Intervjuanalys Brysselkontoret 2016 Nedan analys är baserad på sju intervjuer som genomfördes under september månad 2016 av Stina Lindgren, praktikant på Kommunförbundet Skånes EU-enhet. Intervjuerna har gjorts med EUsamordnare/EU-strateger eller motsvarande kontaktperson i sju skånska kommuner. Samtliga tjänstepersoner ingår i Kommunförbundet Skånes EU-enhets Brysselnätverk. Följande kommuner har valts ut för att delta i en djupintervju kring Brysselkontorets utvärdering: Båstad, Eslöv, Hässleholm, Kävlinge/Staffanstorp, Landskrona, Malmö och Östra Göinge. Dessa kommuner har valts ut av flera anledningar, bland annat då ingen av dessa kommuner ingår i Brysselkontorets styrgrupp, geografisk spridning, variation i vilken kontakt kommunerna har haft med EU-enheten samt att tjänstepersonerna har varierad arbetslivserfarenhet, från relativt nyanställd till mångårigt arbete med EU-frågor. Intervjuerna har också haft ett framtidsorienterat förhållningssätt och intervjupersonerna har blivit ombedda att peka ut sin kommuns/sina kommuners framtida behov och utvecklingspotential för Kommunförbundet Skånes Brysselkontor och framtida EU-enhet. Intervjumaterialet har analyserats och delats upp i fyra övergripande kategorier: - Användandet av EU-enhetens erbjudna tjänster, - Uppdrag, - Ansvar och arbetsfördelning, - Framtida behov för kommunerna. Användandet av EU-enhetens tjänster Det gemensamma intervjuunderlaget riktade specifika frågor kring hur och vilka tjänster kommunen använder sig av från Brysselkontoret och EU-enheten. Hur kommunerna använder sig av Kommunförbundet Skåne i stort och EU-enheten beror till stor del på vilka processer och projekt den enskilda kommunen själv ingår i. Flera av intervjupersonerna har god kännedom om Kommunförbundet Skåne och kommunen ingår i olika projekt eller nätverk som drivs av andra avdelningar än EU-enheten. Samtidigt finns det en stor osäkerhet i vad Kommunförbundet Skåne gör och vilka uppgifter man som kommun kan få hjälp med. När det gäller EU-enheten och skillnaden mellan den Skåne- och Brysselbaserade tjänsten, är svaren spridda beroende på vilken kontakt kommunen har med EU-enheten. Generellt lägger kommunerna ingen större vikt vid vem som hjälper till att besvara kommunens frågor, så länge de får svar och hjälp med det som de efterfrågar. Dock får den brysselbaserade tjänsten fler frågor kring partnersök och sektorsprogrammen, medan hemmatjänsten förknippas med EU-projektanalys (EPA) och de geografiskt knutna programmen och fonderna. Kännedomen om Kommunförbundet Skånes verksamheter är starkt påverkat av personliga relationer. I vilken utsträckning kommunen använder sig av EU-enheten är bland annat beroende på den egna kommunens intresse och engagemang, men också på vilka resurser och möjligheter kommunen har att arbeta med frågorna. Det skiljer sig därför åt beroende på kommunens storlek, erfarenhet samt på vilken relation de enskilda personerna har med EU-enheten. Nätverk och samordning Brysselnätverket är ett Skånebaserat nätverk med kontaktpersoner i samtliga 33 kommuner och Kommunförbundet Skånes Brysselrepresentant bjuder in till minst fyra träffar per år i vilka cirka 20 25 personer brukar delta per gång. Samtliga intervjupersoner nämner att Brysselnätverket är en bra plattform och en mötesplats för att träffa kollegor från andra kommuner. En av EU-enhetens främsta uppgifter är att skapa mötesplatser för information och utbyte, vilka flera också poängterar. Dock finns Kommunförbundet Skåne Besöksadress: Gasverksgatan 3A, Lund Postadress: Box 53, 221 00 Lund Webbadress: kfsk.se Telefon: 072-885 4700
det önskemål om att samordning och nätverkande ska utvecklas och lyftas till nästa nivå, detta diskuteras vidare under framtida behov. Studieresor Brysselkontoret erbjuder service och hjälp åt kommunerna när det gäller besök och studieresor till Bryssel och flera av intervjupersonerna trycker på att detta är en viktig funktion för den Brysselbaserad tjänsten. Besök i Bryssel gör att kommunernas tjänstepersoner och politiker får en ökad förståelse för hur arbetet bedrivs i Bryssel men också möjlighet att träffa personer som arbetar med liknande frågor i andra delar av Sverige och Europa. Studieresor kan i sin tur leda till ett ökat engagemang och projektmöjligheter, något som nämns både av intervjupersonerna och i övrigt utvärderingsmaterial. Omvärldsbevakning och nyhetsbrev Nyhetsbrevet och allmänna informationsutskick nämns som en positiv och välfungerande tjänst som erbjuds till kommunerna och nätverken. EU-enheten lyfts fram som en viktig part för att lägga det första filtret och identifiera vilken information som är intressant och relevant för den kommunala nivån. Intervjupersonerna lyfter fram att de har ett stort förtroende för det material som tas fram och att innehållet i nyhetsbrev och i de mail som skickas ut till nätverket känns relevant gällande pågående projekt, event och partnersök. En bred omvärldsbevakning från EU-enheten ger kommunerna möjlighet att få hjälp med olika frågor samt arbetsområden och flera av de intervjuade ser EU-enheten som en god möjlighet och ingång för att bolla idéer och komma med inspiration till EU-arbetet. Flera poängterar också att EU-enheten har bred kunskap och förståelse för EU:s processer vilket gör att kommunerna får svar på vart de ska vända sig om de behöver ytterligare information, både i Skåne, nationellt och inom EU. Något som uppmärksammats i intervjumaterialet är att flera personer poängterar att det tycker att de tjänster som Brysselkontoret erbjuder är bra, och att man som tjänsteperson kontaktar EU-enheten när det uppstår frågor och tankar kring att utveckla det lokala EU-arbetet. Dock finns det skillnader mellan kommunerna och deras arbete med EU-frågor. Flera av intervjupersonerna menar att kontakten med EU-enheten antagligen kommer att öka de närmsta åren, efterhand som kommunen utvecklar sitt eget EU-arbete. Bland annat lyfts bra bemötande och snabba svar fram som positiv feedback till EUenheten. Påverkansarbete Intervjupersonerna har olika uppfattning om hur och på vilket sätt EU-enheten bör bedriva påverkansarbete. Skillnaderna beror till stor del på vilka förkunskaper respektive intervjuperson har men också på hur utvecklat och etablerat kommunens EU-arbete är. För de kommuner som har en tradition av att arbeta med EU-frågor är också påverkansmöjligheter mer prioriterat. Påverkansarbete prioriteras i mindre utsträckning av de mindre kommunerna, då de i flera fall efterfrågar konkret hjälp och insatser (exempelvis i projektansökningar). Trots skilda uppfattningar om hur påverkningsarbete bäst bedrivs lyfter flera av intervjupersonerna upp processen kring den framtida sammanhållningspolitiken som ett bra exempel på hur EU-enheten kan och bör arbeta. Sammanhållningspolitiken är ett viktigt område för de skånska kommunerna och det finns ett värde att samordna kommunerna och hitta en gemensam position i denna process. Det är viktigt att EU-enheten driver större processer framåt och kan framhäva kommunernas åsikter, dels eftersom att varje enskild kommun inte har de resurser som krävs men också för att EU-enheten har ett bredare nätverk som underlättar samordning, både inom och utanför Skåne. EU-projektanalys (EPA) EU-enhetens arbete med EU-projektanalyser nämns av samtliga intervjupersoner och flera menar att detta är ett viktigt verktyg och en god förutsättning för att starta upp sitt EU-arbete. Även om EPAprocessen erbjuds av den tjänst som är placerad i Skåne, uppfattas Kommunförbundet Skånes EU-enhet 2
som just en enhet och våra medlemmar lägger ingen större vikt vid vem som genomför vilken tjänst. Kommunernas fokus är att få de svar och råd som efterfrågats. Uppdrag Under rubriken uppdrag skiljer vi på Kommunförbundet Skånes uppdrag som organisation och på EUenhetens uppdrag. Anledningen till att båda perspektiven tas upp i denna analys är eftersom att intervjupersonerna inte kände att de hade tillräckligt goda kunskaper om uppdragen, varken för organisationen i sin helhet eller om EU-enheten. När det gäller Kommunförbundet Skåne som helhet visste flera intervjupersoner inte vad organisationens syfte är och inom vilka områden man kan få stöd och hjälp. Detta påverkar i sin tur synen på vilka processer EU-enheten bör bedriva och kommunernas efterfrågan på de tjänster som efterfrågas. Bland annat efterfrågas tydligare uppdrag om vad vi på EU-enheten kan hjälpa kommunerna med och man efterfrågar bland annat direkta insatser och konkret hjälp, särskilt kring projektutveckling. EU-enheten har tidigare drivit projekt, både som projektägare och deltagande part, viktigt att nämna är att det löpande pågår flera EU-projekt inom de kommunala arbetsområdena på Kommunförbundet Skåne. Här går att utskilja att kommunikationen mellan Kommunförbundet Skåne och EU-enheten måste förbättras, men även ett ökat informationsflöde och stärkt kommunikationen mellan EU-enheten och kommunerna, samt inom kommunerna behöver förbättras. Det krävs att Kommunförbundet Skåne arbetar för att synliggöra och öka förståelsen för det Brysselbaserade arbetet, både internt och externt. Som ett led i detta arbete har EU-enheten startat upp ett internt avdelningsövergripande nätverk för att främja information och kommunikation. Detta kan behövas förtydligas och poängteras ytterligare från ledningsnivå, speciellt vid projektverksamhet som berör våra skånska kommuner, information kring kommande och pågående EU-projekt ska vara tidig och synlig i våra olika informationskanaler. Att förtydliga Brysselkontorets uppdrag, men även EU-enheten i sin helhet, och vilka tjänster vi erbjuder kommunerna är därför ett viktigt steg. För att återkoppla till vad flera av intervjupersonerna nämnt så efterfrågar kommunerna svar och hjälp på sina frågor, men bryr sig mindre om vem som ger svaret. Samtidigt som utbudet behöver vara tydligt, efterfrågas flexibilitet. Flexibilitet är en av styrkorna hos Kommunförbundet Skåne i stort och likaså hos EU-enheten. EU-enheten måste vara lyhörda och kunna agera utifrån kommunernas behov, även om det ett behov uppkommer relativt oväntat. Den ökade migrationen och flyktingkrisen under hösten 2015 är ett exempel som visar på behovet av flexibilitet. Även om Brysselkontoret idag arbetar utifrån tre uppdrag, finns det enligt intervjupersonerna fortfarande oklarheter om vad Brysselkontoret gör och mot vem och hur man arbetar med de olika frågorna. Det framgår att det finns olika uppfattningar om huruvida Brysselkontoret ska arbeta med ett fåtal prioriterade områden eller fortsätta bevaka kommunala intressen brett. Det finns fördelar och nackdelar med båda inriktningar. För att underlätta arbetet efterfrågas en tydligare ansvarsfördelning mellan Kommunförbundet Skåne, EU-enheten och kommunerna. Det finns ett stort behov av att någon sätter en riktning för hur det Brysselbaserade arbetet ska bedrivas, vem som är bäst lämpad (såsom styrgrupp, styrelse, ledningsgrupp, arbetsutskott) får diskuteras fram internt. Här måste rollerna förtydligas och tydligt definiera vad Brysselkontoret ska lägga sina resurser på men också vem som är Brysselkontorets beställare och mottagare. Här finns det också möjlighet att fundera över vad Kommunförbundets Skånes Brysselkontor gör och erbjuder kommunerna som ingen annan aktör i Skåne eller Bryssel gör. Flera av de intervjuade lyfte också frågan om att Kommunförbundet Skåne har en viktig roll i att föra upp EU-frågorna på dagordningen, både internt men också för politiker och kommunledningar. Det framkom också att EU-enhetens arbete ute i kommunerna uppskattas och att politiken ofta får upp ögonen för de möjligheter som finns när EU-enheten varit ute och berättat om det i kommunen, till exempel genom en EU-projektanalys. EU-enheten ger EU-frågorna en legitimitet som enskilda EUstrateger/samordnare kan ha svårt att förmedla själva i sin kommun. Att synliggöra EU-frågor och sedan 3
uppmuntra och stötta kommunerna att skapa hållbara strukturer som kan ta tillvara på möjligheterna inom EU, efterfrågas därför som en del i EU-enhetens arbete. Ansvar och arbetsfördelning Ansvar och arbetsfördelningen har redan berörts under rubriken uppdrag, men eftersom att ansvar och arbetsfördelning berördes under samtliga intervjuer, vill vi utveckla resonemanget ytterligare. Olika roller En av Brysselkontorets främsta utmaningar är att det finns en osäkerhet i vad Brysselkontoret erbjuder kommunerna men också vilken aktör som gör vad. Detta gäller inte enbart Brysselkontoret utan även EU-enheten i stort, Kommunförbundet Skåne som organisation samt kommunerna själva. Utifrån den information som framkommit finns det god anledning att återigen se över och förtydliga vilka tjänster som erbjuds, uppdragets ramar och att tydliggöra vad som förväntas av de olika parterna. Flera av intervjupersonerna menar att man vill använda sig av Brysselkontoret i större utsträckning än vad man gör idag, men flera av kommunerna har inte de interna strukturerna på plats för att kunna göra det. En viktig del i det framtida arbetet är därför att fortsätta arbeta för att främja kompetenshöjande insatser för kommunala förtroendevalda och tjänstepersoner. Majoriteten av intervjupersonerna uttrycker att Brysselkontoret är en viktig aktör för att bevaka de skånska intressena i Bryssel och inom EU. Man framhåller också att man från kommunernas sida ser ett ökat behov och efterfrågan av de Brysselbaserade tjänsterna i framtiden i takt med den mognadsresa man kan se i flertalet skånska kommuner. Kommunerna Flera av intervjupersonerna nämner att det i stor utsträckning beror på kommunens interna strukturer och personal i hur man använder sig av de erbjudna tjänsterna. En del är självkritiska och menar att det krävs en god intern struktur och vilja för att kunna ta tillvara på EU:s möjligheter. Flera intervjupersoner uppmärksammar också att det kan vara svårt att som ensam ansvarig tjänsteperson lyfta upp EU-frågorna på agendan i sin kommun och att det finns en begränsad tillgång till kommunledningen. Vid ett fortsatt Brysselkontor behöver kommunerna också se över sina rutiner om hur de kan hämta hem informationen på bästa sätt, men också undersöka hur kommunerna på bästa sätt kan stötta Brysselkontoret och dess processer. Det finns en efterfrågan om att utveckla samarbetet ytterligare, både mellan EU-enheten och enskilda kommuner, men också mellan kommunerna. Vid ett ökat samarbete krävs det ett större ansvarstagande från kommunerna och att information mellan EU-enheten och kommunerna utbyts ömsesidigt. Kommunikation Det efterfrågas en ökad information om EU-enheten och vilka tjänster som erbjuds, både hemma från Skåne och i Bryssel. Utifrån intervjupersonernas perspektiv finns det ett behov av nya riktade informationsinsatser mot kommunerna. Här behöver EU-enheten se över vilka informationskanaler som används idag och hur dessa skulle kunna utvecklas framöver. En annan fråga som poängterats under intervjuerna är hur EU-enheten väljer att fördela sina resurser, med tanke på att man har 33 medlemskommuner. Kanske är även resursfördelning något som behöver ses över. Detta syftar tillbaka till diskussionen kring uppdraget som måste vara tydligt både för Kommunförbundet Skåne som organisation, EU-enheten och kommunerna. Framtida behov för kommunerna Det ställdes även framtidsorienterade frågor till de medverkande tjänstepersonerna, bland annat om vilka framtida behov de ser för sin kommuns EU-arbete. Vid en eventuell förlängning av Brysselkontoret finns det därför material och en god grund för hur det framtida arbetet, både i Bryssel och i Skåne, bör 4
organiseras. Vilka behov som EU-enheten kan och ska möta, bör tydligt framgå vid en förlängning av Brysselkontoret. Samordning Samordning, både mellan kommuner och med andra aktörer, identifieras som ett av de viktigaste och huvudsakliga behoven för kommunerna. Det efterfrågas mer samordning mellan de skånska kommunerna, både när det gäller framtida projektansökningar men också för att öka sammanhållningen inom Skåne och gemensamma långsiktiga satsningar. Flera intervjupersoner trycker på betydelsen av att ha en tydligare skånsk röst och menar att Kommunförbundet Skåne bör vara en samlande part i detta. När det gäller internationella kontakter och partnersök i Bryssel och övriga Europa, påpekar majoriteten av intervjupersonerna att man i första hand skulle ta kontakt med Brysselkontoret. Det framgår också att kommunerna anser att det finns ett mervärde av att arbeta med andra etablerade parter i Bryssel, både inom EU:s institutioner, svenska och europeiska lokala och regionala kontor samt andra aktörer och intresseorganisationer. Samordning i samband med projektansökningar nämns flertalet gånger i intervjuerna och man menar att EU-enheten skulle kunna ta ett större ansvar när det gäller koordinering av större kommunövergripande projekt eller projekt med andra skånska/internationella partners. Slutligen efterfrågas också en ökad samordning när det gäller att sprida information och goda exempel från Skåne till Bryssel/Europa och tvärtom. Sektorsprogram Idag använder framförallt de skånska kommunerna sig av EU-finansiering via de geografiskt tilldelade europeiska struktur- och investeringsfonderna. Med tanke diskussion som förs nu kring framtida sammanhållningspolitiken och med risker för en minskad budget, lyfts ett ökat behov upp kring information om sektorsprogrammen, de fonder och program som administreras från Bryssel. Det kommer därför att krävas en ökad information och bevakning av sektorsprogrammen eftersom att flera kommuner förväntas undersöka även dessa finansieringsmöjligheter i framtiden. Genom att ha personal på plats i Bryssel ger det kommunerna fördelar genom att få god tillgång till viktig information, men också genom kontakter direkt till fondernas kontaktpunkter. Vid eventuella projektmöten kan Brysselkontoret bistå med lokaler samt med expertis om vem kommunerna ska kontakta för att få ytterligare vägledning och samarbetsmöjligheter. Ökad diskussion Det finns en önskan om att utveckla det befintliga Brysselnätverket och ett förslag är att utforma fler tematiska träffar. De flesta intervjupersoner anser att dagens form på Brysselnätverket fortfarande befinner sig i informationsstadiet och en majoritet av de svarande önskar att komma längre i diskussionerna tillsammans med de andra kommunerna. Det efterfrågas ett ökat framtidsfokus och att nätverket används till att planera och diskuterar gemensamma utmaningar och möjligheter, snarare än att ge enskilda uppdateringar från varje kommun. Denna typ av utveckling kommer ställa ett ökat krav på kommunerna om att ta hem och förankra olika processer och frågor i sin kommun. Brysselnätverket skulle i så fall vara mer beroende av en välfungerande struktur både internt hos Kommunförbundet Skåne samt inom respektive deltagande kommun. För att möta behovet och önskan om en ökad diskussion i nätverket efterfrågas också en idébank där kommunerna kan lägga upp sina idéer och tankar kring gemensamma projekt. Flexibilitet Idag har EU-enheten direktkontakt med majoriteten av de skånska kommunerna och det framhävs som en god styrka. De svarande poängterar vikten av att EU-enheten är flexibel och lyhörd och att man från Kommunförbundet Skåne snabbt kan prioritera utifrån kommunernas behov. På grund av den 5
regelbundna kontakten finns det en kontinuerlig dialog med kommunerna men också med andra viktiga aktörer framförallt inom Skåne, men även i Bryssel. Flera av tjänstepersonerna framhäver vikten av att EU-enhetens uppdrag förblir brett och att man inte enbart fokuserar på ett fåtal prioriterade områden, särskilt med hänvisning till önskan om flexibilitet. Stöd i projektverksamhet Samtliga personer poängterade vikten av ett ökat stöd och service kring projektutveckling i kommunerna. En del efterfrågade mer handfasta insatser medan andra menade att EU-enheten skulle kunna koordinera större satsningar som gynnar flera kommuner, främst eftersom att många mindre kommuner saknar de resurser som krävs. Det finns också en ökad efterfrågan på utbildningar inom projektutveckling, särskilt fokus på hur man ansöker till EU:s olika fonder och program och praktisk information kring ansökansförfarandet. Påverkansarbete Påverkansarbete lyfts också fram som en viktig del i den Brysselbaserade verksamheten främst med syfte på möjligheten till tidig information från Bryssel. Ett tydligt exempel som lyftes fram under intervjuerna är processen kring den framtida sammanhållningspolitiken där EU-enheten under 2016 tagit ett tydligt initiativ att driva processen, bland annat genom framtagandet av en kommungemensam skrivelse. Strategiskt påverkansarbete som är av vikt för kommunerna är viktigt att engagera sig i och en representation i Bryssel ökar möjligheterna till att kunna påverka och ge inspel till EU:s institutioner. Brysselkontoret kan också visa på vad det finns för möjligheter att påverka i Bryssel och på så sätt skapa incitament för kommunerna att koncentrera och utveckla sitt EU-arbete. 6