VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 1 Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 90, textläsning ur Matteus 28 och bönen Fader Vår. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 53 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 13/15. Val av två protokolljusterare 54 Förslag: Till protokolljusterare väljs Britha Antila och Olle Victorzon. Till protokolljusterare valdes Britha Antila och Olle Victorzon. Godkännande av föredragningslistan 55 Föredragningslistan godkändes med komplettering av två övriga ärenden. Missionsdirektionens protokoll 56 Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 2/2012, 7.2.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Behandlas ett ärende. Församlingsrådet: Ärendet behandlas i 60. Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga 57 Protokoll från direktionens för kristen fostran bland unga sammanträde 1/2012, 8.2.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Sundom kapellförsamlings protokoll 58 Protokoll från Sundom kapellförsamling 7.3.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Diakonidirektionens protokoll 59 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 2/2012, 27.3.2012 läggs fram. Beslutsförslag: Behandlas ett ärende. Församlingsrådet: Ärendet behandlas i 61.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 2 Anhållan om medel för Vasa svenska församlings representanter till FMS styrelsemöte i Fredrikshamn 9.6.2012 60 Enligt Församlingsrådets protokoll 2/2012 (13.2.2012, 32) valdes Johanna Ulrika Söderholm och Martin Sandberg till församlingens representanter vid FMS:s årsmöte i Fredrikshamn 9.6.2012. Representanterna får med fördel delta i hela missionsfesten (8-10.6.2012) på församlingens bekostnad. Representanterna är aktiva för Vasa svenska församlings intressen på årsmötet och ger efteråt muntlig rapport från festen till missionsdirektionen. Kostnaderna för en person torde bli 120 för hotell (to-sö, 3*60 ), 150 för buss samt 102 i dagtraktamenten (3*34 ) vilket ger en summa på 372 /person och därmed 744 för två personer. Kostnaderna delas mellan 4381.226001/Missionsarbete och 4381.227501/Övrigt församlingsarbete. Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter att två representanters kostnader betalas så att 372,- euro tas från 4381.226001/Missionsarbete och 372,- euro från 4381.227501/Övrigt församlingsarbete. Lediganslående av diakonitjänst i Vasa svenska församling 61 Församlingsrådet godkände 14.3.2012 44 diakon Karin Nygårds anhållan om befrielse från tjänst som diakon i Vasa svenska församling fr.o.m. 1.9.2012. Karin arbetar i området Dragnäsbäck, Storviken, Hemstrand, Gerby-Västervik. Ledande diakonitjänsteinnehavare Lena Streng anhåller om att församlingsrådet lediganslår tjänsten som diakon/diakonissa i Vasa svenska församling med annons i Vasabladet 15.4.2012 och i Kyrkpressen 19.4.2012 samt tillsätter en arbetsgrupp för behandling av ansökningarna. Förslag till arbetsgrupp: Lena Streng, sammankallare, Anders Kronlund, Gun-Britt Hammarström samt en representant för församlingsrådet. Till tjänsteuppgifterna hör distriktsarbete med hembesök, mottagning, läger, utfärder och övriga diakonala uppgifter. Behörighetsvillkoren för tjänsten är av biskopen godkänd lämplig examen på institutnivå eller högskoleexamen i enlighet med kyrkans allmänna tjänste- och arbetskollektivavtal. God förmåga att använda svenska och finska i tal och skrift krävs. Lön till behörig utgår enligt kravgrupp 502. Ansökningarna skall finnas på pastorskansliet i Vasa svenska församling senast 14.5.2012. Ansökningarna riktas till församlingsrådet i Vasa svenska församling, PB 78, 65101 Vasa. Till ansökan bifogas meritförteckning eller motsvarande, kopior av intyg samt utredning om behörighet till tjänsten. Den som väljs till tjänsten bör före fastställande av valet förete läkarintyg över sitt hälsotillstånd samt i straffregisterlagen 6 avsett straffregisterutdrag.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 3 Diakonidirektionen behandlar ansökningarna vid sitt sammanträde i maj och arbetsgruppen ger sitt utlåtande till församlingsrådets sammanträde 13.6.2012. Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter lediganslå en diakonitjänst i Vasa svenska församling enligt bifogad annons, bilaga 1. Församlingsrådet tillsätter en arbetsgrupp för behandling av ansökningarna. Församlingsrådet beslöt lediganslå en diakonitjänst i Vasa svenska församling enligt bifogad annons. Församlingsrådet tillsatte följande arbetsgrupp för behandling av ansökningarna: Lena Streng, sammankallare, Anders Kronlund, Gun-Britt Hammarström samt Gunborg Sjöberg. Responsbegäran för församlingarnas strukturförändringsprocess 62 Församlingsrådet tillsatte vid sitt sammanträde 14.3.2012/ 47 följande arbetsgrupp att svara på kyrkostyrelsens Responsbegäran: Anders Kronlund, sammankallare, John Åsvik, Christel Lax och Gerd Erickson. Arbetsgruppen har sammanträtt två (2) gånger. Arbetsgruppen har utarbetat ett förslag till utlåtande, bilaga 2. Vice ordförande Christel Lax refererade från ett diskussionstillfälle för förtroendevalda i prosteriet den 31 mars 2012 i Brändö stora församlingssal. Representanter från prosteriets nästan alla församlingar var närvarande. Församlingsrådet gick igenom arbetsgruppens förslag till utlåtande enligt bilaga 2. Församlingsrådet godkände arbetsgruppens förslag till utlåtande efter några korrigeringar. Anhållan retroaktivt om deltagande i rådplägningsdagar 8 10.2 2012 63 Byråföreståndare Mona Engsbo och byråsekreterare Ann-Charlotte Niemistö anhåller om att få delta i rådplägningsdagar för kansli- och informationspersonal i Tammerfors 8 10.2.2012. De anhåller om att på tjänstetid få delta i dagarna samt följande kostnader betalda samt lagstadgade dagtraktamenten. Kostnader: Deltagaravgift 2 x 486 e Resekostnader 2 x 59,82 e Totalt 972,00 euro 119,64 euro 1.091,64 euro Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner retroaktivt anhållan och den totala kostnaden tas från medel för kansliet, 108 4383. Församlingsrådet remitterade ärendet till nästa sammanträde för att utreda utbetalningen av dagtraktamenten.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 4 Kostnader: Deltagaravgift 2 x 486 e 972,00 euro Resekostnader 2 x 59,82 e 119,64 euro 2 st. heldagtraktamente -50 % = 36,00 + 1 st. halvdagtraktamente -50 % = 8,00, totalt alltså 44,00 per person. 88,00 euro Totalt 1.179,64 euro Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner retroaktivt anhållan och den totala kostnaden tas från medel för kansliet, 108 4383. Principer gällande tjänstledigheter i Vasa svenska församling 64 Församlingsrådet diskuterade principerna gällande tjänstledighet i Vasa svenska församling vid sitt sammanträde 14.3.2012 och remitterade ärendet till församlingsrådets sammanträde 11.4.2012 för vidare behandling. Beslutsförslag: Allmänna principer: Tjänstledighet på högst två (2) år kan beviljas. Undantag: - tjänstledighet för att arbeta i annan församling - tjänstledighet för missionsarbete - tjänstledighet för arbetet inom kyrkliga uppgifter såsom kyrklig utbildning, kristen folkhögskola, KU, SLEF, kyrkostyrelsen eller motsvarande. Anställning av sommarteologer 65 Två personer har meddelat intresse för uppgiften som sommarteolog i Vasa svenska församling: Teol.stud. Mattias Boije anställs för tiden 28.5-31.7.2012. Till hans huvudsakliga arbetsuppgifter hör planering och medverkan vid konfirmandläger 5.6-11.6, 3.7-9.7 och 20.7-26.7 på Alskat lägergård och konfirmationerna i Trefaldighetskyrkan. Även andra uppgifter kan anvisas. Mattias Boije är tredje årets studerande vid teologiska fakulteteten vid Åbo Akademi. Lönen fastställs till euro 1.482,31/månaden. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 5 Teol.stud. Liisa Mendelin anställs för tiden 4.6-30.7.2012. Till hennes huvudsakliga arbetsuppgifter hör planering och medverkan vid konfirmandläger 14.6-20.6 och 12.7-18.7 på Alskat lägergård och konfirmationerna i Trefaldighetskyrkan. Även andra uppgifter kan anvisas. Liisa Mendelin är femte årets studerande vid teologiska fakulteteten vid Åbo Akademi. Lönen fastställs till euro 1.727,71/månaden. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. I årets budget har reserverats 6.000 euro för sommarteologpraktikanter på moment och kostnadsställe 4044.223501. Beslutsförslag: Församlingsrådet anställer teol.stud. Mattias Boije för tiden 28.5-31.7.2012. Lön 1.482,31 euro/månad utbetalas. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. Teol.stud. Liisa Mendelin anställs för tiden 4.6-30.7.2012. Lön 1.727,71 euro/månad utbetalas. Dessutom betalas lägerdagstraktamente samt måltidsansvarighetsersättning enligt antalet lägerdygn. I årets budget har reserverats 6.000 euro för sommarteologpraktikanter på moment och kostnadsställe 4044.223501. Församlingsrådets sammanträdesdagar hösten 2012 66 Följande datum kl. 18.30 föreslås för sammanträden: ons 15.8 i Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. ons 12.9 Haga prästgård, Gamla Vasa ons 10.10 i Roparnäs stora församlingssal (guidning av kyrkan) ons 7.11 Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. ons 12.12 på Alskathemmet kl. 17.00 Obs tiden! Församlingsrådet fastställde sammanträdesdagarna hösten 2012.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 6 Anhållan om ekonomiskt understöd 67 Församlingsrådet utsåg vid sitt sammanträde 18.1.2012/ 17 följande arbetsgrupp att bereda ärendet om ekonomiskt understöd: Marit Nilsson-Väre, sammankallare, Daniel Djupsjöbacka och Sven Lindholm. Förslaget har utarbetats av arbetsgruppen, bilaga 3. Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter enligt arbetsgruppens förslag i bilaga 3 samt att till prosterikassan utbetalas 0,20 euro x 12.847 medlemmar, totalt 2.569,40 euro. Sommaranställda på Ungdomsbyrån 68 Ungdomsarbetsledare för konfirmandläger Annina Aspvik kommer att fungera som ungdomsarbetsledare för konfirmandlägret Alskat 5. För att kunna utföra uppgifter före och efter lägret anställs hon för tiden 16 31.7.2012. Lönen följer kravgrupp 502 med ett avdrag på 3 % (utbildad inom kyrkans arbete, men med inriktningen diakoni istället för fostran) och utbetalas från ungdomsbyråns löneanslag. Sommarungdomsarbetsledare Ungdoms- och fritidsinstruktör Amanda Sigfrids anställs som sommarungdomsarbetsledare under tiden 1.6 31.7. Till hennes huvudsakliga uppgifter hör att vara extra vuxen på 3 konfirmandläger och på barnlägret. Lönen följer månadslön för säsongsarbetare (1.100,- ) och utbetalas från 4065.223601 och den överstigande delen från 4030.223901. Beslutsförslag: Församlingsrådet anställer Annina Aspvik för tiden 16 31.7.2012. Lönen följer kravgrupp 502 med ett avdrag på 3 % (utbildad inom kyrkans arbete, men med inriktningen diakoni istället för fostran) och utbetalas från ungdomsbyråns löneanslag. Ungdoms- och fritidsinstruktör Amanda Sigfrids anställs som sommarungdomsarbetsledare under tiden 1.6 31.7. Till hennes huvudsakliga uppgifter hör att vara extra vuxen på 3 konfirmandläger och på barnlägret. Lönen följer månadslön för säsongsarbetare (1.100,- ) och utbetalas från 4065.223601 och den överstigande delen från 4030.223901.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 7 Anmälningsärenden 69 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 21 33/2012. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. Övriga ärenden Anställande av Heidi Mäkelä som ungdomsteolog (80 %) 70 a) Församlingsrådet anställde vid sitt sammanträde 4.5.2011 106 Heidi Mäkelä som ungdomsteolog på 80 % i andligt arbete under tiden 1.8.2011 31.5.2012 förutsatt att domkapitlet i Borgå stift inte förordnar en församlingspastor till Vasa svenska församling. Lön utbetalas enligt kravgrupp 601 minus 3 %. Medlen tas från vakanta församlingspastorstjänsten. Ungdomsteologen ansvarar för konfirmandarbetet och arbetet bland unga vuxna. Ungdomsteologen bär ansvar för ungdomsmässor, knattekyrkor och skolgudstjänster samt handhar familjearbetet och fungerar som kontaktperson till barnarbetarna och samarbetar med barnarbetsledaren. Ungdomsteologen planerar ungdoms- och juniorverksamheten tillsammans med ungdomsbyrån och upprätthåller kontakten med skolorna (lågstadier, högstadier samt andra stadiets utbildningar). Ungdomsteologen håller morgonandakter i Trefaldighetskyrkan och andakter på ålderdomshem vid behov. Beslutsförslag: Heidi Mäkelä anställs som ungdomsteolog på 80% i andligt arbete 1.6-31.8.2012. Lön utbetalas enligt kravgrupp 601 minus 3 %. Medlen tas från den vakanta församlingspastorstjänsten.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 4/2012 8 Anhållan om att få delta i retreat 70 b) Kaplan Gunnar Särs anhåller om att få delta i den av Snoan och Lärkkulla arrangerade retreatresan till Wetterhus, Gränna, Sverige den 7-10 juni 2012. Kostnader: Flyg Vasa-Arlanda-Vasa Buss Arlanda-Gränna-Arlanda Kost och logi Totalt 130 euro 93 euro 260 euro 483 euro Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar anhållan och kostnaderna tas från utbildningsanslaget för år 2012. På mötet väckt ärende 71 Inget på mötet väckt ärende. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 72 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 4 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 73 Sammanträdet avslutades kl. 20.50 med nedkallande av Herrens välsignelse.