Sid 1 av 13 Datum 2013-09-27 Diarienr 13/00284 Elin Persson, 0612-841 35 Protokoll Direktionens möte den 2013-09-27 Tid: 09.00 16.00 Datum: 2013-09-27 Plats: Landstingets Kansli, Härnösand Beslutande: Enligt närvaro-/tjänstgöringslistan Övriga deltaganden: Per Eriksson, Myndighetschef Bo Basun, VLN revisor Åke Edin, Ekonomichef Björn Hellquist, VLN Elin Persson, KTM Nils-Gunnar Molin, VLN Hans Olov Johansson, VLN Plats för justering: Per post Tid för justering 2013-10-09 2013-10-21 Underskrifter Justerare Erik Lövgren Ordförande Bengt Sörlin Sekreterare Elin Persson ANSLAG/BEVIS Justering av arbetsutskottets protokoll har tillkännagivits genom anslag på Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands läns anslagstavla. Sammanträdesdatum Anslaget uppsatt den Anslaget nedtas den 2013-09-27 2013-2013- Förvaringsplats för protokollet Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands läns förvaltning Punkter 20 Camilla Norberg, Administrativ assistent
Sid 2 av 13 Medlem Namn Landstinget Närvaro Tjg. ers Reservation Ja Omröstning Nej Anteckning Justerare Tjänstgör T.o.m. Tjänstgör Fr.o.m. Bengt Sörlin (M) Ordförande Erica Sahlin (SJVP) Folke Nyström (MP) Bror Wallström (FP) - Lars-Olov Olsson (S) VAKANT Hans Stenberg (S) Landstinget Tony Andersson (M) - Eilert Öhman (SJVP) - Ingrid Flodin (C) - Hanna Sydhage (KD) - Stefan Dahlin (S) - Mikael Sjölund (S) - Birgitta Lind (V) - Örnsköldsvik Roger Burland (S) - Per Hörnblad (FP) Örnsköldsvik Glenn Nordlund (S) - Erik Nordlander (C) - Kramfors Malin Svanholm (S) - Bertil Böhlin (C) Kramfors Rolf Andersson (MP) - - - Bo Gravström (KD) Härnösand Tomas Frejarö (MP) T.o.m punkt 11 (Dir 9-13) Sigge Tjärnlund (M) Härnösand Monica Fahlén (S) Fr.om punkt 12 (Dir 10-13) Fredrik Lundvall (C) - Sundsvall Sven Bredberg (M)
Sid 3 av 13 Sverker Ottosson (MP) Leif Nilsson (S) Sundsvall Habib Effati (M) - Stefan Falk (FP) - Annicka Burman (V) - Timrå Benny Eriksson (S) - Kenneth Westberg (M) Timrå Anders Rydahl (S) - Henrik Sendelbach (KD) Ånge Erik Lövgren (S) Hans-Erik Beck (M) Ånge Birgitta Bolin (S) - Björn Magnusson (C) - Sollefteå Jerry Pehrsson (S) - Paul Höglund (C) Sollefteå Elisabet Lassen (S) - Leif Östberg (FP)
Sid 4 av 13 Formalia Bilagor 1. Mötets Öppnande 2. Val av sekreterare för mötet att välja Elin Persson till sekreterare för mötet. 3. Upprop att anse röstlängden justerad med 20 röstberättigade ledamöter närvarande. 4. Val av justerare för mötet att välja Erik Lövgren till justerare för mötet. 5. Godkännande av dagordning att godkänna dagordningen för mötet med följande ändringar: I dagordningen fanns två punkt 13, den första av dessa (Norrtågs styrdokument) stryks Övrig fråga: till Roger Burland i Arbetsutskottet 6. Genomgång av föregående protokoll från 2013-08-15 Protokoll 2013-08-15 att lägga föregående protokoll till handlingarna med följande korrigeringar: Närvaron på föregående möte var ej redovisad korrekt. Bengt Sörlin, Ordförande
Sid 5 av 13 Rapportpunkter Dir 4-13. Revisorerna rapporterar Revisionsrapport att föredra revisionsrapporten samt skrivelsen från revisorerna och åtgärder till dessa på nästa direktionsmöte I revisionsrapporten gällande 2012 granskar revisorerna om årsredovisningen är i enlighet med gällande lagstiftning samt analyserar om årsredovisningens resultat är förenligt med direktionens målsättningar. Redovisningen för 2012 bedöms vara korrekt och internkontrollen i förvaltningen tillräcklig. Revisorerna påtalar att en sammantagen budget för förbundet saknas, då denna är uppdelad per medlem kan inte förvaltningsberättelsen innehålla en total avstämning av budget mot resultat. Det påtalas att det är viktigt att den ekonomiska analysen blir djupare så medlemmar och medborgare kan bedöma utfallet. Kommunal redovisning ska visa god ekonomisk hushållning, vilket innebär att finansiella mål och verksamhetsmål ska vara uppsatta och redovisade. Förbundet har dock inte satt upp sådana mål och det går därför inte att granska om god ekonomisk hushållning uppnåtts. Förbundsordningen är enligt revisorerna oklar på vissa punkter, bland annat gällande i vilken församling vilka beslut tas. Protokollen har också visat viss otydlighet gällande vart ägarbeslut om bolagen under myndigheten tagits, revisorerna anser att ägarbeslut har principiell betydelse och bör därför tas av direktionen. Ägarstyrningen är därför ej tillräcklig. Övrig kritik mot förbundsordningen, gällande utträde samt förtydliganden, åtgärdas under senare punkt i protokollet. Frågan om kommunalförbund är den optimala organisationsformen väcks, och detta bör ses över under 2014. Innehållet i revisionsrapporten och åtgärder till detta kommer att dras på nästkommande direktionsmöte. : Nils-Gunnar Molin, Västernorrlands Läns Landsting Bo Basun, Revisor, Västernorrlands Läns Landsting
Sid 6 av 13 Dir 5-13. Kostnadsfördelningssystemet Kostnadsfördelningsrapport att Arbetsutskottet tar initiativ till att bjuda in till medlemsmöte med syfte att starta dialog om kostnadsfördelningssystemet Sweco Infrastructure har analyserat det nuvarande kostnadsfördelningssystemet samt genomfört omvärldsbevakning på området. Främst har de övriga kollektivtrafikmyndigheterna som valt kommunalförbund som organisationsform granskats. Kostnadsfördelningssystemet i Västernorrlands kollektivtrafikmyndighet är ungefär samma som används av de andra kommunalförbunden. Nettokostnaderna för trafiken fördelas efter producerade tidtabellskilometer, huvudprincipen är att inomkommunal trafik betalas av kommunen, mellankommunal trafik som inte går mellan kommuncentra betalas av de inblandade kommunerna, och interkommunal trafik mellan kommuncentra och tågtrafiken bekostas av landstinget. Landstinget betalar också alla administrativa kostnader för myndigheten. Alla medlemmar har intervjuats gällande kostnadsfördelningssystemet, och i stort anser de att systemet fungerar bra. Som problematiskt ses dock att en medlems agerande (exempelvis trafikneddragningar) kan påverka kostnaden för resterande medlemmar (omfördelning av fasta kostnader). Sweco föreslår en inbyggd trögrörlighet i systemet, för att inte medlemmarnas kostnader ska förändras under budgetperioden eller längre. Medlemmarna ser i stort positivt på kostnadsfördelningen då de känner att de har stort inflytande över den egna trafiken genom nuvarande modell. Med rapporten som utgångspunkt ska frågan om eventuella förändringar i kostnadsfördelningssystemet behandlas i förbundet och hos medlemmarna. : Helena Leufstadius, Sweco Infrastructure,
Sid 7 av 13 Beslutspunkter Dir 6-13. Mötesplanering 2014 Mötesplanering 2014 att godkänna mötesplanen för 2014 med ett extra möte i oktober Mötesplaneringen för 2014 innehåller 5 möten för Direktionen samt 6 möten för Arbetsutskottet. Planeringen är baserad på det ekonomiska året och syftar till att uppfylla kraven i kommunallagen samt förbundsordningen. Då även 2014 har en större upphandling är det viktigt att Direktionen hålls uppdaterad genom att ha fler direktionsmöten än de 2 möten som anges i förbundsordningen. Berett av Arbetsutskottet 2013-09-13 (AU 22-13) Bengt Sörlin, Ordförande Dir 7-13. SÄKO 2015 att uppdra till Myndighetschef att fortsätta upphandlingen och fortlöpande rapportera om denna till Direktionen att uppdra till Myndighetschef att tillkalla medlemsmöte för dialog om SÄKO-trafiken att särskilt fokus i upphandlingen ska läggas på att utveckla SÄKO-trafiken inom ramen för den allmänna kollektivtrafiken Konsekvensbeskrivnin g Avtalen för särskild kollektivtrafik går ut i juni 2015 och trafik måste därför upphandlas på området. KTM avser med denna upphandling att träffa avtal för samhällsbetalda transporter vilka dels avropas och administreras av beställningscentralen i Ånge, dels utförs som regelbundna uppdrag, linjetrafik och skolskjuts utan beställning från BC. Myndighetschefen går igenom upphandlingen samt konsekvensbeskrivning gällande om medlemmar skulle välja att inte upphandla SÄKO-trafiken inom kommunalförbundet.
Sid 8 av 13 SÄKO-trafiken skulle kunna vara ett svar på problematiken med kollektivtrafik i glesbygd, om det fanns möjlighet för allmänt resande i samband med SÄKO-resor. Det är viktigt att alla medlemmar blir hörda gällande deras ambitioner gällande trafiken, och att kraven i upphandlingen kan anpassas efter medlemmarnas önskemål. Berett av Arbetsutskottet 2013-09-13 (AU 20-13) Per Eriksson, Myndighetschef Dir 8-13. Budget 2014 Budget 2014 att godkänna budgeten för 2014 och delge medlemmarna denna att fastställa index till 3 % Den totala budgeten 2014 visar en kostnadsminskning på 3,3 %, eller 14 MSEK jämfört med budget 2013. Kostnadsminskningen kommer från landsbygdstrafiken i trafikavtalen som gäller från juni 2014, samt att KTM syftar till att turlisteskiftet i december 2013 ska baseras på den upphandlade trafiken och därmed bespara resenärerna två turlisteskiften. Tätortstrafikens kostnader ökar med 5 %, eller 4,4 MSEK jämfört med budget 2013. Kostnaden för Norrtåg ökar med 13,8 % eller 4 MSEK. Då budgeten är baserad på den upphandlade trafiken som ännu inte körs finns en osäkerhet i budgeten. Intäkter från allmänt resande samt skolkort baseras på kända intäkter 2013, och är uppräknade med 3 %. Norrtågs intäkter är svårprognostiserade då statistik från Norrtåg finns hos Länstrafiken i Västerbotten och KTM har trots upprepad påtryckning inte fått tillgång till fullständig statistik. Då indexnivån hittills under 2013 varit lägre än prognostiserat diskuteras om indexnivån bör sänkas för budget 2014. Det påpekas dock att Trafikanalys i en delrapport menar på att priset på blank diesel kan komma att höjas med 20 % under kommande år, samt att AKI (arbetsprisindex) utgör 55 % av KTMs budgetkorg och detta index kommer troligen höjas då årets lönerevisioner genomförts. Protokollsanteckning: Timrås ledamot Henric Sendelbach (KD) vill att Direktionen ska bemöta revisorernas kritik och att på nästa möte skall tydliga mål gällande ekonomi och verksamhet tas upp. Berett av Arbetsutskottet 2013-09-13 (AU 21-13)
Sid 9 av 13 Åke Edin, Ekonomichef Dir 9-13. Förbundsordning Förbundsordning och slutdokument att föreslå medlemmarna godkänna föreslagen text med ändringar till förbundsordningen/slutdokumentet med följande korrigeringar: ta bort meningen För att en medlem ska få rätt till utträde måste en lagändring beslutas (punkt 17) ta bort föreslagen text arbetsutskott gällande tertialsbokslut (punkt 11) Landstingets revisorer har i sin revisionsrapport för 2012 påtalat vissa brister i förbundsordningen, främst gällande tidssättning av bokslut, årsredovisning och budget samt att det inte är klargjort på alla punkter om det är direktionen eller någon annan del av förbundet som fattar beslut. I slutdokumentet för kommunalförbundet är också fördubblingsmålet angivet, och på Arbetsutskottets möte 2013-06-12 beslutades det att föreslå Direktionen uppdra Myndighetschef att formulera en skrivelse till förbundets medlemmar gällande ändringar av förbundsordningen (AU 4-13). Sådana målsättningar ska finnas i Trafikförsörjningsprogrammet. Även små formaliafel är redigerade i de föreslagna ändringarna, exempelvis förbundets namn. Berett av Arbetsutskottet 2013-06-12 (AU 4-13) samt 2013-09-13 (AU 19-13) : Bengt Sörlin, Ordförande Dir 10-13. Trafikförsörjningsprogrammet Trafikförsörjningsprogr ammet att godkänna det uppdaterade Trafikförsörjningsprogrammet att arbetet med den kompletta revideringen av Trafikförsörjningsprogrammet fortgår enligt plan
Sid 10 av 13 Ett föreläggande från Transportstyrelsen har ålagt KTM att komplettera Trafikförsörjningsprogrammet senast 2013-10-01 med följande: Analys av behovet av kollektivtrafik utifrån en demografisk analys Vilken kommersiell kollektivtrafik som bedöms kunna utföras Redovisning av alla former av kollektivtrafik Redovisning av åtgärder för att skydda miljön Tidsbestämda mål och åtgärder för tillgänglighetsanpassning Föreläggandet är överklagat till Förvaltningsdomstolen i Falun, men målet är ännu inte avgjort och föreläggandet kvarstår därmed. Den totala revideringen av Trafikförsörjningsprogrammet under 2013-2014 kommer fortfarande genomföras, kompletteringen är avsedd som en tillfällig åtgärd. Målen som är uppsatta i denna uppdatering kommer från kravbilagor till upphandling 2014 (miljö) samt planerade åtgärder (tillgänglighet). Förbundet behöver sätta upp nya mål inför revideringen av Trafikförsörjningsprogrammet inom alla målområden (tillgänglighet, varumärke, kundnöjdhet, resande, miljö och ekonomi). : Elin Persson, KTM Rapportpunkter 13. Myndighetschefen rapporterar Upphandling 2014 är formellt avslutad då trafikavtal skrivits med Mittbuss AB och Nobina Sverige AB. Biljettmaskinsuppgraderingen har föranlett att vissa resenärer fått betala fel pris på deras Best Price-reskort. Fara, företaget som utvecklar systemet, har hittat ett fel där längre reseuppehåll än 30 dagar gör att rabatten inte utvecklar sig på det sätt den ska. KTM ersätter alla kortfel efter analys, för närvarande är det ungefär 70 ärenden som utreds. Det är fortsatt problem för KTM att få tillgång till resandestatistik från Fara, då Fara inte vill ge KTM tillgång till deras databaser. För att få tillgång till statistik enbart för Västernorrland måste en spegling av datan göras, detta finns för närvarande inte. Även tågstatistiken är ett fortsatt problem,
Sid 11 av 13 statistiken finns bara tillgänglig för Länstrafiken i Västerbotten och KTM har inte fått ta del av denna. Det är väldigt viktigt att få tillgång till denna. Per Eriksson, Myndighetschef Dir 11-13. Norrtåg att uppdra till Arbetsutskottet att utarbeta ägardirektiv till Norrtåg Ordföranden för Norrtåg, Tomas Hägg, har skrivit ett brev till landstinget gällande den varierande organisationen för ägandet av Norrtåg av de fyra norrlandslänen. I Västernorrland är Kollektivtrafikmyndigheten ägare av aktierna i Norrtåg, men landstinget är finansiär. Skulle ägarförhållandet förändras, exempelvis att landstinget övertar aktierna måste trafikråd hållas med KTM för att bevaka trafikintresset. Frågan kommer diskuteras ett tag och KTM avvaktar för närvarande. Problemet med att få fram resandestatistik påverkar även Botniatåg, då deras ersättning utgår från resandet. Norrtåg samt alla ägare måste uttala sig gällande dubbelspår på Ostkustbanan, särskilt om Norrtågs trafik ska kunna utvecklas i framtiden. Bengt Sörlin, Ordförande 15. Bussgods Bussgods har under september haft styrelsemöte enligt tidigare planering. Resultatet i bolaget är litet, men positivt för 2013. Omläggningen av den så kallade Pilen som går från Haparanda till Göteborg gör att mer gods kommer köras genom Västernorrland (på linje 10) och därmed kommer mer intäkter in till KTM. Erik Lövgren, 2:e Vice Ordförande
Sid 12 av 13 16. Transitio Transitio har ändrat sina avtalsrutiner på grund av problemen som uppstått med tågen i norra Sverige. Detta gäller bland annat försäkringsfrågor och personalresurser. Det är vidare på gång att rusta tågen för vinter, dock inte förrän i oktober månad. Ordföranden framför att Transitio borde haft mer resurser tillgängliga för Norrtåg då det var ett helt nystartat bolag som därmed sannolikt skulle behöva mer hjälp. Vidare borde det finnas en smart lösning gällande tillgång till extra tåg från Transitio, vilket kan vara en fråga som KTM borde driva. Bengt Sörlin, Ordförande Dir 12-13. Beslutsuppföljning Beslutsuppföljning att uppdra till Arbetsutskottet att uppdatera beslutsuppföljningen Bifogat till handlingarna finns beslutsuppföljning över fattade beslut. Där kan ni finna beslut och vilka statusen för de beslut som är genomförda. : Frågan kommer inte att föredras men möjligheter för frågor finns. 17. Delegationsärenden Lista över delegationsärenden Bifogat till handlingarna finns en lista på delegationsärenden som inkommit till RKTM. Där finner ni ärenden samt status på dessa. En pärm med dessa ärenden finns tillgänglig på RKTMs kansli i Kramfors samt på alla möten.
Sid 13 av 13 : Ingen föredragande. 18. Övriga frågor till Roger Burland (S) i Arbetsutskottet Frågan om ersättare till Roger Burland i Arbetsutskottet är överlämnad till Örnsköldsviks kommun som får nominera en ersättare. 19. Nästa möte Mötet beslutar: att nästa möte är 2014-02-13 20. Mötets avslutande Ordförande Bengt Sörlin avslutar Direktionens möte.