Internkontroll, helårsuppföljning 2017 - kommunstyrelsen 22 KS 2017.036 3
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018-02-01 OBSERVERA ATT PROTOKOLLET EJ ÄR JUSTERAT. 22 Internkontroll, helårsuppföljning 2017 - kommunstyrelsen (KS 2017.036) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen antog 2017-02-20 25 internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen. Utifrån internkontrollplanen har granskning genomförts under året. Resultatet av granskningen redovisas i en helårsrapport tillsammans med en åtgärdsrapport och lämnas till kommunstyrelsen för godkännande. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 31. Internkontroll, helårsuppföljning 2017 - kommunstyrelsen 32. Helårsuppföljning internkontroll 2017, kommunstyrelsen 33. Åtgärdsuppföljning internkontroll 2017, kommunstyrelsen 34. Internkontrollplan 2017, kommunstyrelsen, beslutad av KS Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2018-01-13 DNR KS 2017.036 KARIN KILERUD SID 1/1 KOMMUNCONTROLLER 0858785118 KARIN.KILERUD@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Internkontroll, helårsuppföljning 2017 - kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner helårsuppföljningen av internkontrollen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen antog 2017-02-20 25 internkontrollplan 2017 för kommunstyrelsen. Utifrån internkontrollplanen har granskning genomförts under året. Resultatet av granskningen redovisas i en helårsrapport tillsammans med en åtgärdsrapport och lämnas till kommunstyrelsen för godkännande. Handlingar Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 4
2017 Kommunstyrelsen Internkontroll: Helårsuppföljning 5
Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll...3 Remisser och verkställighet av beslut...3 Handlingsplaner...4 Expediering av beslut...5 Hantering av sekretesshandlingar...6 Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering...7 Styrdokument...7 Bakgrundskontroller vid rekrytering...9 Behörighetshantering till personalsystemet...10 Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar...11 Relation med media...12 Backup, Backuptagning och återläsning...12 Service Level Agreement, SLA...13 Kontohantering...16 Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler...16 Projekteringsanvisningar...17 Beställningsprocessen gentemot t.ex. entreprenörer, leverantörer...17 parkavdelningens avtal...17 Arbetsmarknadsavdelningens samarbete med andra avdelningar och förvaltningar....18 Bilagor Bilaga 1: Uppföljning av beslut KF och KS Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(18) 6
Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Remisser och verkställighet av beslut Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. Granskningens genomförande För att få bättre kontroll på uppföljning och verkställighet av politiska beslut har kommunstyrelsens kansli sedan hösten 2011 följt alla beslut som kommunstyrelsen och fullmäktige fattat. På detta sätt får kommunstyrelsen ett helhetsgrepp över besluten och om de verkställts Granskningens utfall Granskning 1 Av sammanlagt 104 beslut är 35 verkställda, 63 pågående och 6 vilande. Rapporten är uppdaterad 2017-06-20. Granskning 2 Av sammanlagt 83 beslut är 18 st verkställda, 61 pågående och 4 vilande. Rapporten uppdaterad 2017-10-02. Granskning 3,4 och 5 Under 2017 har matrisen tidigare redovisats på kommunstyrelsen vid tre tillfällen: 2017-02-20 2017-04-03 2017-08-21 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(18) 7
Handlingsplaner Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingsplaner. Granskningens genomförande Utvalt stickprovsmaterial utgörs av två handlingsplaner som staben tagit fram samt har samordningsansvar för. Dessa är handlingsplanen för Tryggare Vallentuna 2017 samt handlingsplanen mot våldsbejakande extremism 2016-2017. Granskningens utfall Handlingsplanen för Tryggare Vallentuna 2017 I handlingsplanen anges sex fokusområden kopplade till totalt 20 aktiviteter som ska genomföras av aktörerna enskilt eller i samverkan. Huvuddelen av aktiviteterna är formulerade som att något ska öka, förbättras eller minskas. Fem av fokusområden ska vara genomförda 2017-12-31. Ett fokusområde har en aktivitet som ska vara genomförd 2017-04-30. I huvudsak pågår aktiviteterna i enlighet med handlingsplanen med troliga utsikter att bli genomförda innan slutdatumet. Den aktivitet som skulle varit genomförd 2017-04-30 har dock inte blivit det. Slutförande av aktiviteten sker under hösten, och återrapporteras till kommunstyrelsens sammanträde i oktober. 2017-12-14 Inför årsslutet kan 15 av handlingsplanens 20 aktiviteter konstateras som genomförda enligt plan. De övriga är påbörjade eller genomförda med ett resultat som visat sig svårt att följa upp. Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism 2016-2017 Handlingsplanen omfattar tre fokusområden med totalt åtta aktiviteter under perioden 2016-2017. Det grundläggande fokusområdet Lokal lägesbild om våldsbejakande extremism med dess kopplade aktivitet genomfördes i tid, vilket var 2016-12-31. Däremot har inte något av de två andra fokusområdena Öka kunskap om våldsbejakande extremism samt Öka kunskap om råd och stöd vid oro för våldsbejakande extremism genomförts enligt plan med slutdatum 2017-04-30. Kommunledningen har informerats om förseningen, vilken förklarats med tids/personalbrist under rekryteringen av ny trygghets- och folkhälsosamordnare. 2017-12-14 Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism 2016-2017. Av handlings-planens åtta aktiviteter har enbart den grundläggande, helt och hållet genomförts och då med försening. Ytterligare sex aktiviteter har påbörjats och slutförs med varierande resultat inför årsslutet. En aktivitet har inte påbörjats trots slutdatum 2017-08-31. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(18) 8
Expediering av beslut Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Granskningens genomförande Handläggare ska ange i tjänsteskrivelsen vart beslut ska expedieras. Detta minskar risken att expediering inte verkställs korrekt, eftersom expedieringsfältet kopplas till protokollet. Internkontrollen har avgränsats till att undersöka om handläggare angett den instans eller person utanför nämndområdet som är direkt berörd av ett beslut. Hur beslut delges inom nämndområdena sker på olika sätt. Relevansen av att ange vem beslut ska expedieras till inom förvaltningen blir därför för diffus för att göra en enkel bedömning av. I granskning nummer 1 var underlagen till vårens sista ordinarie nämndsammanträden föremål för stickprovet. I granskning nummer 2 var underlagen till höstens sista ordinarie nämndsammanträden föremål för stickprovet. Granskningens utfall Siffrorna nedan avser antalet tjänsteskrivelser där expedieringsinstanser saknas eller är bristfälligt angivna jämfört med det totala antalet ärenden som skulle expedieras. 0/5 innebär alltså att det fanns fem tjänsteskrivelser som gällde beslut som skulle expedieras och att det inte fanns brister i någon av dessa tjänsteskrivelser. Granskning 1 Kommunstyrelsen: 5/24 Barn- och ungdomsnämnden: 1/5 Utbildningsnämnden: 0/2 Socialnämnden: 0/5 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: 6/10 Kulturnämnden: 3/4 Fritidsnämnden: 0/6 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(18) 9
Granskning 2 Kommunstyrelsen: 0/5 Barn- och ungdomsnämnden: 0/6 Utbildningsnämnden: 0/4 Socialnämnden: 0/4 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: 6/12 Kulturnämnden: 1/4 Fritidsnämnden: 0/4 Hantering av sekretesshandlingar Kommunledningskontorets hantering av sekretesshandlingar. Granskningens genomförande Fram till augusti 2017 har 15 begäran omfattande 22 handlingar lämnats ut med maskning. Av dessa har ett urval på 4 handlingar granskats. Urvalet omfattar olika handlingstyper och diarier. Mellan augusti 2017 fram till den 6 december 2017 har 19 handlingar lämnats ut med maskning. Av dessa har ett urval på 5 handlingar granskats. Urvalet omfattar olika handlingstyper och diarier. Granskningens utfall I ett fall har den maskade handlingen inte lagts som bilaga till registret. Handlingens diarienummer finns inte heller med och därmed kan sekretessprövningen inte kontrolleras. Vid 3 av 4 stickprov genomfördes sekretessmarkeringen korrekt. Vid 1 av 4 stickprov saknades fog för sekretessmarkering av a-prisuppgifter i avtal, då företaget varken lämnat skriftligt besked om att vissa uppgifter inte fick röjas eller en förklaring till varför och hur de skulle lida men om uppgifterna röjdes. Om en sådan begäran hade lämnats in, vore sekretessbedömningen rimlig i enlighet med HFDs beslut gällande affärssekretess i avtal gällande a- priser. Granskning för aug-dec 2017 visar korrekt hantering och sekretessmarkering. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(18) 10
Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Granskningens genomförande Stickprov taget genom utsökning i ekonomisystemet på fakturor inom mark- och exploateringschefens ansvar. Två slumpvisa fakturor (2017-06-20) respektive (2017-02-03) från två olika ramavtalsleverantörer har granskats. Stickprov nr 2 taget genom utsökning i ekonomisystemet på fakturor inom mark- och exploateringschefens ansvar. Två slumpvisa fakturor (2017-11-10) respektive (2017-11-01) har granskats. Granskningens utfall Vid granskningen framkom att fakturorna avser beställda arbeten och innehåller enbart debitering av tid i enlighet med ramavtalet. Timarvoden avviker från uppgörelseprotokoll och dokumentation saknas i platina avseende indexreglering av timarvoden. För ena fakturan kan ej dokumentation på avrop hittas i platina, där vet dock ansvarig för kontroll att avrop har skett av arbetet. Granskning har pga. brister i diarieföringen inte kunnat ske avseende om fakturorna överensstämmer med avtalsvillkoren avseende timarvoden. Vid granskningen (stickprov nr 2) framkom att den första fakturan antingen gått direkt från underleverantör eller härrör från en direktupphandling som skett innan nuvarande ramavtal trädde i kraft. Dokumentation kan ej hittas i platina gällande beställning av detta arbete. Faktura nummer två överensstämmer med avrop som återfinns i platina men följer ej avtalsvillkor avseende krav på referensnummer. Därtill oklart om fakturaspecifikation verkligen kan ses som dagboksblad (krav enligt avtalsvillkor). Inte heller vid denna granskning kan granskning ske avseende timarvoden pga. brister i diarieföringen. (Samma fel som vid första stickprovsomgång) Styrdokument Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Granskningens genomförande Det har skickats ut en enkät bestående av sex frågor till 137 avdelningschefer inom kommunen. Detta genomfördes via ett e-mail med en länk till Netigate. Granskningens utfall 73 personer (53 procent) slutförde enkäten och svarade på samtliga sex frågor. Ytterligare 5 personer svarade på endast en fråga och 3 personer svarade på endast två frågor. Fråga 1 löd: "Känner du till att kommunen har en författningssamling?" Sammanlagt svarade 81 personer på frågan. 63 av dessa (78 procent) svarade "Ja". 18 personer (22 procent) svarade "Nej". Fråga 2 löd: "Var hittar du den kommunala författningssamlingen?" Exempel på vad som anses som rätt svar: "Intranätet", "Vallentuna.se" och "Kommunens hemsida". Exempel på vad som anses som fel svar: "Vet inte". Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(18) 11
Sammanlagt svarade 76 personer på frågan. 58 av dessa (76 procent) gav ett rätt svar. 18 personer (24 procent) gav ett felaktigt svar. Fråga 3 löd: "Kan du nämna exempel på styrdokument som finns i den kommunala författningssamlingen?" Exempel på vad som anses som rätt svar: "Delegationsordningen", "Finanspolicy" och "Policy för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter". Exempel på vad som anses som ett vagt svar: "Riktlinjer", "Policys", "Lagar" och "Styrdokument kring ekonomi". Exempel på vad som anses som fel svar: "Nej", "Barn och utbildning" och "IT". Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 33 av dessa (45 procent) gav ett rätt svar. 19 personer (26 procent) gav ett vagt svar. 21 personer (29 procent) gav ett felaktigt svar. Fråga 4 löd: "I den kommunala författningssamlingen finns ett reglemente för "Kontroll av verifikationer - attestreglemente". Hur väl känner du till detta reglemente?" Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 11 av dessa (15 procent) svarade "Helt". 37 personer (51 procent) svarade "Delvis". 25 personer (34 procent) svarade "Inte alls". Fråga 5 löd: "I styrdokumenten finns en "Kommunplan". Hur väl känner du till Vallentuna Kommuns vision och styrmodell? Markera ditt svar, där 1 innebär inte alls och 5 mycket bra." Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 5: 20 personer (27 procent) 4: 20 personer (27 procent). 3: 15 personer (21 procent). 2: 12 personer (16 procent). 1: 6 personer (8 procent). Fråga 6 löd: "I styrdokumenten finns olika policys att följa, till exempel "Policyn för inköp och upphandling". Vad gäller när det ska göras inköp och kommunen har ett ramavtal?" Exempel på vad som anses som rätt svar: "Följa ramavtalet" och "Köpa av dem som det finns upphandlingsavtal med". Exempel på vad som anses som fel svar: "Fråga upphandlingsavdelningen", "Vet inte" och "Man ska följa ramavtal om det går att få ihop med budgeten". Sammanlagt svarade 73 personer på frågan. 63 av dessa (86 procent) gav ett rätt svar. 10 personer (13 procent) gav ett felaktigt svar. Sammanfattning: Kommunens avdelningschefer har en delvis god kännedom om Vallentuna kommuns styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling. En majoritet av personerna som svarade på enkäten vet om att styrdokumenten existerar och var författningssamlingen finns. Avdelningscheferna har även en delvis god kännedom om några styrdokument som finns i författningssamlingen och vet vad några av dessa innebär. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 8(18) 12
Bakgrundskontroller vid rekrytering Kontroll via stickprov 2 ggr/år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LAS-dagar/ tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Granskningens genomförande Stickprov 1: Fram till och med augusti har stickprov genomförts i samband med ett antal rekryteringar som genomförts vid samhällsbyggnadsförvaltningen (bygglov) och fritidsförvaltningen. Frågor har ställts till rekryterande chef för att få veta om referenser tagits innan anställningsbeslut och om tidigare anställningstid (LAS-dagar) i kommunen undersökts. Stickprov 2: Under perioden september till december har stickprov ägt rum på socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Frågor har ställts till rekryterande chef för att få veta om referenser tagits innan anställningsbeslut och om tidigare anställningstid (LAS-dagar) i kommunen undersökts. Granskningens utfall Sammanfattad bedömning av de stickprov som genomförts är att i de rekryteringar som har granskats i hela kommunen och på de förvaltningar som testats så har bra och korrekta bakgrundskontroller genomförts. Både kontroll av företrädesrätt, referenstagning och kontroll av tidigare anställningstid (LAS-dagar) har skett. Vid chefsrekryteringar på ledningsnivå där rekryteringsansvarig på HR-avdelningen medverkar sker även alltid en gedigen bakgrundskontroll av kandidaten via search på Google och sociala medier. Inför tillsättning av personal som ska ansvara för ekonomi tas också alltid en kreditupplysning. Inga avvikelser. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 9(18) 13
Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Kontroll, via stickprov 2ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag/ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Granskningens genomförande Totalgranskning Under mars och april har samtliga behörigheter kontrollerats för följande system: ecompanion, Qlikview Personal, BeSched, KOLL, KIA och ReachMee. Stickprov Juni: Under juni har nio beställningar av behörigheter till ecompanion, kommit in via "Samlad beställning", kommunens gemensamma beställningsfunktion för bland annat behörigheter. Utöver detta har ytterligare nio beställningar inkommit direkt via mail från chef. Vad gäller BeSched har stickprov genomförts genom att samtliga chefsbehörigheter har granskats. Augusti: Under augusti har tre beställningar av behörigheter till ecompanion kommit in via "Samlad beställning". Utöver detta har ytterligare fem beställningar av ändringar samt nya behörigheter inkommit direkt via mail från chef. Vad gäller BeSched har stickprov genomförts genom att samtliga chefsbehörigheter har granskats. Granskningens utfall Totalgranskning Korrigeringar har gjorts så som borttag, tillägg och ändringar i behörigheter. Stickprov Juni: Utfallet visar att en beställning av arton till ecompanion var felaktig och gjordes sedan om under augusti. För BeSched har behörigheter avslutats för chefer som har slutat. Nya behörigheter har givits när nya anställningsavtal kommit in till HR-avdelningen. Augusti: Samtliga beställningar av behörigheter till ecompanion har varit korrekta. För BeSched har behörigheter avslutats för chefer som har slutat. Nya behörigheter har givits när nya anställningsavtal kommit in till HR-avdelningen. Utförarsidan på socialförvaltningen har en ny organisation. Till dess alla chefer är på plats och alla överlämningar har skett så hanteras upplägg och ändringar av behörigheter kontinuerligt i BeSched och ecompanion från HR-avdelningens sida. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 10(18) 14
Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Granskningens genomförande Under perioden januari - december har en granskning av skälen till att HR-support behövt genomföra rättningar av preliminära löner och att manuella utbetalningar vid sidan av ordinarie löneutbetalningstillfällen gjorts. Skälen har sammanställts i en avvikelselogg, som underlag för planering av åtgärder. Granskningens utfall Antalet manuella utbetalningar uppgick till 108 stycken under året. Av dessa utbetalningar orsakades ca 70 procent av: Sent inkomna underlag från verksamheterna till HR-avdelningen. Bortglömda och/eller för sent registrerade transaktioner i schema-/bemanningssystemet. Att avslut av registrerad frånvaro utan lön (t.ex. sjukfrånvaro) rapporterades efter ordinarie lönekörningstillfälle, med konsekvens att medarbetaren fick ett felaktigt löneavdrag. 25 procent orsakades av: Felaktigt rapporterade avvikelser från medarbetares sida, som inte upptäckts i tid för ordinarie lönekörning Brister i hantering från HR-supports sida, d.v.s. underlag som inte registreras i tid samt tekniska problem/systemfel. I fem procent av fallen var skälet att uppgifter som borde ha registrerats/ rapporterats i tid hamnat "mellan stolarna" p.g.a. frånvaro av ansvarig chef. Under året har sammanlagt 115 löneskulder hanterats. Löneskulder har uppstått på grund av brister i avvikelserapporteringen. Dessa löneskulder har fakturerats respektive arbetstagare för att korrigera för mycket utbetald lön. Skälen till de uppkomna löneskulderna beror i huvudsak på: Släpande frånvaro som inte registrerats i tid för att komma med i lönekörningen vilket har lett till att för mycket preliminär lön utbetalats. Detta gäller både maskinella transaktioner via avvikelserapporteringssystem och underlag till HR-support för manuell registrering. Anställningar som avslutats men där verksamhetsansvarig missat att i tid meddela/rapportera detta till HR-avdelningen. Frånvaroorsaker som inte hunnit med att rapporteras in i tid till lönekörningstillfället i samband med att en anställning avslutats. Den preliminära lönen har då behövt korrigeras genom fakturering av för mycket utbetald lön. I några fall beror de uppkomna löneskulderna på missförstånd och felaktiga inmatningar i lönesystemet (mänsklig faktor), vilket påverkat den preliminära löneberäkningen. I åtta fall har felaktigt arvode och omkostnadsersättning till familjehem/kontaktperson utbetalats via ecompanion, med följd att mottagarna fakturerats det felaktiga beloppen. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 11(18) 15
Relation med media Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Granskningens genomförande Metod I slutet av augusti utfördes sammanlagt 16 stickprov inom kommunens verksamheter. Några av stickproven genomfördes med frågor ställda via mejl med följande frågor: 1. Vet du vad du ska göra om du blir kontaktad av en journalist? Beskriv kortfattat. 2. Vem kan du få stöd och hjälp av i organisationen när det gäller kontakt med media? 3. Vet du var du själv hittar tips och råd när det gäller mediakontakt. Var/hur? 4. Skulle du behöva en utbildning i hur man hanterar frågor från journalister och media? Några av stickproven utfördes på intranätet i form av en "miniundersökning" på startsidan med följande ja/nej-fråga: - Vet du hur man hanterar frågor från media? Granskningens utfall Utfall Svaren som kom in via mejl visade generellt att individen själv bedömer att denne har en ganska god uppfattning om hur tjänstemän bör hantera media och att stöd finns att få av kommunikationsavdelningen. En tredjedel visste eller antog att det finns tips på intranätet. Samtliga hade behov av en utbildning i mediahantering. De svar som kom in via "miniundersökningen" på intranätet visade att 77 procent vet hur frågor från media bör hanteras och svarade ja på frågan. Eventuellt kan de som svarat via intranätet letat upp information och tips om mediahantering på intranätet före de svarat, därav ett högt positivt svarsresultat. Backup, Backuptagning och återläsning 2 ggr/år - sker genom att läsa tillbaka den backuptagna info från backupen Återläsning av filer och e-postmeddelanden. Granskningens genomförande Under våren genomfördes vid flera tillfällen större återläsningar (sk restore) av flertalet dokument samt filer på våra gemensamma ytor för fillagring. Kontinuerligt under året har flera mindre återläsningar av enskilda filer genomförts. Detta är en vanlig supportarbetsuppgift på IT-avdelningen. Under sommaren genomfördes dessutom en total återställning av ett par servrar i vårt kluster (sk VMDK restore). Granskningens utfall Samtliga genomförda fil-, samt serveråterställningar, har fungerat till 100 procent. Inga avvikelser identifierade. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 12(18) 16
Service Level Agreement, SLA Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Granskningens genomförande Arbetsmetod och analys För att få en överblick skickades två frågor ut via en enkät den 31 maj 2017 till systemförvaltare för respektive system inom kommunen med sista svarsdag 15 juni 2017. En påminnelse skickades ut den13 juni. Enkäten har även varit öppen fram till den 12 juli 2017 ifall någon skulle missat sista svarsdatum. Frågor 1. Finns ett SLA (Service Level Agreement) upprättat med leverantör för systemet? (Ja/Nej) 2. Om SLA finns, efterlevs det? (Ja/Nej) Granskningens utfall Finns SLA (Service Level Agreement) för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Bakgrund Inom arbetet med internkontroll som ska redovisas till kommunstyrelsen samlar IT-avdelningen in information om förvaltningarna har upprättat ett SLA (Service Level Agreement) mellan förvaltningen och deras leverantörer för respektive verksamhetssystem inom förvaltningen. Ett SLA definierar normalt vilken tillgänglighet och servicenivå ett system ska ha och är en metod för att ange vilken kvalitetsnivå en leverans ska hålla. Syftet med denna kontroll är att tydliggöra ansvarsområden mellan förvaltningen och leverantören och leverantörens ansvarstagande för verksamhetssystemen för att uppnå god kvalitet på service. Resultat En sammanställning av rapporten gjordes den 12 juli 2017. 63 system finns totalt registrerade som aktiva verksamhetssystem. 14 av 63 system (22 %) har rapporterats att SLA finns och efterlevs. 8 av 63 system (13 %) har rapporterats att SLA inte finns. 41 av 63 system (65 %) har ej rapporterats och givit något svar Ett annat resultat är att några systemförvaltare kontaktat IT och meddelat att de kommer se över sina avtal. Verksamhetssystem och SLA System där SLA finns och där SLA efterlevs (14 av 63-22%) DCE, Visma Document Center Enterprise 8.2 ByggR Extens Platina Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 13(18) 17
Autodesk Map Skola24 schema SchoolSoft TopoCad FB webb Feature Manipulation Engine Visma Control AIMS Geodatapaketet Treserva System som saknar SLA (8 av 63-13%) ecompanion klient och ecompanion webb Book-it Netloan ECOS BeSched klient & BeSched Webb MIA för lönekartläggning Easit Tendsign System som saknar inrapporterade uppgifter om SLA finns eller ej (41 av 63-65%). QlikView Sofia Ifo/Sofia Omfale versioner 9.99/9.99.03 Tekis-webb Senecta Netigate Troman Visual Arkiv ESS200 EPiServer CMS BaB Atlantis (Atlas server 3.2.0.2, klient 1.0.4.4) Landlord Sofia IFO Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 14(18) 18
ASI-net FRI Tekis-LV EPiServer mail Netit Siteseeker Oracle spatial Enterprise edition ImageVault Esmeralda Mina sidor (på vallentuna.se) Spikeflow Creator Sofia Omfale Galaxy/Honywell Tekis-LTF Focus Tekis-Gata Webcare PMO Validera Text B4FIRE Bewator TAC Vista Sitekiosk Talande Webb (vallentuna.se) RCO Mätman PRwin Stratsys Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 15(18) 19
Kontohantering Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Granskningens genomförande Undersökning av antalet aktiva konton som inte använts under 2017 Granskningens utfall Kommunen har totalt 13 332 användare i AD vallentuna.local 4 451 inaktiverade användare 2 878 aktiverade användare som aldrig loggat in (främst elever) 4 601 aktiva användare som varit aktiva senaste 90 dagarna 1 402 aktiva användare som inte varit aktiva på 90 dagar Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Rutinen för dialog med företag. Granskningens genomförande Stickprov 1 Inom projektet Förenkla Helt Enkelt har rutinen för dialogen med företag kartlagts. Stickprov 2 Företagslots är införd och körs som pilot. Företag som har frågor inom mer än två myndighetsområden kan boka fasta tider. Dessa tider är uppbokade hos den kompetens inom kommunen som behövs. På detta sätt kan företag få en snabb hjälp och professionell service. Granskningens utfall Stickprov 1 Kartläggningen visade att rutiner finns för dialog med företag men att det finns behov av ytterligare utveckling. Stickprov 2 Upparbetad rutin finns. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 16(18) 20
Projekteringsanvisningar Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Granskningens genomförande Anvisningarna är aktuella, men ska fastställas av fastighetschef Granskningens utfall Rutiner kommer sannolikt att förändras inför 2018. Beställningsprocessen gentemot t.ex. entreprenörer, leverantörer. Följer samhällsbyggnadsförvaltningen rutinen för beställningsprocessen? Granskningens genomförande Gått igenom entreprenörsavtal och hur vi gör avrop Granskningens utfall För att säkerställa beställningsprocessen så har vi tagit fram en beställningsmall, dels för FKU och även underhållsprojekt. parkavdelningens avtal Uppföljning av villkor i avtal. Granskningens genomförande Avtal för slamtömning och fett med kommunpartner Ragn-Sells har uppföljts beträffande utförande Granskningens utfall Uppföljningen av utförande har visat att det överensstämmer med avtal Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 17(18) 21
Arbetsmarknadsavdelningens samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Finns rutiner för effektivt samarbete med andra avdelningar och förvaltningar? Granskningens genomförande Ja, rutiner finns. För arbetslösa och nyanlända gäller ett inskrivningsmöte med fler uppföljningsmöten. Vid avslut skickar AMA utlåtanden till berörd avdelning, förvaltning eller myndighet. För ungdomar på gymnasiet, På Väg och ungdomar 16-18 år som söker sommarjobb finns regelbundna informationsmöten om vad AMA kan erbjuda. AMA har också en nära kontakt och hjälp av kommunikationsavdelningen på KLK att föra ut tydlig information. Granskningens utfall Tillfredsställande rutiner finns. Inga ytterligare åtgärder är nödvändiga. Kommunstyrelsen, Internkontroll: Helårsuppföljning 18(18) 22
2017 Kommunstyrelsen Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 23
Innehållsförteckning Åtgärder...3 Handlingsplaner...3 Expediering av beslut...3 Hantering av sekretesshandlingar...4 Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering...4 Styrdokument...5 Bakgrundskontroller vid rekrytering...5 Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar)...6 Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar...6 Relation med media...7 Service Level Agreement, SLA...7 Kontohantering...7 Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler...8 Projekteringsanvisningar...8 Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer....8 Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(8) 24
Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Handlingsplaner Kontrollmoment: Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingsplaner. Åtgärd Personalomsättning, med vakanser till följd, har en negativ inverkan på graden av måluppfyllelse. Dialog kring fördelning och ev. omfördelning av arbetsuppgifter har pågått under hösten. Handlingsplanen mot våldsbejakande extremism har inte genomförts i enlighet med tidsplanen. Arbetet kommer därför att fortsätta under början av 2018. Mot bakgrund av den lägesbild som sammanställts för våldsbejakande extremism kan det finnas anledning att se över innehållet i handlingsplanen. Status Avslutad Expediering av beslut Kontrollmoment: Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Åtgärd Nämndsekreterare ska systematiskt kontrollera att fältet Expedieras till är ifyllt korrekt i tjänsteskrivelserna och återkoppla till handläggare när fel gjorts. Miljö- och samhällsbyggsnämndens protokoll ska gås igenom med handläggare före justering, då beslutens utfall påverkar vem besluten ska expedieras till i mycket hög grad. Status Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(8) 25
Åtgärd Nämndsekreterare ska kontrollera att fältet Expedieras till är ifyllt korrekt i tjänsteskrivelserna och återkoppla handläggare vid fel. Miljö- och samhällsbyggsnämndens protokoll granskas med handläggare före justering då beslutens utfall påverkar vem besluten ska expedieras till i hög grad. Expedieringsförfarandet i bygg- och miljöärenden är dessutom mer invecklat än i de flesta andra typer av beslut. I rutinen om tjänsteskrivelser på intranätet ska också stycket om expediering förtydligas. Status Pågående Hantering av sekretesshandlingar Kontrollmoment: Kommunledningskontorets hantering av sekretesshandlingar. Åtgärd Kommunicera rutin internt för utlämnade av allmänhandling-, och sekretessprövning. Lägga som nyhet på intranätet. Status Avslutad Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering Kontrollmoment: Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Åtgärd Under året har en ny upphandling av ramavtal för exploateringsstöd gjorts. I samband med detta har nya rutiner tagits fram med avropsmall med mera. Alla avrop ska göras i enlighet med dessa rutiner, som innefattar diarieföring. Som en del i ett mer strukturerat arbetssätt i samhällsbyggnadsprojekten säkerställs att rutinerna för upphandling följs. Projektmodell inklusive rutiner finns på intranätet. Status Avslutad Pågående Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(8) 26
Styrdokument Kontrollmoment: Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Åtgärd Kommunen har under 2017 utformat ett introduktionspaket för nyblivna chefer, IPC. I paketet har ekonomiavdelningen en egen utbildningsdel där bland annat områden om ledning och styrning tas upp samt frågor som rör upphandlingsområdet. Under hösten kommer ekonomiavdelningen att fortsätta ge denna chefsintroduktion vid två tillfällen, en halvdag per tillfälle. I chefsintroduktionsprogrammet ges kursen "Att leda och arbeta i en politiskt styrd organisation". Kursen leds av ekonomichef, HR-chef och kanslichef och är obligatorisk för alla nya chefer, men alla chefer är välkomna att delta. I programmet kommer kommunen särskilt beakta de brister som framkommit i internkontrollpunkten, samt kommer att aktivt uppmuntra befintliga chefer att delta. Status Avslutad Avslutad Bakgrundskontroller vid rekrytering Kontrollmoment: Kontroll via stickprov 2 ggr/år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LAS-dagar/ tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Åtgärd Rutinerna för bakgrundskontroller i samband med rekrytering och anställning behöver fortlöpande kommuniceras tydligt till alla rekryterande chefer. Utöver information om rekryteringsprocessen som finns på intranätet ska detta tas upp under introduktionsutbildning för chefer och vid intern utbildning i rekryteringsmetodik. Status Pågående Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 5(8) 27
Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Kontrollmoment: Kontroll, via stickprov 2 ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag/ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Åtgärd Utveckla e-tjänsten för behörighetsbeställning på intranätet till att även omfatta ändringar av behörigheter och avslutsanmälan. Status Pågående Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Kontrollmoment: Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Åtgärd Information och utbildning rörande ansvarsfördelning och rutiner för anställnings- och löneprocessen behöver fortlöpande ges till alla chefer. Rutinerna för hantering av arvode och omkostnadsersättning till familjehem och kontaktpersoner inom socialförvaltningens ansvarsområde behöver på nytt ses över, i syfte att undvika nya felaktiga utbetalningar. Status Pågående Kommentar Utöver den information som finns på intranätet ska detta också tas upp under introduktionsutbildningar för chefer och på chefsmöten inom respektive förvaltning. Informationen till anställda om det egna ansvaret för avvikelserapportering, och hur rutinerna för detta ser ut, ska ges vid introduktion av nyanställda och tas upp i samband med olika typer av medarbetarsamtal i den mån det behövs. Relation med media Kontrollmoment: Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Åtgärd Status Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 6(8) 28
Åtgärd Utbildningar och stödprocesser vilka ingår i genomförandeplan för 2018. Status Pågående Service Level Agreement, SLA Kontrollmoment: Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Åtgärd Starta projekt som ska förbereda kommunen inför GDPR-förordningen (General data protection regulation). Styrgrupp är kommunens ledningsgrupp. Projektet kommer belysa de risker som finns där kommunens system inte har en SLA gentemot leverantörer. De systemförvaltare som äger ett system med en avsaknad av SLA får i uppdrag att etablera en SLA med leverantör och sedan se till att den efterlevs. Som stöd i sitt arbete har systemförvaltarna en systemtekniker från ITavdelningen. Status Pågående Kontohantering Kontrollmoment: Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Åtgärd Kortsiktig åtgärdsplan: Inaktivera samtliga användare som inte varit inloggade eller aktiva senaste 90 dagarna där användaren inte tillhör en skola eftersom synkroniseringen till Google förutsätter ett aktivt användarkonto i AD Implementering av kommunövergripande identitetslösning under 2018 som hanterar livscykeln för samtliga användare i AD vallentuna.local Status Ej påbörjad Ej påbörjad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 7(8) 29
Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Kontrollmoment: Rutinen för dialog med företag. Åtgärd Inrättande av företagslots Status Avslutad Projekteringsanvisningar Kontrollmoment: Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Åtgärd Revidera rutiner. Status Ej påbörjad Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer. Kontrollmoment: Följer samhällsbyggnadsförvaltningen rutinen för beställningsprocessen? Åtgärd Skapat ny beställningsmall. Status Avslutad Kommunstyrelsen, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 8(8) 30
Internkontrollplan - 2017 (Kommunstyrelsen) Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Remisser och verkställighet av beslut Handlingsplaner Expediering av beslut Hantering av sekretesshandlingar Ramavtal för konsultstöd på mark- och exploatering Styrdokument Bakgrundskontroller vid rekrytering Uppföljning av alla beslut som fattas av KS/KF. Kommunen har utfört de aktiviteter som beskrivs i antagna handlingplaner. Handläggaren skriver in i tjänsteskrivelsen vart beslutet ska skickas. Kommunledningskontorets hantering av sekretesshandlingar. Fakturering från leverantör stämmer med avtalsvillkoren. Kommunens styrdokument avseende ekonomi, styrning, inköp och upphandling är kända i organisationen. Kontroll via stickprov 2 ggr /år genom att undersöka ett urval av nyanställningar. Frågeställningar: Har kontroll av tidigare LAS-dagar / tidigare anställningar (och avgångsorsak) i kommunen för kandidater genomförts, kontroll av genomförd referenstagning och kontroll om annan bakgrundskontroll (som t ex sökning på Google) genomförts. Victor Kilén Emelie Hallin Mikael Carlgren Mikael Carlgren Sara Golkar Annika Hellberg Annika Colding Ansvarig för kontroll Mikael Carlgren Fredrik Sandell Martin From Alfhild Oenema Olle Nordberg Karin Kilerud Linus Holmgren Metod Total gransknin g Frekven s Senast e kontroll Sannolikhet/ri sk Konsekven s Riskvärd e 3 ggr/år 2016 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 4. Allvarlig 12 Stickprov 2 ggr/år 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Stickprov 1 ggr/år 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 31
Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Behörighetshantering till personalsystemet (ecompanion/besched inkl. Webbdelar) Rättning av preliminär lön och manuella löneutbetalningar Relation med media Kontroll, via stickprov 2ggr/år (samt total genomgång av nuvarande behörigheter vid uppstarten), av beställningsrutinen för behörigheter, av rutin för upplägg/registrering av behörigheter, av hantering av borttag /ändring av behörigheter och utbildning för nya användare som fått behörighet. Kontroll via totalgranskning av skälen till samtliga rättningar av preliminär lön samt granskning av underlag för manuell utbetalning. Tillgänglighet, talespersoner, kvalitet, mediaträning, vana att formulera budskap. Backup Återläsning av filer och e- postmeddelanden. Service Level Agreement, SLA Kontohantering Systematik kring företagsförfrågningar av mark och lokaler Projekteringsanvisningar Finns SLA för samtliga dokumenterade verksamhetssystem och efterlevs de? Verifiering att användarbeståndet är uppdaterat och korrekt. Rutinen för dialog med företag. Är anvisningarna aktuella enligt utarbetad rutin? Annika Colding Annika Colding Henrik Kelfve Monika Smidesta m Monika Smidesta m Monika Smidesta m Chanette Andersso n Björn Sundblad Ansvarig för kontroll Karin Lindbom Camille Arnesson Magdalen a Olsson Niclas Rosendah l Robert Blom Stellan Crusoe Magnus Isberg Hans Eklund Metod Frekven s Senast e kontroll Sannolikhet/ri sk Konsekven s Riskvärd e Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Total gransknin g 2 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 1 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 2 ggr/år 1. Osannolik 4. Allvarlig 4 Total gransknin g Total gransknin g 1 ggr/år 3. Möjlig 2. Lindrig 6 1 ggr/år 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 2. Lindrig 4 32
Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig chef Beställningsprocessen gentemot t.ex entreprenörer, leverantörer. parkavdelningens avtal Arbetsmarknadsavdelninge ns samarbete med andra avdelningar och förvaltningar. Följer samhällsbyggnadsförvaltning en rutinen för beställningsprocessen? Uppföljning av villkor i avtal. Finns rutiner för effektivt samarbete med andra avdelningar och förvaltningar? Björn Sundblad Johan Carselind Rolf Zackrisso n Ansvarig för kontroll Åsa Allestam Göran Söderqvis t Anne Wallin Metod Frekven s Senast e kontroll Sannolikhet/ri sk Konsekven s Riskvärd e Stickprov 2 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 2 ggr/år 2. Mindre sannolik 3. Kännbar 6 Stickprov 1 ggr/år 3. Möjlig 2. Lindrig 6 33
VALLENTUNA KOMMUN Uppföljning av kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut Utskriftsdatum: Rensad på klara uppdrag: 2018-01-30 2017-11-21 Beslutsdatum Paragraf Ärende Dnr Verkställighetsåtgärd Klart senast Ansvar Status Kommentar Handläggare Uppdaterad (datum, namn)2 2009-11-30 KS 163 Utveckling av området Björkby- Kyrkviken KS 2007.108 2009-11-30 KS 158 FÖP Gillinge KS 2007.134 1. Ta fram förslag till plan med möjliga åtgärder och anläggningar i Björkby- Kyrkviken (utöver café/rest). 2. ta fram konkreta förutsättningar för rest/café 3. påbörja arbete med att åstadkomma etablering. Planavdelningen Pågår Ta fram förslag till FÖP för Gillinge, inklusive förstudie för ny trafikplats Planavdelningen Vilande KF beslut kommunalisering. Samråd genomfört. Ca 10 yttranden. Samrådet påvisar svårigheter att ta över reservatet och utveckla inom reservatet. Förutsättningarna med befintliga detaljplaner samt utanför reservat studeras parallelt med fritidsnämndens utredning om Kvarnbadet. Presentation av alternativ till sommaren 2018 för ställningstagande. Magnus Sjögren, markanschef, projketleder programmet. Hanterat i NäPlu våren 2014. ÖPprocess 2016-2018 avgör fortsättning. ÖP kommer vägleda. 2018-01-25/ Björn Stafbom 2018-01-25/ Björn Stafbom 2009-11-30 KS 157 Strukturplan Karby och Brottby KS 2009.174 Ta fram förslag till strukturplan för Karby och Brottby Planavdelningen Pågår Fördjupad översiktsplan karby/brottby ska antas till sommaren 2018. Daniel Jarl 2018-01-25/Björn Stafbom 2011-03-28 KS 49 Uppdrag aktualisera strukturplan centrala Vallentuna KS 2011.095 Strukturplanen omgjord till program för centarala Vallentuna. Planavdelningen Pågår Strukturplanen omgjord till program för centarala Vallentuna. Fördjupning i kulturmiljö och markförhållanden, utredning beställd. Björn Stafbom 2018-01-25/ Björn Stafbom 2011-12-12 KS 204 Utvecklingsplan för Stockholms stads fastigheterna KS 2011.308 Sälja de byggnadsobjekt som står omnämnda i förslaget till handlingsplan etapp 1. Fastighetsavdelningen Pågår Återrapporterat till TeFau 2016-05-11 och KS 2016-05-30. Kvarstår en bostad som ska få avloppet ombyggt. 2018-01-25/ Björn Sundblad 2012-03-14 Tefau 13 Gång- och cykelväg längs Angarnsvägen KS 2012.103 Ta fram avtal som möjliggör GC-väg 2012-09-12 TefaU 67 GC-väg norr om Lindholmen KS 2012.370 Bygg gc-väg. parkavdelningen parkavdelningen Pågår Pågår Sträckan Lindholmsvägen - Syrenelundsvägen asfalterades hösten 2016 och resten asfalterades våren 2017. Uppsättning av belysning avvaktar finansiering. Daniel Jäderland 2018-01-29/ Johan Carselind Förhandling med markägare och projektering pågår för möjlig utbyggnad 2017. Ewa Boo 2018-01-29/ Johan Carselind 2012-09-13 Näplu 98 Cykelled runt Vallentunasjön KS 2012.357 2012-10-18 Näplu 119 Detaljplan för Grönlundsvägen KS 2012.436 Utreda möjligheterna att skapa en cykelled runt Vallentunasjön i samarbete med Täby kommun parkavdelningen Pågår Upprätta en ny detaljplan för området Grönlundsvägen i nordöstra Kårsta Planavdelningen Vilande Kontakt har tagits med Täby som står redo att bygga 2016-2018 med en budget på cirka 13-15 Mkr. Kallas från Täbys del "Strandpromenad" som blir cykelbar till största delen. En inventering av sträckan inom Vallentuna kommun har påbörjats. Svårt att komma åt mark på sjöns västra sida. Daniel Jäderland 2018-01-29/ Johan Carselind Vilar enligt överenskommelse med markägare ( inget aktivt planarbete). Prioritering framöver hanteras i bostadsbyggnadsprognosen.intressente r finns. 2018-01-25 / Björn Stafbom 34
2013-01-16 Tefau 4 Skötselplan skog och natur KS 2012.551 Ta fram skötselplan för tätortsnära skog och natur. parkavdelningen Klart Återremiterad från KS, upp i TeFaU under hösten Anders Dagsberg 2017-11-21/ Johan Carselind 2013-06-03 KS 99 Detaljplan Ekskogen-Vivedal KS 2013.205 Ta fram detaljplan. Planavdelningen Vilande 2013-06-03 KS 101 Detaljplan Okvista arbetsområde KS 2013.172 Ändra stadsplaner Planavdelningen Pågår Markanvisningsstrategi för kommunal mark arbetas fram, prioritering hanteras i bostadsbyggnadsprognosen. Intressenter finns. 2018-01-25/ Björn Stafbom Arbete pågår. Förslag till samrådshandling gällande detaljplan och gatukostnadsutredning har varit på samråd. Avvaktar provtagning MKB för Angarnssjöängen. Aina Larsson 2018-01-25/ Björn Stafbom 2013-12-16 KS 223 Anläggande av infartsparkering KS 2013.510 Utred möjligheten att anlägga en ny infartsparkering Planavdelningen Pågår Ingår i programmet för centrala Vallentuna. Parkeringsnormen förväntas vara klar under våren 2018. 2018-01-25/ Björn Stafbom 2014-11-20 Näplu 128 Detaljplan för Stensta Ormsta KS 2014.428 2014-11-20 Näplu 130 Björnboda Bällsta KS 2014.455 2014-12-01 KS 201 Ansvarsfördelning gällande reservvattentäkter KS 2014.443 2015-03-18 TeFaU 37 Hagaskolan KS 2015.444 Utreda förförutsättningarna för att detaljplanelägga Stensta-Ormsta omfattande fastigheterna Ormsta 1:33 med fler. Planavdelningen Pågår Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Björnboda-Bällsta, etapp 1, omfattande fastigheterna Bällsta 2:928 med fler. Planavdelningen Pågår Uppdrag till kommundirektör att uppta förhandling med roslagsvatten med syfte att förtydliga ansvarsfördelningen för reservvattentäkterna återkomma om hur befintliga transporter påverkas på IP när vägen in i IP stängs parkavdelningen Pågår Arbete inlett i samverkan med FÖP Lindholmen. Samrådsförslag under framtagande. Samråd beräknas kv. 2 2018. Värdering av förskoletomt pågår. Ola Magnusson 2018-01-25/ Björn Stafbom Tidigare kallad Bällsta 2:928. Förprojektering av vägar pågår. Förhandlingar pågår med berörda i markavvattningsföretag som måste upphävas. Även hantering av tidigare exploateringar som skett inom markavvattningsföretagets p område. g Ola Magnusson 2018-01-25/ Björn Stafbom Roslagsvatten angående ansvarsfördelning gällande reservvattentäckter. initierat en uppstart av samarbetsavtal som ligger hos Roslagsvatten. Väntas vara klart Olle Nordberg/ Johan 2018-01-29/ Johan Carselind parkavdelningen Klart Reodovisas TeFaU oktober 2017 Daniel Jäderland 2017-11-21/ Johan Carselind 2015-04-29 TeFaU 47 2015-11-04 TeFaU 93 Försäljning av tomt för hus på ofri grund, Vallentuna-Veda 1:1 KS 2014.337 Bygganden bredvid Kårsta Stationshus Att till marknadsvärdet sälja tomtmark inom del av Vallentuna-Veda 1:1 runt ett fritidshus på ofri grund. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Undersöka vilka möjligheterna är att riva byggnaden som ligger bredvid Kårsta stationshus. Fastighetsavdelningen Pågår Värdering utförd, återkopppling till fastighetsägaren har skett, inväntar fortfarande svar. Gunborg Hedman 2018-01-23/Sara Golkar Antikvarisk utredning genomförd. Renoveringsbehov och kostnadsuppskattning pågår. 2018-01-25/ Björn Sundblad 2016-03-24 TeFaU 15 Upphandling av rivning av huvudbyggnad Ormstaskolan samt två mindre byggnader i Vallentuna kommun (KS 2016.043) Riva Ormstaskolans huvudbyggnad, Bleckingevägen 1, fastighet Ormsta 1:16, samt byggnad vid stationshus i Kårsta samt gamla mejeriet i Brottby Fastighetsavdelningen Pågår Rivning av Ormstaskolan är klar. Beträffande byggnad vid stationshus i Kårsta och mejeriet i Brottby har en utredning slagit fast att byggnaderna har ett kulturhistoriskt värde. Förutsättnin för renovering utreds. 2018-01-25/ Björn Sundblad 2016-03-24 TeFaU 19 Försäljning av mark inom Haga 3 (KS 2016.080) Underteckna avtal för markförsäljning och markreglering gällande fastigheter inom detaljplanen för Haga 3. Mark- och exploateringsavdelningen Pågår 12 tomter kvarstår. Fastighetsbildning pågår. Handläggare tilldelad. Gunborg Hedman 2018-01-23/Sara Golkar 2016-05-11 TeFaU 44 Våtmarksparken, projektering (KS 2015.416) 2016-05-11 TeFaU 48 2016-08-10 TeFaU 74 2016-08-16 Näplu 62 Uppdrag att redogöra för status för projektet Cykelväg Kårsta-Ekskogen (KS 2016.145) Trafiksäkerhetshöjande åtgärder på Karlavägen KS 2016.209 Planuppdrag för detaljplan för Lindholmen-Strömgården KS 2016.280 Påbörja detaljprojektering av Våtmarksparken enligt det underlag som presenteras i PM Vallentuna Våtmarkspark (bilaga A) med nytt slitlager och nya belysningsarmaturer för befintlig gång- och cykelväg. Utredningen för utbyggnad av Cykelväg Kårsta-Ekskogen ska fortsätta i enlighet med föreslagen tidplan. Göra en uppföljning under år 2017 för att se om trafiksituationen ändrats Utreda förutsättningarna för att detaljplanelägga Lindholmen- Strömgården omfattande fastigheterna Slumsta 1:13, 1:108, 1:109 samt del av fastighet Slumsta 1:31. parkavdelningen Pågår Projektering och finansieringsförslag fortsätter under våren och sommaren 2017 för upphandling och genomförande 2018. Ewa Boo 2018-01-29/ Johan Carselind Utredningarna fortgår. Ärende har redovisats för TeFaU februari 2017 då även resultat av enkät redovisas. Diskussioner med markägare fortgår. Daniel Jäderland 2018-01-29/ Johan Carselind parkavdelningen Pågår parkavdelningen Klart Trafikmätningar pågår Daniel Jäderland 2018-01-29/ Johan Carselind Mark- och exploateringsavdelningen Pågår Planarbetet pågår, detaljprojektering av GC-väg utförd. Camilla Petersson 2018-01-23/Sara Golkar 35