Tjänsteutlåtande Utvecklingsstrateg 2015-04-07 Per-Ola Lindahl 08-590 970 35 Dnr: Per-Ola.Lindahl@upplandsvasby.se KS/2014:271 20642 Kommunstyrelsen Kontorsarbetsplatser och mötesplatser för Upplands Väsby kommun - projektdirektiv Förslag till beslut 1) Kommunstyrelsen beslutar uppdra åt kommunledningskontoret att utreda och ta fram förslag till lokalisering och utförande av nya kontorsarbetsplatser och mötesplatser för Upplands Väsby kommun och Väsbyhem AB. 2) Kommunstyrelsen ger direktiv till projektet att redogöra för: - Lokaliseringsalternativ inom kommunens centrala delar i kollektivtrafiknära lägen - Ekonomiska konsekvenser för nyproduktion alternativt ombyggnad av befintlig byggnad - Effekter av en eller flera lokaliseringar 3) Kommunstyrelsen slår fast att de övergripande målen för projektet är att - skapa en attraktiv och bra arbetsmiljö för kommunens medarbetare - kommunen ska effektivisera lokalutnyttjandet och minska lokalytan - skapa lättillgängliga lokaler för funktioner med hög besöksfrekvens - kommunens hyrespeng för lokalerna ska bidra till att utveckla staden 4) Kostnaden för projektet beräknas uppgå till 750 000 kronor och finansieras inom ramen för kommunledningskontorets budget. 5) Förslag till inriktningsbeslut om lokalisering och utförande ska presenteras under tredje kvartalet 2015. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige har i flerårsplan med budget uppdragit åt kommunstyrelsen att fastställa framtida behov av främst administrativa lokaler. Kommunledningskontoret har startat ett projekt för detta arbete. Kommunstyrelsen behöver fastställa direktiv för arbetet. 1
Upplands Väsby kommun och Väsbyhem AB nyttjar idag ca 12 700 kvm för ca 500 kontorsarbetsplatser till en hyreskostnad om ca 20,5 miljoner kronor per år. Dessa arbetsplatser är i huvudsak lokaliserade i tre hus, Kommunhuset på Dragonvägen 86, Drabanten på Drabantvägen och Pyramiden på Centralvägen. Ytterligare arbetsplatser finns i Messingen och på Dragonvägen 82 och 84. Hyreskontraktet för kommunhuset är möjligt att säga upp för avflyttning eller omförhandling till hösten 2020 och huset är i behov av en total renovering. Drabanten, som kommunen äger, ska rivas för att nyttjas för andra externa ändamål inom ramen för Fyrklövern inom loppet av ca ett år. Delar av kommunens verksamhet samt Väsbyhem sitter i Pyramiden, en byggnad med dålig flexibilitet och behov renovering. Projektidén är att utifrån ett medborgar- och medarbetarbetarperspektiv skapa lättillgängliga lokaler för funktioner med hög besöksfrekvens och en attraktiv och bra arbetsmiljö för kommunens medarbetare, den attraktiva arbetsplatsen. Projektet har också en idé om att samordningsfördelar finns om nyttjande av lokalerna och att kunderna får en väg in till olika enheter inom kommunen och Väsbyhem. Som en följd av kommunens och Väsbyhems behov av lokaler för kontorsarbetsplatser och mötesplatser är idén att också kunna bidra till stadsutvecklingen. Förändring ska i första hand bidra till en bättre kvalitet och effektivare utnyttjande lokalerna för verksamheten. Projektets ska ta fram ett eller flera lokalförslag som genom analys uppfyller effektmålen och motsvarar den bästa nyttan vid genomförandet. Ramarna för utredningsprojektet är att lokalförslagen ska: Stödja behoven för medarbetarna Stödja behoven för kunderna Medarbetare attraktiv arbetsgivare Ekonomi god ekonomisk hushållning Beslutet skickas till: Kommunledningskontoret, Kontoret för samhällsbyggnad Ärendet i sin helhet Bakgrund Kommunfullmäktige har i flerårsplan med budget uppdragit åt kommunstyrelsen att fastställa framtida behov av främst administrativa lokaler. 2
Kommunledningskontoret har startat ett projekt för detta arbete. Kommunstyrelsen behöver fastställa direktiv för arbetet. Upplands Väsby kommun och Väsbyhem AB nyttjar idag ca 12 700 kvm för ca 500 kontorsarbetsplatser till en hyreskostnad om ca 20,5 miljoner kronor per år. Dessa arbetsplatser är i huvudsak lokaliserade i tre hus, Kommunhuset på Dragonvägen 86 med ca 230 arbetsplatser, Drabanten på Drabantvägen med ca 110 arbetsplatser och Pyramiden på Centralvägen med ca 110. Ytterligare ca 50 arbetsplatser finns i Messingen och på Dragonvägen 82 och 84. Fastighetsägare till Drabanten är kommunen, Kommunhuset ägs av Hemfosa fastigheter AB, Pyramiden ägs av Väsbyhem AB. Hyreskontraktet för kommunhuset är möjligt att säga upp för avflyttning eller omförhandling till hösten 2020 och huset är i behov av en total renovering. Drabanten, som kommunen äger, ska rivas för att nyttjas för andra externa ändamål inom ramen för Fyrklövern inom loppet av ca ett år. Delar av kommunens verksamhet samt Väsbyhem sitter i Pyramiden, en byggnad med dålig flexibilitet och behov renovering. Övergripande målsättning Projektidén är att utifrån ett medborgar- och medarbetarbetarperspektiv skapa lättillgängliga lokaler för funktioner med hög besöksfrekvens och en attraktiv och bra arbetsmiljö för kommunens medarbetare, den attraktiva arbetsplatsen. Projektet har också en idé om att samordningsfördelar finns om nyttjande av lokalerna och att kunderna får en väg in till olika enheter inom kommunen och Väsbyhem. Som en följd av kommunens och Väsbyhems behov av lokaler för kontorsarbetsplatser och mötesplatser är idén att också kunna bidra till stadsutvecklingen. Förändring ska i första hand bidra till en bättre kvalitet och effektivare utnyttjande lokalerna för verksamheten. Verksamhetsstrategi Projektet ligger i linje med kommunens verksamhetsstrategier utifrån de fyra perspektiven. Kund nöjd Väsbybo Samhälle och miljö hållbart Väsby Medarbetare attraktiv arbetsgivare Ekonomi god ekonomisk hushållning Effektmål Målsättning för perspektivet medarbetare är att förbättra kommunens och Väsbyhems medarbetarindex med avseende på trivsel och upplevelse av den egna arbetsmiljön. Målsättning för perspektivet kund/medborgare är att förbättra kommunens och Väsbyhems nöjdkundindex och medborgardialog så att man upplever en lättillgänglig kommun. 3
För verksamheten är målsättningen att genom effektivare lokalutnyttjande få bättre funktion för samma hyreskostnad. Målsättning finns också att uppnå bättre flexibilitet vid förändringar i organisationen och i förlängningen mindre behov av lokalanpassningar. Nyttobedömning Medarbetare: Nyttan med ett förbättrat medarbetarindex bedöms vara att behålla medarbetare och underlätta vid nyrekrytering. I samarbete med andra kommuner också kunna erbjuda en attraktiv arbetsplats för samlokaliseringar. Lokalerna ska även vara utformade så att de medarbetare som i sitt uppdrag kan utsättas för hot ska känna sig trygga på sin arbetsplats. Ett mer effektivt lokalutnyttjande och samlokalisering bedöms också kunna utgöra nytta genom bättre och enklare samarbete mellan medarbetarna. Kund: Tillgängliga och väl utformade lokaler för mötet mellan kund och kommunens medarbetare skapar goda förutsättningar för nöjda kunder. Samnyttjande av lokaler för möten med kunden förutsätts utgöra en nytta för kunden som kan ha möten med flera enheter inom kommunen och Väsbyhem. Ekonomi: Lokalernas effektivare utformning och flexibilitet bedöms utgöra en ekonomiska nytta,bättre kvalitet för pengarna och genom resursbesparing vid omställningar och anpassningar över tid. Samhälle och miljö: Genom en väl genomtänkt utformning och placering av kommunens kontorsarbetsplatser ges medarbetarna stora möjligheter till kollektivt resande. Ett kollektivt resande reducerar bilåkandet vilket i sin tur minskar kommunens miljöbelastning vilket ligger helt i linje med kommunens höjda miljöambitioner. Väl utformade mötesrum ger medarbetaren möjlighet att delta i konferenser på andra sätt än att fysiskt närvara. Lägre energiförbrukning för lokalerna och även en förbättrad avfallshantering. Miljökrav på projektet Projektet ska följa det ställningstagande och den handlingsplan som framgår av kommunens Energi och klimatstrategi. Vad gäller investeringar i fastigheter ska dessa vara energieffektiva. Vid nybyggnad ska man uppfylla kraven för Green Building eller motsvarande. För medarbetarperspektivet är det frågor kring verksamhetens miljöarbete som ska inarbetas. Medarbetarnas pendlings- och tjänsteresor som framkommer ur projektet CERO ska bevakas i projektet och värderas ur ett miljöperspektiv. Vad gäller kundperspektivet så ska hänsyn tas utifrån kommunikation av kommunens miljöprofil såsom besökare i lokalerna och i kontakt med kommunen. I utformningen och lokaliseringen av lokalförslagen ska miljöfrågan analyseras liksom andra fastighetsutvecklingsprojekt utifrån de miljömål kommunen har för lokaler och fastigheter. 4
Projektet ska, i det fall det berörs, ta hänsyn till kommunens höjda ambitioner inom miljö- och hållbarhetsomårdet vilka har fastställts av kommunstyrelsen 2014. I arbetet ska även hänsyn tas till de åtta mest betydande miljöaspekterna som beslutats av kommunfullmäktige. I detta projekt berörs Energianvändning och Avfall. Genomförande av projektet Projektets ska ta fram ett eller flera lokalförslag som genom analys uppfyller effektmålen och motsvarar den bästa nyttan vid genomförandet. Ramarna för utredningsprojektet är att lokalförslagen ska: Stödja behoven för medarbetarna Stödja behoven för kunderna Utformas utifrån hushållning och yteffektivitet Lokaliseras utifrån effektmålen och ekonomi Vid workshop med de olika partiernas gruppledare den 26 mars 2015 bearbetades projektets målsättningar och flertalet lokaliseringsalternativ diskuterades. Utifrån de övergripande målsättningarna förordades en lokalisering i de delar inom kommunen som har goda kollektiva förbindelser. Projektet ska således fördjupa utredningen av befintliga byggnader och möjliga lägen för nyproduktion inom de centrala delarna i kommunen dvs området väster om stationen, längs Centralvägen och i närheten av centrum. Endast översiktligt utreda andra icke centrala lokaliseringar inom kommunen som tex Infracity. Från workshopen angavs också kravet på projektet att belysa de ekonomiska konsekvenserna för ombyggnad av befintlig byggnad respektive produktion av ny byggnad. Tidaspekten i de både alternativen till utförande ska också belysas. Den ekonomiska ramen för nya lokaler ska motsvara dagens hyreskostnad. Med den förutsättningen krävs ett effektivare lokalutnyttjande för en lokalisering och ett utförande där hyresnivåer förväntas vara högre än nuvarande hyresnivåer. I utredningen ska ingå att redogöra för samband mellan lokaleffektiviteten kopplat till lokalerisering och val av utförande. Idag är kommunen och Väsbyhem lokaliserade i ett flertal byggnader inom kommunen. Att samla alla inom en byggnad och en lokalisering har fördelar utifrån samordning och effektivitet men behöver inte vara den optimala lösningen ur ett ekonomiskt perpektiv. En analys kring fördelar och nackdelar med en eller flera lokaliseringar ska göras och ställas mot ekonomin och målsättningarna. Ett förslag till målsättning i projektet är att kommunens nya lokaler också ska utgöra ett bidrag till stadsutvecklingen genom etableringen och att kommunens 500 medarbetare vistas på platsen dagligen. Projektet ska inom utredningen för lokaliseringen göra en bedömning av påverkan av stadsutvecklingen i de olika alternativen. Tidplan 5
Utredningen om lokalisering och utförande beräknas presenteras för kommunstyrelsen i augusti 2015 för beslut om fortsatt programarbete. Projektet beräknas vara slutfört december 2015 då lokalförslagen har utvärderats och beslut kan tas om genomförande av nya lokaler enligt något av förslagen. Projektbudget Projektkostnader består i huvudsak av nedlagd tid i projektorganisationen, resurserna bedöms enligt följande: Projektledning (extern resurs) ca 40 tim/mån jan dec 2015 Projektsekreterare ca 30 tim/mån dec 2015 Ansvariga för resp arbetsgrupp ca 20 tim/mån juni 2015 Deltagare i resp arbetsgrupp ca 15 tim/mån juni 2015 Deltagare i referensgrupp ca 5 tim/mån juni 2015 Övriga kostnader i projektet: Kostnader för kommunikation och information Studiebesök Lokalhyra i samband med workshops Totalt bedömd projektkostnad 750 000 kronor Projektet finansieras inom kommunledningskontorets budgetram Kommunledningskontoret Hillevi Engström Kommundirektör Per-Ola Lindahl Utvecklingsstrateg 6