II ALLMÄNNA VILLKOR DEL A: RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.1 ANSVAR

Transkript

1 II ALLMÄNNA VILLKOR DEL A: RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.1 ANSVAR II.1.1 Mottagaren är ensam ansvarig för att uppfylla alla sina rättsliga skyldigheter. II.1.2 Ungdomsstyrelsen och Kommissionen får inte under några omständigheter eller av någon orsak anses ansvarig i fråga om krav som härrör från avtalet och som gäller skada som åsamkats i samband med genomförandet av projektet. Ungdomsstyrelsen och Kommissionen kommer således inte att godta några krav på skadestånd eller återbetalning i samband med sådana klagomål. II.1.3 Mottagaren skall gottgöra Ungdomsstyrelsen eller kommissionen för alla skador som uppstått till följd av genomförandet av projektet eller bristfälligt genomförande av densamma, utom vid fall av force majeure. II.1.4 Mottagaren är ensam ansvarig gentemot tredje man, även för alla typer av skada som genomförandet av projektet åsamkat tredje man. ARTIKEL II.2 INTRESSEKONFLIKT Mottagaren skall vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika situationer som skulle kunna äventyra ett opartiskt och objektivt fullgörande av avtalet. Intressekonflikter kan särskilt uppstå på grund av ekonomiska intressen, politiska eller nationella kopplingar, familjeskäl, känslomässiga skäl eller andra gemensamma intressen. Alla intressekonflikter som uppstår när avtalet fullgörs måste omedelbart meddelas Ungdomsstyrelsen skriftligen. Mottagaren förbinder sig att omedelbart vidta de åtgärder som krävs för att korrigera situationen. Ungdomsstyrelsen förbehåller sig rätten att kontrollera att dessa åtgärder har avsedd effekt och kan om det visar sig nödvändigt kräva att mottagaren vidtar kompletterande åtgärder, eventuellt förenat med en tidsfrist. ARTIKEL II.3 IMMATERIELL ÄGANDERÄTT II.3.1 Om inte annat anges i avtalet skall mottagaren ha den immateriella äganderätten till resultaten samt till rapporter och andra dokument som har att göra med projektet. II.3.2 Utan att detta påverkar tillämpningen av punkt 1 skall mottagaren ge Ungdomsstyrelsen och Kommissionen rätt att fritt använda resultaten efter eget gottfinnande så länge detta inte strider mot sekretessen eller mot redan befintliga immateriella rättigheter. ARTIKEL II.4 SEKRETESS ARTIKEL II.5 ANVÄNDNING, SPRIDNING OCH OFFENTLIGGÖRANDE AV UPPGIFTER II.5.1 Om inte Ungdomsstyrelsen begär annat skall mottagaren alltid då projektet utannonseras eller offentliggörs, även på konferenser och seminarier, nämna att Europeiska unionen deltar i finansieringen av aktiviteten. Varje gång mottagaren utannonserar eller offentliggör aktiviteten måste det oberoende av form och medium framgå att det är fråga om upphovsmannens synpunkt och att Ungdomsstyrelsen inte ansvarar för eventuell användning av den utannonserade eller offentliggjorda informationen. II.5.2 Mottagaren skall tillåta Ungdomsstyrelsen och Kommissionen att offentliggöra följande information i vilken form och i vilket medium som helst, inbegripet Internet: Mottagarens namn och adress. Syftet med bidraget. Bidragsbeloppet och dess andel av totalkostnaden. Undantag får göras från denna rätt till offentliggörande om spridningen av uppgifterna utgör en risk för mottagarens säkerhet eller kan skada dennes kommersiella intressen, förutsatt att begäran om undantag är motiverad och vederbörligen underbyggd och att Ungdomsstyrelsen uttryckligen godkänner detta. ARTIKEL II.6 UTVÄRDERING AV PROJEKTET Om Ungdomsstyrelsen eller Kommissionen medan aktiviteten pågår eller i efterhand genomför en utvärdering i förhållande till berörda EU-mål eller program, skall mottagaren för Ungdomsstyrelsen, Kommissionen eller de personer som den bemyndigat redovisa alla handlingar eller upplysningar som kan bidra till ett fullgott genomförande av utvärderingen, och således ge Ungdomsstyrelsen, Kommissionen eller de bemyndigade tillgång till handlingar i enlighet med artikel II.19. ARTIKEL II.7 TILLFÄLLIGT AVBRYTANDE AV PROJEKTET II.7.1 Mottagaren får tillfälligt avbryta genomförandet av projektet om omständigheterna, särskilt fall av force majeure, gör genomförandet omöjligt eller alltför svårt. Mottagaren skall utan dröjsmål underrätta Ungdomsstyrelsen om detta och ange alla nödvändiga skäl och övriga upplysningar, inklusive uppgift om när genomförandet förväntas kunna återupptas. Ungdomsstyrelsen och mottagaren förbinder sig att iaktta sekretess i fråga om sådana dokument och uppgifter samt annat material som står i direkt samband med den aktivitet som avtalet gäller, som belagts med sekretess på vederbörligt sätt och vars yppande kan skada den andra parten. Denna skyldighet gäller även efter det att uppgifterna har fullgjorts. II.7.2 Om avtalet inte sägs upp av Ungdomsstyrelsen enligt artikel II.11.2 skall mottagaren återuppta genomförandet så snart som omständigheterna medger och underrätta Ungdomsstyrelsen om detta. Aktivitetens löptid skall förlängas med en tid som motsvarar den period under vilken dess genomförande varit avbrutet. Förlängningen av löptiden samt de eventuella ändringar som kan krävas för att anpassa aktiviteten till de nya omständigheterna skall 1

2 fastställas genom ett tillägg till avtalet i enlighet med artikel II.13. ARTIKEL II.8 FORCE MAJEURE f) Mottagaren skall se till att följande villkor i avtalet, som är tillämpliga på denne enligt artiklarna II.1, II.2, II.3, II.4, II.5, II.6, II.10 och II.19 också tillämpas på underentreprenörerna. II.8.1 II.8.2 Med force majeure avses oförutsedda och exceptionella situationer eller händelser som hindrar någondera parten från att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter, som ligger utanför parternas kontroll och inte har orsakats av något fel eller någon försummelse från deras sida, och som inte har kunnat avhjälpas trots att de har gjort sitt bästa. Force majeure får inte åberopas i fråga om uteblivna eller försenade leveranser av utrustning eller material, konflikter på arbetsmarknaden, strejker eller ekonomiska svårigheter såvida detta i sin tur inte direkt orsakats av force majeure. Om någon av parterna utsätts för force majeure skall denne omedelbart underrätta den andra parten i rekommenderat brev med mottagningsbevis och ange vilket slag av force majeure det handlar om, hur länge tillståndet förväntas vara och vilka förutsägbara effekter det kommer att ha. ARTIKEL II.10 ÖVERLÅTELSE Fordringar på Ungdomsstyrelsen får inte överlåtas. I undantagsfall, om detta är vederbörligen motiverat, kan Ungdomsstyrelsen tillåta att hela eller en del av avtalet och utbetalningar enligt detta överlåts på tredje man, efter en skriftlig motiverad ansökan om från bidragsmottagaren. Det krävs skriftligt tillstånd från Ungdomsstyrelsen innan överlåtelsen genomförs. Om tillstånd saknas eller om de med tillståndet förknippade villkoren inte uppfylls, blir överlåtelsen ogiltig och får ingen bindande verkan gentemot Ungdomsstyrelsen. Överlåtelsen kan under inga omständigheter befria mottagaren från dennes skyldigheter gentemot Ungdomsstyrelsen. ARTIKEL II.11 UPPSÄGNING II.8.3 II.8.4 Ingen av parterna skall anses ha brutit mot sina skyldigheter om orsaken till att de inte kunnat uppfyllas kan hänföras till force majeure. Parterna skall vidta de åtgärder som krävs för att reducera skadan till ett minimum. Vid behov får projektet avbrytas enligt bestämmelserna i artikel II.7. II.11.1 Från mottagarens sida I väl motiverade fall får mottagaren när som helst avstå från bidraget genom att skriftligt säga upp avtalet med 60 dagars varsel, utan att bli ersättningsskyldig för detta. Om ingen motivering lämnas eller om Ungdomsstyrelsen inte godkänner denna, skall uppsägningen anses sakna skälig grund, med de följder som anges i punkt 4 tredje stycket i denna artikel. ARTIKEL II.9 UNDERENTREPRENAD II.11.2 Från Ungdomsstyrelsen sida II.9.1 II.9.2 Om mottagaren inom ramen för de direkta kostnader som är bidragsberättigande enligt den preliminära budgeten måste överlåta delar av aktiviteten på en underleverantör skall en anbudsinfordran riktas till flera potentiella underleverantörer, och kontraktet skall tilldelas den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, det vill säga det som är mest kostnadseffektivt med hänsyn till principerna om öppenhet, likabehandling av anbudsgivarna och vikten av att undvika intressekonflikter. Underentreprenad enligt punkt 1 får användas endast under följande omständigheter: a) En begränsad del av aktiviteten omfattas. b) Beslutet att använda underentreprenad är motiverat med tanke på aktivitetens natur och behoven i samband med dess genomförande. c) De uppgifter som läggs ut skall vara angivna i bilaga I och en kostnadsberäkning skall finnas i budgeten i bilaga I. d) Uppgifter får endast läggas ut på underentreprenad om Ungdomsstyrelsen skriftligen godkänt detta. e) Mottagaren förblir ensam ansvarig för genomförandet av projektet och för att villkoren i avtalet följs. Mottagaren åtar sig att vidta nödvändiga åtgärder för att se till att underentreprenörerna avstår från alla rättigheter gentemot Ungdomsstyrelsen enligt avtalet. 2 Ungdomsstyrelsen får i följande fall säga upp avtalet utan att bli ersättningsskyldig för detta: a) Om en rättslig, ekonomisk, teknisk, organisatorisk eller äganderättslig förändring hos mottagaren på ett betydande sätt kan komma att påverka avtalet eller förändra de grunder på vilka bidraget beviljats. b) Om mottagaren underlåter att uppfylla en väsentlig skyldighet enligt avtalet eller dess bilagor. c) Vid force majeure, anmält enligt regeln i artikel II.8, eller vid avbrott av aktiviteten på grund av exceptionella omständigheter, anmält enligt regeln i artikel II.7. d) Om mottagaren har försatts i konkurs, likvidation eller motsvarande. e) Om mottagaren har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom eller har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen, såvida detta på något sätt kan styrkas. f) Om mottagaren har lämnat felaktiga uppgifter eller lagt fram rapporter som inte stämmer överens med verkligheten i samband med ansökan om det bidrag som avtalet gäller. g) Om mottagaren avsiktligt eller genom försummelse begått en betydande oegentlighet under genomförandet av avtalet eller i något sammanhang gjort sig skyldig till bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet

3 II.11.3 II.11.4 som skadar Europeiska unionens ekonomiska intressen. Som väsentliga oegentligheter räknas alla överträdelser av bestämmelserna i avtalet eller andra regelverk genom handlingar eller försummelser som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på Europeiska unionens budget. Former för uppsägning Avtalet skall sägas upp i rekommenderad skrivelse med mottagningsbevis eller motsvarande. I de fall som avses i punkt 2a, b och d i denna artikel skall mottagaren ha 30 dagar på sig att lämna sina synpunkter och, i förekommande fall, vidta nödvändiga åtgärder för att fortsätta uppfylla sina skyldigheter enligt avtalet. Om inte Ungdomsstyrelsen skriftligen godtar mottagarens synpunkter inom 30 dagar efter det att de mottagits, skall uppsägningen gå vidare. Om uppsägningstid tillämpas får uppsägningen verkan när tiden löper ut. Uppsägningstiden börjar löpa den dag Ungdomsstyrelsens uppsägning mottas. Om ingen uppsägningstid tillämpas i de fall som avses i punkt 2c, e, f och g i denna artikel får uppsägningen verkan dagen efter det att Ungdomsstyrelsens uppsägning mottagits. Följder av uppsägning Vid uppsägning begränsas Ungdomsstyrelsen utbetalningar till mottagarens faktiska bidragsberättigande kostnader den dag uppsägningen fick verkan, enligt artikel II.17. Kostnader för pågående åtaganden som väntas fullbordas efter det att avtalet sagts upp skall inte beaktas. Mottagaren skall ansöka om en slutbetalning enligt artikel II.15.4 inom 60 dagar från den dag uppsägningen fick verkan. Om Ungdomsstyrelsen inte får någon begäran om slutbetalning inom utsatt tid kommer den inte att ersätta de kostnader mottagaren har haft fram till den dag avtalet sades upp, och kommer i förekommande fall att återkräva alla belopp vars användning inte är styrkt genom av Ungdomsstyrelsen godkända verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter. Undantagsvis ersätter Ungdomsstyrelsen inte mottagarens kostnader fram till projektets upphörande och den får i förekommande fall även återkräva alla belopp vars användning inte är styrkt genom av Ungdomsstyrelsen godkända verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter. Detta får ske om Ungdomsstyrelsen har sagt upp avtalet med den uppsägningstid som anges i punkt 3 i denna artikel på grund av att mottagaren inte har lagt fram någon verksamhetsrapport och ekonomisk rapport inom den tid som anges i artikel I.5 och fortfarande inte har fullgjort denna skyldighet inom två månader efter skriftlig erinran från Ungdomsstyrelsen i rekommenderad skrivelse med mottagningsbevis eller motsvarande. Om mottagaren sagt upp avtalet utan skälig grund eller om Ungdomsstyrelsen har sagt upp det av de skäl som anges i punkt 2 e, f eller g, får Ungdomsstyrelsen undantagsvis återkräva hela eller delar av de belopp som betalats ut på grundval av verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter som har godkänts av Ungdomsstyrelsen, i proportion till hur allvarliga förseelserna är och sedan mottagaren fått möjlighet att lämna sina synpunkter. ARTIKEL II.12 EKONOMISKA PÅFÖLJDER I enlighet med budgetförordningen för Europeiska unionens allmänna budget kan alla bidragsmottagare som allvarligt underlåtit att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter bli föremål för ekonomiska påföljder på motsvarande 2 10 % av bidragets sammanlagda värde, med beaktande av proportionalitetsprincipen. Procentsatsen får höjas till en nivå mellan 4 och 20 % om liknande händelser upprepas inom fem år från den första förseelsen. Mottagaren skall skriftligen underrättas om ett eventuellt beslut från Ungdomsstyrelsens sida om att tillämpa dessa ekonomiska påföljder. ARTIKEL II.13 TILLÄGG OCH ÄNDRINGAR II.13.1 II.13.2 II.13.3 Ändringar i avtalet skall göras genom ett skriftligt tillägg. Muntliga överenskommelser är inte bindande för parterna. Ett tillägg får inte syfta eller leda till sådana väsentliga ändringar av avtalet som kan medföra att beviljandet av bidraget ifrågasätts eller att de som ansöker om bidrag behandlas olika. En mottagare som vill göra en ändring i avtalet skall sända en begäran om detta till Ungdomsstyrelsen i god tid innan ändringen är avsedd att träda i kraft, och i varje fall minst en månad innan projektet som helhet avslutas, förutom i vederbörligen motiverade fall och med Ungdomsstyrelsens godkännande. DEL B FINANSIELLA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.14 BIDRAGSBERÄTTIGANDE KOSTNADER II.14.1 För att en kostnad skall kunna betraktas som en kostnad som ger rätt till EU-finansiering skall den uppfylla följande allmänna kriterier: Den skall vara direkt kopplad till syftet med avtalet och vara upptagen i den till avtalet bifogade preliminära budgeten. Den skall vara nödvändig för att genomföra den aktivitet som avtalet gäller. Den skall vara skälig och följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller sparsamhet och kostnadseffektivitet. Den skall ha uppkommit under aktivitetens gång i enlighet med artikel I.2.2 i avtalet. Den skall vara en faktisk kostnad, ha registrerats i mottagarens bokföring i enlighet med tillämpliga bokföringsprinciper och åtföljas av de handlingar som krävs i tillämplig skatte och sociallagstiftning. Den skall vara möjlig att identifiera och kontrollera. 3

4 De bidragsberättigande kostnader som täcks av ett EUbidrag kan ta sig följande former, beroende på kostnadskategori och de särskilda villkoren i avtalet: Återbetalning av en fast procentandel av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna. Schablonbelopp. Utbetalningar genom tillämpning av enhetskostnadstariffer eller schablonbidrag. Mottagarens förfaranden för redovisning och internkontroll skall göra det möjligt att koppla ihop de kostnader och intäkter som deklareras inom ramen för aktiviteten med motsvarande räkenskaper och styrkande handlingar. II.14.4 identifieras som särskilt knutna till genomförandet av aktiviteten och som kan bokföras direkt mot EU-bidraget, men som har ett klart samband med de direkta bidragsberättigande kostnaderna för aktiviteten. Inga direkta bidragsberättigande kostnader får ingå. De indirekta bidragsberättigande kostnaderna för aktiviteten motsvarar endera de faktiska kostnaderna under förutsättning att dessa kan identifieras och motiveras av mottagaren och dennes redovisningssystem eller ett schablonbelopp som fastställts till en procentandel på maximalt 7 % av de totala godkända direkta kostnaderna i enlighet med bestämmelserna i artikel I.3.4. I sistnämnda fall behöver inte motsvarande kostnader redovisas genom styrkande handlingar. Följande kostnader skall inte berättiga till bidrag: II.14.2 De direkta bidragsberättigande kostnaderna för aktiviteten är de som med hänsyn tagen till reglerna om bidragsberättigande kostnader i artikel II.14.1 kan identifieras som särskilt knutna till genomförandet av projektet och som kan bokföras direkt mot EU-bidraget. Som bidragsberättigande räknas särskilt följande kostnader, i den mån de motsvarar de kriterier som fastställs i föregående stycke: Kostnader för personal direkt knuten till aktiviteten, det vill säga egentlig lön och sociala avgifter samt andra lagstadgade kostnader som ingår i ersättningen, såvida dessa personalkostnader inte ligger över genomsnittet enligt mottagarens gängse lönepolitik. Resekostnader och traktamenten för personal som deltar i aktiviteten, såvida dessa motsvarar mottagarens gängse praxis för dylika kostnader eller ligger inom de gränser som anges i de tabeller som årligen antas av Ungdomsstyrelsen för dylika kostnader. Kostnader för förvärv av utrustning (ny eller begagnad), förutsatt att dess värde avskrivs i enlighet med de skatte- och bokföringsregler som gäller för mottagaren och som normalt tillämpas på motsvarande typ av utrustning. Ungdomsstyrelsen får endast beakta den del av avskrivningen som sker under den tid som aktiviteten pågår, om inte det inköpta är av sådan art eller har en sådan användning att detta motiverar en annorlunda behandling från Ungdomsstyrelsens sida. Kostnader för förbrukningsmateriel och förnödenheter, förutsatt att dessa kan identifieras och direkt kopplas till aktiviteten. Kostnader som följer av andra avtal som mottagaren slutit som ett led i genomförandet av aktiviteten, förutsatt att villkoren i artikel II.9 följs. Kostnader som direkt har att göra med avtalsenliga skyldigheter (spridning av information, särskild utvärdering, revision, översättning, mångfaldigande osv.), i förekommande fall inbegripet kostnader för finansiella tjänster (i synnerhet finansiella säkerheter). II.14.3 De indirekta bidragsberättigande kostnaderna för projektet är de som med hänsyn tagen till reglerna om bidragsberättigande kostnader i artikel II.14.1 inte kan II.14.5 Avkastning på kapital. Amorteringar och lånekostnader. Avsättningar för eventuella framtida förluster eller skulder. Övriga räntekostnader. Osäkra fordringar. Kursförluster. Mervärdesskatt, utom om mottagaren kan bevisa att skatten inte kan återfås. Kostnader som deklarerats och täckts inom ramen för en annan aktivitet eller ett annat program som medfört bidrag från den Europeiska unionen. Överdrivna eller mindre välbetänkta utgifter. Eventuella bidrag in natura utgör inte bidragsberättigande kostnader. Ungdomsstyrelsen kan dock i vederbörligen motiverade undantagsfall tillåta att den samfinansiering av aktiviteten som avses i artikel I.3.2 helt eller delvis utgörs av bidrag in natura. I detta fall får deras värde inte överstiga de faktiska kostnader som kan styrkas och vederbörligen motiveras genom räkenskapshandlingar hos tredje man, som utan ersättning har givit bidrag till mottagarna men som själv har haft kostnader för dessa bidrag, eller kostnader som normalt anses gälla på den relevanta marknaden för den berörda typen av bidrag om inga kostnader kan styrkas. Fast egendom kan inte utgöra bidrag in natura. Vid samfinansiering genom bidrag in natura skall ett ekonomiskt värde fastställas för bidragen, och de skall redovisas till detta värde i kostnaderna för aktiviteten som icke bidragsberättigande kostnader och i intäkterna från aktiviteten som samfinansiering genom bidrag in natura. Mottagarna förbinder sig att förvalta dessa bidrag enligt villkoren i avtalet. II Med avvikelse från punkt 3 skall indirekta kostnader inte godkännas för ett projekt som redan får ett driftsanslag från Europeiska Unionen under den aktuella perioden. ARTIKEL II.15 ANSÖKNINGAR OM UTBETALNINGAR Utbetalningar skall ske enligt artikel I.4 i de särskilda villkoren. 4

5 II.15.1 Förfinansiering Förfinansieringen är avsedd att förse mottagaren med likvida medel. När så krävs enligt artikel I.4 förfinansiering skall mottagaren tillhandahålla en finansiell säkerhet ställd av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av EU:s medlemsstater. Borgensmannen skall gå i borgen såsom för egen skuld och får inte begära att Ungdomsstyrelsen först kräver gäldenären (mottagaren). II.15.2 Förfinansiering i flera delutbetalningar När förfinansieringen är uppdelad i flera utbetalningar får mottagaren begära om en ny utbetalning först när den tidigare förfinansieringen utnyttjats i nivå med den procentandel som fastställs i artikel I.4 förfinansiering i flera delutbetalningar. Följande handlingar skall bifogas begäran: En sammanställning av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna. En finansiell säkerhet utställd enligt punkt 1 i den här artikeln (när så krävs i artikel I.4). När så krävs enligt artikel I.4, en rapport om den ekonomiska ställningen och de underliggande räkenskaperna från en extern revisor eller, om mottagaren är ett offentligt organ, från en oberoende och behörig tjänsteman. Andra handlingar som krävs enligt de särskilda villkoren som komplement till begäran om ytterligare förfinansiering. De handlingar som bifogas ansökan om utbetalning skall upprättas enligt artikel I.5 och bilagorna. Mottagaren skall på heder och samvete försäkra att uppgifterna i begäran om utbetalningar är fullständiga, tillförlitliga och rättvisande. Mottagaren skall också försäkra att de kostnader som uppkommit kan anses vara bidragsberättigande enligt bestämmelserna i bidragsavtalet, samt att begäran om utbetalning har stöd i styrkande handlingar som går att kontrollera. II.15.3 Mellanliggande betalningar Ej tillämpligt. II.15.4 Slutbetalning av utestående belopp Slutbetalning kan endast göras en gång och verkställs när projektet fullgjorts, på grundval av mottagarens faktiska kostnader. Den kan utformas som ett betalningskrav om de tidigare betalningarna överskrider det slutliga bidrag som har fastställts enligt bestämmelserna i artikel II.17. Inom den tidsfrist som föreskrivs i artikel I.5 skall mottagaren lämna in en ansökan om slutbetalning, åtföljd av följande handlingar: En slutrapport om verksamheten. En redovisning av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna enligt uppställningen av den preliminära budgeten som gör det möjligt att motivera den begärda utbetalningen i procentandel av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna. Den kvalitativa och kvantitativa information som behövs för att fastställa och motivera den begärda utbetalningen i form av schablonbidrag eller enhetskostnadstariffer på grundval av aktivitetens faktiska genomförande, om tillämpligt enligt artikel I.3.3. En fullständig kostnads och intäktsredovisning för projektet. När så krävs enligt bestämmelserna om slutbetalning i artikel I.4, en rapport om den ekonomiska ställningen och de underliggande räkenskaperna från en extern revisor eller, om mottagaren är ett offentligt organ, från en oberoende och behörig tjänsteman. Syftet är att kontrollera att de finansiella uppgifter som mottagaren lämnat till Ungdomsstyrelsen överensstämmer med de finansiella bestämmelserna i avtalet, att de deklarerade kostnaderna faktiskt har uppkommit, är korrekta och bidragsberättigande och att de deklarerade intäkterna är fullständiga. De handlingar som bifogas begäran om utbetalning skall upprättas enligt artikel I.5 och bilagorna. Mottagaren skall på heder och samvete försäkra att uppgifterna i begäran om utbetalningar är fullständiga, tillförlitliga och rättvisande. Mottagaren skall också försäkra att de kostnader som uppstår kan anses vara bidragsberättigande enligt bestämmelserna i bidragsavtalet, samt att begäran om utbetalning har stöd i styrkande handlingar som går att kontrollera. När Ungdomsstyrelsen har mottagit dessa handlingar förfogar den över den tidsfrist för granskning som anges i artikel I.4 för att: godkänna slutrapporten om verksamheten, begära att mottagaren skall lämna styrkande handlingar eller ytterligare upplysningar som Ungdomsstyrelsen anser nödvändiga för att kunna godkänna denna rapport, eller avvisa rapporten och begära en ny rapport. Om Ungdomsstyrelsen inte reagerar skriftligen inom ovannämnda tidsfrist skall rapporten betraktas som godkänd. Att rapporten godkänns innebär inte att Ungdomsstyrelsen medger att de bifogade deklarationerna och upplysningarna är formellt riktiga, sanningsenliga, fullständiga eller korrekta. Mottagaren underrättas skriftligen om begäran om ytterligare upplysningar eller en ny rapport. Mottagaren förfogar över den tidsfrist som föreskrivs i artikel I.4 för att lämna upplysningarna eller handlingarna. Om Ungdomsstyrelsen begärt kompletterande upplysningar förlängs tidsfristen för granskning med den tid som krävs för att få fram de aktuella upplysningarna. Om Ungdomsstyrelsen avvisat rapporten och begärt en ny rapport skall den i sin tur granskas enligt bestämmelserna i den här artikeln. Skulle även den nya rapporten avvisas, förbehåller sig Ungdomsstyrelsen rätten att säga upp avtalet med hänvisning till punkt 2 b i artikel II.11. ARTIKEL II.16 ALLMÄNNA BESTÄMMELSER OM UTBETALNINGAR II.16.1 Ungdomsstyrelsen utför sina betalningar i EUR från ett eurokonto. Alla belopp i slutrapporten ska redovisas i euro. I detta syfte ska bidragsmottagaren konvertera alla faktiska kostnader till euro till konverteringskursen som tillämpas av banken vid datum för överföring av förfinansieringen från Ungdomsstyrelsen till bidragsmottagaren Betalning skall anses verkställd den dag Ungdomsstyrelsens konto debiteras. II.16.2 Ungdomsstyrelsen får när som helst avbryta de betalningsfrister som anges i artikel I.4 om den underrättar mottagaren om att begäran om betalning avslås, därför att den inte följer bestämmelserna i avtalet, därför att de nödvändiga styrkande handlingarna inte har uppvisats eller därför att det finns misstankar om att vissa kostnader i ansökan inte är bidragsberättigande och behöver kontrolleras ytterligare. 5

6 II.16.3 Ungdomsstyrelsen får även hålla inne sina utbetalningar om mottagaren inte iakttar bestämmelserna i avtalet eller misstänks överträda dess bestämmelser, särskilt efter resultaten av de granskningar och kontroller som föreskrivs i artikel II.19. Ungdomsstyrelsen skall underrätta mottagaren om eventuellt innehållande av utbetalningar i ett rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande. Tidsfristen upphör att löpa från den dag Ungdomsstyrelsens meddelande sänts. Återstoden av betalningsfristen för den utestående betalningen skall åter börja löpa från den dag en korrekt upprättad begäran om betalning diarieförts, de begärda styrkande handlingarna har mottagits eller de innehållna betalningarna åter kan göras. När betalningsfristen i artikel I.4 har löpt ut får mottagaren begära dröjsmålsränta, utan hinder av punkt 2 i den här artikeln, inom två månader efter det att den försenade betalningen mottagits. Dröjsmålsräntan skall beräknas enligt den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpade vid sina senaste refinansieringstransaktioner i euro, plus tre och en halv punkt. Den referensränta som gäller den första dag i den månad då förfallodagen infaller skall tillämpas. Denna räntesats offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C serien. Denna bestämmelse gäller inte nationella offentliga myndigheter i Europeiska unionens medlemsstater som är bidragsmottagare. II.17.3 maximala bidragsbelopp som anges i artikel I.3.1, även om de faktiska bidragsberättigande kostnaderna överstiger de beräknade bidragsberättigande totalkostnader som specificerats i Bilaga I. För att bidragsberättigande kostnader skall återbetalas betalas på grundval av fastställd procentsats, om de faktiska bidragsberättigande kostnaderna när aktiviteten avslutas är lägre än de beräknade sammanlagda bidragsberättigande kostnaderna, begränsas Ungdomsstyrelsens bidrag till det belopp som fås vid tillämpningen av den procentsats för EU-bidrag som anges i Bilaga III för de faktiska bidragsberättigande kostnader som Ungdomsstyrelsen godkänt. Under förutsättning att aktiviteten faktiskt har genomförts fastställs Ungdomsstyrelsens bidrag genom tillämpning av motsvarande betalningssätt när det gäller de bidragsberättigande kostnader som betalats på grundval av enhetskostnadstariffer. Ungdomsstyrelsens bidrag till de bidragsberättigande kostnaderna som täcks av schablonbidrag eller enhetskostnadstariffer begränsas i alla händelser till det tak som anges i Bilaga III. Om de särskilda villkoren eller kraven för beviljandet av detta bidrag, som anges i de särskilda villkoren i avtalet, inte är uppfyllda eller bara delvis uppfyllda när projektet avslutas, skall Ungdomsstyrelsen dra tillbaka eller minska sitt bidrag beroende på graden av genomförandet av villkoren eller kraven. II.16.4 II.16.5 Dröjsmålsränta skall betalas från den kalenderdag som följer på den dag då betalningsfristen löper ut fram till och med betalningsdagen enligt definitionen i punkt 1 i den här artikeln. Dessa räntor skall inte betraktas som intäkter från projektet när det slutliga bidraget fastställs enligt artikel II Att Ungdomsstyrelsen håller inne betalningar skall inte anses utgöra försenad betalning. Nihil Mottagaren skall ha två månader från dagen då Ungdomsstyrelsen fastslagit det det slutliga bidraget i form av resterande slutbetalning eller betalningskravet enligt artikel II.17 eller i annat fall, den dag då slutbetalning mottogs att skriftligen begära information om fastställande av det slutliga bidraget och ange skälen för oenighet. Efter denna tid kommer sådana krav inte längre att beaktas. Ungomsstyrelsen förbinder sig att svara skriftligen inom två månader efter den dag då begäran om information har mottagits och ange skälen till sitt svar. Detta förfarande påverkar inte ansökarens rätt att överklaga Ungdomsstyrelsens beslut enligt artikel I.8. Enligt villkoren i nationell lagstiftning på detta område måste sådana överklaganden göras inom 3 veckor efter delgivningen av beslutet till ansökaren eller i annat fall, efter den dag då sökanden fick kännedom om beslutet. ARTIKEL II.17 FASTSTÄLLANDE AV DET SLUTLIGA BIDRAGET II.17.1 II.17.2 Utan att det påverkar de upplysningar som lämnas vid en senare tidpunkt med tillämpning av artikel II.19 skall Ungdomsstyrelsen fastställa beloppet på det slutliga bidrag som skall beviljas mottagaren på grundval av de handlingar som avses i artikel II.15.4, efter det att Ungdomsstyrelsen har godkänt dem. Det totala belopp som Ungdomsstyrelsen betalar ut till mottagaren får under inga omständigheter överstiga det 6 II.17.4 II.17.5 II.17.6 Mottagaren accepterar att bidraget begränsas till det belopp som krävs för att skapa jämvikt mellan aktivitetens intäkter och kostnader och att bidraget inte under några omständigheter kan ge någon vinst. Vinst anses uppstå om summan av de faktiska intäkterna överstiger de totala faktiska kostnaderna för aktiviteten. De faktiska intäkter som därvid skall beaktas är de som har konstaterats, genererats eller bekräftats vid tidpunkten för mottagarens upprättande av begäran om slutbetalning för finansieringen utanför EU-bidraget, med tillägg för det bidrag som har fastställts genom tillämpning av de principer som anges i andra och tredje styckena i denna artikel. Enligt denna artikel skall man endast beakta de faktiska kostnader för projektet som motsvarar kategorierna för beräknade kostnader i den preliminära budget som avses i artikel I.3.3 och som redovisas i bilaga I. De ickebidragsberättigande kostnaderna måste under alla omständigheter täckas av finansieringskällor utanför den Europeiska unionen. Alla fastställda överskott skall leda till en motsvarande minskning av bidragsbeloppet. Utan att det påverkar möjligheten att säga upp avtalet enligt artikel II.11 och utan att det påverkar Ungdomsstyrelsens möjlighet att tillämpa de sanktioner som avses i artikel II.12, kan Ungdomsstyrelsen minska det bidrag som ursprungligen planerats om den överenskomna aktiviteten inte genomförts eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent. Bidraget minskas så att det motsvarar den del av aktiviteten som har genomförts enligt villkoren i avtalet. På grundval av det slutliga bidrag som således fastställs och de kumulerade betalningar som Ungdomsstyrelsen tidigare har genomfört enligt avtalet fastställer Ungdomsstyrelsen slutbetalningsbeloppet till ett belopp motsvarande de belopp som återstår att betala ut till mottagaren. Om de sammanlagda betalningar som tidigare verkställts överskrider beloppet för det slutliga bidraget ställer

7 II.17.7 Ungdomsstyrelsen ut ett betalningskrav på det överskjutande beloppet. Om det rör sig om ett Fleraktivitetsprojekt avser denna Artikel varje enskild aktivitet inom projektet. ARTIKEL II.18 ÅTERKRAV II.18.1 Om belopp felaktigt har utbetalats till mottagaren eller om avtalsvillkoren ger rätt till återvinning skall mottagaren betala tillbaka överskjutande belopp på det sätt och inom den tidsfrist som har fastställts av Ungdomsstyrelsen. II.18.2 Om betalningen inte verkställts den dag Ungdomsstyrelsen fastställt skall dröjsmålsränta utgå med den räntesats som anges i artikel II Dröjsmålsränta skall erläggas från den kalenderdag som följer på den dag då betalningsfristen löper ut fram till den kalenderdag då hela fordran är återbetald. II.18.3 Vid delbetalning skall avräkning först göras på avgifter och dröjsmålsräntor och sedan på huvudbeloppet. Har betalningen inte gjorts inom utsatt tid får Ungdomsstyrelsens fordran inkasseras genom avräkning på mottagarens fordran, oavsett form, om mottagaren informeras på förhand i ett rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande. Ungdomsstyrelsen får också göra anspråk på den finansiella säkerhet som ställts enligt artikel II I undantagsfall får Ungdomsstyrelsen, när det är nödvändigt för att skydda den Europeiska unionens ekonomiska intressen, återvinna beloppet genom avräkning före utsatt betalningsdag. Detta kräver inget förhandsbeviljande från mottagaren. II.19.4 från dessa revisioner kan eventuellt leda till att Ungdomsstyrelsen fattar beslut om återkrav. Mottagaren förbinder sig att låta Ungdomsstyrelsen, Kommissionens anställda och externa personer med uppdrag av Ungdomsstyrelsen eller Kommissionen få tillträde till platser och lokaler där aktiviteten har genomförts samt tillgång till all nödvändig information, inklusive i elektronisk form, för att revisionen skall kunna utföras på ett tillfredsställande sätt. II.19.5 I enlighet med rådets förordning (EG, Euratom) nr 2185/96 och rådets och Europaparlamentets förordning (EG) nr 1073/1999, får även Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (OLAF) genomföra kontroller och inspektioner på platsen enligt de förfaranden som föreskrivs i den Europeiska unionens lagstiftning för att skydda den Europeiska unionens finansiella intressen mot bedrägerier och andra oegentligheter. Resultaten från dessa kontroller kan eventuellt leda till att Ungdomsstyrelsen fattar beslut om återkrav. II.19.6 Europeiska revisionsrätten skall ha samma rättigheter, särskilt tillträdesrätt, som Ungdomsstyrelsen och Kommissionen i fråga om kontroller och revisioner. II.18.4 II.18.5 Om återkravet omfattar bankavgifter skall mottagaren helt stå för dessa. Bidragsmottagaren är medveten om att utebliven återbetalning kan leda till att ärendet överlämnas till inkasso. ARTIKEL II.19 KONTROLL OCH REVISION II.19.1 Mottagaren förbinder sig att tillhandahålla alla de detaljuppgifter som begärs av Ungdomsstyrelsen, Kommissionen eller andra behöriga externa organ som av Ungdomsstyrelsen eller Kommissionen tilldelats befogenhet att se till att projektet och bestämmelserna i avtalet genomförs på ett tillfredsställande sätt. II.19.2 Mottagaren skall till Ungdomsstyrelsens och Kommissionens förfogande förvara samtliga originalhandlingar, särskilt räkenskapshandlingar och skattehandlingar, eller, i undantagsfall, vederbörligen bestyrkta och attesterade kopior av alla handlingar som hör samman med avtalet i upp till fem år efter den slutbetalning av utestående belopp som avses i artikel I.4. II.19.3 Mottagaren accepterar att Ungdomsstyrelsen eller Kommissionen, antingen direkt via sina anställda eller genom utvalda externa organ som fått motsvarande befogenhet, får granska hur bidraget använts. Revisionerna kan göras under hela genomförandetiden för avtalet fram till slutbetalningen och under en period på fem år från datumet för slutbetalningen. Resultaten 7