Så lyckas du med upphandling av arkitektttjänster Staffan Carenholm Staffan Carenholm AB staffan.carenholm.@telia.com 070-5916704 www.staffancarenholm.se
Handledningen Partsgemensamt utarbetad i stort samförstånd Lyfter fram det specifika när det gäller köp av arkitekt- och teknikkonsulttjänster. Ger vägledning och stöd. Ger råd och lämnar förslag, tar ställning där det behövs
Idéer och lösningar Lösningen på uppgiften formas i uppdraget, inte i anbudet. Det är därför aldrig möjligt att i detalj kvantifiera eller specificera tjänsten förrän den är utförd. Man köper på förväntan. I upphandlingen gäller det att kunna bedöma leverantörens förmåga att kunna tillhandahålla de idéer och lösningar som totalt sett beräknas ge det bästa resultatet i projektet.
Fyra steg 1. Beskriva uppgiften och kraven på den som ska utföra den. 2. Begränsa kravställandet till vad som är direkt relevant för uppgiften så att kretsen av anbudssökande inte blir ohanterligt stor. 3. Värdera vad anbudsgivarnas förmåga, kompetens och erfarenhet betyder för att lösa uppgiften. 4. Förstå vad stundens upphandlingskostnad betyder i det längre perspektivet och vilka faktorer som ytterst är kostnadsdrivande
Tänk på att.. Objektets livslängd och livslängdskostnad är det centrala, inte den momentana konsultkostnaden. Objektets kostnad låses till väsentlig del i projekteringsskedet. Genom rätt använd konsultinsats påverkas kostnader bäst både i utförande och i förvaltning. Kostnaden för projektering utgör erfarenhetsmässigt oftast en mycket liten del, en till ett par procent, av objektets totalkostnad.
Ha också i minnet Att man köper på bedömning och förväntan. Kraven på en konsultupphandling är oftast målformulerade. Att kriterier för bedömning av anbud därmed måste ta hänsyn till kompetens, erfarenhet, bedömd förmåga att lösa uppgiften samt andra kvalitetsvariabler. Att utvärdering av anbud är inte en strikt kalkyl, utan en sammanvägd bedömning av en rad tilldelningskriterier. Att det är viktigt att formulera kriterierna på ett sådant sätt att manöverutrymmet i anbudsprövningen inte blir alltför kringskuret.
Det här ska jag prata om Direktupphandling Ramavtal Utvärderingsmodeller Referenstagning Pris och kvalitet Lite att tänka på
Direktupphandling Checklista vid direktupphandling: Finns ramavtal? Återkommande behov? Bedömning av värdet av det som ska upphandlas, finns fastställda riktlinjer för upphandling? Kan upphandling göras direkt av den som, enligt gällande rutiner, identifierat behovet? Bör upphandlingen göras i samråd med upphandlingsavdelning? Ska flera frågas? Kan det räcka med enklare prisförfrågningar?
Direktupphandling Direktupphandling kontra ramavtal Är ramavtalet exklusivt eller ges förbehåll för rätten att kunna direktupphandla vid sidan av ramavtalet? Ska stort och smått kunna blandas på ramavtalet eller ska upphandlingar inom ett visst värdeintervall omfattas av ramavtalet? Hur ska i så fall en övre och undre gräns fastställas? Det kan vara klokt att ha ett visst manöverutrymme för direktupphandling vid sidan av ramavtalet. Viktigt med klargörande och riktlinjer.
Direktupphandling Avtalsvärde och upphandlande myndighet Vid beräkning av avtalsvärdet måste man räkna in direktupphandlingar av samma slag som myndigheten har genomfört eller kommer att genomföra under räkenskapsåret. Inom en och samma juridiska person (exempelvis kommunen) kan finnas flera upphandlande myndigheter. Den enhet som själv (exempelvis fastighetskontoret) svarar för en upphandling och fattar beslut i upphandlingen oberoende av någon annan del av kommunen bör betraktas som självständig upphandlande myndighet
Direktupphandling Begreppet av samma slag Begreppet är omdiskuterat. Vägledning om vad som utgör en upphandling av samma slag saknas Begreppet tolkas ofta för snävt (Exempel: arkitekttjänster är inte bara bananer, utan allt man kan tänkas fylla fruktkorgen med, jmf Kammarkollegiet) Beräkning av värdet av ett kontrakt (LOU 15 kap 3a ) - myndigheten ska beakta värdet av direktupphandlingar av samma slag under räkenskapsåret En upphandling får inte delas upp i syfte att kringgå bestämmelserna i LOU
Direktupphandling Arkitekt- och teknikkonsulttjänster sällan av samma slag Direktupphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster avser normalt skilda tjänster för sinsemellan olika projekt. Tjänsterna avser ständigt olika projekt, vilket i sig konstituerar en skillnad i fråga om krav, förutsättningar och tjänsteinnehåll. När myndigheten köper dessa tjänster gör man det för vitt skilda projekt som kräver olika slags erfarenheter, inriktning och kompetenser hos leverantörerna
Direktupphandling Exemplet arkitekttjänster: Kan avse planering, byggnader, anläggningar, landskap och inredning. Kan avse program- eller utredningsarbete, förstudier samt olika sorters handlingar under projekteringens olika faser. Tjänster i dessa olika skeden har olika kunskapsinnehåll och kan inte beskrivas som tjänster av samma slag.
Direktupphandling Inte heller kan arkitekttjänster avseende bostäder, vård- och omsorgsbyggnader, kontor, skolor, idrottsoch fritidsanläggningar sägas vara av samma slag eftersom arbete med olika typer av projekt kräver skilda kompetenser och kunskaper. Vad som ovan sagts gäller också för teknikkonsulttjänster. Teknikkonsulter har sinsemellan skilda utbildningar och kompetenser, exempelvis gällande konstruktion, el, vvs, energi och miljö
Direktupphandling Sammanfattning: Tjänster av samma slag inom området får beskrivas som repetitiva tjänster med likadant tjänsteinnehåll avseende likadana projekt. Sådana arkitekt- och teknikkonsulttjänster är sparsamt förekommande. Med tanke på arkitektoch teknikkonsulttjänsternas natur är det förhållandevis få tjänster som kan sägas vara av samma slag.
Direktupphandling Kritik och framtiden Kritik mot för lågt satt fast beloppsgräns för direktupphandling (SKL, Byggherrarna, STD, Sveriges Arkitekter, Konkurrensverket) Kostnaderna för att delta i upphandlingar har ökat. Lågt satt gräns för direktupphandling och den stora förekomsten av ramavtal missgynnar mindre företag. Sverige avviker från de nordiska grannländerna. Gränserna är i Danmark 500 000 DKR, i Norge 500 000 NOK och i Finland 30 000.
Ramavtal (med flera leverantörer) Ramavtal omfattning? Ramavtal har fått en omfattning som få kunnat förutse. För stor omfattning enligt vår mening. SKL bedömer att ramavtalen uppgår till 60-70 procent av kommunernas och landstingens upphandlingar Sannolikt ligger också 60-70 procent av upphandlingen av arkitekt- och teknikkonsulttjänster under ramavtal. Tillförlitlig statistik saknas dock. Det är uppenbart att det frekventa nyttjandet av ramavtal har gynnat större leverantörer på mindre leverantörers bekostnad myndigheter köper trygghet.
Ramavtal Ramavtal för tjänster av mindre värde Ramavtalsupphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster bör begränsas till tjänster av mindre värde. Vid upphandling av tjänster av större värde, även om de är återkommande, bör annat tillgängligt upphandlingsförfarande än ramavtal användas. Utgångspunkten för ramavtal är att skaffa sig en beredskap för att under ramavtalstiden kunna hantera mindre uppdrag gällande underhåll, omoch tillbyggnad samt andra mindre uppgifter där viss konsultinsats erfordras.
Ramavtal Vad vill man uppnå? Att, genom ramavtalet, ha tillgång till ett urval av leverantörer som har förmåga, kompetens och erfarenhet av olika slags uppgifter som ska upphandlas inom ramavtalet (bredd och beredskap). Att, i varje situation, kunna välja den leverantör som kan antas ha bäst förmåga att lösa den aktuella uppgiften (lämplighet). Att, i övrigt, förebygga begränsande inlåsningar eller onödig resursåtgång när uppdrag läggs ut inom ramavtalet (effektivitet och smidighet).
Ramavtal Om inte alla villkor är angivna? När ramavtalet avser tjänster som inte i förväg exakt kan preciseras blir det också svårt, och oftast i praktiken omöjligt, att i själva ramavtalsupphandlingen precisera alla kontraktsvillkor. Man vet vid ramavtalsupphandlingen inte exakt vilka uppdrag som kommer att aktualiseras och vilka krav som kommer att ställas på den arkitekt eller teknikkonsult som ska utföra uppdraget. Om inte alla villkor är angivna redan i ramavtalet ska förnyad konkurrensutsättning ske. Samtidigt vill såväl upphandlande myndighet som leverantörer undvika förnyad konkurrensutsättning.
Ramavtal Om inte alla villkor är angivna? Begreppet alla villkor tar fasta på villkoren vid mer standardiserad upphandling. Vid upphandlingar av tjänster som kvalitativt formas när de väl utförs är det rimligt att utgå ifrån begreppet väsentliga villkor. Det går oftast inte att ange samtliga villkor för uppdrag som inte är väl preciserade och för vilka man inte alltid i förväg vet hur kraven på utförande ska ställas. Om de basala kontraktsvillkoren är preciserade kan förnyad konkurrensutsättning undvikas.
Ramavtal Måste rangordning göras? Tilldelning av kontrakt sker genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Kontrakt ska tilldelas den leverantör som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de villkor som angetts i ramavtalet (LOU 5 kap 6 ). Innebär det alltid krav på rangordning och att högst rangordnad leverantör alltid ska tillfrågad först? Nej, kravet på strikt rangordning är en svensk tolkning, utan stöd i EG-rätten. Det krävs att ramavtalet innehåller villkor i form av rangordning eller annan fördelningsnyckel som säkrar att tilldelningen sker på ett objektivt sätt. Upphandlingsutredningen
Ramavtal Fördelningsnyckel - en möjlighet Det exakta behovet av kompetens vid avropstillfället kan inte alltid avgöras då ramavtalsupphandlingen sker. Kompetensförändringar hos leverantörerna kan också ha skett. Svårigheten att beskriva kommande uppdrag ökar risken för accept av anbud som i efterhand inte visar sig vara så förmånliga som antogs vid upphandlingstillfället. Genom att använda sig av principen att det slutliga valet av leverantör ska avgöras vid avropstillfället mot bakgrund av vilken sorts kompetens som behövs, kan man undvika att för uppgiften fel leverantör anlitas.
Ramavtal Fördelningsnyckel en möjlighet En i förväg fastställd fördelningsnyckel ökar den upphandlande myndighetens möjlighet att göra rätt val i varje upphandling. Fördelningsnyckel kan konstrueras på olika sätt, men en vanlig modell är en procentuell fördelning där upphandlande leverantörer tillförsäkras viss volym enligt en fallande skala, där leverantör med bästa anbud garanteras störst volym. Modellen med fördelningsnyckel garanterar alla upphandlade leverantörer viss volym. Ramavtalsupphandlingar bör ge upphandlade leverantörer en reell möjlighet till tilldelning.
Ramavtal Hur intressant är timpriset? Risk för att offererat timpris uppfattas som det enda riktigt mätbara tilldelningskriteriet. Om timpris används som enda eller huvudsakligt tilldelningskriterium bortser man i praktiken från att värdet av tjänsten bestäms av kompetensen hos leverantörens team eller enskilda konsulter. Även vid ramavtalsupphandling måste utrymme ges för bedömningar och subjektiva värderingar inom de ramar LOU ger om val av ekonomiskt mest fördelaktiga anbud.
Utvärderingsmodeller Förfrågningsunderlaget Upprätta förfrågningsunderlaget med hjälp av AMA AF Konsult 10. Det är viktigt med genomarbetade förfrågningsunderlag, strukturerade och uppställda på ett sätt som utgör branschnorm. Respektera ABK 09, särskilt utarbetat för köp av arkitekt- och teknikkonsulttjänster. Gör inte generella avsteg, bara sådana som är nödvändigt projektspecifika. Överväg noga vilken vikt olika tilldelningskriterier ska ha och hur de sinsemellan ska samspela.
Utvärderingsmodeller Vad är relevanta tilldelningskriterier? Den goda lösningen, den rätta lösningen eller den sammantaget bästa lösningen får man aldrig fram genom att enbart bedöma anbudsgivarens formella kapacitet för uppgiften i kombination med någon slags prisbedömning. Att enbart låta priset avgöra bland dem som klarat kvalificeringskraven är att bortse från detta. Att värdera anbudsgivarens förmåga att hantera uppgiften är ett centralt element i all upphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster.
Utvärderingsmodeller Det som ska bedömas är oftast förmågan att (exempel) Föreslå rätt angreppssätt Förstå krav och önskemål på funktion Utarbeta en estetisk tilltalande lösning Bedöma kostnader och lämna underlag för kalkylering Föreslå lösningar för energieffektivitet och minimering av miljöpåverkan
Utvärderingsmodeller Bedömning av anbudsgivarens förmåga Det är alltid en fråga om att värdera den projektansvarigas, övriga nyckelpersoners och projektgruppens kvalifikationer och lämplighet för uppgiften. Gäller oavsett uppgiftens storlek och komplexitet. Allt som har och göra med individers kapacitet och förmåga kan beskrivas som mjuka parametrar. Dessa bör regelmässigt tillmätas större betydelse än priset vid upphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris Priset som tilldelningskriterium har olika stor betydelse i olika upphandlingar. Ju mer standardiserat föremålet för upphandlingen är desto större betydelse har normalt priset. Är uppgiften mer komplex läggs normalt den största vikten vid de mjuka parametrarna. När tilldelningskriterier och utvärderingsmodell bestäms är det viktigt att upphandlaren har klart för sig hur anbudens spridning kvalitets- respektive prismässigt kan påverka utfallet.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris En av upphandlarens viktigaste uppgifter är att skapa förtroende och respekt för den egna värderingen av anbuden. Den upphandlande myndigheten måste därför noga överväga hur de mjuka parametrarna ska kunna värderas innan förfrågningsunderlaget fastställs. Som regel kan det vara svårare att skilja anbudsgivare åt med avseende på kriterier som erfarenhet, kompetens, referenser och liknande kvalitetskriterier än med avseende på priset.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris Skillnaderna mellan offererade priser är normalt större än de kvalitetsmässiga skillnaderna mellan leverantörernas anbud. Om kvalitetsparametrarna värderas högre än priset, säg 60-40 eller 70-30, kan priset ändå till slut bli helt utslagsgivande beroende på oväntat stor prisspridning.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris Vill man att kvalitet till slut ska väga mer än pris måste man lägga stor omsorg på att utforma skalor och spännvidd i poängsättning så att eftersträvat resultat uppnås. Ett sätt kan vara att testa utvärderingsmodellen mot fiktiva anbud där kvalitetsspridning är mindre än prisspridningen. Om priseffekten då visar sig omkullkasta det utfall i avvägningen mellan kvalitet och pris man önskar sig bör modellen sannolikt konstrueras om.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris Är föremålet för upphandlingen väl preciserat och beskrivet minskar risken för oväntat stor och svårhanterlig prisspridning. Får man en prisspridning på 1:3 eller 1:4 innebär det sannolikt att anbudsgivarna tolkat åtagandet olika. Då kan inte upphandlaren fullt ut jämföra och utvärdera anbuden. Det ligger normalt inte i upphandlarens intresse att få alltför stor prisspridning i anbuden. Oväntat stor prisspridning kan bero på prisdumpning, missuppfattningar eller artighetsanbud. Inget av detta vill upphandlaren i normalfallet ha.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris Det finns olika sätt att säkerställa att man får rätt avvägning mellan kvalitet och pris. Ett sätt är att, genom en förfrågan, ta reda på det genomsnittliga marknadspriset på en viss tjänst och därefter fastställa ett pris (exempelvis timpris) och därefter låta anbudsgivarna tävla med bäst offererad kvalitet för det i förväg fastställda priset.
Utvärderingsmodeller Kvalitet och pris Det finns också andra sätt att undvika fel utfall i utvärderingsmodellen. Exempel: Anbud upp till 0,8 x medelanbudspris erhåller max poäng. Anbud över 1,5 x medelanbudspris får noll poäng. Däremellan erhålls poäng enligt en fallande skala. Medelanbudspris räknas ut av samtliga anbud (exklusive högsta och lägsta anbud i de fall de avviker från medelanbudspris mer än 50 % och under förutsättning av att det inkommit fler än tre anbud.
Modeller för pris- och kvalitetsvärdering Olika modeller: 1. Strikt prövning mot de obligatoriska kraven. 2. Fixerat pris och kvalitetskonkurrens. 3. Poängvägning 4. Kvalitetsvärderingsmodeller
Modeller för pris- och kvalitetsvärdering 1. Strikt prövning mot obligatoriska krav Innebär att anbudspris blir avgörande i anbudsutvärderingen efter det att obligatoriska krav uppfyllts i kvalificeringsfasen. Mindre lämplig modell eftersom kvalitetsparametrar alltid bör tillmätas stor betydelse vid slutlig utvärdering av anbud. 2. Fixerat pris och kvalitetskonkurrens Inte så vanlig modell, men bör prövas i större utsträckning. Fördel: eliminerar underprissättning, prisdumping och även upplevt väl tilltagna priser
Modeller för pris- och kvalitetsvärdering 3. Poängvägning Mest vanligt förekommande modell. Viktigt att poängsätta kvalitetsskillnader mellan förslagen så att poängsättningen speglar det rätta förhållandena mellan alternativen. Utvärderingsmodeller som bygger på relativ poängsättning bör undvikas. Problemet med relativ poängsättning är att valet mellan två alternativ görs beroende av förekomsten av ett irrationellt alternativ. Uppfyller inte kravet på en rationell beslutsmetod.
Modeller för pris- och kvalitetsvärdering 4. Kvalitetsvärdering I denna modell värderas olika kvalitetsnivåer i pengar och därefter adderas eller subtraheras dessa värden för varje anbud
Referenser Vad är referenstagning? Referenstagning, intervjuer eller presentationer är inte självständiga urvals- eller tilldelningskriterier utan metoder för att få bra underlag för bedömning av ett urvalskriterium i kvalificeringsfasen (teknisk och yrkesmässig kapacitet) eller ett tilldelningskriterium i anbudsprövningsfasen (bedömning av ett anbuds beskrivna kvalitet eller mervärde).
Referenser Referenstagning viktig, men tenderar till att bli formaliserad och slentrianmässig, därmed inte så värdefull och utslagsgivande. Referenser är ett instrument för att bedöma dels de anbudssökandes kvalifikationer, dels avgivna anbuds kvalitet. Viktigt att hitta former som inte reducerar värderingen av kompetens och förmåga till en ren formalitet.
Referenser Vems är ansvaret? Det är alltid den upphandlande myndighetens ansvar att göra kvalitets- och kompetensbedömningen av de anbudssökande ansvaret kan inte överföras på referenterna. Formerna för referenstagning får inte strida mot de grundläggande kraven på transparens, likabehandling och förutsägbarhet.
Referenser Hur gör man referenstagningen utslagsgivande? Traditionell referenstagning via tidigare kunder ger sällan hela bilden. Intervju eller presentation ökar manöverutrymmet för den upphandlande myndigheten och ger ett säkrare underlag för bedömning. Jämför processen vid anställning. Intervju eller presentation behöver inte vara mer resurskrävande och vad är det i långa loppet som kostar?
Referenser Referenstagning i kvalificeringsfasen Avser företagets tekniska förmåga Referenstagning i anbudsprövningsfasen Avser bedömningen av anbudet, exempelvis det team eller de nyckelpersoner företaget offererar i sitt anbud. OBS! Aktuell dom Kammarrätten i Göteborg, 6749-11
Referenser Rättsfall EG-domstolen 2008-01-24, C-532/06 Lianakis Kammarrätten i Stockholm, 2008-12-19, 5512-08 Kammarrätten i Göteborg, 2008-12-29, 5910-08
Referenser Rättsfall Kammarrätten i Göteborg, 2009-02-03, 7332-08 Kammarrätten i Sundsvall, 2009-02-13, 3474-08 Kammarrätten i Stockholm, 2009-07-03, 3014-08
Referenser Rättsfall Kammarrätten i Stockholm, 2009-10-01, 3582-09 Kammarrätten i Stockholm 2011-06-10, 862-11 Kammarrätten i Sundsvall 2011-10-07, 2129-11
Lite att tänka på Hur ser det gemensamma ansvaret ut för en god upphandlingskultur? Hur åstadkommer vi former för gemensam diskussion och erfarenhetsutbyte kring upphandlingens problemfrågor?
Lite att tänka på Det är viktigt att samspelet mellan nyttjare av tjänsten och upphandlande myndighet fungerar väl när det gäller planering av upphandlingsprocessen och utformning av utvärderingsmodell. Det är angeläget med en dialog mellan upphandlande myndigheter och marknaden för att uppnå ömsesidig förståelse och förtroende
Lite att tänka på Det är klokt att nyttja AMA AF Konsult 10 som stöd för att utforma tydliga upphandlingsunderlag. Det är också angeläget för det ömsesidiga förtroendet att det branschgemensamt överenskomna standardavtalet ABK 09 respekteras.
Lite att tänka på Det är ett ömsesidigt intresse att upphandlingsprocessen planeras så att såväl den upphandlande myndigheten som leverantörerna besparas onödigt resurskrävande arbete Det är ett ömsesidigt intresse att utvärderingsmodeller utformas så att seriös priskalkylering uppmuntras före taktisk prissättning, prisdumping, nollanbud eller artighetsprissättning.
Lite att tänka på Det är angeläget att upphandlande myndigheter skaffar sig kunskap om marknaden och konkurrenssituationen. Det är också angeläget att leverantörerna skaffar sig god kunskap om regelverket för den offentliga upphandlingen och förstår de regler som omger offentlig upphandling.
Lite att tänka på Det är angeläget att upphandlingsprocesser befrias från onödiga överprövningar vilket kan ske genom en ökad dialog mellan upphandlare och marknaden Att såväl upphandlande myndigheter som leverantörer ser återkommande uppföljning av genomförda upphandlingar som en ömsesidig läroprocess
affan Carenholm AB Staffan.carenholm@telia.com www.staffancarenholm.se 070-5916704