KN2015/263 2015-10-20 1 (9) Tid Tisdag 2015-10-20 kl 14:00 Plats Göransson arena Tid för justering Föredragningslista Nr Ärende Diarienr Föredragande 1. Samverkansgruppens protokoll Kenneth Johansson 2. Ekonomisk månadsrapport september Emma Zettlin 3. Internkontrollrapport 2015 KN2015/29 Emma Zettlin 4. Taxor för övernattning i skolsalar och KN2015/290 Henrik Ravin idrottshallar 5. Sandvikendagarna KN2015/288 Kenneth Johansson 6. Extrasim Parkbadet KN2015/289 Kenneth Johansson 7. Rapporter och meddelanden KN2015/249 Ulf Gillström Ordförande Henrik Ravin Sekreterare
KN2015/263 2015-10-20 2 (9) Innehållsförteckning 1. Samverkansgruppens protokoll... 3 2. Ekonomisk månadsrapport september... 4 3. Internkontrollrapport 2015... 5 4. Taxor för övernattning i skolsalar och idrottshallar... 6 5. Sandvikendagarna... 7 6. Extrasim Parkbadet... 8 7. Rapporter och meddelanden... 9
KN2015/263 2015-10-20 3 (9) 1. Samverkansgruppens protokoll Kultur - och fritidsnämnden har lyssnat till informationen
KN2015/263 2015-10-20 4 (9) 2. Ekonomisk månadsrapport september Kultur - och fritidsnämnden godkänner den ekonomiska månadsrapporten
KN2015/263 2015-10-20 5 (9) KN2015/29 3. Internkontrollrapport 2015 Kultur - och fritidsnämnden godkänner rapporteringen av genomförd internkontroll och beslutar om omedelbar justering, samt att överlämna rapporten av genomförd internkontroll till kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden och ska enligt reglementet upprätta en särskild plan, en internkontrollplan, för detta arbete. Kultur- och fritidsnämnden fattade beslut om internkontrollplan för år 2015 den 17 februari 2015, 36 De rutiner/processer man ansåg relevanta var:synpunktshantering, mål i styrdokument som är kopplade till balanserad styrning, förtäring gåvor och representation, diarium och nämndsbeslut.
KN2015/263 2015-10-20 6 (9) KN2015/290 4. Taxor för övernattning i skolsalar och idrottshallar Kultur och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige fastställer taxorna enligt det gemensamma förslaget framtaget tillsammans med Kunskapsnämnden. Sammanfattning av ärendet Föreningslivet som arrangerar läger och cuper behöver kunna erbjuda ett billigt övernattningsalternativ för barn - och ungdomar med ledare. Taxor för hyra av skollokaler för övernattning finns inte i dagsläget. Taxorna är 75 kr/person/natt i lektionssal. Taxan för övernattning i idrottshall är baserad på schablonen 70 kr/person/natt multiplicerat med antalet sovplatser som lokalen är godkänd för.
KN2015/263 2015-10-20 7 (9) KN2015/288 5. Sandvikendagarna Kultur och fritidsnämnden föreslår att kommunstyrelsen 1. uppdrar åt i samarbete med näringslivskontoret, att under tre år samordna och utveckla festivalen Sandvikendagarna i samarbete med berörda kommunala bolag och förvaltningar 2. beslutar att Sandvikendagarna 2018 blir invigningsfest för det nya upprustade Sandviken centrum 3. beslutar att avsätta 150 000 kr ur kommunstyrelsens projektmedel 2016 för Sandvikendagarna 2016. 3. uppdrar åt Kultur och fritidsnämnden att utvärdera Sandvikendagarna efter 2016 års upplaga Sammanfattning av ärendet Sandvikendagarna är idag en årligt återkommande festival som arrangeras i centrum. Företagare och handlare i centrum samt kommunen är nuvarande huvudsakliga intressenter. Det finns brister i samordningen och syftet är otydligt. Centrum får ett lågt betyg i kommunens varumärkesundersökning. Den treåriga satsningen syftar till att utveckla Sandvikendagarna genom samverkan mellan kommunen och företagarna i centrum.
KN2015/263 2015-10-20 8 (9) KN2015/289 6. Extrasim Parkbadet beviljar Parkbadet en utökad budget från och med 2016 för anställande av simlärare med relevanta språkkunskaper. Sammanfattning av ärendet I takt med tillströmningen av nyanlända invandrare finns ett växande behov av att ge fler simlektioner för ökad simkunnighet. För de som har svenska som modersmål har Parkbadet välutbildad personal som sköter simskoleverksamheten. Att lära sig simma kan dock vara väldigt svårt beroende på förkunskaper eller brist därpå, samtidigt som man inte behärskar det svenska språket. En kombination av vattenrädsla och språksvårigheter försvårar inlärningen. Parkbadet ser ett stort behov av att möta upp det växande behovet av framförallt en arabisktalande simlärare.
KN2015/263 2015-10-20 9 (9) KN2015/249 7. Rapporter och meddelanden PWC revisionsrapport om beredningsprocessen, nämnden skall senast 26 november redogöra för kommunstyrelsen vilka åtgärder man vidtar för att komma till rätta med eventuella påtalade brister. Rapport från arbetet med Kultur - och fritidspolitiska programmet. Barnkonventionsdag - Ulf Gillström rapporterar Delegationsbeslut: SAIK har beviljats 3000 kr för ungdomsutbyte med Ryssland. Konstfrämjandet Gävleborg har beviljats bidrag om 15 000 kronor för konstprojektet Sandra kommer till byn. Det nya Konstfrämjandet Gävleborg med säte i Sandviken, startar under hösten 2015 sin verksamhet med det länsomfattande konstprojektet Sandra kommer till byn - ett deltagarbaserat konstprojekt i de tre Gävleborgskommunerna Hofors, Sandviken (Österfärnebo/Gysinge) och Ovanåker.
Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Kenneth Johansson KN2015/288 1 (2) Kultur och fritidsnämnden Sandvikendagarna Kultur och fritidsnämnden föreslår att kommunstyrelsen 1. uppdrar åt i samarbete med näringslivskontoret, att under tre år samordna och utveckla festivalen Sandvikendagarna i samarbete med berörda kommunala bolag och förvaltningar 2. beslutar att Sandvikendagarna 2018 blir invigningsfest för det nya upprustade Sandviken centrum 3. beslutar att avsätta 150 000 kr ur kommunstyrelsens projektmedel 2016 för Sandvikendagarna 2016. 4. uppdrar åt Kultur och fritidsnämnden att utvärdera Sandvikendagarna efter 2016 års upplaga Sammanfattning av ärendet Sandvikendagarna är idag en årligt återkommande festival som arrangeras i centrum. Företagare och handlare i centrum samt kommunen är nuvarande huvudsakliga intressenter. Det finns brister i samordningen och syftet är otydligt. Centrum får ett lågt betyg i kommunens varumärkesundersökning. Den treåriga satsningen syftar till att utveckla Sandvikendagarna genom samverkan mellan kommunen och företagarna i centrum. Ärendet En projektorganisation bildas med kommunen och företagarna i centrum som intressenter och som gemensamma ägare till konceptet. Ett koncerngemensamt samarbete mellan berörda kommunala bolag och förvaltningar skapas för att företräda kommunen i projektorganisationen samt vara ägare av konceptet tillsammans med företagarna. Kommunkoncernen står för samordning av festivalen samt infrastruktur som gata, el, vatten med mera. Kultur och fritid samordnar projektet. Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer 811 80 Sandviken 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346
Tjänsteskrivelse Datum Klicka här för att ange text. Sida 2 (2) Festivalen syftar till att bidra till att skapa den aktiva staden, full av liv och rörelse främja ett tolerant och jämlikt samhälle där vi bryr oss om varandra, reagerar och agerar ge möjlighet till kultur och fritidsupplevelser som gör att vi mår bra till kropp och själ Kortsiktiga mål: Utveckla bestående samarbetsformer mellan kommun, företag och handlare i centrum. övervintra Sandvikendagarna under ombyggnationen av centrum Utveckla festivalen så att den 2018 blir startskott för det nya och upprustade centrum Långsiktiga mål: Stärka varumärket Sandviken och Sandvikens centrum Främja utvecklandet av goda ambassadörer av Sandviken Beslutsunderlag KN2015/288 utveckling av Sandvikendagarna Protokollsutdrag skickas till Kultur och fritidsförvaltningen Näringslivskontoret Informationskontoret Underskrifter [Ansvarig chef] [Ansvarig tjänsteman]
Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Henrik Ravin KN2015/290 1 (2) Kultur och fritidsnämnden Taxor för övernattning i skollokaler och idrottshallar Kultur och fritidsnämnden föreslår att kommunfullmäktige fastställer taxorna enligt det gemensamma förslaget framtaget tillsammans med Kunskapsnämnden. Sammanfattning av ärendet Föreningslivet som arrangerar läger och cuper behöver kunna erbjuda ett billigt övernattningsalternativ för barn - och ungdomar med ledare. Taxor för övernattning i skollokaler och idrottshallar finns inte i dagsläget. Ärendet Övernattning i skolsalar och gymnastikhallar förutsätter att ansvars och brandrutiner är säkrade, en arbetsgrupp med representation från, kunskap, tekniska kontoret, informationsenheten, kultur- och fritid, Göransson arena och kommun- skyddet har tagit fram detta. Lokalerna är inte möjliga att hyra för vuxengruppers övernattning. Föreslagna taxor Övernattning i klassrum 75 kr/person/natt. Övernattning i gymnastiksal/hall, taxorna är framtagna med schablonen 70 kr per person och natt. Bessemerhallen 80 platser 5600 kr/natt Hammarhallen 80 platser 5600 kr/natt Jernvallen A - hall 80 platser 5600 kr/natt Murgårdsskolan lilla hallen 40 platser 2800 kr/natt Murgårdsskolan stora hallen 60 platser 4200 kr/natt Parkhallen 80 platser 5600 kr/natt Söderskolan 60 platser 4200 kr/natt Vallhovsskolan 40 platser 2800 kr/natt Åshammarhallen 80 platser 5600 kr/natt Österfärnebo sporthall (Tallhallen) 80 platser 5600 kr/natt Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer 811 80 Sandviken 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346
Tjänsteskrivelse Datum Klicka här för att ange text. Sida 2 (2) Beslutsunderlag Rutiner vid uthyrning av skollokaler för övernattning Protokollsutdrag skickas till Göransson arena ab Kunskapsförvaltningen Kultur och fritidsförvaltningen Underskrifter [Ansvarig chef] [Ansvarig tjänsteman]
Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Kari Tryde KN2015/289 1 (1) Kultur och fritidsnämnden Behov av utökad simundervisning beviljar Parkbadet en utökad budget från och med 2016 för anställande av simlärare med relevanta språkkunskaper. Sammanfattning av ärendet Parkbadet behöver utöka sin simundervisningskapacitet med personal som har relevanta språkkunskaper för de nyanlända invandrarnas behov. Ärendet I takt med tillströmningen av nyanlända invandrare finns ett växande behov av att ge fler simlektioner för ökad simkunnighet. För de som har svenska som modersmål har Parkbadet välutbildad personal som sköter simskoleverksamheten. Att lära sig simma kan dock vara väldigt svårt beroende på förkunskaper eller brist därpå, samtidigt som man inte behärskar det svenska språket. En kombination av vattenrädsla och språksvårigheter försvårar inlärningen. Parkbadet ser ett stort behov av att möta upp det växande behovet av framförallt en arabisktalande simlärare. Beslutsunderlag Skrivelse Parkbadet Protokollsutdrag skickas till Parkbadet Underskrifter [Ansvarig chef] [Ansvarig tjänsteman] Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer 811 80 Sandviken 026-24 00 00 (vx) www.sandviken.se 212000-2346
1. Sammanfattande bedömning Med utgångspunkt från revisionsfrågan och kontrollmålen bedömer vi att det finns en ändamålsenlig beredningsprocess som möter de förtroendevaldas önskemål och behov i kommunens nämnder och kommunstyrelsen. Det finns i respektive reglemente fastställt hur beredningsprocessen skall utföras. Det anges i reglementet respektive ordförandes ansvar och roll i beredningsprocessen. Granskningen visar att det inom respektive nämnd och kommunstyrelsen finns ett fungerande arbetssätt för beredningsarbetet. Enkätundersökningen visar en generell bild att flertalet av ledamöterna anser att beredningsarbetet fungerar väl. Flertalet av ledamöterna upplever att omfattning och kvaliteten på kallelsen/beslutsunderlaget är tillfredsställande. Övrigt: I enkäten redovisade flera ledamöter att ekonomiredovisningarna till nämnderna/styrelsen i flera fall skickas ut efter ordinarie kallelse, ibland får man redovisningen på bordet på sammanträdet. Vi bedömer det som otillfredsställande och det är angeläget att man utvecklar arbetssätten och nämndernas sammanträdesplanering så att ekonomiska redovisningar lämnas till ledamöterna i nämnder och styrelsen i ordinarie kallelse. Vidare visar enkäten att man i vissa fall inte är införstådd med den i reglementena fastställda ordningen för beredning av ärenden. Detta bör tydliggöras. Arbetslivsnämnden kommer att med utgångspunkt från vad som föreskrivs i dess reglemente att göra en nämndspecifik beskrivning av sin egen beredningsprocess. Denna skall sedan läggas in i nämndens dokumenthanteringsplan. Vår uppfattning är att det är en mycket bra åtgärd. Slutligen bör respektive nämnd/styrelsen föra en diskussion med utgångspunkt från de kommentarer som lämnades i enkäten. Syftet med den diskussionen skall vara att ytterligare tydliggöra och utveckla beredningsprocesserna i nämnderna och styrelsen. Juli 2015 1 av 10 PwC
ordförandeberedningen fastställs dagordningen samt förslag till beslut till nämnden. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med det fastställda reglementet. 4.4. Kultur och fritidsnämnden Nämndsekreteraren är tillika nämndens registrator. Ärenden som skall till nämnden sammanställs av nämndsekreteraren på en lista som skickas till deltagarna i ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. Nämndsekreteraren samråder med förvaltningschefen innan listan skickas ut. På ordförandeberedningen medverkar förutom förvaltningschef och nämndsekreteraren även förvaltningsekonomen. På ordförandeberedningen fastställs dagordning och förslag till beslut. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med det fastställda reglementet. 4.5. Kunskapsnämnden Ärenden som skall hanteras i nämnden sammanställs av nämndsekreteraren efter samråd med förvaltningschefen. Inom förvaltningen har man regelmässigt ett ledningsmöte för diskussion och genomgång av ärenden. Därefter överlämnas sammanställningen den till ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. På ordförandeberedningen fastställs dagordning och förslag till beslut. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömder att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med det fastställda reglementet. Dock framgick av granskningen att man vid ordförandeberedningen i vissa fall ändrat innehållet i framlagda tjänsteskrivelser från förvaltningen. Vi bedömer detta vara ett felaktigt förfarande. Se kommentarerna under punkt.4.10. 4.6. Omsorgsnämnden De ärenden som skall hanteras av nämnden registreras av förvaltningen. Nämndsekreteraren sammanställer tillsammans med förvaltningschefen en lista på de ärenden som skall lämnas till ordförandeberedningen. På ordförandeberedningen som består av ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande fastställs dagordning och förslag till beslut. Bedömningar och kommentarer: Vi bedömer att beredningsprocessen i nämnden är ändamålsenlig och i enlighet med fastställt reglemente. Juli 2015 7 av 10 PwC
4.10. Gemensamma iakttagelser, kommentarer och bedömningar Kommunledningskontoret har utarbetat ett flertal styrdokument och rutinbeskrivningar för att stödja det administrativa arbetet i. När det gäller beredningsprocessen så finns förutom det som framgår av respektive nämnds reglemente även en mall för tjänsteskrivelser som skall användas av samtliga nämnder och förvaltningar. Granskningen visar att man i stor omfattning använder denna mall. Ärenden som levereras till ordförandeberedningarna är till övervägande del i form av tjänsteskrivelser. En kommungemensam mall för tjänsteskrivelser uppnår flera syften. Det blir enklare för de förtroendevalda att ta del av förvaltningens utredningar och förslag, det blir en enhetlighet i protokollen från nämnderna och styrelsen. Vidare är tjänsteskrivelsen en tydlig gräns i ansvarsfördelningen mellan politik och förvaltning. Det innebär att förvaltningarna med sina professionella handläggare utreder och lämnar förslag till de förtroendevalda. De förtroendevalda, som enligt kommunallagens 6 kap 1 ansvarar för verksamheterna, har då att ta ställning till de upprättade förslagen i tjänsteskrivelserna. Kvalitetssäkringen av innehållet i tjänsteskrivelserna anser vi som en uppgift för respektive förvaltningschef. Denne har en viktig funktion att säkerställa och ansvara för innehåll, kvalitet och utformning av tjänsteskrivelserna. Respektive förvaltningschef är kontaktpunkten mellan politik och förvaltning. Granskningen visar att det i något fall händer att man i ordförandeberedningen från politiskt håll vill gå in och ändra på innehållet i den tjänsteskrivelse som levererats från förvaltningen. Detta bedömer vi vara fel. Det förslag som kommer från förvaltningen får inte ändras innehållsmässigt. Däremot är det självklart att nämnden med utgångspunkt från det lämnade förslaget får fatta vilket beslut som helst. Syftet med detta är att läsaren av det kommunala protokollet skall kunna se vad förvaltningen har lämnat för förslag och vilken ställning nämnden har tagit med utgångspunkt från det lämnade förslaget. I de fall det förekommer bedömer vi att nämnden bör se över sina rutiner. Ett gemensamt problem för samtliga nämnder är ekonomirapporteringen på sammanträdena. r till nämndsammanträdena skall enligt reglementena skickas minst sju dagar innan sammanträdena. I många fall lämnas ekonomirapporter senare än dessa sju dagar, i vissa fall direkt på sammanträdena. Detta bedömer vi som bristfälligt. Problemet är att nämndernas sammanträdestider och ekonomikontorets handläggningstider för att kunna presentera korrekta ekonomirapporter inte stämmer överens. Vår uppfattning är att man gemensamt behöver hitta en lösning. Vi bedömer det som otillfredsställande att ledamöterna inte kan ta del av relevanta ekonomiska redovisning i god tid inför sammanträdena. Juli 2015 9 av 10 PwC