BYGG VERKSAMHETSPLAN FÖR BYGGENHETEN INOM PLAN- OCH BYGGAVDELNINGEN, MILJÖ- OCH BYGGFÖRVALTNINGEN,, STRÖMSTADS KOMMUN 2014 Dnr: MBN 2013-1689
Verksamhetsplanen ska vara ett styrande dokument för byggenheten inom Plan- och byggavdelningen. Syftet med verksamhetsplanen är att den ska redovisa de politiska målsättningar som finns för verksamheten och på vilket sätt verksamheten kan uppnå dessa mål. Verksamhetsplanen avses justeras och antas av nämnden vid varje årsskifte för att lägga grunden för arbetet under det kommande året. Verksamhetsplanen är uppdelad i tre delar: Del 1 - BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN Innehåller kommunala mål och beskrivning av byggenhetens verksamhet. Del 2 - PRIORITERING AV UPPDRAGEN Innehåller beskrivningar av hur verksamheten avses bedrivas under år 2014. Del 3 - VERKSAMHETSUTVECKLING Innehåller beskrivning av mål för byggenhetens utveckling under det kommande året.
INNEHÅLL Del 1 - BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN MÅL FÖR BYGGVERKSAMHETEN 4 UPPDRAG UTÖVER MYNDIGHETSUTÖVNING 5 KOSTNADSTÄCKNING 5 Del 2 - PRIORITERING AV UPPDRAGEN GRUNDER FÖR PRIORITERING 12 Del 3 - VERKSAMHETSUTVECKLING MÅL FÖR BYGGENHETEN 15 ARBETSFORMER 6 MYNDIGHETSUTÖVNING - GRANSKNING & TILLSYN 6 RESURSER 9 UPPFÖLJNING 9 FÖRÄNDNINGAR 2014 11
DEL 1 BESKRIVNING AV VERKSAMHETEN MÅL FÖR BYGGVERKSAMHETEN Mål Kommuners attraktivitet är ett viktigt konkurrensmedel idag för att nå befolkningsökning och tillväxt. Den fysiska miljön som möter besökaren i kommunen blir ofta symbol för om kommunen uppfattas som trevlig eller inte. Stadsbyggnads- och miljöfrågorna är en viktig länk i att utveckla Strömstads kommun till en attraktiv kommun med goda livsmiljöer för medborgarna. Byggenhetens verksamhet består av en mängd ärenden och delbeslut som alla har ovanstående syfte. Strömstads kommun har antagit ett övergripande långsiktigt mål: Strömstad har en balanserad och långsiktigt hållbar utveckling där livskvalité, miljö- och kulturvärden stärks. En del i att uppnå detta mål är att arbeta med offensivt samhällsbyggande. En viktig faktor för att bli en attraktiv kommun för att locka nya medborgare är att ha en god tillgång på bostäder. Granskning och tillsyn ska bedrivas effektivt med kvalitet, kreativitet och resultatinriktning. Besluten ska vara tydliga, åskådliga och belysande med text anpassad för mottagaren. Rättssäkerhet, rättvisa och likställighet är grundläggande utgångspunkter i arbetet. Enhetens övergripande mål är att bidra till att uppfylla kommunfullmäktiges mål - offensivt samhällsbyggande. Uppdraget ska utföras utifrån miljömålet God bebyggd miljö samt med rättsäkerhet för den enskilde i fokus. Styrande dokument Förutom Plan- och bygglagen och Miljöbalken har Byggenheten att hantera flera andra lagar och förordningar så som Plan- och byggförordningen och Boverkets byggregler. Miljö- och byggnämndens mål anger också inriktning som påverkar verksamheten. Nedan redovisas de mål som i störst utsträckning påverkar byggenhetens arbete samt kommentarer till hur vi kan medverka till att de uppfylls. Boende ökat antal invånare God bebyggd miljö i alla beslut inom plan- och byggområdet. Skapa rutiner för att 50% av bygglovsärendena ska tas beslut om inom åtta veckor från det att fullständiga ansökningshandlingar föreligger. Medarbetarmål engagerade och motiverade medarbetare Planera för kompetensutveckling och engagerat ledarskap. Ta fram kompetensutvecklingsplaner. Även internt på Miljö- och byggförvaltningen har mål tagits fram som påverkar det dagliga arbetet, dessa följer nedan med kommentarer till hur byggenheten kan arbeta vidare med dessa. Driva samhällsbyggnadsfrågor Det finns ett behov av att påverka och samverka i frågor där vi inte själva råder och/eller saknar resurser, mandat eller kompetens. Förvaltningen ska därför jobba för framtagande av planeringsunderlag (gestaltning och utformning, dagvattenutredning/policy, höga vattenstånd, buller i tätort), argumentera för och delta i kommunövergripande samhällsbyggnads- eller miljöfrågor (ÖP, FÖP, Naturvård etc). Avsätta tid för denna typ av arbetsuppgifter. Helhetssyn för kommunen ska prioriteras högt. Utvecklad intern och extern kommunikation och samverkan Finns ett stort behov av förbättrad kommunikation och gemensam strategi över främst förvaltningsgränser. Under året hitta former för en mer kontinuerlig kommunikation och samverkan med främst kommunens Tekniska förvaltning. 4
UPPDRAG UTÖVER MYNDIGHETSUTÖVNING Byggenhetens uppdrag utöver myndighetsutövning indelas i olika uppdragstyper: verksamhetsutveckling, projekt, översiktsplanering, yttranden. Verksamhetsutveckling Byggenheten är en enhet med många nyanställda. Mycket arbete går åt för att skapa en samsyn och ta fram rutiner och lathundar. Detta för att säkerställa kvaliteten i arbetet och skapa grund för lika bedömningar mellan olika handläggare. ÖP hela kommunen FÖP del av kommunen eller tema Yttranden I sitt arbete bereder Byggenheten Miljö- och byggnämndens svar på ett antal remisser från andra nämnder, myndigheter eller statliga verk. KOSTNADSTÄCKNING Strömstad är en av de kommuner i länet där det byggs mest per invånare. Detta är en situation som rått i många år och som märks på arbetssituationen på byggenheten. Det är inte bara mängden ärenden som spelar roll för arbetssituationen utan även komplexiteten i ärendena. Strömstads Kommun är en kommun DP avgränsat område Bygglov enstaka hus Projekt De projekt som byggenheten deltar i är oftast unika och tidsbegränsade projekt. För närvarande finns behov av byggenhetens deltagande i flera projekt t ex: dagvattenpolicy, bevarandefrågor i centrum m m. Detta är samtliga projekt som gynnar verksamheten, och säkert andra delar av organisationen, men som vid det direkta arbetet inte genererar några intäkter. Översiktsplanering Ansvaret för kommunens översiktsplanering ligger på Kommunstyrelsen. Dock är det av stor vikt att Miljö- och byggnämnden är engagerad i arbetet då det i hög grad påverkar nämndens ansvarsområden. Byggenheten besitter kompetens som är värdefull i arbetet med översiktsplanering för att slutprodukten ska bli användbar i kommande ärendehantering. med många allmänna och enskilda intressen att väga samman vid lovgivning. År 2013 har Byggenheten en budgeterad kostnadstäckningsgrad på 89%. Många kommuner ligger mellan 60-80%. Strömstad klarar inte att hålla en bra servicenivå med dagens kostnadstäckningsgrad och har också svårt att kunna delta i de projekt som är nödvändiga för verksamheten men som inte genererar intäkter. Då det pågår mycket i kommunen får man ändå mycket frågor och besök som tar tid från handläggningen och ärenden hamnar på hög. Sveriges Kommuner och Landsting har rekommenderat en kostnadstäckningsgrad på 75%. 5
Dagens situationen håller inte utan en förändring krävs inför 2014. Ambitionen är att ha en budgeterad kostandstäckningsgrad på närmare 80 % till 2014. ARBETSFORMER Byggprocessen är starkt lagstyrd och ställer höga krav på alla inblandade i processen. Arbetet med bygglov berör flera avdelningar och förvaltningar och det är viktigt att alla berörda arbetar aktivt inom sina kompetensområden. Byggenheten ansvarar för att via remisser samla in synpunkter från berörda avdelningar och förvaltningar. Då byggprocessen berörs av så mycket lagstiftning och förordningar är det svårt för en handläggare att greppa över hela processen. Handläggarna inom avdelningen är därför specialiserade inom olika ansvarsområden: lovärenden, tekniskt samråd, tillsyn och administration. MYNDIGHETSUTÖVNING GRANSKNING & TILLSYN Byggprocessen kan delas in i flera arbetsmoment: förhandsbesked, bygglov, tekniskt samråd, tillsyn samt service och information. Under 2011 infördes en ny Plan- och bygglag. Dock har avdelningen ett antal bygglov, bygganmälningar och tillsynsärenden att hantera utifrån den gamla lagstiftningen. Endast ärenden som påbörjats efter 2 maj 2011 ska hanteras enligt den nya lagstiftningen så under något eller några år till kommer delar av arbetet vara med den gamla lagstiftningen. Förhandsbesked Ett förhandsbesked är ett medgivande till en nybyggnad, vanligtvis på en obebyggd tomt utanför detaljplanerat område. Om man vill stycka av mark till en ny fastighet kan det vara lämpligt att först söka förhandsbesked eftersom detta underlättar lantmäteriets handläggning. I ett förhandsbesked prövas lämpligheten för den avsedda åtgärden. Denna prövning görs mot kraven i 2 kap Plan- och bygglagen (PBL). I detta kapitel står bland annat att markområden ska användas för det eller de ändamål som området är mest lämpat för. En avvägning mellan olika allmänna och enskilda intressen ska alltid göras. Avsedd byggnation ska passa in på platsen med tanke på landskapsbild och den bebyggelse som redan finns i närheten. Avståndet mellan byggnaden och exempelvis naturområden, fornminnen, vägar, ledningar i marken och luften ska vara tillräckligt. Det måste vara möjligt att anlägga en väg fram till byggnaden samt finnas en lösning på hur vatten och avlopp kan ordnas. Kommunens översiktsplan/fördjupade översiktsplan är vägledande för bedömningen och berörda grannar får yttra sig om åtgärden. Syftet är att den sökande ska kunna få ett bindande besked om platsen är lämplig innan kostnader läggs ner på byggnadsprojektering och ritningar. Bygglov Ett bygglov är ett skriftligt tillstånd att bygga nytt, bygga till, ändra användning eller inreda någon ytterligare bostad eller lokal. Det krävs också bygglov för att anordna eller väsentligt ändra vissa andra anläggningar (t ex upplag, plank, murar, parkeringsplatser och småbåtshamnar). I prövningen av bygglov ingår: jämförelse med de bestämmelser som gäller för platsen. Inom planlagt område innebär det avstämning mot bestämmelserna i gäller gällande detaljplan, som är ett juridiskt dokument. utanför planlagt område innebär det avstämning mot de allmänna bestämmelserna i 2 kap i Plan- och bygglagen samt kontroll mot gällande översiktsplan. kontroll om byggprojektet är lämpligt 6
med hänsyn till landskaps- eller stadsbild. kontroll om projektet uppfyller tillgänglighetskraven kontroll om föreslagen kontrollansvarig (KA) är certifierad kontroll om byggnadsverket uppfyller kravet på en god form-, färg- och materialverkan Besök på platsen (i de allra flesta fall) Att ge berörda grannar möjlighet att lämna synpunkter i de fall då bygglovet inte följer en gällande detaljplan eller inte är en kompletteringsåtgärd för områden utanför detaljplan. Prövning görs även för marklov och rivningslov. Inom detaljplanerat område krävs marklov då schaktning eller fyllning görs som avsevärt ändrar markens höjdläge. Det krävs rivningslov för rivning av en byggnad eller del av en byggnad inom detaljplanerat område. Efter samrådet fattar byggnadsinspektören beslut om kontrollplanen. Under byggnadstiden ska den kontrollansvarige se till att kontrollplanen följs och att begärda intyg/handlingar sänds till Miljöoch byggnämnden. Startbesked Startbesked utfärdas när eventuella kompletteringar som nämns i det tekniska samrådsprotokollet är inlämnade. I startbeskedet fastställs kontrollplanen. När startbeskedet är beslutat kan byggnadsarbetena påbörjas. Arbetsplatsbesök Med nya Plan- och bygglagen ska kommunen utföra tillsyn på arbetsplatsen, så kallade arbetsplatsbesök. Antalet besök varierar och bestäms på samrådet efter hur komplicerat ett bygge anses vara. Slutsamråd och slutbesked Vid slutsamråd gås byggnationen och kontrollplanen igenom. Kontrollansvarig ska ha skrivit ett utlåtande om hur byggnationen har följt kontrollplanen. Om allt överensstämmer med bygglovet och alla handlingar är inlämnade fattar Miljö- och byggnämnden ett beslut om slutbesked och byggnaden kan tas i bruk. Tekniskt samråd Efter ett beslut om bygglov kallas byggherren och kontrollansvarig till tekniskt samråd av den byggnadsinspektör som har ansvaret för ärendet. Vid samrådet ska ett förslag till kontrollplan presenteras. I den bestäms vilken kontroll av samhällets krav som är nödvändig. Byggnadsinspektören, byggherren och den kontrollansvarige går då igenom arbetets planering och kontrollåtgärder samt den samordning som behövs. Anmälningspliktiga arbeten Det finns åtgärder som inte kräver bygglov men som istället kräver en anmälan. Exempel på sådana åtgärder är: väsentligt ändrad planlösning ändring i den bärande konstruktionen 7
nyinstallation eller väsentlig ändring av hissar, eldstäder, rökkanaler samt anordningar för ventilation vatten och avlopp. Tillsyn Tillsyn beskrivs som de myndighetsåtgärder som vidtas för att säkerställa att lagar följs. Den tillsyn som Byggenheten bedriver utgår framför allt ifrån de bestämmelser som finns i plan- och bygglagen. I plan- och bygglagen framgår bland annat vilka åtgärder som kräver ett bygglov, hur och när en byggnation får göras och hur en fastighet ska skötas. Ett tillsynsärende kan uppkomma genom en anmälan utifrån eller på kommunens eget initiativ. När Byggenheten får in en anmälan om eventuellt olovliga åtgärder har enheten en skyldighet att bedriva en utredning enligt plan- och bygglagen. Skyldigheten föreligger oavsett vem anmälan inkommer från - alltså oavsett om det är en granne eller inte. Ett ingripande ska ske om Byggenheten i sin bedömning kommer fram till att det som utförts är en olovlig åtgärd. Några av de ingripanden som Byggenheten kan använda sig av är krav på rättelse, begäran om bygglovsansökan eller ett omedelbart förbud att fortsätta åtgärden. I de fall Byggenhetens ingripandebeslut inte efterföljs kan Kronofogden i vissa fall utföra särskild handräckning, till exempel se till att det olovligt byggda rivs. Andra verktyg som Byggenheten kan använda för att säkerställa att den olovliga åtgärden upphör eller rättas till är ekonomiska sanktioner i form av vite eller byggsanktionsavgifter. Andra arbetsuppgifter inom tillsynsområdet som Byggenheten har att hantera är bland annat: OVK (obligatorisk ventilationskontroll) Hissar och maskindrivna portar Service och information En viktig del i enhetens arbete är att ge information och rådgivning till allmänheten. Det gäller allt från rådande lagstiftning, byggtekniska frågor och energihushållning till utformning och gestaltning. Detta informationsarbete upptar en stor del av avdelningens resurser och det är endast denna del som delvis är skattefinansierad tillsammans med deltagande i tidigare nämnda projekt. Delegationsordning För att effektivisera ärendehanteringen delegeras vissa beslut under byggprocessen till tjänstemännen på avdelningen. Se Miljö- och byggnämndens delegationsordning. Administrativtstöd Det administrativa stödet är uppdelat på bygglov och tekniskt samråd. Fokus för det administrativa stödet för bygglov ligger främst på registrering av inkomna handlingar upplägg av nya ärenden, utskick i form av grannehöranden, expediering av beslut samt fakturering av dessa. Fokus för det administrativa stödet för tekniskt samråd ligger främst på olika typer av expediering, t ex av protokoll och beslut samt fakturering och hantering av inkomna handlingar. Även registrering av nya ärenden ingår i arbetsuppgifterna. Den administrativa personalen arbetar också ofta direkt med medborgaren. Detta kan vara i form av samtal vid generella frågor, begäran om att få ut handlingar samt framtagande och kopiering av ritningar ur arkivet. Behovet av det administrativa stödet har under 2013 varit stort då många handläggare är nya på arbetet. 8
RESURSER Med alla medarbetare på plats bedöms följande resurser finnas tillgängliga på enheten 2014: avdelningschef 1x30% verksamhetsansvarig 1x70% bygglovshandläggare 3,7x100% byggnadsinspektör 3,3x100% samhällsbyggnadsjurist 1x100% administratör 2x100% + 1x75% En av adminsitratörerna lägger 20% av sin tid som handläggare för registersystemet LINA som hanterar byggnader och adresser. Ovanstående är budgeterade resurser. Några har tillfälligt nedsatt tid beroende på t ex för att man har småbarn hemma. Ovanstående resurser är en utökning jämfört med vad som var budgeterat för 2013. Behovet av en resursförstärkning har funnits länge på enheten. Ärendeingången är stor och enheten belastas fortfarande av många gamla ärenden som inte har hunnit hanteras. Det finns också flera lagstadgade uppgifter som fortfarande inte har hunnits med. Med utökade resurser och en aktiv planering av verksamheten finns nu möjlighet att på sikt komma ikapp och hinna med fler typer av ärenden samt korta handläggningstiderna. Ett av syftena med en personalförstärkning är också att kunna bli bättre på service och information till kommunmedborgarna. Avdelningschefen kommer i första hand lägga sin tid på arbetsledning i form av personalfrågor och budget. Verksamhetsansvarig kommer vara den som leder det dagliga arbetet och som jobbar nära ihop med handläggarna i arbetet med att utveckla arbetet och rutiner. Verksamhetsansvarig har också till uppgift att se helheten i byggprocessen och finnas som bollplank för handläggarna. Tanken är inte att själv handlägga ärenden i någon större omfattning. UPPFÖLJNING År 2013 har varit ett år då Byggavdelningens sammansättning förändrats i stor utsträckning. Under året har en tillfällig sammanslagning med Plan- och kartavdelningen gjorts där två personer delat på chefskapet för avdelningen. Avdelningen har under året dessutom fått sex nya medarbetare. En av de stora utmaningarna har därför varit att skapa ett nytt arbetslag där alla kan känna sig trygga i sina roller och hitta gemensamma målsättningar och arbetssätt. Att göra detta samtidigt som ärendeingången är stor och det finns många gamla ärenden att hantera är en stor utmaning. Avdelningen har hanterat utmaningen bra och de nya medarbetarna har kommit in bra i arbetet och varit med och utvecklat nya rutiner. Dock kan konstateras att det totala antalet öppna ärenden har ökat under året vilket också ger en hög arbetsbelastning inför 2014. Utvecklingsarbetet under året har i första hand handlat om Byggavdelningens interna arbete. I framtiden när enheten skapat sina egna rutiner behövs också mer arbete tillsammans med andra enheter, avdelningar och förvaltningar. Genom olika tematräffar har avdelningen arbetat med kvalitetssäkring och lika bedömning i ärenden. Lathundar och nya mallar har tagits fram för att underlätta framtida arbete. Dock finns mycket kvar att jobba vidare med. I och med anställningen under året av en samhällsbyggnadsjurist har arbetet med tillsyn och olovligt byggande kunnat hanteras. Detta är en typ av ärenden som nästan inte hanterats alls tidigare och det finns många gamla ärenden att hantera. Utökningen av kompetens har också gjort att avdelningen som helhet har fått ett större fokus på rättssäkerhet. Under 2013 har hanteringen av förhandsbesked flyttats till Planenheten. Där har ärendehögen minskats och kommit ner på en nivå där endast nu aktuella ärenden finns kvar. Samtliga handläggare inom avdelningen har under slutet av året tillsammans med handläggare på Planenheten och Tekniska förvaltningen gått en tvådagars utbildning i geoteknik. Detta är ett ämne som är aktuellt i många ärenden där vi tidigare haft en stor kunskapsbrist. 9
Nyckeltal för verksamheten Nedan presenteras antalet inkomna ärenden i olika kategorier de senaste fem åren. Kategori 2009 2010 2011 2012 2013 Förhandsbesked 40 79 39 32 31 Bygglov 382 371 308 375 416 Tekniskt samråd 0 0 61 140 155 Bygganmälan 260 318 213 29 8 Tillsyn 20 39 28 35 36 Marklov 15 7 8 12 14 Rivningslov 0 8 3 7 5 Rivningsanmälan 0 15 7 2 1 För vissa kategorier finns också möjlighet att utläsa hur många ärenden som avslutats under samma period. Kategori 2009 2010 2011 2012 2013 Förhandsbesked 31 34 18 23 41 Bygglov 285 309 298 319 346 Utifrån ovanstående två tabeller kan man utläsa att differensen mellan inkommande ärenden och avslutade ärenden ligger på i snitt drygt 50/år vilket under flera års tid har inneburit att högen har växt. Detta är nu en stor börda att försöka hantera. När det gäller förhandsbesked har högen minskat så att endast nu aktuella ärenden hanteras men när det gäller bygglov finns fortsatt ett underskott på resurser för att klara att hantera alla inkommande ärenden utan att högen fortsätter att växa. I nedanstående tabell redovisas antalet öppna ärenden varje månad under 2013. Kategori Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Förhandsbesked 55 43 36 25 20 23 23 23 22 22 16 16 Bygglov 136 123 132 129 130 137 148 134 148 166 153 144 Tekniskt samråd 143 149 153 155 163 176 182 190 195 200 220 231 Bygganmälan 104 103 101 99 100 99 96 98 90 86 84 85 Tillsyn 52 51 50 50 49 54 55 63 69 70 72 71 Marklov 4 5 4 2 1 1 2 4 4 6 5 4 Rivningslov 2 3 3 4 3 3 4 2 2 2 2 2 Rivningsanmälan 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 Ovanstående statistik visar att det totala antalet öppna ärenden har ökat under 2013. En förklaring till detta är att mycket ny personal har tillkommit på enheten och fokus har varit att skapa gemensamma rutiner och handläggningssätt. Detta kommer fortsatt avspegla sig år 2014 genom att många äldre ärenden finns kvar att hantera men ambitionen är att vända trenden 2014 så att antalet öppna ärenden sjunker och att vi klarar att fatta beslut i fler ärenden än vad som kommer in. 10
FÖRÄNDRINGAR 2014 Ny avdelning Från och med 1 januari 2014 görs en permanent sammanslagning av Plan- och kartavdelningen samt Byggavdelningen. Denna nya avdelning blir då en Plan- och byggavdelning med tre olika enheter. En sammanslagen avdelning innebär fördelar i att enklare kunna hantera gemensamma frågor samt en möjlighet att kunna fördela ärenden eller delar av ärenden på flera olika kompetenser. Det ger också en tydlighet i att arbeta med en större del av kedjan inom samhällsbyggande. Ny IT-plattform Under 2014 planeras ett införande av en ny ITplattform, Windows 8. Med den nya plattformen ges möjligheter till ett förändrat arbetssätt i vissa avseenden men det krävs också utbildning av personalen för att kunna ta del av fördelarna med den nya tekniken. Det kan också bli aktuellt med uppgradering av datorer, läsplattor och telefoner för att fullt ut kunna nyttja tekniken. Förhandsbesked Under år 2013 har förhandsbeskeden hanterats av Plan- och kartavdelningen. Inför 2014 är tanken att en samverkan ska ske mellan planenheten och byggenheten i den fortsatta hanteringen av förhandsbesked. Under år 2013 har högen av gamla ärenden arbetats bort och det är nu enbart hantering av inkommande ärenden som är aktuellt. 11
DEL 2 PRIORITERING AV UPPDRAGEN GRUNDER FÖR PRIORITERING Bygglovsprocessen är starkt lagstyrd och det är därför svårt att prioritera en viss typ av ärenden. Systemet som är inarbetat när det gäller hantering av förhandsbesked och bygglov bygger på att ärenden hanteras i den turordning som de kommer in. Detta både förenklar hanteringen, blir säkrare för den sökande samt uppfattas som en rättvis hantering. Det finns inga skäl till att överge detta arbetssätt. Ärendehanteringen i de tekniska samråden är mycket händelsestyrd. Under hela processen med de tekniska samråden väljer vi att ha fokus på hög kvalitet och bra kundservice. För den enskilde byggherren är oftast en byggnation förknippat med ett stort åtagande som man gör någon enstaka gång bara och då är kvaliteten i kommunens råd och stöd mycket viktigt. Tillsyn är ett område som fram till halvårsskiftet 2013 inte alls varit prioriterat i Strömstads kommun. Därför finns nu ett stort antal ärenden att hantera sedan många år tillbaka. Fokus under 2014 måste därför vara att hitta ett strukturerat sätt att hantera dessa ärenden. Under 2014 kommer det fortsatt vara av högsta prioritet att jobba vidare med verksamhetsutveckling på det sätt som skett under 2013. Det betyder fortsatt arbete med struktur, rutiner och mallar. Beroende på i vilken takt detta arbete kan bedrivas kan under senare delen av året också fokuseras på samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Förhandsbesked För förhandsbesked är målsättningen inför 2014: - bibehållen eller minskning av ärendehögen - att hitta samarbetsformer med planenheten För att klara dessa målsättningar är det viktigt att fortsätta arbetet med följande frågor under 2014: - tydliga rutiner och mallar - arbetsfördelning - sårbarhet Bygglov För bygglov finns ett par viktiga målsättningar för 2014: - antalet öppna ärenden ska minska under året - 50% av ärendena ska fattas beslut om inom 8 veckor För att klara dessa målsättningar är en förutsättning att hela personalstyrkan finns på plats, d v s att persolanomsättningen minskar. En viktig del i att kunna klara målen och bli effektivare är att fortsätta arbetet med att ta fram mallar och rutiner. Prioriterade ämnesområden att arbeta vidare med under 2014 är: - bedömning av avvikelser - bevakning av giltighetstid för bygglov - vad ska granskas när? bygglovsskedet eller under tekniskt samråd? - remisshantering - sårbarhet En del i att minska antalet öppna ärenden är att skapa en rutin för hur ärenden som inte längre är aktuella kan avvisas eller avskrivas. 12
Tekniskt samråd För tekniska samråd är målsättningarna för 2014 att: - systematiskt hitta och jobba vidare med att kunna avsluta ärenden som legat öppna länge - fortsätta utveckla det kvalitetshöjande arbete som pågår För att klara dessa målsättningar är det viktigt att fortsätta arbetet med följande frågor under 2014: - tydliga rutiner och mallar - vad expedieras med startbesked respektive slutbesked - arbetsfördelning - bevakning halvan av 2014 prioriterat att ta fram en genomtänkt och hållbar strategi för hantering av ärenden som kräver ett snabbt agerande t ex säsongsbaserade verksamheter som saknar tillstånd. Ett inledande arbete under 2014 är också att driva en informationskampanj riktad till kommunens egna förvaltningar och bolag om vikten av att följa de lagar och förordningar som finns vid byggnation. För att hålla nämnden informerad om det pågående arbetet med tillsyn införs en punkt på sista nämnden varje kvartal där följande punkter kan hanteras: - utbildning i gällande lagstiftning - rapportering av pågående arbete - information om nyinkomna ärenden, både anmälda och egeninitierade - prioritering utifrån allmänt intresse eller preventiv betydelse Inom tillsynsområdet finns också ansvar för obligatorisk ventilationskontroll (OVK) samt tillsyn av hissar och maskindrivna portar. Detta är inget som i dagsläget har kunnat prioriteras och det finns inte heller några större resurser för detta under 2014. I detta avseende klarar vi inte att uppfylla lagens krav. Detta ansvar vilar på Miljö- och byggnämnden då inte avdelningen har resurser att hantera ärendena. Tillsyn Då tillsyn är ett område där kommunen i princip inte lagt några resurser alls tidigare så finns här ett stort antal gamla ärenden som måste hanteras. Fokus år 2014 måste därför vara att hitta ett strukturerat arbetssätt och kunna hantera alla dessa gamla ärenden samt de nya som kommer in. Egen uppsökande tillsynsverksamhet ligger längre fram i framtiden. Pågående ärenden kommer att hanteras utifrån när de inkom till kommunen. Dock har nämnden möjlighet att prioritera upp ärenden som de anser ha ett större allmänt intresse och som kan ha betydelse i ett preventivt syfte. Utöver ärendehantering är det under första Service och information Målsättningen för 2014 är att under året ta fram ett par riktade tematiska informationsinsatser för allmänheten eller de företag som vi har mest kontakt med. En lägre kostnadstäckningsgrad under 2014 ska leda till en högre servicenivå. Dock kommer detta inte att kunna märkas under inledningen av 2014 då vi fortsatt har många gamla ärenden kvar att hantera innan arbetsbelastningen sjunker något. Administrativtstöd Hela den administrativa personalens arbete påverkas av hur handläggarna arbetar med bygglov samt tekniska samråd och de förändringar av rutiner som görs där. Den administrativa sidan påverkas också kraftigt 13
av det tänkta plattformsbytet som är i sitt inledningsskede och som ska genomföras under 2014. Arbetsbelastningen på den administrativa sidan har också ökat som en följd av nya PBL som infördes i maj 2011 och där arbete fortfarande finns att göra gällande enklare och därmed effektiv administration. Prioriterade ämnesområden att arbeta vidare med under 2014 är: - utbildning i nya programvaror som följer av plattformsbytet - lära mer om w3d3 - sårbarhet 14
DEL 3 VERKSAMHETS- UTVECKLING MÅL FÖR BYGGENHETEN För att vara en effektiv organisation och verksamhet krävs en ständig utveckling inom arbetslaget. Några viktiga områden har definierats som prioriterade områden under 2014. Utbildning Under hösten 2013 har en kompetensanalys genomförts på hela förvaltningen. Denna ska sedan ligga till grund för utbildningsplaner både för den enskilde men också för förvaltningen i stort. Inom byggenheten finns behov av utbildning inom förvaltningsrätt, dagvattenhantering, KA-utbildningar, försäkringsfrågor och w3d3. Då planen är att byta IT-plattform under 2014 kan det då också bli aktuellt med behov av ITutbildningar i olika omfattning. En uppgradering av Geosecma for ArcGIS är också aktuell under 2014 vilket kan komma att innebära behov av utbildning. Halvdagsgenomgångar Det finns flera områden där byggenheten behöver sätta av mer tid gemensamt för att diskutera ett specifikt ämne och komma fram till ett gemensamt ställningstagande. Exempel på ämnen som behöver hanteras under 2014 är: - nya SFS - slutbesked, enkla kontrollplaner - nämndsprocessen Vissa ämnesområden behöver hanteras tillsammans med andra avdelningar vilket också kräver att tid sätts av för diskussioner. Exempel på ämnen är: - engagemang i ÖP och FÖP - strandskydd, rutiner vid bygglov och tillsyn - avlopp, hur hanteras tillståndsfrågan i förhållande till bygglov och start-/ slutbesked? - dagvatten - genomgång av brandlathundar med räddningstjänsten Kunskap om vår kommun I alla ärenden som vi hanterar är det viktigt att känna sin kommun. Kommunen är stor och förändras ständigt och det är viktigt att vi håller oss uppdaterade om våra förutsättningar. Under 2014 ska vi därför ha som målsättning att lära känna vår kommun bättre genom att gemensamt åka på studieresor inom kommunens gränser och be om guidning av de som känner områden eller teman bättre för att öka vår egen kunskap. Uppföljning av verksamheten För att bättre kunna följa utvecklingen av verksamheten och för att kunna plocka fram statistik behövs en utveckling av w3d3 eller ett annat system för att lättare kunna följa ärendena. Detta är viktigt både för den enskilde handläggaren för att ha koll på sina ärendne och också för arbetsledningen för att kunna planera verksamheten och se vilket resursbehov som finns. 15
BYGGENHETEN Byggenheten ansvarar för granskning och tillsyn enligt Plan- och bygglagen. Vi ger råd och service inför och under byggnation. MILJÖ- OCH BYGGFÖRVALTNINGEN PLAN- OCH BYGGAVDELNINGEN Besöksadress: Norra Bergsgatan 23 Telefon vxl: 0526-190 00 Hemsida: www.stromstad.se