast fem arbetsdagar efter det att protokollet justerats. Till interna kunder: Att beslutade förändringar i delegeringsordningen publiceras på Intranätet dagen efter kommunstyrelsens sammanträde. Att minst en gång om året erbjuda utbildning i ärendehanteringsprocessen. Mål: Öka kvaliteten och effektivisera administrationen inom ärendehanteringen, vilket mäts genom årliga enkätundersökningar i september. Handläggarenkäten ska ge ett medelvärde på minst 4,0 för varje påstående på en skala 1-5. Enkäten till förtroendevalda ska ge ett medelvärde på minst 4,0 för varje påstående på en skala 1-5. Nyckeltal: 1. Andelen kompletta ärenden till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott. 2. Andelen extra ärenden som läggs på bordet vid sammanträdet till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott. 3. Totala antalet ärenden till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott. Kommunikationsavdelningen Uppdrag: Kommunikationsavdelningen skapar förutsättning för rätt information vid rätt tillfälle, hög servicegrad och dialog, genom att: Kommunicera intern och extern information Vara ansiktet och rösten utåt gentemot medborgare och besökare Utveckla etablerade och nya kommunikationskanaler Vägleda och utbilda medarbetarna i kommunikationsfrågor Serviceerbjudande: Kommunikationsavdelningen erbjuder alltid: Ett professionellt bemötande i växel och reception Välgrundad och relevant vägledning/rådgivning i kommunikationsfrågor Mål: 1. Lansera ett webbaserat intranät senast den 1 juni 2013 2. Anordna utbildningar/workshops i kommunikation minst 4 ggr under 2013 3. Utveckla nya och befintliga kommunikationsverktyg 4. Skapa och bygga en bildbank under 2013 5. Utveckla kundtjänst där vi ska hantera minst 25% av ärendena till Samhällsbyggnad och IFO 6. Bygga varumärke genom att lyfta fram kultur &natur på hemsidan och träffa 12

alla byaråd Nyckeltal: 1. Antalet medarbetare som upplever att de har stor nytta av intranätet 2. Högst 1 minut att hitta det/den du letar efter i intranätet 3. Antal lösta ärenden i 1.a kontakten i receptionen 4. Besökare till olika avdelningar 5. Telefonsamtal till olika avdelningar 6. Hur många samtal till socialtjänsten 7. Hur många samtal som besvaras per anknytning tillgänglighet 8. Antal samtal som kommer tillbaka till växeln efter vidarekoppling 9. Antal personer vi når via facebook. 10. Antal annonser 11. Mätning av hemsidan (alla 290 kommuner) - SKL Städavdelningen Uppdrag: Städavdelningen ska med professionellt arbete, service och trevligt och positivt bemötande medverka till att skapa fräscha lokaler för verksamheterna och därigenom skapa bra arbetsmiljö för brukarna och minska underhållskostnaden i fastigheterna. Serviceerbjudande: Städavdelningen erbjuder: Välgrundad och relevant rådgivning i städfrågor Städning utöver överenskommelse, t.ex. flyttstäd, storstäd, klotter mm. Städning med moderna och miljövänliga metoder. Städning av certifierad personal. Mål: Vi ska skapa goda förutsättningar för städpersonalen att kunna utföra sitt arbete professionellt och effektivt med en bra arbetsmiljö. 1. Få 100% tillgänglighet och till lokalerna (nycklar, taggar, kort, koder). 2. Arbeta för att öka städbarheten ute på verksamheterna och därigenom få renare lokaler och effektivare städning. 3. Tydliga städbeskrivningar till personal och verksamheter. 4. Införande av flextid för städpersonalen. 5. Certifiera alla lokalvårdare (från dagens 73% till 84% under 2013). Nyckeltal: Avverkningsgrad (Tim/år/m 2 ) Antalet utbildade 13

Kostavdelningen Uppdrag: Kostavdelningens uppdrag är att varje dag servera goda, varierande och näringsriktiga måltider i trivsamma miljöer till såväl unga som äldre, samt genom delaktighet och ett positivt bemötande erbjuda ett trevligt avbrott på dagen. Serviceerbjudande: Kostavdelningen erbjuder alltid att: Tillaga, servera och leverera näringsriktig, säker och hälsosam kost i en klimatsmart anda. Mål: Ha kvalitetssäkrad mat, genom att använda kostdataprogrammet Mashie. Personalen ska ha goda kunskaper i nutrition och det mäts genom skriftliga kunskapstester. Öka andelen ekologiska varor tills det nationella målet på 25 % är uppnåtts, mäts genom att jämföra inköpssumman. Arbeta aktivt med matsvinnet för att minska det, mäts genom vägning. Nyckeltal: Hur brukarna uppfattar matkvaliteten mäts i årliga enkäter. För äldreomsorgen gäller nationella brukarundersökningar (socialstyrelsen). IT-avdelningen Uppdrag: IT-avdelningen skall medverka till att uppfylla de kommunala verksamheternas mål, krav och behov genom att utveckla, förvalta och driva kommunens IT-plattform och telefoniplattform utifrån antagen e-strategi och IT-strategi utifrån givna budgetförutsättningar. Serviceerbjudande: IT-avdelningen erbjuder alltid: För IT-plattform: Att planera, upphandla och installera nätverk, teknisk plattform, datorer och Datakommunikation Att tillhandahålla drift & underhåll av applikationer, nätverk och hårdvara inkl. service & support. Att ansvara för lagring och åtkomst till kommunens information. Att stödja övriga verksamheter vid utveckling av nya funktioner, processer och rutiner. Att stödja övriga verksamheter vid deras förvaltning av system och 14

applikationer. Att förvalta generell programvara såsom kontorsprogram. Att medverka vid upphandling och utvärderingar av verksamhetssystem. Att sköta omvärldsbevakning inom IT-området. Att medverka vid upprättandet av IT-planer och strategier. Att medverka vid fortbildning inom IT-området. Att samverka med andra kommuner/organisationer i relevant omfattning. För Telefoni: Att planera, upphandla och förvalta telefoniplattform. Att tillhandahålla inköp och drift av telefoner inkl. service & support. Att administrera abonnemang och telefoner. Att sköta omvärldsbevakning inom telefoniområdet. Att samverka med andra kommuner/organisationer i relevant omfattning. Övrigt. IT-avdelningen ansvarar för bredbandsutbyggnaden i kommunen enligt uppdrag från Kommunstyrelsen. Mål: Strategiska mål IT-avdelningens alla uppdrag och projekt är kontrollerade så att de följer inriktningen i kommunens e- och IT-strategi. Upprättandet av sektorvisa handlingsplaner för förverkligande av att e-strategi genomförs. Upprättat förvaltningsorganisation för Telefoni-systemet i samverkan med övriga 15 dalakommuner. Taktiska mål Infört anslagsfinansiering för 2014 genom budgetdialoger med verksamheten. Bidragit till att minst en e-tjänst implementerats utifrån verksamhetens krav & behov samt antagen e-strategi. Genomfört planerade nyinvesteringar och reinvesteringar såsom programvaror, licenser hårdvaror och datakommunikation. Operativa mål Upprätthålla drift med 99,5% tillgänglighet under kontorstid Tagit en reservserverhall i drift Infört MDM (Mobile Device Management) för Telefoni-plattform Nyckeltal: För benchmarking: Kostnad IT i procent av total omslutning Kostnad IT-avdelning i procent av total omslutning Kostnad Telefoni i procent av total omslutning Kostnad IT per medborgare Kostnad IT-avdelning per medborgare Kostnad Telefoni per medborgare 15

Kostnad IT/dator Kostnad IT-avdelning/dator IT-avdelning kostnad per elev-konto IT-avdelning kostnad per adm-konto För operation: SLA uptime under kontorstid Antal adm inloggningar/dag, tendensbevakning Telefonikostnad, tendensbevakning Fritidsavdelningen Uppdrag: Fritidsavdelningen ska med professionellt arbete, service och positivt bemötande medverka till att skapa fräscha, funktionsdugliga och tillgängliga lokaler och anläggningar som tillgodoser våra kommunmedborgares, besökares och föreningars behov och möjligheter till ökad livskvalitet. Serviceerbjudande: Fritidsavdelningen erbjuder alltid: Bra lokaler och anläggningar samt aktiviteter för motion och hälsa. Vintertid fina skidspår och välpistad skidbacke. Hjälp och stöd till äldre och personer med funktionsnedsättning i hemmen via Fixar-Malte. Mål: Att utöka parkeringsytan på Granberget med ett trettiotal parkeringsplatser under 2013. Att förlänga och bredda klubbslingan och sätta upp ny belysning vid Granbergets skidanläggning för att förbättre tillgängligheten och säkerheten. Att flytta verksamheten vid Norsbro till kommunens förråd i Limhagen i syfte att effektivisera verksamheten Nyckeltal: 1. Antal besökare och sålda biljetter i Leksandshallen 2. Antal besökare och sålda biljetter vid Granbergets skidanläggning Kulturavdelningen Uppdrag: Ge alla som lever och verkar i Leksands kommun tillgång till ett kulturliv med kvalitet och mångfald Främja människors bildningssträvanden och eget skapande Stärka den kulturella och konstnärliga friheten, mångfalden, förnyelsen och utvecklingen i kommunen Vårda, utveckla och bruka det lokala kulturarvet samt göra det tillgängligt och synligt Bidra till tillväxt, framsteg, förnyelse och dynamik i Leksands kommuns utveckling 16

Stärka och utveckla kultursamarbetet med barn och unga exempelvis i skolan samt med andra organisationer både inom och utanför kommunen Göra det lokala kulturlivet, kulturarvet och kulturevenemangen kända även utanför Leksand Tillgängliggöra samhällsinformation Serviceerbjudande: Kulturavdelningen erbjuder alltid att: När Du bokar en bibliotekarie för frågor om IT etc får du träffa denna/denne inom 5 arbetsdagar från första kontakt. När Du beställer bokkassar till förskolor/skolor är dessa klara för avhämtning inom 3 arbetsdagar Nedladdade Daisy talböcker erhålls inom 2 veckor Mail till Lokalhistoriska arkivet besvaras inom 2 arbetsdagar Mål: Nyskapande kultur är en prioriterad fråga för Leksands kommun där man önskar erbjuda allmänheten ett bredare utbud och ett större mångfald av kulturupplevelser. Vi vill främja Nyskapande Kultur genom att stödja minst två Nyskapande projekt. Vi vill tillgängliggöra bygdens minne och historia genom att vid minst fyra (4) tillfällen bjuda in allmänheten till pedagogiska workshops, seminarier och visningar i Kulturhusets arkiv. För att skapa en bättre publik verksamhet med mångfald och bredd, ska vi utveckla vårt samarbete med studieförbunden, det fria och professionella kulturlivet, skolorna och den ideella kultursektorn genom att bjuda in till minst tre (3) Kulturforum. Förbättra bibliotekets service och professionalitet genom att införa biblioteksdata systemet MicroMarc. För att kunna möta allmänhetens behov av och efterfrågan på it-kunskap och sociala medier kommer samtlig bibliotekspersonal att under året genom gå biblioteksdata-utbildning för att höja sin it-kompetens. För att på ett enkelt och övergripande sätt kunna få en helhetsblick över tillgänglighetsbehovet och -förbättringar i bibliotekets lokaler och utrymmen kommer den punkten upp på dagordningen vid varje skyddsrond. Nyckeltal: Kulturenheten 1. Antal besökare i museet/på hembygdsgårdar/på kulturarrangemang 2. Antal program/arrangemang i egen regi samt i samarbete med annan aktör 3. Antal informationsträffar för kulturforum /byalag etc 4. Antal besökare/förfrågningar till Arkivet 5. Antal samarbeten med/besök av skolan Biblioteket 1. Antal lån (totalt men även uppdelat på folkbibliotek och skolbibliotek) 2 Antal besökare (fysiska, på hemsidan, facebook, blogg) 3 Antal frågor (direkt, telefon, mail, fax, annat) 4 Antal inköpsförslag, nedladdningar och fjärrlån (detta blir en summa) 17

5 Antal arrangemang (totalt men även uppdelat på barn&unga och vuxna) 6 Antal bokningar (bland annat datorer och Karlfeldtrummet) 18

Säkerhet och beredskap Uppdrag: Styra och revidera säkerhets- och beredskapsarbetet. - Styrning innebär att med förankrade styrdokument leda och samordna arbetet. Revidering innebär att svara för uppföljning och intern kontroll i säkerhetsfrågor. Övergripande handlägga alla säkerhetsfrågor, händelser och samla in information runt säkerhets- och beredskapsrelaterade händelser och bearbeta dessa. Delta i regional och nationell samordning kring säkerhets- och beredskapsfrågor. Driva säkerhets- och beredskapsfrågor i ledningsgruppen samt initiera, samordna och stötta säkerhetsprojekt och säkerhetsarbete i verksamheten. Samordna samt informera om Leksands kommuns försäkringsskydd och systematiska brandskyddsarbete. Säkerhetsansvarig har ett stort stöttande och rådande ansvar när det gäller säkerhets- och beredskapsarbetet i Leksands kommun. Serviceerbjudande: Säkerhetsfunktionen ska vara en stödjande funktion med helhetssyn på säkerhetsoch beredskapsfrågor i Leksands kommun. Säkerhetsfunktionen ska hålla en hög professionell nivå och vara väl orienterad i lokala, regionala och nationella risker, sårbarheter och utvecklingsområden. Säkerhetsfunktionen ska hålla en hög tillgänglighet och servicenivå och tillgodose behov hos såväl verksamheter som medborgare. Mål: Systematiskt brandskyddsarbete: Det systematiska brandskyddsarbetet ska vara välförankrat och välkänt inom organisationen. Varje medarbetare och chef ska vara trygg i sin roll och veta vilka riktlinjer och eventuella arbetsuppgifter som gäller. Mål för 2013- SBA-utbildningarna ska vara utlagd via ett e-learningssystem där varje medarbetare själv kan testa sina kunskaper och få utbildning. Sektor verksamhetsstöd och service är pilotgrupp. Mål för 2014 ett webbaserat verktyg för brandskyddskontroller och dokumentation ska införas. De regelbundna kontrollerna ska förslagsvis genomföras med hjälp av läsplatta. Sektor verksamhetsstöd och service är pilotgrupp. Beredskapsarbete: Varje medarbetare ska ha tillgång till Leksands kommuns beredskapsplanering och dokumentation. Varje sektor ska kännas sig väl förberedd och trygg i sin krisorganisation. Varje sektor ska vara väl medveten om vilka risker som finns inom kommunen och den egna sektorn samt arbeta för att minimera skador av dessa risker. 19

Försäkringar: Varje medarbetare ska känna till vilket försäkringsskydd som finns inom Leksands kommun. Varje chef ska vara medveten om roller och ansvar i försäkringsfrågor samt vara välförankrad i rutiner kring försäkringsärenden i händelse av sådan. Varje medborgare som tar kontakt med Leksands kommun i ett försäkringsärende ska känna sig väl mottagen och trevligt bemött. Säkerhetsarbetet: Varje medarbetare ska känna till det grundläggande reglementet i offentlighetoch sekretess lagstiftningen. Varje medarbetare ska känna sig trygg att gå till arbetet. Incidenter ska alltid rapporteras till närmaste chef. Närmaste chef rapporterar sedan vidare vid behov. Nyckeltal: SBA: Antalet genomförda årsredovisningar från verksamheterna SBA: Antalet genomförda brandskyddskontroller Resultat i SKL:s Öppna jämförelser Trygghet och säkerhet kategori A2-A12. Antalet rapporterade incidenter Antalet POSOM utryckningar Antalet aktiveringar av beredskaps-stab. 20