1 (15)
2 (15) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Syfte... 3 2 Projektprocessen... 3 3 Projektbeslut... 4 4 Organisation... 5 5 Projektledning och projektansvar... 6 6 Upprättande av projektplan... 6 7 Kalkylering... 7 8 Kostnadsstyrning... 8 9 Riskhantering... 9 10 Arbetsmiljöplan och samordningsansvar enligt AML... 9 11 Kvalitetsledning...10 12 Miljöarbete, miljöklassning och certifiering...10 13 Upphandling...11 14 Projekteringsledning...12 15 Rapportering och kommunikation...13 16 Myndigheter...14 17 Avslut och överlämnande av projekt...14 Revideringslogg Rev datum Rev punkter Upprättad av Godkänd 2015-07-10 Allmän uppdatering av dokumentet med bilagor. Mats W Sven O 2016-07-12 Allmän uppdatering av dokumentet med bilagor. Mats W Sven O 2019-09-02 Allmän uppdatering av dokumentet med bilagor. OR/MS Sven O
Beslut Beslut Beslut Beslut 3 (15) 1 Syfte Syftet med projekthandboken är att säkerställa Skandia Fastigheters byggoch fastighetsprojekt med avseende på kvalitet, tid och kostnad genom att: Styra projektledningsarbetet i enskilda projekt. Ge verktygen att säkerställa och redovisa att projektet uppfyller kundkrav samt interna och externa krav. en ger vägledning vid upprättandet av projektplan. De avsnitt i handboken som direkt ställer krav på innehåll i projektplanen är markerade med i marginalen. 2 Projektprocessen Inom Skandia Fastigheter genomförs projekt av varierande storlek och komplexitet. Det innebär att olika arbetssätt måste användas för att kvalitetssäkra samtliga projekt. Projektprocessen åskådliggörs enligt skedesplan där de olika skedena redovisas tillsammans med beslut. Skedesplanen tillsammans med denna handbok är tänkt som en stomme att utgå från när projektplanen upprättas. I projektplanen ska det framgå och motiveras vilka tillägg och avsteg som gjorts från skedesplanen. Projekt ska genomföras i de definierade och avgränsade skedena. Omfattningen av de aktiviteter som ska beaktas i de olika skedena varierar beroende på projektets storlek och komplexitet. Successiva beslut om fortsättning fattas utifrån olika beslutsunderlag. Beslutsprocessen för projektet klarläggs under förstudieskedet. Behovsanalys Programhandlingsskede Systemhandlingsskede Förstudieskede Genomförandeskede Överlämnandeskede Nedan beskrivs kortfattat olika skeden i processen, se även dokument skedesplan. Behovsanalys Syftet med behovsanalysen är att: Klargöra varför en förändring behövs och specificera faktiska behov. Formulera mål och strategier som underlag för kommande beslut. Förstudieskede I förstudien prövas olika alternativ till lösningar på det som beskrivits i behovsanalysen. Olika förslag tas fram vid behov för att ytterligare beskriva produkten. Resultatet av arbetet är en rapport som ska innehålla funktionsbeskrivning, inventering, teknisk redovisning, miljöcertifieringssystem, kostnadsbedömning, riskanalys, uppskattad tidsåtgång och
4 (15) investeringskalkyl för projektet. Fördelning mellan kostnad och investering och momsfrågor utreds. Projektets förutsättningar, såsom teknisk skuld, fastighetens skick, miljöförutsättningar och marknadsförutsättningar beaktas också. Rapporten ska innehålla förslag till fortsatt arbete i följande skeden: Programhandlingsskede Utgångspunkten för programarbetet är de dokument som benämns Standards. Upprättade standards för olika segment finns förtecknade i dokumentförteckningen. Dokumenten ska fungera som underlag och stöd vid upprättande av det specifika programmet för varje enskilt projekt. Resultatet sammanfattas i en rapport som bl.a. redovisar programkrav, programskiss, kostnader, intäkter, avkastning, organisation, huvudtidplan, miljöcertifiering och risker. Fördelning mellan kostnad och investering och momsfrågor utreds. I de fall där flera alternativ studerats ska också ett huvudalternativ tas fram. Systemhandlingsskede Systemhandlingar innebär en fördjupad studie av det alternativ som valts/utretts i programhandlingsskedet och ska vara kalkylerbara. Kompletterande undersökningar som är relevanta för projektet genomförs. Resultatet sammanfattas i dokumenten ritningar, övergripande tekniska beskrivningar, rumsfunktionsprogram, organisationsplan, huvudtidplan, systemhandlingskalkyl och en avkastningskalkyl. Genomförandeskede Skedet innebär projektering av förfrågningsunderlag, upphandling, detaljprojektering av bygghandlingar och produktion. Projektering, upphandling och produktion hanteras olika beroende på val av genomförandeform. Överlämnandeskedet I anslutning till slutbesiktning ska projektet överlämnas till förvaltningen som i sin tur överlämnar till hyresgäst. Skedesplan - projekt 1 3 Projektbeslut Inför varje beslut om att starta ett projekt i bolagets fastigheter ska ett projektbeslut upprättas i enlighet med anvisningarna som finns i mall för projektbeslut. Ett projekt kan startas först efter det att ett projektbeslut har blivit godkänt. Ett beslut kan omfatta hela processen från behovsanalys till överlämnande eller delar av processen fram till en ny kommande beslutspunkt. Vid projekt som har 100% kostnadsföring upprättas beslut enligt separat mall för beslut av kostnadsprojekt.
5 (15) Projektcontroller kontrollerar avlyftbar moms med bolagsansvarig. Om nyckelpersoner i projektet ändras i förhållande till projektbeslutet ska mallen ändring av handläggare i projekt användas. Mall projektbeslut 2 Mall beslut kostnadsprojekt 3 Mall ändring av handläggare i projekt 4 4 Organisation Organisation och roller ska klargöras tidigt i projektet och detta görs i den projektspecifika projektplanen. Organisationen följs upp och vidareutvecklas under projektets gång för att säkerställa att denna fortfarande är relevant och den mest lämpade för varje skede. Följande roller och mandat ska klargöras: Projektansvarig Projektägare Fastighetschef Marknadsområdeschef Förvaltare Teknisk förvaltare Uthyrare Projektledare, extern Miljöansvarig i projektet Teknikstöd i projekt Projektansvarig Den som utsetts till projektansvarig för ett projekt ansvarar för projektet och att denna projekthandbok följs. En projektansvarig utses för projektet som ansvarar för att organisera projektarbetet inom ramen för projektbeslutet, detta görs i samråd med projektägaren. Det är en anställd inom Skandia Fastigheter som ska ha rollen som projektansvarig. För att kunna arbeta som projektansvarig krävs relevant kompetens och erfarenhet inom projektledning av bygg- och fastighetsprojekt. Det är av stor betydelse att hänsyn tas till projektets komplexitet när projektansvarig utses. I projekt med detaljplanefrågor och övriga komplexa frågor ska en projektchef från enheten Fastighetsutveckling utses som projektansvarig. Den projektansvariges uppgift är att samordna, leda, följa upp och styra projektarbetet. Projektansvarig har det övergripande ansvaret internt för att projektets kostnader ryms inom fattade beslut, samt ett ansvar för tider, teknik, arkitektur, arbetsmiljö, miljö och myndighetsrelaterade frågor. Den projektansvarige företräder byggherren inom ramen för fattade beslut.
6 (15) Projektägare Projektägaren ansvarar för fastighetens drift och förvaltning, hyresgästfrågor som t.ex. uthyrning av lokaler och hantering av befintliga hyresgäster. I samråd med projektansvarig säkerställs att tillräckliga personella resurser finns tillgängliga för projektets organisation. Projektägaren ansvarar för att fatta beslut om programändringar som innebär avsteg från projektbeslutet. Projektledare I flertalet projekt utses en projektledare. Extern projektledning ska anlitas från ramavtalat projektledningsföretag alternativt upphandlas i konkurrens. Projektledarens uppdrag är att driva projektet utifrån uppsatta mål i projektbeslutet. Projektledaren ska rapportera projektet till den projektansvarige. Styrgrupp I projektbeslutet anges om en styrgrupp ska skapas, och det är projektansvarig och projektägare som i samråd sätter samman styrgruppen. Styrgruppens uppgift är att följa upp, bevaka och ge viktig kompetens och erfarenhet till beslutsprocessen. Projektansvarig ansvarar för att styrgruppsmöten genomförs och dokumenteras. 5 Startmöte och förutsättningar för överlämning Startmöte i projektet När förstudien är genomförd och beslut har tagits för kommande programskede ska ett startmöte genomföras för projektet. Syftet med mötet är att lägga fram och diskutera förutsättningar för arbetssätt i projektet och kommande överlämning av dokumentation till förvaltning. Vid startmöte ska projektansvarig, projektledare, förvaltare, miljöansvarig och tekniskt stöd medverka. 6 Upprättande av projektplan Projektansvarig ansvarar för att en projektplan upprättas för projektet i programskedet. Projektplanen är ett levande dokument som ska uppdateras kvartalsvis under hela projektet. Vid uppdatering av projektplan ska gällande version av projekthandboken och dess dokumentförteckning anges i revisionshistoriken och eventuella förändringar i dessa som inte förs in i projektplanen ska motiveras. De delar som ska planeras, genomföras och följas upp kontinuerligt under hela projektets gång är: Kostnadsstyrning Upphandling Kvalitetsledning Miljöarbete och miljöcertifiering Riskhantering Kommunikation Tidplanering Organisation Myndigheter Produkten
7 (15) Utifrån ovanstående punkter ska det formuleras mätbara mål för projektets framdrift som ska följas upp under hela projektet. I projektplanen ska det anges att en konstruktionsgenomgång ska genomföras innan projektet övergår i ett genomförandeskede. Förenklad projektplan För mindre komplexa projekt kan en förenklad projektplan upprättas, beslut om detta ska redovisas i dokumentet projektbeslut. Mall projektplan 5 Mall förenklad projektplan 6 Mappstruktur i fastighetsprojekt 7 7 Kalkylering Kalkylering indelas i en kostnadskalkyl och en investeringskalkyl. Mindre projekt som rör driftkostnadsoptimering kan med fördel beräknas med LCCkalkyler och större projekt med en kassaflödeskalkyl. Kostnadskalkyl Kalkyler ska upprättas av personer med god kännedom om kostnader i relevanta projekt. I projektplanen ska det framgå vilka kalkyler som ska upprättas i projektet och vilka personer som ansvarar för dessa. När man uppskattar kostnaderna måste det tas hänsyn till variationer och osäkerheter i modellerna, orsakerna och konsekvenserna av dessa i den slutliga kalkylen. Vid kalkylering ska, beroende av verksamhet, följande delar beaktas och fördelas: Värdehöjande (investering) Ej värdehöjande (underhåll) Ev. inredning och utrustning Ev. ökning/minskning av driftkostnaden Ev. hantering av hyresgästens inredning/utrustning Moms (avlyftbar/ej avlyftbar) En uppdelning av de värdehöjande kostnaderna (investering) efter ekonomisk livslängd ska ske enligt nedan: Byggnad Byggnadsinventarier Markanläggningar Inventarier, verktyg och installationer Moms (avlyftbar/ej avlyftbar) Det ska redovisas vilka handlingar som är underlag till kalkylerna och klart framgå om, och i så fall vilka, kostnader som ej är medtagna i kalkylen. Kalkylerna sammanställs i Projektstyr och biläggs sedan förslag till projektbeslut, se manual för "Projektstyr".
8 (15) Investeringskalkyl I alla större projekt ska en investeringskalkyl upprättas som uppvisar projektets vinst i kronor alternativt en utvecklingsvinst uttryckt i procent. I bedömningen beaktas både framtida intäkter men även vilken konsekvens minskade drift- och underhållskostnader får på fastighetens värde. Beslut och budget Efter att man har fattat beslut om fortsatt arbete omarbetas kalkylen till projektets budget. Budgeten ska vara periodiserad. Vid större projekt som pågår under en längre tid kan det vara aktuellt att arbeta med flera olika budgetar som jämför alternativa kostnadslägen och finansiering. Exempel på sådana är likviditetsprognoser, betalningsplaner med och utan index. Kontoplan i fastighetsprojekt 8 8 Kostnadsstyrning Projektansvarig ansvarar för att kostnader kalkyleras, optimeras, budgeteras, följs upp och prognostiseras. Ekonomin ska följas upp och styras kontinuerligt och integrerat med övriga aktiviteter under projektets livscykel. Budget, programändringar, avvikelser, reviderad budget, bokförda kostnader och slutkostnadsprognoser i projektet ska följas upp och styras med hjälp av ekonomisystemet Projektstyr i Agresso. Instruktioner för detta finns i separat manual för Projektstyr. I den mån behov av förändringar uppstår under projektet ska dessa kalkyleras samt eventuella tidskonsekvenser och andra konsekvenser ska klarläggas. Ekonomistyrning i Agresso Kund- och leverantörsfakturering i bolaget sker i ekonomisystemet Agresso och all fakturahantering är elektronisk. Budget, prognos, avvikelser, programändringar och utfall hanteras via Projektstyr. Hantering av kostnader under garantitid Projekt ska i normalfallet avslutas i Agresso senast inom fyra månader efter att projektet avslutats (tekniskt). Kostnader för garantibesiktningar tas i förvaltningen. Mall avslut av projekt 9 Manual Projektstyr 11 Mall ändrings- och tilläggsarbete (hyresgäst) 12
9 (15) 9 Riskhantering I projekt finns det risker av olika kategorier, som exempelvis organisation, tider, ekonomi och utformning. Arbetet med strukturerade riskanalyser ska inledas på ett tidigt stadium i ett projekt och då gärna redan i förstudien. Riskhanteringen ska ske kontinuerligt och strukturerat under projektets livscykel. Riskanalysen sammanställs och redovisas. Riskanalyserna med förslag till åtgärder, ska finnas framtagna inför de olika beslutsskedena. I projektplanen ska framgå hur risker identifieras och hanteras i projektet. Ekonomiska risker bör bedömas i pengar och framgå som riskpåslag redovisade såväl i riskanalys som på relevanta konton i projektets budget. Mall risk- och möjlighetsanalys samt riskhanteringsplan 13 10 Arbetsmiljöplan och samordningsansvar enligt AML Enligt gällande lagstiftning har den som låter utföra byggnads- och anläggningsarbete (byggherren) ett mycket stort ansvar för arbetsmiljön, från projektering till brukande. I pågående projekt i en fastighet kan arbetsmiljöansvar ligga på flera personer/bolag. Fastighetsägaren och anlitade entreprenörer har båda ansvar för arbetsmiljön i egenskap av arbetsgivare. Vid tecknade av entreprenad- och konsultavtal är det därför viktigt att reglera vem av parterna som ska ha samordningsansvaret ("byggarbetsmiljösamordnare"). Byggherrens arbetsmiljöansvar vid ny- och ombyggnad omfattar kortfattat: Projektering för god arbetsmiljö för såväl uppförande som under förvaltning Samordningsansvar (byggarbetsmiljösamordnare) Förhandsanmälan Arbetsmiljöplan Ansvarig för hantering av arbetsmiljöfrågor är den projektansvarige. För att avgöra om det krävs en arbetsmiljöplan i projektet ska dokumentet mall arbetsmiljöplan stora projekt studeras. I projektplanen ska framgå: Vem som ansvarar för att förhandsanmälan utförs. Vem som ansvarar för samordning av arbetsmiljön ( BAS-P och BAS-U ). Vem som ansvarar för att en arbetsmiljöplan upprättas, anslås och följs upp. Vem som ansvarar för att skyddsronder genomförs och att anmärkningar åtgärdas. Vem som ansvarar för brandskyddsfrågor på arbetsplatsen.
10 (15) Skandia Fastigheters handbok för arbetsmiljö 15 Mall arbetsmiljöplan stora projekt 16 Skandia Fastigheters säkerhetsföreskrifter 18 11 Kvalitetsledning Upprättande av kvalitets- och kontrollplaner För varje projekt ska kvalitets- och kontrollplaner upprättas i tillämpliga delar för projektet. Projektets komplexitet avgör utformning och innehåll i planerna. Kvalitetskrav vid upphandling av entreprenörer och konsulter Huvuddelen av kontrollen i projekten sker genom leverantörernas egenkontroll, vilken ska dokumenteras. Kontrollansvarig genomför uppföljning av egenkontroll. Krav ska ställas på att leverantörerna i erforderlig omfattning ska upprätta kvalitetsplaner (kontrollplaner) för den specifika tjänsten. Projekterande konsulter ska även upprätta arbetsmiljöplan, eller underlag till sådan, för det specifika projektet inom sitt fackområde. Entreprenörer ska, beroende på entreprenadform, upprätta underlag till arbetsmiljöplan alternativt upprätta arbetsmiljöplan. Slutkontroll av entreprenadarbeten sker i normalfallet via traditionella slutbesiktningar som utförs av besiktningsmän. Skandia Fastigheter ska via avtalen förbehållas rätten att genomföra revisioner hos leverantören. Revisioner ska utföras och detta ska beskrivas i projektplan. 12 Miljöarbete och miljöcertifiering Skandia Fastigheter är certifierade och bedriver sitt miljöarbete i enlighet med ISO 14001. Målet med vårt miljöarbete är att aktivt reducera vår negativa och öka vår positiva påverkan på miljön. Ett miljöprogram finns som bilaga till projekthandboken. Miljöprogram för projekt I dokumentet Miljöprogram för projekt finns de miljökrav presenterade som alltid ska gälla som lägstanivå. För att säkerställa genomförande ska en miljösamordnare upphandlas direkt från start.
11 (15) Miljöcertifieringssystem Skandia Fastigheter har beslutat att alla ny-, om- och tillbyggnader ska miljöcertifieras i enlighet med matrisen nedan till lägst nedanstående nivåer. Ombyggnad Nybyggnad Bostäder Miljöbyggnad Silver Miljöbyggnad Silver Övrigt Miljöbyggnad Silver alt. Breeam Very Good Breeam Very Good Process för miljöarbetet Det är av stor betydelse att arbetet med miljö kommer igång tidigt och bedrivs av personer med rätt kompetens. Det kan annars bli onödigt dyrt och svårt att uppnå kraven. I dokumentet Miljöprogram för projekt finns en processbeskrivning för hur arbetet ska bedrivas. Miljökonsekvensbeskrivning och tillståndsansökan För projekt ska miljökonsekvensbeskrivning upprättas om det är ett krav beroende på projektets storlek eller art. Lagkrav framgår bland annat av Miljöbalken och Plan- och Bygglagen. Erforderliga tillstånd och anmälningar ska sökas hos tillsynsmyndighet. Rivningsinventering Rivningsinventering ska genomföras i alla om- och tillbyggnadsprojekt där rivning av anläggning, byggnad eller del av byggnad innefattas. Använd även informationen från den materialinventering som gjorts i samband med inventeringen av befintliga byggnader enligt Miljöbyggnad där värdefull information om farliga material kan finnas. Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Projektansvarig ansvarar för att kontakt tas med aktuell miljömyndighet då projektet eller den planerade verksamheten omfattas av Förordningen (1998:899) om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Miljöprogram för projekt (inkl. miljöplan) 19 13 Upphandling Upphandling ska ske enligt Skandia Fastigheters upphandlingspolicy och riktlinjer på ett sätt som är förenligt med god affärssed och branschens förhållningsregler.
12 (15) Projektansvarig ska tillse att varje anlitad leverantör följer Skandia Fastigheters uppförandekod för leverantörer. Vid upphandling av leverantörer ska krav på kvalitets- och miljösäkring ställas på leverantörerna. För samtliga arbeten där det sammanlagda värdet av arbetena överstiger 20 000 kr ska skriftliga avtal upprättas. Avtal ska alltid upprättas om uppdraget avser utförande av hantverkstjänster. Avtal ska utformas som kontrakt eller upphandlingsprotokoll och beställningsskrivelse innehållande bland annat: Administrativa föreskrifter Specificering av kontraktshandlingar Tidplan Övriga förutsättningar som är viktiga för projektets genomförande Vid upprättande av administrativa föreskrifter ska punkter och formuleringar enligt AF AMA följas. Innan avtal skrivs ska en kontroll ske att tilltänkt avtalspart betalar lagstadgade avgifter och skatter och är registrerade för F-skatt. Kontroll ska ske hos Skattemyndigheten. Detta krav ska föras vidare på entreprenörers underentreprenörer. Vid upphandling i projekt där fler delentreprenader upphandlas ska garantitiderna samordnas till en gemensam garantitid för projektet i sin helhet. Säkerheter Säkerheter från leverantörer ska arkiveras centralt hos bolaget enligt rutinbeskrivning. Skandia Fastigheters uppförandekod för leverantörer 21 Mall anbudssammanställning 22 Underlag för upprättande av AF konsult 23 Underlag för upprättande av AF entreprenad 24 Mall avrop ABK 09 25 Mall kontrakt entreprenad med förenklad AF enligt 26 ABT06 Mall kontrakt konsulttjänst med förenklad AF enligt 27 ABK09 Mall förenklat kontrakt entreprenad alt. konsulttjänst 28 14 Projekteringsledning Projekteringens mål Övergripande mål för projekteringen ska vara att planera och projektera byggnader och anläggningar som uppfyller följande krav:
13 (15) Ekonomiska, både på kort och lång sikt Energieffektiva Hyresgästers krav och behov Ombyggnad sker på byggnadens villkor d.v.s. hänsyn ska tas till kulturhistoriska värden, kvarboende hyresgäster och ekonomi Enkla, användarvänliga och väl fungerande tekniska system Tillgänglighetskrav God arbetsmiljö både under produktion och förvaltning Godkända materialval och med bra inneklimat Möjlighet till bra avfallshantering Ett genomtänkt liv mellan husen Upprättade handlingar ska vara tydligt redovisade samt beräkningsbara för upphandling och utförande. Projekteringsledningen ansvarar för att det som projekteras ryms inom fastslagen budget och att uppsatta mål för drift- och underhållskostnader uppfylls. Skandia Fastigheter har upprättat programkrav som benämns standarder och finns för respektive segment. Dessa ska fungera som utgångspunkt för programarbete och därpå följande projektering. I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven enligt Arbetsmiljöverkets anvisningar följs. I projektplanen ska det framgå hur det säkerställs att kraven i projekteringsanvisningarna följs i projekteringsgruppen. Skandia Fastigheters anvisningar för ritningshantering ska följas. Standard för bostäder 32 Standard för vårdboende 33 Standard för kontor 34 Standard för kontor teknisk matris 34a Standard för köpcentrum 35 Skandia Fastigheters anvisningar för ritningshantering 36 15 Rapportering och kommunikation Projektrapporter Projektrapporter upprättas inför styrgruppsmöte eller motsvarande avstämning i projektet. Kommunikation I projekten är det viktigt att väsentlig information distribueras till berörd målgrupp och vid rätt tillfälle. Behov av information varierar med de olika projektens karaktär. Det är viktigt att klarlägga vilka behov som finns i projektet och med övriga som berörs av projektet. I lite mer krävande projekt är det lämpligt med en kommunikationsplan.
14 (15) Vid ombyggnationer är det viktigt att de hyresgäster som vistas i lokalen får information om vad som pågår inklusive störande moment, vem som ska utföra arbetet, när arbetet startar och när det beräknas vara färdigt. Inför styrgruppsmöten eller avstämningar i projektet ska en projektrapport upprättas av projektansvarig och distribueras till styrgrupp och eventuellt andra berörda. Mall projektrapport 37 16 Myndigheter Projektansvarig ansvarar för att erforderliga ansökningar, besiktningar och anmälningar till myndigheter görs. 17 Avslut och överlämnande av projekt Slutbesiktning av entreprenadarbeten Förvaltningen informeras i god tid om när slutbesiktning kommer att ske. Innan besiktningsman i utlåtande godkänner entreprenad och projektet ska följande ha skett: Erforderlig utbildning av förvaltningsorganisation ska vara genomförd Instruktion för hur uppkomna fel under garantitiden ska hanteras och dokumenteras ska ha överlämnats till förvaltningsorganisationen Instruktionen ska även innehålla relevanta kontaktuppgifter för felanmälan De anläggningsdelar som är i behov av, men ej omfattas av, service under garantitiden ska finnas sammanställda i en lista som överlämnats till förvaltningsorganisationen Övriga intyg som krävs för att byggnadsnämnd ska kunna utfärda slutbesked Överlämnande till förvaltning När projektet är genomfört ska ett överlämnande- och avslutsmöte ske med förvaltare. Projektansvarig ansvarar för att relevant dokumentation överlämnas. Överlämnande till hyresgäst Projektansvarig lämnar tillsammans med förvaltare över lokalen till hyresgäst. I samband med överlämnandet ska en särskild inflyttningsbesiktning av lokalen utföras med hyresgästen. Denna ska skiljas från de traditionella slutbesiktningarna som genomförs i entreprenader. Framtagande av en brukarinstruktion, "husguide", avgörs för varje projekt. Ekonomiskt avslut Projektansvarig informerar projektcontroller att projektet kan avslutas. När projektet ska avslutas ekonomiskt fyller projektansvarig i avslutsmall och dokumentet signeras även av slutattestant.
15 (15) Garantitid Förvaltningsorganisationen ansvarar för hanteringen av fel under garantitiden. Detta ska under garantitiden planeras i samråd mellan projektansvarig och förvaltningsorganisationen. Formulär för registrering av entreprenad i DeDU ska fyllas i av projektansvarig och överlämnas till ansvarig för underhåll av DeDU. Dokumentation Projektansvarig sammanställer dokumentation med stöd av checklista för projektdokumentation och ansvarar även för att vid avslutat projekt överlämna relationshandlingar digitalt till ansvarig för digitalt handlingsarkiv. Konsult- och entreprenadkontrakt samt garantisedlar ska sparas i original. Alla kontraktshandlingar ska dessutom sparas digitalt i PDF-format. Erfarenhetsåterföring I slutet av varje projekt ska en erfarenhetsåterföring ske. Projektansvarig ska tillse att detta sker i enlighet med checklistan för erfarenetsåterföring. Projektets miljöarbete och miljöcertifiering ska följas upp och dokumenteras. Projektansvarig tillser också att en slutrapport tas fram för projektet. Är en styrgrupp utsedd ska ett avslutande möte hållas där projektets erfarenheter delges. Återföring av gjorda erfarenheter i projektet som har bäring på våra Standards ska skriftligen delges respektive ansvarig. Checklista överlämnande till förvaltning 38 Mall kontaktlista vid överlämnande 39 Anvisningar drift- och underhållsinstruktioner 42 Formulär för registrering av entreprenad i DeDU 43 Checklista erfarenhetsåterföring i projekt 44 Anvisning energiberäkning 46 Mall Avrop ABT06 47