IFO2015/30 2015-11-17 1 (16) Tid Tisdag 2015-11-17 kl.13:15 Plats Tingsön - Plangatan 5 Tid för justering Plangatan 5-2015-11-24 Föredragningslista Nr Ärende Diarienr Föredragande 1. Ekonomisk uppföljning t om oktober IFO2015/14 Lotta Holmström 2015 2. Rapport om genomförd Internkontroll IFO2015/86 Lotta Holmström 3. Personärende Anna Danielsson 4. Personärende Anna Danielsson 5. Personärende Anna Danielsson 6. Personärende Anna Danielsson 7. Personärende Anna Danielsson 8. Personärende Anna Danielsson 9. Personärende Anna Danielsson 10. Delegationsbeslut Hans-Olov Frestadius 11. Ordförandebeslut Hans-Olov Frestadius 12. s Hans-Olov Frestadius utskott 13. Rapporter och information Hans-Olov Frestadius 14. Övriga frågor Hans-Olov Frestadius Ordförande Anna-Lena Birgersson Persson Sekreterare
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 2 (16) Turordning justerare: 1. Alexander Grönlund 2. Amanda Olsson 3. Agneta Lennartsson 4. Majvor Lisselg
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 3 (16) IFO2015/14 1. Ekonomisk uppföljning t om oktober 2015 Förslag till beslut föreslås besluta att med godkännande lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Ekonomiskt resultat för oktober 2015 redovisas vid sammanträdet. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning t om oktober 2015, Dnr: IFO 2015/14
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 4 (16) IFO2015/86 2. Rapport om genomförd Internkontroll Förslag till beslut beslutar att godkänna genomförd granskning och vidaresända uppföljningen till Kommunstyrelsen. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige fattade 2007-12-17, 162, beslut om internt kontrollreglemente för Sandvikens Kommun. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden och ska enligt reglementet upprätta en plan för detta arbete. fattade beslut om detta 2008-12-09, 120. Rapportering och uppföljning skall ske kontinuerligt till nämnden under året och en gång per år från nämnden till Kommunstyrelsen. Granskning och rapportering till nämnd har skett månadsvis enligt den interna kontrollplanen. Personalen som genomfört kontrollerna har inte granskat den egna enhetens material. Resultat av genomförda granskningar har lämnats till enhetschef för kommentar och åtgärd av avvikelser/brister. Den granskning som genomförts avser: Förmedlingsmedel okt 2014 sept 2015 Försörjningsstöd okt 2014-sept 2015 Återkravsärenden jan 2014-sept 2015 Granskning av ifo-logg tom sept 2015 Vårdfakturor okt 2014-sept 2015 Uppdragstagarlöner okt 2014-okt 2015 Beslutsuppföljning nämndens protokoll okt 2014-sept 2015 Granskning av rutin synpunkthantering jan-sept 2015 Beslutsunderlag Rapport om genomförd Internkontroll 2015, Dnr: IFO 2015/86
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 5 (16) 3. Personärende Förslag till beslut i Sandvikens kommun föreslås besluta att i sitt yttrande till Gävle Tingsrätt tillstyrka adoptionen av CJ- 13. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Maud Karström har inkommit med utredning daterad 2015-10-16.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 6 (16) 4. Personärende Förslag till beslut föreslås besluta att hos Tingsrätten ansöka om att vårdnaden, enligt 6 kap 8a Föräldrabalken, om SAA-99, överflyttas till föreslagen särskilt förordnad vårdnadshavare EZ-61. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Maud Karström har inkommit med utredning daterad 2015-10-26.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 7 (16) 5. Personärende Förslag till beslut föreslås besluta att hos Tingsrätten ansöka om att vårdnaden, enligt 6 kap 8a Föräldrabalken, om SIA-07, tillfaller barnets mor MMO-83 ensam. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Viveka Forsberg har inkommit med utredning daterad 2015-10-16.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 8 (16) 6. Personärende Förslag till beslut föreslås besluta att hos Tingsrätten ansöka om att vårdnaden, enligt 6 kap 8a Föräldrabalken, om SSA-02, tillfaller barnets mor MMO-83 ensam. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Viveka Forsberg har inkommit med utredning daterad 2015-10-16.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 9 (16) 7. Personärende Förslag till beslut föreslås besluta att hos Tingsrätten ansöka om att vårdnaden, enligt 6 kap 8a Föräldrabalken, om SRA-09, tillfaller barnets mor MMO-83 ensam. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Viveka Forsberg har inkommit med utredning daterad 2015-10-16.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 10 (16) 8. Personärende Förslag till beslut föreslås besluta att enligt 2 kap 7 Föräldrabalken lägga ned faderskapsutredning gällande AIM-98. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Viveka Forsberg har inkommit med utredning daterad 2015-10-26.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 11 (16) 9. Personärende Förslag till beslut föreslås besluta att enligt 2 kap 7 Föräldrabalken lägga ned faderskapsutredning gällande NIM-98. Sammanfattning av ärendet Familjerättssekreterare Viveka Forsberg har inkommit med utredning daterad 2015-10-26.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 12 (16) 10. Delegationsbeslut Förslag till beslut s delegationsbeslut läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Delegationsbeslut tagna till och med oktober 2015, inkomna från Individoch familjeomsorgsnämndens enheter och från Integrationsenheten inom Arbetslivsnämnden.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 13 (16) 11. Ordförandebeslut Förslag till beslut Ordförandebesluten läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Muntlig redovisning av ordförande.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 14 (16) 12. s utskott Förslag till beslut Protokollen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Protokollen delges vid sammanträdet.
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 15 (16) 13. Rapporter och information Förslag till beslut föreslås besluta att lägga samtliga rapporter till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Nedanstående skrivelser och informationer delges Individ- och familjeomsorgsnämnden: - Information gällande samarbetet mellan IFO/Arbetslivsnämnden/Arbetsförmedlingen - Information gällande Samordningsförbundet Mysam - Anmälan Lex Sarah - Minnesanteckningar - Rådet för Folkhälsa & Trygghet ( 2015-10-15) - SVG-protokoll - Internkontroll
Sandvikens kommun IFO2015/30 2015-11-17 16 (16) 14. Övriga frågor Sammanfattning av ärendet Sammanträdet 2015-12-15 är vid Familjecenter - Läkarstigen 3
Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(3) Lotta Holmström IFO 2015/86 2015-11-09 Rapportering av genomförd internkontroll 2015 Bakgrund Kommunfullmäktige fattade 2007-12-17, 162, beslut om internt kontrollreglemente för Sandvikens kommun. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden och ska enligt reglementet upprätta en plan för detta arbete. fattade beslut om detta 2008-12-09, 120. Rapportering och uppföljning skall ske kontinuerligt till nämnden under året, och en gång per år från nämnden till kommunstyrelsen. Sammanfattning Granskning och rapportering till nämnd har skett månadsvis enligt den interna kontrollplanen. Personalen som genomfört kontrollerna har inte granskat den egna enhetens material. Resultat av genomförda granskningar har lämnats till enhetschef för kommentar och åtgärd av avvikelser/brister. Den granskning som genomförts avser: Förmedlingsmedel okt 2014 sept 2015 Försörjningsstöd okt 2014 sept 2015 Återkravsärenden jan 2014 sept 2015 Granskning av ifo-logg tom sept 2015 Vårdfakturor okt 2014 sept 2015 Uppdragstagarlöner okt 2014 okt 2015 Beslutsuppföljning nämndens protokoll okt 2014 - sept 2015 Granskning av rutin synpunktshantering jan sept 2015 Handläggningen av förmedlingsmedel visar inget att anmärka på i handläggningen. Avstämningen av saldo, förmedlingsmedel, i ekonomisystemet Raindance och verksamhetssystemet Procapita har skett löpande under året. Eventuella bokföringsmässiga differenser åtgärdas omgående genom omföringar/rättelser i bokföringen alternativt i verksamhetssystemet.
Datum Sidan 2(3) 2015-11-09 Granskning av försörjningsstöd har genomförts under året. Det som har uppmärksammats är ofullständigt ifyllda ansökningsblanketter. Avsaknad av kopia på ID-handling, samt i något fall ID-handlingar där datum utgått. Den återkommande anmärkningen är att kontoförteckning saknas eller är svår att hitta i den fysiska akten. En särskild pappersmapp har tillförts den fysiska akten där aktuell kopia på giltig id-handling samt kontoförteckning skall förvaras. Planen är att handläggarna ska uppmärksammas på problematiken så att handlingarna i akten blir komplett. Granskning av återkravsärenden gällande perioden januari 2014 t om september 2015 har skett under året. Granskningen som gjorts visar på att uppföljning av avtalen rörande återbetalning bör ske mer kontinuerligt. Rutinen kommer att ses över kommande år. Granskning av IFO-logg har gjorts i tio slumpvis utvalda individärenden i pågående insatser inom vuxenenheten, familjerättsenheten, barn- och familjeenheten samt ungdomsenheten. Granskning av IFO-logg i tolv slumpvis utvalda individärenden har gjorts i pågående insatser inom ekonomienheten för perioderna 150101-150331, 150401-150630 och 150701-150930. Granskningen har skett med avseende på vem som läst, registrerat eller gjort förändringar i ärendet. I de granskade akterna har handläggande socialsekreterare gjort ändringar samt skapat, läst och sparat utredningar och aktanteckningar, assistent har gjort registrerat betalning av rekvisitioner och fakturor. Inget otillbörligt har upptäckts. Under året har en ny rutin framarbetas inom området granskning av vårdfakturor. Granskningen visar på ett antal brister i form av placeringar på institution utan ramavtal, i samtliga fall har enhetschef uppmärksammats på detta och kommenterat varför avsteg gjorts i specifika fallet. Under 2015 har ett nytt arbetsmoment införts för vårdfakturorna, alla fakturor scannas in i verksamhetssystemet, Procapita, för att säkerställa att kostnaden som betalas i fakturasystemet och ärendet på personen i Procapita är länkade till varandra. Avvikelser från momentet har uppmärksammats under året och det beror till största del på att scanningsmöjligheten ej varit möjlig inom barn- och ungdomsverksamheten. Kontroll av uppdragstagarlöner har genomförts regelbundet varje månad. Totalt har nästan 100 ärenden granskats. Ett flertal anmärkningar har gjorts i form av avsaknad av utredningar och avtal i fysiska akter. Vid registrering i verksamhetssystemet i samband med placering erhålls ett placeringsnummer vilket även skall anges i lönesystemet för att säkerställa kostnaden mot rätt placering. Avsaknad av placeringsnummer har uppmärksammats i ett 20-tal fall. Korrigeringar har gjorts av efternamn och adressuppgifter i 10 fall där uppgifterna ej har stämt mellan systemen. Alla anmärkningar har rapporterats till enhetschef samt korrigerats. 2
Datum Sidan 3(3) 2015-11-09 Vid granskning av s protokoll gällande beslutsuppföljning finns fyra beslut som återrapporterats under året. Kontroll att synpunktshanteringen görs enligt gällande rutin har gjorts under jan sept 2015. Sex synpunkter har återrapporterats under perioden och rutinen har följts med svarsbrev och diarieföring inom utsatt tid. INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGSFÖRVALTNINGEN Anna Danielsson Förvaltningschef Lotta Holmström Förvaltningsekonom 3
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Förmedlingsmedel/Egna medel Kontrollmoment: Saldo förmedlingsmedel i Raindance / verksamhetssystem ProCapita Rapportering till: Ifo-nämnd Resultat/iakttagelser: Avstämning av saldo, förmedlingsmedel, i ekonomisystemet Raindance och verksamhetssytemet Procapita. 1. Aktuell dokumenterad ja rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning ja nej nej 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: Förslag till åtgärder: Alla bokföringsmässiga differenser har åtgärdats omgående genom omföringar/rättningar i bokföringen alternativt verksamhetssystemet. Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll okt 2015 Kontrollansvarig Förvaltningsekonom
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Förmedlingsmedel/Egna medel Kontrollmoment: Granskning av handläggning förmedlingsmedel. Rapportering till: Ifo-nämnd Resultat/iakttagelser: Inget att anmärka i handläggningen. 1. Aktuell dokumenterad rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning ja ja nej nej 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: Förslag till åtgärder: Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Försörjningsstöd Kontrollmoment: Granskning av handläggning försörjningstöd. Rapportering till: Ifo-nämnd. Resultat/iakttagelser: Den återkommande anmärkningen är att kopia på id-handling och kontoförteckning saknas. 1. Aktuell dokumenterad ja nej rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: ja nej Förslag till åtgärder: Fortsatt arbete kring att införa särskild mapp i klientakterna där kopia på aktuell id-handling samt kontoförteckning skall förvaras. Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo barn- och familjeenheten
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Återkravsärenden Kontrollmoment: Handläggning av återkravsärenden Rapportering till: Ifo-nämnd Resultat/iakttagelser: Den återkommande anmärkningen är att avtalen rörande återbetalning bör ske mer kontinuerligt, annars finns inget att anmärka på i handläggningen. 1. Aktuell dokumenterad ja nej rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: ja nej Förslag till åtgärder: Kontrollen måste göras inom innevarande år samt tätare för att kontrollen skall ha någon funktion. Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Ifo-logg Kontrollmoment: Behörighet och aktivitet i systemet Rapportering till: Ifo-nämnd kvartalsvis Resultat/iakttagelser: Inget otillbörligt har framkommit vid granskningen. 1. Aktuell dokumenterad rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning ja ja nej nej 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: Förslag till åtgärder: Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Systemansvarig i förening med förvaltningsekonom
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Vuxenenheten, Ungdomsenheten samt Barn- och familjeenheten Rutin/Process: Vårdfakturor Kontrollmoment: Id-kontroll, rätt delegat, ramavtal, kostnad överensstämmer med tecknat ramavtal, förfallodatum, kontering, underlag fakturor samt plusgiro/bankgiro. Rapportering till: Ifo-nämnd månadsvis Resultat/iakttagelser: Granskningen visar en del brister under perioden okt 2014 - sept 2015, se bilaga 1. Aktuell dokumenterad rutin/processbeskrivning finns ja nej 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning ja nej 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: Förslag till åtgärder: Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo
Internkontroll Vårdfakturor okt 2014 - sept 2015 Vårdfaktura Ej enligt Ramavtal Vårdfaktura felkonterad i Procapita/Raindance Vårdfakturans kontonr. Ej inskrivet i Procapita Vårdfakturans period Ej inskrivet i Procapita Vårdfakturans fakt.nr. Ej inskrivet i Procapita Vårdfakturor Ej inscannade i Procapita Vårdfakturans aktivet ej angivet i Raindance Vårdfakturan felkonterad i Procapita Vårdfakturan inskrivet/inscannat fel bet.nr/fakt.nr i Procapita Vårdfakturan har angivits fel aktivtet i Raindance 34 st 2 st 3 st 2 st 2 st 46 st 15 st 2 st 1 st 1 st Funktionen för inscanning av fakturor i Procapita för Ungdomsenheten och Barn- och familjeenhetens Vårdfakturor är ännu Ej möjlig.
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Barn- och familjeenheten/ungdomsenheten Rutin/Process: Uppdragstagarlöner, enligt kontrollplan Kontrollmoment: Handläggning av uppdragstagarlöner Rapportering till: Ifo-nämnd kvartalsvis Resultat/iakttagelser: Granskning har visat på olika adressuppgifter i lönesystemet kontra verksamhetssystemet, samt avsaknad av placeringsnummer. 1. Aktuell dokumenterad ja nej rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: ja nej Förslag till åtgärder: Fortsatt rapport till enhetschef för korrigering. Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll okt 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Nämndens protokoll Kontrollmoment: Beslutsuppföljning nämndens protokoll Rapportering till: Ifo-nämnd kvartalsvis Resultat/iakttagelser: Fyra beslut har återrapporterats under perioden okt 2014 - sept 2015. 1. Aktuell dokumenterad ja nej rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: ja nej Förslag till åtgärder: Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo
PM Handläggare Vårt diarienummer Datum Sidan 1(1) Rapportering av genomförd kontroll Nämnd: Individ-och familjeomsorgsnämnden Enhet: Ifo nämnd Rutin/Process: Synpunkthantering Kontrollmoment: Granskning av rutin synpunktshantering Rapportering till: Ifo-nämnd kvartalsvis Resultat/iakttagelser: Sex synpunkter har återrapportterats under perioden jan-sept 2015. 1. Aktuell dokumenterad ja nej rutin/processbeskrivning finns 2. Rutinen/processen fungerar enligt beskrivning 3. Rutinen/processen behöver utvecklas ja nej Följande avvikelser mot rutiner har konstaterats: ja nej Förslag till åtgärder: Kontroll utförd: (datum) Senaste kontroll sept 2015 Kontrollansvarig Assistent inom ifo