Anvisningar till ansökningsblanketten För att praktiskt kunna använda anvisningarna i anslutning till ifyllandet av blanketten rekommenderas att göra en utskrift. Här får ni hjälp och instruktioner om hur ni fyller i ansökan till programmet INTERREG IIIA Sverige-Norge. Syftet med handledningen är att säkerställa att alla projektsökare presenterar sina projektansökningar på ett likartat sätt och att handläggning och bedömning därmed kan ske utifrån samma förutsättningar. Den ska också vara ett stöd och en vägledning för utformning av projektet och budgeten, så att projektet blir väl genomarbetat och budgeten realistisk. Genom att följa anvisningarna säkerställs också att projektets målsättning, verksamhet och stödgrundande kostnader är kända innan projektet startar. Det är viktigt att ni fyller i ansökan så utförligt som möjligt. En tydlig ansökan med väl specificerad budget understryker att projektidén är genomarbetad. En ofullständig ansökan måste kompletteras innan handläggaren kan påbörja beredning i ärendet och det betyder i sin tur att det dröjer innan ert ärende kan tas upp till beslut i den Interregionala Beslutsgruppen. Om ni har frågor eller är osäker på någon punkt i ansökan så vänd er till en handläggare i det delområde där projektets verksamhet ska bedrivas. Adresser finner ni på föregående sida. Ha gärna programkomplementet till hands när ni fyller i ansökan och läs särskilt avsnitten som handlar om ert eget delområde, vilka som kan söka, programmets insatsområden och åtgärder samt urvalsprocessen. Eftersom varje ansökan har en svensk och en norsk part finns denna handledning även på norska. Vi vill att ni särskilt observerar följande: Ansökan görs gemensamt av svensk och norsk projektsökare på en och samma blankett. Ansökningsblanketten sänds in till INTERREG-sekretariatet i det delområde där projektet ska bedriva sin verksamhet. Om projektet är regionöverskridande sänds ansökan in till det delområdessekretariat där sökanden har sitt säte. Ansökan ska insändas i original undertecknad av båda parter. Ansökan kan lämnas in för maximalt tre år i taget. Om ni planerar ett längre projekt, så är det en fördel om ni presenterar hela projektperioden i en bilaga, men att själva ansökan (med tillhörande projektbeskrivning, mål, resultat, budgetar osv) endast avser tre år. Det betyder att projektet ska utvärderas efter tre år mot de i ansökan angivna målen. All valuta anges i det egna landets valuta. INTERREG-medel består av EU-medel från EG:s regionala fond samt Statliga Interreg-midler från norska staten. Var noga med bilageförteckningen och notera att vissa bilagor är obligatoriska för att ärendet ska kunna beredas. då börjar vi
1. Allmänna uppgifter Ange vilket delområde ansökan avser. Om projektet ska bedrivas i mer än ett delområde kryssa i rutan Regionöverskridande projekt. Läs mera om regionöverskridande projekt i programkomplementet kap.4.2. Ange projektets namn. Namnet bör vara kort och beskrivande av verksamheten Ange projektets start och slutdatum. Det betyder att vid det slutdatum som anges ska samtliga kostnader vara bokförda och betalda samt intygade av revisor och att utvärdering och slutrapportering av projektet ska vara genomförd. Projektets slutredovisning till sekretariatet ska inlämnas senast slutdatum. Ange vilket belopp som söks från EG:s regionala fond i SEK och från norska Statliga Interreg-medel i NOK. Ange vilken åtgärd som avses. Interreg-programmet har åtta olika åtgärder. Alla åtgärder berör inte samtliga delområden. Läs mera om deras innehåll i programkomplementet kap.7. Observera att en ansökan endast kan omfatta en åtgärd. Ange vilka kommuner eller delar av kommuner som geografiskt kommet att beröras av projektets insatser. Fyll i det antal bilagor som bifogas. Observera att några bilagor har förtryckta nummer och är obligatoriska. 2. Projektledare Ange projektledarens namn och adressuppgifter. Om projektledaren inte är utsedd vid ansökningstillfället skall denna uppgift kompletteras senast den dag som angivits som projektets startdatum. 3A/B. Sökande organisationer Ange namnet på de projektsökande organisationerna. Svensk organisation fyller i sida A och norsk organisation sida B. Enskilda företag kan inte ansöka om stöd från Interreg. Företag hänvisas istället till respektive Länsstyrelse/självstyrelseorganet Västra Götalandsregionens företagsstödhandläggare på svensk sida och Statens Närings- og Distriktutvecklingsnämnd på norsk sida. Ange sökandens organisationsnummer, adress- och telefonuppgifter, juridiska status, t ex primärkommun, kommunalt bolag, landstingskommun, myndighet, ekonomisk- eller ideell förening. Namnge den person som är projektansvarig kontaktperson i organisationen. 4A/B. Utbetalning av stödet Ange hur stödet skall utbetalas. Utbetalning av strukturfondsmedel kan endast ske till svensk sökande (den juridiska personen) och denne ska stå som ansvarig för det post- eller bankgironummer som anges. Norska Statliga Interreg-medel kan endast utbetalas till norsk sökande som på motsvarande sätt ska stå som ansvarig för angivet post- eller bankgironummer. Om sökanden önskar få utbetalningen märkt med referensnummer eller motsvarande anges detta nummer här. 2
5A/B. Behörig firmatecknare Ange vem/vilka som är behöriga firmatecknare/prokurist i respektive sökande organisation (svensk och norsk) samt bifoga dokument som styrker detta genom t ex registreringsbevis, föreningsstadgar, styrelseprotokoll eller motsvarande i obligatorisk bilaga nr 1. 6A/B. Moms Ange om projektets verksamhet (inte sökande organisations momsstatus) är momspliktig eller inte. Hör med lokala skattemyndigheten vad som gäller och lämna informationen till sekretariatet. Generellt kan antas att alla privata stödmottagare inte är moms redovisnings-skyldiga för projekt. Detta innebär att momsen ska ingå som en kostnad. Om projektsökanden får lyfta moms ska kostnaderna budgeteras exklusive moms. Observera att bedömningen från skattemyndigheten kan skilja sig på svensk respektive norsk sida. 7A/B. Övriga kontaktpersoner a) Ange namn och adressuppgifter för de personer i varje land som ansvarar för praktisk hantering av ekonomiredovisning, rekvisitioner och verifikationer. Eftersom EU-kommissionen ställer krav på att projekten ska projektsärredovisas är det klokt att så tidigt som möjligt knyta upp dessa ekonomiansvariga personer. b) Ange revisionsfirma, revisors namn och adressuppgifter. Ange även revisorns auktorisation. Det är ett krav att vid slutredovisning av projektet ha ett revisorsintyg som är undertecknat av en godkänd eller auktoriserad revisor av revisorsnämnden eller godkänd av KomRev. Revisorskostnaden är stödberättigad och bör ingå i projektets kostnadsbudget. 8. Projektets mål och målgrupp Vilket mål har projektet? Vad vill man uppnå? Vilken målgrupp (fördelat på kön) vänder man sig till? Vilka ska gynnas av projektet? 9. Projektorganisation Redogör för projektets organisation med befattningar, eventuell styrgrupp, referensgrupper och deras sammansättning. Beskriv projektledarens koppling till projektägaren, eventuella tidigare strukturfondsprojekt/erfarenheter och andra upplysningar av värde. Ange även hur projektets ekonomiadministration kommer att hanteras. Tänk på att organisationen bör ha en sammansättning med jämn fördelning mellan länder och kön samt att integrationsaspekten bör beaktas. 10. Beskriv projektets gränsregionala mervärde Gränsregionaliteten är programmets viktigaste horisontella kriterium. Projektet måste ha ett gränsregionalt mervärde för att kunna finansieras via Interreg. Med det menas att projektet skall i något hänseende antingen ekonomiskt, socialt eller samhälleligt uppnå ett bättre resultat än som varit möjligt om projektet istället drivits på var sida gränsen. Det kan t ex vara att uppnå ett bättre kvantitativt eller ett bättre kvalitativt resultat, vara mera kostnadseffektivt, ge bättre resursutnyttjande eller liknande. Beskriv även projektets bidrag till att öka konkurrenskraften i regionen. Aktiviteterna får dock inte medverka till att snedvrida konkurrensen. 11. Samiska språket För att lyfta fram det samiska språkets betydelse och motivera dess användning finns samiskan med som ett horisontellt kriterium. Redogör för på vilket sätt det samiska språket kommer att kunna tillvaratas i projektet. Ge exempel på användningsområde, -sätt, information, i vilka delar etc. 12. Jämställdhet och integration Att sträva efter en ökad jämställdhet mellan kvinnor och män är ett viktigt horisontellt mål i Interreg IIIA. Det betyder att man ska ha tänkt igenom projektet i ett jämställdhetsperspektiv. Jämställdhet har både kvalitativa och kvantitativa aspekter. Beskriv på vilket sätt projektet kommer att bidra till att förbättra/påverka jämställdheten mellan kvinnor och män. Beskriv hur man ska säkra etnisk mångfald och motverka segregation. 3
För din hjälp presenteras här Jämställdhets-REFLEXEN. Utan att vi behöver tänka så ska vissa frågor sitta i ryggmärgen när man startar upp ett projekt. Vi behöver utveckla en jämställdhetsreflex, så att vi alltid tänker på jämställdhet när det gäller arbetsliv, företagande och samhället i övrigt. Det är fyra punkter som vi tycker att du ska ha i ryggmärgen. Några reflexfrågor som hjälper dig när du startar upp ett projekt. 1. Riktas åtgärden till både kvinnor och män? Då påverkas alltid jämställdheten. 2. Hur är det med de tre R:n? Representationen - hur stor andel kvinnor och män finns det i styrelser och andra grupper? Resurser - hur mycket resurser går till kvinnor och män? Kvantitet! Realia - vad blir resultatet och varför? Har både kvinnor och män glädje och nytta av det som görs? Kvalitet! För att hålla reda på detta behövs bl.a. könsuppdelad statistik. 3. Förklara de olika eller lika förhållanden, som råder för kvinnor respektive män. Har man tidigt i ett utvecklingsarbete kunskap om kvinnors och mäns olika villkor blir det lättare att upptäcka och förändra könsblinda strukturer och normer. Att använda kvinnors och mäns kompetens i lika hög grad höjer kvalitén i allt utvecklingsarbete. 4. Finns mätbara mål, som visar att och hur hänsyn tagits till jämställdhet? Jämställdhet råder när kvinnor och män har samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter. Anpassning av Jämställdhets-REFLEXEN till egna behov rekommenderas - förutsatt att det gynnar jämställdheten.* Diskutera gärna med din handläggare! *Idén om Jämställdhets-reflexen kommer från Simone Lindsten, jämställdhetsdirektör på Länsstyrelsen i Västra Götaland 13. Miljö En hållbar utveckling ska eftersträvas i alla projekt. Beskriv på vilket sätt projektet kommer att bidra till en förbättrad miljö. Begreppet miljö innefattar både nedsmutsning och livsmiljö, kultur- och naturmiljö. 14. Kopplingar till andra projekt Kan man i projektet dra nytta av andra tidigare projekt eller nu pågående? Beskriv vilken typ av samarbete som kan vara aktuellt. Ange projektnamn och inriktning. Om någon av de projektsökande parterna har drivit EU-projekt tidigare, ange projektnamn och inriktning och utveckla det vidare i bilaga M4. 15. Tid- och aktivitetsplan för projektet Ange vilka aktiviteter som ska utföras i projektet och under vilken tidsperiod de bedöms genomföras. Välj en sådan nivå att det går att följa projektets olika delar. Varje aktivitets omfattning anges med år och månad. Observera att projektutvärdering och slutredovisning till sekretariatet inräknas i projektets tidplan. Av tidigare erfarenhet rekommenderas att projektet avsätter ca två månader för denna aktivitet. 16. Förväntade resultat Indikatorer Indikatorerna är ett mätinstrument för att kunna mäta Interreg IIIA-programmets verksamhetsmål i sin helhet. Alla indikatorer är inte tillämpliga på alla projekt. De generella indikatorerna ska anges för alla projekt. Bedöms värdet till noll (0) anges detta. För respektive åtgärd gäller vissa åtgärdsspecifika indikatorer, se program komplementet vilka indikatorer som gäller för den åtgärd ni söker finansiering från. Bedöms värdet till noll (0) anges detta. Minst en av de åtgärdsspecifika indikatorerna skall uppfyllas för att ett projekt skall godkännas. Om andra åtgärdsspecifika indikatorer är tillämpliga på projektet än de som innefattas av sökt åtgärd, anges värden även för dessa. 17. Övriga förväntade resultat Här beskrivs övriga förväntade resultat och effekter. 18. Förväntat gränsregionalt samarbete efter att projektet har genomförts Beskriv förväntat gränsregionalt samarbete efter att projektet avslutas. 4
19. Sammanfattande projektbeskrivning Projektbeskrivningen skall innehålla en kortfattad beskrivning av följande punkter: Bakgrund/utgångspunkt/problemställning skäl för projektet dvs vilka problem projektet avser att lösa eller nya möjligheter och metoder som ska prövas. Projektets innehåll - vad ska göras i projektet för att påverka/förändra situationen? Nyskapande i vilken grad är projektet nyskapande och i vilken grad kompletterar det befintliga insatser eller nuvarande arbetssätt/metoder. Påbörjar eller fortsätter man ett tidigare gränsregionalt samarbete mellan projektägarna? Utvärderingsmetod på vilket sätt ska projektet utvärderas? Resultatspridning - förklara på vilket sätt information om projektet och dess resultat kommer att spridas OBS! En utförlig projektbeskrivning ska lämnas i obligatorisk bilaga nr 2. 20A/B. Sammanställning av kostnadsbudgetar Projektbudgeten anges per land. Tabell A och B är sammanställningar av specifikation av svensk/norsk kostnadsbudget och fylls därför i sist. Observera att i den digitala versionen överförs uppgifterna automatiskt. Projektbudgeten är indelad i ett antal kostnadsslag. I specifikation av svensk/norsk kostnadsbudget specificeras varje kostnadsslag. När samtliga tabeller i specifikationen är ifyllda överförs summorna per kostnadsslag till tabell 20. Glöm inte att fylla i vilka år ansökan avser. Kostnader i projektet kan uppstå dels hos projektägarna och dels hos andra än projektägarna (medfinansiärer): a) Faktiska kostnader Samtliga kostnader som uppstår och betalas samt redovisas hos den svenska eller den norska projektägaren är projektägarnas faktiska kostnader i projektet. De bokförs i projektägarnas respektive redovisning. Dessa kostnader medför ett behov av likvida medel hos projektägarna och svarar således mot medfinansiering i form av rena pengar. b) Externt direktfinansierade kostnader Kostnader som finansieras externt, dvs av övriga medfinansiärer, bokförs och betalas av medfinansiären och leder inte till någon utbetalning eller något behov av likvida medel hos projektägarna. Alla medfinansierade kostnader måste verifieras med fakturakopior och betalningskvitto, postgiroutdrag eller motsvarande. Se exempel på sidan 13 punkt g. Dessa två typer av kostnader, faktiska kostnader och externt direktfinansierade kostnader, kommer att bokföras på skilda ställen, dels hos projektägaren och dels hos medfinansiären, men gentemot Interreg IIIA-sekretariaten kommer de att redovisas tillsammans. Båda typerna av kostnader tillhör projektet men bara de faktiska kostnaderna har belastat projektägarna. Det är mycket viktig att projektägarna vid redovisningen har skillnaden mellan dessa kostnader klar för sig. Garanti EU-kommissionen ställer krav på att medfinansierade projekt ska kunna projektsärredovisas i bokföringen. Endast särredovisade kostnader är stödgrundande. Upphandling Lagen om offentlig upphandling (LOU)/Lov om offentlig anbud gäller vid upphandling som görs av statliga/kommunala- och andra myndigheter samt beslutande församlingar i kommuner och landsting. Observera att även andra aktörer såsom bolag, föreningar, samfälligheter, stiftelser med flera kan utgöra s k upphandlande enheter och omfattas av lagen. Krav på upphandling kan komma att ställas även på andra projektägare och skrivs då in som ett villkor i beslutet. Det finns inte några generella regler för när upphandling skall göras, men som allmän riktlinje kan man säga att många aktörer kan tillämpa direktupphandling för kostnader upp till ca två basbelopp. Informationen i denna handledning kan enbart betraktas som en vägledning. För vidare information hänvisas till Lag (1992:1528) om offentlig upphandling/lov om offentlig anskaffelser (1992:109). I den mån upphandlingsunderlag för genomförd eller påbörjad upphandling finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan. Genomförs upphandling vid senare tillfälle skall upphandlingsunderlaget lämnas senast i samband med första rekvisitionen. 5
21. Finansieringsplan a,c) Nationell offentlig finansiär Med nationell offentlig finansiering avses medel som projektet erhåller från offentliga svenska eller norska organisationer/myndigheter (se programkomplementet kap. 5.1). Samtliga finansiärer måste ha fattat beslut om medfinansiering av projektet innan ansökan är komplett. Man kan antingen använda medfinansieringsintyget (Bilagemall M1) eller skriftliga beslut från respektive medfinansiär. I beslutet ska även specificeras i vilken form medfinansieringen sker, t ex kontanta medel, arbetsinsats, etc. Ange namnet på den offentliga finansiären, vilken form av medfinansiering som avses och vilka år som avses. b,d) EG:s regionala fond/statliga IR-medel Finansieringen från Interreg IIIA består av två delar; medel från EG:s regionala fond och norska Statliga IRmedel. Interreg IIIA-medlen är beroende av storleken på svensk och norsk offentlig finansiering. I komplementet anges vilka procentsatser som gäller för respektive åtgärd och delområde. e,f) Privat finansiering Privat finansiering utlöser inga Interreg IIIA-medel. Det är däremot ett krav om privat finansiering i vissa åtgärder. I komplementet anges vilket krav på andelen privat finansiering av budgeten som gäller per åtgärd och delområde. Projektets privata finansiering kan t ex avse kapital, arbetsinsatser eller ideellt arbete. Om projektet beräknas generera projektintäkter tas även dessa upp under privat finansiering. Underskrifter Behörig firmatecknare/ansvarlig prokurist (den som har rätt att teckna avtal) för sökande organisationer skall skriva under ansökan. Observera att underskriften också innebär att firmatecknaren godkänner att information om projektet och personinformation om projektledningen får publiceras på internet. Enligt 10 Personuppgiftslagen (1998:204) får personuppgifter behandlas bara om den registrerande har lämnat sitt samtycke. Specifikation av svensk och norsk kostnadsbudget Ekonomibilagan innehåller en specifikation över projektets kostnader och modellen ska ses som ett hjälpmedel för projektsökarna i budgetarbetet. Genom en detaljerad och strukturerad budgetering underlättas planering för projektets olika aktiviteter och insatser. I projektets operativa fas kan modellen med fördel användas i ekonomistyrningen och uppföljningsarbetet. Specifikation av kostnadsbudget Bilagan består av en svensk del(valuta i SEK) och en norsk del (valuta i NOK). Samtliga kostnader ska anges exklusive moms om inte momsen (se punkt 6A/B) utgör en reell kostnad för projektägaren. Varje kostnadsslag (a-g nedan) specificeras i en egen tabell och fördelas över projektåren. Raden summa fördelad över år / sum fordelt pr år överförs slutligen till tabell 20A respektive 20B. Summeringen överförs automatiskt i den digitala versionen. I flera av tabellerna finns förtryckt vissa typer av kostnader. Under egen personal, tabell a finns således projektledare och övriga förtryckta. Dessa ska ses som exempel på vilka kostnader som bör beröras under respektive kostnadsslag. a) Egen personal Lönekostnader inkl. sociala avgifter för personal som anställts av projektet och avlönas av projektägarna. Personalen kan endera vara tidigare anställd personal som avdelats (se bilagemall M2) att arbeta i projektet eller projektanställd personal. All personal som inte är anställd enbart för att arbeta i projektet, skall redovisa sin arbetade tid. Av tidredovisningen skall framgå hur många timmar man arbetat per dag, vilken dag/vecka, till vilken timkostnad och huvudsakliga arbetsuppgifter. För beräkning av timkostnad används månadslön inkl semesterersättning och sociala avgifter fördelat på 165 arbetstimmar per månad i Sverige och 150 arbetstimmar per månad i Norge. Schablonbokning av lön enligt budgeterad sysselsättningsgrad godtas inte, utan faktiskt utfall verifierat genom timredovisning utgör det stödgrundande underlaget. 6
Personal För projektet anställd och av sökanden avlönad personal Månadslön inkl sociala Månadslön inkl lönebikostnader ska beräknas enligt formeln: avgifter m.m. månadslön * sysselsättningsgrad* semesterersättning* sociala avgifter Exempel: Projektledaren har en månadslön på 20 000 kr och arbetar 80%. Organisationen betalar semesterersättning på 12% och sociala avgifter på 43% 20 000 * 0,8 * 1,12 * 1,43 = 25 626 kr Traktamenten mm Ange uppskattade traktamenten mm per månad. Antal månader Ange anställningens/arbetets längd för det år beräkningsunderlaget avser. Total kostnad Beräkna den totala kostnaden för varje anställd Att bifoga Lönespecifikation/anställningsbevis för all personal. Intyg att sedan tidigare anställd personal avdelas för att arbeta i projektet (se bilagemall M2) alternativt tjänstledighetsintyg. b) Externa tjänster Köpta tjänster mot faktura som betalas av projektet. Som externa tjänster räknas samtliga fall där projektägaren hyr in kompetens eller tjänst som kommer projektet till nytta. Konsultkostnader är en typisk extern tjänst. Konsultfakturor bör vara tydligt preciserade så att det framgår vilken typ av arbete som utförts samt arbetets omfattning i timmar eller dagar. Vid underentreprenader gäller speciella föreskrifter. Kontakta sekretariatet i sådana fall. Lagen om offentlig upphandling (LOU)/Loven om offentlige anskaffelser ska tillämpas av dem som omfattas av lagen, se punkt 20. I den mån upphandlingsunderlag finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan. I annat fall bifogas underlaget vid första rekvisitionen av medel. Beräknat antal timmar/dagar Tim-/dagkostnad Total kostnad Uppskatta och ange antal timmar eller dagar. Ange uppskattad kostnad Beräkna den totala kostnaden per typ av tjänst c) Lokalkostnader Lokaler där hela eller delar av projektet drivs, avgränsad för projektet i både tid och rum. Lokalkostnader kan uppkomma på ett antal olika sätt; c 1) Projektägaren kan hyra en lokal enbart för projektverksamheten. c 2) Projektägaren hyr lokaler och kan avsätta en del av dessa för projektets räkning. Till detta kommer projektets kostnader för el, vatten, lokalvård etc. Projektägaren eller annan medfinansiär kan avsätta en del av sina egna lokaler för projektets räkning, se Indirekta kostnader under punkt f. c 1) Om lokal hyrs enbart för projektets verksamhet skall hyresvärd, hyreskostnad och hyresperioden anges för beräkning av totalhyran. Om hyresavtal finns vid ansökningstillfället skall detta bifogas. c 2) Om projektägaren hyr en större lokal och en del av denna avsätts enbart för projektets verksamhet är hyreskostnaden stödberättigande med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Hyresavtal skall bifogas, kostnaden per kvadratmeter skall beräknas och den yta projektet nyttjar skall anges. Hyreskostnaden för den delen som upplåts till projektet är då stödberättigande och verifieras med hyresavtalet och betalningsbevis. d) Investeringar/avskrivningar Inköp av utrustning avsedd för stadigvarande bruk, ej av karaktären förbruknings-material. Investeringar är stödberättigande till sin helhet och kan kostnadsföras direkt. Om projektägaren väljer att skriva av investeringen ska organisationens gällande praxis anges. För investeringar som används till viss del under projekttiden kan den del av avskrivningskostnaden som anses hänförlig till projektet räknas. 7
Ex. För dator som köps in när ett år återstår av projekttiden kan 1/3 av kostnaden räknas in i projektet (normal avskrivningstid för datorer är 3 år). Investeringar/ avskrivningar Ange investeringsobjekt. Avskrivningspraxis Ange den avskrivningspraxis projektägaren tillämpar. Beräknad investeringsmånad Ange den tidpunkt investeringen beräknas göras. Inköpspris Ange inköpspris exkl. moms. Lagen om offentlig upphandling (1992:1528)/ Lov av 16.juni 1999 om offentlig anskaffelser skall tillämpas av dem som omfattas av lagen. I den mån underlag finns vid ansökningstidpunkten skall detta bifogas ansökan. För inköp av begagnad utrustning, obebyggd fastighet eller insatser för miljöskydd gäller särskilda villkor. Kontakta sekretariatet för information och hjälp. e) Resekostnader Resor som görs av egen personal (anställda hos projektägarna). Om projektet köper konsulttjänster som inkluderar reseersättning ska dessa föras under externa tjänster. Resor utanför Sverige och Norge ska specificeras på särskild blankett som medföljer ansökningshandlingarna. Inom Sverige/Norge Övriga resor enligt bilaga Beräkna hur många personer som kan komma ifråga och kostnad per person. Resor utanför Sverige/Norge. Beräkna hur många personer som kan komma ifråga och kostnad per person. f) Övriga kostnader Ange övriga kostnader som projektet kommer att ha, t ex telefon, porto, resor, logi, leasing etc. Leasing För leasing gäller följande regler för att kostnaden skall var stödberättigande; Leasingtagaren skall vara den direkta mottagaren av stöd. 1) De leasingavgifter som projektägaren betalar till leasegivaren skall styrkas med kvitterade fakturor eller bokföringsunderlag med motsvarande värde. 2) För leasingkontrakt med en återköpsklausul eller med en bestämmelse om kortare leasingperiod än livslängden hos den tillgång som avtalet avser, får det maximala beloppet som berättigar till stöd från strukturfonderna inte överstiga marknadsvärdet för den leasade tillgången. Övriga kostnader som hör samman med leasingkontraktet (skatt, leasegivarens marginal, räntefinansieringskostnader, indirekta kostnader, försäkringsavgifter etc.) är inte stödberättigande. Finansiella utgifter Skuldräntor, avgifter för finansiella transaktioner, valutaväxlingsavgifter och kursförluster samt andra rent finansiella utgifter är inte stödberättigande. Bankavgifter för konton är stödberättigande om ett specifikt konto öppnas för projektets genomförande. Rådgivning Kostnader för juridisk rådgivning, inskrivningsavgifter, kostnader för teknisk eller ekonomisk expertis samt bokförings- eller revisionskostnader är stödberättigande om de är direkt kopplade till projektet och nödvändiga för dess genomförande. Alla projekt med mer än 250 000 kronor i EG-stöd skall vid slutredovisningen uppvisa ett revisorsintyg för hela projektperioden. Ta därför upp kostnad för detta i projektbudgeten. Böter, påminnelseavgifter mm Böter, straffavgifter och rättegångskostnader är inte stödberättigande. 8
Indirekta kostnader Kostnader som inte direkt och i sin helhet kan hänföras till projektet, men som är väsentliga för dess genomförande. Indirekta kostnader utgör endast i undantagsfall en stödberättigande kostnad. Med indirekta kostnader avses exempelvis administrativa omkostnader som ej kan hänföras till ett enskilt projekt. Kostnaderna skall fördelas proportionellt i enlighet med en motiverad, rättvisande och skälig metod. En fördelningsnyckel ska anges i bilaga till ansökan och fastställs i beslutet. Om en del av den egna lokalen avsätts för projektets verksamhet skall de verkliga kostnaderna för fastigheten som helhet visas. Denna kostnad fördelas sedan med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Stödberättigande kostnader är driftskostnader, såsom uppvärmning, städning mm. Observera att räntor och avskrivningar inte är stödberättigande och således inte får ingå i beräkningsunderlaget. Alternativt kan en godkänd, extern värderingsman värdera den egna lokalen som används. Kostnaden är då stödgrundande med denna värdering som grund och som maximalt belopp. Om Interregionala Beslutsgruppen godkänner indirekta kostnader som stödberättigande i det enskilda projektet, skall samtliga kostnader som ingår i underlaget verifieras med huvudbok. Tag kontakt med respektive sekretariat för diskussion om projektet avser att ta upp indirekta kostnader. g) Externt direktfinansierade kostnader offentliga och privata Projektkostnader som inte bokförts hos någon av projektägarna. Kostnaderna har bokförts och betalats av den offentliga eller privata medfinansiären och kostnaden motsvarar i sin helhet deras medfinansiering i projektet. Exempel på/form av externt direktfinansierade kostnader kan vara arbetskostnader, lokaler eller material. De två sistnämnda skall värderas och intygas av oberoende och kvalificerad värderingsman. Form av medfinansiering: Arbete Lönekostnader för personal anställd av medfinansiären. Arbetet kan vara offentligt eller privat beroende på vem som är arbetsgivare. Kostnaden och finansieringen utgörs alltid av den faktiska lönekostnaden med påslag för sociala avgifter, semesterersättning mm. Arbetet skall tidredovisas, d v s dagbok skall föras över personernas namn, datum, utförda arbetsuppgifter, samt antal arbetade timmar i projektet. Denna tidsredovisning undertecknad av arbetsledaren skall bifogas vid rekvisition av strukturfondsmedel. Ideellt arbete utförs av privatpersoner och är privat medfinansiering. Med ideellt arbete menas att man tar upp en lönekostnad för personer som arbetar oavlönat i projektet. För ideellt arbete godkänns en schablonkostnad/timme upp till 165 kronor (SEK/NOK). Arbete inom ramen för arbetsmarknadspolitiska åtgärder, t ex ersättning från a-kassa, försäkringskassa, länsarbetsnämnd eller liknande, till den enskilde eller direkt till projektet är också en direktfinansierad kostnad. För närmare information kontakta sekretariatet. Lokaler En medfinansiär kan upplåta en lokal eller delar av en lokal för projektets ändamål. Lokalens värde utgör då medfinansiering i projektet. Värdet måste styrkas av underliggande kontrakt eller motsvarande. Arbete Privata/offentliga: Faktiska lönekostnader (månadslön inkl sem.ers och soc avg) Ideellt: 165 kr/timme (SEK/NOK) Lokal Summa medfinansierad lokal införs Att bifoga - lönespecifikation / anställningsbevis timredovisning ett intyg med följande innehåll: namn och personnummer på personen som avses dokumentation som styrker att tjänst eller delar av tjänst ingår i projektet samt vilken tidsperiod som avses intyg som visar att den anställde är frikopplad från ordinarie verksamhet under de 9
timmar denne arbetar i projektet - en underskrift från den anställde att denne godkänner att uppgiften eventuellt registreras och behandlas i enlighet med bestämmelserna i Personuppgiftslagen (1998:204) - Samma villkor som gäller för 22C Lokalkostnader Observera att ALLA externt direktfinansierade kostnader ska motsvaras av samma värde i finansieringsplanen där de förs in som arbete, lokal etc under berörd finansieringstyp offentlig eller privat. Medföljande bilagemallar M1 Förbindelse för medfinansiär Bilagan är obligatorisk för projektets samtliga medfinansiärer, både privata och offentliga. M2 Intyg offentligt anställd Bilagan används om en offentlig projektägare har avdelat anställd personal att arbeta i projektet. Om personalen nyanställs med anledning av arbete i projektet behövs inte intyget. M3 Kostnadsspecificering vid utlandsresor Denna bilägges ansökan om projektet planerar resor utanför Sverige/Norge. Kostnaden ingår under kostnadsslaget resor, tabell 22e och ska föras in i budgeten hos respektive projektsökare. M4 Förteckning över tidigare drivna EU-projekt Om projektsökarna har drivit tidigare EU-projekt sedan 1995 finansierade med offentliga medel specificeras detta i denna tabell som bilägges ansökan. 10