Informationshantering Vägval Älgö Sammanfattning Projektet skall hålla så många som möjligt informerade om arbetet och ge många tillgång till kvalitetssäkrad detaljerad information. Information som kan lämnas ut skall lämnas ut. I viljan att informera alla om allt måste man dock se upp så att ingen skadas. Alla projektets dokument såväl allmänna handlingar som arbetsmaterial och sekretessbelagt material samlas centralt på en gemensam lagringsplats på Internet kallad projektplatsen www.projektplatsen.se. För att få tillgång till denna krävs medlemskap vilket beslutas av projektledaren (nacka@novavista.se) eller kommunens projektansvarige ( anders.ekengren@nacka.se ). För att underlätta för alla inblandade skall information om projektet läggas ut på Internet. Detta görs på projektets hemsida som kan nås via www.nacka.se/algo. En standard för att namnsätta och för utformning av dokument som skapas i projektet finns framtagen. Alla tjänstemän, konsulter och politiker skall skicka allmänna handlingar de upprättar eller får in elektroniskt eller analogt (om de ej finns elektroniskt) till 1. Registrator epost: registrator@nacka.se och 2. projektadministratören, Ramiz Comaga (ramiz.comaga@nacka.se) I detta dokument finns rutiner för registrator, projektadministratör, projektledare, webmaster och reception beskrivna. Rutinerna är de normala för Nacka kommun kompletterade med speciella rutiner för projektet. Godkännande Godkänt av registrator Britis Lannerfors och projektledare Torsten Hökby 2003-10-17. Dokument: 1003 A Informationsrutiner Sida 1(6)
Innehåll 1. INLEDNING 2 1.1 DETTA DOKUMENT 2 2. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS 2 2.1 ALLMÄN HANDLING 3 2.2 SEKRETESS 3 2.3 PERSONUPPGIFTSLAGEN 3 3. DOKUMENTSTYRNING 4 3.1 GEMENSAM LAGRING AV ALLA DOKUMENT 4 3.2 SPRIDNING AV OFFENTLIGA DOKUMENT VIA INTERNET 4 3.3 DOKUMENTENS UTFORMNING 4 4. RUTINER 5 4.1 ALLA TJÄNSTEMÄN, KONSULTER OCH POLITIKER 5 4.2 REGISTRATOR 5 4.3 PROJEKTADMINISTRATÖREN 5 4.4 WEBMASTER 6 4.5 PROJEKTLEDAREN 6 4.6 RECEPTIONEN 6 1. Inledning 1.1 Detta dokument I projektets projektbeskrivning finns en relativt detaljerad beskrivning av bland annat offentlighet och sekretess. Detta dokumentbygger på den beskrivningen och tillför detaljerad beskrivning av rutiner för inkomna handlingar, e-post m.m. Vid eventuell motsägelse mellan dokumenten gäller detta, mer utförliga, dokument. 2. Offentlighet och sekretess Projektet skall hålla så många som möjligt informerade om arbetet och ge många tillgång till kvalitetssäkrad detaljerad information. Information som kan lämnas ut skall lämnas ut. I viljan att informera alla om allt måste man dock se upp så att ingen skadas. I princip har alla, svenska medborgare och utlänningar, rätt att läsa de handlingar som finns hos myndigheterna. Denna rätt begränsas på två sätt. För det första har allmänheten bara rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar. Alla handlingar hos en myndighet anses nämligen inte vara allmänna. Så t ex är ett utkast till ett beslut, till en skrivelse eller liknande i ett ärende inte en, såvida inte utkastet tas till vara när ärendet är slutbehandlat. För det andra är en del allmänna handlingar hemliga. Det betyder att allmänheten inte har rätt att läsa handlingarna och att myndigheterna är förbjudna att lämna ut dem. Dokument: 1003 A Informationsrutiner Sida 2(6)
2.1 Allmän handling För projektet gäller i princip: Utkast till mötesanteckningar Mötesanteckningar från möten med deltagare från kommun och konsulter Protokoll från möten med deltagare från allmänheten Protokoll från nämnder inte inte under projektets gång. Blir när de efter projektet lämnas för arkivering. Utkast till projektdokument t ex projektbeskrivning inte Upprättat projektdokument Utkast till utrednings rapport Utredningsrapport E-postlistor inte Projektdokument blir så snart de är upprättade. Beslut om att ett dokument är färdigt, dvs. upprättat, tas av kommunens projektansvarig. Dokumentet är i och med detta en och lämnas ut även om det inte hunnit diarieföras. Dokument som inte är blir inte allmänna bara för att de skickas mellan kommunala politiker, tjänstemän och konsulter i projektet via e-post. Allmän handling som förvaras hos konsulten, t ex ett nyupprättat dokument eller ett dokument som skickats från allmänheten till konsulten, skall lämnas ut på samma sätt som om den förvarades hos kommunen. Kommunala e-postlistor är allmän handling. Det innebär att allmänheten har rätt att se vilken e-post som har skickats även om innehållet i e- posten inte är offentligt. I projektet skall rubrikraden i meddelandet användas för att ge en informativ text om vad e-posten har för syfte. 2.2 Sekretess I projektet kan förekomma uppgifter som måste hållas hemliga med hänsyn till skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska intressen. T ex kan den beslutsmodell som tas fram innehålla bedömningar av ekonomiska effekter för enskilda fastigheter eller grupper som på grund av Älgös storlek kan bli identifierbara. Detta innebär dock inte att hela modellen måste sekretessbeläggas. Till exempel kommer de alternativ som skall utvärderas att i stället diskuteras med alla intressenter. Öppenhet gynnar projektet och är huvudregeln. Beslut om att sekretessbelägga information skall tas utanför projektet av jurist på stadsledningskontoret i Nacka. 2.3 Personuppgiftslagen I såväl det geografiska informationssystem som det beslutsstödssystem som används kommer personuppgifter att ingå. Tolkningen av vad som är personuppgifter är vid, inte minst när det gäller geografisk information. De som är ansvariga för GIS respektive beslutsstödsapplikationen skall löpande bevaka att personuppgifter inte offentliggörs utan att detta har stöd i lag. Vid tveksamma falla skall jurist på Stadsledningskontoret tillfrågas. Dokument: 1003 A Informationsrutiner Sida 3(6)
3. Dokumentstyrning 3.1 Gemensam lagring av alla dokument Alla projektets dokument såväl allmänna handlingar som arbetsmaterial och sekretessbelagt material samlas centralt på en gemensam lagringsplats på Internet kallad projektplatsen www.projektplatsen.se. För att få tillgång till denna krävs medlemskap vilket beslutas av projektledaren eller kommunens projektansvarige. 3.2 Spridning av offentliga dokument via Internet För att underlätta för alla inblandade och underlätta för allmänheten att bidra till projektet skall information om projektet läggas ut på Internet. Detta görs på projektets hemsida som kan nås via www.nacka.se/algo. Projektdokument läggs ut i PDF-format i en form som gör att de inte kan ändras. Vilka dokument som skall läggas ut avgörs från fall till fall. Avgörande är att alla dokument som är viktiga för en bra arbetsprocess och som kan läggas ut utan att bryta mot personuppgiftslagen läggas ut. Allmänheten kan komma med förslag på dokument de anser skall läggas ut. Följande kan vara lämpligt att lägga ut: Alla dokument som upprättas i projektet eller av konsulter på uppdrag av projektet. Utredningar och förslag som medborgarna skickar in till projektet. Tidigare gjorda utredningar som berör Älgö. Dessa är väldigt många, inledningsvis läggs de som bedöms viktigas ut. Allmänheten spelar här en stor roll för att ge synpunkter på vad som saknas så att detta kan läggas ut. Inkomna brev och e-brev läggs på grund av personuppgiftslagen inte ut på hemsidan utan avsändarens godkännande. 3.3 Dokumentens utformning 3.3.1 Namnsättning av dokument Alla dokument som framställs som en del i projektet skall identifieras med ett fyrsiffrigt dokumentnummer. Filnamn i Windows byggs enligt följande mönster: <dokument nummer> <version> <namn>. <filändelse> Exempel: 1001 PA2 Anvisningar dokumenthantering.doc Dokumentnummer förs i projektets dokumentlogg, dokument nummer 1000. Dokumentloggen förs av Jan Lidén (jan.liden@novavista.se) och finns på projektplatsen. 3.3.2 Versioner Består av en kombination av bokstäver och siffror. Vi följer Ericsson-standard. Fastställda versioner (huvudversioner) betecknas A, B, C osv. Preliminära versioner betecknas med P <nästa fastställda version> <löpnummer>. Dokument: 1003 A Informationsrutiner Sida 4(6)
Den första versionen av ett dokument har alltid beteckningen PA1, vilket betyder preliminär utgåva 1 av huvudversion A. Nästa utgåva kommer att heta PA2, den följande PA3 osv. När dokumentet fastställs, till exempel vid ett beslutsmöte, ges det version A. Om det sedan bearbetas vidare blir versionsbeteckningen PB1, PB2 osv. alltså preliminär utgåva 1, 2 osv. av huvudversion B. 3.3.2.1 När byter man versionsbeteckning? Versionsbeteckningen skall bytas då man delger andra ett dokument eller sprider det vidare på annat sätt. Man får inte bearbeta ett dokument och sända det vidare utan att ändra versionsbeteckning. I ett projekt kommer dokument att sändas mellan projektmedlemmarna i elektronisk form och kommer att finnas lagrade i många kopior och i skilda utgåvor på olika datorer. Om projektmedlemmarna konsekvent sätter nya versioner enligt standarden så kan alla vara säkra på att dokument med lika filnamn alltid har lika innehåll. 3.3.2.2 Hur byter man versionsbeteckning? Genom att spara filen under det nya namnet. 3.3.3 Revisionsinformation Skall finnas på alla dokument till dess att de är fastställda. Se överst i detta dokument. 3.3.4 Standardmall Finns, dokument 1000 på projektplatsen. Dokumentet har standard sidhuvud och sidfot med både Nackas och Novavistas logotyper. Filnamnet sätts automatiskt i sidfoten vid utskrift. 4. Rutiner 4.1 Alla tjänstemän, konsulter och politiker Alla allmänna handlingar skall skickas elektroniskt eller analogt (om de ej finns elektroniskt) till 3. Registrator epost: registrator@nacka.se och 4. projektadministratören, Ramiz Comaga (ramiz.comaga@nacka.se) 4.2 Registrator 5. diarieför alla allmänna handlingar på KFKS 2003/690 (projektarbetet vägval Älgö) respektive KFKS 2003/691 (medborgarsynpunkter projektarbetet Vägval Älgö). 6. sätter en kopia i två pärmar, en för varje diarienummer, som förvaras i receptionen för att allmänheten lätt skall ha tillgång till dem. 7. skickar ett original till Miljö och stadsbyggnad för arkivering. 4.3 Projektadministratören Lägger in alla handlingar på projektplatsen för användning i projektet. Analoga handlingar skannas för att kunna läggas in. Dokument: 1003 A Informationsrutiner Sida 5(6)
8. Inkommande och utgående brev och e-post postas till dokumenthanteringssystemet (epost: gabjun8e@projectinbox.projectplace.com ) 9. Övriga handlingar läggs i mappar på projektplatsen 10. Dokument som projektledaren beslutar skall ligga på Hemsidan läggs upp i en mapp på KanalN. 4.4 Webmaster 11. Dokument som skall ligga på hemsidan läggs i en mapp på KanalN av projektadministratören (eller webmaster) och länkas till av hemsidan av projektets webmaster, Jan Johansson. 4.5 Projektledaren I dokumenthanteringssystemet läser projektledaren eller av honom utsedd alla inkomna handlingar och beslutar om: 12. svar skall skickas till avsändaren och vem som i så fall skall svara. 13. sändaren skall kontaktas för tillstånd att lägga e-brevet på Internet. Detta kan gälla e-brev som innehåller ny information intressant för processen. 14. innehållet gör att handlingen eventuellt skall sekretessbeläggas i så fall skickas det till jurist på stadsledningskontoret för beslut. Detta kan t ex krävas om det innehåller känslig information om en individ, t ex sjukdom. 4.6 Receptionen 15. Alla projektets allmänna, ej sekretessbelagda, handlingar inklusive inkomna och utgående e-brev lämnas ut till dem som besöker kommunen. Detta sker genom att alla handlingar samlas i två pärmar i receptionen. Registrator tillser att samtliga diarieförda dokument finns i dessa pärmar. Dokument: 1003 A Informationsrutiner Sida 6(6)