Det här är ett steg i rätt riktning för att minska kommunens administration men också ett historiskt ögonblick då en demokratisk tradition nu förändras för alltid - Kenneth Nilsson, kommunstyrelsens ordförande Örebro kommun Projekt E-signering 2.0 Formpipe kundträff, 2019-10-03
Kort vilka vi är Johanna Vikström, objektsamordnare Lena Lindström, testledare/delprojektledare Malin Björnholdt, projektledare
Kort återblick Formpipe kundträff okt 2018 Förstudie E-signering 1.0 (feb 2017 t.o.m. feb 2018) Piloten (mars 2018 t.o.m. maj 2019) Signeringsportal 1.0 (Minimum viable product) Första signering i KS (maj 2019) Överlämning till E-signering 2.0 (maj 2019) Förstudie: Förstudierapport SAD (Solution Architecture Document) Rekommendation från Arkitekturrådet Örebro kommun Avtal med Formpipe Piloten: Signeringsportal 1.0 (Formpipe) Identitet och åtkomsthantering Verksamhetsrutiner IT-miljöer Genomföra Pilot (E-signering Kommunstyrelsen)
Syfte e-signering Kommunstyrelsen har avsatt 200 miljoner för digitaliseringssatsningar Utgångspunkter i digitaliseringssatsningen i Örebro kommun är: o o o Vi digitaliserar för en enklare vardag för dem vi finns till för och en öppnare, smartare och effektivare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Digitalt först digitala tjänster som förstahandsval Allt som kan digitaliseras ska digitaliseras Målet är en helt digital nämndprocess.
Strategiska val Inloggning mobilt bankid Personliga certifikat Inbäddad signatur Enkelt att verifiera signaturen Enkelt att distribuera Enkelt att arkivera Ingen molntjänst!
Systemskiss
Signeringsportalen 1.0 Demo och praktik fredag kl 13.00
E-signering 2.0 - Projektmål och tidplan Projektet pågår fr.o.m. 1 maj 2019-31 mars 2020 Utökats från signering protokoll till 6 projektmål där flera drivs som delprojekt Projekt E-signering 2.0 Projektmål 1 Breddinförande Projektmål 2 Vägvalsanalys, Certifikatlösning, RA-organisation Projektmål 3 Signeringsportal 2.0 Projektmål 4 Sekretesshandlingar Projektmål 5 Andra handlingar Projektmål 6 Överlämning förvaltning
Projektil + Agilt 3-veckorssprintar Kläm och känn efter varje sprint - är vi på rätt väg? Iteraktiv utveckling - upprepa processen som leder till det önskade målet Möjlighet att ändra riktning/fatta nya beslut - vad är det viktigaste nu? Lärande och ständiga förbättringar - en chans att efter varje sprint utvärdera hur det gick och förbättra oss i nästa. Levererad nytta Fördelar: En aktiv och engagerad styrgrupp Vi kan leverera nytta efter varje sprint Aktiv riskbedömning och riskhantering 1 2 3 4 5 Iterationer/Sprintar
Nuläge Under hösten breddinförande av e-signering i kommunens samtliga nämnder (20 nämnder) Information och utbildning av förtroendevalda och nämndsekreterare Framtagande av lathundar för både förtroendevalda och nämndsekreterare Bygga upp supportvägarna Fram tills idag har sex protokoll justerats med e-signering
Effekter Sista pusselbiten för att få en helt digital nämndprocess Förtroendevalda får det enklare att planera tiden för sitt förtroendeuppdrag Möjliggör för alla förtroendevalda, oavsett yrke, livssituation eller restid, att justera protokoll Justerade protokoll kan finnas tillgängliga digitalt Behov av mindre fysisk yta för arkivering av protokoll och därmed på sikt minskade kostnader för arkivering
Lärdomar Tidig, nära och tät dialog tillsammans med IT-säkerhet, informationssäkerhet och juridik Ha med rätt personer på tåget redan från början. Skapa rätt förutsättningar. Ha med verksamheter & förvaltning tidigt i dialog om uppfyllandet av ev. policys, krav m.m. Skapa förutsättningarna tillsammans. Vänd och vrid på er lösning, utmana era förslag och VÅGA lyfta farhågor och ifrågasättande frågor i projektet. Stanna upp och besvara tillsammans istället för att skynda vidare.
Nästa steg Vi har utmanat lösningen, ifrågasatt, funderat på alternativ och landat i svaren Automatiserade certifikatlösningen ska testas & driftsättas Vidareutveckla signeringsportalen till 2.0 Externa signatärer Påminnelser Ladda upp dokument Signera sekretesshandlingar Andra handlingar både interna signatärer genom W3D3 samt externa signatärer och eventuellt andra system RA-organisation ska beslutas och sättas Beslut om förvaltning och överlämningsarena
Ta gärna kontakt med oss! Johanna Vikström W3D3 objektsamordnare johanna.vikstrom@ Projektet: Malin Björnholdt, projektledare malin.bjornholdt@ malin.bjornholdt@frontit.se