Denna policy är församlingens arbetsmiljö-, mål-och policydokument för ideella medarbetare som tillsammans med anställda på olika sätt finns med i församlingens ideella uppgifter, grupper och uppdrag. Policyn har förankrats i samarbete mellan ideella, anställda och förtroendevalda. Eftersom policy reglerar förutsättningarna för de ideellas arbetsmiljö och arbetsvillkor har den antagits av församlingens kyrkoråd som har arbetsgivar- och arbetsmiljöansvaret i församlingen. Det som står i denna policy är bindande och skall gälla på samma sätt i hela församlingen. Församlingens strävan är att det ska vara lätt att hitta en uppgift i församlingen och att uppgiften ska upplevas meningsfull och lustfylld för den ideelle. Ur kyrkoordningen: Svenska kyrkan är en del av den världsvida kyrkan och delar den kristna bekännelsen och lovsången till en treenig Gud. Kyrkans centrum och livskälla är Jesus Kristus och evangeliet om honom. Församlingens grundläggande uppgift är att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission. Syftet är att människor skall komma till tro på Kristus och leva i tro, en kristen gemenskap skapas och fördjupas, Guds rike utbredas och skapelsen återupprättas. Allt annat som församlingen utför är stöd för och en konsekvens av denna uppgift. Delaktigheten i de troendes och döptas allmänna prästadöme förenar alla i församlingen. Alla har tillsammans ansvaret för att församlingens grundläggande uppgift blir utförd. 1. Varför har Svenska kyrkan i Grundsunda ideella medarbetare? Ordet kyrka kommer från grekiskans kyriakon, som betyder "det som hör Herren till", "Herrens hus". Ordet hus betyder i det här sammanhanget inte bara byggnad utan även familj, släkt eller hushåll. Kyrkan är alltså till sitt väsen uppburen av en gemenskap mellan människor och kan därför inte kallas Kyrka om den inte har aktiva medlemmar. Svenska Kyrkan är en folkkyrka. Det innebär att hennes medlemmar representeras av de folkvalda vad gäller styrningen av Svenska kyrkan. De folkvalda anställer i sin tur personal för att leda och planera kyrkans verksamhet. Men för att en Kyrka skall kunna vara en Kyrka måste alltså också medlemmarna själva ta aktivt del i församlingens grundläggande uppgift. 2. Definition av ideell Med ideell medarbetare avses en person som inte är anställd, men som av fri vilja och utan ersättning, utför en uppgift i församlingen. Andra uttryck som används är frivillig och volontär. Det är viktigt att poängtera att det inte spelar någon roll hur mycket eller lite den ideelle är engagerad. Varje insats är värdefull. Det är också viktigt att vara många som hjälper till för att kunna täcka alla de behov som finns. Sida 1 av 7
I församlingen räknas kyrkvärdar, kapellvärdar, gudstjänstvärdar, medarbetare i Café Duvan med Fairtradeshop, sommarloppis och körmedlemmar in i gruppen ideella. 3. Att bli ideell i Svenska kyrkan i Grundsunda församling Det finns olika typer av ideella insatser, allt ifrån engångsinsatser till engagemang över en längre tid. Ideella uppdrag kan finnas inom de flesta av församlingens arbetsområden. Vägen till att bli ideell i någon av våra församlingar: Någon i personalen tillfrågar eller blir kontaktad av någon som har ett intresse av ett ideella uppdrag. Inom ett par veckor ska handledaren kontakta den ideelle och bestämma tid för en introduktionsträff innan en ömsesidig överenskommelse sker. 4. Kompetenskrav Det är viktigt att både den ideelle och den ansvarige anställde förvissar sig om att den ideelle är lämplig för sitt uppdrag. Den ideelle skall vara lojal mot kyrkans tro och lära och beredd att följa de ramar och regler som kyrkorådet fastställt för verksamheten. Speciella krav kring sekretess, tystnadsplikt, ålder och bakgrund skall alltid ställas i uppdrag som berör andra människor, speciellt viktigt är detta i möten med barn och unga. I alla uppdrag skall den ideelle alltid kunna vara en god representant för Svenska kyrkan. Det innebär att man i överenskommelsen nedan skriver under att man är lojal med de värderingar som kommer till uttryck i citatet ovan från kyrkoordningen. Vidare att man är lojal med att välkomna alla personer till kyrkans verksamhet oavsett etnisk bakgrund, religion, kön, funktionshinder eller sexuell läggning och att man ställer upp för värderingarna i FN:s barnkonvention. 5. Handledare Alla ideella i församlingen ska ha en handledare. Handledaren utses av kyrkoherden. En handledare är en person från personalen och denne kan vara ansvarig för flera ideella. Handledarens uppgift är att: Ha en introduktionsträff (se Checklista bilaga 1.) Ha regelbunden kontakt och uppföljning av överenskommelsen. Ansvara för att den ideelle får återkoppling på det arbete som utförs. Utvärdera det arbete som sker. Ansvara för att relevant utbildning ges. Ansvara för att den ideelles arbetsmiljö är god och säker. 6. Introduktionssamtal/basutbildning och övriga utbildningar Mottagandet av ideella i församlingen består av introduktionssamtal och basutbildning. I basutbildningen skall ingå en presentation av församlingen och dess organisation, av kyrkorummet, gudstjänsten samt av församlingens personal och förtroendevalda. Till basutbildningen hör också information om tystnadsplikt, sekretess, etiska regler, bemötande samt grundläggande kunskaper i kyrkans tro och lära. För att stimulera den ideelles utveckling i sitt uppdrag ska också de ideella erbjudas relevanta kurser på stiftsnivå. I övrigt sköts respektive grupps utbildning internt 7. Ersättningar och arvoden Ersättningar och arvoden utgår inte. Undantag gäller för ersättning av utlägg för material och för resor som ingår i verksamheten. (ex: taxi -körning och utflykter, resor till kurser och verksamhet utan för Sida 2 av 7
den egna församlingen som är sanktionerade av den anställde) Klädersättning kan utgå om speciell klädsel krävs. Gäller framför allt körmedlemmar, kyrkvärdar och gudstjänstvärdar. Nivån på klädersättningen fastställs av kyrkorådet och skall vara lika i hela församlingen. 8. Försäkring Som ideell medarbetare omfattas du av den försäkring som församlingen tecknat. Det innebär bl. a. att du är olycksfallsförsäkrad i samband med din medverkan i församlingens verksamhet. Mer information om detaljer i försäkringen kan vi lämna om du hör av dig till pastorsexp. 9. Välkomnande och avtackning Alla som går in i ideelluppgifter ska ges möjlighet att välkomnas i en huvudgudstjänst. Detta sker en gång per termin och gärna i samband med en ideellsamling. På så sätt får församlingen möjlighet att be för den ideelle och församlingen får kännedom om vilka personer som har ideelluppgifter. Den ideelles handledare har ansvar för hur eventuell avtackning sker. Detta diskuteras i samråd med församlingens kyrkoherde. 10. Uppmärksamhet och uppmuntran Det är viktigt att de ideella blir uppmärksammade. Återkommande ska punkten ideell finnas med på dagordningen vid personalsamlingar och kyrkorådssammanträden då frågor som rör ideellhet i församlingen lyfts fram. Huvudansvarig är församlingens kyrkoherde. Det är också viktigt att ge de ideella uppmuntran och bekräftelse. Detta kan ske på olika sätt: Bl.a. genom uppskattande ord, ideellfest etc. Utbildning är också en del av uppmuntran. Kyrkorådet beslutar kring de ekonomiska ramarna. Kostnaden för det ideella arbetet ska ingå i verksamhetsbudgeten. 11. Överenskommelse (Se bilaga 2) Det skall finnas en överenskommelse mellan församlingen och varje ideell vid åtaganden/deltagande som är återkommande. Överenskommelsen skall vara en hjälp till tydlighet kring omfattningen av och innehållet i det ideella åtagandet. Detta sker i omsorg om den ideelle för att engagemanget ska ligga på en nivå som är rimlig I överenskommelsen skall därför uppdragets tidsåtgång i snitt per månad och uppdragets längd i tid fastställas. I överenskommelsen fastställs vidare hur introduktionen skall genomföras samt vilka regler som gäller i övrigt. 12. Rekrytering Förslag till sätt att rekrytera nya ideella medarbetare: Tydliggöra behoven av ideella vid kyrkkaffet och i församlingens grupper. Personliga kontakter dvs. att anställda, ideella och kyrkoråd rekryterar nya ideella. Inrätta en låda, där den som vill bli ideell kan lämna namn, telefonnummer och mejladress för att få kontakt med personalen. Annonsera efter ideella t.ex. i tidningen 7 och Amos församlingsbilaga. Sätta upp anslag vid Kyrkan Hus, församlingshemmet, kyrkan och kapellen. Annonsera på församlingens hemsida. Dela ut informationsblad vid gudstjänster och andra offentliga samlingar. Ge information vid pålysningarna. Samarbete med volontärbyrå och närliggande församlingar. 13. Revidering av policyn för ideella medarbetare En policy för ideella medarbetare är inte ett statiskt dokument utan en handlingsplan som ska underlätta arbetet kring ideellt medarbetarskap. P.g.a. detta kommer policyn att behöva revideras. Detta bör ske minst en gång per år. Ansvarig för detta är församlingens kyrkoherde. Sida 3 av 7
Bilaga 1: Checklista - introduktionsträff Checklista Introduktionssamtal ideella uppdrag i Kyrkoråd kyrkliga församling Jag är Din handledare Ditt uppdrag innebär Din introduktion kommer att gå till Välkomnande Basutbildning Fördjupningar och Fest Lokaler och Nycklar Brand och Larm Tystnad och sekretess Bemötande, respekt och närhet Att representera Svenska kyrkan Sida 4 av 7
Bilaga 2: Överenskommelsen Överenskommelse Ideella i Grundsunda församling Namn: _ Adress: Postnr: _ Ort: _ Telefon: Mobil: E-post: _ Närmast anhörig: Telefon: _ Handledare: Adress: Postnr: _ Ort: _ Telefon: _Mobil: E-post: _ Introduktion: 1. Basutbildning: datum: 2. Välkomnande: datum: avböjt 3. Uppdragbeskrivning a. b. 4. Beräknad tidsåtgång: timmar vecka/månad Överenskommelsen och uppdraget gäller från: 5. Information om tystnadsplikt och sekretess 6. Information om etiska regler 7. Uppdateras årligen: Datum: till: Underskrift av ideell medarbetare: Med min underskrift accepterar jag att policyn ovan gäller för uppdraget som ideell medarbetare i Grundsunda församling, att jag har tagit del av den, förstått den och nu är beredd att ansvara för att följa denna policy. Ort och datum namn namnförtydligande Sida 5 av 7
Bilaga 3: Basutbildning Basutbildning Ideell medarbetare i Grundsunda församling. Som ideell medarbetare i Svenska kyrkan i Grundsunda är det viktigt att känna sig trygg med sitt uppdrag och sin församling. Därför inbjuds alla som tackar ja att arbeta ideellt att gå en Baskurs, där Upptäck din församling och Upptäck din kyrka är de övergripande teman som vi samlas kring. Följande punkter diskuteras under Basutbildningen: Kyrkans tro och liv Gudstjänst Grundläggande kristen tro Symbolik Våra kyrkor och kapell Ideellhetsstrukturen i församlingen Lite historik till att vi befinner oss där vi nu är. Vilka är vi? Hur har vi hamnat här? Vad formar församlingen. Geografiskt och kyrkligt Församlingsinstruktionen Vad finns här i församlingen? Påverkar det oss som församling? Hur? Verksamheten i församlingen/församlingen Hur är vår församling uppbyggd i strukturen? Hur ser vår befintliga verksamhet ut? Hur tänker vi tillsammans visionärt? Representation och ansiktet utåt Inspirerande eller betungande? Basutbildningen ges internt eller på stiftsnivå. Sida 6 av 7
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Varför har Svenska kyrkan i Grundsunda ideella? 2. Definition av ideell 3. Att bli ideell i Svenska kyrkan i Kyrkoråd 4. Kompetenskrav 5. Handledare 6. Introduktionssamtal/basutbildning och övriga utbildningar 7. Ersättningar och arvoden 8. Försäkring 9. Välkomnande och avtackning 10. Uppmärksamhet och uppmuntran 11. Överenskommelse 12. Rekrytering 13. Revidering av policyn för ideella medarbetare BILAGOR TILL IDEELLPASTORALEN Bilaga 1: Checklista - introduktionsträff Bilaga 2: Överenskommelse Bilaga 3: Basutbildning Sida 7 av 7