Tisdag kl.13:15

Transkript

1 Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) Tid Tisdag kl.13:15 Plats Tingsön - Plangatan 5 Tid för justering Plangatan 5 Föredragningslista Nr Ärende Diarienr Föredragande 1. Ekonomisk uppföljning t om mars 2015 IFO2015/14 Lotta Holmström 2. Intern kontrollplan för Individ- och IFO2015/57 Lotta Holmström familjeomsorgsnämnden 3. Remiss från Samhällsbyggnadsnämnden - IFO2015/48 Hans-Olov Frestadius Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens kommun 4. Delegationsbeslut Hans-Olov Frestadius 5. Ordförandebeslut Hans-Olov Frestadius 6. Individ- och familjeomsorgens utskott Hans-Olov Frestadius 7. Rapporter och information Hans-Olov Frestadius 8. Övriga frågor Hans-Olov Frestadius Ordförande Anna-Lena Birgersson Persson Sekreterare

2 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) Turordning justerare: 1. Hans Klinga 2. Lena Erixon 3. Pär Jansson 4. Jessika Högberg

3 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) IFO2015/14 1. Ekonomisk uppföljning t om mars 2015 Förslag till beslut Individ- och familjeomsorgsnämnden lägger med godkännande den ekonomiska rapporten till handlingarna. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning av ärendet Ekonomiskt resultat för mars 2015 redovisas vid sammanträdet. Beslutsunderlag Ekonomisk uppföljning t om mars 2015, Dnr: IFO 2015/14

4 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) IFO2015/57 2. Intern kontrollplan för Individ- och familjeomsorgsnämnden Förslag till beslut Individ- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att anta föreslagen intern kontrollplan. Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige fattade beslut om internt kontrollreglemente för Sandvikens kommun. Av reglementet framgår att syftet är att säkerställa att en tillfredsställande intern kontroll upprätthålls. Vidare framgår att detta innebär at det med rimlig grad av säkerhet ska säkerställas att följande mål uppnås: Ändamålsenligt och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden, och ska enligt reglementet upprätta en plan för detta arbete. De kontrollmoment som ska ingå i planen är de som nämnden finner relevanta utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. Rapportering och uppföljning av den interna kontrollplanen ska ske kontinuerligt till nämnden under året, och en gång per år från nämnden till kommunstyrelsen. Inom individ- och familjeomsorgen har en systematisk internkontroll bedrivits under flera år gällande försörjningsstöd, egna medel, vårdfakturor, uppdragstagarlöner och loggar i verksamhetssystemet. Dessa rutiner finns sammanställda i en plan, som har reviderats och utökats något. Se bilagor Beslutsunderlag Intern kontrollplan för Individ- och familjeomsorgsnämnden, Dnr: IFO 2015/57

5 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) IFO2015/48 3. Remiss från Samhällsbyggnadsnämnden - Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens kommun Förslag till beslut Individ- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att som svar till samhällsbyggnadsnämnden ange att individ- och familjeomsorgsnämnden inte har något att erinra mot föreslaget. Sammanfattning av ärendet Namnsättning av allmänna platser och gator regleras i kulturmiljölagen med tillhörande föreskrifter. God ortsnamnssed ska iakttas vid statliga och kommunala verksamheter. Den tidigare bygg- och miljönämnden har fattat beslut om namnsättning av allmänna platser som t ex gator, parker och kvarter. Nämnden har även fattat beslut om enskilda vägar där människor bor eller annan verksamhet eller anläggning som har behov av en adress. Med anledning av ny nämnds- och förvaltningsorganisation samt lagändringar finns behov av riktlinjer som reglerar ortsnamnsverksamheten. Samhällsbyggnadsnämnden har fattat beslut i frågan samt beslutat att riktlinjerna ska skickas på remiss till nämnderna. Beslutsunderlag Remiss - SBN 49 Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens Kommun, Dnr: IFO 2015/48

6 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) 4. Delegationsbeslut Förslag till beslut Individ- och familjeomsorgsnämndens delegationsbeslut läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Delegationsbeslut tagna till och med mars 2015, inkomna från Individoch familjeomsorgsnämndens enheter och från Integrationsenheten inom Arbetslivsnämnden.

7 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) 5. Ordförandebeslut Förslag till beslut Ordförandebesluten läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Muntlig redovisning av ordförande.

8 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) 6. Individ- och familjeomsorgens utskott Förslag till beslut Protokollen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Protokollen delges vid sammanträdet.

9 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) 7. Rapporter och information Förslag till beslut Individ- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att lägga samtliga rapporter till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Nedanstående skrivelser och informationer delges Individ- och familjeomsorgsnämnden: - Information gällande Alkohollagen - Ann-Sofie Karlstedt - Information gällande Folkhälsofrågor - Ann-Sofie Karlstedt, Maria Donnerstål och Jim Lindström - Rapport om Individ- och familjeomsorgsförvaltningens Verksamhetsberättelser och bokslut Rapport från Regeringskansliet gällande förfrågan om samarbete med den nationella samordnaren för den sociala barn- och ungdomsvården - SVG-protokoll - Internkontroll

10 Sandvikens kommun Kallelse Individ- och familjeomsorgsnämnden Mötets diarienummer Sammanträdesdatum Sida IFO2015/ (10) 8. Övriga frågor

11 Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(1) Lotta Holmström IFO2015/ Individ- och familjeomsorgsnämnden Intern kontrollplan för individ- och familjeomsorgsnämnden FÖRSLAG TILL BESLUT: Individ- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att anta föreslagen intern kontrollplan BAKGRUND: Kommunfullmäktige fattade beslut om internt kontrollreglemente för Sandvikens kommun. Av reglementet framgår att syftet är att säkerställa att en tillfredsställande intern kontroll upprätthålls. Vidare framgår att detta innebär at det med rimlig grad av säkerhet ska säkerställas att följande mål uppnås: Ändamålsenligt och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden, och ska enligt reglementet upprätta en plan för detta arbete. De kontrollmoment som ska ingå i planen är de som nämnden finner relevanta utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning. Rapportering och uppföljning av den interna kontrollplanen ska ske kontinuerligt till nämnden under året, och en gång per år från nämnden till kommunstyrelsen. Inom individ- och familjeomsorgen har en systematisk internkontroll bedrivits under flera år gällande försörjningsstöd, egna medel, vårdfakturor, uppdragstagarlöner och loggar i verksamhetssystemet. Dessa rutiner finns sammanställda i en plan, som har reviderats och utökats något. Se bilagor Anna Danielsson Förvaltningschef Lotta Holmström Förvaltningsekonom

12 Individ- och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Försörjningsstöd Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Identitet Identitetskontroll Alltid Nyregistrering Enhetschef Möjlig/lindrig Körkort/idkort/pass Kontoförteckning Kopia på Alltid Nyregistrering Enhetschef Möjlig/lindrig bankkonto/kontoutdrag/förteckning finns i fysisk akt Delegat Är besluten fattade inom rätt Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig delegation? delegationslista Delegat Höga belopp vad gäller beslut Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig och/eller utbetalning (över 20 tkr) delegationslista Rimlighet Är utbetalningen grundad på en Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig beräkning och bedömning? Underlag Finns underlag till fattade Dagligen Atttestlista med Enhetschef Möjlig/lindrig beslut/utbetalningar? underlag Kontering Används rätt kontokoder i verksamhetssystemet? Månadsvis Analyslistor Enhetschef Möjlig/lindrig Kontrollansvarig: Assistent, barn- och familjeenheten Rapport till Ifo-nämnd: Kvartalsvis Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till enhetschef och nämnd 1

13 Individ- och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Förmedlingsmedel / Egna medel Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Identitet Objektsnummer / Kontoförteckning Valda akter Stickprov Enhetschef Möjlig/kännbar Saldoavstämmning Verksamhetssystemet Procapita / Månadsvis Komplett Enhetschef Möjlig/lindrig Ekonomisystemet Raindance Aktgranskning Fysiska akten / Fyra ärenden Komplett Enhetschef Möjlig/lindrig Verksamhetssystemet Procapita Rimlighet Rätt faktura / rätt objekt Valda akter Komplett Enhetschef Möjlig/lindrig Kontrollansvarig: Assistent inom ifo Rapport till Ifo-nämnd: Kvartalsvis Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till enhetschef och nämnd 2

14 Individ- och familjeomsorgsförvaltningen Internkontrollplan Rutin/system Elevassistent- och vårdfakturor Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Identitet Att personens kodning (avidentifierat namn) på fakturan överensstämmer med placerad person Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Rimlighet Att placeringen är gjord på institution med ramavtal Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Rimlighet Att kostnaden på fakturan överensstämmer med tecknat ramavtal Underlag Att underlag på faktura finns och att rätt pg/bg används Delegat Att delegationen stämmer för respektive handläggare Kontering Att objektskod gällande momsersättning (6, 5, alt 18%) angivits i kontering av vårdfaktura från privata aktörer Kontering Att kontokoderna överensstämmer i Raindance/procapita. Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Betalning Att fakturan betalats inom förfallodatum Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Kontrollansvarig: Assistent inom ifo Rapport till Ifo-nämnd: Löpande Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till enhetschef och nämnd 3

15 Individ- och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Uppdragstagarlöner Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Identitet Underlaget för idkontroll stämmer Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig med familjehemsutredningen Identitet / Finns uppdragstagaren i Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig resursregistret resursregistret, samt finns fysisk akt Matchning Placeringsnummer i Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig uppdragstagare / placerat barn verksamhetssystemet Procapita / Personalsystemet Personec samt Resursregistret Placeringsnummer Verksamhetssystemet Procapita / Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Personalsystemet Personec / Visa Rimlighet Personalsystemet Personec / avtal Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig ersättningsbelopp Rimlighet belopp Kontroll i journal Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig inkomstbortfall verksamhetssystemet Procapita Tidsaspekt Finns tidsbegränsat beslut av Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindring inkomstbortfall enhetschef registrerat? Avtal Finns avtalet i den fysiska akten? Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindring Kontrollansvarig: Assistent Ekonomienheten Rapport till Ifo-nämnd: Kvartalsvis Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till enhetschef och nämnd 4

16 Individ- och familjeomsorgnämnden Internkontrollplan Rutin/system Loggar i verksamhetssystemet Procapita Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Granskning av TSSlogg (behörighet systemet) Granskning av användaridentiteter med tillgång till systemet Kvartalsvis Stickprov Förvaltningschef Möjlig/kännbar Granskning av TSSlogg (behörighet systemet) Granskning av Ifologg (aktivitet systemet) Granskning av Ifologg (aktivitet systemet) Granskning av Ifologg (aktivitet systemet) Granskning av Ifologg (aktivitet systemet) Godkända och misslyckade inloggningar samt utloggningar, när dessa skett och på vilken arbetsplats Kontroll av handläggaridentitet utifrån sekretessaspekt Kontroll av handläggaridentitet på hämtade uppgifter från Försäkringskassan Kontroll av handläggaridentitet på hämtade uppgifter från CSN Vilka händelser såsom läsning, registrering, ändring eller borttag har skett Kontrollansvarig: Systemansvarig i förening med förvaltningsekonom Rapport till Ifo-nämnd: Kvartalsvis Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Ifo ledningsgrupp och nämnd Kvartalsvis Stickprov Förvaltningschef Möjlig/kännbar Kvartalsvis Stickprov Ifo-ledningsgrupp Möjlig/kännbar Kvartalsvis Stickprov Ifo-ledningsgrupp Möjlig/kännbar Kvartalsvis Stickprov Ifo-ledningsgrupp Möjlig/kännbar Kvartalsvis Stickprov Ifo-ledningsgrupp Möjlig/kännbar 5

17 Individ- och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Granskning av leverantörsfakturor Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Attest Faktura över 100 attesteras av Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig enhetschef i förening med förvaltningschef Delegat Att delegationen stämmer gällande Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig leveranskontrollör / attestant Delegat Att leveranskontroll görs av berörd Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig person på faktura gällande egna utlägg /kostnader Delegat Att attest på egna kostnader/utlägg Månadsvis Stickprov Enhetschef görs av överordnad chef Underlag Att underlag/meddelande på faktura finns som anger syfte samt deltagare vid kurser o.dyl. Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Kontering Att fakturan betalas på förfallodag samt att rätt kontokod i verksamhetssystemet används. Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Kontrollansvarig: Förvaltningsekonom Rapport till Ifo-nämnd: Årsvis Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till enhetschef och nämnd 6

18 Individ och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Beslutsuppföljning, Individ- och familjeomsorgsnämndens protokoll Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Beslut Har fattat beslut verkställts / Månadsvis Komplett Individ och Möjlig/kännbar förmedlats familjeomsorgsnämnden Beslut om Sker återrapportering enligt det Månadsvis Komplett Individ och Möjlig/lindrig återrapportering beslut som tagits i nämnden? familjeomsorgsnämnden Beslut med ekonomiska konsekvenser Har förvaltningsekonom varit delaktig / informerats vid utformandet av beslut Månadsvis Komplett Individ och familjeomsorgsnämnden Möjlig/kännbar Kontrollansvarig: Nämndssekreterare Rapport till Ifo-nämnd: Löpande Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering: Till enhetschef och nämnd 7

19 Individ- och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Återkrav Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Delegat Överensstämmer registrerat beslut i Månadsvis Stickprov Enhetschef Möjlig/lindrig Procapita med beslut enligt avtalet Återbetalning Sker åter/avbetalning enligt uppgjort avtal Månadsvis Komplett Enhetschef Möjlig/lindrig Aktualitet När skedde senaste inbetalning. Månadsvis Komplett Enhetschef Möjlig/lindrig Kontrollansvarig: Assistent Barn-och familjeenheten, förvaltningsekonom Rapport till Ifo-nämnd: Kvartalsvis Dokument skapat: Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till enhetschef och nämnd 8

20 Individ- och familjeomsorgsnämnden Internkontrollplan Rutin/system Granskning av rutin synpunktshantering Delrutin Kontrollmoment Frekvens Metod Rapport till Risk- och väsentlighetsbedömning Inkommen Kontroll av om inkommen Månadsvis Total Förvaltningschef Möjlig/lindrig handling synpunktshantering diarieförts Inkommen handling Kontroll av om svarsbrev omgående skickats till Månadsvis Total Förvaltningschef Möjlig/lindrig Utgående handling Rapport till nämnd inlämnaren samt diarieförts Har den som ska besvara synpunkten lämnat skriftligt, samt diariefört svar inom tio arbetsdagar? Rapporteras inkomna synpunkter vid de tidpunkter som nämnden beslutat enligt nämndens årsplan? Kontrollansvarig: Nämndsekreterare/diarieansvarig Rapport till Ifo-nämnd: årsvis Dokument skapat: Månadsvis Total Förvaltningschef Möjlig/lindrig Årsvis Total Nämnd/ Förvaltningschef Möjlig/lindrig Reviderat: Återrapportering av korrigeringar: Till förvaltningschef och nämnd 9

21 Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(1) Anna Danielsson IFO2015/ Remiss gällande riktlinjer för ortnamnsverksamheten FÖRSLAG TILL BESLUT: Individ- och familjeomsorgsnämnden föreslås besluta att som svar till samhällsbyggnadsnämnden ange att individ- och familjeomsorgsnämnden inte har något att erinra mot föreslaget. BAKGRUND: Namnsättning av allmänna platser och gator regleras i kulturmiljölagen med tillhörande förskrifter. God ortsnamnssed ska iakttas vid statliga och kommunala verksamheter. Den tidigare bygg- och miljönämnden har fattat beslut om namnsättning av allmänna platser som t ex gator, parker och kvarter. Nämnden har även fattat beslut om enskilda vägar där människor bor eller annan verksamhet eller anläggning som har behov av en adress. Med anledning av ny nämnds- och förvaltningsorganisation samt lagändringar finns behov av riktlinjer som reglerar ortsnamnsverksamheten. Samhällsbyggnadsnämnden har fattat beslut i frågan samt beslutat att riktlinjerna ska skickas på remiss till nämnderna. Anna Danielsson Förvaltningschef

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52 Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(5) Yvonne Mickels SBN 2015/ Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens kommun. Antagna av kommunfullmäktige den..,. Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens kommun, bilaga 1 1. Namnsättning i Sandvikens kommun Sandvikens kommun har sedan lång tid tillbaka ansvarat för officiell namnsättning inom kommunen. Det gäller bland annat beslut om namn på gator, torg, parker och andra allmänna platser. Kommunen ansvarar även för beslut om belägenhetsadresser och lägenhetsnummer. Namnsättning kan även ske av andra aktörer som t.ex. Lantmäteriet och Trafikverket. 2. Begreppet ortnamn Begreppet ortnamn definieras så här: Ortnamn är under en viss tid och i en viss krets av människor entydig benämning på en bestämd geografisk lokalitet. Ortnamnens huvuduppgift är att fungera som orienteringsinstrument vid kommunikation mellan människor. De spelar också en stor roll för människors känsla av identitet och förankring i tillvaron. Namnen påminner ofta om ett levande förflutet och bidrar till att skapa hemkänsla och trygghet. Ortnamnen utgör kulturlandskapets immateriella del. Nästan alla platser omkring oss heter någonting. Ortnamn är inte bara namn på orter, dvs. samhällen och städer, utan det är ett sammanfattande namn för alla geografiska namn. Grundläggande är att ortnamn är unika och lokaliserande. Det gör att ortnamn underlättar för taxi, färdtjänst, post, utryckningsfordon och andra transporter att hitta rätt. 2. Bakgrund Sedan den 1 juli 2000 finns en hänsynsparagraf införd i kulturmiljölagen (1988:950) med föreskrifter om att tillämpa god ortnamnssed. Detta innebär bland annat att hävdvunna ortnamn inte ändras utan starka skäl,

53 Datum Sidan 2(5) ortnamn i övrigt stavas enligt vedertagna regler för språkriktighet, om inte hävdvunna stavningsformer talar för annat, påverkan på hävdvunna namn beaktas vid nybildning av ortnamn Namn som godkänts av Lantmäteriet ska i statlig och kommunal verksamhet användas i sin godkända form, enligt Lag (2013:548) om ändring i lagen (1988:950) om kulturminnen m.m. 3. Beslutanderätt Kommunfullmäktige har beslutanderätt i kommunala namn- och adressärenden. Samhällsbyggnadsnämnden har dock rätt att självständigt fastställa namn på allmänna platser som kommunen är huvudman för såsom t ex gator, vägar, torg och parker. Namn på kvarter som inte utgör fastighetsbeteckningar 1 har Samhällsbyggnadsnämnden också rätt att fastställa namn på. Samhällsbyggnadsnämnden har även i övrigt rätt att ta initiativ i namnfrågor. Innan dess ska nämnden dock ha rådgjort med det beredningsorgan i kommunen som handlägger namnärenden, Sandvikens namnberedning. 4. Sandvikens namnberedning För beredning av namnärenden ska det finnas en särskild namnberedning, Sandvikens namnberedning. Denna beredning ska svara för kommunens kontakter med Lantmäteriet och övriga myndigheter i namnfrågor. Namnberedningen ska bestå av stadsingenjör och/eller lantmäterichef, chef för planenhet eller den som chefen sätter i sitt ställe, arkivarie, nämndsekreterare samt vid behov adjungerande expert(er). Yttranden får begäras från kommunstyrelsen, kommunens övriga nämnder, beredningar och tjänstemän. Stadsingenjören eller lantmäterichefen är sammankallande och ordförande. Namnberedningen sammanträder på dag och tid som ordföranden bestämmer. Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska skickas till alla som får närvara vid sammanträdet senast en vecka före nästa möte. En ledamot som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. 1 Namn på kvarter, som utgör fastighetsbeteckning, beslutas av lantmäterimyndighet efter samråd med Lantmäteriet. 2

54 Datum Sidan 3(5) Övriga beslutsbefogenheter och arbetssätt Samhällsbyggnadsnämnden har rätt att självständigt fastställa namn på vägar som inte står under kommunens huvudmannaskap. 2 Namn på kommunens egna byggnader och anläggningar fastställs av Samhällsbyggnadsnämnden efter förslag av det förvaltningsorgan som ansvarar för byggnaden/anläggningen och efter att hört namnberedningen. Samhällsbyggnadsnämnden och namnberedningen ska, i mån av resurser, hjälpa byggherrar och andra med kostnadsfri rådgivning i ortnamnsfrågor. Samråd mellan byggherrar och kommunen bör komma till stånd i tidigast möjliga skede i planeringsprocessen. För t ex nya fritidsområden bör Samhällsbyggnadsnämnden använda sig av möjligheten att i exploateringsavtal införa bestämmelser om att kommunen ska godkänna namn på vägar och anläggningar i området. Samhällsbyggnadsnämnden och namnberedningen bör verka för att ägare till skogsfastigheter samråder med kommunen innan de ger skogsbilvägar namn och förser vägarna med namnskyltar. Detsamma bör gälla trafikhuvudmän för ortnamn på skyltar vid busshållplatser. Samhällsbyggnadsnämnden är ansvarig för adressättning i kommunen och för att ajourföring av adresserna sker i det nationella adressregistret. En belägenhetsadress är en unik plats utan att den anges med koordinater, t.ex. entrén till ett hus. För att en adress ska vara en belägenhetsadress krävs att den beslutats av den som är ansvarig för detta, d.v.s. kommunen. En belägenhetsadress ska vara unik och bestå av Kommunnamnet Kommundelsnamnet - om sådant finns Adressområdet - gatan, vägen, byn eller gården Adressplatsen - numret med eventuell bokstav Inom gatuadressområde och metertalsadressområde ska numrering göras så att adressplatser på ena sidan vägen får udda nummer och de på andra sidan jämna nummer. Udda nummer ges normalt på vänster sida i numreringsriktningen och jämna nummer ges normalt på höger sida. Numreringsriktningen bör vara utåt från en tätorts centrum. Återvändsgator och andra mindre stickvägar numreras från anslutningen till huvudvägen och utåt. Parallella gator bör ha samma numrerings- 2 Regeringsrätten har den 25 mars 2002, mål , avslagit överklagande av dom i Kammarrätten beträffande kommunens rätt att besluta om namn på enskild väg utanför detaljplanelagda område. Detta innebär att kommunens beslut om namnsättning står fast. Genom domen, som har prejudicerande verkan, har det klargjorts att det är kommunallagens allmänna befogenheter i 2 kap. 1 som utgör det rättsliga stödet för sådan kommunal namnsättning. 3

55 Datum Sidan 4(5) riktning. 6. Planprocessen och namnärenden Namnförslag ska utarbetas i så tidigt skede som möjligt i planprocessen. Senast när förslag till detaljplan upprättas bör namnberedningen lägga fram förslag till namn på de allmänna platser som finns inom planområdet. Namnförslag ska så snart som möjligt göras allmänt kända. Förslag till namn på gator etc. ska fogas till planförslaget vid utställning. Namnärendet behandlas samtidigt med planärendet i beslutsprocessen. 7. Ändring av gatunamn, vägnamn, adresser eller lägenhetsnummer När ändring av gatunamn eller vägnamn planeras bör fastighetsägare, hyresgäster, bostadsrättsinnehavare och eventuellt andra som berörs underrättas om förslaget och om motiven för detta. De som berörs av ändringsförslaget ska få möjlighet att lämna synpunkter på förslaget innan det överlämnas till Samhällsbyggnadsnämnden för beslut. Beslut om ny eller ändrad adress ska meddelas till representant som är berörd av beslutet. Hushålls- och bostadsstatistik framställs av uppgifter i lägenhetsregistret och i folkbokföringen. Statistiken har ersatt folk- och bostadsräkningarna (FoB), som senast genomfördes år Kommunerna uppdaterar lägenhetsregistret med hjälp av uppgifter från fastighetsägarna och beslutar om vilka nya lägenhetsnummer som ska gälla. Som fastighetsägare är man skyldig att lämna uppgifter till kommunen om sådana förändringar i sitt lägenhetsbestånd som innebär att uppgifterna i registret behöver ändras. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar om lägenhetsnummer. Lagen (2006:378) om lägenhetsregister trädde i kraft den 1 juli Regelverket består även av förordning (2007:108) om lägenhetsregister och Lantmäteriets föreskrifter (LMVFS 2007:3). 8. Personnamn Användning av personnamn i namn på gator, byggnader etc. bör ske med försiktighet. Levande personers namn ska inte användas. Minst fem år ska ha passerat efter att personen i fråga avled innan namnet används. 9. Skyltning Samhällsbyggnadsnämnden ska utföra och bekosta skyltning av alla gator, vägar och allmänna platser där namnbeslut finns. Skyltbeståndet ska hålla en godtagbar standard. Fastighetsägaren beställer, sätter upp och bekostar adressnummerskyltar på byggnader. Detta tillvägagångssätt överensstämmer med Sandviken 4

56 Datum Sidan 5(5) kommuns allmänna ordningsföreskrifter 22 i bihang nr 38, fastställda av kommunfullmäktige den 15 december 2008, 156, bilaga 7. 5

57 Tjänsteskrivelse Handläggare Vårt diarienummer Er beteckning Datum Sida Yvonne Mickels SBN2015/ (3) Samhällsbyggnadsnämnden/ Kommunfullmäktige Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens kommun Förslag till beslut Samhällsbyggnadsnämnden föreslås besluta att 1. Anta riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandviken, bilaga Skicka riktlinjerna för ortnamnsverksamheten i Sandviken på remiss till kommunstyrelsen, kunskapsnämnden, omsorgsnämnden, individ- och familjeomsorgsnämnden, kulturoch fritidsnämnden och arbetslivsnämnden. 3. Uppdra åt stadsingenjören att sammanställa remissvaren och eventuellt komplettera/ändra riktlinjerna därefter. 4. Ordföranden i samhällsbyggnadsnämnden jämte samhällsbyggnadschefen ges rätt att besluta om eventuella mindre ändringar av riktlinjerna. Under förutsättning att punkterna 1-4 ovan vinner laga kraft föreslår samhällsbyggnadsnämnden kommunfullmäktige besluta att 5. Upphäva den del av Sandvikens köpings byggnadsnämnds beslut från , 3307, som avser principen att numrera hus, bilaga Upphäva kommunfullmäktiges beslut från , 90, bilaga Upphäva kommunfullmäktiges beslut från , 99, bilaga Upphäva kommunfullmäktiges beslut från , 9, bilaga Upphäva kommunfullmäktiges beslut från , 37, bilaga Upphäva bygg- och miljönämndens beslut från , 271, pkt 1, bilaga 8. Postadress Telefon E-post Internet Organisationsnummer Sandvikens kommun (vx) Sandviken

58 Sandvikens kommun Tjänsteskrivelse Datum Sida (3) 11. Anta riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandviken, bilaga Justera samhällsbyggnadsnämndens reglemente. Sammanfattning av ärendet Den tidigare bygg- och miljönämnden har under de senaste 43 åren fattat beslut om namnsättning av allmänna platser som t ex gator, parker och kvarter. Nämnden har även beslutat om vägnamn på enskilda vägar där människor bor eller annan verksamhet eller anläggning finns som har behov av en adress. Vid årsskiftet 2014/2015 genomfördes en ändring av nämnds- och förvaltningsorganisationen i Sandvikens kommun. Kulturmiljölagen har tillkommit som reglerar namnsättning. Ett domstolsutslag från Regeringsrätten finns som reglerar rätten att besluta om namn på enskilda vägar utanför detaljplanelagda områden. Behov finns av riktlinjer som tydliggör vem som gör vad och hur i frågor om ortnamnsverksamheten i kommunen. Skäl finns att på nytt besluta i rubricerad fråga. Ärendet Namnsättning av allmänna platser och gator regleras i kulturmiljölagen med tillhörande föreskrifter. God ortnamnssed ska iakttas vid statliga och kommunala verksamheter. Namnsättning av enskilda vägar regleras av prejudicerande dom. Regeringsrättens dom den 25 mars 2002, mål , klargjorde kommunens rätt att besluta om namn på enskild väg utanför detaljplanelagda områden. Det är kommunallagens allmänna befogenheter i 2 kap. 1 som utgör det rättsliga stödet för kommunal namnsättning av dessa vägar. Kommunfullmäktige ska avgöra vilken nämnd eller styrelse som ska ansvara för adressättning i kommunen och om delegering av uppgiften får ske. I Sverige finns ett lägenhetsregister vars ändamål är folkbokföring, framställning av statistik, forskning samt planering, uppföljning och utvärdering av bostadsbestånd och byggande. Regeringen beslutade att lägenhetsregistret var ansett som upprättat i Sandvikens kommun. Kommunen har därefter övertagit ansvaret för att uppdatera registret. För att kunna föra registret krävs att fungerande rutiner och arbetssätt finns framtagna och är fastställda. De föreslagna riktlinjerna för ortnamnsverksamheten tydliggör detta arbete.

59 Sandvikens kommun Tjänsteskrivelse Datum Sida (3) Ett antagande av riktlinjerna innebär ekonomiska konsekvenser för samtliga nämnder när namnärenden processas som berör respektive nämnd. Förvaltningsekonomens kommentar: Kostnader för deltagande i ortnamnsverksamheten ska rymmas inom ram för respektive nämnd. Föreslagna riktlinjer stöds av kommunens Vision 2020 där kommunen bestämt att Tillsammans skapar vi ett öppet och demokratiskt samhälle Kommunens verksamheter möter människors behov. Beslutsunderlag Sandvikens köpings byggnadsnämnd , 3307, se bilaga 2. Kommunfullmäktige , 90, se bilaga 3. Kommunfullmäktige , 99, se bilaga 4. Kommunfullmäktige , 9, se bilaga 5. Kommunfullmäktige , 37, se bilaga 6. Kommunfullmäktige , 156, bihang nr 38, 22, se bilaga 7. Bygg- och miljönämnden , 271 pkt 1, se bilaga 8. Tjänsteskrivelse , 19 Riktlinjer för ortnamnsverksamheten i Sandvikens kommun , 19, se bilaga 1. Protokollsutdrag skickas till Kommunstyrelsen, Kunskapsnämnden, Omsorgsnämnden, Individ- och familjeomsorgsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Arbetslivsnämnden, kommunjuristen och stadsingenjören Underskrifter Andrea Gleerup Samhällsbyggnadschef Yvonne Mickels Stadsingenjör Jenny Holm Förvaltningsekonom