TJÄNSTEMANNAFÖRSLAG Datum: Dnr: 740.2013.01728 Lars Nyman 063-14 47 04 lars.nyman@ostersund.se Direktionen för Räddningstjänsten Jämtland Policy och riktlinjer för Representation. Direktionen beslutade den 2013-11-04 60 att det skulle upprättas en policy med riktlinjer för representation inom Räddningstjänsten Jämtland. Underlag för beslut Förslag till policy och riktlinjer för representation daterad Lars Nymans tjänstemannaförslag Förslag till beslut 1. Anta den förslagna policy och riktlinjer för Räddningstjänsten Jämtlands representation. Bakgrund Deloittes certifierad kommunal revisor Kjell Pettersson har på uppdrag av revisorerna i räddningstjänsten Jämtland genomfört en granskning av räddningstjänstens representation och sammanställt en revisionsrapport. Den övergripande revisionsfrågan var om rutinerna för representation fungerar tillfredsställande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisionens bedömning och förslag till åtgärder. Efter genomförd granskning bedömer revisionen att rutinerna för representation i huvudsak fungerar tillfredställande men att det finns förbättringsmöjligheter. Revisionen rekommenderar att det upprättas någon form av riktlinjer eller policy gällande representation vilka antas i förbundet. Lars Nyman Utdrag till Revisorerna för Jämtlands Räddningstjänstförbund Räddningstjänsten Jämtland Postadress: Besöksadress: Box 71 Fyrvallavägen 4 063-14 47 00 raddningstjanst@ostersund.se 831 21 Östersund Östersund Fax 063-14 30 10 www.räddningstjänstenjämtland.se sid 1 (1)
Policy och riktlinjer för representation inom Räddningstjänsten Jämtland Antagen av direktionen för Räddningstjänsten Jämtland Den XXXX Huvudr Sida 1
Innehållsförteckning 1. Policy för representation 3 2. Riktlinjer för representation 4 2.1 Inledning 4 2.2 Bakgrund 4 2.3 Allmänt om representation 4 2.4 Omfattning 4 3 Extern representation 5 4 Intern representation 5 5 Ej intern representation 5 6 Trivselfrämjande åtgärder 6 7 Gåvor och uppvaktningar 6 7.1 Gåvor och uppvaktningar till anställda och förtroendevalda 6 7.2 Gåvor till externa parter 6 8 Korruption 7 8.1 Mutor 7 8.2 Jäv 7 9 Krav på redovisningsunderlag 7 Bilaga - Beloppsramar vid representation 8 Sida 2
Policy för representation Allmänhetens förtroende är av stor betydelse för alla företrädare för Räddningstjänsten Jämtland. För Räddningstjänsten Jämtlands anställda och förtroendevalda är det en självklarhet att följa gällande regelverk och att agera på ett etiskt försvarbart sätt. Representation kan antingen vara extern eller intern. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla förbindelse som är viktiga för verksamheten. Intern representation riktar sig inåt mot Räddningstjänsten Jämtlands personal och har mer karaktär av personalfrämjande åtgärder. Representation är ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Den ska vara måttfull, ske kostnadsmedvetet och med klar målinriktning där nyttan med varje representationstillfälle är tydligt. All representation ska ha ett direkt samband med Räddningstjänsten Jämtlands verksamhet. Kravet gäller både tidpunkt och plats för representationen och de personer representationen omfattar. Motverka korruption Sida 3
2 Riktlinjer för representation 2.1 Inledning Dessa riktlinjer syftar till att konkretisera policyn. 2.2 Bakgrund Riktlinjerna anger den norm som gäller för representation, uppvaktningar och gåvor inom Räddningstjänsten Jämtland. Utgångspunkt är att representationen ska kännetecknas av måttfullhet och gott omdöme. Riktlinjerna för representation utgår från vad som enligt skattelagstiftningen utgör en avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Mervärdesskatt är avdragsgill enligt samma regler som inkomstskatt i de fall verksamheten är mervärdesskattepliktig. 2.3 Allmänt om representation Representation kan antingen vara extern eller intern. Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla relationer som är viktiga för verksamheten. Intern representation riktar sig inåt mot Räddningstjänsten Jämtlands personal och förtroendevalda och har mera karaktär av personalbefrämjande åtgärder, t ex personalfest eller informationsmöten. Riktlinjerna gäller såväl extern som intern representation. Begreppet innefattar förutom det som traditionellt menas med representation, det vill säga mat och alkoholfri dryck även gåvor och uppvaktningar. Allmänt gäller att representation ska ske med måtta och att kostnaderna skal hållas inom rimliga och försvarbara gränser. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation till en och samma person eller grupp av personer. Representation upp till 3000 kr/tillfälle är verkställighet och beslutas av budgetansvarig, representation mellan 3000 kr och 5000 kr/tillfälle beslutas av förbundschef eller förbundsordförande och kräver delegationsbeslut. 2.4 Omfattning Riktlinjerna omfattar anställda och förtroendevalda i Räddningstjänsten Jämtland. Sida 4
3 Extern representation Extern representation riktar sig till utomstående organisationer och enskilda personer. Extern representation ska ha ett direkt samband med och nytta för verksamheten. Det ska som huvudregel inte vara fler deltagare från den egna organisationen än utomstående gäster. Representation i samband med pågående upphandling får inte förekomma. Representation får inte heller förekomma i samband med myndighetshutövning. 4 Intern representation Intern representation är representation som riktar sig till den egna verksamheten i form av till exempel personalfester eller informationsmöten. Intern representation ska ha som mål att skapa ett trivsamt arbetsklimat för goda arbetsresultat i den egna verksamheten. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personal, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller planerar ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgifter om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där representation ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum. Arbetsgivaren ska dokumentera mötet eller konferensen så det efterhand går att bedöma att det varit intern representation. Gäller mötet information eller planering av det löpande arbetet är det inte intern representation utan vid dessa tillfällen utgör en kostnadsfri måltid en skattepliktig arbetsmåltid. Om en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och arbetsgivaren betalar så är det också en skattepliktig arbetsmåltid (se vidare nedan 5.1 5.3). Exempel: Personalfester är som huvudregel en avdragsgill intern representationskostnad med avdragsrätt enligt bestämda beloppsramar. I enlighet med Skatteverkets riktlinjer ska inte personalfester, inklusive julbord, där arbetsgivaren betalar hållas mer än två gånger per år. Alkohol vid intern representation bekostas inte av Räddningstjänsten Jämtland. 5 Ej intern representation Ansvaret för om sammankomsten är hänförlig till representation eller inte ligger hos arbetsgivaren. Hos arbetsgivaren ska därför finnas dokumentation som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet eller konferens är att se som intern representation. Inom räddningstjänsten är följande punkter inte intern representation: Interna arbetsluncher med mera som bekostas av arbetsgivaren är en verksamhetsrelaterad driftskostnad och är inte att betrakta som intern representation. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga och ska förmånsbeskattas hos den anställde. Personen som har intagit måltiden ansvarar för att redovisa förmånen. Räddningstjänsten Jämtland ansvarar för redovisning av sociala avgifter. Sida 5
Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang - är att betrakta som verksamhetsrelaterade driftskostnader. Huvudregel är att måltider och övriga förmåner vid dessa tillfällen är skattepliktiga och ska förmånsbeskattas hos den anställde. Tillsynsresor - med de stora avstånd som finns inom räddningsförbundet krävs en samordning av tillsyner för att få effektivitet. Det innebär att man bokar upp tillsyner och bor över på orten. Detta räknas ej som intern representation. Tillsynsresor är att betrakta som verksamhetsrelaterade driftskostnader. 6 Trivselfrämjande åtgärder Trivselfrämjande åtgärder är till exempel när de anställda bjuds på kaffe/te. Förfriskning och annan enklare förtäring i samband med arbete anses inte vara intern representation. Med förfriskningar och annan enklare förtäring avses sådant som inte kan vara en måltid som till exempel kaffe med bulle, smörgås, sallad och frukt. Kostnader för förfriskningar och enklare förtäring är inte föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. 7 Gåvor och uppvaktningar 7.1 Gåvor och uppvaktningar till anställda och förtroendevalda I skattelagstiftningen jämställs gåvor till anställda med ersättning för utfört arbete. Sådana gåvor utgör alltid skattepliktig inkomst för mottagaren. Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m m. Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Följande gåvor delas ut av räddningstjänsten: Julgåva av mindre värde skattefri om den inte överstiger angivet belopp (bilaga). Minnesgåva är en gåva av minneskaraktär - lämnas till anställd med en anställningstid på minst 10 1 år i samband med att den anställde avslutar sin anställning. Minnesgåva lämnas till anställda som har varit anställda inom räddningstjänsten i 25 år. Tjänstgöringstid får räknas från den tid man varit anställd inom förbundets respektive medlemskommuner. Enligt skattelagstiftningen är en minnesgåva skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger särskilt angivet belopp (bilaga). Arbetsgivaren kan även ge blommor vid sjukdom och liknade. Skattefriheten gäller inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontant medel). Överstiger värdet beloppsramen förmånsbeskattas gåvan från första kronan. 7.2 Gåvor till externa parter Gåvor till organisationer eller personer utanför räddningstjänsten kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. 1 Skatteverkets regler säger 6 år Sida 6
Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde, försedd med företagets firmamärke samt ska sakna personlig karaktär. Representationsgåvor där måst det finnas ett omedelbart samband med verksamheten för att gåvan ska vara avdragsgill. Gåvan kan vara en blomsteruppsättning, chokladkartong eller bok. 8 Korruption Missbruk av förtroendeställning till egen vinning, främst genom tagande av muta. 8.1 Muta Mutbrott begås när en arbetstagare eller förtroendevald för sin egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig förmån för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller att låta sig bli utlovad en muta är också ett brott. Givande av muta är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig förmån till arbetstagare eller förtroendevald. Att acceptera en begäran från en tjänsteman eller förtroendevald om att få en otillbörlig förmån är också givande av muta. 8.2 Jäv Jävig är du ifall du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en närstående. Jävig kan man också var om det finns någon annan särskild omständighet som skulle kunna rubba förtroende för din opartiskhet. Jävsreglerna gäller vid alla ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka dess utgång. Reglerna gäller inte bara den som beslutar i ett ärende, utan gäller även den som bereder ett ärende. Det finns en skyldighet enligt lag att självmant anmäla jäv. 9 Krav på redovisningsunderlag Vid redovisning av representationskostnad ska framgå samband mellan de personer som deltagit och verksamhet. Det vill säga, att man på kvitto eller faktura anger: Datum för representationstillfället Syftet med representationen Namn och titel på samtliga deltagande personer Anteckningen ska ske på ett varaktigt sätt! Sida 7
Bilaga Beloppsramar vid representation För måltidsutgifter som avser lunch, middag eller supé i samband med representation får avdrag 2 göras med högst 90 kronor per person och tillfälle. Sker representation vid andra måltider än lunch, middag eller supé medges avdrag med högst 60 kr per person. För kostnad för till exempel teaterbiljetter eller liknande medges avdrag med högst 180 kronor per person. Samma regler gäller vid intern representation som vid extern representation. För kostnader vid personalfest med utgifter för lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdande medges avdrag med högst 180 kronor per person. Julgåva är skattefri om värdet inte överstiger 450 kronor inklusive moms. Minnesgåva är skattefri om värdet inte överstiger 15 000 kronor inklusive moms inkomståret 2013. 2 Med avdrag menas att moms får dras för angivet belopp överstigande moms bokförs som kostnad. Sida 8
Räddningstjänsten Jämtland 063-14 47 00, Fax 063-14 30 10 raddningstjanst@ostersund.se www.räddningstjänstenjämtland.se Besöksadress: Fyrvallavägen 4, Östersund Postadress: Box 71, 831 21 Östersund