EUROPEISKA KOMMISSIONEN Representationen i Finland MEDDELANDE OM ANSÖKNINGSOMGÅNG Organisation av Europadagen 2008 1. INLEDNING/BAKGRUND Rättslig grund Självständig åtgärd på grundval av kommissionens institutionella behörighet. Beskrivning av gemenskapens bidrag Medfinansiering av verksamhet utan vinstsyfte. Generaldirektoratet för kommunikation och Europeiska kommissionens representation i Finland utlyser i enlighet med sitt arbetsprogram 2007 en ansökningsomgång för organisation av aktiviteter i samband med Europadagen den 5 11 maj 2008. 16 03 02 00 Europadagen den 9 maj 2008 2. SYFTE Den historiska bakgrunden till firandet av Europadagen är Robert Schumans förslag om skapande av ett organiserat Europa, som lades fram den 9 maj 1950. Förslaget kallas Schumandeklarationen och anses vara första steget mot skapandet av Europeiska unionen. Den 9 maj ( Europadagen ) har tillsammans med den gemensamma valutan, flaggan och hymnen blivit en symbol för unionens politiska enhet. I Finland pågår firandet under en hel vecka. Under Europaveckan anordnas en rad skiftande aktiviteter och evenemang som syftar till att föra EU närmare sina medborgare och unionens folk närmare varandra. Aktiviteterna ska anordnas på olika orter runt om i landet, från huvudstadsområdet till norra Finland, för att nå en så bred målgrupp som möjligt. Varje år får en stad eller region i uppgift att stå värd för huvudevenemanget. År 2008 kommer huvudevenemanget att äga rum i Tavastehusregionen. Syftet med aktiviteterna är att informera de finländska medborgarna om EUfrågor och väcka mediernas intresse för dessa frågor. Målet är också att stärka den Norra esplanaden 31, FIN-00100 HELSINGFORS- P.O.Box 1250, FIN-00101 HELSINKI Telefon: direktanknytning (+358-9) 6226 5455, växel (+358-9) 6226 544, Fax: (+358-9)656 728 http://ec.europa.eu/finland/index_sv.htm E-post: name.surname@ec.europa.eu
europeiska identiteten och främja den offentliga diskussionen om EU med hjälp av aktiviteter på lokal nivå. Temana för Europaveckan 2008 är "Förenade i mångfalden" och "Europeiska året för interkulturell dialog". 2.1. Typ av åtgärder och målgrupper Grundtanken med Europadagen är att den ska firas tillsammans med medborgarna. Evenemangen under dagen bör därför vara utformade med hänsyn till alla olika åldersgrupper. Åtgärderna bör främst riktas mot allmänheten, men även specifika målgrupper, t.ex. befolkningen i olika regioner, studenter och skolelever samt media, bör tas i beaktande. Unionens huvudteman "Förenade i mångfalden" och "Europeiska året för interkulturell dialog" bör också beaktas. Bland annat följande aktiviteter är tänkbara: Utomhusevenemang på lokala marknadsplatser eller på andra centrala eller i övrigt lättillgängliga platser med montrar med EU-information och olika slags kulturella framträdanden för vuxna och/eller barn (t.ex. musik, dans, teater, konst) som symboliserar den nationella och regionala mångfalden och de olika EUländernas genensamma kulturarv. Skolevenemang med EU-information, debatter om aktuella EU-frågor och EU:s framtid, kulturella framträdanden som symboliserar den nationella och regionala mångfalden och de olika EU-ländernas genensamma kulturarv, eller liknande. Olika slags tävlingar med EU-tema (t.ex. frågesporter, konsttävlingar). Utställningar med foton, målningar, teckningar, skulpturer eller annan konst från de olika EU-länderna. Konserter med musik från de olika EU-länderna och information om europeisk integration och Europadagen. Seminarier och konferenser med debatter om aktuella EU-frågor och EU:s framtid. Helst ska flera typer av åtgärder ingå i projektförslagen. Bidragsmottagarna kommer att få PR-material för Europadagen, t.ex. ballonger och klistermärken, från Europeiska kommissionens representation i Finland. Framställning av sådant material kommer alltså inte att finansieras. 3. TIDSPLAN Ansökningarna ska lämnas till kommissionen senast den 31 oktober 2007 (artikel 167 i genomförandebestämmelserna för budgetförordningen). Aktiviteterna ska inledas mellan den 1 januari 2008 och den 9 maj 2008 (artikel 167 i genomförandebestämmelserna). Aktiviteterna ska avslutas före den 11 maj 2008. 2
Projektens start- och slutdatum ska anges tydligt. Aktiviteterna ska äga rum den 5 11 maj 2008. Bidragsansökningarna kommer att granskas av urvalskommittén, och sökandena kommer att underrättas om resultaten senast den 14 december 2007. Bidragsavtalet beräknas kunna undertecknas före utgången av december 2007. 4. BUDGET Budgeten för denna ansökningsomgång uppgår till sammanlagt 60 000 euro. Gemenskapsbidraget kan som regel uppgå till högst 50 % av de bidragsberättigande kostnaderna. Endast åtgärder där de sammanlagda kostnaderna för hela projektet beräknas till minst 20 000 euro kommer att beaktas. Europeiska kommissionen förebehåller sig rätten att inte fördela alla tillgängliga medel. Budgeten för den föreslagna åtgärden (de föreslagna åtgärderna) ska vara i balans (utgifterna lika stora som inkomsterna). Kommissionen fäster största vikt vid att projektens förvaltning och ekonomi sköts väl. Sökanden ska därför inte bara fylla i bidragsansökan och dess bilagor utan också den första kolumnen (beräknad budget) på inkomst- och utgiftsberäkningen och underteckna dokumentet. Resultatkolumnen ska fyllas i och undertecknas i samband med den ekonomiska redovisningen när projektet avslutats. Kommissionen är under inga omständigheter juridiskt ansvarig för de åtgärder den beviljat finansiellt stöd. Bidraget kan inte ses som fordran gentemot kommissionen och kan därför inte överföras till en tredje part. 5. BIDRAGSKRITERIER Ansökningar som uppfyller följande kriterier kommer att granskas ingående. 5.1. Organisationer som kan komma i fråga för bidrag Bidragsberättigade organ är offentliga organisationer, registrerade icke-statliga organisationer, organisationer utan vinstsyfte inklusive stiftelser, föreningar och välgörenhetsorganisationer, regionala och lokala myndigheter och deras förbund, branschorganisationer inklusive fackföreningar och handelskamrar, informationscentrum och nätverk samt utbildningsanstalter. För att kunna beviljas bidrag ska de ansökande organisationerna vara organisationer utan vinstsyfte som existerat i juridisk mening i någon av EU:s medlemsstater i minst ett år. De ska vara direkt ansvariga för åtgärdernas genomförande, och de ska vara juridiska personer. 3
Ansökningar där det föreslås att medarrangörer ska delta i genomförandet av åtgärden godkänns under förutsättning att medarrangörerna uppfyller bidragskriterierna. 5.2. Länder som får delta Endast organisationer med säte i EU kan beviljas bidrag. Detta gäller även medarrangörerna. 5.3. Bidragsberättigande aktiviteter Se de typer av åtgärder som anges i punkt 2.1. Marknadsföring av de evenemang som anordnas. Publicering och spridning av informationsmaterial. Främjande av Europadagens synlighet i media. Främjande av Europadagens synlighet i skolorna. 5.4. Bidragsberättigade förslag Endast förslag som lämnas på den officiella ansökningsblanketten (bilaga 1), fullständigt ifyllt, undertecknat (originalunderskrifter krävs) och inlämnat senast angett datum kommer att beaktas. Ett officiellt brev från den ansökande organisationen, handlingar som styrker dess finansiella och operativa kapacitet samt de övriga handlingar som avses i ansökningsblanketten ska bifogas ansökan. Alla övriga villkor enligt punkt 12 i detta meddelande ska uppfyllas. 6. UTESLUTNINGSKRITERIER Sökande ska försäkra att de inte befinner sig i någon av de situationer som anges i artiklarna 93 och 94 i budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002) och som återges nedan. Sökande ska uteslutas från deltagande om de är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar, har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldiga till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten, 4
inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, i en lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan verksamhet som skadar gemenskapens finansiella intressen, i samband med ett annat förfarande för beviljande av bidrag som finansierats genom gemenskapsbudgeten har konstaterats bryta mot de kontraktsenliga skyldigheterna på ett allvarligt sätt. Sökande kommer inte att beviljas finansiellt stöd om de, under förfarandet för beviljande av bidrag, a) befinner sig i intressekonflikt, b) lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i förfarandet för beviljande av bidrag, eller om de inte lämnat de uppgifter som krävs. Enligt artiklarna 93-96 i budgetförordningen kan sökande som lämnar falska uppgifter eller som inte iakttagit kontraktsvillkoren vid en tidigare inbjudan att lämna projektförslag åläggas påföljder. I enlighet med dessa bestämmelser krävs att sökandena och i förekommande fall medarrangörerna undertecknar försäkran på heder och samvete i ansökningsblanketten (del 5, sidan 13) om att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 93 och 94 i budgetförordningen (artikel 114 i budgetförordningen, artikel 174 i genomförandebestämmelserna). Kommissionen förbehåller sig dessutom rätten att i tillämpliga fall kräva styrkande handlingar (artikel 134 i genomförandebestämmelserna) av de sökande som valts ut innan bidragsavtalet undertecknas. 7. URVALSKRITERIER Urvalskriterierna ska göra det möjligt att bedöma sökandens förmåga att genomföra den åtgärd som föreslås. Sökandens finansieringskällor ska vara stabila och tillräckligt stora för att verksamheten ska kunna upprätthållas under hela åtgärden. De ska ha den yrkeskompetens och de kvalifikationer som krävs för att genomföra den åtgärd eller det arbetsprogram som föreslås (artikel 115.1 i budgetförordningen, artikel 176 i genomförandebestämmelserna). Sökande ska lämna en ifylld och undertecknad försäkran på heder och samvete om sin status som juridisk person och sin finansiella och operativa kapacitet att genomföra de föreslagna åtgärderna. Om det ansökta beloppet överstiger 25 000 euro måste följande styrkande handlingar lämnas in: 7.1. Teknisk kapacitet 5
För att kunna bedöma organisationens tekniska kapacitet ska följande handlingar lämnas in tillsammans med ansökan: Meritförteckningar för projektansvariga och för hela den grupp som arbetar med genomförandet (artikel 176.2 i genomförandebestämmelserna). Uppgifter om organisationens erfarenhet av liknande åtgärder under förra året. Uppgifter om kontakter med målgrupperna och om aktiviteter som ordnats tillsammans med dem under förra året. Beskrivning av den infrastruktur som kommer att användas (utrustning, lokaler, personal osv.). 7.2. Ekonomisk ställning För att kunna bedöma organisationernas finansiella kapacitet ska följande handlingar lämnas in tillsammans med ansökan: Detaljerade redogörelser för den finansiella ställningen under föregående beskattningsår: årliga balans- och resultaträkningar. Obs. Om kommissionen med utgångspunkt i de handlingar som lämnats anser att den finansiella kapaciteten inte har bevisats eller inte är tillfredsställande kan den avslå ansökan, be om ytterligare upplysningar, eller erbjuda ett bidragsavtal utan förhandsfinansiering. En blankett med bankuppgifter, ifylld av bidragsmottagaren och attesterad av banken (originalunderskrifter krävs) bör bifogas ansökan. Förlagor för denna blankett finns på webbplatsen http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm. Se blanketten (BANKUPPGIFTER) i bilaga 2. Om ansökan omfattar medarrangörer ska denna blankett lämnas för bidragsmottagaren, men inte för medarrangörerna. 8. TILLDELNINGSKRITERIER Beslut om tilldelning och bidragsbelopp kommer att fattas med utgångspunkt i följande kriterier: Förslagets relevans i förhållande till de syften och prioriteringar som anges i detta meddelande och i förhållande till de föreslagna målgrupperna. Regional täckning. Handlingsplanens konsekvens, klarhet och genomförbarhet. Förväntade resultat av åtgärderna: främjande av de syften som anges i punkt 2 i detta meddelande. 6
Budget och kostnadseffektivitet: de förväntade resultaten ska stå i rimlig proportion till bidragsbeloppet. För varje kriterium kommer poäng mellan 1 och 5 att ges. Endast ansökningar med minst 3 poäng för vart och ett av de fem kriterierna enligt ovan kommer att tas i beaktande för beviljande av bidrag. Följaktligen krävs minst 15 poäng. Sedan ansökningarna bedömts av en urvalskommitté bestående av personal vid Europeiska kommissionens representation kommer ett formellt beslut att fattas med utgångspunkt i kriterierna ovan och med hänsyn till de budgetmedel som står till förfogande. Kommissionen förbehåller sig rätten att inte bevilja något bidrag. Alla sökande kommer att underrättas skriftligen om huruvida deras ansökan godkänts eller avslagits. 9. FINANSIELLA VILLKOR Det att kommissionen godkänner en ansökan utgör inte ett åtagande att bevilja ekonomiskt bidrag med det belopp som bidragsmottagaren begärt. Det att ett bidrag beviljas innebär inte heller att mottagaren är berättigad till bidrag under kommande år. Gemenskapens bidrag ska ses som ett incitament att genomföra projekt som inte skulle vara möjliga utan ekonomiskt stöd från kommissionen. Bidraget grundas på principen om medfinansiering. Det kompletterar sökandens eget finansiella bidrag och/eller nationellt, regionalt eller privat stöd från annat håll. För bidragsbelopp på sammanlagt högst 25 000 euro kräver kommissionen inte bevis på medfinansiering. Det beviljade bidraget kan inte överstiga det belopp som begärts. En detaljerad beräknad budget med alla priser i euro ska bifogas ansökan om bidrag. Sökande från länder utanför euroområdet ska använda de omräkningskurser som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, serie C, den dag då denna ansökningsomgång offentliggörs. Budgeten för åtgärden ska vara balanserad i fråga om utgifter och inkomster. Det ska tydligt framgå vilka kostnader som berättigar till bidrag från gemenskapsbudgeten (artikel 173.3 i genomförandebestämmelserna). En organisation får inte ta emot mer än ett bidrag från kommissionen för den åtgärd som ingår i projektet. Sökanden ska ange övriga finansieringskällor och belopp som beviljats eller sökts under samma budgetår för samma eller andra åtgärder eller för den löpande verksamheten (artikel 173.5 i genomförandebestämmelserna). Kommissionens bidrag får inte syfta eller leda till att mottagaren gör en vinst. Med vinst avses ett överskott efter det att kostnaderna dragits av från intäkterna. Ett eventuellt överskottsbelopp kommer att dras av bidraget (artikel 109.2 i budgetförordningen, artikel 165 i genomförandebestämmelserna). Om den faktiska totalkostnaden för projektet understiger den beräknade totalkostnaden kommer kommissionen att sänka sitt bidrag i motsvarande grad. Det ligger därför i sökandens intresse att lägga fram en rimlig budgetberäkning. 7
Det konto eller underkonto som bidragsmottagaren angett ska möjliggöra identifiering av de medel som överförts av kommissionen. Om de medel som satts in på detta konto ger ränta eller motsvarande vinst i enlighet med lagstiftningen i det land där kontot finns, ska denna vinst eller ränta tillfalla kommissionen om den härrör från förhandsfinansieringen. 9.1 Betalningsförfaranden Om kommissionen slutgiltigt godkänner ansökan ingås ett avtal mellan kommissionen och mottagaren. I avtalet anges hur stort bidraget är (i euro) och på vilka villkor det beviljats. Avtalet (i original) ska omedelbart undertecknas och återsändas till kommissionen. Kommissionen undertecknar den sist. Utbetalningen av förhandsfinansieringen (70 % av det sammanlagda bidraget) kommer att göras inom 45 dagar efter det att kommissionen undertecknat avtalet och alla eventuella säkerheter mottagits. Återstoden betalas ut först efter det att kommissionen godkänt den slutliga verksamhetsrapporten och ekonomiska rapporten. Eftersom kommissionens bidrag utgör en viss procentuell andel av den beräknade totalkostnaden för projektet kommer den slutliga utbetalningen att beräknas på grundval av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna, med beaktande av eventuella andra bidrag eller egen finansiering från projektledaren eller medarrangörerna. Kommissionen kommer på grundval av slutrapporten att fastställa beloppet för den slutliga utbetalningen till bidragsmottagaren. Slutrapporten ska lämnas till Europeiska kommissionens representation i Finland 60 kalenderdagar efter åtgärdens sista dag. Rapporten ska innehålla en detaljerad beskrivning av åtgärden och slutliga räkenskaper med styrkande handlingar. Om de bidragsberättigande kostnader som organisationen ådragit sig under projektet är lägre än väntat kommer kommissionens finansieringsgrad att beräknas på basis av de faktiska kostnaderna, och bidragsmottagaren kan bli tvungen att betala tillbaka eventuella överskridande belopp som kommissionen betalat ut i samband med förhandsfinansieringen. 9.2 Säkerhet Kommissionen får kräva att en organisation som beviljats bidrag ställer en säkerhet i förväg för att begränsa de ekonomiska risker som är förenade med förhandsfinansieringen. Säkerheten ska innebära att banken eller finansinstitutet, tredje man eller övriga bidragsmottagare ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för att bidragsmottagaren fullgör sina förpliktelser. Säkerheten ska på begäran ställas i euro av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av EU:s medlemsstater. Säkerheten kan ersättas av en proprieborgen av tredje man eller av en solidarisk säkerhet av bidragsmottagare som är parter i samma bidragsavtal. 8
Säkerheten ska frigöras i takt med att räknas av från del- eller slutbetalningarna till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsavtalet. Detta krav gäller inte offentliga organ och internationella organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, specialiserade organ som inrättats av dessa, Internationella rödakorskommittén eller Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen. Bidragsmottagare som ingått en ramöverenskommelse om partnerskap kan också undantas från denna skyldighet. 9.3. Verksamhetsbidrag Under ett budgetår får sökande endast beviljas ett bidrag per åtgärd ur EUinstitutionernas budget. Därför ska de i sina ansökningshandlingar lämna närmare uppgifter om andra ansökningar om bidrag som de har lämnat in eller avser lämna in till EU:s institutioner under samma verksamhetsår samt i varje enskilt fall ange budgetpost, gemenskapsprogram och hur stort det begärda beloppet är. 9.4 Bidragsberättigande kostnader Följande kostnader berättigar till bidrag: Kostnader som är nödvändiga för genomförandet av åtgärden/projektet, ingår i den beräknade budget som bifogas avtalet, är rimliga och motiverade för fullgörandet av åtgärden/projektet och förenliga med principerna om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om prisvärdhet och kostnadseffektivitet. Kostnader som har uppstått under åtgärdens/projektets livstid, dvs. den 1 januari 2008 11 maj 2008, och som fastställs i avtalet. Kostnader som faktiskt har uppstått för bidragsmottagarna, tagits upp i bidragsmottagarnas räkenskaper i enlighet med gällande redovisningsprinciper och deklarerats i enlighet med kraven i gällande skatte- och sociallagstiftning. Kostnader som kan identifieras och verifieras samt bekräftas med styrkande handlingar i original. Bidragsmottagarna ska ha sådana interna redovisnings- och revisionsrutiner som gör det möjligt att direkt stämma av de kostnader och inkomster som redovisats för åtgärden/projektet med motsvarande räkenskaper och styrkande handlingar. Bidragsberättigande direkta kostnader Med bidragsberättigande direkta kostnader för åtgärden/projektet avses kostnader är förenliga med villkoren för bidragsberättigande kostnader ovan. De ska kunna identifieras som specifika kostnader med direkt anknytning till åtgärdens genomförande och ska kunna belasta åtgärden direkt. Framför allt följande direkta kostnader är bidragsberättigande, förutsatt att de uppfyller kriterierna i föregående stycke: Bidragsmottagarnas personalkostnader för åtgärden/projektet, inklusive faktiska löner plus sociala avgifter och andra lagstadgade kostnader som ingår 9
i ersättningen, förutsatt att dessa kostnader inte överstiger de genomsnittliga nivåerna för bidragsmottagarnas ordinarie lönesättning. Medarrangörers personalkostnader för genomförande av projektet är bidragsberättigande endast om de aktuella medarrangörernas redovisningssystem gör det möjligt att tydligt avskilja och visa hur stor del av personalens tid som ägnats åt genomförandet av projektet under perioden för bidragsberättigande utgifter och därmed hur stor del av personalkostnaderna som kan betraktas som projektkostnader. Lönerna för anställda i den offentliga sektorn är bidragsberättigande endast om de betalas eller ersätts av bidragsmottagarna och om den berörda personalen arbetar direkt och uteslutande med projektet. Om de endast arbetar deltid med projektet är enbart den relevanta procentuella andelen bidragsberättigande. Det måste med hjälp av tillfälliga anställningsavtal, arbetsbeskrivningar, tidrapporter eller på annat sätt bevisas att denna personal arbetar med projektet. De administrativa personalkostnaderna för projektet får inte överstiga 20 % av det sammanlagda beloppet för alla andra direkta utgifter. Kostnader för resor/logi/traktamenten i anslutning till projektet, t.ex. vid möten, europeiska sammankomster och resor i samband med utbildning. Taxikostnader är inte bidragsberättigande om det inte kan visas att taxi var enda möjligheten. Organisationerna ska använda sina egna dagliga tariffer för beräkning av dessa kostnader, men de får inte överstiga 149,63 euro som kommissionen fastställt som maxbelopp för kostnader för logi och traktamenten. Kostnader för inköp av utrustning (ny eller begagnad), förutsatt att den avskrivs i enlighet med de skatte- och redovisningsregler som bidragsmottagaren omfattas av och som är allmänt accepterade för föremål av samma slag. Kommissionen får endast beakta den del av avskrivningen som sker under den tid som åtgärden pågår och den procentuella andel av utrustningen som faktiskt används för åtgärden, om inte utrustningen är av sådan art eller har en sådan användning att det motiverar att kommissionen gör en annan bedömning. Kostnader i anslutning till konferenser (t.ex. lokalhyra, tolkar). Telekommunikationskostnader. Kostnader för förbrukningsvaror och förnödenheter, förutsatt att de kan identifieras och hänföras till åtgärden/projektet. Kostnader som uppstår som en direkt följd av krav i anslutning till genomförandet av åtgärden/projektet (informationsspridning, särskild utvärdering av åtgärden/projektet, revision, översättning, reproduktion osv.), inklusive, i tillämpliga fall, kostnader för finansiella tjänster (särskilt kostnaden för finansiella garantier). Kostnader i samband med annan upphandling av bidragsmottagaren eller dennes partner för genomförandet av åtgärden/projektet, förutsatt att villkoren i artikel II.9 i avtalet är uppfyllda. 10
Bidragsberättigande indirekta kostnader (administrativa kostnader) Ett schablonbelopp på högst 7 % av de bidragsberättigande direkta kostnaderna för åtgärden kan beviljas för att täcka indirekta kostnader, motsvarande allmänna administrativa kostnader som bidragsmottagarna åsamkats på grund av åtgärden/projektet. Indirekta kostnader får inte inkludera kostnader som tagits upp under en annan budgetpost. Indirekta kostnader är inte bidragsberättigande om bidragsmottagarna redan mottagit ett bidrag till administrativa kostnader från Europeiska kommissionen. 9.5 Ej bidragsberättigande kostnader Följande kostnader ska inte berättiga till bidrag: Kostnader förknippade med kapitalavkastning. Skulder och avgifter för betalning av ränta på skuld. Reserver för förluster eller eventuella framtida förpliktelser. Skuldräntor. Osäkra fordringar. Kursförluster, utom i de undantagsfall det särskilt föreskrivs att de ska vara bidragsberättigande. Moms (utom när bidragsmottagaren kan styrka att den inte går att återkräva). Kostnader som deklarerats av bidragsmottagaren och omfattas av en annan åtgärd eller ett annat arbetsprogram som beviljats gemenskapsbidrag. Oskäliga eller vårdslösa utgifter. Utgifter för lyxvaror. Framställning av material och publikationer för kommersiella syften; dock kan monografier, samlingar, översikter, skivor, cd-skivor, cd-rom, cd-i och video komma i fråga under förutsättning att de ingår i projektet. Investerings- eller driftskostnader för kulturorganisationer som inte ingår i projektet. Utgifter för deltagare från länder som inte deltar i Kultur 2000-programmet. Betalning in natura (t.ex. mark, hel eller delar av fast egendom, kapitalvaror, råvaror och obetalt frivilligarbete) oavsett omständigheterna. 9.6 Rättssubjekt Kommissionen kan föreslå att ett avtal ingås endast efter det att den godkänt handlingar som gör det möjligt att fastställa bidragsmottagarnas rättskapacitet 11
status som juridisk person (offentlig förvaltning, privat organisation, organisation utan vinstsyfte osv.). Bidragsmottagaren ska lämna följande handlingar: Privat organisation, sammanslutning etc.: Blankett för rättssubjekt, korrekt ifylld och undertecknad (http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm; se blanketten RÄTTSSUBJEKT/PRIVAT ORGANISATION i bilaga 3). Utdrag ur den officiella tidningen/handelsregistret samt intyg om momsskyldighet (se bifogade förlaga Intyg om momsregistrering i bilaga 4). Offentligt organ: Blankett för rättssubjekt, korrekt ifylld och undertecknad (http://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_en.htm; se blanketten RÄTTSSUBJEKT/OFFENTLIG ORGANISATION i bilaga 5). Rättsakt eller beslut som upprättats för den offentliga organisationen eller annan officiell handling som upprättats för det offentliga organet. 10. UNDERENTREPRENAD OCH UPPHANDLING Artikel 120 (budgetförordningen), artikel 184 (genomförandebestämmelserna) Om genomförandet av subventionerade åtgärder kräver underentreprenad eller upphandling, ska bidragsmottagarna anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt och därvid beakta principerna om insyn och lika behandling av potentiella kontraktsparter samt se till att intressekonflikter kan undvikas. Högst 30 % av projektarbetet får läggs ut på underentreprenad. Bidragsmottagaren ska tydligt dokumentera upphandlingsförfarandet och bevara dokumentationen för en eventuell revision. 11. OFFENTLIGGÖRANDE Alla bidrag som beviljas under ett budgetår ska offentliggöras på EUinstitutionernas webbplats under det första halvåret efter det att räkenskaperna avslutats för det budgetår för vilket de beviljats. Uppgifterna kan också offentliggöras på annat lämpligt sätt, bland annat i Europeiska unionens officiella tidning. Kommissionen kommer, efter medgivande från bidragsmottagaren (med hänsyn till huruvida informationen är sådan att den kan äventyra bidragsmottagarens säkerhet eller skada dess finansiella intressen), att offentliggöra följande uppgifter: Bidragsmottagarens namn och adress. Syftet med bidraget. 12
Beviljat belopp och bidragets andel (artikel 110 i budgetförordningen, artikel 169 i genomförandebestämmelserna). Bidragsmottagarna ska tydligt uppmärksamma EU:s bidrag i alla publikationer eller i anslutning till aktiviteter för vilka bidraget utnyttjats. Dessutom ska bidragsmottagarna ge Europeiska kommissionens namn och logotyp en framträdande plats på alla publikationer, affischer, program och andra produkter som tas fram inom ramen för det medfinansierade projektet. Om inte detta krav efterlevs kan bidraget sänkas. 12. INLÄMNING AV ANSÖKNINGAR 12.1 Offentliggörande (Artikel 110 i budgetförordningen, artiklarna 166 och 167 i genomförandebestämmelserna). Europeiska kommissionens representation i Finland har lagt ut specifikationerna och ansökningsblanketterna samt bilagorna på sin webbplats: http://ec.europa.eu/finland/ 12.2 Ansökningsblankett Ansökan om bidrag ska göras på något av EU:s officiella språk. Den blankett som är avsedd för detta ändamål ska användas. Observera att endast maskinskrivna ansökningar kommer att beaktas. Blanketterna finns på Internet på adressen http://ec.europa.eu/finland/ De kan också beställas per e-post: comm-rep-hel@ec.europa.eu 12.3 Inlämning av bidragsansökan Sista dag för inlämning av förslag: 31 oktober 2007 Endast ansökningar som lämnas på rätt blankett kommer att godtas. Blanketten ska vara korrekt ifylld och daterad. Den ska innehålla en balanserad budget (inkomster/utgifter). Ansökan ska lämnas in i ett original och en kopia och undertecknas av en person som är behörig att ingå juridiskt bindande åtaganden på den ansökande organisationens vägnar. Ansökningar som inte innehåller alla handlingar som krävs på något av de officiella språken eller som lämnas in för sent kommer inte att beaktas. Märk kuvertet Europe Day 2008. Ansökningar ska lämnas in på ett av följande sätt: 13
Med rekommenderat brev poststämpelns datum eller det datum som anges på postens mottagningskvitto räknas till adressen Europeiska kommissionens representation i Finland PL 1250 00101 HELSINGFORS FINLAND Personligen av sökanden eller genom ett ombud måndagar till fredagar kl. 9.00 16.00, på följande adress: Europeiska kommissionens representation i Finland Norra esplanaden 31 00100 HELSINGFORS Ett undertecknat och daterat mottagningskvitto utfärdas av den som tar emot försändelsen. Ansökningar som skickas in via fax eller e-post kommer inte att beaktas. Endast ansökningar som uppfyller kriterierna för bidragsberättigande kan komma i fråga för bidrag. Om det bedöms att ansökan inte uppfyller kriterierna för bidragsberättigande kommer sökande att underrättas om detta per brev och orsakerna kommer att anges. Alla sökande som inte beviljas bidrag kommer att underrättas skriftligen. Utvalda förslag kommer att genomgå en ekonomisk analys, varvid kommissionen kan komma att be de ansvariga för de föreslagna åtgärderna om ytterligare information och, vid behov, säkerheter. 12.4 Tillämpliga bestämmelser Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget. 12.5 Kontakt Ytterligare information: Susanna Wasenius, assistent/kampanjer och nätverk Fax: (+358-9) 65 67 28 E-post: susanna.wasenius@ec.europa.eu Europeiska kommissionens representation i Finland kommer att offentliggöra ytterligare information och svar på eventuella frågor av allmänt intresse på sin webbplats: 14
http://ec.europa.eu/finland/ Observera att ingen information om denna ansökningsomgång ges efter sista dagen för inlämning av ansökningar och före den dag då urvalskommittén fattar sitt beslut. Bilagor: 1. Ansökningsblankett Bilagor till ansökningsblankett: - 1. Tredje parts medverkan i åtgärden/arbetsprogrammet - 2A. Beräknad budget för bidrag som beviljas en mottagare - 2B. Beräknad budget för bidrag som beviljas flera mottagare - 3. Försäkran på heder och samvete 2. BLANKETT FÖR BANKUPPGIFTER 3. Privat organisation RÄTTSSUBJET/ PRIVAT ORGANISATION 4. Intyg om momsregistrering 5. Offentligt organ RÄTTSSUBJEKT/OFFENTLIG ORGANISATION 6. Handlingar som ska bifogas bidragsansökan 7. Checklista 8. Avtalsmodell 15