SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (8) 18 Dnr 2013/20-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, Borgholm Energi. Till dagens sammanträde är presidiet i Borgholm Energi AB inbjudna för information och diskussion om gemensamma ärenden. Ordföranden i Borgholm Energi AB Stig Bertilsson (C) informerar om - byggnationen av Resedan. - biogasutredningen. - bolagets investeringsbudget 2013 - VA-projekt Binnerbäck-Vedborm, - kommande behov av om/tillbyggnad av reningsverk i Böda och Sandvik - klassningssystem för verksamhetsområden för vatten och avlopp. - utbyggnad av vatten och avlopp. - bolagsstämman 2013-04-10. Under mötet diskuteras följande möten i avvaktan på kommande tjänsteskrivelse och beslut: - granskningsrapport - fastighetsunderhåll. - vikten av att kommunstyrelsen har inflytande över VA-planerna som måste hänga ihop med översiktsplaner och fördjupade översiktsplaner. - utbyggnaden av vatten och avlopp. - uppdraget till bolaget (KSAU 312/12) gällande hur de kan vara behjälpliga vid utbyggnad och nedgrävning av fiberoptik för bredband. - Triangeln - markvärdering. 19 Dnr 2012/166-007 KS Granskningsrapport - fastighetsunderhåll, diskussion. Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att granska om Borgholms kommunstyrelse genomför fastighetsunderhåll på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt. Granskningen ligger inom den av revisorerna beslutade revisionsplanen. Av rapporten framgår bland annat revisorerna bedömning att - kommunens fastigheter inte underhålls på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. - fastighetsavdelningen inte gör någon strukturerad och dokumenterad uppföljning av underhållskostnaderna och fastigheternas standard samt att fastighetsregistret inte är uppdaterat. - utvändigt och invändigt underhåll av fastigheterna är mycket eftersatt. - underhåll inräknas i investering, vilket strider mot god redovisningssed. Rapporten överlämnades 2012-10-04 för beaktande och redovisning av åtgärder senast 2013-03-31.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (8) Vid dagens möte med direktionen för Borgholm Energi lyfts rapporten för diskussion innan tjänsteskrivelse och politisk behandling. Bolagets ordförande Stig Bertilsson (C) redogör för att det tidigare i budget, med stöd av dåvarande revisorer, fanns ett investeringskonto (1010) som användes för att höja standarden. Revisorerna framförde sedan synpunkter på att underhåll redovisades som investering och kommunen ändrade redovisningssystemet och underhållet förs numera på driftbudgeten. I budget har inte tillräckligt med pengar reserverats för underhåll. Sune Axelsson (S), Borgholm Energi, framför synpunkter på att den förändrade vaktmästarorganisationen kan vara en anledning till att underhållet brustit. Ordförande Lisbeth Lennartsson (C) informerar att det i driftbudget 2013 finns reserverat 1 mkr för underhåll. Vidare framhålls att - framtagande av lokalförsörjningsplan ska högprioriteras. - underhållsåtgärder av små skador/brister som snabbt kan orsaka större skador ska prioriteras under 2013 Ledningsgruppen har uppdraget att i tjänsteskrivelse redovisa åtgärder med anledning av revisionsrapporten. Ärendet kommer att behandlas politisk efter att tjänsteskrivelse inkommit. 20 Dnr 2013/7-149 KS Information näringslivsfrågor, Ölands Företagare. Till dagens sammanträde har Eivon Gustafsson, ordförande i Ölands Företagare, bjudits in för dialog om hur kommunen kan arbeta med näringslivsfrågorna då Ölands Näringslivskontor läggs ned. Vid mötet framgår att företagarna efterlyser politisk enighet och att kommunen måste tillsätta resurser som hanterar näringslivsfrågorna samt att den som handlägger näringslivsfrågorna måste finnas nära kommunledningen. Ordförande Lisbeth Lennartsson (C) informerar att - arbetsutskotten i de båda Ölandskommunerna har träffats för diskussion bland annat om fördelning av personaltimmar på Ölands Närings livskontor under större delen av 2013. - i dagsläget finns inga extra resurser i kommunen utöver befintliga personer inom kommunledningskontoret. - personalen på näringslivskontoret ska under avvecklingstiden fortsätta att arbeta med näringslivsfrågorna. - den framtida strukturen för dessa frågor i Borgholms kommun ännu inte har beslutats politiskt.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (8) - kommunen har för avsikt att öppna ett servicecenter i Stadshuset, - webbutbildning till diplomerade företagslotsar är planerad enligt modell från Hultsfred, framarbetat i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting och Linnéuniversitetet. Vid mötet konstateras att kommunledningen kommer att bjudas in till företagarnas kommande frukostmöten, där de olika företagarorganisationerna kan ställa frågor och framföra vad de vill ha ut av kommunens näringslivsarbete. 21 Information, kommunchefen. Kommunchef Christina Madeling informerar om - planerat studiebesök i jämförelsekommunen Simrishamn för ledningsgrupp och politiker. - planerad föresläsning om salutogent ledarskap 2013-03-01 för politiker och cheftjänstemän. - planerna för ett servicecenter i Stadshuset. Ritning för ombyggnad etapp 1 ombyggnad disk och dörrar och ev etapp 2 ombyggnad arkiv presenteras. Kostnaden för etapp 1 beräknas till ca 210 tkr. Kommunstyrelsens arbetsutskott ser positivt på servicecenter. - kommunledningskontoret handläggning av ärendet gällande deltagande i enkät till delårsboende. 22 Dnr 2013/12-002 KS Ansökan om reklamskylt, Drottning Viktorias Vilohem. Länsstyrelsen i Kalmar län anhåller i skrivelse 2012-01-16 om kommunens yttrande gällande ansökan från Stiftelsen Drottning Victorias Vilohem om reklamskylt inom del av Borgholm 8:16. Fastighetsägare är Statens Fastighetsverk. Skylten är 3,5 meter bred och 1,5 meter hög. Trafikverket avstyrker i yttrande 2012-05-24 att tillstånd ges för uppsättning av reklamskylt. Kommunstyrelsens arbetsutskott, i egenskap av trafiknämnd, avstår från att lämna yttrande i ärendet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (8) 23 Dnr 2012/196-138 KS Remiss - Integrationsstrategi för Kalmar län. Länsstyrelsen i Kalmar län inbjuder 2012-11-26 Borgholms kommun att senast 2013-01-31 lämna synpunkter på upprättat förslag till Integrationsstrategi för Kalmar län. Länsstyrelsen ska verka för - regional samverkan mellan kommuner, statliga myndigheter och andra relevanta aktörer i planering, organisering och genomförande av insatser för nyanlända. - att det finns bereskap och kapacitet i kommunerna att ta emot ensamkommande barn. Som ett led i detta har länsstyrelsen initierat ett länsövergripande samarbete med en regional integrationsstrategi. Vid två olika tillfällen har länsstyrelsen bjudit in samverkansparter till dialog. Länsstyrelsen har i möjligaste mån vägt in de synpunkter som har framkommit vid dessa möten. I tjänsteskrivelse har verksamhetsansvarig Agneta Dahlberg redogjort för kommunens organisation av verksamheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott ställer sig i stort positiv till strategin. Det noteras dock att det är svårt att ordna bostäder i kommunen. 24 Dnr 2011/252-730 KS Funktionshinderrådet i Borgholms kommun. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2012-11-06 efterfrågade ordföranden i funktionshinderrådet Pia Holgersson (S) om rådet ska finnas kvar i nuvarande form. Det framgår att rådet inte fungerat fullt ut de senaste åren och inte heller följer nuvarande arbetsordning. Kommunstyrelsen uppdrog 2012-11-06 168 till kommunchef Christina Madeling att utifrån funktionshinderrådets förfrågan utreda hur rådet kan organiseras för att tillgodose dess uppgifter. Kommunledningskontoret bedömer i tjänsteskrivelse 2013-01-16 att funktionshinderrådet bör finnas kvar men att ansvaret för rådet kan överlämnas till socialnämnden och föreslår att - funktionshinderrådet på samma sätt som pensionärsrådet endast har en representant från kommunpolitiken tillika ordförande och en representant från varje handikapporganisation som är verksam i kommunen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (8) - ansvaret för funktionshinderrådet läggs över till socialnämnden som även inom förvaltningen utser sekreterare i rådet. - socialnämndens ordförande innehar ordförandeposten i rådet inom sitt uppdrag. Av tjänsteskrivelsen framgår att Funktionshinderrådet är ett organ för samråd före beslut och ömsesidig information mellan kommunen och företrädare för personer med funktionsnedsättning. Rådet har inte ställning som kommunal nämnd eller styrelse. De lokala föreningarna kan lämna remissvar för frågor som berör personer med funktionsnedsättning. Rådets sammansättning består i dagsläget av en förtroendevald ledamot från styrelsen och samtliga nämnder. Representanterna ska i rådet ta initiativ till och aktivt arbeta för förändringar i den kommunala verksamheten, informera om och ge förslag till lämpliga anpassningar av det verksamhetsutbud som berör personer med funktionsnedsättning. Kommunstyrelsen överlämnade 169/12 till ledningsgruppen att se till att nämnder, bolag och styrelser inom befintlig budgetram, tar hänsyn till de funktionshindrades behov när de planerar sin verksamhet. Handikappsaspekterna ska beaktas i allt arbete med policy och planering. Konsekvensanalys Om rådet läggs ner, försvinner även möjligheten för omsesidig information mellan kommunen och företrädare för personer med funktionsnedsättning. Att minska antalet ledamöter anses inte påverka detta informationsflöde då ordförandens uppgift är att bevaka rådets uppgifter. Ledningsgruppen har fått till uppgift att se till att nämnder, bolag och styrelser tar hänsyn till de funktionshindrades behov vid verksamhetsplaneringen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta funktionshinderrådet på samma sätt som pensionärsrådet endast har en representant från kommunpolitiken tillika ordförande och en representant från varje handikapporganisation som är verksam i kommunen. ansvaret för funktionshinderrådet läggs över till socialnämnden som även inom förvaltningen utser sekreterare i rådet. socialnämndens ordförande innehar ordförandeposten i rådet inom sitt uppdrag.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (8) 25 Dnr 2013/4-007 KS Granskningsrapport - kommunstyrelsens långsiktiga planering och styrning. Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att granska om Borgholms kommunstyrelse har en ändamålsenlig långsiktig planering och styrning. Granskningen ligger inom den av revisorerna beslutade revisionsplanen. Av rapporten framgår bland annat revisorerna bedömning att - kommunstyrelsens och nämndernas långsiktiga planering för verksamheten inte har bedrivits ändamålsenligt. Detta grundar revisorerna på att kommunen inte har någon långsiktig planering samt att fullmäktige inte antagit några övergripande mål utifrån god ekonomisk hushållning. - det inte är tillfredsställande att de finansiella mål som tidigare antagits inte uppnås i budget 2013. - det inte finns någon långsiktig planering vad gäller investeringar. Rapporten överlämnas för beaktande och redovisning av åtgärder senast 2013-03-31. Vid dagens sammanträde noteras att kommunfullmäktige 2012-12-17 206 antog Vision 2020 med övergripande verksamhetsmål. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg upprätta förslag till åtgärder att presenteras vid kommunstyrelsens sammanträde 2013-03-14. 26 Dnr 2013/14-106 KS Huvuddeltagaravtal 2013, Ölands Skördefest. Kommunsekreterare Marie-Louise Johansson redogör för förslag från Ölands Skördefest att kommunen även för år 2013 tecknar huvuddeltagaravtal om 60 tkr plus annonsskatt och moms. Kommunen tecknade avtal åren 2011 och 2012. I Huvuddeltagaravtalet har tidigare ingått: Annons i ÖlandsNyckeln. Klickbar länk på Skördefestens hemsida. Fyra biljetter till invigningsmiddag. Fyra biljetter till efterfestsmiddagen. Fyra biljetter till konstnattsbuss. Rätt att använda Skördefesten i kommunens egen marknadsföring.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (8) Rätt att använda skördefestlogga i egen annonsering. Logga på Skördefestens rollup. Få med kommunens logga i alla sammanhang där Ölands Skördefest kommunicerar med sina sponsorer. I kommunstyrelsens internbudget 2013 finns utrymme under konto 1010-1300. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen även för år 2013 teckna huvuddeltagaravtal med Ölands Skördefest enligt tidigare överenskommelse.