Granskning av hantering av leverantörsfakturor

Revisionsrapport Granskning av hantering av leverantörsfakturor samt inköp Avesta kommun Mars 2009 Robert Heed

Innehållsförteckning Sammanfattning och revisionell bedömning...3 1 Inledning...5 1.1 Bakgrund...5 1.2 Syfte...5 1.3 Revisionsfrågor...5 1.4 Metod och avgränsning...6 2 Leverantörsfakturahantering...7 2.1 Rutin och hantering av leverantörsfakturor...7 2.2 Attester och behörigheter...8 2.3 Hantering av kvitton m m samt hantering av sekretessbelagda uppgifter...9 2.4 Intern kontroll...10 2.5 Arkivering...10 2.6 Stickprov leverantörsfakturor...10 3 Inköp och avtalstrohet...12 3.1.1 Policy och riktlinjer för upphandlingar och inköp...12 3.1.2 Inköpsmönster...13 3.1.3 Köptrohet...13 3.1.4 Konsulttjänster...15 3.1.5 Centralförrådet...15 4 Rutiner avseende resor...17 2

Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Avesta kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat den interna kontrollen avseende rutinen för och hanteringen av leverantörsfakturor samt inköp. Leverantörsfakturahantering Sammanfattningsvis visar granskningen att rutinen för hanteringen av leverantörsfakturor till delar fungerar tillfredsställande, men att den interna kontrollen kan stärkas inom flera områden. Vi vill uppmärksamma på följande förbättringsområden: En fullständig dokumentation av rutinen för leverantörsfakturahanteringen saknas. För att säkerställa hanteringen bör en sådan upprättas. I samband med upprättande av rutinbeskrivning bör även en riskbedömning av rutinens olika moment ske och med det som utgångspunkt bör kontrollaktiviteter planeras och genomföras. Bland annat bör kontroller införas i samband med inläsning av filer, upplägg av leverantörer, betalning och handläggning av manuella fakturor. Hanteringen av ankomstregistrerade fakturor bör ses över eftersom de fakturor som hanteras elektronisk inte läses in i ekonomisystemet förrän fakturan är godkänd. Detta medför att redovisningen idag inte inkluderar de ankomstregistrerade fakturorna. Vid granskningstillfället hade samtliga på redovisningsenheten behörighet att utföra samtliga moment i leverantörsfakturahanteringen, från upplägg av leverantör till betalning. För god intern kontroll bör ansvars- och arbetsfördelningen vara sådan att ingen person ensam skall kunna hantera en transaktion i alla led. En översyn bör därför göras av behörigheter. I den interna kontrollplanen bör inkluderas kontroller som är kopplade till leverantörsfakturahanteringen. Kommunen bör se över hanteringen av de leverantörer som har stora fakturamängder och se om man kan hitta en effektivare hantering genom att exempelvis minska antalet fakturor. 3

Slutligen kan konstateras att brister framkommit vid de stickprov som gjorts av leverantörsfakturor. Rekommendationen är att ytterligare information kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler och kontering bör förmedlas till berörda. För att lämna information till leverantörsfakturan kan med fördel kommentarsfältet som finns i fakturahanteringssystemet användas. Köptrohet Det är positivt att ett arbete har påbörjats med att kunna följa inköp från olika leverantörer och jämföra med tecknade avtal samt att en översyn över den framtida hanteringen av inköp har initierats. Vidare är det positivt att det ges information till verksamheterna kring upphandling och inköp. Det är viktigt att utrymme skapas för att arbetet ska kunna slutföras. De stickprov som har gjorts visar att köptroheten kan förbättras. För livsmedel är den förhållandevis god, medan den är betydligt sämre för t.ex. städartiklar. En central hantering av vissa varor skulle kunna medföra en betydligt högre köptrohet. Detta skulle i sin tur kunna medför en större inköpsvolym från aktuella leverantörer och därigenom möjlighet att erhålla bättre priser. Antalet leverantörsfakturor skulle även reduceras. Centralförrådet Centralförrådet låg organisatoriskt under servicestyrelsen. Under hösten 2003 lades förslag om att avveckla centralförrådet. Med anledning av detta genomfördes en konsekvensanalys. I analysen presenterades ingen bedömning av belopps- eller volymmässiga vinster med nedläggningen. Det är därför svårt att i efterhand göra en bedömning av effekterna av centralförrådets nedläggning. Rutiner avseende resor Det finns idag inga skriftliga gemensamma rutiner för hur resor ska hanteras. I dagsläget finns ingen skyldighet att avrapportera efter en genomförd resa. Det är positivt att man tar fram gemensamma riktlinjer för resor. För att kunna utvärdera nyttan med resorna, kan med fördel riktlinjerna även kompletteras med krav på någon form av avrapportering av genomförda resor. 4

1 Inledning 1.1 Bakgrund En god intern kontroll är viktigt för säkerhet och förtroende i den kommunala verksamheten. Förändringar i verksamhet, organisation och teknik gör att den interna kontrollen i dess olika delar måste anpassas och utvecklas. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Avesta kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat den interna kontrollen avseende rutinen för och hanteringen av leverantörsfakturor och inköp. 1.2 Syfte Syftet är att bedöma om kommunens rutiner när det gäller hantering av leverantörsfakturor är tillfredsställande. Vidare är syftet att göra en bedömning av om fastlagda riktlinjer används och om hur rådande kultur är vad gäller inköp och hantering av leverantörsfakturor. I granskningen ingår även att granska rutiner avseende resor samt grunden till avskaffandet av centralförrådet. 1.3 Revisionsfrågor Granskningen skall besvara frågan om kommunen har en tillfredsställande rutin för hantering av leverantörsfakturor. För att besvara revisionsfrågan skall följande frågeställningar belysas: Hur fungerar rutinen och hanteringen av leverantörsfakturor och är rutinen dokumenterad? Vilka regler gäller för attest? Hur fungerar hanteringen av nyupplägg av leverantörer/ändring av leverantörsuppgifter? Hur hanteras kvitton etc samt sekretessbelagda uppgifter? Innehåller kommunens interna kontrollplaner något om hanteringen av leverantörsfakturor? Vilka rutiner finns för att säkerställa köptrohet mot ramavtal? Avseende resor ska även belysas vilka rutiner som finns avseende resor. När det gäller inköp ska rutiner samt grunderna till avskaffandet av centralförrådet belysas. 5

1.4 Metod och avgränsning Som ett led i granskningen har en så kallad registeranalys genomförts. En registeranalys innebär att kommunens databas för leverantörsfakturor förs över till ett IT-baserat granskningsverktyg där sammanställningar, matchningar och analyser kan göras på fakturaregistrets samtliga lagrade begrepp såsom leverantörsnamn, belopp, bokföringsdatum, utbetalningsdatum, verifikationsnummer, konteringsbegrepp etc. Registeranalysen avser fakturor från tidsperioden 2008-01 till och med 2008-12. Fakturavolymen för perioden var ca 39 000 och uppgick till ett belopp om ca 300 Mkr fördelade på ca 3 300 leverantörer. Med utgångspunkt från registeranalysen har sedan ett stickprovsmässigt urval av leverantörsfakturor skett. I stickprovet har fakturor till Kommunstyrelsen, Bildningsstyrelsen, Omsorgsstyrelsen, Fritid- och teknikstyrelsen samt Västmanland-Dalarna Miljö- och byggnadsnämnd granskats. Intervjuer har genomförts med personer på ekonomienheten för att få en översiktlig bild av hanteringen av leverantörsfakturor i kommunen. En genomgång har gjorts av attestregelmente samt avtal inom utvalda områden. Vidare har intervju genomförts med ansvarig för avveckling av centralförrådet, upphandlingschef samt personalsekreterare. 6

2 Leverantörsfakturahantering Avesta kommun har hanterat sina leverantörsfakturor elektroniskt sedan 2006. Skanningen är utlagd på extern leverantör, som skannar och tolkar fakturorna. 2.1 Rutin och hantering av leverantörsfakturor Leverantörsfakturor som är utställda på kommunen måste adresseras till rätt boxadress för att fakturan ska gå direkt till Aditro, som sköter inskanning och tolkning av leverantörsfakturorna. På fakturan måste det även anges en referenskod, så att den kan distribueras till rätt person. Hos skanningsleverantören skapas en eller flera filer varje dag, som innehåller dagens fakturor. Dessa filer sänds till kommunen, där man varje morgon erhåller ett mail där antal filer anges. I mailet framgår även information antalet bilder och rader i filen. I samband med inläsning görs en avstämning av filnamnet, men det är inte möjligt att stämma av antalet fakturor. Efter inläsning går de fakturor som är korrekta direkt till beställaren för kontering och attest. De felaktiga fakturorna, ny leverantör eller att referenskod saknas, måste justeras manuellt innan de går ut. Efter slutattest överförs uppgifterna till ekonomisystemet, för att bokföras och betalas. Det finns möjlighet att i samband med kontering och attest, även skriva in en kommentar till fakturan i systemet. Upplägg av ny leverantör För att kunna lägga upp en ny leverantör kräver systemet att vissa obligatoriska uppgifter anges, såsom organisationsnummer, företagsnamn, adress samt konto för betalning. Det sker inga systematiska kontroller i samband med upplägg av en ny leverantör, till exempel att leverantören innehar F-skatt. Det finns inte heller någon rutin kring att följa upp de loggar som finns i systemet och registrerar vem som ändrar uppgifter. Enligt attestreglementet framgår dock vilka formkrav som ställs på en leverantörsfaktura. Betalning Varje dag sänds samtliga färdigattesterade fakturor med en förfallodag 30 dagar framåt till bankgirot. Fakturorna ligger sedan hos bankgirot för betalningsbevakning. Betalningar sker genom att man tar fram ett betalningsförslag och sedan en betalningsbekräftelse. Efter detta sänder man betalningsfilen till bankgirot. 7

I samtliga steg i betalningsflödet framgår den totala summan av dagens betalningar. Det sker ingen attest av utbetalningarna eller någon avstämning av utbetalt belopp. Manuella fakturor Övervägande delen av fakturorna behandlas via skanning. Den manuella fakturahanteringen, som till stor del består av utanordningar och feladresserade fakturor, utgör ca 11 procent av den totala leverantörsfakturamängden. Manuell registrering görs på ett antal platser i kommunen. I samband med registrering av en faktura kontrolleras det att den är attesterad. Tidigare gjordes avstämning av bland annat registrerat belopp efter registrering. Dessa avstämningar görs inte längre. Rutiner Det finns lathundar framtagna som beskriver olika moment som utförs på redovisningsenheten, till exempel vid inläsning av filer. Det finns även ett material framtaget som används vid genomgång av nya attesttanter. En komplett dokumentation över leverantörsfakturahanteringen saknas dock. 2.2 Attester och behörigheter Kommunen har ett attestreglemente från 2002. Enligt attestreglementet krävs det tre attester på leverantörsfakturor, mottagningsattest, pris- och villkorskontroll samt beslutsattest. De två första kontrollerna kan ske med signatur och utföras av samma person medan beslutsattesten skall ske med fullständig namnteckning. Det är respektive styrelse/ nämnd som utser kontrollansvariga samt ersättare för dessa. Kontrollansvar knyts till person eller befattning och kontointervall. Rätten att ensam attestera enskilda transaktioner inom ramen för tilldelat kontoansvar begränsas till det belopp som styrelse/nämnd fastställer. Varje styrelse/nämnd ansvarar för att upprätta och hålla aktuella förteckningar över utsedda kontrollansvariga. Den kontrollansvarige får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv. Vidare får kontroll inte ske av utgifter av personlig karaktär, t.ex. reseräkning, förtäring, representation, kursavgifter, mobiltelefoner eller annat som är direkt knutet till kontrollpersonen. Från denna regel undantas enklare förtäring, som t.ex. fika. Kontroll får inte heller göras av närstående person. Behörigheter i fakturahanteringssystemet I systemet finns ett regelverk som anger vilken som har attesträtt på respektive identitet (kostnadsställe). I systemet finns även en beloppsgräns inlagd för attest. Upplägg av nya användare kan utföras av samtliga på redovisningsenheten och sker efter att de erhållit ett 8

mail med uppgifter från ansvarig chef. Vid upplägg av ny användare får de komma till redovisningsenheten för genomgång. Attestflöde För de fakturor som skannas in sänds fakturan ut till den mottagargrupp som innehar referenskoden på fakturan. Mottagargruppen kan bestå av en eller flera personer. Den i mottagargruppen som känner till fakturan, kontrollerar, konterar och godkänner. Efter godkännande går fakturan med automatik till den chef som är ansvarig för det kostnadsstället (identitet) som fakturan konteras på. Upplägg av ny leverantör Upplägg av nya leverantörer samt eventuella ändringar utförs i regel av några utsedda personer på redovisningsenheten, men samtliga inom enheten har behörighet att utföra detta. Registrering av manuella fakturor Registrering av manuella fakturor utförs i regel av några utsedda personer på redovisningsenheten samt på några andra enheter i kommunen. Samtliga inom redovisningsenheten har behörighet att registrera manuella fakturor. Betalning Betalning utförs i regel av några utsedda personer på redovisningsenheten, men samtliga inom enheten har behörighet att utföra detta. 2.3 Hantering av kvitton m m samt hantering av sekretessbelagda uppgifter Följesedlar, kvitton och andra dokument som utgör räkenskapsinformation och som styrker fakturornas innehåll ska enligt rutinen sändas till redovisningsenheten för arkivering. På sekretessbelagda fakturor, som tillhör socialkontoret, ska det anges en separat boxadress. Dessa fakturor hanteras sedan manuellt i ett separat system, ProCapita, där socialkontoret registrerar fakturorna och sköter betalningar. En fil med bokföringsuppgifter överförs sedan till ekonomisystemet. Om en sekretessfaktura av misstag har skannats in hos skanningsleverantören begär man tillbaka den till kommunen och sänder den till socialkontoret. Det finns även en sekretessfunktion i det system som hanterar övriga leverantörsfakturor i kommunen, men detta används inte i dagsläget. 9

2.4 Intern kontroll Kommunen har ingen intern kontrollplan kring hanteringen av leverantörsfakturor. 2.5 Arkivering Arkivering av de skannade fakturorna sker hos skanningsleverantören Aditro. Alla fakturor erhåller ett referensnummer, som kan användas om man ska begära ut en originalfaktura. De manuella fakturorna samt kvitton mm arkiveras hos kommunen. 2.6 Stickprov leverantörsfakturor I stickprovet har fakturor till Kommunstyrelsen, Bildningsstyrelsen, Omsorgsstyrelsen, Fritid- och teknikstyrelsen samt Västmanland-Dalarna Miljö- och byggnadsnämnd granskats. Vi har granskat fakturor inom kostnadsslagen bostadsanpassning, leasing, representation, resor, personalrepresentation samt utbildning. Tabellen nedan visar vilka kontroller vi har gjort för respektive kostnadsslag: Kostnadsslag Syfte Deltagare Moms Bostadsanpassning * Leasing ** X X Representation *** X X X Resor X X Personal - representation *** X X X Utbildning X X * Inget momsavdrag medges för bostadsanpassningsåtgärder ** Momsavdrag medges endast med 50 % vid leasing av personbil *** Momsavdrag max 22,50 per person 10

Vi har även granskat att fakturorna är rätt konterade, att attestering skett i enlighet med fastlagd rutin, att beslutsattestant inte attesterat egna kostnader samt att fakturan uppfyller de formella kraven. Resultat Bostadsanpassning Kostnader för bostadsanpassningsåtgärder är åtgärder som utförs i enskilda personers privatbostäder. Av den anledningen omfattas kostnaderna av avdragsförbud för ingående moms för stadigvarande bostad. Av granskade fakturor har merparten av fakturorna hanterats på ett korrekt sätt avseende momsavdrag. På ett par fakturor är dock momsen avdragen på bostadsanpassningskostnader. Leasing I de fall kommunen leasar en personbil, medges endast avdrag med 50 % av den ingående momsen på leasingkostnaden. Merparten av de granskade leasingfakturorna har varit korrekt hanterade avseende momsavdrag. Det förekommer dock att hela momsen är avdragen avseende leasing av personbil. Representation För representationsutgifter för lunch, middag mm får avdraget inte överstiga 90 kronor per person och måltid med tillägg för moms. Momsavdraget för en representationsmåltid uppgår då till max 22:50 kr/person (90 kr*25%). På representationsfakturorna ska det även framgå vem som deltagit samt syfte med representationen. När det gäller momshanteringen är det inte i alla lägen möjligt att avgöra om hanteringen är korrekt, eftersom det inte alltid framgår hur många som har deltagit. I de fall det har gått att bedöma förekommer det att momsavdraget är för högt. Detta gäller även de granskade personalrepresentationsfakturorna. Vidare brister det i informationen kring vilka som deltagit samt syftet med representationen. Resor och utbildning På fakturor som avser resor och utbildning ska det framgå vem som rest/deltagit i utbildningen samt för resan, vart man rest och syfte med resan, samt för utbildning, vilken utbildning som avses. 11

Övervägande delen av de granskade resefakturorna saknar uppgift om syfte och några saknar även uppgift om deltagare eller antalet deltagare framgår men de är ej specificerade. På merparten av de granskade utbildningsfakturorna anges syftet/vilken utbildning som avses men på flertalet saknas uppgift om deltagare eller antalet deltagare framgår men de är ej specificerade. Övrigt I attestreglementet framgår det att kontroll inte får ske av utgifter för egna kostnader. I samband med granskningen har uppmärksammats fall där det förekommit att beslutsattestant har attesterat kostnader för aktiviteter där de själva varit deltagare. Vidare har kontrollerna visat att några av de granskade fakturorna inte uppfyller de formella kraven (saknar till exempel information om F-skatt och/eller momssats). Generellt har kontrollerade fakturor varit korrekt konterade men det förekommer att fakturor som avser exempelvis både resor och utbildning konteras endast som utbildning. I fakturahanteringssystemet finns en funktion där man har möjlighet att lämna kommentarer. Detta kan med fördel användas för att ange deltagare och syfte. 3 Inköp och avtalstrohet Kommunens inköpsenhet är en central enhet, organisatoriskt underställd kommunkansliet. Enhetens huvudsakliga uppgift är att samordna upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader för Avesta samt Hedemora, Norberg och Skinnskattebergs kommuner. 3.1.1 Policy och riktlinjer för upphandlingar och inköp Följande policy och riktlinjer finns i kommunen: 1. Policy för upphandlingar och inköp 2. Riktlinjer för upphandlingar och inköp I kommunens övergripande policy framgår att målet med verksamheten är att den ska bidra till en positiv utveckling av enheternas verksamhet med tonvikt på kostandseffektivitet. Vidare framgår att berörd verksamhetschef ansvarar för kontinuerlig uppföljning av att policy och regler för upphandling och inköp följs inom sitt respektive verksamhetsområde. 12

Riktlinjerna är gemensamma för samtliga ingående kommuner och ska tillämpas av alla som beställer varor, tjänster eller entreprenader. På kommunens intranät återfinns även en förteckning över samtliga avtal. 3.1.2 Inköpsmönster För att se vissa inköpsmönster inom kommunen redovisas nedan antalet fakturor per leverantör och antalet fakturor för de leverantörer med flest antal fakturor. Antalet inköp under perioden från respektive leverantör har fördelats enligt nedan: Antal fakturor Antal leverantörer 1 1 640 2-5 996 6-25 527 26-186 För den period som registeranalysen avser betalades fakturor till 3 349 leverantörer. Av dessa gjordes utbetalningar till 1 640 leverantörer via enbart 1 faktura. Detta motsvarar 49 % av det totala antalet leverantörer. För 2 636 leverantörer förekom det 5 fakturor eller färre (79 %). Några leverantörer har stora fakturamängder: Leverantör Antal fakturor Telia Sonera Sverige AB 2 598 Menigo Foodservice AB 2 032 Vattenfall kundservice AB 1 158 Entrémattan 1 111 Greenline 868 Corporate Express Sverige AB 812 3.1.3 Köptrohet I granskningen har stickprov gjorts för inköp inom ett antal områden, som presenteras nedan. En analys har genomförts av de kostnader som har bokförts på respektive konto (kostnadsslag), för att se hur stor andel av inköpen som gjorts från leverantörer där ramavtal finns. 13

Kontorsmaterial Beträffande kontorsmaterial, kopieringspapper mm finns avtal tecknade med fyra leverantörer. För granskad period finns inköp gjorda från 95 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Kostanden för kontorsmaterial uppgår till 1,1 Mkr. Av dessa avser 0,6 Mkr inköp från någon av de fyra leverantörerna. Detta motsvarar ca 60% av totala inköp av kontorsmaterial. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 4 636 60 Inköp från leverantörer utan ramavtal 91 416 40 Totalt 95 1 052 Livsmedel Beträffande livsmedel finns avtal tecknade med fem leverantörer. För granskad period finns inköp gjorda från 319 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Av den totala kostnaden på 15,1 Mkr för kostnadsslaget avser 13,0 Mkr inköp från någon av de fem leverantörer som kommunen har ramavtal med. Detta motsvara ca 86%. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 5 12 998 86 Inköp från leverantörer utan ramavtal 314 2 13 14 Totalt 319 15 111 Städmaterial samt tvätt- och rengöringsmedel Beträffande städmaterial finns avtal tecknat med en leverantör. För granskad period finns inköp gjorda från 50 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör, men det finns även leverantörer som har en försäljning uppgående till större belopp. Av den totala kostnaden på 1,1 Mkr för kostnadsslaget avser 0,4 Mkr inköp från den leverantör som kommunen har ramavtal med. Detta motsvara ca 36%. Antal lev Belopp (tkr) % andel Inköp från leverantörer med ramavtal 1 394 36 Inköp från leverantörer utan ramavtal 49 689 64 Totalt 50 1 083 14

Rutiner Inköpsavdelningen håller på att utveckla metoder för att kunna följa de olika avtalen och kunna bedöma köptroheten. Detta sker genom att man lägger in avtalskoder på respektive leverantör i ekonomisystemet. Koden anger vilken typ av avtal som avses. Utöver detta tas även statistik från leverantörerna. Dessa uppgifter kan sedan ligga till grund för kommande upphandlingar. Det planeras även informationsträffar och genomgångar med verksamheterna, för att öka kunskapen och förståelsen för upphandlingsfrågor och inköp. 3.1.4 Konsulttjänster Under perioden har kommunen köpt konsulttjänster för 10,2 Mkr som har bokförts på kostnadsslaget för konsulter. Nedanstående tabell visar vilka köp som gjorts av konsulttjänster under 2008 per styrelse/nämnd. Styrelse/nämnd Belopp (tkr) Kommunfullmäktige 42 Kommunstyrelsen 5 996 Bildningsstyrelsen 995 Omsorgsstyrelsen 559 Fritid- och teknikstyrelsen 2 251 V/D Miljö- och byggnadsnämnd 408 Totalt 10 251 3.1.5 Centralförrådet Centralförrådet låg organisatoriskt under servicestyrelsen. Centralförrådet bestod av tre anställda och en inköpare. Inköparen som var knuten till centralförrådet flyttade senare över till kansliet och bildade inköpsfunktion. Under hösten 2003 lade den dåvarande tekniske chefen fram ett omfattande sparförslag. Detta innehöll bland annat en nedläggning av centralförrådet. Servicestyrelsen beslutade 030915 att återremittera frågan till tekniska kontoret för en det skulle genomföras en konsekvensanalys. Konsekvensanalysen presenterades i maj 2004. 15

I konsekvensanalysen framgår följande statistik avseende centralförrådet: Totalkostnad för varor och hantering 2003 6,8 Mkr Antal hanterade beställningar 23 300 st Antal omsatta artiklar i lager 1 140 st Vidare presenterades det i konsekvensanalysen en utredning kring köptrohet: Kommunkansli 23% (inköp ca 1,5 Mkr) Service 40% (inköp ca 7,5 Mkr) Omsorg 71% (inköp ca 11 Mkr) Bildning 48% (inköp ca 23 Mkr) Miljö och bygg 25% (inköp ca 0,3 Mkr) De konsekvenser som lyftes fram i analysen vid en nedläggning av centralförrådet: * Volymen av antalet leverantörsfakturor skulle öka * Rabatter för att leverantören kunde leverera till en adress skulle upphöra * Utrymmesbrist på enheterna kunde uppstå genom att de behövde större förrådsutrymmen * Administrationen för inköpen skulle läggs ut på verksamheterna * Den egna bränslehanteringen, med rabatter skulle upphöra. Bränsleanläggning var dock endast godkänd till 2006 och sedan behövdes nyinvesteringar göras. Slutsatsen i konsekvensanalysen var följande: Tekniska kontoret kan idag inte bedöma vilken besparingseffekt kommunkoncernen kan få som följd av en avveckling av centralförrådet, konsekvenserna enligt ovan är svåra att kalkylera och jämföra med Serviceförvaltningens minskade behov av skattemedel. Centralförrådets omsättning Omsättningen i centrallagret uppgick till 5,2 Mkr och kostnaderna för att hantera detta uppgick till 1,5 Mkr. Detta gav ett påslag på 29% på varupriset. Vid tiden för konsekvensanalysen framtagande fanns det motsvarande utredningar, som visade på ett påslag om ca 18% för andra som bedrev motsvarande verksamhet. De största produkterna var bensin och diesel. Om man räknade att dessa bara hade ett påslag om 6% på grund av den ringa hanteringen, uppgick påslaget på övriga artiklar till 35%. För att få ett rimligt påslag borde man ha fördubblat omsättningen i lagret. 16

Nedläggning Varsel och omflyttningar genomfördes under 2004 och början av 2005. I februari 2005 avvecklades förrådet som funktion, förutom att man höll kvar ett 60-tal artiklar. De artiklar som fanns kvar var kopieringspapper, kaffe, rengöringsmedel, sopsäckar mm. Under våren 2005 sköttes hanteringen av en transportledare, som köpte in artiklar och levererade med lastbil. Idag är hela verksamheten avvecklad. De sista artiklarna gick ur sortimentet under 2008. Bedömningen av ansvarig för nedläggningen är att den gick ganska bra, med en successiv avveckling som gav organisationen tid att anpassa sig. Framtid Upphandlingsavdelningen håller i dagsläget på med en genomgång av den framtida hanteringen av centrala beställningar och leveranser, för att se vilka effekter och kostnader man kan erhålla med en central hantering. En central hantering behöver inte medföra ett återinförande av centralförrådet, utan det kan istället fungera som en distributionscentral med låg lagerhållning. Där lager endast hålls för standardprodukter. Den bedömning som kommunen gör är att det finns ett påtagligt samband mellan en central hantering och köptroheten. En central hantering av beställningar medför med största sannolikhet en ökad köptrohet. Denna bedömning bygger på jämförelser med kommuner som har en central hantering. En central hantering kan även medföra lägre priser genom att man endast har en leveransadress och färre leverantörer. 4 Rutiner avseende resor Det finns idag inga skriftliga gemensamma rutiner för hur resor ska hanteras. I dagsläget finns ingen skyldighet att avrapportera efter en genomförd resa. Detta kan dock ske i vilket fall, på till exempel arbetesplatsträffar. Godkännande av resa ska göras av närmaste chefen i de fall det rör sig om en inrikes resa och av förvaltningschefen i samråd med närmaste chef i det fall der rör sig om en resa utanför Sverige. Ett förslag till koncernövergripande tjänsteresepolicy är på väg att tas fram och tanken är att den ska tas upp i koncernledningsgruppen under våren. Förslaget till tjänsteresepolicy tar upp frågor kring vilka som ska besluta om en resa, hur beställning av resor ska ske, faktorer som påverkar valet av resesätt, boende samt olika praktiska frågeställningar. 17

Resekostnader Följande resekostnader redovisades under 2008 på kontot för resor: Kontonamn Belopp (tkr) Biljetter resor 1 424 Logi 1 077 Totalt 2 441 Resekostnaderna för 2008 fördelades per verksamheterna enligt följande: Styrelse/nämnd Belopp (tkr) Kommunfullmäktige 27 Kommunstyrelsen 319 Bildningsstyrelsen 1 431 Omsorgsstyrelsen 243 Fritid- och teknikstyrelsen 257 V/D Miljö- och byggnadsnämnd 164 Totalt 2 441 18