121 21 Johanneshov SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid 1 av 9 Sammanträde med styrelsen i Hyresgästföreningen Syd-Ost i föreningens lokaler, Skebokvarnsvägen 322, Högdalen onsdagen den 11 maj 2005 kl 18.30-22.00 Paragrafer 75-91 Närvarande ledamöter Håkan Norrgård Terje Gunnarson Ola Janfjäll Christer Daweu Stig Hägerstrand Ingabritt Billström Sven-Åke Åsberg Leif Falkenstedt Jörgen Johansson ordförande vice ordförande kassör sekreterare Ej närvarande ledamöter Bernt Lundh Rolf Falk Gunvor Lillan Wallén vice sekreterare Tid för justering 2005-06-08 Christer Daweu sekreterare Håkan Norrgård ordförande
121 21 Johanneshov Sid 2 av 9 ÖPPNANDE, DAGORDNING, NÄRVARO 75. Sammanträdet öppnas Håkan Norrgård öppnade sammanträdet kl 18.30 76. Dagordning Förelåg ett förslag till dagordning. Håkan N föreslog att tillföra punkt 8b) om ansökan, bidrag till Ungdomens Hus i Rågsved och punkt 8c) om ansökan, bidrag till utvärdering av Fältprojektet. Punkt 8) ändras till 8a) Föreningsstyrelsen godkänner, med gjorda tillägg, föreslagen dagordning. 77. Närvaro Närvarande ledamöter framgår av upprättad närvaroförteckning. Det konstaterades att styrelsen är beslutför. Det antecknades att Bernt L, Gunvor W och Rolf F anmält förhinder. PROTOKOLL, SKRIVELSER, RAPPORTER 78. Föreningsstyrelsens protokoll Anmäldes föreningsstyrelsens protokoll per den 13 april 2005. Föreningsstyrelsen beslöt att lägga protokollet till handlingarna.
121 21 Johanneshov Sid 3 av 9 79. Inkommande och utgående post Anmäldes ingående och utgående post och E-mail. Ärenden har vidarebefordrats till respektive handläggare. Föreningsstyrelsen beslöt att lägga förteckningen handlingarna 80. Rapporter Anmäldes Protokoll från Fältprojektet 2005-04-20. Servicestationer Leif F informerade om att den årliga genomgången av servicestationerna har påbörjats Medlemsstöd Terje G rapporterade från bomöten med LH Spindeln och LH Bordsaltet. LH Ingarö har lagt ner verksamheten. Bland de boende finns en ny kontaktperson som tillsammans med Ingabritt B skall undersöka möjligheten till nystart. LH Dörrhaken funderar på att lägga ner sin verksamhet. Flera boende i kv Körsbärsgården är intresserade av att bila en lokal hyresgästförening. Från några boende stöter det på ett visst motstånd. Ingabritt B kallar till medlemsmöte. Fältprojektets hemsida är driftklar. Opinionsbildning och bostadspolitisk påverkan Stig H rapporterade från det medlemsmöte med (v) dit han blivit inbjuden.
121 21 Johanneshov Sid 4 av 9 Ekonomi Ola J lämnade en ekonomisk rapport t o m 2005-03-31. Håkan N rapporterade att regionstyrelsen beslutat bifalla föreningens yrkande att hela föregående års överskott, ca 9.500 kronor, skall balanseras i ny räkning. Ola J informerade om att den faktura gällande service och serviceavtal på servicestationernas kopiatorer avsåg dels en service på varje maskin och dels första kvartalets serviceavgift. Serviceavgiften för maskinerna beräknas till ca 1.000 kronor per maskin och år. Förhandling Stig H rapporterade från ett möte med bredeningsgruppen och att ett möte med den Breddade Delegationen skall hållas den 8 juni 2005. Svenska Bostäder Terje G rapporterade från Svenska Bostäders delegationsmöte. Stockholmshem Leif F rapporterade från möte med Stockholmshems Föreningsdelegation den 28 april 2005. På mötet förrättades val och potten diskuterades. Medlemsregister Per den Antal Medlemmar 31 december 2004 21 113 28 februari 2005 21 483 31 mars 2005 21 268 30april 2005 21 203 Föreningsstyrelsen beslöt att lägga minnesanteckningarna till handlingarna
121 21 Johanneshov Sid 5 av 9 BESLUTSÄRENDEN 81. Verksamhetsområden Föreningsstyrelsens arbete är indelat i ansvarsområden. Anmäldes kompletteringar Föreningsstyrelsen beslöt att i arbetsgruppen Föreningsexpeditionen ingår förutom Sven-Åke Åsberg även Susanne Andersson. 82. LH Filmskarven Boende inom kv Filmskarven har kommit med en förfrågan till föreningsstyrelsen om möjligheten att återstarta den lokala hyresgästföreningen. Föreningsstyrelsen gav Ingabritt B i uppdrag att handlägga frågan om möjligheten att återstarta LH Filmskarven. 83. Sstn Ingarö Lokala Hyresgästföreningen Ingarö har lagt ner sin verksamhet. Eftersom LH Ingarö har varit ansvarigt LH för Sstn Ingarö bör vi följa upp om det finns förutsättningar att hålla servicestationen öppen. Föreningsstyrelsen gav Leif F i uppdrag att följa upp förutsättningarna för Sstn Ingarö samt om servicestationen skall läggas ner vidta nödvändiga åtgärder.
121 21 Johanneshov Sid 6 av 9 84. LH KK Kontakten I ett mail från Regionkontoret uppmanas föreningsstyrelsen att se över hanteringen av årsmöte, årsmöteshandlingar m m från LH KK Kontakten. Ingabritt B har varit i kontakt med LH KK Kontakten och föreslagit att föreningens revisorer granskar LH årshandlingar. Regionkontoret har därefter kontaktat Ingabritt B och ifrågasatt riktigheten i att föreningsstyrelsen begär in LH-handlingar för granskning. Ingabritt B har försökt att på ett smidigt och lämpligt sätt fullgöra föreningsstyrelsens ansvar för tillsyn över de lokala hyresgästföreningarnas verksamhet och ekonomi Föreningsstyrelsen gav Ingabritt B i uppdrag att följa upp ärendet. Protokollsanteckning Utdrag ur Hyresgästföreningens stadgar gällande Hyresgästföreningar 7.3.1 Styrelsen har, för att kunna utöva sitt tillsynsansvar, rätt att från lokala hyresgästföreningar inhämta de uppgifter som kan krävas. 7.4.2 Var och en av revisorerna får när som helst ta del av räkenskaperna och övriga till.. de lokala hyresgästföreningarnas verksamhet hörande handlingar. 85. Föreningsexpeditionens öppethållande Sven-Åke Å föreslog att föreningsexpeditionen skall hålla sommarstängt 9 juni - 14 augusti. Föreningsstyrelsen beslöt att föreningsexpeditionen skall hålla sommarstängt 9 juni - 14 augusti 2005.
121 21 Johanneshov Sid 7 av 9 86. Nycklar till föreningsexpeditionen I och med att det skedde flera förändringar i styrelsen i samband med årsmötet skall nycklar lämnas in och kvitteras ut. Föreslogs att en inventering av nycklarna, nyckelbrickor och en uppdatering av nyckelkorten görs. Föreningsstyrelsen gav Sven-Åke Å uppdraget att genomföra en inventering av nycklar och nyckelbrickor till föreningsexpeditionen samt uppdatera nyckelkorten. 87. Hantering av LH-material När ett LH läggs ner skall nycklar, kontantkassa handlingar m m övertas av föreningsstyrelsen. Det omhändertagna materialet skall kvitteras. Terje G efterlyste en kvitteringsrutin när ett LH återstartar och det omhändertagna materialet skall överlämnas till den nya LH-styrelsen. Christer D föreslog att rutinerna och checklistan över avveckling och uppstart av en lokal hyresgästförening ses över och uppdateras. Föreningsstyrelsen gav Terje G uppdraget att se över och uppdatera rutinerna och checklistan över avveckling och uppstart av en lokal hyresgästförening. 88. Verksamhetsmedel för LH inom privata beståndet. Annelie Stevendahl, Boutveckling har i ett mail bett om föreningsstyrelsen godkännande att betala ut verksamhetsmedel till nio lokala hyresgästföreningar inom det privata beståndet. Terje G informerade om att föreningsstyrelsen inte äger frågan. Regionkontoret har av Hyresgästföreningen Region Stockholm bemyndigats att besluta i dessa ärenden. Föreslogs att ärendet återremitteras till Regionkontoret för handläggning.
121 21 Johanneshov Sid 8 av 9 Föreningsstyrelsen beslöt att återremittera ärendet till Regionkontoret. 89. LH Spindelns ansökan om medel. LH Spindeln har i en ansökan bett om medel för att genomföra servicestationernas dag på Dörrvägen 40 Dels 1.000 kronor för inköp av glass, ballonger, godispåsar m m och del 5.000 för rengörning och polering av golv. Hyresgästföreningen Syd-Ost står som huvudman för servicestationerna. För varje servicestation finns en eller flera lokala hyresgästföreningar som svarar för driften. För detta får den lokala hyresgästföreningen ett driftbidrag. LH skall ställa lokaler till förfogande för servicestationen, Hyresgästföreningen Syd-Ost utrustar med kopiator, dator Internet m m. LH Spindeln har för avsikt att genomföra en servicestationernas dag vilket föreningsstyrelsen vitsordar. Golvet tillhör hyresgästlokalen/fritidslokalen och ingår inte i Hyresgästföreningen Syd-Osts ansvarsområde. För reparation och underhåll av hyresgästlokalen/fritidslokalen svarar den lokala hyresgästföreningen eller hyresvärden. Föreningsstyrelsen beslöt att tillstyrka ansökan om bidrag på 1.000 kronor för glass, ballonger, godispåsar m m till servicestationernas dag den 6 juni på Sstn Spindeln. att avslå ansökan om bidrag till rengöring och polering av golv. 90. Fritidsmedel för LH inom allmännyttan. Det råder oklarheter om vilka handlingar som skall ligga till grund för utbetalning av fritidsmedel. Håkan N informerade om att förfarandet vid handläggning av dessa ärenden sedan tidigare klargjorts mellan Hyresgästföreningen Syd-Ost och Regionkontoret. Föreslogs att Håkan N kontaktar Regionkontoret för att gå igenom rutinerna.
121 21 Johanneshov Sid 9 av 9 Föreningsstyrelsen gav Håkan N uppdraget att kontakta Regionkontoret för att gå igenom rutinerna vid förfarandet vid utbetalning av fritidsmedel till lokala hyresgästföreningar inom allmännyttan. Protokollsanteckning Följande gäller för utbetalning av fritidsmedel till lokala hyresgästföreningar inom allmännyttan. 1. Den lokala hyresgästföreningen håller, under hösten, ett protokollfört bomöte där verksamhetsplan och budget fastställs. 2. Protokollet med fastställd verksamhetsplan och budget skickas till Regionkontoret. 3. Utifrån dessa handlingar skall Regionkontoret skicka ett underlag för utbetalning av fritidsmedel till respektive allmännyttigt bolag. 4. Bolaget verkställer utbetalning av fritidsmedel. 5. Medlen överförs till den lokala hyresgästföreningen. NÄSTA SAMMANTRÄDE, AVSLUT 91. Nästa styrelsesammanträde Nästa sammanträde med styrelsen i Hyresgästföreningen Syd-Ost skall hållas onsdagen den 8 juni 2005. 92. Avslut Håkan N avslutade sammanträdet kl 21.30