Barn- och Utbildningsförvaltningen Tjänsteskrivelse Utredare: Lisa Lidström 2019-07-29 Dnr: 2019/456-026 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2018 Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna. Målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning ska få insyn i hur arbetsmiljöarbetet har fungerat. Den årliga uppföljningen av SAM är ett verktyg för den högsta ledningen när det gäller att leda arbetsmiljöarbetet och åtgärda brister. Ansvar Barn- och utbildningsnämnden har det yttersta ansvaret för att årlig uppföljning sker vid alla verksamheter inom. Inom förvaltningen har varje chef, som fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig, ansvar för att genomföra en årlig uppföljning av SAM inom sin verksamhet/enhet. Genomförande Chef eller skolledare (gymnasiechef, rektor eller förskolechef) har med hjälp av intendent och tillsammans med skyddsombud svarat på frågor om arbetsmiljöarbetet utifrån en enkätundersökning om årlig uppföljning av SAM. Totalt rör det sig om 50 enheter i Västerviks kommun. Frågorna i enkäten baseras på checklistor framtagna av Arbetsmiljöverket och redovisas i rapporten från barnoch utbildningsförvaltningen Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2018. Vidare behandling Respektive enhet kommer att fortsätta att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån de områden som är mest angelägna för dem. Rapporten kommer också att behandlas i verksamheternas respektive skyddskommittéer och där kommer förbättringsåtgärder att preciseras och beslutas. Förslag till beslut föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta godkänna lämnad redovisningen samt att godkänna föreslagen vidare behandling av rapportens resultat. Magnus Bengtsson Barn- och utbildningschef Lisa Lidström Utredare
Barn- och Utbildningsförvaltningen Rapport Lisa Lidström Utredare 2019-07-29 Dnr 2019/457-612 Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) för år 2018 Bakgrund Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivaren skyldig att årligen följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och dokumentera uppföljningen (AFS 2001:1). Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna och för att få en bild av på vilket sätt det kan eller behöver förbättras. Målet med uppföljningen är att arbetsgivarens högsta ledning ska få insyn i hur arbetsmiljöarbetet har fungerat. Den årliga uppföljningen av SAM är likt arbetsmiljöpolicyn ett verktyg för den högsta ledningen när det gäller att leda arbetsmiljöarbetet och åtgärda brister. Ansvar Barn- och utbildningsnämnden har det yttersta ansvaret för att årlig uppföljning sker vid alla verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inom förvaltningen har varje chef, som fått en arbetsmiljöuppgift tilldelad sig, ansvar för att genomföra en årlig uppföljning av SAM inom sin verksamhet/enhet. Genomförande Chef eller skolledare (gymnasiechef, rektor eller förskolechef) har med hjälp av intendent och tillsammans med skyddsombud, och när möjligt också elevskyddsombud, svarat på frågor om arbetsmiljöarbetet utifrån en enkätundersökning om årlig uppföljning av SAM. Totalt rör det sig om 50 enheter i Västerviks kommun. Friskolor har exkluderats i enkäten. Frågorna i enkäten baseras på checklistor framtagna av Arbetsmiljöverket med utgångspunkt i föreskrifterna från Arbetsmiljöverket. En sammanställning av svaren redovisas i följande rapport.
Uppföljningen av enkät Nedan presenteras enkätfrågorna och bestämmelserna i föreskrifter om arbetsmiljöarbete tillsammans med svaren från enheterna. Det är chef eller skolledare, intendenter, skyddsombud och i de fall det finns elevskyddsombud, som ombetts att gemensamt svara på enkätundersökningen. På merparten av alla enheter har skolledare, intendent och skyddsombud besvarat enkätundersökningen gemensamt. I enkätundersökningen för SAM 2017 var 45 enheter tillfrågade och samtliga svarade. Av de 50 enheter som omfattas av enkätundersökningen 2018 har 48 svar inkommit. Enheterna är alla kommunala förskolor, grundskolor och Västerviks gymnasium. I 2018 års enkätundersökning inkluderades ytterligare 5 enheter; Barn- och utbildningsförvaltningen, Modersmålsenheten, Centrala barn- och elevhälsan, Komvux och förskoleavdelningen Pärlan. I föregående års enkätundersökning för SAM ingick 20 frågor. I årets uppföljning som avser år 2018 har ytterligare 5 frågor tillkommit. De har tillkommit för att kartlägga ansvarområden gällande psykosociala aspekter av arbetsmiljöarbetet, arbetsbelastning och kränkningar. 15 frågor överensstämmer i båda enkätundersökningarna från 2017 och 2018 och kan likställas och därmed jämföras. Resultatet av varje fråga redovisas inte i text då underlaget anses tillgängligt och överskådligt. Till varje enskild fråga fanns möjlighet att skriva kommentarer. En övergripande sammanfattning av kommentarerna redovisas under stapeldiagrammen. När samma fråga förekommer i enkätundersökningen från 2017 och 2018 redovisas resultatet och jämförs i den mån det går., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 2
1. Ingår arbetsmiljöarbetet som en naturlig del i den dagliga verksamheten? 3 Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön (AFS 2001:1). Ja 40 83,3 Nej 0 0 Delvis 8 16,7 Antal kommentarer: 30 Arbetsmiljöarbetet visar sig i hög grad vara inkluderat i verksamheten och tas upp i flera olika forum. Kommentarer: I kommentarerna framkommer det att arbetsmiljöarbetet vanligtvis tas upp på arbetsplatsträffarna men också på morgonmöten och vid planering av verksamheten., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 3
2. Omfattar arbetsmiljöarbetet såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetsmiljöförhållanden? 1 Syftet med föreskrifterna är att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön (AFS 2015:4). Ja 44 91,7 Nej 0 0 Delvis 4 8,3 Antal kommentarer: 14 Kommentarer: På de flesta enheterna innefattar arbetsmiljöarbetet fysiska, psykologiska och sociala förhållanden. Det området som framstår som svårast att arbeta med är psykologiska förhållanden, dels hur det ska genomföras, dels hur det ska följas upp., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 4
3. Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetstagare, skyddsombud och elevskyddsombud? 4 Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna, skyddsombuden och elevskyddsombuden möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (AFS 2001:1). Ja 44 93,6 Nej 0 0 Delvis 3 6,4 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal kommentarer: 26 I enkätundersökningen för 2018 har samverkan gällande arbetsmiljöarbetet ökat markant i jämförelse med 2017. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga frånsett elevskyddsombud. Då svarade 62% ja och 38% delvis. Kommentarer: Kommentarerna i enkätundersökningen 2017 är snarlika kommentarerna från enkätundersökningen 2018. Det framgår att arbetsmiljöarbetet sker i flera olika mötesformer men främst på arbetsplatsträffar, under medarbetasamtal och skyddsronder. Enheterna uttrycker i 2018 års undersökning att de önskar ett större deltagande av elevskyddsombud och på flera enheter saknas elevskyddsombud. Elevskyddsombud var inte inkluderade i enkätundersökningen för 2017., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 5
4. Finns det en arbetsmiljöpolicy? 5 Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten (AFS 2001:1). Ja 44 93,6 Nej 2 4,3 Delvis 1 2,1 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal kommentarer: 26 I enkätundersökningen för 2018 har medvetenheten om arbetsmiljöpolicy ökat i jämförelse med 2017. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 62% ja, 11% nej, 25% delvis och 2% svarade inte på frågan. Kommentarer: Av merparten av kommentarerna framgår det att det är den kommungemensamma arbetsmiljöpolicyn som avses och att den ska synliggöras tydligare för medarbetarna. Några skolor håller på att arbeta fram en lokal arbetsmiljöpolicy medan andra skolor uttrycker att de vill att det ska finnas en sådan. Det går att knyta till kommentarer från enkätundersökningen 2017 som påvisade att vissa enheter höll på att upprätta egna överenskommelser gällande arbetsmiljöpolicyn., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 6
5. Finns rutiner för hur SAM ska gå till? 6 Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om regler som har betydelse för arbetsmiljön, fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall, åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö. Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. [ ] Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten (AFS 2003:4). Ja 38 79,2 Nej 1 2,1 Delvis 9 18,8 Antal kommentarer: 30 I enkätundersökningen för 2018 har kunskapen om rutiner för SAM tydligt ökat i jämförelse med 2017. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 44% ja, 7% nej, 49% delvis. Kommentarer: I enkätundersökningen för 2017 framkom det att flera enheter önskade ett kommungemensamt årshjul eller ett årshjul för Barnoch utbildningsförvaltningen. Flera enheter hade påbörjat ett arbete med att upprätta en egen aktivitetsplan. Liknande kommentarer uttrycks i enkätundersökning för 2018. Ett flertal enheter arbetar med en aktivitetsplan men ger också uttryck för en önskan om ett kommungemensamt årshjul., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 7
6. Finns det kända mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön? 7 [ ] Arbetsgivaren [ska] ha mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och öka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem (AFS 2015:4). 8 Målen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten (AFS 2015:4). Ja 31 64,6 Nej 8 16,7 Delvis 9 18,8 Antal kommentarer: 29 Kommentarerna visar på en spridning gällande förståelse för frågan och vad den innefattar. I huvudsak är det 4 olika typer av kommentarer som återkommer. Kommentarer: Ett flertal enheter svarar att de utgår från kommunövergripande mål, verksamhetsplaner och hållbart medarbetarskap 1. Andra enheter utgår från medarbetarenkäten som sedan ligger till grund för områden att utveckla och följa upp. Några enheter menar att de kommungemensamma målen behöver konkretiseras. Detta är ett utvecklingsområde. De kommungemensamma, nämndens och grundskolans mål som finns dokumenterade [ ] behöver tydliggöras i verksamhetskända mål. Några enheter menar att de inte vet eller känner till vilka mål som finns. 1 Hållbart medarbetarskap är ett begrepp kopplat till medarbetarenkäten som bland annat undersöker Hållbart medarbetarengagemang, 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 8
7. Följs dessa mål upp? Se paragraf 8 AFS 2015:4. Ja 27 56,2 Nej 9 18,8 Delvis 12 25 Antal kommentarer: 25 Svaren på frågan visar på relativt stor spridning. Kommentarer: Merparten av enheterna som kommenterar frågan svarar att de följer upp målen i medarbetarenkäten men även i arbetsmiljögrupper, löpande i verksamheten, när något uppkommer eller i andra mötesformer. Några enheter menar de behöver tydliggöra målen. Målen har diskuterats och följts upp muntligen men de har inte varit tydligt formulerade i skrift. Ett arbete behöver göras att förmedla målen i skrift så att de är enklare att följa upp och göra kända för personal och elever. Några enheter svarar att de inte vet om mål följs upp., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 9
8. Finns det en skriftlig uppgiftsfördelning för dem som tilldelats arbetsmiljöuppgifter? Se paragraf 6 AFS 2003:4. Ja 29 63 Nej 9 19,6 Delvis 8 17,4 Total 46 100 95,8% (46/48) Antal kommentarer: 22 Kommentarer: Det framkommer att merparten av enheterna som lämnat kommentarer har en typ av ansvarslista men att den behöver uppdateras och synliggöras för medarbetare. Fyra enheter skriver att det finns skriftlig uppgiftsfördelning för ämnena idrott och träslöjd., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 10
9. Har behov av kunskap och utbildning för chefer och arbetsledande personal klarlagts och tillgodosetts? Se paragraf 6 AFS 2003:4. Ja 22 45,8 Nej 9 18,8 Delvis 17 35,4 Antal kommentarer: 26 Enligt enkätundersökningen för 2018 har fler chefer och arbetsledande personal fått kunskap och utbildning i jämförelse med 2017. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 20% ja, 29% nej och 51% delvis. Kommentarer: I kommentarerna svarar några enheter att arbetsmiljöuppgifter inte delegerats från förskolechef. Det framgår att en del enheter tagit del av fackliga utbildningar och utbildningar som erbjudits av kommunen samtidigt efterfrågas fler tillfällen till utbildning. I kommentarerna från 2017 framgår det också att det finns önskemål om återkommande utbildningstillfällen och att vissa skolledare och intendenter inte har fått frågan kring vilka behov som finns, vilket det också ges uttryck för i kommentarerna från 2018., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 11
10. Har de som har en arbetsmiljöuppgift tillräckliga kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning? 6 Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har nedanstående kunskaper: 1. Hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning. 2. Hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling. Arbetsgivaren ska se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken (AFS 2015:4). Ja 38 79,2 Nej 3 6,2 Delvis 7 14,6 Antal kommentarer: 27 Tre olika typer av svar framträder i kommentarerna men jämfördelning sinsemellan. Kommentarer: Ett flertal förskolor skriver Vi är allmänt upplysta om fysisk och psykisk arbetsmiljö och vårt eget ansvar i det. Vi behöver tänka på och påminna varandra om att inte stressa i situationer utan ta tid vid ex blöjbyten, hjälp med påklädning etc. Vi känner till att vi har friskvårdsbidrag som stöd för att förebygga och underhålla en god hälsa. Vi behöver påminna varandra mer om att hålla ljudnivåerna nere. Påminna varandra om att prioritera i våra arbetsuppgifter. Andra enheter menar att Förskolechefen har kunskap om frågan eller så tar enheterna hjälp av HR-avdelningen vid behov., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 12
11. Har de som har en arbetsmiljöuppgift tillräckliga kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling? 14 Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare (AFS 2015:4). Ja 38 80,9 Nej 0 0 Delvis 9 19,1 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal Kommentarer: 19 Kommentarer: I kommentarerna nämner närmare hälften av enheterna att de arbetar utifrån sin likabehandlingsplan. Andra nämner att de arbetar förebyggande och att skyddsombuden har en del i det arbetet., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 13
12. Har skyddsombudet tillräcklig arbetsmiljöutbildning för sitt uppdrag? Se paragraf 6 AFS 2003:4. Ja 20 42,6 Nej 6 12,8 Delvis 21 44,7 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal kommentarer: 30 I enkätundersökningen för 2018 råder det större ovisshet om skyddsombuden har tillräcklig utbildning. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 62% ja, 13% nej och 25% delvis. I enkätundersökningen för 2018 svarade 42,6% ja vilket är färre än föregående år. Kommentarer: I kommentarerna som lämnats finns det vissa enheter som berättar att nya skyddsombud utbildas men att det på andra enheter saknas skyddsombud. Närmare en tredjedel av enheterna efterlyser kontinuerlig information. Borde vara kontinuerlig utbildning som arbetsgivare och fack anordnar tillsammans. Gemensamt för skyddsombud och arbetsledande personal samt annan personal som arbetar med arbetsmiljöfrågor och utbildning. Även i enkätundersökning 2017 saknade en fåtal enheter skyddsombud och några hade ännu inte gått utbildning., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 14
13. Vet alla anställda vilka risker som förekommer i deras arbete? 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet (AFS 2003:4). 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte AFS (2001:1). Ja 32 68,1 Nej 3 6,4 Delvis 12 25,5 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal kommentarer: 23 Enkätundersökningen för 2018 framstår det som de anställdas vetskap om risker i arbetet har ökat. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 42% ja, 7% nej och 51% delvis. Kommentarer: I kommentarerna framkommer det att det i ett flertal förskolor är känt vilka risker som finns vid exempelvis lyft och hur de förebyggs, även smittorisk vid sjukdom. Det finns också rutiner vid hotoch våldssituation och ensamarbete. Samtidigt nämner flera enheter att de behöver uppdatera och synliggöra befintliga rutiner. En enhet ser vikten av att göra tillägg och nya riskanalyser för mer ovanligt förekommande aktiviteter såsom utflykter och liknande., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 15
14. Känner alla medarbetare till rutiner för hur diskriminering, kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier hanteras? Se paragraf 14 AFS 2015:4. Ja 31 64,6 Nej 4 8,3 Delvis 13 27,1 Antal kommentarer: 19 Kommentarer: Merparten av kommentarerna nämner att likabehandlingsplanen är känd bland medarbetarna och att rutiner för anmälan finns. Några av enheterna som svarar delvis menar att rutiner behöver förtydligas för medarbetare. Ingen av de 4 enheterna som svarar nej lämnar någon kommentar., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 16
15. Finns det skrivna instruktioner i det fall en riskbedömning visar på allvarliga risker? Se paragraf 7 AFS 2003:4. Ja 37 77,1 Nej 4 8,3 Delvis 7 14,6 Antal kommentarer: 26 I enkätundersökningen för 2018 tycks de skrivna instruktionerna, i det fall en riskbedömning visar på allvarliga risker, ha ökat. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 62% ja, 20% nej och 18% delvis. 2017 svarade 9 enheter att de inte hade skrivna instruktioner vid allvarliga risker. Den siffran har sjunkit till 4 enheter trots att fler enheter ingår i enkätundersökningen för 2018. Kommentarer: Majoriteten av kommentarerna visar att enheterna skriver åtgärd och instruktion eller handlingsplan vid varje riskbedömning efter behov. Några enheter nämner att de behöver bli bättre på att dokumentera riskbedömningar vid förändringar. I enkätundersökningen 2017 hänvisar enheterna som svarat ja till kommunövergripande instruktioner och vissa har upprättat egna rutiner., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 17
16. Får nyanställda, inhyrd personal och personal med nya arbetsuppgifter en bra introduktion där arbetsmiljö ingår? Se paragraf 7 AFS 2003:4. Ja 22 45,8 Nej 2 4,2 Delvis 24 50 Antal kommentarer: 37 Enkätundersökningen för 2018 påvisar att fler nyanställda, inhyrd personal och personal med nya arbetsuppgifter får en bra introduktion i arbetsmiljöarbete. Det är en markant ökning från föregående år. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 9% ja, 50% nej och 41% delvis. I kommentarerna från 2018 års undersökning är det främst 3 typer av svar som framträder. Kommentarer: Flera enheter ger introduktion vid anställningsstart medan andra enheter har för avsikt att förbättra sina rutiner. Några uttrycker ett önskemål om att HR-avdelningen skulle ta fram ett generellt introduktionsprogram för kommunanställda. Skolan har upprättat en skolplan vilken revideras årligen. Där framkommer skolspecifik information som är betydelsefull för nyanställda. Introduktionen till och från arbetslag ska ges, men här kan det brista delvis. Det saknas dock ett generellt introduktionsprogram från HR vilket efterfrågas. Liknande kommentarer förekom i enkätundersökningen 2017. Även där lyfts det fram att fler enheter behöver ta fram rutiner för tillfällig personal och att ett introduktionsprogram efterfrågas., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 18
17. Undersöks, bedöms och åtgärdas risker fortlöpande både vad gäller den fysiska och den psykiska och sociala arbetsmiljön? 9 Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. (AFS 2008:15). 10 Arbetsgivaren skall omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren skall också vidta de åtgärder som i övrigt behövs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras (AFS 2001:1). Ja 34 70,8 Nej 0 0 Delvis 14 29,2 Antal kommentarer: 21 Enkätundersökningen för 2018 påvisar att risker gällande den fysiska, psykiska och sociala arbetsmiljön undersöks, bedöms och åtgärdas i högre utsträckning än vad som framkom i föregående års enkätundersökning. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 51% ja, 2% nej och 47% delvis. Kommentarer: I kommentarerna i enkätundersökningen 2018 framträder ett liknande mönster som 2017. Risker bedöms, undersöks och åtgärdas fortlöpande på enheterna bland annat via medarbetarenkät, i arbetsmiljögrupp, på arbetsplatsträffar och vid skyddsronder., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 19
18. Undersöks, bedöms och åtgärdas risker vid planering av och beslut om till exempel ny eller ändrad verksamhet, inköp, reparation, underhåll eller ombyggnad? Se paragraf 8 och 10 AFS 2001:1. Ja 28 59,6 Nej 0 0 Delvis 19 40,4 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal kommentarer: 20 Enkätundersökningen för 2018 påvisar att risker undersöks, bedöms och åtgärdas i högre utsträckning vid förändringar i verksamheten än i föregående års enkätundersökning. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 56% ja, 2% nej och 42% delvis. Kommentarer: Ett flertal enheter uppmärksammar att de behöver bli bättre på riskbedömningar när de samarbetar med andra parter. Andra enheter menar att de överhuvudtaget behöver bli bättre på att genomföra riskbedömningar och att dokumentera dem. Även bland de 56% enheter som svarade ja på enkätundersökningen 2017 förekom det kommentarer om att förbättra dokumentationen av risker och åtgärder vid förändringar i verksamheten., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 20
19. Dokumenteras riskbedömningarna? Se paragraf 8 AFS 2001:1. Ja 31 64,6 Nej 2 4,2 Delvis 15 31,2 Antal kommentarer: 17 Enkätundersökningen för 2018 tyder på att riskbedömningar dokumenteras i något högre utsträckning än föregående år. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 60% ja och 40% delvis. Kommentarer: Kommentarerna i enkätundersökningen 2018 och 2017 liknar varandra. Enheterna ger uttryck för att fler riskbedömningar behöver göras och dokumentationen behöver förbättras., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 21
20. Om en arbetstagare råkat ut för ohälsa, olycksfall eller om något allvarligt tillbud inträffat i arbetet, utreds orsakerna till detta? Se paragraf 9 AFS 2008:15. Ja 48 100 Nej 0 0 Delvis 0 0 Antal kommentarer: 7 Enkätundersökningen för 2018 tyder på att ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud alltid utreds. Mellan 2017 och 2018 har en stor förändring skett. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 51% ja, 2% nej och 47% delvis. Kommentarer: I enkätundersökningen 2018 efterfrågas i kommentarerna ett digitalt verktyg för att underlätta rapportering och för att kunna göra statistiska uppföljningar. Det efterfrågades även enkätundersökningen för 2017. 47% av enheterna svarade då delvis och ett flertal av dem kopplade det till att det tog för lång tid innan tillbud åtgärdades., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 22
21. Genomförs de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt? Se paragraf 10 AFS 2001:1. Ja 47 97,9 Nej 0 0 Delvis 1 2,1 Antal kommentarer: 5 I kommentarerna menar alla enheterna att skolan gör det och beställer åtgärder med de kan stanna på olika ställen i genomförande kedjan. Ett annat exempel som återges är sen halkbekämpning, tog lång tid innan åtgärd., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 23
22. Finns det skriftliga handlingsplaner för åtgärder som inte kan genomföras direkt? Se paragraf 10 AFS 2001:1. Ja 33 68,8 Nej 6 12,5 Delvis 9 18,8 Antal kommentarer: 11 Enkätundersökningen för 2018 visar snarlika siffror som föregående år. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 65% ja, 9% nej, 24% delvis och 2% vet ej. Kommentarer: I kommentarerna framkommer det att rutiner för skriftliga handlingsplaner för åtgärder som inte kan utföras direkt behöver förbättras, vilket också enkätundersökningen från 2017 visade. 2018 skriver en enhet att skyddsronder, brandronder dokumenteras med en handlingsplan. Brister finns i upprättande av handlingsplaner för de risker som uppkommer övriga tiden på året., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 24
23. Kontrolleras och utvärderas genomförda åtgärder? Se paragraf 10 AFS 2001:1. Ja 36 76,6 Nej 0 0 Delvis 11 23,4 Total 47 100 97,9% (47/48) Antal kommentarer: 19 Enkätundersökningen för 2018 visar snarlika siffror som föregående år men något fler enheter uppger att de kontrollerar och utvärdera åtgärder. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 71% ja, 2% nej och 27% delvis. Kommentarer: I kommentarerna framkommer det att flera enheter kontrollerar och utvärderar åtgärder vid skyddsrond men merparten av enheter tycker att de kan bli bättre på dokumentationen. Även i enkätundersökningen 2017 ansåg enheterna att de behövde förbättra den skriftliga dokumentationen., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 25
24. Följs arbetsmiljöarbetet upp årligen? 11 Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten (AFS 2001:1). Ja 46 95,8 Nej 0 0 Delvis 2 4,2 Antal kommentarer: 8 Enkätundersökningen för 2018 visar att fler enheter gör en årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet. I enkätundersökningen för 2017 ställdes samma fråga. Då svarade 84% ja, 7% nej och 9% delvis. Kommentarer: Arbetsmiljöarbetet följs upp via skyddsrond och medarbetarenkäten skriver flertalet av enheterna i kommentarerna. 2017 efterfrågades ett förvaltningsövergripande årshjul vilket också efterfrågas i enkätundersökningen 2018., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 26
25. Anlitas företagshälsovård eller liknande extern hjälp i arbetsmiljöarbetet när behov finns? 12 När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån. När företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp anlitas skall den vara av tillräcklig omfattning samt ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete (AFS 2001:1). Ja 47 97,9 Nej 0 0 Delvis 1 2,1 Antal kommentarer: 3 Enkätundersökningen för 2018 påvisar att företagshälsovård anlitas vid behov i mycket stor utsträckning. En liknande fråga ställdes i enkätundersökningen 2017; Har behovet av extern hjälp i arbetsmiljöarbete, till exempel från företagshälsovård, undersökts? Då svarade 71% ja, 13% nej och 16% delvis. Vid enkätundersökningen 2017 hade 71% undersökt behovet av extern hjälp och 2018 uppger alla enheter utom 1 att de anlitar externhjälp vid behov. Kommentarer: En enhet uppger att det använder sig av företagshälsovården men upplever att det finns brister. Företagshälsovården används vid behov. Företagshälsovården brister dock i återkopplingen tillbaka till ledare., 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 27
Sammanfattning I sammanfattningen har svaren i enkätundersökningen grupperats utifrån övergripande rubriker för att skapa en tematisk rapport. Paralleller och jämförelser mellan enkätundersökning 2017 och 2018 görs för att påvisa skillnader och likheter i svarsunderlaget och i kommentarer. Ökad medvetenhet 2 Medvetenheten kring arbetsmiljöfrågor är relativt hög. Arbetsmiljöfrågor är ett inslag i den dagliga verksamheten och tas upp i olika mötesformer. Samverkan mellan arbetstagare, skyddsombud, intendenter, skolledare och chefer i arbetsmiljöarbetet har ökat mellan 2017 och 2018. Samverkan förefaller förekomma främst på arbetsplatsträffar, under medarbetarsamtal, i arbetsmiljögrupper och vid skyddsronder. De som fortfarande står utanför samverkan i arbetsmiljöfrågor är elevskyddsombud. Alla enheter har inte en sådan verksamhet där elevskyddsombud ingår. Av det som går att utläsa av svaren i enkätundersökningen har inga elevskyddsombud deltagit, även i de verksamheter där de skulle kunna ha ingått. Kännedom om kommunens arbetsmiljöpolicy har ökat mellan 2017 och 2018. Nästan alla enheter är medvetna om arbetsmiljöpolicyn och ett flertal håller på att ta fram en lokal arbetsmiljöpolicy. Kommentarer till ett flertal frågor ger indikationer på att enheterna önskar att fler övergripande dokument förankrades på lokalnivå. Kännedomen om, behovet av och tillgången till, extern hjälp är hög. 49 enheter av 50 uppger att de anlitar företagshälsovård eller liknande extern hjälp vid behov. Tydligare uppdrag 3 De frågor där det råder en relativt stor spridning av svar och kommentarer, handlar om mål och uppföljning av målen, gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Ett flertal enheter utgår från kommunövergripande mål och verksamhetsplaner. Andra enheter utgår från medarbetarenkäten för att utveckla mål. Merparten av enheterna följer upp målen via medarbetarenkäten, arbetsmiljögrupper och andra mötesformer. Relativt många enheter uppfattas som osäkra kring vilka mål som avses och att det bör finnas mål avseende den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som ska följas upp. Det kan därmed finnas ett behov av att tydliggöra uppdraget och förtydliga vad kända mål innebär och hur det kan användas i verksamheten. Även när det gäller skriftlig uppgiftsfördelning för de som tilldelats arbetsmiljöuppgifter råder viss oklarhet. Närmare 40% av enheterna uppger att de helt eller delvis saknar en skriftlig uppgiftsfördelning. Om uppgifter utförs eller inte trots att det saknas skriftlig uppgiftsfördelning, ger enkätundersökningen inte svar på. 2 Följande frågor inkluderas 1, 2, 3, 4 och 25 3 Följande frågor inkluderas 6, 7 och 8, 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 28
Kunskapsnivå 4 Fler skolledare, chefer och arbetsledande personal upplever att de 2018, generellt sett har fått utbildning och att deras kunskapsnivå har klarlagts i större utsträckning, i jämförelse med 2017. Men samtidigt anser mer än hälften att deras behov och kunskap bara till viss del eller inte alls inte klarlagts eller tillgodosett. För mer specifika ansvarsområden inom arbetsmiljö såsom ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling anser enheterna att de har god kunskap. Medan fler enheter uttrycker att kunskapsnivån bland skyddsombuden sjunkit. Återkommande 2017 och 2018 är önskemål om gemensamma och kontinuerliga utbildningstillfällen gällande arbetsmiljö för fackliga representanter, skyddsombud, skolledare och annan personal som fått en tydlig arbetsmiljöuppgift tilldelad sig. Risker 5 I jämförelse med 2017 känner fler medarbetare 2018 till, vilka risker som förekommer i deras arbete. Även nyanställda, inhyrd personal och vikarier tycks få en mer omfattande introduktion gällande arbetsmiljö och därmed även risker. Fler enheter menar 2018 att de har blivit bättre på att skriva instruktioner, i det fall det finns allvarliga risker, i jämförelse med 2017. Trots detta finns det fortfarande ett fåtal enheter som inte har några skrivna instruktioner vid allvarliga risker. Återkommande 2017 och 2018 är ett önskemål om ett introduktionsprogram för kommunanställda för att öka kunskapen hos nyanställda och därmed även förebygga risker. Rutiner 6 Det är betydligt fler enheter 2018, som har rutiner för årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete än 2017, och som årligen följer upp arbetsmiljöarbetet. Återkommande 2017 och 2018 är önskemål om ett kommungemensamt årshjul, för att tydliggöra rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete som enheterna kan följa. Barnoch utbildningsförvaltningen har skapat ett årshjul baserat på HR-avdelningens tidigare förlagor. Årshjulet kommer att införas i verksamheterna, med start under höstterminen 2019. Rutiner för hantering av diskriminering, kränkande särbehandling och trakasserier, är relativt god. Rutiner för bedömningar och åtgärder av den fysiska, psykiska och sociala arbetsmiljön, såväl som vid större förändringar i verksamheten, efterföljs 2018 i större utsträckning än 2017. Enligt samtliga enheter följs nu rutiner för att utreda orsaker till att en arbetstagare råkat ut för ohälsa, olycksfall eller om något allvarligt tillbud inträffat. Med utgångspunkt i resultatet från SAM 2017, har s skyddskommitté med stöd av intendenterna synliggjort och aktualiserat rutiner för att 4 Följande frågor inkluderas 9, 10, 11, och 12 5 Följande frågor inkluderas 13, 15, och 16 6 Följande frågor inkluderas 5, 14, 17, 18, 19, 20, 22 och 24, 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 29
utreda orsaker till att en arbetstagare råkat ut för ohälsa, olycksfall eller när allvarligt tillbud inträffat. Det skulle kunna vara en förklaring till ett tydligt förbättrat resultat i enkätundersökningen 2018. Det enheterna uppger är, att de brister i är den skriftliga dokumentationen av riskbedömningar och handlingsplaner, vilket också framkom 2017. Flera enheter uppger också att fler riskbedömningar troligen behöver göras. Återkommande 2017 och 2018 är ett önskemål om ett digitalt verktyg för att underlätta rapportering och uppföljning av ohälsa, olycksfall och tillbud. Åtgärder och kontroll 7 Nästintill alla enheter uppger att de genomför eller initierar åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa, olycksfall och tillbud i arbetet. Orsaker till ohälsa, olycksfall eller allvarliga tillbud utreds alltid av alla enheter enligt enkätsvaren. Enheterna utreder och initierar åtgärder i hög grad men följer inte upp eller utvärderar åtgärderna i samma utsträckning. Under 2018 hade något fler enheter ökat sin uppföljning av åtgärder än i jämförelse med 2017. Både 2017 och 2018 anser enheterna att de behöver förbättra dokumentationen av åtgärder och dokumentationen av uppföljningen. Vidare behandling Respektive enhet kommer att jobba vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån de områden som är mest angelägna på enheten. Rapporten kommer även att behandlas i verksamheternas respektive skyddskommittéer och där kommer förbättringsåtgärder att preciseras och beslutas. Magnus Bengtsson Barn- och utbildningschef Lisa Lidström Utredare 7 Följande frågor inkluderas 21 och 23, 593 80 Västervik, Besöksadress Fabriksgatan 21, Växel 0490-25 40 00 30